• Aucun résultat trouvé

DE PROCÉDURE NOMENCLATURE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2022

Partager "DE PROCÉDURE NOMENCLATURE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES"

Copied!
42
0
0

Texte intégral

(1)

Mars 2021

MANUEL DE PROCÉDURE

NOMENCLATURE DES PIÈCES JUSTIFICATIVES

Arrêté du ....

(2)

INTRODUCTION

Ci-après, l’arrêté du ministre de l’Économie et des Finances en date du xx xxxxx 2021 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l'État. Cet arrêté abroge tous les textes précédant portant sur le même objet.

Les objectifs ayant présidé à la rédaction de ce texte sont au nombre de trois : (i) définir clairement les pièces indispensables à la justification de la dépense pour en harmoniser l’emploi par les ministères; (ii) simplifier les procédures en limitant au strict nécessaire le nombre de pièces justificatives demandées tout reflétant les évolutions réglementaires intervenues au cours des dernières années; et (iii) prendre en compte les évolutions informatiques liées à la dématérialisation des échanges.

Cette nomenclature est appelée à évoluer sous l’effet de la poursuite des travaux liés à la dématérialisation, des mises à jour réglementaires et de la poursuite de la simplification.

(3)

N A V I G A T I O N

PIÈCES COMMUNES

ADMINISTRATION

GÉNÉRALE

DÉPENSESDE PERSONNEL

COMMANDE

PUBLIQUE

ACQUISITIONET LOCATIONDEBIENS

IMMOBILIERS

INTERVENTIONS SOCIALES

INTERVENTIONS ÉCONOMIQUESET

FINANCIÈRES

DIVERS ANNEXES

(4)

PIÈCES COMMUNES

| Bon d’engagement | Bon de commande | Bon de liquidation | Réquisition de paiement | Autres pièces |

Les pièces communes à toutes les dépenses publiques, qu’elles soient créées séparément ou simultanément sont les suivantes :

A. Le Bon d’engagement

Le bon d’engagement est le document qui permet de statuer sur l’exactitude de l’imputation budgétaire et sur la disponibilité des crédits nécessaires pour se procurer les biens ou services désignés. Le bon d’engagement est approuvé par le Gestionnaire de crédit principal de la Section et signé par le Contrôleur financier ce qui constitue visa préalable.

B. Le Bon de commande

Le bon de commande est le document qui, une fois remis au fournisseur, engage l’État à payer (obligation juridique) les biens ou services désignés pour peu qu’ils soient livrés ou prestés suivant les conditions y précisées. Le bon de commande est signé par l’Ordonnateur ou la personne qu’il a expressément délégué.1

C. Le Bon de liquidation

Le bon de liquidation est le document qui, à la lumière de l’attestation du service fait (livraison de la commande, achèvement des travaux, etc.), atteste que la dépense est conforme, certaine et exigible et que le montant arrêté devient susceptible d’être payé. Le bon de liquidation est signé par le Gestionnaire de crédit comptable et visé par le Contrôleur financier.

D. La Réquisition de paiement

La réquisition de paiement est le document émis à l’intention du comptable assignataire qui, accompagné des pièces justificatives, lui permet d’effectuer les vérifications et contrôles 1 Le bon de commande n’est pas imprimé voire même produit pour les dépenses réalisées suivant la procédures des marchés et contrats (type 3 du Catalogue) et la procédure simplifiée

(5)

préalables au paiement effectif. La réquisition de paiement est signée par le Contrôleur financier, ce qui constitue le visa, puis par l’Ordonnateur ou la personne qu’il a expressément délégué au regard des articles 96 et 97 de la Loi remplaçant le Décret du 16 février 2005 sur le processus d'Élaboration et d'Exécution des lois de finances (LEELF).

D. Autres pièces

Les pièces suivantes sont communes à tous les projets d’investissements :

• Bilan d’ouverture pour les projets en cours d’exécution.

• Pour les nouveaux projets :

◦ Lettre de mise à disposition, émanant du Ministère du Plan et de la Coopération Économique;

◦ Document définitif du projet.

• Fiche d’identification et d’opération des projets (FIOP).

(6)

ADMINISTRATION GÉNÉRALE

| Mise en place des crédits | Mise à disposition des crédits | Délégation des crédits au niveau déconcentré | Transfert | Virement changeant la répartition des crédits votés | Virement ne changeant pas la répartition des crédits votés | Annulation, ajout ou report | Mouvements au sein des titres II, III, IV et V d’une même entité administrative | Mouvements au sein du titre I d’une même entité administrative |

A. Mise en place des crédits

Pièce à fournir : Note de la Direction générale du Budget

B. Mise à disposition des crédits (libération par tranche) Pièce à fournir : Note de la Direction générale du Budget

C. Délégation des crédits au niveau déconcentré

Pièce à fournir : Note de la Direction générale du Budget

D. Transfert

Pièce à fournir : Arrêté pris en Conseil des ministres sur proposition du ministre chargé des Finances. E. Virement changeant la répartition des crédits votés

Pièce à fournir : Arrêté du ministre chargé des Finances avec l’accord du ministre intéressé.

