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REGLEMENT INTERIEUR
Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les principales modalités d’application des mesures découlant des statuts de l'Amicale des Combattants et Anciens des Opérations Extérieures de Nouvelle-Calédonie, qui ont été approuvés en assemblée générale ordinaire (A.G.O) du 03 décembre 2016.
Il sera mis en ligne sur le site Internet de l’amicale et adressé par courrier aux adhérents non détenteurs d’une adresse E-mail.
Le présent règlement est applicable à tous les adhérents y compris à ceux de la « Section Nord ».
Il est susceptible d’être modifié par une relecture annuelle ou à la demande d’un tiers des effectifs du C.A
Dans le développement ci-dessous de ce règlement les termes "amicale" ou "association" seront indifféremment employés, de même que les sigles "A.G.E" pour assemblée générale
extraordinaire, A.G.O pour assemblée générale ordinaire et C.A pour Conseil d’administration.
ARTICLE – 1 – NOM
Le C.A de l’amicale est habilité à choisir un sigle et un logo.
ARTICLE – 2 – OBJET - BUT :
L’Amicale, ne peut avoir d’autres activités que celles déterminées par l’article 2 des statuts, et des directives édictées par le C.A.
ARTICLE – 3 - SIEGE SOCIAL L’adresse postale du siège social est :
Amicale des Combattants et Anciens des Opérations Extérieures de Nouvelle-Calédonie Maison du combattant
52 bis, Avenue du Maréchal Foch BP 3746
98800 Nouméa Nouvelle-Calédonie
Page 2 sur 15 Chaque changement d’adresse postale devra être communiqué au bureau des associations du Haut- commissariat de la République en Nouvelle-Calédonie
ARTICLE – 4 -DUREE
Définie par les statuts
ARTICLE – 5 - COMPOSITION
Définie par les statuts
ARTICLE – 6 -ADMISSION
L'amicale peut à tout moment accueillir de nouveaux membres, ceux-ci devront respecter la procédure d'admission suivante :
- établissement d’une fiche de renseignement - fourniture d’une photo d’identité
- paiement de la cotisation annuelle.
L’amicale accueille les adhérents en tout temps, l’adhésion devient définitive après acceptation par le C.A, qui peut toutefois déléguer au bureau la validation des nouvelles adhésions.
Le C.A a pouvoir de refuser une adhésion, sa décision est sans appel.
ARTICLE – 7 - COTISATION
La cotisation annuelle pour 2017, a été fixée par l’A.G.O à 2.000 francs CFP.
Les membres d'honneur sont exonérés de cotisation, excepté s'ils en décident autrement de leur propre volonté.
ARTICLE – 8 - RADIATIONS
81- Les radiations par démission, décès ou non-paiement répété des cotisations sont entérinées sans vote par le C.A.
Page 3 sur 15 En cas de décès, la qualité de membre s'efface avec la personne.
82 - Radiation par exclusion d’un adhérent
L’adhérent, quel que soit son statut (titulaire, associé ou sympathisant) qui aurait enfreint le règlement intérieur ou qui aurait eu un comportement non conforme à l’action générale de l’association peut être radié pour motif grave.
Dans tous les cas, l'intéressé doit être averti préalablement par lettre recommandée avec accusé de réception ; ce courrier devra obligatoirement :
o Enumérer les motifs retenus susceptibles de conduire à son exclusion, o Préciser la date et l’heure de la réunion du C.A appelé à étudier le dossier,
o Informer l’intéressé, premièrement qu’il est en droit conformément à l’article 8 des statuts, de défendre sa cause soit oralement en se présentant devant le C.A, soit par lettre recommandée ; deuxièmement que la décision du C.A lui sera communiquée par courrier simple ; troisièmement qu’en cas de contestation de la cette décision, il disposera d’un délai de deux mois pour interjeter en appel devant la prochaine A.G.O.
Cet appel devra se faire par courrier recommandé adressé au siège social de l’amicale 82 – Suspension - Radiation par exclusion d’un membre du C.A.
