1 — présentation générale
Le service facturier constitue un centre de traitement et de paiement unique des factures en provenance des fournisseurs. Placé sous l’autorité de l’agent comptable, il reçoit directement les factures et traite les litiges éventuels s’y rapportant. La mise en œuvre d’un service facturier nécessite de disposer d’un progiciel de gestion intégré comprenant les modules
« achats » et « comptabilité ».
Les services gestionnaires ordonnateurs procèdent à l’engagement de la dépense et certifient le service fait dans le logiciel. Cette validation informatique génère automatiquement une écriture en comptabilité et tient lieu d’ordonnancement de la dépense et autorise le paiement par l’agent comptable.
Le service facturier est obligatoirement placé sous l’autorité de l’agent comptable. Le service facturier ne doit pas être vu comme une délégation de tâches de l’ordonnateur vers le comptable. Il s’agit bien d’un service rattaché au comptable et qui doit assurer les différents contrôles du comptable. Il traite et saisit les factures, effectue le rapprochement entre l’engagement juridique, la certification du service fait et la facture puis constitue les dossiers de liquidation. Après avoir exercé ses contrôles de payeur (respect des règles de prescription, validité de la créance) et de caissier (caractère libératoire du règlement, absence d’opposition…), l’agent comptable procède au paiement.
L’organisation en service facturier permet de respecter la séparation entre l’ordonnateur et le comptable : elle préserve le contrôle mutuel entre les services ordonnateurs et l’agent comptable.
Elle maintient les prérogatives des services ordonnateurs qui décident, engagent et donnent l’ordre de payer par la certification du service fait. Une convention partenariale peut être passée entre l’ordonnateur et le comptable pour fixer les rôles de chacun notamment en matière de contrôle interne comptable.
La mise en œuvre du décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la Gestion Budgétaire et Comptable Publique (GBCP) a pour ambition de rénover la fonction financière au sein des administrations et établissements publiques. La réforme GBCP porte un modèle de gestion fondé sur une logique de mutualisation de compétences (centre de services partagés par ex.), et sur une professionnalisation de la fonction financière. Le comptable est devenu le pilote des CP. Sur ce point, le service facturier permet un meilleur pilotage des CP et un suivi de trésorerie optimum. La mise en place de service facturier s’inscrit pleinement dans cette démarche.
2 — la mise en œuvre du sfact
dans les établissements universitaires
Il existe des préalables à la mise en place d’un SFACT.
Tout d’abord sur le plan de la communication, il faut envoyer un courrier à l’ensemble des fournisseurs stipulant que l’ensemble des factures adressées à l’université devront être envoyées à l’adresse du service facturier et comporter un numéro de bon de commande. En cas de difficulté, une rencontre avec certains grands comptes peut être envisagée. Le prévoir dans les marchés (avenants ou nouveaux marchés). En parallèle, il faut sensibiliser les gestionnaires ordonnateurs sur cette problématique d’adressage des factures et de la mention des numéros de bons de commande.
L’adresse de facturation de tous les centres financiers dans le SI doit être modifiée pour que les bons de commande soient édités avec une adresse de facturation correspondant au service facturier.
Les habilitations du SI doivent également être revues à cette occasion pour contrôler leur adéquation avec les tâches métier qui seront réellement exercées.
VERSION EN VIGUEUR LE 20 AVRIL 2015
La mise en place des services facturiers constitue un enjeu majeur de la GBCP.
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fiche zoom
LE SERVICE
FACTURIER (SFACT)
Ensuite, il est nécessaire d’engager une réflexion sur la dématérialisation. L’information partagée entre l’ordonnateur et le comptable doit être fluide par le biais de workflows automatiques. Les solutions de dématérialisation permettent aussi d’embarquer des indicateurs et du reporting utiles pour la politique achat, le contrôle interne (suivi des anomalies sur la chaîne). A terme, les titulaires et sous-traitants des contrats conclus avec l’Etat, les collectivités et les établissements publics, auront pour obligation de transmettre leurs factures au format électronique. Cette transmission se fera par le biais d’un portail unique développé par l’AIFE.
Pour préparer la mise en place du service facturier, il faut également définir une organisation cible.