F. Virement ne changeant pas la répartition des crédits votés Pièce à fournir : Arrêté du ministre chargé des Finances.

(7)

G. Annulation, ajout ou report

Pièce à fournir : Arrêté pris en Conseil des ministres sur proposition du ministre chargé des Finances.

H. Mouvements au sein des titres II, III, IV et V d’une même entité administrative

Pièces à fournir : Arrêté du ministre sectoriel.

I. Mouvements au sein du titre I d’une même entité administrative

Pièce à fournir : Arrêté du ministre chargé des Finances avec l’accord du ministre intéressé .

(8)

DÉPENSES DE PERSONNEL

| Agents permanents | Président de la République et Élus du Corps législatif | Grands commis de l’État | Corps diplomatique et consulaire | Agents contractuels | Agents vacataires | Journaliers | Stagiaires et assimilés | Rémunérations complémentaires | Protection sociale | Taxe sur la masse salariale | Frais de mission | Cessation et licenciement |

A. Rémunération des agents permanents

1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Copie recto verso de la carte d'identité fiscale du bénéficiaire, validée pour l'exercice en cours.

1.2. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis, acte ou lettre de nomination ou de réintégration indiquant l'identité de l'agent, la fonction, le traitement de base et la date d'entrée en fonction.

1.3. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du procès-verbal de prise de fonction de l'agent.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. Aucune pièce justificative n’est exigée sauf modification de statut (voir point 3).

3. Pièces à fournir lors de tout changement de statut :

3.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis de mouvement faisant référence au document de nomination2.

B. Rémunération du Président de la République et des Élus du Corps législatif 1. Pièces à fournir lors de l’entrée en fonction :

1.1. Journal officiel relatif à la publication des résultats des élections ou à la prise de fonction.

2 Une copie de chaque pièce justificative est conservée au Ministère chargé des finances par les

(9)

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. Aucune pièce justificative n’est exigée sauf modification de statut (voir point 3).

3. Pièces à fournir lors de tout changement :

3.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis de mouvement faisant référence au journal officiel consacrant la prise de fonction.

C. Rémunération des Grands commis de l’État 1. Pièces à fournir lors de l’entrée en fonction :

1.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis, acte ou arrêté de nomination émanant de l'autorité compétente.

1.2. Le cas échéant, ampliation du journal de la République, le Moniteur.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. Aucune pièce justificative n’est exigée sauf modification de statut (voir point 3).

3. Pièces à fournir lors de tout changement :

3.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis de mouvement faisant référence au document de nomination.

D. Rémunération du Corps diplomatique et consulaire

1. Pièces à fournir lors de chaque nomination ou réintégration du personnel haïtien :

1.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis, acte ou lettre de nomination ou de réintégration indiquant l'identité de l'agent, la fonction, le traitement de base et la date d'entrée en fonction.

1.2. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du procès-verbal de prise de fonction de l'agent.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents du personnel haïtien :

2.1. Aucune pièce justificative n’est exigée sauf modification de statut (voir point 3).

3. Pièces à fournir lors de tout changement du personnel haïtien :

3.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis de mouvement faisant référence au document de nomination.

(10)

4. Pièces à fournir lors de chaque nomination ou réintégration du personnel étranger :

4.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du contrat de travail indiquant l'identité de l'agent, la fonction, le traitement et la date d'entrée en fonction.

5. Pièces à fournir lors des paiements subséquents du personnel étranger : 5.1. Référence au contrat en vigueur.

E. Rémunération des agents contractuels 1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Copie recto verso de la carte d'identité fiscale du bénéficiaire, validée pour l'exercice en cours.

1.2. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du contrat de travail indiquant l'identité de l'agent, la fonction, le traitement et la date d'entrée en fonction.

1.3. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du procès-verbal de prise de fonction de l'agent.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents : 2.1. Référence au contrat en vigueur.

F. Rémunération des agents vacataires

1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Copie recto verso de la carte d'identité fiscale du bénéficiaire, validée pour l'exercice en cours.

1.2. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de la justification de l'indisponibilité de l'agent à remplacer et de la lettre d'engagement du remplaçant.

1.3. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du procès-verbal de prise de fonction de l'agent.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. Aucune pièce justificative n’est exigée jusqu’à l’échéance de l’acte de titularisation.

3. Pièces à fournir lors de tout changement :

3.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, de l'avis de mouvement.