Un membre du C.A peut être suspendu de ses fonctions s’il ne respecte pas ses obligations envers l’amicale (manque d’assiduité aux réunions du C.A, désintérêt pour les problèmes de l’amicale).
L'intéressé doit être entendu sur les raisons de son attitude, si des éléments extérieurs à l’amicale ou toute autre cause l’empêchent de s’investir, il doit être invité à démissionner de ses fonctions.
Si l’intéressé refuse de démissionner, il doit être averti par écrit de sa suspension; ce courrier devra obligatoirement énumérer les motifs retenus susceptibles de conduire à sa suspension et l’informer que le C.A peut demander à l’A.G.O de l’exclure définitivement du CA.
Cette suspension devient définitive si elle est entérinée par l’A.G.O.
Le membre du C.A qui aurait enfreint le règlement intérieur ou qui aurait eu un comportement non conforme l’action générale de l’association, encoure la procédure de radiation-exclusion décrite au paragraphe précédent.
Page 4 sur 15 ARTICLE – 9 - AFFILIATION
Le président est seul habilité à signer une affiliation à une fédération ou une convention avec une association, une collectivité ou un organisme, après approbation de l’A.G.O comme défini par les statuts.
Le membre de l’amicale, adhérent d’une autre association et qui serait radié pour raison disciplinaire de la ladite association devra en informer le C.A.
ARTICLE – 10 - RESSOURCES
Les ressources de l’Amicale sont définies par les statuts.
Les cotisations
Les adhérents, (à l’exception des membres exonérés) sont redevables d’une cotisation annuelle qui doit être versée au trésorier avant le 31 mars de l’année en cours.
Sur propositions du C.A et après approbation de l’A.G.O, la cotisation des membres associés ou sympathisants peut être différente de celle des membres titulaires.
Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise.
Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion ou de décès d'un membre en cours d’année.
Les subventions
Les demandes de subvention sont établies l’année N-1 pour l’année suivante.
Elles doivent correspondre à des projets (création, difficultés éventuelles).
Les dossiers de demande de subvention sont étudiés par le C.A.
Le président est seul habilité à signer les dossiers adressés aux institutions.
Page 5 sur 15 Les dons
L’acceptation d’un don ou d’un legs est soumise à l’approbation du C.A
Les produits divers
Entrent dans cette catégorie de ressource le produit de manifestations spécifiques ou de fêtes.
ARTICLE - 11 - FONCTIONNEMENT – ORGANISATION 111-Organisation Interne.
Les statuts prévoient que l’amicale doit être dirigée par un président et administrée par un Conseil d’administration et un bureau, ils définissent le mode de désignation et les fonctions du président et des membres du C.A.
L’amicale dispose d’une antenne en province nord plus communément appelée « Section Nord ».
112-Le président
Ne peut être présidant qu’un membre actif, ce qui implique qu’il ait effectué une ou plusieurs OPEX.
Le président est un dirigeant de droit mandaté pour agir au nom et pour le compte de l’amicale, il exerce sur celle-ci un contrôle effectif et constant ; ses pouvoirs sont définis de façon précise et spécifique dans les statuts de l'amicale.
Le président est personnellement responsable au plan civil envers l’amicale de l’exécution des missions qui lui sont confiées en vertu des statuts ou de celles qui lui sont déléguées par le C.A ou par l’A.G.O.
La surveillance des missions qu’il délègue comme le fait d’outrepasser ou de sortir des missions qui lui sont confiées engagent sa responsabilité.
Le président est financièrement responsable s’il est établi l’existence de fautes de gestion.
Page 6 sur 15 Lors de la signature d’un contrat ou d’un prêt, le président devra bien faire spécifier qu’il agit dans le cadre de son mandat pour le compte de l’association et non à titre personnel, ce afin d’éviter d’être financièrement responsable des dettes de l’association.
Dans le même esprit, il n’est pas autorisé à se porter personnellement caution dans le cadre d’un contrat ou d’un prêt bancaire au nom de l’amicale.
