Mardi de l ADIJ du 15 janvier 2008 Maison du Barreau Paris

Mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008

Maison du Barreau Paris

Compte rendu des travaux du groupe PACEL

« Pratique de l’Archivage du Courrier Électronique »

NB : Le présent document restitue l’essentiel des interventions du mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008

Pour toute information complémentaire, me

contacter : pbazin@emo-hebert.com

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 2

Plan (1/2)

† Prologue

„ François Wallon, Expert informaticien près la Cour de Cassation, Membre du CA de l’ADIJ

† 1 ^ère partie

† Approche des pré-requis

„ Objet numérique et objet papier Michel Thomas

„ Approche juridique Philippe Bazin

„ La notion de GED Michel Thomas

„ Outil d’indexation Gérard Ribière

„ Le format des documents Michel Thomas

† Questions

† Pause

Plan (2/2)

† Les offres

„ STS Anita Frieh – Xavier Duthoit

„ Safebox d’Outsafe Gérard Ribière

„ Keyvelop Gérard Ribière

„ IBM DB2 CommonStore Gérard Ribière

† Expérience pratique

„ Le cas GMF Gaëlle Gissot

† Synthèse

„ Vue synoptique Jean-François David

† Questions

† Le prochain atelier

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 4

Mardi de l’ADIJ du 15 janvier 2008

0.1

Prologue

François WALLON

Prologue

† Un groupe de travail qui a succédé à celui lancé en 2005 sur la signature électronique et l’archivage en général

† Une approche spécifique

„ D’abord l’aspect technique

„ puis l’aspect juridique

† 3 catégories de participants

„ Techniciens

„ Archivistes

„ Juristes

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 6

1 ^ère partie

Approche des pré-requis

Les règles de base de toute problématique

d’archivage numériques

Approche des pré-requis L’objet numérique

0.2

L’objet numérique

Michel THOMAS

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 8

Démonstration

† Contenu apparent d’un courriel

† Contenu caché

Les pré-requis Aspect juridique

0.3 :

Le Cadre Juridique de Référence

Philippe Bazin, Avocat

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 10

Textes divers et variés …

† Texte légaux et règlementaires

„ Directive européenne du 13 décembre 1999 sur la signature électronique

„ Loi du 13 mars 2000 sur la preuve et la signature électronique

† Décrets du 30 mars 2001 et du 18 avril 2002

† Arrêté du 31 mai 2002

„ Loi LCEN du 21 juin 2004

„ Décrets du 10 août 2005 relatifs aux actes authentiques électroniques

„ Textes fiscaux relatifs à la facture électronique

† Normes

„ NF Z 42.013

Difficulté sur la définition de l’archivage

† Nature

„ Sens commun conserver

„ Sens papier conserver

„ Sens informatique conserver

† Finalité

„ Sens commun mémoire et histoire

„ Sens papier mémoire et preuve

„ Sens informatique mémoire et preuve

„ Sens juridique se souvenir et prouver

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 12

Différence entre le papier et l’écran

† Papier

„ pérenne

„ durable

„ connu

† Numérique

„ volatile

„ obsolète

„ inconnu

« Archivage » de l’objet numérique Quelles spécificités ?

† Existence

„ fragilité du support

† Lisibilité

„ obsolescence des outils de création et de lecture

† Accessibilité

„ résolution dans le temps des deux premières difficultés

Trois questions qui se posent

surtout pour l’objet numérique

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 14

Le cadre juridique de référence

† Code civil

† Cass. Comm. 2 décembre 1997

La preuve c’est le message

† Art. 1316 du Code Civil

† La preuve littérale, ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de

caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une

signification intelligible, quels que soient leur support et leurs modalités de

transmission.

†

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 16

L’exigence légale d’intégrité de l’écrit électronique

† Art. 1316-1

† L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir

l'intégrité.

†

L’égalité probatoire

† Art. 1316-3

L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support

papier.

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 18

La copie vaut l’original

† Cassation 2 décembre 1997

† « L’acte d’acceptation de la cession ou de nantissement d’une cession de créance

professionnelle, peut être établi ou

conservé sur tout support, y compris par télécopies, dès lors que son intégrité et l’imputabilité de son contenu à l’auteur désigné …

† … ont été vérifiées

† OU

† … ne sont pas contestées

Validité des conventions de preuve

† Art. 1316-2

Lorsque la loi n'a pas fixé d'autres principes, et à défaut de convention

valable entre les parties, le juge règle les conflits de preuve littérale en déterminant par tous moyens le titre le plus

vraisemblable, quel qu'en soit le support.

