PROJET
PROCÈS‐VERBAL
DE LA 99e ASSEMBLÉE GÉNÉRALE1
DE L’ORDRE DES INGÉNIEURS FORESTIERS DU QUÉBEC Tenue le jeudi 24 octobre 2019
L’Ordre invite les membres à se référer au rapport annuel de l’Ordre de l’année en cours pour obtenir les rapports détaillés des activités du siège social. Le rapport annuel est disponible sur le site Internet de l’Ordre ou au siège social.
L’assemblée générale se tient à l’Hôtel Plaza, à Québec. L’assemblée débute à 15 h 32 et est composée de 61 ingénieurs forestiers.
L’avis de convocation a été adressé aux membres selon les dispositions du Code des professions.
1. OUVERTURE DE L’ASSEMBLÉE
Le président de l’Ordre, M. François Laliberté, ing.f., souhaite la bienvenue à tous et déclare l’assemblée ouverte et régulièrement constituée, le quorum étant assuré.
Sur une proposition de Nicolas Meagher Appuyée par Pierre Cormier
M. Tony Côté, ing.f., agit à titre de président de séance.
2. ADOPTION DE L’ORDRE DU JOUR
Sur une proposition de Marc Leblanc Appuyée par Yves Lachapelle
L’ordre du jour est adopté à l’unanimité.
3. ADOPTION DU PROCÈS‐VERBAL DE LA 98e ASSEMBLÉE GÉNÉRALE TENUE À QUÉBEC, LE 18 OCTOBRE 2018
Le texte du procès‐verbal de la 98e assemblée générale est disponible sur le site Internet de l’Ordre et au siège social. Des copies ont été remises aux congressistes.
Sur une proposition de Christian Gagnon Appuyée par Jean‐Simon Fortin
1 Ce procès-verbal sera adopté par l’assemblée des membres lors de l’assemblée générale qui suit.
La dispense de lecture du procès‐verbal est adoptée à l’unanimité.
Le président demande à deux membres qui y étaient présents de proposer et d'appuyer l'adoption du procès‐verbal s’ils l'estiment conforme aux propos tenus alors.
Sur une proposition de Jean‐Claude Mercier Appuyée par Jean‐Simon Fortin
Le procès‐verbal de la 98e assemblée générale, tenue à Québec, le 18 octobre 2018, est adopté à l'unanimité, tel que présenté.
4. AFFAIRES DÉCOULANT DE CE PROCÈS‐VERBAL
Aucune affaire découlant.
5. RAPPORT SUR LES ÉLECTIONS 2019
Le président de l’Ordre, M. François Laliberté, fait part des résultats des élections 2019 à l’assemblée selon le rapport des élections préparé par la secrétaire de l’Ordre et qui a mis le processus électoral en branle le 15 janvier 2019.
ÉLECTIONS
Pour l’année 2019‐2020, les sièges suivants étaient à pourvoir :
o Québec 2 postes
o Mauricie 1 poste
o Montréal – Lanaudière 1 poste
Québec :
Dans la section régionale de Québec, il y avait 2 postes à pourvoir et 3 personnes ont présenté leur candidature :
ANNE BERNARD, ing.f., Laval 2012, a été déclarée élue.
GABRIEL PILOTE, ing.f., Laval 2010, a été déclaré élu.
Mauricie :
Dans la section régionale Mauricie, il y avait 1 poste à pourvoir et une personne a présenté sa candidature :
CHRISTIAN GAGNON, ing.f., Laval 2013, a été déclaré élu sans opposition.
Montréal ‐ Lanaudière :
Dans la section régionale Montréal ‐ Lanaudière, il y avait 1 poste à pourvoir et 2 personnes ont présenté leur candidature :
MATHIEU DUFRESNE, ing.f., Laval 2004, a été déclaré élu.
