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[PDF] Formation de base sur Microsoft Access 2007 enjeux et applicatopn - Cours access

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1 Qu’est-ce qu’une base de données ? ____________________________________________ 3 2 Objectif et méthodologie _____________________________________________________ 3 3 Conception d’un MCD Access Gestion des patients et des visites ______________________ 4

3.1 Étape 1 : Tableau des données à informatiser _______________________________________ 4 3.2 Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire de données __________________________ 5 3.3 Étape 3 : Modéliser les données __________________________________________________ 5 3.4 Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire) ____________________________ 6 3.5 Étape 5 : Déterminer les cardinalités _______________________________________________ 7 3.6 Étape 6 : Définir les relations _____________________________________________________ 7 3.7 Étape 7 : Le modèle relationnel ___________________________________________________ 8

4 Mise en place de la base de données sur Access ___________________________________ 8

4.1 Paramétrage des tables _________________________________________________________ 8 4.2 Définir la clé primaire __________________________________________________________ 11 4.3 Création de la 2ème table ________________________________________________________ 11 4.4 Insertion d’une liste de choix ____________________________________________________ 13

5 Liaison entre deux tables ____________________________________________________ 15

5.1 Modifier une relation __________________________________________________________ 18

6 Création d’une requête relationnelle ___________________________________________ 18 7 Améliorer l’affichage des objets Access _________________________________________ 20 8 Création d’un formulaire avec sous-formulaire ___________________________________ 21

8.1 Utilisation d'un formulaire avec sous formulaire ____________________________________ 24 8.2 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre formulaire et son sous formulaire __________ 24 8.3 Ajouter un nouvel enregistrement dans votre sous formulaire _________________________ 26

9 Création d'un état __________________________________________________________ 27 10 Création d'un formulaire Menu. _______________________________________________ 31

10.1 Insertion d'un remplissage d'arrière plan __________________________________________ 33 10.2 Insertion de boutons d'action ___________________________________________________ 34

(3)

1

Qu’est-ce qu’une base de données ?

Une base de données est un recueil d’informations liées à un sujet donné. Sans informatique, une base de données est constituée :

 D’un ensemble de fichiers,

 Et des liens logiques entre ces fichiers.

Chaque fichier est composé d’une collection de fiches. Une fiche comporte un ou plusieurs renseignements sur un élément (objet ou personne) de la BD. Chacun de ces renseignements (appelés aussi champs est une information indivisible.

Avec l’informatique, la définition d’une BD est la même que précédemment. Par contre, les concepts utilisés en informatique sont un peu différents. Une BD est définie par :

 Un ensemble de TABLES (exemple : une table clients et représentants dans une entreprise commerciale). Une table est une collection d’enregistrement (exemple : un client). Un enregistrement est composé de CHAMPS. Un champ est une information concernant un client (exemple : son nom).

 Un ensemble de RELATIONS entre ces tables (exemple : tel représentant assure le suivi de tel client).

Une base de données est créée pour être consultée, pour être mise à jour. Pour créer et utiliser les bases de données on utilise des logiciels appelés : Système de Gestion de Base de Données Relationnelles ou SGBDR).

Exemples de bases de données relationnelles :

• La gestion des adhérents d’une médiathèque (système de prêts). • La gestion d’un portefeuille clients dans une entreprise commerciale.

• La gestion de la location d’un bien immobilier (le bien loué, le locataire et le propriétaire). • La gestion des consultations chez un médecin.

2

Objectif et méthodologie

Vous allez apprendre à utiliser Access 2007 directement par la pratique en créant une application qui vous permettra d’utiliser une base données relationnelle tout en apprenant les fonctions Access. L’apprentissage va se faire façon progressive, vous créerez une application simple à deux tables. Au fur et à mesure du déroulement du support vous allez découvrir un large panel de possibilités qui vous permettront de visualiser toutes les possibilités qu’offre un SGBDR.

Ce module n'aborde pas le principe des champs calculés dans des requêtes et formulaires. Je n'aborde pas non plus le principe des critères insérés dans des requêtes sélections.

Il n'est pas non plus question d'applications à 3, 4 ou 5 tables qui sont bien évidemment des applications plus complexes.

(4)

3

Conception d’un MCD Access Gestion des patients et des visites

Nous allons dans 1er temps avoir une approche théorique. Cette étape est incontournable car elle permet d’organiser les informations de manière structurée et cohérente.

La conception d’une base de données relationnelle peut-être décomposée en 7 étapes :

Étape 1 : Tableau des données à informatiser

Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire des données Étape 3 : Modéliser les données

Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire) Étape 5 : Déterminer les cardinalités

Étape 6 : Définir les relations Étape 7 : Le modèle relationnel

3.1

Étape 1 : Tableau des données à informatiser

Cette étape consiste à faire la liste exhaustive de toutes les données qui sont utilisées dans le cadre d’un système d’information et à leur attribuer un nom différent pour chaque champ.

En ce qui nous concerne : Vous souhaitez informatiser la gestion des patients et de ses visites chez un médecin.

Le tableau des données se présente ainsi :

Tableau des données

Informations Noms de champ Données calculées

Info patient

N° patient Num_Patient

Civilité patient Civilité_Patient

Nom patient Nom_Patient

Prénom patient Prénom_Patient N° SS patient SS_Patient Date naissance patient Datenais_Patient

Rue patient Rue_Patient

CP patient CP_Patient

Ville patient Ville_Patient Téléphone patient Telephone_Patient

Info visite

Date visite Date_Viside

Taille Taille_Visite

Poids Poids_Visite

Symptôme Symptome_Visite

Diagnostique Diagnostique_Visite Prescription Prescription_Visite Prix Visite Prix_Visite

Prix Acte Prix_Acte

(5)

3.2

Étape 2 : Épurer les données dans le dictionnaire de données

Cette étape consiste :

 A conservez uniquement les données élémentaires en supprimant les doublons et les données calculées par l’ordinateur (données élaborées). Les données calculées sont retirées car elles sont obtenues par un calcul réalisé à partir des données élémentaires, par exemple : un prix unitaire et une quantité sont des données élémentaires, le total qui est égal au prix unitaire * quantité est une donnée élaborée.

 A indiquer pour chaque champ son type (texte, numérique, logique, date, etc.) et la taille des champs texte.

Dictionnaire de données

Informations Noms de champ Type Taille

Info patient

N° patient Num_Patient Texte 9

Civilité patient Civilité_Patient Texte 15

Nom patient Nom_Patient Texte 50

Prénom patient Prénom_Patient Texte 50

N° SS patient SS_Patient Texte 13

Date naissance patient Datenais_Patient Date/heure

Rue patient Rue_Patient Texte 50

CP patient CP_Patient Texte 5

Ville patient Ville_Patient Texte 25

Téléphone patient Telephone_Patient Texte 15

Info visite

Date visite Date_Visite Date/heure

Taille Taille_Visite Numérique

Poids Poids_Visite Numérique

Symptôme Symptome_Visite Texte 250

Diagnostique Diagnostique_Visite Texte 250

Prescription Prescription_Visite Texte 250

Prix Visite Prix_Visite Monétaire

Prix Acte Prix_Acte Monétaire

Nous avons supprimé le prix total qui correspond à une donnée calculée.

