Financial and Competition Requirements/ Obligations financières et techniques

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Financial and Competition Requirements/

Obligations financières et techniques

NATIONAL & INTERNATIONAL EVENTS/ÉVÉNEMENTS NATIONAUX ET INTERNATIONAUX TRACK/PISTE

Update: January 2022

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2/14 2197 Riverside Drive, suite 203, Ottawa, Ontario, K1H 7X3 Tel: 613-248-1353 events@cyclingcanada.ca

Dear Organizer,

Organizing a National or International event is a challenging and rewarding experience. An event at this level is a showcase for cycling to the general public, and therefore, must be taken seriously.

You will find in the following pages all organizational requirements to host a National or an International event in Canada. These requirements are in place to ensure the quality of the events at various levels.

This document is one of three event applications documents. The other two documents are Organizing capacity requirements and the Application form.

The organizer must complete the application form to host a National or an International event, in respect with the requirements mentioned in this document, prior to submission to Cycling Canada (CC). The candidate will be evaluated by the CC Event Committee based on these requirements.

Please contact CC for further details.

Good luck!

Cher organisateur,

L’organisation d’un événement est importante. Un événement est la vitrine principale d’un sport pour le grand public, et de ce fait, doit être considéré avec sérieux lors de sa préparation.

Vous trouverez dans les pages qui suivent tous les prérequis pour organiser un événement national ou international au Canada. Ces prérequis ont été mis en place afin d’assurer l’organisation d’un événement de qualité à différents niveaux.

Ce document est l’un des trois documents d’applications. Les deux autres documents sont : Prérequis d’organisation et le Formulaire d’application.

L’organisateur se doit de poser sa candidature à l’organisation d’un événement national ou international en respectant les divers prérequis établis, avant de le faire parvenir à Cyclisme Canada (CC). Les candidatures seront évaluées par le Comité des événements de CC, selon la capacité de l’organisateur d’atteindre ces prérequis.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

Bonne chance!

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Table of contents/Table des matières

Section 1 : Organizer financial obligations / Obligations financières de l’organisateur

4

A : World Championships / Championnats du monde

6

B : Continental Championships & World Cup / Championnats continentaux et CDM

6

C : UCI Class 1, 2 or 3 / UCI Classe 1, 2 ou 3

6

D : Canadian Championships & National events / Championnats Canadiens & Événements nationaux

7

Section 2 : Commissaire fee details / Détail des frais de commissaires

8

Section 3 : CC Staff fee / Frais pour personnel de CC (if selected / si sélectionné)

9

Section 4 : Anti-doping fees / Frais antidopage (if selected / si sélectionné)

10

Section 5 : Technical requirements / Obligations techniques

11

Section 6 : Registration fees / Frais d’inscription

12

Annex 1 : Canadian Track Championships / Championnats canadiens sur piste

13

Annex 2 : Canadian Para Track Championships / Championnats canadiens para sur piste

13

Annex 3 : Links / Liens utiles

14

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Section 1: Organizer financial obligations/Obligations financières de l’organisateur

Subjects including calendar fee, quality bond, money prizes, registration fee, commissaires, CC staff, doping control, race material, race services, race promotion and race site preparation are described in the following pages.

The organizers must follow these requirements while planning the preliminary budget of the event. Once completed, the organizer will be able to set funding goals to reach the income level required for the event. It is important to note that all prize money outlined by the UCI in Euros must be converted to Canadian Dollars using the UCI published conversion rate, published on the UCI website at the beginning of each season.

The organizer must complete the Application form to host a national or an international event, with the requirements mentioned in this document. The candidate will be evaluated by CC’s Event Committee based on these requirements.

UCI financial obligations are subject to change.

Please contact CC for further details.

La section suivante présente les responsabilités financières.

Des sujets tels les frais de calendrier, garantie de qualité, bourses, frais d’inscription, commissaires, personnel de CC, antidopage, matériel de course, services de course, promotion de l’événement et préparation du site de compétition sont décrits dans les pages suivantes.

L’organisateur se doit de suivre ces prérequis dans la planification budgétaire des dépenses reliées à l’événement. L’organisateur pourra ainsi se fixer des objectifs à atteindre en ce qui a trait aux revenus nécessaires pour organiser l’événement. Il est important de noter que toutes les bourses décernées par l'UCI sont en Euros et doivent être converties en dollars canadiens en utilisant le taux de conversion publié par l'UCI au début de chaque saison (web de l'UCI).

L’organisateur se doit de préparer son formulaire de candidature à un événement national ou international en respectant les divers prérequis établis. Les candidats seront évalués par le comité des événements de CC en fonction de l’atteinte de ces prérequis.