Nous remercions ces nouveaux administrateurs pour leur contribution aux affaires de l’Ordre. Le président en profite pour présenter les autres administrateurs qui forment le Conseil d’administration et qui ont entamé la deuxième ou troisième année de leur mandat.
Bas‐St‐Laurent – Gaspésie Mme Mélanie Rioux, Laval 2006 (nommée par le CA le 23‐02‐2018)
Saguenay – Lac‐Saint‐Jean – Nord‐du‐Québec M. Tony Côté, Laval 1995
Québec
M. Jérôme Fournier, Laval 2008 (nommé par le CA le 09‐12‐2016) M. Éric Provost, Laval 1991
Estrie – Montérégie – Centre‐du‐Québec M. Guy Larochelle, Laval 1988
Outaouais – Laurentides Vincent Barrette, Laval 1984
(Nommé par le CA le 1er décembre 2017)
Abitibi – Témiscamingue Patrick Taylor, Laval 1998
Côte‐Nord
Mme Nathacha Sénéchal, Moncton 2008
Les administrateurs nommés par l’Office des professions du Québec sont :
Mme Céline Bélanger M. Ross Guertin M. Jacques Henrichon Mme Carole Lemire
Le président présente tour à tour les membres du Conseil d’administration 2019‐2020.
6. MESSAGE DU PRÉSIDENT
Le Conseil d’administration surveille les affaires générales de l’Ordre et décide des orientations stratégiques. Plusieurs règlements ont fait l’objet de travaux en cours d’année, plus particulièrement les règlements portant sur les affaires du CA, l’inspection professionnelle et la formation continue obligatoire.
Des efforts ont été mis afin de se conformer aux exigences de l’Office des professions quant aux formations obligatoires des administrateurs.
Plus de 80 articles du Code des professions ont été révisés lors de la réforme de 2017. L’Ordre a travaillé à se rendre conforme à tous ces changements ainsi qu’aux Lignes directrices émises par l’Office quant à la gouvernance des ordres.
L’Ordre a également élaboré sa politique encadrant son rôle sociétal.
7. RAPPORT DES ACTIVITÉS DE L’ORDRE
Le rapport annuel de l’Ordre a été préparé en conformité avec les dispositions établies par règlement du Gouvernement et sera déposé à l'Assemblée nationale par le ministre responsable de l’application des lois professionnelles.
Le rapport annuel comprenant le rapport d’activités et le rapport financier de l’Ordre pour l’exercice clos le 31 mars 2019 est disponible sur le site Internet de l’Ordre et est posté aux membres qui en ont fait la demande.
L’équipe du siège social est constituée de 7 personnes en plus du syndic et de la syndique adjointe. Trois personnes à temps partiel font également partie de l’équipe et sont en support à l’inspection professionnelle et l’admission.
Le tableau des membres
Membres au 1er avril 2018 1962
Ajouts + 76
Permis délivrés 54
Permis temporaires 0
Réinscriptions 22
Retraits ‐ 82
Radiations pour non‐paiement 18 Radiations pour cause disciplinaire 0
Démissions 57
Décès 7
Membres au 31 mars 2019 1956
La Gouvernance
Nouvelle carte des régions électorales
Afin de se rendre conforme aux nouvelles directives du Code des professions qui fixent à 16 le nombre maximum d’administrateurs, la carte des régions électorales a été revue.
Pour passer de 16 administrateurs à 14, un poste dans la région de Québec a été supprimé, passant de 4 à 3. La région de Montréal, Laval, Lanaudière a été scindée en deux, Montréal rejoignant l’Estrie, la
Montérégie et le Centre‐du‐Québec et Laval et Lanaudière rejoignant l’Outaouais et les Laurentides.
Ce faisant, il n’y aura pas d’élection en Outaouais en 2020 et un seul poste sera en élection dans la région de Québec en 2021. Ceci permet de conserver un roulement assez homogène au Conseil d’administration pour le futur.
Déclaration de services
Une déclaration de services a été élaborée et adoptée par le Conseil d’administration. Elle sera accessible sur le site Internet de l’Ordre.