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 20

En résumé

† L’exigence de base

„ « la conservation intègre »

„ … dans le temps

† Les exigences collatérales

„ Identité

„ Traçabilité et horodatage

† Finalité

„ Égalité probatoire avec le papier

Les actes de conservation d’un objet numérique

Actes techniques

„ Sauvegarde

„ Enregistrement

„ Stockage

„ Hébergement

„ Gravure sur disques externes

„ Archivage

Actes juridiques

„ « Conservation

intègre »

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 22

Conséquences

† L’absence formelle de procédure

« d’archivage légal »

† Le seul archivage légal…

„ …sous réserve de la notion d’ « archives » définie par le Code du Patrimoine

… c’est la « conservation intègre dans le

temps du document numérique »

Enjeux

† Déplacement du débat probatoire / papier

† Hiérarchie probatoire dans le monde du papier :

„ Prouvez-moi que !

„ Écrit, commencement de preuve par écrit, présomptions d’original, copie, etc.

† Scepticisme probatoire dans le monde du numérique :

„ Prouvez-moi que votre preuve en est une !

„ Faites la « preuve de la preuve » !

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 24

Modèle légal ?

† Pas de modèle légal du « comment conserver de manière intègre l’objet numérique » ?

† Exceptions

„ Officiers ministériels (huissiers, notaires, greffiers, état civil)

„ Factures électroniques

Principe de liberté d’organisation …

† … du système de conservation des documents numériques

† Mais des exigences légales fortes

„ Garantie d’intégrité du document

„ ET, le cas échéant,

„ Garantie d’identité

„ Garantie de parcours : horodatage et traçabilité

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 26

Le nouveau Graal ?

† Le papier et la preuve relative

† Le numérique et la preuve absolue

† L’archivage comme un « risque calculé »

L’archivage comme un « risque »

† 1 ^er risque : la disparition

„ 1

^ère

exigence : la conservation

† 2 ^ème risque : l’altération

„ 2

^ème

exigence : la conservation intègre

† 3 ^ème risque : la contestation

„ 3

^ème

exigence : identité, traçabilité et horodatage

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 28

Les choix à faire

† Risque fort

„ Moyens lourds

† Risque modéré

„ Moyens légers

Rapport Niveau du risque / Coût du risque

Périmètre de l’étude

„ La « conservation intègre » de quel objet numérique

?

„ Les courriels

„ Les pièces jointes à ces courriels

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 30

Schéma de base et option

Internet

Stockage du document

Indexation du document

Front Office

Outil de création de classement et de recherche

Back Office Outil de

« Conservation Intègre »

du document GED

Consultation

Recherche du document

Tiers archiveur Auto archivage Options

Création du document

Les interventions à venir

Internet

Stockage Index

Front Office

Outil de classement et de recherche

Back Office Outil de

« Conservation Intègre »

GED

Consultation

Recherche du document

Tiers archiveur Auto archivage Option

Création du document

Quel format

de conservation ?

Les 3 pré requis

GED – Indexation - Format

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 32

Les pré requis

Concepts et outils de base

0.4 La GED

Notions de gestion électronique des documents

Michel Thomas

Le document numérique

† Contenu

„ ensemble des données représentant les informations utiles.

† Structure logique

„ organisation des éléments de contenu en leur assignant un rôle dans la signification ; elle intègre la signature

électronique éventuelle.

† Attributs de présentation

„ données permettant de restituer une mise en forme

rendant le document intelligible pour l’homme ou lisible par

une machine.

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 3434

Métadonnées

† Ensemble structuré de données servant à localiser et à décrire une ressource

informationnelle consignée sur un support documentaire en vue de faciliter et

d’améliorer son repérage, sa gestion, son

usage ou sa préservation

Le document électronique : un document immatériel

† Aspect virtuel du classement électronique

† Importance des métadonnées

„ Document

† Spécifique au document

„ Intitulé, date, auteur

† Cycle de vie

„ État, version

† Métier

„ Système

† Dossier, nom, dates, formats, …

† Importance du support et du format

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 3636

Le cycle de vie du document

Création Gestion

Diffusion

Conservation

Courantes Intermédiaires Définitives

Archives

GEIDE

Création

† Création du document

„ Automatiquement par une application

„ Manuellement sous forme numérique

„ À partir d’une numérisation

† Enregistrement

„ Format et dénomination du fichier

† Indexation

„ Métadonnées

† Classement

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 3838

Gestion

† Sécurité et droits d’accès

† Administration

„ Attribution

„ Localisation

† Variation

„ Traçabilité

„ Changement d’état

† Évolution

„ Versions

„ Fidélité

Diffusion

† Mode d’accès

„ Habilitations

„ Mode « Pull » : le lecteur va le chercher

„ Mode « Push » : le lecteur le reçoit

† Conditionnement

„ Compression

„ Chiffrement

„ Format

† Transmission

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 4040

Conservation

† Pérennité

„ Copies de sécurité

„ Migration (sans impact sur le contenu)

„ Reconfiguration (validée par le propriétaire)