(11)

G. Rémunération des journaliers 1. Pièces à fournir lors du paiement :

1.1. Copie recto verso de la carte d'identité fiscale du bénéficiaire, validée pour l'exercice en cours.

1.2. Lettre de titularisation indiquant l'identité du salarié, la qualification de l'emploi, le tarif journalier, le nombre de jours de travail à effectuer.

1.3. Payroll indiquant, le montant du salaire à payer, la nature et le montant des retenues effectuées et la somme nette à payer.

H. Rémunération des stagiaires et assimilés 1. Pièces à fournir lors du paiement :

1.1. Copie recto verso de la carte d'identité fiscale du bénéficiaire, validée pour l'exercice en cours.

1.2. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du titre d'admission et de la requête de paiement de l'Ordonnateur responsable indiquant l'identité du stagiaire, la fonction, le traitement et la date de début du stage.

I. Rémunérations complémentaires 1. Primes et indemnités :

1.1. Requête de paiement faisant référence au texte institutif de l'indemnité et au barème en vigueur.

2. Heures supplémentaires

2.1. Requête de paiement signée par l'agent, son supérieur hiérarchique et le gestionnaire de crédits principal. Cette requête doit mentionner le nombre d'heures supplémentaires effectuées pour valoir certification de service fait.

3. Boni

3.1. Calcul automatique conformément aux dispositions législatives.

4. Autres avantages sociaux payables en numéraire

4.1. Requête de paiement approuvée par l‘Ordonnateur, mentionnant l’identité du bénéficiaire et sa fonction.

4.2. Liste des bénéficiaires approuvée par l’Ordonnateur, mentionnant les noms et prénoms, le NIF, le salaire brut, le montant accordé et le pourcentage représentant le

(12)

poids du frais de soutien par rapport au salaire brut (pour les frais réguliers de soutien accordés à partir de l’alimentation des cartes de débit).

J. Protection sociale

1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Deux exemplaires, dont un original et une copie, du contrat d'assurance collective.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents : 2.1. Référence au contrat d'assurance collective.

2.2. Le cas échéant, avenant(s), dont un original et une copie, au contrat comportant la liste actualisée des assurés

K. Taxe sur la masse salariale

• État d'émargement des traitements et salaires justifiant le montant de la masse salariale.

• Avis de cotisation délivré par la DGI revêtu de l'acquit valant attestation du service fait.

L. Frais de mission (intérieur et extérieur) 1. Pièces à fournir lors du paiement :

1.1. Ordre de mission, pour les membres du personnel, établi par l'Ordonnateur et précisant : a) le nom de l'agent appelé à se déplacer; b) les jours de la mission, heures de départ et de retour et c) les motifs de son déplacement.

1.2. Requête de paiement mentionnant l'identité de la personne en déplacement, sa fonction, son itinéraire, les dates de départ et de retour, le moyen de transport et le montant des perdiems. Cette requête doit être accompagnée des billets d'avion (reçus et talons), de train, de bateau ou d'autobus et être signée par l'agent et l'Ordonnateur.

1.3. Éventuellement, décision de l'Ordonnateur octroyant une avance à la personne qui se déplace.

2. Pièces à fournir lors de remboursement de frais encourus par l’agent : 2.1. Facture(s) détaillée(s) acquittée(s) et justification du paiement.

2.2. Carte d’embarquement pour le remboursement de billets d’avion (en plus de la facture indiquant le coût du billet).

(13)

M. Cessation 1. Pièces à fournir :

1. Avis de cessation ou une requête du secteur signée par l’Ordonnateur sollicitant du MEF la cessation temporaire ou définitive à titre de mesure conservatoire.

(14)

COMMANDE PUBLIQUE

| Contrats et marchés dépassant les seuils | Contrats et marchés en dessous des seuils | Achats à commande | Services d’abonnement | Dépenses de fêtes et de cérémonies |

A. Contrats et marchés publics passés atteignant les seuils d’intervention de la CNMP

1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Original du contrat signé par les parties, accompagné de l’avis de la CSCCA et de la CNMP.

1.2. Original de la caution de garantie émise par une institution financière, le cas échéant.

1.3. État d’acompte relatif au montant des travaux, des fournitures ou services fournis.

1.4. Bordereau de réception ou attestation des service fait.

1.5. Facture originale du fournisseur.

1.6. Patente valide du fournisseur pour le secteur d'activités.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. État d'acompte correspondant au montant des travaux, des fournitures et services réalisés et récapitulant les acomptes déjà versés.

