APPLICATION MOBILE
MON ORTHODONTISTE
SOMMAIRE DU GUIDE
PRÉSENTATION ... 3
INSTALLATION ... 3
FONCTIONNEMENT PATIENT ... 4
Connexion ... 4
Navigation principale ... 5
Mes Rendez-vous ... 6
Mes Paiements ... 6
Messagerie ... 8
Mes Documents
(disponible fin du 2nd trimestre 2021)... 8
Mes Informations ... 9
Mon Imagerie ... 9
Ajouter un patient ... 10
Mon Cabinet ... 10
Notifications ... 11
FONCTIONNEMENT CABINET ... 12
PRÉSENTATION
L’application Mon Orthodontiste permet à vos patients (ou à leurs parents) d’accéder, directement depuis leur smartphone, à leur dossier en ligne et de suivre leur traitement grâce à de nombreuses fonctionnalités :
Suivi du traitement :
• Consultation de tous les rendez-vous à venir, notifications et synchronisation avec l'agenda du smartphone
• Consultation du solde comptable et règlement en ligne* sécurisé par carte bancaire
• Accès à l'imagerie par étape de traitement et téléchargement des fichiers images Échanges avec le cabinet :
• Messagerie en ligne* avec partage de pièces jointes
• Accès rapide aux coordonnées du cabinet et contact en un clic
• Echange de documents et signature en ligne* (disponible fin du 2nd trimestre 2021)
*fonctionnalités optionnelles que vous pouvez choisir d’activer ou non
INSTALLATION
Voici les différentes étapes pour faire bénéficier à vos patients de Mon Orthodontiste : 1- Important : MonOrtholeader doit être installé sur votre serveur avant de pouvoir
utiliser l’application
2- Contacter votre commercial pour souscrire à l’application Mon Orthodontiste.
3- Notre service Helpdesk contactera ensuite le cabinet pour prendre un rendez-vous permettant de synchroniser l’annuaire patient via MonOrtholeader.
Note : Cette opération, plutôt longue, devra être effectuée cabinet fermé.
Une fois ces étapes réalisées, vous pourrez alors inviter vos patients à télécharger l’application via l’App Store pour les iPhones ou GooglePlay pour les téléphones Android.
Pour vous aider à communiquer sur cette application auprès de vos patients, nos équipes ont réalisé un kit de communication disponible ici, dans lequel vous trouverez notamment :
• Une vidéo de présentation de l’application à partager comme bon vous semble
• Une affiche A4 que vous pouvez imprimer et disposer au sein de votre cabinet
• Une image que vous pouvez ajouter dans votre signature de mail
FONCTIONNEMENT PATIENT
Connexion
Lors du premier lancement de l’application, l’utilisateur doit : 1- Saisir les informations suivantes : - son numéro de téléphone
- son Nom - son prénom
- sa date de naissance
Important : toutes les informations sont obligatoires et doivent correspondre à celles saisies dans la fiche du patient dans Ortholeader
Le bouton « Connexion » va lancer la recherche sur l'annuaire du Cloud des différents patients liés au numéro de téléphone saisi (patient, parent1, parent2 ou responsable financier).
Important : L'autorisation des SMS doit être activée pour que la recherche fonctionne.
Si une seule correspondance est trouvée, le patient passe à l'écran suivant, sinon un message d'erreur l’invite à vérifier les éléments saisis.
2- Valider son numéro de téléphone par SMS
Un code à 6 chiffres est envoyé par SMS au numéro renseigné précédemment.
Ce code doit être saisi par l'utilisateur dans le champ prévu à cet effet pour validation.
Navigation principale
Une fois connecté, l’utilisateur arrivera directement sur la page « Rendez-vous » depuis laquelle il pourra naviguer dans toute l’application en utilisant les éléments suivants présents sur toutes les pages :
1- Bouton vert avec les flèches circulaires Ce bouton permet à l’utilisateur de recharger la page sur laquelle il se trouve pour en rafraichir le contenu
2- Photo d’identité et nom du patient
Ce groupe d’éléments permet de savoir quel dossier l’utilisateur est en train de consulter.
La photo est récupérée automatiquement dans MonOrtholeader. Si elle ne peut être récupérée ou si elle est inexistante, une image standard s’affiche à la place.