† Intégrité

† Sécurité

† Traçabilité

† Lisibilité

Le système d’information

Bases de données

Gestion électronique de documents

Archives

COLD Export Papiers

Numérisation

(OCR, ICR, LAD Indexation

Bureautique

Gestion

Mémoire active

Import

Consultation Messagerie

Communi cations

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 42

Les pré-requis : Concepts et outils

0.5

Indexation des documents

« Stelae Technologies »

Gérard RIBIÈRE

Recherche d’information archivée

† Problème posé

„ Grande quantité d’information à gérer et consulter

‰ GED

‰ Archivage

„ Travail d’indexation (métadonnées) souvent manuel

‰ Laborieux : risque d’être incomplet

‰ Erreurs

„ Difficulté de retrouver l’information

‰ Mauvaise classification

‰ Manque de pertinence

† Une solution

„ Produits de Stelae Technologies

‰ GED - Progiciel Eydia

‰ Indexation – Progiciel KHEMEIA

‰ http://www.stelae-technologies.com

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 44

Principe de KHEMEIA

† Extraction de l’information provenant de l’intérieur des documents

„ Évite d’avoir à effectuer une indexation manuelle

„ Constitution d’un plan de classification

„ Génération d’une indexation sous forme de structure XML (schéma de représentation des données)

† Utilisation de gabarits (« templates ») et recherche de mots-clés pour chaque type de document

„ Contrats, Litiges

„ Arrêts de cour de cassation

„ Documents, Brevets

Processus de Khemeia

Internet

Archivage Indexation XML, PDF

Publication en ligne HTML, PDF, WORD

Gabarit

XML Gabarit

XML

OCR, PDF

RTF, WORD

Khemeia

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 46

Exemples d’utilisation

† Incorporation dans les outils de GED

† Presse, Édition

„ Journaux, publications (Éditions Lamy, Hafiba avec Hachette et Bayard)

„ Presse médicale (J.P. Baillière Santé)

† Information judiciaire

„ United Lex (Inde)

† Pas encore d’application pour le courrier

électronique

Les pré-requis

Concepts et outils de base

0.6 Le format PDF : Portable Document Format La fonction d’archivage de courriels

d’ADOBE 8

Michel Thomas

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 48

Qu’est-ce que PDF ?

† Portable Document Format

† Créé par Adobe pour disposer d’un

« papier électronique »

„ http://www.adobe.com

† Correspond à une impression sur ce

« papier électronique »

† Ouvert et standard

„ PDF/A, PDF/X, PDF/E, PDF 1.7 …

48

Le standard PDF/A

† Caractéristiques :

„ Remplace le papier

„ Permet une conservation à long terme

„ Incorpore les

métadonnées pour la recherche

„ Conçu pour permettre des migrations simples

„ Défini par un comité ISO

† Les interdits :

„ Pas de chiffrement

„ Pas de multimédia

„ Aucun lien externe

„ Pas de police propriétaire

„ Pas d’éléments dynamiques

‰ ISO PDF/A 19005-1 – publié en octobre 2005

‰ Format basé sur la version PDF 1.4

‰ Définit ce qui est autorisé, interdit et obligatoire

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 50

Archivage des courriers

50

Paramétrage d’un archivage

automatique

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 52

Acrobat 8 au travail

52

Le résultat de l’archivage

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 54

Bilan Acrobat 8

† Atouts

„ Permet la gestion électronique des messages archivés

„ Garantit l’intégrité du contenu du message

† Axes de progrès

„ Ne transforme pas les pièces jointes

„ Perd l’en-tête complet du message

54

Questions

Pause

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 56

2 ^ème partie

Les solutions étudiées

Approche fonctionnelle

Approche fonctionnelle Les offres et contenus

0.7

Outil d’archivage : « STS.net »

Anita FRIEH / Xavier DUTHOIT

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 58

Présentation générale

† STS.net : logiciel d'archivage électronique sécurisé édité par STS Group

„ http://www.group-sts.com

† Module indépendant du système de messagerie

† Archivage en 4 phases : versement,

traitement, conservation, communication

† Logiciel principalement revendu par des

intégrateurs et des hébergeurs chargés de

l’installation

Versement des emails

L’utilisateur transfère les messages à archiver vers une ou plusieurs adresses STS dédiées

Internet

Utilisateur Outlook, Lotus, …

emails

Boîte aux Lettres STS

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 60

Versement des emails

† STS

„ Convertit éventuellement les pièces jointes au format souhaité

„ Importe, indexe et intègre les courriers envoyés au format PDF et les pièces jointes au format désiré

„ Maintien du lien entre le message et les pièces jointes (possibilité d’encapsulation)

† Tiers de Confiance

„ Horodatage et signature électronique

„ Traçabilité (enveloppe électronique Keyvelop)

Scellement du versement

Contrôle d’intégrité

emails

Stockage sécurisé (avec réplication éventuelle) Tiers de confiance

Horodatage et signature

Traitement des emails

† Indexation manuelle assistée ou

automatique en fonction des règles

d'archivage prédéfinies (ex. : intégration de bases de données existantes)