2.2. Copie du contrat.

2.3. Facture originale du fournisseur correspondant au paiement.

2.4. Rapport provisoire ou justification selon la modalité du contrat pour le versement.

2.5. Bordereau de réception provisoire ou attestation de service fait.

2.6. Patente valide du fournisseur pour le secteur d’activités.

3. Pièces à fournir lors du paiement final :

3.1. Original de la facture du fournisseur correspondant au paiement final.

(15)

3.3. Décompte définitif récapitulant les acomptes déjà versés et faisant apparaître le montant du solde restant à payer.

3.4. Lettre de réception définitive (voir annexe) ou attestation de service fait.

3.5. Patente valide du fournisseur pour le secteur d’activités.

B. Contrats et marchés publics passés en dessous des seuils d’intervention de la CNMP 1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Preuve de consultation de fournisseurs (soumissions et justification du choix).

1.2. Original du contrat fixant le montant et les modalités de paiement et accompagnant de l'avis de la CSCCA.

1.3. Facture originale du fournisseur comportant les mentions obligatoires.

1.4. Bon de livraison et attestation de service fait.

1.5. Patente, quitus fiscal à jour et carte d’identification professionnelle.

2. Pièces à fournir lors de paiements subséquents:

2.1. État d'acompte correspondant au montant des travaux réalisés, des matériels, fournitures livrés ou de services réalisés récapitulant les acomptes déjà versés.

2.2. Facture en original du fournisseur.

2.3. Bon de livraison ou attestation de service fait.

3. Pièces à fournir lors du dernier paiement:

3.1. État d'acompte récapitulant la livraison finale des travaux, matériels, fournitures ou services.

3.2. Facture originale du fournisseur.

3.3. Bon de livraison, bon de réception définitive ou attestation de service fait.

(16)

C. Achats à commande (biens et services concurrentiels) : montant en dessous du seuil de passation de contrat

1. Pièces à fournir lors du premier paiement : 1.1. Trois factures pro-forma.

1.2. Facture du fournisseur retenu.

1.3. Bon de livraison et bon de réception / Attestation de service fait.

1.4. Patente valide du fournisseur pour le secteur d'activités.

2. Pièces à fournir lors de paiements subséquents : 1.1. Facture du fournisseur.

1.2. Bon de livraison et bon de réception / Attestation de service fait.

1.3. Patente valide du fournisseur pour le secteur d'activités.

C. Dépenses de services d’abonnement (montant transactionnel en dessous du seuil de passation de contrat)

Frais de télécommunication (abonnement téléphone, internet), frais de poste et de correspondance, fourniture d’eau à usage domestique, fourniture d’électricité, fourniture de gaz, abonnement journaux et magazine.

Pièces à fournir :

• Facture originale du fournisseur comportant les mentions obligatoires.

• Attestation de service fait.

• patente du fournisseur pour le secteur d’activités.

D. Dépenses de fêtes et cérémonies Pièces à fournir :

• Trois factures pro-forma.

• Requête de paiement précisant le motif des fêtes et cérémonies (factures d'hôtels, de restaurants, d'orchestres, de fleuristes….).

• Facture originale du fournisseur retenu comportant les mentions obligatoires.

• Bordereau de réception des services ou attestation de service fait.

• Patente du fournisseur pour le secteur d’activités.

(17)

ACQUISITION ET LOCATION DE BIENS IMMOBILIERS

| Acquisition de gré à gré | Acquisition par voir d’adjudication | Acquisition par voie d’expropriation

| Échange de biens immobiliers | Location de biens immeubles | A. Acquisition de gré à gré

Pièces justificatives à fournir :

• Acte de vente notarié devant constater l'origine de propriété pendant les dix ans qui précèdent (délai de prescription acquisitive) la transaction et mentionnant l'enregistrement de la vente à la DGI. L'acte doit préciser les modalités de règlement et spécifier si le paiement est à remettre entre les mains du notaire ou du vendeur. La réquisition est établie au nom du vendeur avec indication, le cas échéant, que le montant dû est payable en l'acquit du notaire.

• Plan d'arpentage et tout autre plan de l'immeuble.

• Certificat négatif délivré par le bureau de la conservation foncière et des hypothèques ou état des inscriptions hypothécaires s'il en existe.

• Requête de paiement de l'Ordonnateur précisant les conditions de financement (emprunt ou autre moyen).

• Accusé de réception du règlement par le propriétaire valant attestation du service fait.

B. Acquisition par voie d’adjudication Pièces justificatives à fournir :

• Cahier des charges prévoyant les conditions de la vente.

• Procès verbal d'adjudication faisant mention de l'adjudication et du prix adjugé.

• Toutes les pièces prévues pour les acquisitions de gré à gré.

(18)

C. Acquisition par voie d’expropriation (La loi du 1er septembre 1951 sur l'expropriation pour cause d'utilité publique)

Pièces justificatives à fournir :

• Convention amiable portant à la fois sur la cession et sur le prix.

• Copie de l'acte légal de reconnaissance d'utilité publique et du constat d'urgence reconnue par avis du Ministère des Travaux Publics, des Transports et de la Communication.