3.3

Étape 3 : Modéliser les données

 Une étude rapide permet de mettre en évidence deux types d’informations (ou entités) qui ont des relations entre elles : des données fixes à chaque visite et des données qui varient à chaque visite.

 Pour simplifier la gestion des données et réduire les opérations de saisie, les informations (ou attributs) d’une même entité sont regroupées dans une même table et les entités différentes sont placées dans des tables différentes qui seront mises en relation ou associées par l’action, pour les patients, de passer une visite.

(6)

Les tables sont modélisées de la façon suivante :

Patients Passer Visites

Num_Patient Date_Visite Civilité_Patient Taille_Visite Nom_Patient Poids_Visite Prénom_Patient Symptome_Visite SS_Patient Diagnostique_Visite Datenais_Patient Prescription_Visite Rue_Patient Prix_Visite CP_Patient Prix_Acte Ville_Patient Telephone_Patient

3.4

Étape 4 : Définir l’identifiant de chaque table (clé primaire)

Pour être fiable, une base de données doit rendre impossible les doubles enregistrements dans une table. La solution consiste à interdire un même contenu dans le champ (attribut) principal de la table. Ce champ est appelé Clé primaire (ou identifiant) et son contenu est obligatoirement différent pour chaque enregistrement.

Exemple de clé primaire : n° de sécurité sociale, n° d’immatriculation, n° de téléphone, n° de facture, n° de client, ce peut être également une codification de données (les 4 premiers caractères du nom + les 6 nombres d’une date de naissance : DUPO210578), etc.

Table Patients : le numéro de patient peut être utilisé comme clé primaire, il sera conçu à partir du nom du patient et de sa date de naissance (4 caractères + 6 chiffres). Toute saisie d’un numéro de client qui existe déjà sera refusée.

Tables Visites : Le risque de doublon est faible car il y a peu de chance que le médecin saisisse plusieurs fois les mêmes informations lors d’une même visite. Par ailleurs, tous les champs existants sont susceptibles d’être identiques pour des visites différentes. La solution consiste à ajouter un champ numéro de visite.

Par convention, la clé primaire est soulignée et apparaît en premier dans la structure de la table.

Patients Passer Visites

Num_Patient Num_Visite Civilité_Patient Date_Visite Nom_Patient Taille_Visite Prénom_Patient Poids_Visite SS_Patient Symptome_Visite Datenais_Patient Diagnostique_Visite Rue_Patient Prescription_Visite CP_Patient Prix_Visite Ville_Patient Prix_Acte Telephone_Patient

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3.5

Étape 5 : Déterminer les cardinalités

Les cardinalités quantifient les relations (minimum et maximum) entre les enregistrements de deux tables reliées. Dans notre exemple, les cardinalités sont les suivantes :

Un patient peut passer 1 ou plusieurs visites (1, n).

Une visite peut être passée au minimum et au maximum par un seul patient (1, 1).

Patients 1, n Passer 1, 1 Visites

Num_Patient Num_Visite Civilité_Patient Date_Visite Nom_Patient Taille_Visite Prénom_Patient Poids_Visite SS_Patient Symptome_Visite Datenais_Patient Diagnostique_Visite Rue_Patient Prescription_Visite CP_Patient Prix_Visite Ville_Patient Prix_Acte Telephone_Patient

La relation entre les tables est souvent de type mère/fille  Une mère peut avoir plusieurs filles, mais une fille ne peut avoir qu’une seule mère. Dans notre exemple, un patient peut réaliser plusieurs visites, mais une visite ne peut concerner qu’un seul patient. En conséquence, la table Patients est la table mère et la table Visites la table fille.

3.6

Étape 6 : Définir les relations

Pour mettre en relation les données de deux tables, il faut impérativement qu’il existe un champ commun aux deux tables sans quoi il sera impossible de savoir à quel patient correspond la visite. Pour savoir quel champ ou attribut employé nous allons utiliser la propriété : table mère/table fille.

C’est toujours l’identifiant de la table mère qui va dans la table fille, et le sens de la cardinalité va toujours de la mère vers la fille.

L’identifiant de la table mère qui est placé dans la table fille est appelé clé primaire dans la table mère et clé externe dans la table fille.

Patients 1, n Passer 1, 1 Visites

Num_Patient Num_Visite Civilité_Patient Num_Patient Nom_Patient Date_Visite Prénom_Patient Taille_Visite SS_Patient Poids_Visite Datenais_Patient Symptome_Visite Rue_Patient Diagnostique_Visite CP_Patient Prescription_Visite Ville_Patient Prix_Visite Telephone_Patient Prix_Acte

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3.7

Étape 7 : Le modèle relationnel

C’est l’étape ultime avant la création de l’application sur machine. Cette étape consiste à lister tous les champs par entité de la façon suivante :

PATIENTS : (Num_Patient, Civilité_Patient, Nom_Patient, Prenom_Patient, SS_Patient, Datenais_Patient, Rue_Patient, CP_Patient, Ville_Patient, Tel_Patient)

VISITES : (Num_Visite, Num_Patient #1, Date_Visite, Taille_Visite, Poids_Visite, Symptome_visite, Diagnostique_Visite, Precription_Visite, Prix_Visite, Prix_Acte)

4

Mise en place de la base de données sur Access

4.1

Paramétrage des tables

 Démarrer Access en cliquant sur le bouton Démarrer.

Cliquez sur l’icône Base de données vide.

Nommez votre fichier Gestion des patients.

Cliquez sur cette icône pour sélectionnez le dossier dans lequel vous voulez

enregistrer votre fichier.

J’ai choisi le dossier Mes documents.

Une fois votre dossier sélectionné cliquez sur OK.

(9)

Cliquez sur Créer.

Cliquez sur l’option Affichage du groupe Affichages.

Nommez votre table Patients puis cliquez sur OK.

Votre table s’affiche en Mode Création. Nous allons à présent saisir nos champs.

Cliquez la 1ère ligne et saisissez le nom du champ Num_Patient.

Appuyez sur la touche Tabulation du clavier pour activer la 2ème colonne. Cliquez sur le bouton déroulant de la colonne : Type de données et sélectionnez Texte.

(10)

Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille : Noms de champ Type Taille

Num_Patient Texte 9 Civilité_Patient Texte 15 Nom_Patient Texte 50 Prénom_Patient Texte 50 SS_Patient Texte 13 Datenais_Patient Date/heure Rue_Patient Texte 50 CP_Patient Texte 5 Ville_Patient Texte 25 Telephone_Patient Texte 15

Cliquez dans la zone Taille du champ et saisissez 9.

En utilisant la même procédure saisissez les autres champs de votre table.

(11)

4.2

Définir la clé primaire

Normalement la clé primaire s’est définie sans votre aide mais il vaut mieux savoir comment procéder pour définir une clé primaire sur un champ.