† Plan de classement à récupérer dans le SAE global ou à déterminer avec le client

† Récupération des métadonnées pour créer

les index

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 62

Consultation des emails

† Consultation des documents via le visualisateur sécurisé STS.view

† Sécurité des accès paramétrable ; différents systèmes sont possibles

„ Système de sécurité biométrique d’entreprise

„ Identificateur / mot de passe (annuaire LDAP d’entreprise)

„ No Identificateur d’entreprise

Utilisateur

Consultation STS. View

Sécurité d’accès Stockage sécurisé (avec réplication éventuelle) Internet

Consultation : recherches

† En fonction des profils

„ Par dossiers ou par documents

„ Sur les métadonnées ou sur les critères d’indexation

„ Possibilité de recherche « plein texte »

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 64

Formats d’affichage des consultations

1. Grille

Formats d’affichage des consultations

2. Tableau avec des vignettes

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 66

Formats d’affichage des consultations

3. Arborescence

Conservation et stockage

† Conservation des données dans un coffre-fort électronique

† Réplication sur demande

† Stockage sur différents supports en fonction de la durée de conservation (multi magasins)

† Migration des données fixée par contrat (contrôles fréquents)

† Réversibilité garantie au format natif

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 68

STS.net : schéma de fonctionnement

Administration du système

† Gestion des droits d’accès et des profils

† Gestion du plan de classement, de la typologie documentaire et de la durée de conservation

† Traçabilité et statistiques intégrées

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 70

† Atouts

„ Système transparent et simple d'utilisation

„ Contrôle de l'intégrité de la chaîne archivistique

„ Contrôle des supports

„ Mise à jour du logiciel et veille technologique sur l'évolution des supports

† Axes de progrès

„ Le stockage est physiquement délégué

„ Pas de sécurisation du transfert des emails lors de l’envoi du courrier électronique vers le serveur STS

„ Les paramétrages indispensables doivent être pris en charge soit directement par le client soit par des

intégrateurs ou par des hébergeurs

Analyse critique

Approche fonctionnelle Les offres et contenus

0.8

Outil d’archivage de documents

« Safebox »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 72

Objectifs de Safebox

† Fournir un coffre-fort personnel pour

l’archivage de tous types de documents électroniques

† Assurer la sécurité du coffre

† Partager le coffre-fort dans un groupe d’utilisateurs

† Faciliter l’utilisation en proposant un

service ne nécessitant aucune installation

par l’entreprise (navigateur Internet)

Présentation générale de Safebox

† Progiciel de la société OutSafe

„ http://www.outsafe.fr

† Service de plate-forme sécurisée de coffres-forts électroniques

„ Pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs

† Archivage en deux temps

1. Dans un espace tampon de Safebox 2. Dans un coffre-fort de CDC Arkhineo

† Gestion de dossiers dans un même coffre

„ Regroupement de fichiers de même type

„ Téléchargement possible d’un fichier déposé

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 74

Safebox : schéma de fonctionnement

Internet

Stockage Tampon

Serveur OutSafe

Archivage Sécurisé

CDC Arkhineo

https

Utilisateur

Internet

Utilisation de Safebox

Actions Administrateur

Utilisateur propriétaire

d’un coffre

Visiteur autorisé Création d'un coffre pour un utilisateur X

Paramétrage des coffres X

Autoriser l'accès à un coffre X X

Spécification de la fréquence d'archivage X

Consultation des traces d'utilisation des coffres X X

Stockage d'un fichier en vue de son archivage X

Consultation d'un fichier du coffre X X

Téléchargement d'un fichier soit depuis la zone

tampon, soit depuis le coffre d'Arkhineo X X

Changement de la structure initiale du coffre X

Suppression d'un fichier du coffre X

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 76

Affichage du contenu d’un coffre

Stockage et Recherche de fichiers

† Stockage ou archivage d’un fichier

„ Saisie de mots clés dans le champ nom

„ Notification du propriétaire du coffre

† Recherche d’un fichier

„ Spécification d’un ou plusieurs mots clés

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 78

SafeBox et les Courriels

† Il n’y a pas aujourd’hui de fonction d’archivage automatique

„ Mais cela peut être développé, par exemple en

réacheminant dans une boîte aux lettres spécifique les messages que l’on désire archiver

† Solution dans l’état actuel du produit

„ Exporter le message sous forme de fichier .eml

„ Archiver le fichier obtenu par le logiciel SafeBox

La messagerie électronique et Safebox

Client de Messagerie

BAL

Internet Internet

Client de Messagerie Émetteur BAL

Destinataire Serveur de

Messagerie Navigateur

Internet

Internet Safebox

Coffre CDC Arkhineo Exportation

Fichiers .eml

Serveur de Messagerie

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 80

Sécurité de SafeBox

† Authentification des utilisateurs

„ Soit nom d’utilisateur / mot de passe

„ Soit certificat de clé publique

† Confidentialité et intégrité des messages

„ Protection lors du transfert du PC de l’utilisateur à la plate-forme de stockage : Utilisation du protocole HTTPS