Le président n’est pas exonéré de ses responsabilités s’il abandonne ses prérogatives à un autre membre du C.A.
La responsabilité pénale du président n’est engagée que si lui-même, en tant que personne physique, a commis une infraction à la loi ou à des règlements.
La fonction de président n’est pas accessible aux personnes condamnées à une interdiction de gérer pour faillite personnelle, ainsi qu’aux parlementaires si l’amicale reçoit des subventions de l'État ou d'une collectivité locale.
Le maire ou les conseillers municipaux de la ville de Nouméa peuvent être président de l’amicale à la condition de ne pas participer au vote des délibérations qui concernent l'amicale.
Un fonctionnaire en activité peut être président de l’amicale à la condition de respecter le principe de neutralité et que le poste qu’il occupe ne lui permette pas d'avoir une influence sur l'activité de l'amicale.
113-Le président d'honneur :
Ce titre honorifique est une reconnaissance des actions accomplies au service de l’amicale.
Le président d’honneur n'a aucun rôle actif et le cumul de ce titre honorifique et d'un titre de membre du C.A n'est pas envisageable.
Toutefois, le président peut lui demander ponctuellement, de bien vouloir assurer des missions de relations publiques.
Il peut être invité à assister à certaines réunions du C.A et donner son avis sur les problèmes abordés, cette avis sera purement consultatif sans droit de vote.
Page 7 sur 15 Hormis les cas évoqués supra, le président d’honneur à la condition qu'il veuille rester adhérent, est un simple membre ; cette distinction ne lui confère aucun pouvoir supplémentaire par rapport aux autres adhérents.
La distinction de président d’honneur se perd sur avis du C.A et après approbation par l’AGO, si l’intéressé outrepasse ses droits ou s’il enfreint le règlement intérieur ou s’il a un comportement non conforme à l’action générale de l’association.
La procédure de radiation-exclusion du paragraphe 82 s’applique alors.
114-Le conseil d’administration :
L’association est administrée par un conseil d’administration présidé par le Président de l’Amicale, Il est composé entre sept (7) et (15) membres dont le Président.
Ces membres sont élus lors d’une assemblée générale.
Le président de la section Nord et le porte-drapeau sont membres de droit dans le conseil d’administration.
115-Le bureau
Les membres du bureau sont élus parmi les membres du C.A ils reçoivent délégation de pouvoir pour assurer le fonctionnement de l’Amicale.
Le bureau est composé de :
o Un président,
o Un premier vice-président (facultatif), o Un deuxième vice-président,(facultatif),
o Un troisième vice-président et responsable de la section Nord, o Un Secrétaire
o Un secrétaire adjoint, o Un trésorièr,
o Un trésorier adjoint,
Un membre du C.A ou n’importe quel adhérent, peut se voir confier des responsabilités particulières et ponctuelles, telles que l’organisation de manifestations, responsabilité d’une cellule sociale, etc.
Ce membre fait alors partie du bureau le temps de la mission qui lui a été confiée.
Page 8 sur 15 Le bureau est chargé d’administrer l’Amicale, conformément aux dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et de ses applicatifs en vigueur en Nouvelle-Calédonie.
Il veille au respect des statuts de l’Amicale, de son règlement intérieur et à l’exécution des décisions prises par le C.A et de l’AGO.
115-1- Le premier vice-président :
Collaborateur immédiat du président, il se tient au courant de tout ce qui concerne l’amicale.
En vue d’éviter une charge trop importante au président il est appelé à le représenter lors de certaines cérémonies, manifestations.
Il peut également représenter le président à des réunions extérieures à l’amicale, dans ce cas il est le porte-parole du président et du C.A, préalablement consultés sur la position à adopter.
En cas de vacance prolongée du poste de président il devient président par intérim jusqu’à la prochaine A.G.O qui devra élire un nouveau président.
S’il le juge nécessaire il a pouvoir de convoquer une A.G.E pour élire un nouveau président dans des délais plus brefs.
Pendant la durée de son intérim, il endosse les charges et les responsabilités du président.