La clé primaire doit permettre d’identifier de façon unique un enregistrement dans une table. La clé primaire sert également à établir des relations entre les tables.

Un enregistrement est un ensemble de champs et un champ est un attribut d’un enregistrement. Exemple d’un enregistrement :

Num_Client Nom_Client Prénom_Client, Adresse_Client CP_Client, Ville_Client

12345 Martin Sylvie 1, rue Verte 95000 Cergy

Exemple d’un champ : Num_Client

12345

4.3

Création de la 2

ème

table

Il faut cliquez sur le champ concerné par la clé primaire puis cliquer sur l’option Clé primaire du groupe Outils de l’onglet Création.

Attention dans notre exemple la clé est déjà attribuée donc si vous cliquez sur l’option Clé primaire vous allez l’enlever.

Une fois votre 1ère table créée, enregistrez vos modifications en cliquant sur l’icône Enregistrer puis fermez votre table en

cliquant sur la petite croix Fermer.

Attention ne confondez pas avec la petite croix située tout en haut à droite qui ferme votre application.

(12)

Pour information vous avez ci-dessous le nom des champs et la taille :

Visites Type Taille

Num_Visite Numérauto Num_Patient Texte 9 Date_Visite Date/heure Taille_Visite Numérique Poids_Visite Numérique Symptome_Visite Texte 250 Diagnostique_Visite Texte 250 Prescription_Visite Texte 250 Prix_Visite Monétaire Prix_Acte Monétaire

 Une fois vos enregistrements saisis et votre clé insérée vous pouvez enregistrer votre table en la nommant Visites puis vous pouvez la fermer.

Nous pouvons faire le choix de saisir dans nos tables mais vous allez voir que c’est tout de même plus facile et surtout plus convivial de le faire via un formulaire et un sous formulaire.

En résumé pour l’instant vous avez créé la structure de vos deux tables mais il n’y a aucune information concernant des patients ou des visites.

Cliquez sur l’option Création de table du groupe Tables de l’onglet Créer.

Saisissez les champs relatifs aux visites. Utilisez la même procédure que celle utilisée dans la table Patients. La clé primaire est sur le champ Num_Visite.

(13)

4.4

Insertion d’une liste de choix

Vous voulez éviter les procédures fastidieuses comme par exemple avoir à saisir Monsieur, Madame ou Mademoiselle. Access propose une procédure qui vous permet d’avoir à choisir parmi une liste.

Vos deux tables

apparaissent ainsi dans le ruban de gauche Toutes les tables.

Double-cliquez sur la table Patients.

Votre table s’ouvre en Mode Feuille de données et vos champs créés

apparaissent. C’est dans ce mode d’affichage que l’on saisi les informations. Cliquez sur la croix pour fermer cette table.

Faites un clic droit sur la table Patients puis cliquez dans le menu contextuel qui apparait sur l’option Mode création.

Repérer le champ Civilité_Patient puis cliquez sur la flèche qui commande le menu

(14)

Sélectionnez l’option Assistant Liste de choix.

Cochez l’option Je taperai les valeurs souhaitées. Une fois fait cliquez sur Suivant.

Saisissez dans la 1ère cellule la 1ère valeur soit Monsieur. Dans la 2ème cellule saisissez Madame.

Dans la 3ème cellule saisissez Mademoiselle.

(15)

 Enregistrez les modifications de votre table puis fermez-la.

Pour l’instant vous ne voyez pas grand-chose mais patience quand l’heure viendra de saisir dans votre formulaire et sous formulaire vous verrez à quoi sert cette liste déroulante.

5

Liaison entre deux tables

Nous allons maintenant relier la table Patients à la table Visites.

Cette liaison va permettre de relier les informations concernant le patient et les visites.

La liaison se fait bien évidemment sur un champ commun que nous avons au préalable inséré dans nos deux tables (le champ Num_Patient).

Conservez le nom de l’étiquette du champ Civilité_Patient. Cliquez sur Terminer.

Vous pouvez vérifier si vos valeurs ont bien été

enregistrées en cliquant sur l’onglet Liste de choix dans la zone Propriété du champ.

Cliquez sur l’option Relations du groupe Afficher/Masquer de l’onglet Outils de base de données.

(16)

Cliquez sur la table

Patients puis cliquer sur le bouton Ajouter.

Cliquez la table Visites puis cliquer sur le bouton

Ajouter.

Une fois fait cliquez sur le bouton Fermer.

Vous devez obtenir ceci. La relation sera réalisée par un cliquer-glisser de la clé primaire de la table mère vers la table fille.

Cliquer glisser le champ Num_Patient de la table Patients vers le champ Num_Patient de la table Visites.

Vous devez obtenir ceci. Cochez les options Appliquer l’intégrité référentielle et Mettre à jour en cascade les champs correspondants.

Ne cochez pas l’option Effacer en cascade les enregistrements correspondants. Cliquez sur Créer.

(17)

Appliquer l’intégrité référentielle

Cela rend impossible la saisie dans la table Visites d’un Num_Patient inexistant dans la table Clients.

Mettre à jour en cascade les champs correspondants

Si vous activez la case à cocher Mettre à jour en cascade les champs correspondants lorsque vous définissez une relation entre les tables, chaque fois que vous modifiez la clé primaire d'un enregistrement dans la table primaire, Access met automatiquement à jour la clé primaire avec la nouvelle valeur dans tous les enregistrements liés.

Effacer en cascade les enregistrements correspondants

Impossibilité de supprimer un enregistrement primaire et tous les enregistrements correspondants en une seule fois, si la case à cocher Effacer en cascade les enregistrements correspondants est activée. Si la case est cochée alors chaque fois que vous supprimez des enregistrements dans la table Patients, Access supprime automatiquement les enregistrements dans la table liée.

Vous devez obtenir ceci.

Cliquer sur l’option Fermer du groupe Relations de l’onglet Créer.

(18)

5.1

Modifier une relation

Vous pouvez être amené à modifier une relation. Pour cela rien de bien compliqué il suffit simplement de réafficher la fenêtre Relations en cliquant sur l’option Relations du groupe Afficher/Masquer de l’onglet Outils de base de données.

6

Création d’une requête relationnelle

Une requête relationnelle permet d’afficher des données provenant de plusieurs tables reliées entre elles. Les enregistrements sont mis en relation grâce au champ commun qui permet les correspondances entre les données.

Une fois fait vous n’avez plus qu’à double cliquer sur la ligne qui relie vos deux tables pour réafficher la fenêtre relative à votre relation.

Cliquez sur l’option Création de requête du groupe Autre de l’onglet Créer.

Cliquez sur la table

Patients puis cliquer sur le bouton Ajouter.

Cliquez la table Visites puis cliquer sur le bouton

Ajouter.

Une fois fait cliquez sur le bouton Fermer.

(19)

 Vous allez maintenant insérer tous les champs de la table Visites à l’exception du champ Num_Patient (il est déjà inséré par le biais de la table Patients).

Vous devez obtenir ceci.

Nous allons à présent par le biais d’un cliquer glisser déposer nos champs dans la grille qui se trouve en dessous des deux tables.