„ Sinon, le message doit être chiffré et signé préalablement au stockage

† Non contestation – Preuve

„ Ce point n’est pas géré par SafeBox

„ Le fichier à archiver doit avoir été préalablement

signé

Synthèse critique

† Atouts

„ Uniquement disponible sous forme de service

„ Simplicité de la solution (un navigateur suffit)

„ Haut niveau de sécurité du coffre-fort d’Arkhinéo

† Axes de progrès

„ Besoin d’un plan de classement pour retrouver les fichiers

„ Fiabilité de la plate-forme tampon de stockage ?

„ Ergonomie peu attrayante

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 82

Approche fonctionnelle Les offres et contenus

0.9

Outil d’archivage et d’échange à valeur probante : « Keyvelop »

Gérard RIBIÈRE

Objectifs de Keyvelop

† Permettre l’échange de courriels ou de documents électroniques :

„ Identifiés

„ Conservés de façon intègre

„ Tracés

„ Horodatés

† Être indépendant de tout type de messagerie

„ Pas de problème d’interopérabilité

† Fournir un service tiers certificateur

† Deux configurations :

1. Navigateur seul, sous forme de « Web Mail »

2. Logiciel « client lourd » sur poste de travail

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 84

Présentation générale de Keyvelop

† Progiciel de la société Keyvelop SAS

„ Filiale du groupe STS

„ http://www.keyvelop.com

† Service comprenant

„ Un serveur Internet d’échange

„ Un serveur d’archivage (STS ou Tiers archiveur)

† Échange d’enveloppes contenant

„ Fichiers à transmettre

„ Signature et Dates

„ Destinataires et Refus ou Accords

Keyvelop : Configuration No 1

† Configuration testée par l’atelier PACEL

† Utilisation uniquement d’un navigateur Internet

„ Protocole d’échange sécurisé HTTPS

„ Authentification par Identificateur / Mot de passe ou certificat client

† Le serveur Keyvelop se comporte comme un serveur de messagerie propriétaire

„ Service de « Web Mail »

„ Boîtes aux lettres sur le serveur

„ Préparation des messages avec pièces attachées sur le

poste de travail

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 86

Keyvelop : Configuration No 1

Internet

Destinataire Navigateur seul Émetteur

Navigateur seul

Internet

Système d’archivage

Serveur Keyvelop 3. Archivage de

l’enveloppe du message

Internet 2. Envoi du

message

4. Notification destinataire 6. Chargement

du message 1. Authenti-

fication

5. Authenti- fication

Synthèse critique configuration No 1

† Atouts

„ Uniquement disponible sous forme de service

„ Simplicité de la solution (un navigateur suffit)

„ Haut niveau de sécurité du coffre-fort

„ Échange à valeur probante

† Axes de progrès

„ Utilisation de deux messageries :

† Le « Web Mail » de Keyvelop

† La messagerie habituelle des utilisateurs (Outlook, Notes, autre)

† Lourdeur du processus

„ Volume important à archiver

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 88

Keyvelop : Configuration No 2

† Configuration NON testée par l’atelier PACEL

† Utilisation d’un logiciel sur le poste de travail

„ Pour préparer l’enveloppe du message échangé et calculer son empreinte

„ Installation :

† Soit programme à installer

† Soit Applet chargée automatiquement par un navigateur

† Le serveur Keyvelop sert à :

„ Conserver uniquement l’ «empreinte» du message

„ Fournir la preuve de l’échange et de son contenu

Keyvelop : Configuration No 2 (1/2)

Client de Messagerie

BAL

Internet Serveur de

Messagerie

Outlook, Domino,…

Internet

Internet

Système d’archivage 3. Envoi

d’empreinte

Serveur

Keyvelop 3. Archivage des empreintes 4. Envoi

Enveloppe

1. Authentification

2. Construction Enveloppe - Message

- Pièces attachées - Destinataires - Calcul d’empreinte

Destinataire

Logiciel Keyvelop

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 90

Keyvelop : Configuration No 2 (2/2)