115-2- Le deuxième vice-président
Le deuxième vice-président est plus particulièrement chargé de superviser l’administration de l’amicale ; à ce titre il travaille en étroite collaboration avec le secrétaire et le trésorier.
Il suppléé le premier vice-président en cas d’absence.
115-3-Le troisième vice-président
Ses fonctions sont détaillées à l’article 116 ci-dessous.
115-4 Le secrétaire.
L’une des missions prioritaire du secrétaire est d’adresser au bureau des associations du Haut- commissariat, dans un délai de trois mois à partir de la date de l’AGO, les modifications survenues au sein de l’amicale. Passé ce délai, les décisions modificatives seront caduques.
Page 9 sur 15 Il classe le récépissé attestant des modifications statutaires et l’extrait du Journal officiel correspondant.
Le secrétaire doit obligatoirement tenir à jour les documents afférents à ses fonctions et énumérés à l’article 13 des statuts.
En particulier, conformément à l’article 5 de la loi 1901, il tient le registre spécial où seront consignées les modifications survenues dans l’administration ou dans la direction de l’amicale (changement de bureau, du C.A) et les modifications des statuts, en indiquant la date du récépissé de déclaration modificative fournie par le Haut-commissariat.
Le registre spécial devra pouvoir être présenté aux autorités judiciaires ou administratives chaque fois qu’elles en feront la demande.
Le secrétaire se doit de connaître et de veiller au respect du cadre légal ; pour cela, il lui faut avoir pris connaissance des statuts et du présent règlement, il lui faut en comprendre l’esprit et saisir les objectifs de l’amicale pour être en mesure d’apporter une réponse aux éventuels problèmes qui risquent de se poser.
Le secrétaire doit être l’unique porte d’entrée de tout courrier adressé à l’amicale, pour cela il retire le courrier à la boite postal et tient un cahier d’enregistrement ou un fichier informatique des courriers "arrivée et départ", il présente ensuite le courrier au président et le dispache selon les directives du président.
Il assure la régularité de l’enregistrement des adhésions et tient à jour la situation des
effectifs ; pour se faire, il est seul habilité à tenir et à apporter des modifications à la tenue d’un fichier informatique et/ou papier.
Il recueille les cotisations et les transmet sans délai au trésorier.
Il est chargé de la rédaction des courriers de l’amicale vers l’extérieur et les soumet à la signature du président.
Il établit les procès-verbaux des réunions de l’amicale, du C.A et des A.G.
Il effectue les achats courants de fourniture de bureau.
Page 10 sur 15 Il est secondé par un secrétaire adjoint.
115-5-Le trésorier
Le trésorier doit obligatoirement tenir à jour les documents afférents à ses fonctions et énumérés à l’article 13 des statuts.
Le trésorier est chargé :
Du contrôle du bon versement des cotisations par les membres de l'association.
Du suivi des dépenses de l’amicale et du classement de leurs justificatifs.
D’établir le budget prévisionnel de l’amicale qui sera soumis à l’approbation du C.A puis de l'A.G.O de l'association.
De participer à l'élaboration du dossier de demande de subvention pour l'amicale en établissant notamment le budget prévu pour chaque activité.
De gérer le ou les comptes bancaires de l'amicale et servir d'interlocuteur avec le banquier
D’établir un rapport financier présenté à l'A.G.O annuelle de l'association.
De façon générale, le trésorier contrôle l'aspect financier de l'amicale et peut émettre des propositions concernant la gestion de cette dernière, pour cela il doit en posséder une bonne connaissance interne.
Il tient à jour la comptabilité "deniers" qui doit être présentée à toute demande du président ou du C.A, et la soumet au président au moins une fois par mois.
Il tient à jour le registre journal.
Il suit et tient à jour le rapprochement bancaire des comptes de l’amicale.
Il est seul habilité à tenir et à apporter des modifications à la tenue des fichiers comptables informatiques et/ou papier.
Si le trésorier se doit de donner son avis sur le bien-fondé des divers achats que l’amicale est susceptible de réaliser, il n’a pas vocation à effectuer lui-même ces achats.