• Copie de l'acte d'évaluation de la commission spéciale d'indemnisation.

• Accusé de réception de l'indemnité par le propriétaire valant attestation du service fait.

• Ordonnance de consignation du juge des référés et justification du dépôt valant transfert de propriété à l'État (si le montant de l'indemnité n'est pas accepté) et attestation du service fait.

• Toutes les pièces prévues pour les acquisitions de gré à gré.

D. Échange de biens immobiliers Pièces justificatives à fournir :

• Acte notarié évaluant les immeubles échangés et fixant la différence éventuelle entre le bien cédé et le bien acquis, appelée la soulte, seul montant que l'État doit imputer aux alinéas correspondant à la nature des biens échangés.

• Accusé de réception de la soulte par le propriétaire valant attestation du service fait.

• Toutes les pièces prévues pour les acquisitions de gré à gré.

E. Location de biens immeubles par nature ou destination Pièces justificatives à fournir :

• Original du contrat de bail signé par les parties annoté de l'avis de la CSCCA.

• Requête de paiement établie par l'Ordonnateur et bordereau d'acquittement délivré par le propriétaire. Le bordereau d'acquittement d'une échéance est obligatoire pour procéder à la liquidation et au paiement de l'échéance suivante.

• Copie de l'attestation du titulaire certifiant avoir satisfait à ses obligations fiscales et parafiscales.

• Attestation de service fait.

(19)

INTERVENTIONS SOCIALES

| Allocations | Indemnisations pour dommages et préjudices |

A. Allocations

Pièces justificatives à fournir :

• Requête de paiement précisant le montant de l'allocation, l'identité de son bénéficiaire, la justification de l'attribution ou de l'état de nécessiteux.

• État collectif lorsque les bénéficiaires sont nombreux.

• Facture du fournisseur s'il s'agit de bons en espèces.

• Accusé de réception du bénéficiaire valant attestation du service fait.

B. Indemnisations pour dommages et préjudices 1. Du fait des fonctions :

1.1. Procès verbal constatant le préjudice, et/ou

1.2. Facture correspondant au montant de remplacement des biens détériorés ou perdus, et /ou

1.3. Acte de décès légalisé de l'agent public.

1.4. Accusé de réception valant attestation du service fait.

2. Cataclysmes et autres indemnisations :

2.1. Requête de paiement précisant le motif de l'indemnisation, le ou les bénéficiaires et les modalités de paiement.

2.2. Accusé de réception du (ou des) bénéficiaire(s) valant attestation du service fait.

(20)

INTERVENTIONS ÉCONOMIQUES ET FINANCIÈRES

| Subvention d’exploitation | Subvention en capital | Quotes-parts et contributions |

A. Subvention d’exploitation Pièces justificatives à fournir :

• Lettre de demande de subvention.

• Décision d'attribution de la subvention.

• Accusé de réception du bénéficiaire valant attestation du service fait.

• Attestation délivrée par le MAST (pour les organisations).

• Patente valide B. Subvention en capital 1. Paiement unique :

1.1. Décision de subvention pris après, soit délibération en Conseil des ministres ou en assemblée.

1.2. Pièces justificatives qui résultent de l'arrêté attributif dûment visées par l'Ordonnateur et le Contrôleur financier pour valoir certification que l'action a bien été réalisée conformément à l'objet de la décision.

1.3. Accusé de réception du bénéficiaire valant attestation du service fait.

2. Paiement par acomptes :

2.1. Toutes les pièces visées ci-dessus, étant précisé que l'arrêté attributif est joint au premier paiement.

2.2. À chaque versement, décompte récapitulant les sommes déjà versées avec référence aux réquisitions correspondantes.

2.3. Dans le cas où les autres paiements n'interviennent par sur le même exercice budgétaire, copie de la décision attributive pour le premier d'entre eux.

(21)

C. Quotes-parts et contributions Pièces justificatives à fournir :

• Avis d'appel de paiement de l'organisation nationale ou autre.

• Avis d'appel de paiement de l'organisation étrangère, internationale via le MAE.

• Accusé de réception de la somme versée valant attestation du service fait.

(22)

DIVERS

| Petite caisse | Dépenses non ventilées : Alinéa 6919 | Dépenses d’intelligence et de police | Dettes publiques | Dettes viagères | Dépenses stratégiques |

A. Dépenses sur petite caisse à ventiler 1. Lors de la constitution de la petite caisse :

1.1. La demande de constitution justifiant le montant, approuvée par l’Ordonnateur.

1.2. Rapport et pièces justificatives relatifs au dernier décaissement de l’exercice antérieur, le cas échéant.

2. Lors du renflouement de la petite caisse :

2.1. Tableau de répartition des dépenses précisant leur imputation suivant les alinéas des articles 22 et 23 correspondants et tenant compte du numéro des fiches par ordre chronologique.