Internet

Client de Messagerie

BAL

Destinataire

Internet

Système d’archivage Serveur de

Messagerie

Outlook, Domino,…

Serveur

Keyvelop 8. Consultation des

empreintes Internet

5. Réception Enveloppe

6. Authentification 7. Calcul empreinte 9. Ouverture enveloppe 8. Vérification

Empreinte

Émetteur

Logiciel Keyvelop

Synthèse critique configuration No 2

† Atouts

„ Uniquement disponible sous forme de service

„ Utilisation de l’outil de messagerie courant

„ Haut niveau de sécurité du coffre-fort

„ Échange à valeur probante

„ Faible volume à archiver

† Axes de progrès

„ Pas d’archivage du contenu du message

† A la charge de l’émetteur et/ou du destinataire

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 92

Sécurité de Keyvelop

† Authentification des utilisateurs

„ Soit nom d’utilisateur / mot de passe

„ Soit certificat à clé publique

† Confidentialité et intégrité des messages

„ Protection lors du transfert du PC de l’utilisateur à la plate-forme de stockage : Utilisation du protocole HTTPS

„ Intégrité offerte par le système d’archivage

† Non contestation – Preuve

„ Courriel archivé, signé et horodaté

Approche fonctionnelle : Les offres et contenu

10

Outil d’archivage de courriers électroniques :

« IBM DB2 CommonStore »

Gérard RIBIÈRE

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 94

Quelques outils d’archivage automatique des courriels

† Cryoserver

„ http://www.forensics.com

„ Tout type de serveur de messagerie

† MailWatcher

„ http://www.mailwatcher.net

„ IBM Lotus Domino

† IBM DB2 CommonStore

„ http://www.ibm.com

„ IBM Lotus Domino et Microsoft Exchange Server

† GFI MailArchiver

„ http://www.gfsfrance.com

„ Microsoft Exchange Server

† Open MailArchive

„ http://opensources.octant-fr.com

„ Tout type de serveur de messagerie

Objectifs de DB2 CommonStore

† Fournir un système d’archivage

automatique du courrier électronique

† Être intégré aux serveurs de messagerie les plus courants

„ Microsoft Exchange Server

„ IBM Lotus Domino

† Faciliter la recherche de courriers archivés

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 96

Présentation générale de DB2 CommonStore

† Progiciel de la société IBM

„ http://www.ibm.com

„ http://www.redbooks.ibm.com/abstracts/sg246795.ht ml?Open

† Progiciels à installer en fonction du serveur de messagerie

„ IBM DB2 CommonStore for Exchange Server

„ IBM DB2 CommonStore for Lotus Domino

„ Fonctions d’extraction, de restauration et de recherche

† Fonction d’archivage

„ DB2 Content Manager

„ Tivoli Storage Manager

Principes de DB2 CommonStore

† Solution NON testée par l’atelier PACEL

† Archivage automatique de courriers en fonction de politiques (globales ou par Boîte aux lettres)

„ Ancienneté du courrier

„ Taille de la boîte aux lettres

„ Suppression après une durée de conservation à définir

„ Classification automatique (Service, De: ,À: , Objet: )

„ Mode d’archivage à définir

† Un seul fichier

† Plusieurs fichiers

† Seules les pièces attachées

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 98

La messagerie électronique et CommonStore

Client de Messagerie

BAL

MS-Outlook Lotus Notes

Internet

Client de Messagerie

BAL Émission

Réception Recherche de messages

Destinataire Serveur de

Messagerie Lotus Domino MS-Exchange

Archives

Serveur de Messagerie

DB2 CommonStore

DB2

Content Manager Extraction

Restitution Messages

Navigateur

Recherche de courrier : DB2 CommonStore

† Utilisation d’un

navigateur Internet

„ Soit visualisation immédiate du message

„ Soit restauration dans le serveur de messagerie

† Clés de recherche

„ Date

„ Créateur

„ Destinataires

„ Objet

„ Corps du message

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 100

Synthèse critique DB2 CommonStore

† Atouts

„ Adaptation aux serveurs de messagerie courants

„ Utilisable pour de grandes entreprises

„ Automatisation du processus d’archivage ->Pas d’archivage manuel

† Axes de progrès

„ Pas de valeur probante (doit être fait individuellement

par signature et horodatage)

GMF Gaëlle GISSOT

11

L’expérience pratique

Voir présentation par fichier séparé, pour respecter la charte

graphique de l’entreprise

15 janvier 2008 Groupe de travail : Archivage du

Courrier Électronique 102

Tableau de synthèse

12

Comparaison synoptique des outils expérimentés

Jean-François DAVID

Critères examinés

† Réponses aux exigences techniques

„ Intégrité

„ Conservation

„ Maîtrise des accès

„ Identité de l’auteur

† Critères fonctionnels

„ Faire avec le client ou bien le client doit faire ailleurs

„ La fin de contrat ou la permanence

„ Les cœurs de cible

„ Coûts

† Directs

† Indirects

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 104

Critères techniques par outil : ADOBE 8

Définition Remarques Appréciation de 1 à 4

Intégrité

Preuve de ce que l’objet présenté aujourd’hui est bien celui présenté hier Valeur probante de la conservation