Il est secondé par un trésorier adjoint.
Page 11 sur 15 116-Section Nord
116-1- Création – Statut général
L’A.G.O réunie en séance le 3 décembre 2016 a acté en approuvant les nouveaux statuts, la création d’une antenne de l’amicale qui sera dénommée « Section Nord ».
La section ne dispose pas de la personnalité juridique et fonctionne sous l'entière responsabilité de l'amicale et de ses dirigeants, ses biens ne lui appartient pas et sont la propriété de l'amicale.
La création de la section fera l’objet d’une déclaration au bureau des associations du Haut- Commissariat et sera également enregistrée dans le registre spécial.
La section pourra disposer de ses propres locaux.
116-2- Le responsable
Le siège de cette section est situé à Koumac en province nord.
Il sera appelé « Président de la section Nord » pour une meilleure lisibilité vis-à-vis des autorités provinciales et coutumières.
Le président de la section Nord est membre de droit du C.A et troisième vice-président et de l’amicale.
Du fait de l'absence d'autonomie juridique, le Président de la section Nord reçoit délégation pour :
o Représenter l’amicale auprès des interlocuteurs administratifs et institutionnels locaux.
o Contribuer à faire connaître l’amicale et à lui donner une image de qualité.
o Développer son réseau en se mettant en relation avec les institutions, les médias, les collectivités, les entreprises, les autres associations de la province.
o Animer la vie, et veiller à la dynamique sa section.
o Coordonner ses activités avec celles du siège central.
o Faire circuler les informations intéressant les adhérents.
o Recruter de nouveaux membres et de fidéliser les adhérent déjà inscrits.
o Participer aux activités de communication.
o Organiser des réunions d’information internes comme externes.
o Rechercher des soutiens financiers.
Page 12 sur 15 Le président de section devra en fin d’année, rédiger et transmettre le rapport d’activités et le bilan détaillé de la comptabilité de l’antenne.
116-3- Gestion :
Le siège social mettra à disposition de la section :
o une avance de trésorerie fixée en fonction de son budget prévisionnel o du matériel informatique
o un drapeau.
Dans l’hypothèse où la section obtiendrait des subventions des institutions ou collectivités de la Province nord, leur destination sera définie par le bureau en concertation avec le président de section.
Par décision du C.A, la section peut être habilitée à ouvrir un ou plusieurs comptes bancaires, postaux ou livrets de Caisse d'Épargne.
Le nom du (des) compte(s) doit obligatoirement être libellé sous la forme :
"Amicale des Combattants et des Anciens des Opérations Extérieures de Nouvelle-Calédonie section Nord".
La section définit ses orientations de gestion et dispose de ses fonds propres, mis en place par le siège de l’amicale.
Elle les gère librement, par délégation du C.A, de son Président et de son Trésorier.
Le Président de l’amicale est obligatoirement désigné mandataire sur ces comptes, et doit être tenu informé de toute désignation ou modification de désignation du responsable de la gestion financière de la section.
Le Trésorier de l’association reste, devant l’A.G.O, le responsable de l’ensemble des finances de l’association.
L’amicale n’apporte sa garantie financière à la section uniquement que pour les actions entreprises en accord avec son C.A.
Page 13 sur 15 Le responsable de la gestion financière de la section est chargé :
o d’établir, le budget annuel de la section,
o de tenir à jour sa comptabilité, suivant les procédures définies par le C.A.
o d’établir le bilan financier annuel qui sera soumis pour approbation à l’assemblée générale de la section.
Il transmet mensuellement au trésorier de l’amicale, l’ensemble des documents et pièces justificatives utiles à une éventuelle vérification des comptes de la section ou au contrôle de son bon fonctionnement.
116-4-Dissolution de la section :
En cas d’éventualité de cessation des activités de la section à l’initiative de ses membres, le C.A de l’association convoquera les membres de la section en A.G.E de section pour confirmer cette décision.