N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations.

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UCI Level of Event

Section Code Type

A UCI Wch

World Championships / Championnats du monde World Championships / Championnats du monde – Junior Para World Championships

B UCI WC

UCI CC

World Cup / Coupe du monde

Para World Cup / Coupe du monde Para

Continental Championships / Championnats continentaux

C

UCI 1 UCI 2 UCI 1 Para

Class 1 or 2 International Race Course internationale classe 1, 2 Para C1 races

D UCI CN

CC NE/EN

Canadian Championships / Championnats Canadiens CC National Events / Événements nationaux

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A - UCI World Championships/Championnats du Monde

Contact CC/Voir CC

B - Continental Championships & World Cup/Championnats continentaux & CDM

Contact CC/Voir CC

C - UCI Class 1, 2 / UCI Classe 1, 2

Calendar fees - UCI / Frais de calendrier – UCI

(Fees per racing day / Taxes par jour de course)

Level / Niveau 1 day* Additional Day 6-Days*

Class 1 € 1 116 € 213 € 659*

Class 2 € 113 € 25 € 69*

* Refer to UCI financial obligations regarding modifications and cancellations (link in Annex 3)

Calendar fees - CC / Frais de calendrier - CC

Level / Niveau 1 day* Additional Day

Class 1, 2 / Classe 1, 2 $150 CAD $50 CAD

Note : Free for a second event in a different category / Gratuit pour un deuxième événement dans une autre catégorie

Note: Calendar fees are charged by both the UCI and Cycling Canada. Provincial Associations may also charge a calendar fee / Des frais de calendrier sont chargés par l’UCI ainsi que Cyclisme Canada. L’association provinciale peut également charger un frais de calendrier.

Quality bond – CC / Bon de qualité – CC

(Refundable / Remboursable)

Class 1, 2 / Classe 1, 2 $300 CAD

Prize Money / Bourses

Class 1

Ranking/Classement Men/Hommes Women/Femmes

Individual races/Epreuves individuelles € 450 € 450

Team pursuit/Pursuite par équipes € 1,800 € 1,800

Team sprint/Vitesse par équipes € 1,350 € 1,350

Madison € 900 € 900

Class 2

No minimum set by the UCI for UCI Class 2/Aucun minimum fixé par l'UCI pour les classes UCI 2

Commissaires fees / Frais de commissaires

Position Level

Niveau Quantity Quantité

Assignment Assignation

# of days

# de jours

Accommodation

Hébergement Travel Déplacement

Allowance Allocation

Allowance Rate /day Allocation Taux / jour Chief

Chef UCI 1 UCI Duration

of the race

Organizer

Organisateur UCI UCI See UCI obl.

Judge referee

Juge Arbitre UCI 1 CC Durée de

la course

Organizer

Organisateur UCI UCI 120 $

Secretary

Secretaire UCI 1 CC Duration

of the race

Organizer

Organisateur UCI UCI 120 $

Starter

Juge Départ UCI 1 CC Durée de

la course Organizer

Organisateur Organizer

Organisateur 120 $ Finish judge

Juge Arrivée CC 1 CC

Duration of the

race

Organizer Organisateur

Organizer

Organisateur 120 $ Timekeeper

Juge chrono CC 1 CC Duration

of the race

Organizer

Organisateur 120 $ Members

Membres Provincial 4 Provincial Durée de

la course

Determined by province / Selon province

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D - Canadian Championships & National events / Championnats Canadiens & Événements nationaux

Calendar fees - UCI / Frais de calendrier - UCI

Level / Niveau 1 day* Additional Day 6-Days*

UCI CN -

CC NE/EN -

Calendar fees - CC / Frais de calendrier - CC

Level / Niveau 1 day Additional Day

UCI CN $250 CAD $50 CAD

CC NE/EN $150 CAD $50 CAD

Quality bond – CC / Bon de qualité – CC (Refundable / Remboursable)

UCI CN $300 CAD

CC NE/EN $300 CAD

Prize Money / Bourses

No minimum set by the UCI for UCI CN/Aucun minimum fixé par l'UCI pour UCI CN.