Question du format 1

Conservation / Pérennité

Aptitude du système à lire dans le temps le document intègre

Conservation sur le poste et les

sauvegardes de l'utilisateur

3

Maîtrise des accès

Étendue de l'Accès

technique à la consultation

Image du document

Accès immédiat pour l'utilisateur

1

Les métadonnées 1

Contenu informationnel du document 1

Identité

Identité de la personne dont il émane 1

Traçabilité

Aptitude à retrouver l'historique de : - la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction

- l'utilisation (consultation, lecture)

- la circulation (localisations successives) du document

Incertitude : l'historique des consultations successives

2

Critères techniques par outil : KEYVELOP

KEYVELOP Définition Remarques Appréciation colorée

de 1 à 4 Criteres

Intégrité Preuve de ce que l’objet présenté aujourd’hui est bien celui présenté hier Valeur probante de la conservation

question du format 1

Conservation / Pérennité

Aptitude du système à lire dans le temps le document intègre

Conservation sur le poste et les

sauvegardes de l'utilisateur

1

- Image du document

Accès immédiat pour l'utilisateur

1

- les métadonnées 1

- contenu informationnel du document 1

Identité Identité de la personne dont il émane 1

Traçabilité aptitude à retrouver l'hsitorique de:

- la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction

- l'utilisation (consultation, lecture)

- la circulation (localisations successives) du document

Incertitude : l'historique des consultations successives

1 Maitrise des

accès Etendue de l'Accès

technique à la consultation

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 106

Critères techniques par outil : STS

Définition Remarques Appréciation

de 1 à 4 Intégrité

Preuve de ce que l’objet présenté

aujourd’hui est bien celui présenté hier Valeur probante de la conservation

Question du format ¹

Conservation / Pérennité

Aptitude du système à lire dans le temps le document intègre

1

Maîtrise des accès Étendue de

l'Accès technique à la consultation

Image du document

1

Les métadonnées ¹

Contenu informationnel du document Importe les courriers en PDF mais peut restituer au format natif

2

Identité

Identité de la personne dont il émane ¹

Traçabilité

Aptitude à retrouver l'historique de:

- la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction

- l'utilisation (consultation, lecture) - la circulation (localisations

successives) du document

1

Critères techniques par outil : SAFE BOX

Définition des critères Remarques Appréciation de 1 à 4 Intégrité

Preuve de ce que l’objet présenté

aujourd’hui est bien celui présenté hier

Valeur probante de la conservation

Archivage en 2 temps Utilisation du protocole HTTPS ou chiffrement et signature avant stockage

1

Conservation / Pérennité

Aptitude du système à lire dans le temps le document intègre

Fiabilité de la plate forme de stockage ?

2

Maîtrise des accès Étendue de

l'Accès technique à la consultation

Image du document ¹

Métadonnées Par consultation du document ¹

Contenu informationnel du document

1

Identité

Identité de la personne dont il émane

nom d'utilisateur / mot de passe

ou certificat clé publique

1

Traçabilité

Aptitude à retrouver l'hsitorique de:

- la création - dans le système ad hoc -, modification, destruction - l'utilisation (consultation, lecture) - la circulation (localisations

successives) du document

Consultation de la trace des actions effectuées sur son coffre

1

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 108

Vision synoptique : Facilité d’usage

Critères Facilité d'usage - ("user friendly")

Ergonomie et convivialité

Possibilité de paramétrage capacité de personnalisation ADOBE 8 Simple d'utilisation Paramétrage de la fréquence, archivage automatique

KEYVELOP IMATERIALIS

En évolution non essayé En évolution non essayé

SAFEBOX OutSafe

Besoin d'un plan de classement

Ergonomie peu attrayante

Pas d'archivage automatique,

Mais possibilité d'archivage par le logiciel SAFEBOX

STS.net (édité par STS group)

Simple d'utilisation Module d'archivage adaptable à la messagerie, paramétrages et personnalisation (plan de classement, indexation, durée de conservation) par des professionnels ad hoc

Vision synoptique : Mode de réalisation

Critères Faire avec le client ou le client doit faire ailleurs

La fin de contrat

Logiciel de messagerie de l'entreprise existant ou emploi d'un autre outil de messagerie

Capacité à restituer les données à l'issue du contrat

ADOBE 8 Archivage chez le client Sans objet

KEYVELOP IMATERIALIS

Service ASP. Soit messagerie existante, soit messagerie spécifique

Question de la récupération des enveloppes

SAFEBOX OutSafe Uniquement disponible sous forme de service ASP Réversibilité garantie

STS.net (édité par STS group)

Module d'archivage adaptable à toute messagerie.

