Commune de Vouillé
--- Salle Polyvalente
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Règlement intérieur
La Commune de Vouillé a le plaisir de vous accueillir dans la salle polyvalente qui vous donnera, nous l’espérons, entière satisfaction et réussite dans l’organisation de votre manifestation.
Le respect de l’environnement, des biens mis à disposition et l’esprit convivial permettront de pérenniser ce site ouvert à tous.
1°- Tarifs de location
Ils sont déterminés chaque année par délibération du Conseil Municipal de Vouillé. Ces tarifs comprennent la location proprement dite et un droit de réservation.
Grille des tarifs :
- Associations de Vouillé* : 147 €
- Particuliers de Vouillé* : 283 €
- Associations / particuliers hors commune* : 367 €
- Exposition commerciale (1) : 315 €
- Demi-journée pour location samedi ou week-end 52 €
- Sonorisation 65 €
- Caution sonorisation 500 €
- Caution salle 250 €
* Jour suivant : 50 %
(1) Uniquement en semaine
2°- Présentation des locaux
Il s’agit d’un établissement recevant du public, classé par la commission de sécurité en 3ème catégorie, de type L. pouvant accueillir au maximum 400 personnes.
Cet équipement est composé d’une salle d’activité de 400 m2 rapidement évacuable (4 issues), elle dispose d’un aménagement scénique intégré et des locaux nécessaires à l’exploitation (loge collective ouvrant directement sur l’extérieur, local rangement matériel, cuisine isolée, hall d’entrée avec vestiaire, sanitaires et coin bar.
En aucun cas la Commune sera sollicitée pour faire respecter cette zone.
3°- Conditions de location
La location ne pourra intervenir que sous réserve de la signature d’un contrat dans les délais mentionnés par les services de la Mairie.
Une visite des locaux sera programmée afin d’expliquer le fonctionnement du matériel mis à disposition (réfrigérateur, sono, chauffage…).
Au moment de la remise des clés, il sera exigé la totalité du règlement, une caution de 250 Euros (sous forme de chèque en garantie des dommages éventuels), ainsi que la signature du contrat, du présent règlement et de l’attestation de remise des clés
La caution sera restituée uniquement après le rendu des clés et l’état des lieux de sortie.
Aucune location ne sera accordée pour le 14 juillet
Le bâtiment et les installations sont placés pendant la durée de la location sous la responsabilité du signataire de la convention.
La location commence à courir à 09h00 et expire à 5h00.
Les clés seront remises le matin du premier jour de location à 9h00.
Procédure :
- demande de location par écrit
- le contrat et le règlement intérieur seront adressés aux locataires
- retour en Mairie du contrat et du règlement intérieur signés, ainsi que le paiement de la moitié du montant de la location
- les clés seront remises qu’après paiement en totalité de la location, versement d’une caution, signature du contrat, du présent règlement et de l’attestation de remise des clés.
4°- Annulations
Toute annulation, quelque soit la cause, doit être notifiée par lettre recommandée.
L’annulation entraîne les retenues suivantes :
- 3 mois avant la date de l’événement, 25 % de l’acompte - 1 mois avant la date de l’événement, 50 % de l’acompte
- Moins d’1 mois avant la date de l’événement, l’acompte restera entièrement acquis par la commune
- 15 jours avant la date de l’événement, l’acompte restera entièrement acquis par la commune et le locataire devra le paiement du solde.
5°- Dispositions diverses : sécurité et tenue des locaux a) Sécurité
Les utilisateurs devront se conformer aux règles de sécurité en vigueur. Il est rigoureusement interdit d’utiliser des systèmes de chauffage d’appoint. Il est expressément interdit de fumer.
La salle est équipée :
- de consignes de sécurité sur les panneaux d’affichage - d’extincteurs répartis dans les différents locaux
- d’un téléphone urbain permettant de réaliser uniquement(1) des liaisons avec les services de sécurité et de soins (Pompiers, Gendarmerie, Médecins, Elus,…)
(1) Les abus téléphoniques seront facturés au signataire de la convention sur la base des factures détaillées de France Télécom.
Le signataire de la convention s’engage à informer ses invités des règles de sécurité en vigueur ainsi que des risques éventuels liés à la proximité d’une rivière et d’un plan d’eau.
b)Mesures spéciales concernant le bruit
Afin d’éviter de troubler le repos ou la tranquillité du voisinage, le seuil du niveau sonore est limité en permanence à 90 décibels.
En cas de dépassement, un limiteur analyse ce niveau et coupe les prises de courant durant 2 minutes.
Après ce temps, le limiteur remet en service les prises. Vous êtes donc invités à réduire le son en dessous du seuil, afin d’éviter d’autres coupures de courant.
Nous vous rappelons que le niveau sonore à risque s’établit autour de 90 décibels. Pour la santé de vos invités ou du public présent, nous vous invitons donc à conserver un niveau sonore inférieur à 90 décibels.
c) Tenue des locaux
Tout affichage de quelque nature que ce soit est interdit à l’intérieur et à l’extérieur des locaux. Les suspensions de guirlandes et autres décorations sont tolérées à partir des pitons implantés à cet effet.
Toute détérioration constatée dans un délai de trois jours suivant la manifestation sera facturée intégralement au signataire du contrat.
En fin de manifestation, le signataire s’engage à débarrasser les tables, à nettoyer la salle et la cuisine et de ne laisser aucune vaisselle, objets de toutes sortes et denrées alimentaires. De même les détritus et autres objets (bouteilles vides…) se trouvant dans le périmètre rapproché de la salle, devront être ramassés.
Un container à verre est disponible à côté de la salle.
90 db
6°- Equipement et gardiennage
a) Equipement
Le signataire de la convention sera informé, par un employé municipal ou un élu, du fonctionnement de l’éclairage, du chauffage et des matériels de cuisine. Lui seul sera autorisé à les manipuler.
En fonction du type de manifestation et de l’effectif attendu, les tables et les chaises sont fournies mais non positionnées dans la salle.
En aucun cas, le mobilier ne pourra être disposé au-delà en dehors de la salle.
En fin de manifestation, l’organisateur s’engage à nettoyer et à ranger les tables dans le local approprié.
b) Gardiennage
La commune ne peut être tenue pour responsable des objets égarés ou volés durant la manifestation.
Fait le
L’organisateur responsable Le Maire,
Faire précéder la signature
de la mention écrit « lu et approuvé »
Eric MARTIN
Exemplaire à conserver
6°- Equipement et gardiennage
a) Equipement
Le signataire de la convention sera informé, par un employé municipal ou un élu, du fonctionnement de l’éclairage, du chauffage et des matériels de cuisine. Lui seul sera autorisé à les manipuler.
En fonction du type de manifestation et de l’effectif attendu, les tables et les chaises sont fournies mais non positionnées dans la salle.
En aucun cas, le mobilier ne pourra être disposé au-delà en dehors de la salle.
En fin de manifestation, l’organisateur s’engage à nettoyer et à ranger les tables dans le local approprié.
b) Gardiennage
La commune ne peut être tenue pour responsable des objets égarés ou volés durant la manifestation.
Fait le
L’organisateur responsable Le Maire,
Faire précéder la signature
de la mention écrit « lu et approuvé »
Eric MARTIN
Exemplaire à retourner à la Mairie