Dans un 1er temps on va insérer tous les champs de la table Patients dans la grille.

Double-cliquer sur la petite étoile.

Malgré les apparences tous les champs de la table Patients sont insérés dans la grille.

(20)

Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous :

7

Améliorer l’affichage des objets Access

Nous allons améliorer l’affichage des objets Access en ordonnant la présentation.

Enregistrez votre requête en la nommant

RPatient_Visites. Fermez votre requête.

Cliquez sur la liste déroulante de la zone Toutes les tables.

Cliquez sur l’option Type d’objet.

(21)

8

Création d’un formulaire avec sous-formulaire

Le formulaire avec sous-formulaire affiche des données provenant de deux tables ayant une relation de type "un à plusieurs".

En effet un médecin enregistre ses patients dans une table Patients et les données concernant les visites dans la table Visites. Il va de soi qu'un patient peut faire l'objet de plusieurs visites.

Vos objets sont affichés par famille.

Cliquez sur l'option Plus de formulaires du groupe Formulaires de l'onglet Créer.

Cliquez sur l'option Assistant Formulaire.

Sélectionnez dans la zone Tables/Requêtes la requête nouvellement créée.

Vous devez obtenir ceci. Cliquez sur les deux petits chevrons noirs afin de faire basculer tous vos champs de la requête dans la zone Champs sélectionnés.

(22)

Vous devez obtenir ceci. Cliquez sur le bouton Suivant.

Un formulaire apparait avec son sous formulaire. Un assistant vous demande si vous souhaitez afficher vos données par Patients. C'est exactement ce que vous voulez.

Cliquez sur le bouton Suivant.

L'option Feuille de données doit à priori être sélectionnée par défaut sinon cochez la.

Une fois fait cliquez sur Suivant.

(23)

Le formulaire affiche les champs de la table Patients (mère) dans le formulaire du haut, les champs de la table Visites (fille) dans le sous formulaire du bas.

L'assistant vous propose de choisir un modèle de formulaire.

J'ai choisi le modèle Les Comptoirs.

Cliquez sur Suivant.

L'assistant vous propose un titre pour votre formulaire et sous formulaire.

Gardez cette proposition et cliquez sur Terminer.

(24)

8.1

Utilisation d'un formulaire avec sous formulaire

Nous allons à présent saisir des informations concernant un patient et sa consultation (visite).

 Saisissez dans votre sous formulaire les informations ci-dessous :

Attention vous n'avez pas à gérer le Num_Visite qui sera attribué automatiquement.

Num_Vis ite Date_Vis ite Taille_Vis ite Poids_Vis ite Symptome_Vi site Diagnostique_V isite Prescription_V isite Prix_Vis ite Prix_Ac te 1 21/06/20 10 178 72 Toux persistante Angine Aérius 22,00 € 0,00 €

8.2

Ajouter un nouvel enregistrement dans votre formulaire et son sous

formulaire

Lorsqu'on visualise le formulaire et son sous-formulaire on constate qu'en bas à gauche figure une zone de navigation avec des boutons qui permettent de se déplacer dans les enregistrements.

1er enregistrement Enregistrement suivant Dernier enregistrement Nouvel enregistrement

Saisissez les données ci-contre dans la partie formulaire.

Bouton de défilement du sous-formulaire.

(25)

Vous devez obtenir ce qui figure ci-dessous :

Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel enregistrement.

Saisissez dans le formulaire de votre nouvel

enregistrement ce qui figure ci contre.

(26)

Saisissez dans votre sous formulaire ce qui figure ci-dessous : Num_Vis ite Date_Vis ite Taille_Vis ite Poids_Vis ite Symptome_Vi site Diagnostique_V isite Prescription_V isite Prix_Vis ite Prix_Ac te 2 21/06/20 10 175 65 Maux de gorge Angine Doliprane 500 22,00 € 0,00 €

Vous avez je suppose compris comment on ajoute un nouvel enregistrement.

Si vous voulez vous déplacer dans le 1er enregistrement il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrement précédent.

8.3

Ajouter un nouvel enregistrement dans votre sous formulaire

Ici il est question d'une nouvelle visite concernant un patient déjà existant.  Retournez dans le 1er enregistrement.

Un nouvel enregistrement s'est ajouté au précédent.

 Saisissez ce qui figure ci-dessous :

Num_Vis ite Date_Vis ite Taille_Vis ite Poids_Vis ite Symptome_Vi site Diagnostique_V isite Prescription_V isite Prix_Vis ite Prix_Ac te 3 25/06/20 10

178 72 Mal de dos Contracture Voltarène 22,00 €

Vous pouvez constater que le Num_Visite commence par le chiffre 3, c'est normal car c'est la 3ème consultation si on compte également la consultation du 2ème patient.

 Fermez votre formulaire en cliquant sur la petite croix en haut à droite de votre formulaire. Cliquez sur le bouton Enregistrement suivant.

(27)

9

Création d'un état

Vous voulez avoir un aperçu des visites et des consultations de vos patients et pour cela il va falloir utiliser la fonction Etat. Cette fonction permet de faire une sortie papier ou écran des saisies

effectuées.

Cliquez sur l'option Assistant État du groupe États de l'onglet Créer.

Dans la zone Tables/Requêtes sélectionnez la requête RPatient_Visites.

Cliquez sur les deux petits chevrons noirs pour faire basculer tous les champs de la requête dans la zone Champs sélectionnés.

Cliquez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous demande comment vous souhaitez afficher vos données et vous fait une proposition

(affichage des données par Patients).

Gardez cette proposition et cliquez sur le bouton Suivant.

(28)

L'assistant vous demande si vous souhaitez un niveau de regroupement.

Nous ne choisirons aucun regroupement.

Cliquez sur le bouton Suivant.

L'assistant vous propose de trier vos enregistrements. Nous ne le ferons pas mais par contre nous insérerons un champ calculé dans nos états. Cliquez sur le bouton

Options de synthèse.

Vous souhaitez faire un calcul sur les valeurs Prix_Visite et Prix_Acte. Cochez les valeurs

Prix_Visite et Prix_Acte. Cochez également Détail et Total.

(29)

Cliquez sur le bouton Suivant.

Cochez les options Contour et Paysage.

Cliquez sur Suivant.

Sélectionnez le style Les Comptoirs puis cliquez sur le bouton Suivant.

(30)

Votre état apparaît avec le détail des calculs.

Nommez votre état EPatients puis cliquez sur le bouton Terminer.

Cliquez sur le bouton Fermez l'aperçu avant impression.

(31)

10

Création d'un formulaire Menu.

Nous allons centraliser tous les objets Access au sein d'un menu qui contiendra des boutons d'action qui permettront d'ouvrir vos différents objets.

Votre application contient à présent deux tables, une requête, un formulaire et son sous formulaire et un état.

Cliquez sur l'option Création de formulaire du groupe Formulaires de l'onglet Créer.

Vous devez obtenir ceci. Une grille apparaît et c'est à l'intérieur de celle-ci que nous allons insérer nos boutons de commande.