Comité d’enquête à l’éthique
Un comité d’enquête à l’éthique, constitué de deux membres externes et d’un ingénieur forestier qui n’est pas un administrateur, a été mis en place. Son mandat est d’enquêter sur tout dossier en lien avec le non‐respect du Code d’éthique et de conduite des administrateurs.
L’inspection professionnelle
En cours d’année, 205 questionnaires d’inspection ont été transmis, 65 visites ont été réalisées et nous avons procédé à 2 inspections portant sur la compétence.
Deux tableaux comparatifs sont présentés. Le premier présente l’effort d’inspection des ordres du domaine des sciences appliquées alors que le second présente l’effort d’inspection des ordres de taille similaire à la nôtre.
Modification réglementaire
Ordre Nb membres Quest. % Visites %
OIFQ 1950 205 10,5% 65 3,3%
Vétérinaires 2640 330 12,5% 330 12,5%
Optométristes 1529 245 16,0% 196 12,8%
Traducteurs et terminologistes 2189 79 3,6% 77 3,5%
Opticiens d’ordonnance 2009 401 20,0% 40 2,0%
Barreau 27 581 1 080 3,9% 832 3,0%
Les modifications au règlement sur l’inspection professionnelle ont porté principalement sur les points suivants :
‐ La délégation de pouvoirs du Conseil d’administration au Comité d’inspection professionnelle
‐ La délégation de pouvoirs du Comité d’inspection professionnelle au Directeur de l’inspection professionnelle.
Le règlement entrera en vigueur le 1er janvier 2020 et a pour objectif de rendre le processus d’inspection professionnelle encore plus efficient.
Nous avons également procédé à l’embauche et la formation de deux nouveaux inspecteurs.
La pratique professionnelle
La Loi sur la Qualité de l’environnement et les milieux humides a sans contredit été un dossier important en 2018‐2019. Nous avons participé aux groupes de travail mis en place par le MENVIQ qui avaient pour mandat de préciser la contribution de la foresterie à la perte/détérioration des milieux humides.
Les fiches professionnelles portant sur l’acte‐conseil et la tenue de dossiers ont été mises à jour.
Principes relatifs à la signature professionnelle au MFFP
Nous avons travaillé à l’élaboration d’une position commune avec l’Ordre des agronomes sur la contribution des ingénieurs forestiers et des agronomes dans le domaine de l’agroforesterie.
Nous avons produit deux avis aux membres, l’une portant sur les poursuites à certaines infractions criminelles et l’autre sur les adresses de courrier électronique.
Le Référentiel par compétences a été revu afin d’encore mieux encadrer l’analyse des dossiers qui nous sont présentés.
L’exercice illégal et l’usurpation de titre
En matière d’exercice illégal et d’usurpation de titre, il n’y a eu aucune poursuite, mais nous avons réalisé une entente hors cour.
Nous avons réalisé 15 actions non judiciaires, soit 3 avertissements incluant des invitations à devenir membre de l’Ordre et 12 mises en demeure ou avis formels avec correctifs demandés.
Quatre enquêtes ont été fermées sans autres mesures, par manque de preuves ou autres raisons.
Le rapport du Bureau du syndic
Le Bureau du syndic a été très actif dans la dernière année.
On constate une augmentation des demandes d’enquête. Le secteur de la forêt privée demeure le secteur le plus à risque d’où provient le plus important nombre de demandes d’enquête.
On remarque également une hausse des dossiers de conflits d’intérêts et portant sur la responsabilité professionnelle.
Les demandes d’information adressées au Bureau du syndic sont aussi en augmentation. On remarque que ces demandes proviennent de plus en plus du public ou d’organismes.
Le conseil de discipline
Le conseil de discipline a tenu 4 audiences, l’une portant sur une plainte privée et les autres provenant du Bureau du syndic.