No minimum set by CC for CC events/Aucun minimum fixé par l'UCI pour les événements du calendrier nationale

Commissaires fees / Frais de commissaires

Position Level Niveau

Quantity Quantité

Assignment Assignation

# of days

# de jours

Accommodation Hébergement

Travel Déplacement

Allowance Rate /day Allocation Taux / jour Chief

Chef UCI 1 CC

Duration of the

race

Organizer

Organisateur 140 $ + 70 $*

Judge referee

Juge arbitre CC 1 CC

Durée de la course

Organizer

Organisateur 120 $ Secretary

Secretaire CC 1 CC Duration

of the race

Organizer

Organisateur 120 $ Starter

Juge Départ CC 1 CC Durée

de la course

Organizer

Organisateur 120 $ Finish

Juge Arrivée CC 1 CC Duration

of the race

Organizer

Organisateur 120 $ Timekeeper

Juge Chrono CC 1 CC

Duration of the

race

Organizer

Organisateur 120 $

Members

Membres Provincial 4 Provincial

Durée de la course

Determined by province /

Selon province

* See Section 3 for Commissaire fee details / Voir Section 3 pour le détail des frais de commissaires

Note: With regard to meals, in the case that it is impossible for a CC staff to access food due to the constraints of the event schedule, the organizer should be prepared to provide sustenance in addition to the daily allowance. Organizers may also choose to provide CC staff with food items in other circumstances.

Note: concernant les repas, dans la mesure qu'il est impossible pour un membre du personnel de CC d'avoir accès à un repas dû à des contraintes d'horaire, l'organisateur doit fournir un casse-croûte en plus de l’allocation journalière. Les organisateurs peuvent à leur choix fournir des repas en d'autres circonstances également.

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Section 2: Commissaires Fee Details/Frais de commissaires détail

CC Assignment CC Assignation

For event assignments made by the CC, the Chief Commissaire is entitled to an additional onetime fee of $70.00 as compensation for preparation and administrative duties per event.

Pour une assignation à un événement sanctionné par CC, le Commissaire Chef a droit à $70.00 additionnel à titre compensatoire pour la préparation et responsabilités administratives. Une charge par événement.

Meals

Repas

In the case that it is impossible for a commissaire to access food due to the constraints of the event schedule, the organizer should provide sustenance in addition to the daily allowance. Organizers may also choose to provide commissaires with food items in other circumstances.

Dans la mesure qu'il est impossible pour un commissaire d'avoir Accès à un repas dû à des contraintes d'horaire, l'organisateur doit fournir un casse-croûte en plus de l’allocation journalière. Les organisateurs peuvent à leur choix fournir des repas en d'autres circonstances également.

Travel

Déplacements

Commissaires assigned by the CC are entitled to a travel reimbursement of $0.48 per kilometer if they drive to an event. The total travel cost must not exceed the most economical form of public transport.

(Plane, Train, Bus, Etc.) If two or more commissaires are sharing a ride, only one person may claim for travel related expenses. Commissaires are also entitled to a reimbursement of all other reasonable travel related expenses. For example, Airport parking, Airport departure taxes, Ferry crossings, tolls, etc.

Les commissaires assignés par CC ont droit à un remboursement de 0.48 cents par kilomètre s'ils utilisent leur voiture. Le coût total des déplacements ne doit pas excéder le prix que coûterait le déplacement par transport public le plus économique. Lors de covoiturage, un seul commissaire peut réclamer le remboursement des frais. Les commissaires ont droit aux autres dépenses relatives aux déplacements (stationnement à l'aéroport, taxes aéroportuaires, péages, traversier, etc.)

Accommodation

Hébergement

Event organizers are required to provide Accommodation for commissaires residing more than 50 km from the event location or venue. Commissaires should be accommodated the evening before the start of the event, (2 days earlier for the Chief and/or secretary), until, and including, the evening at the conclusion of the event, depending on travel feasibility.

Les organisateurs doivent fournir hébergement aux commissaires qui résident à plus de 50 Km de la tenue de l'épreuve. Les commissaires sont hébergés à partir de la veille du début de l'épreuve (2 jours avant dans le cas du commissaire chef et/ou secrétaire) et jusqu'à la fin de l'épreuve ou jour du départ par avion si impossible de quitter avant.

Provincial/

Territorial

When an official is appointed by the provincial/territorial association, the honorarium is paid at the rate determined by the provincial/territorial association.

Note: All commissaires are to be compensated exclusively on the basis of the provisions applicable to the assigning body. (International, National, Provincial/Territorial). The sanction of a competition and/or position to which a commissaire is assigned, shall take priority over the status of the commissaire in terms of the level of compensation.

For example, An International status official will be compensated in Accordance with provincial provisions when assigned by the provincial body.

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Provinciaux/

Territoriaux

Lorsqu'un commissaire est assigné par sa province, les honoraires payés sont ceux établis par sa province.