2.2.Factures et reçus justificatifs des dépenses réalisées, classés par ordre chronologique et numérotés, avec mention payée.

B. Dépenses imputées sur l’alinéa 6919 (autres dépenses ordinaires non ventilées par nature) Pièces justificatives à fournir :

• Memorandum explicatif justifiant l’imputation de l’alinéa 6919.

• Pièces justificatives suivant nature de la dépense (voir autres rubriques du document).

C. Dépenses d’intelligence et de police Pièces justificatives à fournir :

• Certificat administratif.

(23)

D. Dettes publiques

1. Pièces à fournir lors du premier paiement :

1.1. Contrat d'emprunt comportant la signature du Président de la République pour les dettes bilatérales, ou celle du Ministre chargé des Finances pour les dettes multilatérales, ou celle du Gouverneur de la Banque de la République d’Haïti (BRH) pour les dettes rétrocédées à l’État Haïtien.

1.2. Tableau d'amortissement.

1.3. Avis d'échéance de l'Organisme prêteur.

1.4. Attestation du service fait par l'Ordonnateur.

2. Pièces à fournir lors des paiements subséquents :

2.1. Avis d'échéance de l'Organisme prêteur et mention des références de la réquisition relative au premier paiement.

2.2. Attestation du service fait signée par l'Ordonnateur.

3. Pièces à fournir lors de remboursements d’emprunts contractés auprès de particuliers : 3.1. État de liquidation de remboursement du capital comportant l'indication de l'emprunt,

le numéro des titres, le nom du prêteur, le montant de l'amortissement.

3.2. Attestation du service fait signée par l'Ordonnateur.

D. Dettes viagères (pensions civiles et militaires) Pièces justificatives à fournir :

• État collectif des pensionnés.

• Accusé de réception du bénéficiaire valant attestation du service fait.

E. Dépenses stratégiques

Pièces justificatives à fournir :

• Certificat administratif motivant la constitution de tels stocks.

• Accusé de réception du fournisseur valant attestation du service fait.

(24)

ANNEXES

(25)

Note n° xxx du JJ Mois 202X portant mise en place des crédits autorisés par la loi n° du JJ Mois 202X de finances pour 202X Le Directeur Général du Budget,

Sur base de la Loi de Finances...

Vu ....;

Vu ...,

Informe les Ordonnateurs : Article 1

Les crédits budgétaires ouverts aux Ordonnateurs par la loi de finances pour 202X sur les missions du budget général sont répartis par Section et Titre pour les dépenses de fonctionnement et par Section, Projet et Titre pour les dépenses d’investissements et fixés pour leurs charges de personnel conformément à l'état A annexé à la présente note.

Article 2

Les crédits ouverts aux Ordonnateurs par la loi de finances pour 202X sur les budgets annexes sont répartis par titre et fixés pour leurs charges de personnel conformément à l'état B annexé à la présente note.

Article 3

Les crédits ouverts aux Ordonnateurs par la loi de finances pour 202X sur les comptes spéciaux sont répartis par titre et fixés pour leurs charges de personnel conformément à l'état C annexé à la présente note.

Article 4

Les crédits ouverts au ministre chargé des finances par la loi de finances pour 202X sur les comptes de concours financiers sont répartis par titre conformément à l'état D annexé à la présente note.

Article 5

Les engagements de dépenses ordinaires, autres que de personnel se rapportant à des droits constatés au cours de la gestion antérieure et dont l’exécution n’est pas intervenue au 30

MISE EN PLACE DES CRÉDITS VOTÉS

(26)

septembre ou dont l’ordonnancement n’a pas été effectuée au plus tard à la fin de la période complémentaire, sont repris en engagement sur les crédits du budget de l’année courante.

Le Directeur Général du Budget est chargé de l'exécution de la présente note.

ANNEXE A

Nom de la structure Fonctionnement (HTG)

Investissements (HTG)

Projets (HTG)

Ordonnateur attributaire des crédits Ministère 1

- Section A

dont Charges de personnel - Section B

dont Charges de personnel ...

Ministère 2 - Section X

dont Charges de personnel ...

Total

Même type de tableau pour : - les budgets annexes - les Comptes du Trésor

(27)

Note n° xxx du JJ Mois 202X portant mise à disposition des crédits autorisés par la note de la Direction Générale du Budget n° du JJ Mois 202X

La Direction Générale du Budget Vu ....;

Vu ...,

Informe les Ordonnateurs :

Article 1

Les crédits ouverts par Section et Titre par la loi de finances pour 202X sur les missions du budget général sont partiellement mis à disposition des Ordonnateurs des différents ministères ou institutions pour la période allant du 1er ... 202X au 3x ... 202X conformément à l'état A annexé à la présente note.

