La composition des groupes de travail
Mettre en œuvre un projet de parcours en psychiatrie et santé mentale – Fiche n°9
- 1 – Fiche n°9 – décembre 2016
ENJEUX
A partir des cinq portes d’entrée proposées, plusieurs organisations des groupes de travail peuvent être envisagées :
Autant de groupes de travail que de portes d’entrée,
Deux à trois groupes de travail regroupant deux à trois portes d’entrée chacun,
Un seul groupe de travail traitant de l’ensemble des portes d’entrée.
Le modèle de la Rosace permet de bien cadrer les questionnements. Néanmoins il existe des zones de proximité entre les cinq thématiques qui peuvent être traitées dans chacune d’entre elles (ex : le rôle du CMP dans le cadre de l’urgence, de l’accès aux soins psychiatriques, …).
DESCRIPTION
Les ARS ayant expérimentées la démarche ont chacune mis en place avec succès l’une de ces trois dispositions. Il n’y a donc pas d’organisation meilleure qu’une autre. Toutefois, chacune peut présenter des avantages et des inconvénients qu’il convient d’avoir à l’esprit :
Autant de groupes de travail que de portes
d’entrée
Deux à trois groupes de travail regroupant deux à
trois portes d’entrée chacun
Un seul groupe de travail traitant l’ensemble des
portes d’entrée Composition et
mobilisation des acteurs
La composition de chaque groupe peut être ajustée au thème traité, afin d’éviter une sur-mobilisation, notamment pour les acteurs spécialisés.
Néanmoins, certaines institutions de petite taille voudront être présentes partout sans en avoir la capacité.
Il faut donc compenser par une large diffusion des travaux de chaque groupe à l’ensemble des groupes.
La composition du groupe sera plus large que dans le cas précédent, permettant de mobiliser les acteurs de façon plus ciblée que dans un groupe unique.
De fait, la consommation en temps sera un peu plus optimisée.
Le groupe unique nécessite de mobiliser l’intégralité des acteurs tout au long de la démarche.
Elle est donc assez rapidement chronophage pour de petites structures qui ne peuvent pas assurer une rotation des
participants. De fait, il y a un risque que ces
participants ne soient pas présents au moment où leur avis est attendu.
Toutefois, la richesse des échanges et la diversité des participants sont des facteurs facilitant l’interconnaissance des acteurs et permettent de faciliter la mise en œuvre d’une dynamique
territoriale.
Animation des groupes de travail
La multiplicité des groupes de travail nécessite une bonne coordination entre les groupes, à la fois en terme de planning, d’avancement des travaux, de cadrage des débats (certaines personnes vont probablement vouloir intervenir sur un autre sujet
Les groupes de travail sont plus importants en nombre de personnes.
Les sujets de discussion étant ciblés, il convient d’encadrer les échanges autour des thèmes prévus.
La composition du groupe est de très grande taille (environ 30 à 35
participants). Elle nécessite donc beaucoup d’énergie pour son animation de sorte à ce que chacun puisse s’exprimer, mais également pour cadre les débats
La composition des groupes de travail
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Autant de groupes de travail que de portes
d’entrée
Deux à trois groupes de travail regroupant deux à
trois portes d’entrée chacun
Un seul groupe de travail traitant l’ensemble des
portes d’entrée que celui du groupe de
travail).
La taille des groupes reste maîtrisable par une seule personne pour l’animation (environ 10-12 participants).
Il est toutefois plus aisé de suivre le « fil rouge » de la réunion en différant à une autre séance tel ou tel thème qu’un acteur souhaiterait aborder.
Mobilisation de l’ARS et de la DT
Une bonne organisation des transferts d’information durant les intersessions ainsi qu’une forte réactivité seront nécessaires : préparation des réunions, comptes rendus, etc.
La disponibilité des acteurs de l’ARS doit donc être suffisante pour permettre la bonne animation des
groupes.
Vu la dimension des groupes, il peut être nécessaire de prévoir deux intervenants de l’ARS pour organiser les débats et s’assurer que chaque participant puisse
s’exprimer dans de bonnes conditions.
Vu la dimension importante du groupe, il faut prévoir au minimum deux intervenants de l’ARS pour organiser les débats et s’assurer que chaque participant puisse s’exprimer dans de bonnes conditions.
Coordination
des travaux La multiplicité des groupes nécessite de faire circuler l’information entre les groupes. Elle doit s’appuyer sur une logistique de bon niveau pour s’assurer de l’absence de doublon dans les travaux, pour superviser les demandes d’information entre les groupes (exemple recherche de données chiffrées…).
La coordination entre les acteurs se fait assez naturellement puisque tous se rencontrent à chaque réunion.
D’une façon générale et quelle que soit l’organisation envisagée, si sur un sujet ou un autre le niveau de technicité (ou de compétence) des acteurs semble insuffisant, il peut être intéressant que l’ARS mobilise une Personnalité Qualifiée qui pourra apporter son expertise pour permettre aux acteurs de mettre des mots sur les situations rencontrées et construire des pistes de travail.
Les éléments de choix de l’une ou l’autre des organisations peuvent être :
La taille du territoire : si le territoire est faiblement peuplé, les structures mobilisées seront probablement de petite dimension. La disponibilité de chaque acteur sera plus difficile à mobiliser qu’avec des structures de grandes dimensions.
La dimension de l’équipe projet ARS
La maturité des acteurs du territoire : si leur niveau de connaissance mutuelle est suffisant, le calendrier de réalisation du diagnostic pourra être resserré. De fait, les acteurs seront mobilisés moins longtemps ou moins intensément.
MOYENS
Moyens logistiques : lieux de réunion, visioconférence éventuellement Travail de production (convocations, comptes rendus, …)
Annuaire des groupes de travail (outil ANAP)
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ACTEURS CONCERNES
Equipe projet ou groupe projet en tant que maitrise d’œuvre
FACTEURS CLES DE SUCCES
Quelle que soit l’organisation retenue, il est important de disposer d’un canevas présentant le déroulé de la démarche : étapes, calendrier de mobilisation des participants, attendus, etc. De ce point découle la capacité des acteurs à se rendre disponibles pour la démarche.
L’articulation des groupes de travail avec le Comité de pilotage territorial doit également être suffisamment précisée et différenciée de sorte à ce que chaque participant sache quel est son rôle et à quel titre il siège dans les groupes de travail.
FICHES ASSOCIEES
Fiche 8 : l’implication des usagers
Fiche 10 : l’animation des séances de travail
Document-type 2 : la trame de diagnostic et le tableau de synthèse des pistes de travail
Support 2 : la présentation du diagnostic devant le comité de pilotage OUTILS ASSOCIES
Fiche Outil 2 : la carte d’identité du territoire et sa grille d’indicateurs
Fiche Outil 3 : les caractéristiques du parcours et sa grille d’indicateurs