En cas de dysfonctionnements répétés, et notamment de non-respect des statuts et du présent règlement intérieur, le C.A peut être également amené à prendre l’initiative de la dissolution de la section.
Cette décision ne pourra intervenir qu’après la réunion d’une AGE de section, convoquée par le C.A. de l’amicale, pour présenter aux membres de la section les motifs de cette décision et examiner le cas échéant les possibilités de poursuite de l’activité.
Un quota de 50% des membres de la section est requis pour que cette AGE puisse utilement délibérer. Une absence de quota prouverait le manque d’intérêt des adhérents pour le devenir de la section.
La dissolution serait alors prononcée d’office sans autre forme de procédure.
Si l’AGE de section est régulièrement constituée, elle peut être en désaccord avec la décision du C.A., une A.G.E de l’amicale alors est convoquée pour trancher le différend.
Dans tous les cas, il est procédé à la désignation d'un bureau provisoire de section, chargé d'apurer les comptes, et dont la présidence est confiée au un membre du C.A. de l’association.
Les biens de la section, et notamment les sommes figurant sur les divers comptes financiers, seront confiés à l’amicale, qui les conservera en réserves réglementées dans le but de tenter de reconstituer, en son sein, une section ayant les mêmes buts.
Page 14 sur 15 Si, après un an, une telle section n'a pu être reconstituée, le C.A. pourra disposer de ces biens et leur donner une autre destination.
ARTICLE – 12 - ASSEMBLEES
Lors du renouvellement des membres du C.A et de l’élection du président, les dossiers de candidature doivent être déposés 15 jours avant l’AG auprès du C.A de l’Amicale.
En cas de candidature insuffisante, à titre exceptionnel, l’assemblée générale peut accepter une candidature en cours de délibération.
Les votes des l’A.G.O et A.G.E par procuration sont autorisés, ils ne sont pas autorisés par correspondance.
ARTICLE – 13 - GESTION
L’Amicale sera inscrite au RIDET, inscription indispensable pour certaines démarches, notamment pour l’ouverture d’un compte bancaire ou postal.
L’Amicale dispose d’un compte dans un ou plusieurs établissements bancaires de la place ; sur proposition du trésorier le C.A peut décider de changer d’établissement.
Les chèques émis devront être signés par 2 membres du C.A dont impérativement par au moins un des deux responsables financiers : le trésorier ou le trésorier adjoint.
Les autres membres du CA habilités à signer les chèques sont : le président, le premier et le deuxième vice-président, et le responsable du pool activités.
Parallèlement l’amicale peut sur décision du conseil d’administration ouvrir un compte livret épargne
L’Amicale souscrira un contrat d’assurance « responsabilité civile » auprès d’une assurance de son choix.
Avant chaque manifestation ou fête organisée par l’Amicale, le C.A s’assurera auprès de l’assureur, qu’une assurance complémentaire n’est pas nécessaire pour l’activité prévue.
Page 15 sur 15 ARTICLE – 14 - REGLEMENT INTERIEUR
Ce règlement intérieur a été approuvé par le C.A en l’absence de réglementation faisant obligation d’une approbation par l’AG.
Il a pour les membres, la même force obligatoire que les statuts ; cependant, si un article édictait une règle contraire aux statuts, ce sont eux qui devraient être observés.
ARTICLE – 15 – INDEMNITES
Une indemnité annuelle forfaitaire de 20.000 francs est accordée au porte-drapeau titulaire en compensation des dépenses engagées lors de ses déplacements.
Les membres du CA envoyés en mission l’extérieur de NOUMEA pour le compte de l’amicale, pourront sur justificatif demander le remboursement des frais occasionnés par ces missions.
Le plafond de ces remboursements seront fixés au coup par coup avant la mission.
ARTICLE – 16 - MODIFICATION DISSOLUTION
Voir les Statuts
ARTICLE - 17- FORMALITES
Le Bureau accomplira les formalités de déclaration et de publication requises par la Loi et les règlements en vigueur
Fait à NOUMEA, le 03 décembre 2016
Le Président Pascal HIBLOT