Article 2

Les Ordonnateurs, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente note.

Ministère de ...

Crédits disponibles pour la période du ... au ...

Total Charges de

personnel Fonctionnement Investissements Projets Répartition des crédits

Section A Section B Section C etc Total

MISE À DISPOSITION DES CRÉDITS

(28)

Note n° xxx du JJ Mois 202X portant mise à disposition des crédits au niveau déconcentré autorisés par la note de la Direction Générale du Budget n° du JJ Mois 202X

La Direction Générale du Budget Vu ....;

Vu ...,

Informe les Directions départementales du Ministère de ... :

Article 1

Les crédits ouverts par Section et Titre par la loi de finances pour 202X sur les missions du budget général sont partiellement mis à disposition des Ordonnateurs délégués des différentes Directions départementales du Ministère de ... pour la période allant du 1er ... 202X au 3x ... 202X conformément à l'état A annexé à la présente note.

Article 2

Les Ordonnateurs délégués, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente note.

Ministère de ...

Crédits disponibles pour la période du ... au ...

Total Charges de

personnel Fonctionnement Investissements Projets Répartition des crédits

Direction Départementale ...

Direction Départementale ...

Direction Départementale ...

etc Total

MISE À DISPOSITION DES CRÉDITS AU

NIVEAU DÉCONCENTRÉ

(29)

Arrêté No ... pris en Conseil des Ministres le ... 202X portant transfert de crédits

Le Premier Ministre,

Sur rapport du Ministre chargé des Finances, Vu ....;

Vu ...,

Arrête :

Art. 1er. – Sont annulés, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections des ministères A, B,....

mentionnés dans le tableau 1 annexé au présent arrêté.

Art. 2. – Sont ouverts, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections des ministères E, F,...

mentionnés dans le tableau 2 annexé au présent arrêté.

Art. 3. – Le ministre des Finances est chargé, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Monitor de la République d’Haïti.

Fait le xx xxxx 202X.

TRANSFERTS DE CRÉDITS

(30)

ANNEXE

TABLEAU 1 - Désaffectations Ministères ou

Institutions / Section Titre Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Ministère A

Section A1 Section A2 ...

Ministère B Section B1 Section B2 ...

Total

TABLEAU 1 - Affectations Ministères ou

Institutions / Section Titre Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Ministère E

Section E1 Section E2 ...

Ministère F Section F1 Section F2 ...

Total

(31)

Arrêté ministériel No ...du ... ... 202X portant virement de crédits changeant la répartition des crédits votés

Le Ministre chargé des Finances, Après avis du Ministre de ..., Vu ....;

Vu ...,

Arrête :

Art. 1er. – Sont annulés, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections et titres mentionnés dans le tableau 1 annexé au présent arrêté.

Art. 2. – Sont ouverts, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections et titres mentionnés dans le tableau 2 annexé au présent arrêté.

Art. 3. – Le ministre des Finances est chargé, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Monitor de la République d’Haïti.

Fait le xx xxxx 202X.

VIREMENTS DE CRÉDITS CHANGEANT LA

RÉPARTITION

(32)

ANNEXE

TABLEAU 1 - Désaffectations Ministère ABC

Section / Titre Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Section A

Titre I Titre II ...

Section B Titre I Titre II ...

Total

TABLEAU 1 - Affectations Ministère ABC Section / Titre Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Section F

Titre II Titre III ...

Section G Titre II Titre III ...

Total

(33)

Arrêté ministériel No ...du ... ... 202X portant virement de crédits ne changeant pas la répartition des crédits votés

Le Ministre chargé des Finances, Vu ....;

Vu ...,

Arrête :

Art. 1er. – Sont annulés, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections et titre XX mentionnés dans le tableau 1 annexé au présent arrêté.

Art. 2. – Sont ouverts, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables aux sections et titre XX mentionnés dans le tableau 2 annexé au présent arrêté.

Art. 3. – Le ministre des Finances est chargé, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Monitor de la République d’Haïti.

Fait le xx xxxx 202X.

VIREMENTS DE CRÉDITS NE CHANGEANT PAS LA

RÉPARTITION

(34)

ANNEXE

TABLEAU 1 - Désaffectations Ministère ABC

Section Autorisation d’engagement Crédit de paiement Section A

Titre XX Section B Titre XX Total

TABLEAU 1 - Affectations Ministère ABC

Section Autorisation d’engagement Crédit de paiement Section F

Titre XX Section G Titre XX Total

(35)

Arrêté No ... pris en Conseil des Ministres le ... 202X portant annulation3 de crédits

Le Premier Ministre,

Sur base de la Loi de Règlement...