Nous allons dans un 1er temps insérer un en-tête de formulaire dans lequel figurera le titre du formulaire.

Cliquez sur l'option En-tête/Pied de formulaire du groupe Afficher/Masquer de l'onglet Réorganiser.

(32)

Un en-tête est apparu et c'est au sein de celui-ci que nous allons insérer une zone de texte.

Vous pouvez agrandir l'en-tête en cliquant sur le bord grisé puis tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé descendre

légèrement la zone d'en-tête.

Cliquez sur l'option Étiquette du groupe Contrôles de l'onglet Création.

Insérer cette étiquette dans votre en-tête de formulaire. Saisissez le texte suivant : Menu.

Vous attribuerez une taille 18, Police Verdana et une

couleur de remplissage grisée.

Les options concernant le remplissage d'arrière plan, la police et la taille de la police se trouvent dans le groupe Police de l'onglet Création.

(33)

10.1

Insertion d'un remplissage d'arrière plan

Nous allons insérer un remplissage d'arrière plan dans la zone d'en-tête. Il suffit de cliquer dans votre en-tête de formulaire.

Sélectionnez une couleur (j'ai choisi une couleur verte) en cliquant sur l'option Couleur d'arrière plan/Remplissage du groupe Police de l'onglet Création.

Vous devez obtenir ceci.

Procédez de la même façon pour la zone Détail en insérant une couleur d'arrière plan dans les mêmes tons mais un peu plus claire.

(34)

10.2

Insertion de boutons d'action

Cliquez sur l'option Bouton du groupe Contrôles de l'onglet Création.

Cliquez dans la zone Détail afin d'insérer le bouton d'action.

Cliquez sur l'option Opérations sur Formulaire dans la zone Catégories puis cliquez sur l'option Ouvrir un formulaire dans la zone Actions.

(35)

Dans la fenêtre qui apparaît l'assistant vous demande si le bouton de commande doit ouvrir le formulaire Patients. C'est le cas donc vous ne changez rien et vous cliquez sur Suivant.

Vérifiez que l'option Ouvrir le formulaire et afficher tous les enregistrements est cochée.

Cliquez sur Suivant.

Cochez l'option Texte et laissez le texte proposé par défaut.

Cliquez sur Suivant.

Access vous propose de donner un nom à votre bouton. Cela n'a pas grand intérêt.

(36)

Un bouton s'est inséré dans la zone Détail de votre

formulaire.

Cliquez sur le petit triangle noir de l'option Affichage du groupe Affichages de l'onglet Format.

Cliquez sur l'option Mode Formulaire.

Cliquez sur le bouton pour vérifier si celui-ci vous dirige vers le formulaire Patients.

(37)

Votre formulaire doit à priori s'afficher (voir ci-dessous) donc cela fonctionne.  Revenez dans votre formulaire.

 Réaffichez votre formulaire Menu en Mode Création.

 Testez vos boutons, saisissez de nouveaux patients avec des visites.  Enregistrez les modifications de votre application et fermez celle-ci.

Enregistrez votre formulaire en le nommant Menu.

En utilisant la même

procédure insérez un bouton qui permet l'ouverture de l'état EPatients.

(38)

11

Exercice

L'association sportive de Chtitville souhaite informatiser la gestion de ces adhérents.

En effet auparavant l'association utilisait des fiches cartonnées pour le suivi des inscriptions et des cotisations et cela engendrait des

procédures administratives lourdes et fastidieuses.

L'association vous embauche en qualité d'assistant de gestion et vous décidez d'utiliser le logiciel Access pour effectuer le suivi

administratif.

Le président de l'association Monsieur Slimane vous communique une ébauche de base de données (annexes 1) qui avait été élaborée par un stagiaire 5 mois plus tôt.

En fonction de l’annexe 1 vous devez être capable de construire une base de données qui permette de visualiser les informations suivantes :

1. Vous créerez les deux tables dont vous avez le détail en annexe. Attention à bien insérer les clés primaires.

2. Vous établirez la relation entre ces deux tables. 3. Vous créerez la requête relationnelle.

4. Chaque sport doit permettre de visualiser dans un formulaire et son sous-formulaire le montant de la cotisation annuelle demandée par sport, les adhérents inscrits et le montant de la cotisation versée par adhérent.

5. Vous créerez un état permettant de visualiser toutes les informations par discipline sportive ainsi que le total des cotisations versées par sport.

6. Vous créerez un formulaire Menu qui permet d'accéder au formulaire et à son sous formulaire ainsi qu'à l'état.

Annexe 1

Table Sport Table Adhérent

Champs Type Champs Type

CodeSport Numérique N°identifiant Numérauto

Nomsport Texte Titre Texte

Montantcotisationannuelle Monétaire Nom Texte

Prénom Texte Adresse Texte CP Texte Ville Texte Tél Texte E-mail Texte Dateinscription Date/heure CodeSport Numérique RéglementCotisation Monétaire

(39)
(40)

1 Objectif ____________________________________________________________________ 4 1.1 Les tables ____________________________________________________________________ 4 1.2 Les requêtes __________________________________________________________________ 4 1.3 Les formulaires ________________________________________________________________ 4 1.4 Les états _____________________________________________________________________ 4 1.5 Macro-commande _____________________________________________________________ 4 2 Projet _____________________________________________________________________ 5 3 Les tables __________________________________________________________________ 5

3.1 Paramétrages des tables ________________________________________________________ 5 3.2 La clé primaire ________________________________________________________________ 6 3.3 Le masque de saisie ____________________________________________________________ 6 3.4 Contrôle de saisie _____________________________________________________________ 11 3.5 Création des deux autres tables _________________________________________________ 12 3.6 Paramétrer des listes déroulantes ________________________________________________ 12 3.7 Relier les tables_______________________________________________________________ 15 3.8 Saisir les données _____________________________________________________________ 17

4 Les requêtes _______________________________________________________________ 18

4.1 Requête sélection _____________________________________________________________ 18 4.2 Requête sélection avec champs calculés ___________________________________________ 19 4.3 Requête suppression __________________________________________________________ 21 4.4 Requête mise à jour ___________________________________________________________ 23 4.5 Requête sélection avec critère de saisie programmée ________________________________ 23

5 Les formulaires ____________________________________________________________ 24

5.1 Formulaire instantané _________________________________________________________ 24 5.2 Formulaire avec sous formulaire à l'aide de l'assistant _______________________________ 25 5.3 Modifier un formulaire _________________________________________________________ 28 5.4 Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets ___________________________ 32

5.4.1 Créer un onglet ______________________________________________________________________ 32 5.4.2 Copier le 1er sous-formulaire dans un deuxième onglet ______________________________________ 34 5.4.3 Copier le 2ème sous formulaire dans le 2ème onglet __________________________________________ 35 5.4.4 Renommer les onglets ________________________________________________________________ 36

5.5 Ajout de champs calculés dans un formulaire_______________________________________ 37

5.5.1 Programmer un champ calculé __________________________________________________________ 38

5.6 Créer un groupe de boutons ou cases à cocher______________________________________ 40

6 Les états __________________________________________________________________ 44

6.1 Etat avec assistant ____________________________________________________________ 44 6.2 Etat avec option de synthèse ____________________________________________________ 49

(41)

7.1 Insertion de boutons de contrôle ________________________________________________ 54

(42)

12

Objectif

Il est question à présent de vous faire travailler sur un cas pratique en apprentissage programmé afin de vous montrer toutes les fonctionnalités (ou presque) du logiciel Access.