Si la province ou le territoire ne peut combler les assignations provinciales, CC se réserve le droit d'assigner des Commissaires de niveau national

Note: Les commissaires sont payés uniquement selon les provisions prévues par l'organisme qui les assigne (international, national ou provincial). La sanction de l'épreuve et la position assignée déterminent le montant auquel il aura droit et non pas son statut de commissaire.

Par exemple, lorsqu’un commissaire de niveau international est assigné par sa province, il sera payé selon le tarif fixé par sa province.

Section 3: CC Staff fee / Frais pour personnel de CC (if selected / si sélectionné)

*Conditional to assignment / Conditionnel à une assignation

CC staff fees / Frais du personnel de CC*

Position # of days

# de jours

Accommodation*

Hébergement*

Travel*

Déplacements*

Allowance rate/day Allocation

taux/jour Technical Delegate

Délégué technique

Duration of the race + the day before Durée de la course + la

journee avant

Organizer

Organisateur CC CC ^-

Media Coordinator Coordonnateur média

Duration of the race Durée de la course

Organizer

Marketing Coordinator Coordonateur marketing

Organizer

Master of Ceremonies Maitre de Ceremonie

Organizer

Organisateur $275

Timing Coordinator Coordonnateur chrono

Duration of the race + the day before Durée de la course + la

journee avant

Organizer

Organisateur $130

Timing Assistant Assistant chrono

Organizer

Organisateur $110

Note: With regard to meals, in the case that it is impossible for a CC staff to access food due to the constraints of the event schedule, the organizer should be prepared to provide sustenance in addition to the daily allowance. Organizers may also choose to provide CC staff with food items in other circumstances.

Note: concernant les repas, dans la mesure qu'il est impossible pour un membre du personnel de CC d'avoir accès à un repas dû à des contraintes d'horaire, l'organisateur doit fournir un casse-croûte en plus de l’allocation journalière. Les organisateurs peuvent à leur choix fournir des repas en d'autres circonstances également.

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Section 4: Doping Test fees/Frais antidopage (if selected/si sélectionné)

Type Accommodation

Hébergement

Travel Déplacement

Allowance Rate /day Allocation Taux/jour

UCI A* Organizer

Organisateur UCI UCI See UCI

UCI B* Organizer

Organisateur

See CCES Voir CCES

CCES CCES CCES CCES -

*UCI A and UCI B in terms of anti-doping refer to the class of event according to the UCI anti-doping system, not the classification system used in this document.

*Dans ce cas-ci, UCI A and UCI B réfère à la classe d’événement selon le système de classification des événements pour l’antidopage et non pas le système de classification utilisé dans ce document.

Type

Sampling kit Trousse d’échantillonnage

Kit Price/items

Trousse Coût/unité

Analysis Analyse

Urine Analysis Price/unit Analyse d’urine

Coût/unité

Blood Analysis Price/unit Analyse sanguine

Coût/unité

Administration

UCI A* Organizer

Organisateur $33.50 Organizer

Organisateur $250 $350 $50 one-time

fee Frais unique de

50$

UCI B* Organizer

Organisateur $33.50 Organizer

Organisateur $250 $350

CCES CCES - CCES - -

Note: Test doping fees can be changed without notice / Les frais d’anti-dopage peuvent changer sans préavis.

Note: Number of rider to be tested is determined by UCI and may vary up to 4 riders per category per day Le nombre de coureurs testés est determine par l’UCI et peut varier jusqu’à 4 coureurs par catégorie par jour.

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Section 5: Technical requirements / Obligations techniques

Race material / Matériel de course

CC

NE/EN UCI CN UCI 1,2

(All / tous) Medals

Médailles Organisateur ^Organizer CC Organizer

Organisateur

Race Numbers

Numéros pour coureurs Organisateur^Organizer CC Organizer

Organisateur

Madison Jerseys

Maillots pour Madison Organisateur^Organizer Organizer

Organisateur

Champion Jerseys

Maillots des champions ^- ^CC ^-

Race services / Services courses

CC

(ALL/tous) Insurance certificate

Certificat d’assurances Organisateur^Organizer CC Organizer

Organisateur

Registration form

Formulaire d’inscription Organisateur^Organizer Organizer

Organisateur Organizer Organisateur

Online registration

Inscription en ligne Organisateur^Organizer CC* Organizer

Organisateur

Technical guide

Guide technique Organisateur^Organizer CC Organizer

Organisateur

Timing equipment

Équipement chrono Organisateur^Organizer Organizer**

Timing staff

Personnel chrono Organisateur^Organizer Organizer*

Podium back drop

Fond de podium Organisateur^Organizer CC Organizer

Organisateur

Podium staff

Personnel podium Organisateur^Organizer

Volunteers

Bénévoles Organisateur^Organizer

*Note: Cycling Canada will administer online registration for all Canadian Championship events. Organizers will be granted access to the registration back-end.

