Calculer le montant de la remise mensuelle quand le mois de la remise N’est PAS encore fermé dans Churchpal?
EXPLICATIONS
Quand le mois de la remise N’est PAS fermé, Churchpal NE fait PAS les 2 choses suivantes :
1) Churchpal NE vérifie PAS si tous les dépôts entrés (si toutes les
« batchs » d’enveloppes) ont été finalisés (i.e. si l’étape 3 de 3 de l’entrée des enveloppes a bien été faite pour chaque dépôt).
CONSÉQUENCE : Le montant de la remise risque d’être faussé puisqu’un dépôt entré pourrait ne pas être enregistré aux livres.
2) Churchpal NE transfère PAS dans le mois suivant les allocations du mois fermé précédent.
CONSÉQUENCE : Le montant de la remise risque d’être faussé puisque l’allocation automatique 75-15-10% de l’Offrande d’Amour (Budget Combiné) pourrait ne pas être en place.
1) Vérifier s’il y a des dépôts non finalisés : il faut que tous les dépôts entrés dans le mois soient enregistrés à la banque dans Churchpal (étape 3 de 3 de l’entrée des enveloppes).
EXPLICATIONS
Pour ces dépôts (non encore déposés dans Churchpal), le lien « Make Deposit » apparaît tout à gauche de la fenêtre.
À l’inverse, les dépôts finalisés dans Churchpal affiche le lien « Undo Deposit » tout à gauche de la fenêtre.
PROCÉDURE pour identifier les dépôts en suspens.
Cliquez sur le module « Offerings ».
Choisissez l’option « Month » tout en haut à gauche, au-dessus du calendrier.
Dans le menu déroulant, on voit Day, Month, Year et All : choisir Month.
Cliquer dans le calendrier une date quelconque dans le mois de la remise à calculer.
Cliquez sur le bouton radio « Summary » dans la section View sous le calendrier : toute la fenêtre change.
Les dépôts du mois apparaît dans la partie gauche de la fenêtre.
REMARQUE : Les informations dans les colonnes « Bank Deposited » et “Deposit Date” (entrées lors de l’entrée des enveloppes par les trésoriers) n’ont AUCUNE INFLUENCE SUR LA COMPTABILITÉ !
Le montant du dépôt et de ses détails Cash/Cheques (l’étape 1 de 3 de l’entrée des enveloppes) apparaît dans la portion droite de l’écran.
Sélectionner UN PAR UN les dépôts, et rechercher l’un des 2 indices suivants confirmant que le dépôt est en suspens.
1) Voyez-vous sur la droite, au bas, dans la section « Churchpal
On veut que tous les dépôts entrés dans Churchpal soient bien enregistrés dans les livres de Churchpal (même s’ils n’ont pas encore été déposés à la banque).
COMMENT CORRIGER CES DÉPÔTS EN SUSPENS? En les finalisant avec le lien « Make Deposit ».
Cliquez sur le lien « Make Deposit » tout à la gauche de la fenêtre.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose un compte de banque dans la section du bas, avec le montant total du dépôt.
Modifier s’il y a lieu le compte de banque
REMARQUE : Les informations dans les colonnes « Bank Deposited » et “Deposit Date” (entrées lors de l’entrée des enveloppes par les trésoriers) n’ont AUCUNE INFLUENCE SUR LA COMPTABILITÉ !
CONCLUSION
AUCUN DÉPÔT NE DOIT ÊTRE EN SUSPENS : tous les dépôts sont inscrits à la banque dans nos livres, et le calcul de la remise mensuelle est donc exact.
2) Vérifier que l’allocation de l’Offrande d’Amour (Budget Combiné) est bien en place dans le mois de la remise.
EXPLICATION
On peut constater d’au moins deux (2) façons que l’allocation de l’Offrande d’Amour (Budget Combiné) est bien en place dans le mois de la remise :
Sur le rapport de remise (Remittance Report), aucun montant n’est alloué aux comptes 441 (QC Portion) et 442 (MONDIAL Portion) qui relèvent de la Fédération.