Je ne reviens pas sur la conception du MCD et ses différentes étapes car cela a été vu dans le module 1.

Il sera question de procéder ainsi :

12.1

Les tables

 Paramétrage des tables et masque de saisie.  Valeur par défaut

 Contrôle de saisie  Listes de choix  Listes déroulantes  Relier les tables  Saisir les données.

12.2

Les requêtes

 Requête sélection  Requête relationnelle  Champs calculés

 Critère avec saisie programmée  Requête suppression

 Requête mise à jour

12.3

Les formulaires

 Formulaire instantanée  Formulaire en mode création  Formulaire avec sous-formulaire  Modification d'un formulaire  Mise en forme

 Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets  Ajout de champs calculés

 Insertion de cases à cocher et de groupe de boutons  Insertion de boutons de commande

12.4

Les états

 Etat avec assistant

 Mise en forme et modification  Insertion de champs calculés  Planche d'étiquettes

12.5

Macro-commande

(43)

13

Projet

La société Vins de Touraine commercialise des vins de Loire auprès de particuliers, entreprises et administrations. Elle s'est constituée un fichier client et désire à présent informatiser la facturation et la gestion du suivi de la facturation. Par simplification nous partirons du principe que la société ne commercialise qu'un seul vin (ce qui est évidemment très rare dans la réalité) mais je ne voulais pas rentrer dans une procédure de saisie d'articles avec une grille tarifaire. Par conséquent l'article a un seul prix qui se module en fonction de la quantité commandée.

14

Les tables

Trois tables à paramétrer :  La gestion des clients,  La gestion des ventes,

 La gestion des évaluations par phoning,

Voici ci-dessous, une capture d'écran des tables à paramétrer.

14.1

Paramétrages des tables

Nommez votre base de données Vins de Touraine. Choisissez l'emplacement ou vous allez stocker ce fichier puis cliquez sur le bouton Créer.

Charger Access et cliquez sur le bouton Base de données vide.

Une nouvelle table s'affiche en mode Feuille de données. Cliquez sur le bouton Affichage du groupe

(44)

14.2

La clé primaire

Elle s'est affichée par défaut dans le champ N°client et si ce n'est pas le cas il conviendra de définir la clé sur ce champ en cliquant sur le bouton Clé primaire du groupe Outils de l'onglet Création.

14.3

Le masque de saisie

Nous allons maintenant utiliser le masque de saisie pour certains champs de notre table Clients. Ils seront utiliser notamment pour les champs Civilité, CP client, Nom client, Société, Ville client et Tél client.

 Dans un 1er temps vous allez insérer une liste de choix (Madame, Mademoiselle et Monsieur) sur le champ Civilité par la méthode expliquée dans le module 1.

Cliquez sur l'option Mode Création.

Nommez cette table Clients puis cliquez sur OK.

Cliquez sur la 1ère ligne et saisissez N°client puis

attribuez à ce champ le type de données Texte.

Une fois fait paramétrez les autres champs de la table. Vous avez dans la zone Description la taille des champs à définir pour chacun d'entre eux dans la zone Taille du champ située dans la partie Propriété du champ.

(45)

Le champ CP client

Cliquez sur le champ CP client puis une fois fait cliquez sur les 3 petits points du champ Masque de saisie de la zone Propriétés du champ.

Cliquez sur l'option de masque de saisie Code Postal

(France).

Une fois fait cliquez sur Suivant.

(46)

Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur Terminer.

Le masque de saisie se présente ainsi.

(47)

Le champ Nom client

 Procédez de la même façon pour les champs Société et Ville client. Le champ Tél client

Cliquez sur le champ Nom client puis une fois fait cliquez dans la zone Masque de saisie et saisissez le code suivant : >CCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCC

(Saisir 30 fois le caractère C en capitale).

Cela veut dire que les caractères apparaitront automatiquement en majuscule.

Cliquez sur le champ Tél client puis une fois fait cliquez sur les 3 petits points du champ

Masque de saisie de la zone Propriétés du champ.

Cliquez sur l'option Numéro de téléphone.

Une fois fait cliquez sur Suivant.

(48)

Cliquez sur Suivant.

Nous allons garder ce modèle de masque.

Cliquez sur Suivant.

(49)

14.4

Contrôle de saisie

Il peut être utile de placer des contrôles de saisie destinés à éviter ou les oublis. Le contrôle de saisie valide la donnée uniquement si elle satisfait les critères de saisie ou si elle est saisie. Dans le cas contraire il est possible d'afficher un message d'erreur.

Nous allons rendre obligatoire la saisie d'un nom et d'un tél client.

 Procédez de la même façon pour le champ Tél client.  Enregistrez les modifications et fermez votre table.

Le masque se présente ainsi.

Cliquez dans le champ Nom. Cliquez dans la zone Valide si et saisissez la formule Est Pas Null.

Cliquez dans la zone Message si erreur et saisissez le message suivant : La saisie du nom est obligatoire.

(50)

14.5

Création des deux autres tables

 Créez et paramétrez la table Facturation.

 Créez et paramétrez la table Phoning.

14.6

Paramétrer des listes déroulantes

Nous allons paramétrer le champ N°client des tables Facturation et Phoning.

Une fois fait nous paramétrerons les champs Satisfaction produit, Satisfaction livraison et Satisfaction prix.

 Ouvrez la table Facturation en mode Création.

Paramétrez un contrôle de saisie dans le champ Montant HT. Dans le champ Valide si, saisir le critère <10000.

Dans le champ Message si erreur saisir Le montant doit être inférieur à 10 000 €.

Cliquez dans le champ N°client puis sélectionnez la liste

déroulante de la zone Type de données et cliquez sur l'option Assistant Liste de choix.

(51)

Cochez l'option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête.

Cliquez sur Suivant.

Cliquez sur la table Clients puis cliquez sur Suivant.

Sélectionnez le champ N°client dans la liste située à gauche puis cliquez sur le bouton

Transférer un champ. Une fois fait procédez de la même façon pour les deux autres champs Société et Nom client. Cliquez sur Suivant.

(52)

Sélectionnez le champ N°client comme critère de tri.

Cliquez sur Suivant.

Décochez la case Colonne clé cachée pour la désactiver puis cliquez sur Suivant.

Sélectionnez le champ qui contient la donnée à sauvegarder dans le champ N°client puis cliquez sur Suivant.

(53)

Le paramétrage est terminé. L'onglet Liste de choix récapitule les paramètres de la liste.