C’est-à-dire, définir le périmètre, les missions, le dimensionnement et l’organisation interne du service facturier. Il faudra ensuite définir l’organigramme du service, rédiger des fiches de poste type puis effectuer les appels à candidature. Un plan de communication interne et un plan de formation seront réalisés. Il est indispensable d’effectuer un accompagnement sur les parties métiers et réglementaires pour bien identifier les missions d’un service facturier et son positionnement dans l’établissement. Enfin, il faut identifier les grands enjeux pour l’organisation et l’évolution des rôles de l’ordonnateur et du comptable sur le processus dépenses.
Ces différents points vont être les points d’appui d’une démarche projet à la mise en place du service facturier. Le projet de service facturier doit avoir, comme tout projet, un objet bien identifié, une date de début et une date de fin avec des jalons intermédiaires. Une équipe projet devra être constituée.
Elle devra représenter tous les acteurs concernés par le projet, c’est-à-dire les services financiers, l’agence comptable, les composantes et unités gestionnaire. Les acteurs du projet doivent être bien identifiés, le porteur politique, le chef de projet et les responsables de chantier. Il faudra prévoir la mise en place des instances du projet, le comité de pilotage et le comité projet.
3 — le fonctionnement du sfact
La gestion de l’arrivée des factures dans un service facturier nécessite plusieurs étapes de travail.
Tout d’abord, il faut séparer les factures des autres documents (relances, communications diverses des fournisseurs, autres documents adressés au service facturier…). Ensuite, il faut apposer un cachet d’arrivée à la date du jour, c’est par défaut à partir de cette date que le délai global de paiement démarre. Il faut vérifier que le document adressé par le fournisseur comporte bien les mentions obligatoires d’une facture et que le bon de commande soit bien présent sur la facture.
Enfin, il faut répartir les factures au sein du service selon l’organisation interne retenue.
Pour distinguer les factures des autres documents et vérifier que les factures comportent bien les mentions obligatoires, un ensemble de points de contrôles sont à prévoir. Il peut notamment s’agir du nom et de l’adresse du fournisseur et du client, du n° de RCS ou de SIRET, du n° de la facture suivant une suite chronologique et continue. La description détaillée des marchandises ou de la prestation (nature, quantité, prix unitaire, volume). La référence à un numéro de bon de commande ne fait pas partie réglementairement des mentions obligatoires de la facture, néanmoins, cette mention est essentielle pour un fonctionnement efficace en service facturier. Le taux de TVA applicable et calcul des montants HT, TVA et TTC ou le cas échéant, exonération ou auto liquidation de la TVA.
Dès que les factures sont réparties entre les gestionnaires du service facturier, ceux-ci font un premier contrôle sur le caractère réglementaire de la dépense et la présence des pièces justificatives. Si la facture est en rapport avec un marché, un bail, une convention : le service facturier doit avoir l’ensemble des pièces justificatives à sa disposition. De la même façon, les dépenses de type bourses, aides sociales, versement de subventions à des associations doivent pouvoir être justifiées par les pièces justificatives adéquates et signées par une personne habilitée : décisions d’attribution, délibérations du CA, etc… Si le gestionnaire du service facturier a un doute sur le caractère réglementaire d’une dépense, il doit demander les justificatifs correspondants à l’ordonnateur (ex : frais de traiteur, factures de restaurant…).
Une fois ces contrôles réglementaires effectués, le gestionnaire vérifie la correcte saisie du bon de commande. Le contrôle de la qualité de la commande d’achat doit s’effectuer à l’appui de la facture.
Il porte notamment sur le fournisseur choisi dans la commande par rapport à la facture, le compte général dérivé : fonctionnement/investissement et l’imputation comptable par rapport aux biens facturés. Il porte également sur le code TVA sélectionné : taux choisi (20%, 10%...), type de TVA : sur immobilisations, biens et services, respect des règles de déduction de la TVA (secteurs taxé, exonéré, mixte).
Il est important de noter également le ou les lignes de postes se rapportant à la facture à traiter.
Pour certaines dépenses, l’ordonnateur peut être amené à créer une commande d’achat annuelle.
La difficulté pour le comptable du service facturier est alors de distinguer dans l’ensemble des saisies de service fait, celui correspondant à la facture à traiter : une étroite collaboration avec le gestionnaire ordonnateur est alors essentielle.