Dans le module « Accounts », bouton « Allocations » de la section
« View » sur la gauche, DANS LE MOIS DE LA REMISE, le compte 1000 Off. d’Amour (Budget Combiné) NE présente PAS d’allocation vers les comptes 442, 441 et 1011.
PROCÉDURE pour savoir si l’allocation de l’Offrande d’Amour est bien en place.
Cliquez sur le module « Accounts ».
Cliquez sur le bouton radio « Allocations » dans la section View sous le calendrier.
La fenêtre change légèrement : les comptes qui relèvent de la Fédération de « Type : Conference » ne sont plus disponible, et une fenêtre tout à droite (grisée s’il n’y a pas d’allocation en place pour le compte présentement sélectionné) présente les diverses possibilités d’allocation (From : de tel compte; Into : à tels autres comptes).
Cliquer une date quelconque dans le calendrier du mois de la remise à calculer.
REMARQUE : Churchpal permet de créer des allocations différentes pour chaque mois. Il faut donc choisir le mois de la remise à faire.
Notez si le compte 1000 possède une allocation.
Si OUI, on peut cliquer dessus pour voir les détails (points de pourcentage par exemple) dans la fenêtre tout à droite de l’écran.
COMMENT CORRIGER L’ABSENCE D’ALLOCATION? En créant une allocation pour le compte 1000.
Module Accounts / bouton radio Allocations / date dans le mois de la remise Étapes mentionnées précédemment.
Cliquez sur le compte 1000 Off. d’Amour (Budget Combiné).
Cliquez sur le gros bouton « New » tout en haut à gauche.
La fenêtre tout à droite n’est plus grisée : on peut désormais créer une allocation.
Cochez la case « Offerings »
Toutes les offrandes du mois seront donc allouées (allocated).
Si vous voulez aussi allouer tout le solde en début de mois (s’il y en a un), cochez la case « Current Balance ».
Cliquez dans le champ « Account » pour choisir un compte, et indiquez le pourcentage désiré d’allocation.
Compte 1011 – 75% (Off. d’Amour LOCAL Portion) Compte 441 – 15% (QC Off. d’Amour QC Portion)
Compte 442 – 10% (QC Off. d’Amour MONDIAL Portion) Cliquez sur le gros bouton « Save » tout en haut à gauche lorsque terminé.
CONCLUSION
UNE ALLOCATION EST CRÉÉE POUR LE COMPTE 1000 Off. d’Amour (Budget Combiné) dans le mois de la remise à faire : le rapport de la remise (Remittance Report) affiche les portions 15% et 10% de l’Offrande d’Amour gérées par la Fédération.
3) Imprimer le Remittance Report
PROCÉDURE
Cliquez sur le module « Reports »
Cliquez sur le rapport « Remittance Report » Choisissez la bonne étendue de date :
From: début du mois de la remise;
To: fin du mois de la remise.
Cochez la case « Show Deposits » si vous voulez afficher aussi une liste de vos dépôts.
Cliquez sur le bouton « Run ».
Le montant de votre remise correspond au montant de la ligne « Total ».
NE PAS CONFONDRE avec la ligne « Church Total ».
REMARQUE :
NE VOUS INQUIÉTEZ PAS si vous constatez sur le rapport « Remittance Report » que le total des dépôts NE correspond PAS à la somme de la remise mensuelle à la Fédération + les fonds qui demeurent dans l’église locale (Church Total).
Le rapport de remise NE TIENT PAS COMPTE DE L’ALLOCATION 75-15-10% de l’Offrande d’Amour – Budget Combiné qui retire des fonds DE l’église locale pour les envoyer VERS la Fédération. Ce faisant, les fonds de l’église locale (Church Total) présente un montant plus élevé que la réalité.
Le rapport Financial Summary présente l’information exacte qui tient compte de la portion de l’allocation transférée vers la Fédération.
Ce calcul erroné sera corrigé sous peu dans une prochaine version du logiciel Churchpal.