 Procédez exactement de la même manière pour le champ N°client de la table Phoning.  Utilisez le principe des listes déroulantes avec l'assistant Liste de choix pour les champs

suivants de la table Phoning: Satisfaction produit, Satisfaction livraison et Satisfaction prix. Satisfaction produit = 1, 2, 3, 4, 5

Satisfaction livraison = 1, 2, 3, 4, 5 Satisfaction prix = 1, 2, 3, 4, 5

 Enregistrez vos modifications puis fermez la table.

14.7

Relier les tables

Le modèle conceptuel de données se présente ainsi :

Nous allons à présent relier nos tables par un cliquer-glisser de la clé primaire de la table mère vers la clé externe de la table fille.

Conservez le nom de l'étiquette du champ N°client puis cliquez sur Terminer.

(54)

Procédez de la même façon avec la clé primaire de la table Clients et la clé externe (N°client) de la de la table Phoning.

Vous devez obtenir ceci :

 Enregistrez vos relations et fermez cette fenêtre.

Cliquez sur l'icône Relations du groupe Afficher/Masquer de l'onglet Outils de base de données.

Cochez la case Appliquer l'intégrité référentielle.

Cochez la case Mettre à jour en cascade…

Cochez la case Effacer en cascade…

Cliquez sur le bouton Créer. Reliez la clé primaire de la table Clients (N°client) vers la clé externe la table Facturation (N°client).

(55)

14.8

Saisir les données

Table Clients

 Saisissez les données suivantes dans la table Clients.

Table Facturation

 Saisissez les données suivantes dans la table Facturation.

Table Phoning

(56)

15

Les requêtes

15.1

Requête sélection

 Ajoutez dans un 1er temps le champ CA plafond dans la table Clients afin de protéger la société contre les risques d'impayés.

 Une fois fermez la table Clients.

Vous souhaitez à présent obtenir la liste des factures envoyées au client 411002. Nous allons donc concevoir une requête sélection.

Cliquez sur l'option Création de requête du groupe Autre de l'onglet Créer.

Cliquez sur la table Facturation puis cliquez sur le bouton Ajouter.

Une fois fait cliquez sur le bouton Fermer.

(57)

Votre requête affiche le résultat.

 Enregistrez-la en la nommant Requête client 411002.

15.2

Requête sélection avec champs calculés

Vous souhaitez faire une requête qui permet d'afficher les données des tables Clients et

Facturation concernant les sociétés. Nous ajouterons également à cette requête les champs calculés TVA et TTC.

 Ouvrez une requête en mode Création.

Faites glisser tous les champs de la table Facturation dans la grille puis saisissez dans le champ N°client sur la ligne Critères la valeur 411002. Sélectionnez la valeur

Décroissant dans la ligne Tri de la colonne Date facture.

Cliquez sur l'option Exécuter du groupe Résultats de l'onglet Créer.

Ajoutez les tables Clients et Facturation.

(58)

Le crochet entrant s'obtient en appuyant sur la touche AltGR + la touche 5. Le crochet sortant s'obtient en appuyant sur la touche AltGR + la touche °

Attention : Le nom du champ saisi entre crochets doit strictement respecter l'orthographe du nom

initial.

 Appuyez sur l'option Exécuter.

Les enregistrements qui s'affichent sont uniquement les enregistrements relatifs aux entreprises.

 Pour paramétrer un champ au format Euro, ré affichez votre requête en mode création clic droit sur le champ à traiter (TVA par exemple), clic gauche sur l'option Propriétés.

 Procédez de la même façon avec le champ TTC.

 Enregistrez votre requête en la nommant Requête TVA et TTC Société.

Faites glisser les champs N°client et Société de la table Clients et N°facture, Date facture, Montant HT et Nombre de bouteilles de la table Facturation.

Saisissez Est Pas Null dans la ligne Critères de la colonne Société.

Saisissez la formule suivante à la suite de la colonne Nombre de bouteilles :

TVA:[Montant HT]*19,60/100.

Saisissez la formule suivante à la suite de la colonne TVA nouvellement créée :

TTC:[Montant HT]+[TVA].

Sélectionnez l'option Euro dans la liste déroulante de l'option

(59)

15.3

Requête suppression

Nous allons avant tout mettre un peu d'ordre dans l'affichage de nos tables et requêtes.

 Ajouter à présent un nouvel enregistrement dans votre table Clients en saisissant les informations ci-dessous:

N°client Société Civilité client

Nom

client Rue client

CP client Ville client Tél client CA plafond 411013 MENUISERIE LAPLANCHE

Monsieur DUBOIS 9, rue de la Chaise

37000 TOURS 02 47 85 63 12

10 000,00 €  Une fois fait, enregistrez les modifications et fermez la table Clients.

Vous avez à présent 13 enregistrements au lieu de 12.

 Ouvrez une requête en mode Création, ajouter la table Clients et insérez tous les champs de cette table.

Cliquez sur la petite flèche qui commande la liste déroulante de l'option Toutes les tables à gauche de votre fenêtre.

Cliquez sur Type d'objet.

Vous pouvez constater un regroupement par type d'objet.

Cliquez sur l'option

Suppression du groupe Type de requête de l'onglet Créer.

(60)

Vous devez obtenir ceci :

 Exécutez la requête.

Info plus : Pour pouvoir exécuter la requête il faut impérativement désactiver le mode protégé

d'Access.

 Enregistrez votre requête en la nommant Requête Suppression puis fermez cette requête. Saisissez >411012 dans la ligne

Critères de la colonne N°client.

Une fenêtre vous demande confirmation et vous signale qu'il ne sera pas possible d'annuler l'opération. Cliquez sur Oui.

Cliquez sur le bouton Options…

Cochez l'option Activer le contenu puis cliquez sur OK.

(61)

15.4

Requête mise à jour

Vous décidez d'augmenter le CA plafond des entreprises de 5000,00 €. Pour cela nous allons utiliser une requête mise à jour qui permet de modifier des enregistrements en fonction de critères de

sélection.

 Ouvrez une requête en mode Création.

 Ajoutez la table Clients et insérez tous les champs.

 Exécutez la requête.

 Enregistrez votre requête en la nommant Requête Mise à jour puis fermez cette requête.  Ouvrez votre table Client pour vérifier.

15.5

Requête sélection avec critère de saisie programmée

Ici il est question d'insérer un critère de saisie d'extraction qui permet d'afficher certains

enregistrements d'une requête. Pour être plus clair vous voulez utiliser une boite de dialogue qui vous demande quel client à afficher par exemple.

 Ouvrez une requête en mode Création.

 Ajoutez la table Clients et insérez tous les champs. Saisissez Est Pas Null dans la

ligne Critères de la colonne Société.

Saisissez [CA plafond]+5000 dans la ligne Mise à jour de la colonne CA plafond.

Cliquez sur l'option Mise à jour du groupe Type de requête de l'onglet Créer.

Une fenêtre vous demande confirmation et vous signale qu'il ne sera pas possible d'annuler l'opération. Cliquez sur Oui.

Saisissez [Quel N° de client] dans la ligne Critères de la colonne N°client.

(62)

 Exécutez la requête.

L'enregistrement du client saisi apparait.

 Enregistrez votre requête en la nommant Requête Client puis fermez cette requête.