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Le contrôle du service fait porte sur la bonne adéquation entre le montant et la quantité certifiés par l’ordonnateur et la facture. Il correspond donc au contrôle réglementaire du comptable sur la justification du service fait et l’exactitude de la liquidation. Aucune facture ne pourra être enregistrée dans le SI sans la présence d’un service fait adéquat sur la commande, c’est la règle du paiement après service fait. Certaines exceptions existent à cette règle :
+ avances sur marchés selon le code des marchés publics
+ paiement à terme à échoir de loyers, de redevances informatiques, primes d’assurance, etc.
fondé sur les usages du droit civil ou commercial + versement d’arrhes pour une réservation de salles
+ souscription de cartes d’abonnement au profit d’agents astreints à de fréquents déplacements + abonnements et consommations de fluides, téléphone
+ paiement dès la souscription de l’abonnement à des revues et journaux, paiement à la commande d’ouvrages
+ paiement à la commande de prestations de voyage sur le fondement d’une convention Le suivi du compte 408 (factures non parvenues) :
+ Analyser les services faits non facturés, notamment d’une certaine antériorité (ex : 2 mois).
+ Contacter le gestionnaire ordonnateur pour s’assurer du bien-fondé du service fait.
+ Contacter le fournisseur pour savoir les causes de non facturation.
+ En période de fin d’exercice : justifier les principaux postes du compte 408 : demander des bons de livraison ou des PV de réception.
+ Le cas échéant demander à l’ordonnateur d’annuler les services faits non justifiés.
Le suivi de l’en-cours fournisseurs :
+ Vérifier le rattachement des avoirs aux factures.
+ Vérifier les raisons de fournisseurs ou factures bloqués au paiement : suivi des litiges.
+ S’assurer que l’ensemble des factures échues sont effectivement payées.
+ Traiter les rejets de paiement (compte 4663)
+ Analyse des avances versées, et s’assurer de leur récupération le moment venu.
+ Analyse des retenues de garantie et s’assurer de leur versement le moment venu.
+ Vérifier que les paiements sont envoyés au bon tiers en cas de cession de créances / affacturage
4 — bilan de la mise en place des sfact
La mise en œuvre d’un service facturier nécessite un important travail de réorganisation de la fonction financière au sein de l’établissement. La montée en charge du SFACT se fait progressivement compte tenu de la surcharge de travail inhérente à la nouveauté (stress lié au changement, nouvelle technicité, perte de repère des fournisseurs, des gestionnaires ordonnateurs comme des agents du bureau facturier, clôture des comptes et bien sûr fusion…).
Au bout de quelques mois les premiers résultats positifs apparaissent. La fluidification de la chaîne de la dépense par l’élimination des tâches redondantes permet d’enregistrer des gains d’efficacité significatifs. Ceci se traduit en générale par l’amélioration du délai global de paiement. Ensuite, l’amélioration de la qualité comptable se traduit notamment par un meilleur recensement des charges à payer, un renforcement du pilotage des crédits, une réduction progressive du taux d’engagements juridiques (EJ) de régularisation, preuve d’un traitement des crédits dans l’outil mieux maîtrisé.
Facteur d’optimisation des dépenses, le SFACT permet de maximiser les effets de la dématérialisation des factures. Un autre avantage du processus est le rattachement de l’ensemble des pièces justificatives aux bons de commandes dans le SI. Celles-ci ainsi que les factures sont désormais accessibles par toute personne disposant des droits dans l’applicatif, et cela à tout moment, y compris pour les années antérieures. Cela engendre un gain de temps appréciable et de la place dans les locaux d’archives pour les services ordonnateurs.
Le SFACT fonctionne efficacement grâce à la professionnalisation des personnels. Cette professionnalisation est atteinte notamment à la suite des actions de formation engagées lors de la mise en œuvre du projet.
La procédure globale doit être sécurisée, ceci nécessite donc de mettre en place un contrôle interne pour fiabiliser les différents maillons de la chaîne qui commencent aux habilitations et accès de l’application, en passant ensuite par la saisie du bon de commande, la réception des biens et services, le contrôle des factures et se terminent par le paiement.
Les effets positifs d’un service facturier dépenses invitent forcément à réfléchir sur la mise en œuvre d’un service facturier recettes avec une organisation qui lui serait propre et un progiciel adapté à ce nouveau processus. De même, le processus de gestion centralisée à trois (agence comptable, direction du budget et des finances, direction de la recherche et de la valorisation) des subventions des financeurs publics permet un suivi financier extrêmement fiable et performant.
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