Le conseil a prononcé 3 déclarations de culpabilité.
Les sanctions imposées :
13 amendes
3 paiements des débours
35 réprimandes
Aucune radiation
La formation continue
L’Ordre a réalisé plusieurs activités de formation continue. Huit Café‐conférences forestiers et deux présentations du programme de formation en déontologie et pratique professionnelle ont été offerts aux membres en plus de la formation sur la délimitation des forêts privées au Québec.
La journée de l’Ordre 2019 a porté sur le caribou forestier. Nous avons également offert un atelier terrain sur le diagnostic sylvicole.
Le travail en vue de mettre en place le règlement sur la formation continue obligatoire a mobilisé une bonne partie de nos ressources.
Les communications
L’Ordre a organisé ou pris part à l’organisation de plusieurs événements et activités :
‐ Journée de l’Ordre
‐ Tournoi de golf et randonnée cycliste
‐ Soirée Génie en arbre
‐ Soirée de remise des joncs
‐ Viens vivre la forêt – Estrie (promotion de la profession)
‐ Tempête des sciences CEGEP Garneau (promotion de la profession)
‐ Salon de la forêt 2019
Nous avons réalisé également quelques sorties publiques et avis : 4 avis aux membres et grand public
1 mémoire sur la Stratégie de production de bois
1 document de propositions aux partis politiques en vue des élections provinciales 2 communiqués de presse
3 capsules vidéo
Nos outils de communication privilégiés sont le site Internet de l’Ordre, le blogue De Fil en aiguille et les courriels aux membres et les réseaux sociaux.
L’Ordre utilise également des ententes de partenariat pour augmenter sa visibilité :
9 Congrès des partenaires (Associations forestières et partenaires du milieu) 16 activités et événements des partenaires et étudiants
Partenariats de promotion de la profession avec Formabois (ateliers dans les écoles)
Campagne : « Avez‐vous votre forestier de famille »? (partenaires de la forêt privée) Campagne : Une forêt de possibilités (Collectif pour une forêt durable)
Les travaux de communication pour 2019‐2020 sont nombreux. Ils seront axés sur le nouveau Plan de communication, la préparation du centenaire de l’Ordre, la politique du rôle sociétal de l’Ordre ainsi que le projet de « Youtuber » ingénieur forestier pour rejoindre les propriétaires de boisés privés.
Nous poursuivrons également avec les événements, les activités courantes, les sorties publiques et les avis.
L’admission
Le tableau suivant présente les ajouts et retraits depuis les 10 dernières années.
Tableau de l’évolution des émissions de permis
L’Ordre poursuit ses efforts d’interventions auprès des jeunes, des enseignants et des institutions d’enseignement afin de faire connaître la profession.
Nous continuons à recevoir des dossiers d’équivalence et à faire la promotion de ce processus d’admission.
Des ententes de mobilité de la main‐d’œuvre avec les autres provinces et d’autres pays sont toujours en cours et même en développement.
8. RAPPORT FINANCIER DE L’EXERCICE CLOS LE 31 MARS 2019
La directrice générale et secrétaire de l’Ordre, Mme Marielle Coulombe, ing.f., présente les résultats de l’exercice financier terminé le 31 mars 2019, tel que présenté au rapport annuel 2018‐2019.
L’année financière s’est terminée avec un surplus de 2 720 $. Ce qui porte la valeur du fonds d’administration non affecté à 799 890 $.
9. COTISATION DES MEMBRES POUR L’ANNÉE 2020‐2021
9.1 Rapport de Marielle Coulombe, secrétaire de l’Ordre sur la consultation des membres en vertu de l’article 103.1 du Code des professions
La consultation des membres par voie électronique a débuté le 25 mars 2019. Nous n’avons reçu aucun commentaire, seulement une demande d’information qui a été répondue à la satisfaction du demandeur.