*Note: Cyclisme Canada administrera les inscriptions en ligne pour tous les événements du championnat canadien. Les organisateurs auront accès au configuration d'inscription.

**Must meet UCI/CC standards.

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Race promotion / Promotion de l’événement

CC

(All / tous) Official web site

Site Internet officiel CC/Organizer

Organisateur CC/Organizer

Organisateur

Official program

Programme officiel Organisateur^Organizer Organizer

Organisateur

Official poster

Affiche officielle Organisateur^Organizer

Press conference

Conférence de presse Organisateur^Organizer CC/Organizer

Organisateur

TV/web production

Production télé/web ^- ^- ^-

Announcers

Annonceurs Organisateur^Organizer CC CC/Organizer

Organisateur

CC and/or UCI publicity material

Matériel publicitaire CC et/ou UCI ^CC ^CC

CC/

UCI Press releases

Communiqués de presse CC/Organizer

Organisateur

CC/Organizer Organisateur

UCI/CC/Organizer Organisateur

Press clipping

Revue de presse CC/Organizer

Organisateur

Race site preparation / Préparation du site de compétition

CC

(All / tous) Staff

Personnel Organisateur^Organizer Organizer

Organisateur

Facilities

Facilités Organisateur^Organizer

Equipment

Équipements Organisateur^Organizer Organizer

Organisateur

Section 6: Registration fees / Frais d’inscription

Registration fee / Frais d’inscription – maximum*

Category Catégorie

1 event 1 épreuve

2 events 2 épreuves

3+ events 3 épreuves et +

WU17/MU17 $35 $50

WJ/MJ $35 $60 $80

WE/ME $50 $80 $110

WM / MMA / MMB / MMC $50 $80 $110

PWC.1-PWC.5 PMC.1-PMC.5 BVI

$35 $60

* Note: The entry fees are the maximum an organizer can charge to a rider per race day. Maximum entry fee is the maximum an organizer may charge before taxes & administrative/service fees. A supplemental fee of $20,00 may be added for last-minute registrations (last 7 days before registration ends). All entry fees above stated maximum must be approved by CC.

* Note: Le prix est le maximum que l’organisateur peut charger aux coureurs par jour de course. Le montant maximum des frais d’inscription est le maximum qu'un organisateur peut demander avant taxes et frais administratifs / de service. Un frais supplémentaire de 20,00$ peut s’appliquer sur les inscriptions dernière minute (7 jours avant la fin des inscriptions). Tous les frais d'inscription au-dessus du maximum indiqué doivent être approuvés par CC.

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Annex 1: Canadian Track Championships / Championnats canadiens sur piste

Canadian Track Championships Categories / Catégories des Championnats canadiens piste

Event / Épreuve Categories / Catégories

Omnium

Elite W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W / M – F/H

Individual Pursuit / Poursuite individuelle

Elite W/M – F/H Masters W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W/M – F/H Team Pursuit / Poursuite par équipe

Elite W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W / M – F / H

Points race / Course aux points Masters W/M – F/H

Scratch race / Scratch Masters W/M – F/H

Madison Elite W/M – F/H

TT – 500m / Kilo CLM – 500m / Kilo

Elite W/M – F/H Masters W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W/M – F/H

Sprint / Vitesse

Elite W/M – F/H Masters W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W/M – F/H Team Sprint / Vitesse par équipe

Elite W/M – F/H Junior W/M – F/H U17 W/M – F/H Keirin

Elite W/M – F/H Masters W/M – F/H Junior W/M – F/H

Annex 2: Canadian Track Championships / Championnats canadiens sur piste

Canadian Para Track Championships categories Catégories des Championnats canadiens para sur piste

Event / Épreuve Categories / Catégories

TT – 500m / Kilo CLM – 500m / Kilo

PWC.1 to PWC.5 PMC.1 to PMC.5 BVI

Individual Pursuit / Poursuite individuelle

Sprint

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Annex 3: Useful Links / Liens utiles

•

UCI Regulations / Règlements de l’UCI

https://assets.ctfassets.net/761l7gh5x5an/6jGCKQEr7a5NTvzdo1mzzI/6f7c09e7e02135e84639ca42e 692445f/3-PIS-E.pdf

•

UCI Financial Obligations & Exchange rate / Obligations financières UCI et taux de change

https://assets.ctfassets.net/761l7gh5x5an/1mpshZxzUKMnyAWB6xzzrE/8653ef318bf484c364b47976 48d466ed/track-21-22--multi.pdf