Attribution de chèques
Attribution de chèques --- 3
→ Préambule --- 3
→ Paramétrage de l’attribution --- 4
→ Exécution de l’attribution--- 7
Sommaire : attribution de chèques
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Attribution chèques
L’outil d’attribution permet d’allouer un article à un ensemble de salariés selon des règles définies par le CE.
Utilisez l’attribution pour l’allocation des bons cadeaux Noël, Chèques vacances, etc.
→ L’outil d’attribution n’est disponible que dans les activités de type Chèques et bons. En revanche, il vous est possible d’attribuer un article créé dans une autre activité
→ Utiliser l’outil d’attribution pour les activités subventionnées à 100% par votre CE (pas de règlement bénéficiaire).
→ L’article qui sera attribué aux Ouvrants-droits et/ou ayant-droits doit être créé avant le paramétrage de l’attribution.
→ Il existe deux types d’attribution :
• Attribution globale : les réservations générées par l’attribution seront au nom du bénéficiaire (OD), même si elles concernent les ayants-droits (enfants / conjoints) rattachés à sa fiche.
• Attribution nominative : les lignes de réservations générées par l’attribution seront au nom des ouvrants-droits et des ayants-droits concernés. La réservation reste, quoi qu’il arrive, au nom du bénéficiaire.
PRÉAMBULE
Attribution chèques : paramétrage—onglet informations
Dans un premier temps, paramétrez votre attribution depuis ACTIVITÉS > Activité : Chèques et bons > Attribution chèques :
→ Cliquez sur « Ajouter »
→ Saisissez un code et un libellé
→ Sélectionnez une enveloppe dans laquelle seront enregistrés les mouvements de subvention.
Si l’enveloppe n’avait pas été paramétrée au préalable, cliquez sur le « + » vert à côté du champ.
→ Choisissez ensuite dans la liste l’article qui sera attribué aux bénéficiaires (OD ou AD)
→ Saisissez ensuite une date de valeur (date de référence si l’attribution s’appuie sur un critère d’ancienneté)
→ Sélectionnez l’année de référence à prendre en compte (ne sera utile que si l’attribution dépend d’un critère social)
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Attribution chèques : paramétrage—onglet « pour qui ? »
Cliquez ensuite sur l’onglet « Pour qui » pour définir les règles d’accessibilité de votre attribution d’articles :
« Qui est concerné par l’attribution ? »
→ Mode guidé : vous permet de paramétrer une règle simple, basée sur l’ancienneté ou une date de pré- sence de vos bénéficiaires. Vous avez également la possibilité d’affiner la règle d’accessibilité selon un critère (contrat de travail, catégorie socio-
professionnelle…)
Dans notre exemple, seuls les bénéficiaires ayant un contrat type Apprentis- sage, CDD, CDI et Stagiaire et ayant 6 mois d’ancienneté à Noël seront con- cernés par l’attribution. Non accessible aux intérimaires.
→ Mode avancé : si votre règle d’attribution nécessite davantage de critères, utilisez le mode avancé pour mettre en place l’accessibilité.
Dans notre exemple, seuls les bénéficiaires ayant un contrat type Apprentissage, CDD, CDI et Stagiaire et ayant 6 mois d’ancienneté à Noël seront concernés par l’attribution. Non accessible aux intérimaires.
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Attribution chèques : paramétrage—onglet « pour qui ? »
Cliquez ensuite sur l’onglet « Combien » pour définir le nombre d’articles à attribuer aux bénéficiaires concernés :
« Combien d’articles à attribuer aux bénéficiaires ? »
→ Mode guidé : vous permet de paramétrer une règle simple d’attribution :
• Mode simplifié : définissez la quantité d’articles à attribuer en fonction de la composition fami- liale.
• Mode avancé : définissez la quantité d’articles à attribuer en fonction de la composition fami- liale et selon un critère sélectionné dans la liste.
→ Mode avancé : si votre règle d’attribution nécessite davantage de critères que ceux proposés dans le mode guidé, utilisez le mode avancé pour définir le nombre d’articles à attribuer.
Une fois les trois onglet renseignés, cliquez sur
« Enregistrer » en bas d’écran. Dans notre exemple, le bénéficiaire se verra attribuer 4 chèques
cadeaux + 1 par enfant de 0 à 16 ans (à la date de valeur du 25/12).
Saisissez ici le nombre d’article à commander et non la valeur des bons cadeaux attribués aux bénéficiaires !
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Attribution chèques : exécution de l’attribution
Une fois votre attribution prête, vous pouvez l’exécuter :
→ Sélectionnez votre attribution
→ Cliquez sur « Exécuter / MAJ »
Pour gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer une attribution, via un clic sur le bouton Il sera ensuite possible de modifier le duplicata de votre attribution afin de l’actualiser .
Tant que votre attribution n’a pas été exécutée, vous pouvez encore la modifier en cliquant sur le crayon jaune.
Attribution chèques : exécution de l’attribution
Après avoir cliqué sur le bouton d’exécution, un pop-up liste les bénéficiaires concernés par votre attribution, avec pour chacun la quantité d’articles à allouer.
Décochez une ligne si vous souhaitez exclure un bénéficiaire de l’attribution. Cliquez sur le crayon jaune si vous souhaitez modifier la quantité d’articles à attribuer à un bénéficiaire.
Le total d’ouvrants-droits concernés par l’attribution ainsi que la quantité totale d’articles alloués s’affichent en bas de la fe- nêtre.
Par défaut, les réservations seront enregistrées à la date des mouvements (qui correspond à la date de valeur paramétrée sur votre attribution). Il est possible de modifier cette date.
Cliquez sur Valider pour confirmer l’attribution et générer les réservations.
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Attribution chèques : exécution de l’attribution
Une fois votre attribution exécutée :
→ La date d’exécution et la date de dernière mise à jour de l’exécution sont affichées sur l’écran
→ Vous avez la possibilité de consulter / exporter la liste des réservations générées depuis l’onglet « Réservations »
La mise à jour de l’exécution permet d’ajouter des bénéficiaires (ouvrants-droits et ayants-droits) « oubliés » lors de l’attribution, après une mise à jour de votre listing bénéficiaires, par exemple.
Pour les attributions type « Global », seuls les bénéficiaires non concernés par les précédentes exécutions sont proposés lors de la MAJ. Exemple : si un enfant est ajouté sur la fiche d’un bénéficiaire ayant bénéficié de l’attribution, la quantité d’articles attribués ne sera pas mise à jour.
Les réservations ont été générées. Vous les retrouverez également depuis ACTIVITÉS > Activité : Chèques et bons >
Ventes > Historique ventes. Il ne vous restera plus qu’à passer commande auprès de votre fournisseur !
