COMMENT RÉSERVER DES SALLES
Qu’est ce que la conciergerie ?
• L’outil de réservation des salles du C@mpus numérique de Bretagne
• Le service d’assistance dédié aux salles du C@mpus numérique de Bretagne
ACCÉDER AU PORTAIL DE LA CONCIERGERIE
https://campusnumerique.u-bretagneloire.fr
Guide de prise en main rapide
1 « Se connecter » : connectez-vous pour accéder à votre espace
• Sélectionner son établissement et se connecter avec ses propres identifiants établissement
• Une fois connecté, se rendre dans « Mon espace »
• Cliquer sur « Accéder à la conciergerie »
« Réserver une salle » : accéder au formulaire de réservation des salles
« Accéder à la conciergerie » : accéder au calendrier des salles et au formulaire de réservation
Les services de la conciergerie
Calendrier
Réservez Tickets
FAQ
Documents Eco 2
Carte des salles
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Choisir la date souhaitée
Sélectionner un format d’affichage : jour, semaine, mois
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Cliquer sur la ou les salles de la liste pour afficher leurs disponibilités sur le planning
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VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ DES SALLES
Calendrier
Avant d’effectuer une réservation, il faut vérifier la disponibilité de la ou des salles à utiliser.
• Planning par salle
Sélectionner la (ou les) salle(s) à utiliser. Il est possible de rechercher une salle par sa localisation, son libellé ou son type :
TA : télé-amphithéâtre TPI : téléprésence immersive TP : téléprésence
TD : télé-enseignement
Une fois la salle présente dans la liste du « planning par salle », il faut la sélectionner pour la faire apparaitre dans le planning. Puis, se rendre sur la carte interactive afin d’obtenir l’intitulé exact de celle-ci sur https://campusnumerique-carte.u-bretagneloire.fr ou en cliquant sur l’onglet de la conciergerie « Carte des salles ».
LOCALISER LES ÉQUIPEMENTS DU C@MPUS NUMÉRIQUE DE BRETAGNE
Carte des salles
On retrouve les 54 salles du C@mpus numérique de Bretagne présentes sur l’ensemble du territoire breton sur la carte interactive.
Elle donne accès à des :
Cliquer sur la ou les salles de la liste pour afficher leurs disponibilités sur le planning
Informations liées à la salle
Descriptifs des différents types de salles et leurs équipements
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Informations spécifiques à chaque salle (accès à la salle, récupération des clés, WIFI...)
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Lien vers le formulaire de réservation de la salle de la conciergerie
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RÉSERVER UNE SESSION
Réservez
• Choix des salles
1 Rechercher les salles par libellé, type de salle (voir carte interactive en cas de difficulté pour retrouver une salle)
Sélectionner (double clic ou glisser / déposer) la ou les salles à réserver, une fois leur disponibilité vérifiée
• Favoris
Il est possible d’ajouter en favoris les salles pour les retrouver plus rapidement depuis l’onglet « Favoris » en cliquant sur l’étoile.
• Important
Pour que les salles du C@mpus numérique de Bretagne soient connectées en visioconférence, il est impératif qu’elles soient sélectionnées dans la même session.
Tant que la session n’a pas commencé, l’organisateur a la possibilité d’ajouter ou d’enlever des salles pour cette visioconférence.
L’organisateur peut vérifier la liste des sites connectés dans le courriel reçu une fois la réservation validée.
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• Connexion avec un système de visioconférence externe au C@mpus numérique de Bretagne
Il faut cliquer sur « Faire tester une salle externe » et indiquer les coordonnées du référent technique de la salle de visioconférence externe. Le service d’assistance de la conciergerie prendra contact directement avec ce référent pour organiser un test.
Ce dernier devra transmettre aux participants des salles externes les informations de connexion indiquées dans le courriel de confirmation de la création de la session.
Le jour J, c’est la salle externe qui doit effectuer l’appel à l’aide des codes fournis.
• Important
Une fois les salles sélectionnées, un avertissement rouge peut apparaître : « Attention, une salle est déjà réservée sur ce créneau ».
Ce message apparaîtra tant que la date n’a pas été renseignée sur un créneau disponible pour l’ensemble des salles.
• Type de session
Visio sans enregistrement : session non enregistrée avec plusieurs salles connectées.
Visio avec enregistrement : session enregistrée avec plusieurs salles connectées ou en local (une seule salle dans la liste du choix des salles). Enregistrement disponible sur le portail : https://campusnumerique.u-bretagneloire.fr dans l’espace de l’organisateur de la réservation, une fois la session terminée.
Exemple d’usage : partage et diffusion de séance de cours ou aide à la rédaction de compte rendu.
Voir guide « Enregistrer une session dans une salle du C@mpus numérique de Bretagne ».
Sans visio : projection uniquement du partage d’écran.
• Créneau horaire
Choisir la date, l’heure et la durée.
Il est possible de paramétrer une récurrence de façon :
• quotidienne
• hebdomadaire
• Paramètres avancés (optionnel)
Vidéo propriétaire : permet de céder le droit d’accès à cette vidéo à un personnel membre de l’Université Bretagne Loire, qui sera alors la seule personne propriétaire de l’enregistrement.
Mode d’affichage :
Présence continue (par défaut) : affichage simultané de tous les sites connectés.
Présentateur (séminaire) : seule la salle désignée
« Présentateur » apparaît, uniquement en télé-amphithéâtre ou en salle de télé-enseignement.
Activation voix : seul le site qui s’exprime est visible.
• Recommandations
Pour le mode « Activation voix », une personne doit être en charge de la gestion des micros (activation / désactivation) sur chaque site afin d’éviter l’activation involontaire des caméras (bruit, chuchotement, aparté...) durant la prise de parole du site visible. Cela demande une vigilance particulière dans la gestion de la prise de parole.
Il est également possible de planifier la date de fin de la récurrence.
Pour plus de confort, il est conseillé de réserver avec 15 minutes supplémentaires en début et fin de session.
Rappel : Paramétrer un rappel pour l’organisateur Validez : Valider votre réservation
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Ne pas oublier d’accepter les conditions d’usages.
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Mail de réservation
Une fois la réservation validée, un courriel de confirmation est envoyé :
RETROUVER LES
INFORMATIONS DE LA SESSION
• Recommandations
Il est possiblé d’ajouter au courriel le lien vers la carte interactive, afin de fournir aux participants des informations sur l’accès aux salles.
Mail organisateur
[C@mpus numérique de Bretagne]
Création de la session - *Nom de la session* du *Date de la session*
Il comprend les informations à communiquer aux autres participants s’ils souhaitent notamment le code d’accès aux salles équipées d’un digicode mais aussi sur comment :
• se connecter depuis une salle externe
• se connecter depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone (IOS ou Android). Voir guide « Rejoindre une salle depuis son ordinateur »
• utiliser l’outil de travail collaboratif. Voir guide « L’outil de travail collaboratif »
Calendrier
• Modifier une réservation
Chacun peut retrouver ses réservations à tout moment sur le planning des salles, au jour et à l’heure de la session.
Tant qu’une session n’a pas commencé, l’organisateur a la possibilité de la modifier. Attention aux délais de validation des réservations, si des télé-amphithéâtres sont ajoutés à la session.
Pour cela, il faut cliquer sur la réservation concernée dans le calendrier.
Toutes les salles du C@mpus numérique de Bretagne sont équipées d’une boucle magnétique permettant une amplification sonore pour les personnes malentendantes.
La conciergerie permet de disposer d’une assistance et de signaler un incident en vue de sa résolution.
Conciergerie joignable de 08H00 à 19H00 en semaine au
01 47 03 24 03