16

Les formulaires

Vous souhaitez paramétrer des formulaires de saisie afin de rendre les opérations de saisie et de consultations plus pratiques.

16.1

Formulaire instantané

 Le formulaire s'affiche, sauvegardez le en le nommant Facturation.

Une boite de dialogue vous demande de saisir un N° de client.

Saisissez en un puis cliquez sur OK.

Cliquez sur la table Facturation.





Cliquez sur l'option Formulaire de groupe Formulaires de l'onglet Créer.

(63)

16.2

Formulaire avec sous formulaire à l'aide de l'assistant

Ici il est question d'afficher un formulaire avec son sous formulaire. Pour être plus clair nous allons afficher le formulaire Clients avec un sous formulaire Facturation.

Cliquez sur l'option Plus de formulaires du groupe Formulaires de l'onglet Créer.

Dans la liste déroulante qui apparait cliquez sur l'option Assistant Formulaire.

Sélectionnez la table Clients.

Cliquez sur ce bouton afin d'insérer tous les champs dans la zone Champs sélectionnés.

(64)

Sélectionnez la table Facturation.

Cliquez sur le champ

N°facture puis cliquez sur ce bouton pour insérer le champ dans la zone Champs

sélectionnés.

Recommencez avec tous les champs à l'exception du champ N°client.

Vous devez obtenir ceci.

Cliquez sur Suivant.

L'assistant formulaire vous demande si vous souhaitez afficher vos données Par Clients ?

C'est ce que l'on veut donc vous cliquez sur Suivant.

(65)

Cliquez sur Suivant.

Choisissez un style. Dans cet exemple j'ai choisi le style Les Comptoirs.

Une fois fait cliquez sur Suivant.

(66)

Votre formulaire et son sous formulaire doit apparaitre ainsi :

16.3

Modifier un formulaire

Ici ce sont les boutons qui vous permettent de naviguer dans votre formulaire.

Ici ce sont les boutons qui vous permettent de naviguer dans votre sous formulaire.

Dans la zone Tous les objets Access figurent votre

formulaire avec son sous formulaire.

Faites un clic droit sur le formulaire Clients.

(67)

Votre formulaire apparait en mode création.

Par défaut, les étiquettes et les contrôles du formulaire sont placés dans un tableau dont le paramétrage concerne tous les champs. Pour traiter individuellement chaque champ, nous devons commencer par dissocier les champs.

Cliquez sur l'option Mode création.

Champs (Etiquette + contrôle)

Etiquette

Contrôle

Sélectionnez les champs par cliquer-glisser.

(68)

Les contrôles peuvent maintenant être paramétrés individuellement.

Cliquez sur l'option Supprimer du groupe Mise en forme de contrôle de l'onglet Création.

Elargissez votre sous formulaire pour l'amener à une largeur de 19 cm

Positionnez vos contrôles comme indiquez dans la capture d'écran. Certaines étiquettes ont été supprimées il suffit pour cela de les sélectionner puis d'appuyer sur la touche Suppr.

(69)

 Affichez votre formulaire en mode Formulaire.

Paramétrer le titre en complétant le texte. Pour la mise en forme il suffit d'utiliser les options du groupe Police de l'onglet Accueil.

Vous devez obtenir ceci. Faites des modifications si besoin est en ré affichant votre formulaire en mode Création.

(70)

16.4

Formulaire avec sous formulaire multiple dans des onglets

Vous souhaitez afficher dans un même formulaire les données concernant les facturations et le phoning.

Vous voulez regrouper ces données dans deux sous-formulaires qui seront affichés dans des onglets différents :

Le formulaire Clients affiche le sous-formulaire Facturation. Nous allons ajouter au formulaire Clients un sous formulaire Phoning afin d'avoir accès directement aux deux sous-formulaires à partir du formulaire. Vous allez donc placer les deux sous-formulaires dans deux onglets.

Vous allez créer une zone d'onglets puis vous transférerez le sous-formulaire Facturation. Enfin vous créerez le sous-formulaire du phoning que vous transférerez dans le 2ème onglet du formulaire.

16.4.1 Créer un onglet

 Ouvrez le formulaire Clients en mode Création.

Les deux sous-formulaires s'affichent sous forme d'onglets. Allongez votre formulaire en descendant vers le bas cette zone.

(71)

Vous devez obtenir ceci.

Cliquez sur l'option Onglet du groupe Contrôles de l'onglet Création.

Tracez la zone d'onglet par cliquer-glisser au-dessous du sous-formulaire.

(72)

16.4.2 Copier le 1er sous-formulaire dans un deuxième onglet

 Cliquez-le sous formulaire Facturation pour le sélectionner.  Cliquez sur l'option Couper.

Nous allons maintenant créer le sous-formulaire du phoning. Pour cela, nous allons créer un formulaire Clients avec sous-formulaire Phoning. Puis nous transférerons le sous-formulaire Phoning par copier-coller.

 Dans un 1er temps fermez le formulaire Clients et son sous-formulaire Facturation en prenant soin d'enregistrer au préalable les modifications.

 Créez un formulaire Clients avec comme sous formulaire Phoning. C'est la même procédure que pour la création du formulaire Clients avec comme sous-formulaire Facturation (vous devez utiliser deux tables, la table Clients et la table Phoning).

Une fois votre sous formulaire coupée, cliquez sur le 1er onglet se trouvant à gauche puis cliquez sur l'option Coller.

Le 1er onglet affiche à présent votre sous-formulaire

Facturation.

(73)

 Enregistrez et fermez ce formulaire.

16.4.3 Copier le 2ème sous formulaire dans le 2ème onglet

 Ouvrez votre formulaire Clients en mode Création.

Affichez votre formulaire en mode Création puis

sélectionnez votre sous-formulaire et cliquez sur l'option Copier.

Cliquez sur le 2ème onglet se trouvant à droite puis cliquez sur l'option Coller.

Le 2ème onglet affiche à présent votre sous-formulaire Phoning.

(74)

16.4.4 Renommer les onglets

 Procédez de la même façon avec le 2ème onglet en le nommant Phoning.

Remontez votre sous-formulaire afin de réduire l'espace vide qui y figurait précédemment.

Cliquez sur le 1er onglet à gauche.

Cliquez sur l'onglet Toutes puis dans la zone Nom saisissez Facturation.



(75)

 Affichez votre formulaire en mode Formulaire.

 Sauvegardez et fermez votre formulaire.

16.5

Ajout de champs calculés dans un formulaire

Vous souhaitez ajouter à votre formulaire le montant de la TVA, le montant TTC et le prix moyen par bouteille. Vous allez donc insérer des champs calculés dans votre formulaire.

 Ouvrez le formulaire Facturation en mode Création.

Vous devez obtenir ceci.

Dissocier vos champs en prenant soin de les sélectionner puis de cliquer sur l'option Supprimer du groupe Mise en forme de contrôle de l'onglet Réorganiser.

Déplacez vos champs et vos étiquettes comme indiquez ci-dessous.

Figure

Tableau des données
Table Sport  Table Adhérent
Table Clients

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