Les flèches sur les côtés de la photo permettent de passer d’un dossier patient à un autre (ex : famille avec 2 enfants en traitement) – cf rubrique « ajouter un patient »
3- Barre de navigation
La barre de navigation en bas de l’écran de l’utilisateur lui permet de naviguer en un clic entre les fenêtres :
• Rendez-vous : accès à la liste des rdv du patient et aux fonctionnalités liées ;
• Paiements : accès l’état des règlements et au paiement en ligne ;
• Messagerie : accès à un chat (messagerie instantanée) avec le cabinet ;
• Documents (disponible fin du 2nd trimestre 2021) : accès aux documents du patient (devis, attestations…) et signature en ligne.
4- Bouton « Menu »
Le bouton vert « menu » permet d’ouvrir un menu déroulant pour accéder aux fenêtres suivantes :
• Mes informations : accès aux informations des patients liés au compte connecté (nom, prénom, date de naissance, sexe, email…) et de les modifier ;
• Mon imagerie : accès à l’album d’images du patient ;
• Ajouter un patient : permet d’ajouter un patient à la liste des patients visibles dans l’application ;
• Mon cabinet : permet d’accéder aux informations du cabinet auquel est rattaché le patient et de le contacter en un clic ;
• Notifications : permet de paramétrer les notifications des rendez-vous.
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Mes Rendez-vous
Sur cette fenêtre, l’utilisateur verra par défaut la liste des prochains rendez-vous du patient sélectionné. S’il veut voir l’intégralité de l’historique des rdv il devra activer le bouton
« tout afficher ». Ceux-ci s’afficheront donc par ordre chronologique croissant.
Pour chaque rdv apparaissent les informations suivantes :
• Date et heure du rendez-vous
• Nom du praticien
Le symbole "Carte Vitale !" s’affichera également pour les rendez-vous lors desquels des honoraires seront à régler.
Deux actions sont possibles sur chaque rendez-vous :
• Ajouter à mon agenda : ajoute le rdv dans l'agenda du téléphone (un message de confirmation ou informant que ce rdv a déjà été ajouté s’affiche alors)
• Me rendre au cabinet : ouvre l'application Maps ou Plan positionnée sur le cabinet
Mes Paiements
Sur cette fenêtre, l’utilisateur accède aux détails de son solde pour chaque soin facturé par le cabinet.
La liste des soins indique :
• Le libellé du soin, son numéro (si indiqué) et sa date
• La somme due
• Le montant déjà réglé
• La date d'échéance
Un signe d'avertissement rouge est présent dans le cas d'honoraires dus.
Un bouton "Régler en ligne" est affiché en bas de la fenêtre si le cabinet propose le paiement en ligne.
Le règlement en ligne suit les étapes suivantes :
1 -
Formulaire informations Ce formulaire est pré-
rempli avec les informations de la personne connectée.
Important : renseigner l’email est obligatoire pour recevoir la confirmation du paiement sur l’adresse renseignée.
Le montant dû est renseigné par défaut. Il est possible de le modifier pour faire un règlement de montant inférieur.
A noter : un montant supérieur sera refusé.
2 -
Formulaire paiement Le paiement se fait via Payline, une plateforme sécurisée sur laquelle l’utilisateur va renseigner ses informations de carte bancaire et suivre les
différentes étapes nécessaires à l’autorisation
du paiement en ligne (double authentification, etc).
3 -
Validation et mise à jour Une fois le paiement effectué, le message ci- dessus apparait à l’écran et
le montant dû est
automatiquement mis à jour sur l'application ainsi que dans le menu honoraires du logiciel Ortholeader.
Messagerie
Cette fenêtre permet à l’utilisateur d’échanger avec le cabinet via une messagerie instantanée. Il peut écrire des messages ou partager des documents depuis cette fenêtre comme il pourrait le faire depuis une messagerie de type Messenger ou WhatsApp par exemple.
A chaque fois qu’il recevra un message via ce moyen de communication, l’utilisateur sera averti via une notification push.
Mes Documents (disponible fin du 2
ndtrimestre 2021)
Les documents mis à disposition par le cabinet seront accessibles dans cette fenêtre.
L’utilisateur pourra visualiser les documents signés et à signer.
Le bouton « Signer » lui permettra d’accéder à l’interface de signature électronique. Cette signature se fera par le biais d’un SMS qui lui enverra un code de confirmation pour valider la signature définitive.
Mes Informations
Cette fenêtre permet de modifier les informations de la personne connectée et des patients associés.
L'email est obligatoire pour réceptionner la confirmation des paiements en ligne.
Important : les mises à jour ne seront pas transmises au cabinet au moment de l'enregistrement.
Mon Imagerie
L’imagerie permet d’accéder à l’ensemble des images sauvegardées dans Ortholeader.
Elles sont classées par étapes de traitement.