Système de capture sur la base du volontariat avec un processus de transfert automatisé

Service ASP

Réversibilité garantie au format natif

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 110

Vision synoptique : coeur de cible et compléments

Critères

Cœur de cible Compléments

Adaptation à la taille d'une organisation <20 entre 20 et 100

et >100

Besoin d'Assistance et support

ADOBE 8 Bien adapté aux petites organisations Vérification de la compatibilité avec les différents programmes installés sur les postes de travail

Keyvelop Imaterialis

Bien adapté aux petites et moyennes organisations

Assistance initiale en fonction des développements demandés

SAFEBOX OutSafe

Large gamme d'entreprises

STS A l'origine éditeur orienté B2B (via des partenaires revendeurs), les prestations sont aussi orientées vers les petits comptes

Pas indispensable (si aucun développement n'est souhaité, ce qui est rare) ; assistance téléphonique garantie (sur le package de base), formation

administrateur 3 jours incluse

Vision synoptique : Coûts et Charges

Critères Coûts directs Coûts indirects

Licences Formation

Support externe

Gestion des Irritants Conduite du changement

Organisation Assistance

externe Support

ADOBE 8 Formation prise en

main pour les utilisateurs Keyvelop

Imaterialis

Hotline STS

SAFEBOX OutSafe

Besoin de formation pour l'appropriation et le plan de

classement

STS Support externe nécessaire pour toute personnalisation

Grands comptes : entre 3 et 5 cents l'objet archivé Petits comptes : entre 25000 et 50000€

Pas proposé par STS mais à voir avec les intégrateurs

Hotline

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 112

En résumé : 3 points forts

† Un marché poussé par les contraintes de volume et de coût de stockage

† Des solutions

„ Paramétrables

„ Externes ou internes (conservation chez soi ou chez un tiers)

„ Pour différentes tailles d’organisations

† Moins de 20 personnes

† De taille moyenne à grande

† Un degré de maturité atteint

„ Face aux exigences des professionnels

„ Face aux besoins induits par la réglementation

„ Des axes de progrès et des développements toujours en

cours

La messagerie électronique

13

Schémas récapitulatif des configurations des

outils d’archivage des courriers électroniques

G. Ribière

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 114

Vue technique de la messagerie électronique

Client de Messagerie

BAL Outlook Notes

Thunderbird

Internet

Client de Messagerie

BAL

Émetteurs

Destinataires Serveur

SMTP

Boîtes Aux Lettres Serveur

SMTP Serveur IMAP

ou POP

Stockage Transfert

SMTP Internet

Serveur HTTP

Navigateur

SMTP

Internet Serveur HTTP

Navigateur Internet

Client de Messagerie

BAL

HTTP HTTP

La messagerie électronique

Client de Messagerie

BAL

Internet

Outlook Notes

Thunderbird

Internet

Client de Messagerie

BAL Émetteur

Destinataire Navigateur

Serveur de messagerie

Exchange Lotus domino

Autres…

Serveur de messagerie

Exchange Lotus domino

Autres…

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 116

La messagerie électronique et Safebox

Client de Messagerie

BAL

Internet

Client de Messagerie Émetteur BAL

Destinataire Serveur de

Messagerie

Internet

Internet Safebox

Coffre CDC Arkhineo

Exportation Fichiers .eml

Serveur de Messagerie

La messagerie électronique et STS

Client de Messagerie

BAL Outlook Notes

Thunderbird

Internet

Émetteur

Serveur de Messagerie

Internet

Archives

Serveur de Messagerie

Serveur STS Client de

Messagerie BAL Renvoi des

Messages À archiver

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 118

Keyvelop : Configuration No 1

Internet

Destinataire Navigateur seul Émetteur

Navigateur seul

Internet

Système d’archivage

Serveur Keyvelop

3. Archivage du message

Internet

2. Envoi du message

4. Notification destinataire 6. Chargement

du message 1. Authenti-

fication

5. Authenti- fication

Keyvelop : Configuration No 2 (1/2)

Client de Messagerie

BAL

Internet Serveur de

Messagerie

Outlook, Domino,…

Internet

Internet

Système d’archivage

3. Envoi d’empreinte

Serveur

Keyvelop 4. Archivage des empreintes 2. Message

Enveloppe

1. Construction Enveloppe

Calcul d’empreinte

Destinataire

Logiciel Keyvelop

15 janvier

2008 Groupe de Travail Archivage du

Courrier Électronique 120

Keyvelop : Configuration No 2 (2/2)

Internet

Client de Messagerie

BAL

Destinataire

Internet

Système d’archivage Serveur de

Messagerie

Outlook, Domino,…

Serveur

Keyvelop 7. Consultation des

empreintes

Internet

5. Message Enveloppe

9. Calcul empreinte Ouverture enveloppe 6. Vérification

Empreinte

Émetteur

Logiciel Keyvelop

La messagerie électronique et CommonStore

Client de Messagerie

BAL

MS-Outlook Lotus Notes

Internet

Client de Messagerie

BAL Émission

Réception Recherche de messages

Destinataire Serveur de

Messagerie Lotus Domino MS-Exchange

Archives

Serveur de Messagerie

DB2 CommonStore

DB2

Content Manager Extraction

Restitution Messages

Navigateur