Sur rapport du Ministre chargé des Finances, Vu ....;

Vu ...,

Arrête :

Art. 1er. – Sont annulés, pour 202X, des crédits du budget général d’un montant de ... gourdes en autorisations d’engagement et de .... gourdes en crédits de paiement applicables au(x) Titre (s) de la (des) Section (s) des ministères mentionnés dans le tableau 1 annexé au présent arrêté.

Art. 2. – Le ministre des Finances chargé de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Monitor de la République d’Haïti.

Fait le xx xxx 202X.

3 Texte identique pour ouverture ou report. sous réserve des termes employés.

ANNULATION DE CRÉDITS

(36)

ANNEXE

TABLEAU - Annulation de crédits Ministères ou

Institutions / Section Titre Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Ministère A

Section A1 Section A2 ...

Ministère B Section B1 Section B2 ...

Total

(37)

Arrêté ministériel No ...du ... ... 202X portant virement de crédits au sein du Titre I d’une même entité administrative

Le Ministre chargé des Finances, Après avis du Ministre de ..., Vu ....;

Vu ...,

Arrête :

Art. 1er. – Sont annulés, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables au titre I - Dépenses de personnel des sections mentionnées dans le tableau 1 annexé au présent arrêté.

Art. 2. – Sont ouverts, pour 202X, des crédits d’un montant de xxx Gourdes en autorisations d’engagement et en crédits de paiement applicables au titre I - Dépenses de personnel des sections mentionnées dans le tableau 2 annexé au présent arrêté.

Art. 3. – Le ministre des Finances est chargé, de l’exécution du présent arrêté, qui sera publié au Monitor de la République d’Haïti.

Fait le xx xxxx 202X.

VIREMENTS DE CRÉDITS TOUCHANT

LE TITRE I

(38)

ANNEXE

TABLEAU 1 - Désaffectations Ministère ABC

TITRE I - Dépenses de personnel

Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Section A

Section B ...

Total

TABLEAU 1 - Affectations Ministère ABC TITRE I - Dépenses de

personnel

Autorisation

d’engagement Crédit de paiement Section F

Section G ...

Total

(39)

Page 39

RÉPUBLIQUE D’HAÏTI

NOM CODE

MINISTÈRE : TYPE :

SECTION : DIRECTION :

RÉFÉRENCE DIRECTION :

NUMÉRODEPRODUIT DÉSIGNATION UNITÉ QUANTITÉ

INSTRUCTIONS SPÉCIALES

Formulaire de demande complété par :

_______________________________

Nom de l’Agent*

_______________________________

Poste*

Biens ou services reçus par :

_______________________________

Nom de l’Agent*

_______________________________

Poste*

(40)

EXEMPLE DE LETTRE DE RECEPTION DÉFINITIVE

Le date

Nom du représentant de l'entreprise Fonction

Nom de l'entreprise Adresse

Courriel

Objet : Lettre de réception définitive Contrat no XXXXXX

Description des travaux

Madame/Monsieur,

Conformément à l’article xxxx du cahier des clauses administratives générales du cahier des charges relatif au marché / contrat xxxx du xx/xx/xxxx, nous vous confirmons par la présente que la visite d’inspection des travaux concernant le contrat cité en rubrique a eu lieu le date, et que les travaux sont reçus définitivement.

Ainsi, conformément à l’article xxxx du cahier des clauses administratives générales, vous n'avez plus à maintenir en vigueur votre police d'assurance de responsabilité civile pour ce dossier. .

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, nos salutations distinguées.

(41)

___________________________________

Nom, titre Fonction

initiales

p.j. :

c.c. : nom(s), titre(s), fonction(s)

(42)

Références

Documents relatifs

Étude des crédits 2019-2020-Réponses à la demande de renseignements particuliers du troisième groupe de l’opposition - Volet Loisir.. et Sport

Cahiers de l’Urbanisme, n° 40-41, Le patrimoine ferroviaire, ministère de la région wallonne, mardaga, Septembre

[r]

Malgré toutes nos recherches, il se peut que certains ayants droit n’aient pu être retrouvés.. Nous les invitons à prendre contact avec la Cellule communication de

Claire Neuray, géographe, Institut de Gestion de l’Environnement et de l’Aménagement du Territoire, Université Libre de Bruxelles Thaïs Pons, sociologue, Institut de Gestion

Territoire(s) wallon(s) a pour ambition d’ouvrir un débat scientifique et documenté, et d’alimenter un espace public de réflexion sur le développement territorial wallon..

Territoire(s) wallon(s) a pour ambition d’ouvrir un débat scientifique et documenté, et d’alimenter un espace public de réflexion sur le développement territorial wallon..

A (4) :« Considérant qu'il résulte de ces dispositions que, pour apprécier la validité des créances, les comptables doivent notamment exercer leur contrôle sur la production