Un clic sur une vignette permet de visualiser l’image. Les flèches de défilement de chaque côté permettent de passer aux images suivantes.
Il est également possible de télécharger une image, ou l’étape dans son ensemble.
Ajouter un patient
Pour ajouter un nouveau patient dans l’application, l’utilisateur doit saisir les informations suivantes :
- Nom du nouveau patient - Prénom du nouveau patient
- Date de naissance du nouveau patient
Important : toutes les informations sont obligatoires et doivent correspondre à celles saisies dans la fiche du patient dans Ortholeader
Si une seule correspondance est trouvée, le nouveau patient sera ajouté à l’application, sinon un message d'erreur invite l’utilisateur à vérifier les éléments saisis.
Mon Cabinet
Cette section affiche le nom, l'adresse, l'email et le numéro de téléphone du cabinet auquel est rattaché le patient.
En tapant sur l'adresse, l'application Maps ou Plan se lance pré-positionnée sur le cabinet.
En tapant sur le numéro de téléphone, le téléphone bascule sur la fonction appel avec le numéro du cabinet pré-rempli.
En tapant sur l'email, l'application mail de l'appareil est lancée sur la création d'un nouveau mail avec l'adresse destinataire pré-remplie avec celle du cabinet.
Notifications
Cette fonction permet de régler l'activation d'une ou de plusieurs notifications de rappel avant chaque rdv.
L’utilisateur défini le délai en nombre de jour et l’heure de la notification puis valide la création du rappel en cliquant sur le bouton « + ».
Exemple : Si le patient sélectionne 3 jours à 12h, alors il recevra une notification de rappel 3 jours avant son rendez-vous, à 12h.
A noter : De base, une notification est définie 1 jour avant le rendez-vous à 12h.
Important : la notification sera envoyée 10 min après l'heure paramétrée. (Exemple : la notification paramétrée à 14h sera reçue à 14h10).
RGPD
De base, lors de l'installation de cette liaison, l'activation de la case "Activer Ia synchronisation des données patients dans I’annuaire sur Ie Cloud" déclenche l'envoi de tous les patients du cabinet dans le Cloud.
--- /!\ Important /!\ --- Vous devrez exposer ce service à
vos patients. Si un patient ne souhaite pas que ses données personnelles soient sur le web ou s'il quitte le cabinet voici comment l’enlever du cloud.
Dans sa fiche administrative, dans l'onglet option, cocher la case "Ne pas synchroniser les données du patient dans le Cloud".
A noter : La prise en compte se fera lors de la prochaine synchronisation (selon la durée définie dans "Synchronisation Cloud").
FONCTIONNEMENT CABINET
Une console d’administration est mise à disposition du cabinet pour gérer l’application des patients. Vous pouvez y accéder via un navigateur via le lien : https://cabinet.monorthodontiste.eu/. L’accès est protégé par un code pin et un mot de passe, spécifiques à votre cabinet. Rapprochez-vous de votre service client pour obtenir ces informations.
Menu « Cabinet »
Choisissez les informations de contact qui seront disponibles via la fonction « Mon Cabinet » de l’application (nom, coordonnées…). Ce menu permet également de désactiver la fonction
« Messagerie » si vous le souhaitez.
Menu « Paramètres »
La rubrique « Messagerie » de ce menu vous permettra de créer des messages types, qui pourront être utilisés dans l’outil de messagerie instantanée.
La rubrique « Imagerie » vous permet de choisir le type et les étapes des images que vous allez mettre à disposition des patients dans la fonction « Mon imagerie » de l’application.
Menu « Patients »
Ce menu liste l’ensemble des patients utilisant l’application, et vous permet de visualiser, comme eux, les rendez-vous prévus dans leur application, les liens de parenté, les messages échangés, les paiements effectués…
Menu « Paiements »
Il permet de rechercher les paiements en ligne à une date donnée et afficher les détails d'un paiement en particulier.
Menu « Messagerie »
Si l’option est activée, ce menu vous permettra de visualiser tous les messages instantanés en attente et d’y répondre.
Notifications de messagerie : pour recevoir des notifications quand un patient vous a envoyé un message même lorsque vous n’être pas en train de consulter la console, il est nécessaire :
• D’ouvrir la console d’administration dans un navigateur compatible (Chrome ou Firefox) et d’autoriser l’envoi de notifications
• De laisser la console ouverte en arrière-plan
Menu « Signatures » (disponible fin du 2nd trimestre 2021)
Ce menu listera les documents en attente de signature, tous patients confondus.