9.2 Projections budgétaires 2020‐2021
La directrice générale présente les projections budgétaires 2020‐2021 sur lesquelles s’appuie la proposition de rémunération des administrateurs élus ainsi que le montant anticipé de la cotisation 2020‐
2021.
9.3 Projet de résolution du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration présente à l’assemblée le projet de résolution concernant la cotisation 2020‐
2021 qu’il prévoit adopter lors de la tenue de sa prochaine réunion, soit :
DE FIXER la cotisation annuelle des membres de l’Ordre des ingénieurs forestiers du Québec pour l’exercice 2020‐2021 à 585 $, représentant une augmentation de 15 $ (soit une augmentation de 2,6 %) ET
DE FIXER au 31 mars 2020, la date limite du paiement de la cotisation 2020‐2021.
Les membres sont informés que la hausse du montant de la cotisation proposée vise principalement l’ajustement des échelles salariales des employés. Les autres dépenses sont contenues. On travaillera à réduire certains frais, notamment les frais de cartes de crédit.
Le graphique de la variation de la cotisation dans le temps est présenté à l’assemblée :
9.4 Nouvelle consultation des membres présents
L’assemblée n’émet pas de nouveaux commentaires.
10. APPROBATION DE LA RÉMUNÉRATION DES ADMINISTRATEURS ÉLUS
10.1 La rémunération du président
Le président se retire pour ce point.
Le président n’a pas droit à l’allocation de présence des administrateurs. Il reçoit une allocation pour technologie de 660 $/an. Le montant de sa cotisation est couvert par l’Ordre et il n’aura pas droit à une allocation de départ ou de transition au terme de son mandat. Sa rémunération actuelle se situe à moins de 50 % de la rémunération de la moyenne des présidents d’autres ordres, exception faite des 7 plus gros ordres.
Sur une proposition de Yves Lachapelle Appuyée par Anne Bernard
Il est résolu à l’unanimité
Que l’augmentation du salaire du président soit l’équivalent annuel de 94 % du salaire de la direction générale, soit de 37 224 $ pour l’année financière 2020‐2021.
10.2 La rémunération des administrateurs élus sauf le président
Concernant la rémunération des administrateurs élus sauf le président, le Conseil d’administration propose le statu quo avec l’année 2020‐2021, soit la parité avec les administrateurs nommés par l’Office des professions du Québec qui reçoivent de celui‐ci une allocation de présence comme suit :
Pour une demi‐journée : 100 $ Pour une journée (+ de 3,5 heures) : 200 $
Sur une proposition de Denis Rousseau Appuyée par Isabelle Reny
Il est résolu à l’unanimité
Que la rémunération des administrateurs élus sauf le président pour l’année 2020‐2021 soit maintenue à 100 $ pour une demi‐journée et à 200 $ pour une journée.
11. NOMINATION DES AUDITEURS POUR 2019‐2020
Le Code des professions prescrit que, au cours de l’assemblée générale, les membres de l’Ordre élisent les vérificateurs chargés de vérifier les livres et comptes de l’organisation.
Au cours de la dernière année, ces services professionnels ont été rendus à l’Ordre par la firme Brassard, Carrier, comptables agréés qui signe notre rapport financier de l’exercice clos le 31 mars 2019. Compte tenu de la qualité des services rendus et du prix compétitif, le Comité exécutif recommande de renouveler le mandat à la firme Brassard, Carrier, comptables agréés pour l’année 2019‐2020.
Sur une proposition de Aude Tousignant
Appuyée par Sébastien Michaud‐Larochelle IL EST RÉSOLU À L’UNANIMITÉ
QUE la firme Brassard, Carrier, et associés inc. soit désignée pour vérifier les livres et comptes de l’Ordre des ingénieurs forestiers du Québec pour l’exercice financier 2019‐
2020.
12. SUIVI DES PROPOSITIONS 2018 DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Une seule proposition avait été déposée et considérée non valide.
13. PROPOSITIONS 2019 DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Une seule résolution a été déposée à l’assemblée générale 2019 et elle a été considérée valide.
ATTENDU QUE la cotisation des membres demeure la principale source de revenus de l’OIFQ;
ATTENDU QUE l’OIFQ vit une période de réduction de ses revenus, justifiée notamment par la baisse du nombre de membres actifs et du transfert d’un nombre de membres au statut actif vers celui de retraité;
ATTENDU QUE la réduction des revenus risque de perdurer encore quelques années considérant le contexte de vieillissement des membres;
ATTENDU QUE la participation des membres actifs à l’assemblée générale annuelle demeure faible d’année en année.
IL EST PROPOSÉ QUE D’ICI LA TENUE DE LA PROCHAINE AGA DE 2020 :
1‐ l’OIFQ produise et diffuse auprès de ses membres une projection de l’évolution des inscriptions/cotisations au cours des 10 prochaines années, comprenant notamment une estimation des entrées et des départs du tableau de l’Ordre et des revenus afférents à ces résultats;
2‐ l’OIFQ évalue si les objectifs visés lors de la séparation du poste de président‐directeur général en 2 postes distincts ont été atteints et qu’il présente les avantages et inconvénients d’une fusion de ces deux postes afin que les membres puissent se positionner de façon éclairée si un changement était avantageux;
3‐ l’OIFQ identifie des pratiques complémentaires au fonctionnement actuel nécessitant une participation en personne à l’AGA, permettant ainsi d’obtenir la position, l’opinion ou le vote des membres actifs dans des décisions qui les concernent afin d’accommoder ceux dans l’impossibilité de se déplacer en offrant des options, par exemple, le vote électronique, par la poste ou par anticipation.
Présentées et appuyées par :
Isabelle Reny, Simon St‐Georges, Marie‐Pier Fraser, Lucie Parizeau, Frédéric Bujold, Lucie Tessier, Paul Labbé, Martin Déry, Julie Bouliane.
Un amendement afin de retirer l’item 2 est demandé par Jean‐Pierre Saucier Appuyé par Martin Déry
L’amendement est adopté à l’unanimité.
La résolution amendée :
ATTENDU QUE la cotisation des membres demeure la principale source de revenus de l’OIFQ;
ATTENDU QUE l’OIFQ vit une période de réduction de ses revenus, justifiée notamment par la baisse du nombre de membres actifs et du transfert d’un nombre de membres au statut actif vers celui de retraité;
ATTENDU QUE la réduction des revenus risque de perdurer encore quelques années considérant le contexte de vieillissement des membres;
ATTENDU QUE la participation des membres actifs à l’assemblée générale annuelle demeure faible d’année en année.
Proposée par Isabelle Reny Appuyée par Jean‐Pierre Saucier Adoptée à l’unanimité
IL EST PROPOSÉ QUE D’ICI LA TENUE DE LA PROCHAINE AGA DE 2020 :
1‐ l’OIFQ produise et diffuse auprès de ses membres une projection de l’évolution des inscriptions/cotisations au cours des 10 prochaines années, comprenant notamment une estimation des entrées et des départs du tableau de l’Ordre et des revenus afférents à ces résultats;
2‐ l’OIFQ identifie des pratiques complémentaires au fonctionnement actuel nécessitant une participation en personne à l’AGA, permettant ainsi d’obtenir la position, l’opinion ou le vote des membres actifs dans des décisions qui les concernent afin d’accommoder ceux dans l’impossibilité de se déplacer en offrant des options, par exemple, le vote électronique, par la poste ou par anticipation.
Cette proposition sera soumise au Conseil d’administration.
14. AUTRES AFFAIRES
Aucun point n’est soulevé à cet item.
15. CLÔTURE DE L’ASSEMBLÉE
Sur une proposition de Christian Gagnon Appuyée par Geneviève Constancis
La séance est levée à 17h35 à l’unanimité.
Marielle Coulombe, ing.f.
Directrice générale et secrétaire
