Edition 2017
Baromètre des achats de
prestations intellectuelles
ÉDITO
Encore peu présentes il y a dix ans sur la catégorie achats des prestations intellectuelles (une famille d’achat sensible pour les clients internes, préférant gérer directement la relation avec leurs fournisseurs), les direc- tions des achats y sont aujourd’hui devenues quasi-incontournables. Les prestataires intellectuels « tiers » font, plus que jamais, partie intégrante de l’écosystème de l’entreprise qui change, dans un monde incertain, où les bonnes innovations sont parfois (souvent ?) pensées à l’externe. C’est pourquoi les acheteurs de presta- tions intellectuelles doivent faire montre à la fois d’empathie pour s’insérer dans une relation prescripteur – fournisseur souvent forte, d’assertivité pour faire valoir leur point de vue de façon pertinente, de curiosité pour comprendre les modèles économiques en mouvement et identifier les meilleurs potentiels futurs partenaires, et d’une intuition fine sur la valeur que ces derniers pourront amener à leur entreprise. La négociation du taux jour/homme n’est plus le sujet.
Méthodologie : Ce baromètre a été réalisé sur la base des résultats de questionnaires auto-administrés par mail du 5 octobre au 6 novembre 2017 et basés sur une série de questions. 214 professionnels des achats ont répondu à cette vaste enquête en ligne. 47,66% d’entre eux occupent la fonction de directeurs ou responsables des achats et travaillent dans divers secteurs d’activités dont la banque/finance/assurance, l’industrie et le transport/logistique. 44,86% des répondants travaillent pour des entreprises et groupes dont le chiffre d’affaires dépasse les 500 millions d’euros.
Une révolution silencieuse, qui modifie en profondeur les compétences attendues des nou- veaux acheteurs de prestations intellectuelles. Les meilleurs seront ceux qui se position- neront en «connecteurs intelligents » entre clients internes et fournisseurs, en rendant tangible la collaboration (livrables) et en n’hésitant pas à préférer les cadres contractuels souples, agiles, plutôt que de méga-contrats issus d’appels d’offres techniques, détaillés, longs, au final peu compatibles avec les cycles courts de changement… une technique d’achat à concilier avec celle de la massification des volumes à acheter (apanage tradition- nel des acheteurs pour diminuer les coûts).
Ce sera aux acheteurs de juger de la valeur de leur approche des dossiers : globaliser sur des achats prédictibles, rester agile sur des tests ou lorsque les risques de rupture de service doivent être minimisés. En fait, le portrait-type d’un bon acheteur de prestations intellectuelles me semble être celui d’un hybride, capable de s’adapter aux situations, de créer des panels (référencements), de sourcer dynamiquement les prestataires moins en capacité de s’investir commercialement. Le « 100% référencement » n’est clairement plus le bon mode de sélection. C’est à l’acheteur de sortir de sa zone de confort « procédurale
» (parfois administrative), pour adopter une posture de business partner (avec l’interne et avec l’externe), et un état d’esprit favorable au développement.
Les acheteurs, business partners agiles
Fabien Krawczyk, Directeur des Achats Tertiaires, Groupe La Poste
Volume des achats de PI
Taux de couverture des achats de PI
Des achats encore très décentralisés
Volume d’achats, taux de couverture & profils des acheteurs
Voici un état des lieux général sur les achats de prestations intellectuelles et le volume qu’ils représentent chaque année pour les répondants. Moins de 10 millions d’euros pour 34,68% d’entre eux, alors que 21,30%
ont déclaré que leur volume d’achats de PI était supérieur à 100 millions d’euros. Cette famille d’achats étant très décentralisé, 8,67% ont déclaré ignorer encore le montant que représentent ces dépenses cha -que année.
Concernant le taux de couverture de ces achats, il est relativement faible puisque que 31,21% des répon- dants ont déclaré qu’il était inférieur à 25%. 15,03% des répondants ignorent même le montant de ce taux.
Ce chiffre démontre que cette famille d’achats est encore majoritairement entre les mains des clients internes, habitués à travailler avec des prestataires de confiance depuis parfois plusieurs années.
En ce qui concerne à présent le profil des acheteurs de prestations intellectuelles qui travaillent au sein des entreprises interrogées : plus de la moitié (56,84%) sont des acheteurs spécialisés, contre 43,16% de généralistes. Encore une fois, si l’on regarde de plus près la situation dans les entreprises qui affichent un chiffre d’affaires supérieur à 500 millions d’euros, la part des spécialistes grimpe à 61,02% contre 38,98%
de généralistes.
Tout dépendra donc de la situation de l’entreprise, de son secteur d’activité ainsi que des effectifs de la direction achats.
Attention : Ces chiffres sont des moyennes et ne reflètent pas la réalité de tous les achats qui composent la grande famille des prestations intellectuelles.
A noter : Si l’on étudie le taux de couverture dans les entreprises dont le chiffre d’affaires excède 500 millions d’euros, généralement pourvues de services achats qui comptent des acheteurs spécialisés en PI, on constate que pour plus de la moitié des répondants ce taux est supérieur à 50%.
Accompagnez-vous les clients internes dans l’expression du besoin?
Organisez-vous des rencontres informel- les avec des prestataires avant de lancer la consultation?
A noter : Dans les entreprises les plus matures en termes de stratégie achats, ce cahier des charges tend par ailleurs à être orienté de plus en plus besoins fonctionnels et non plus solutions lorsque les acheteurs sont position- nés très en amont et définissent un cahier des charges fonctionnel en lien étroit avec le pre- scripteur.
Des acheteurs qui se positionnent de plus en plus en amont
Accompagnement des clients internes, rencontres informelles avec les prestataires & cahier des charges
Si, nous venons de le voir, les services achats n’ont pas encore une vision globale parfaite des dépenses de prestations intellectuelles, ils sont néanmoins bien présents dès le départ dans l’expression des besoins des clients internes. 77,22% des répondants ont ainsi déclaré les accompagner. Un chiffre qui passe à 82,67% dans les entreprises de plus de 500 millions d’euros de chiffre d’affaires.
Une phase amont indispensable et clé que 60,76% des répondants ont déclaré mener auprès des fournisseurs via l’organisation de rencontres informelles avant de lancer une consultation. Un chiffre élevé qui démontre le souhait des achats d’être positionnés le plus en amont possible dans le processus, afin de sélectionner les offres qui correspondent le mieux aux besoins des clients internes.
Un travail qui permettra ensuite de bâtir l’indispensable cahier des charges. 91,14% des répondants ayant déclaré que la présence d’un cahier des charges détaillé était souhaitable.
Quelles sont vos méthodes de sourcing ? (plusieurs réponses possibles)
Quel est le poids du prix dans la sélection d’un prestataire lors d’un appel d’offres ?
A noter : La dimension prix est particulière pour cette typologie d’achats immatériels car liés aux ressources humaines. La fixation du prix nécessite que l’entreprise ait bien identifié au préalable les différents profils des consultants (junior, senior, chef de mission) pour être en mesure de déterminer le coût journalier par profil et la charge de travail en nombre de jours.
Le prix, un critère toujours déterminant...
Méthodes de sourcing, typologies de fournisseurs & prix
Concernant les méthodes de sourcing des prestataires de PI privilégiées par les acheteurs, les recommandations des prescripteurs internes arrivent sans surprise en tête des répons- es. Elles constituent ainsi la source d’information la plus riche. Cette part est significative puisque 73,65% des répondants ont déclaré se tourner vers les prescripteurs au moment du sourcing. Autre enseignement intéressant : 61,49% des répondants déclarent se tourner vers les réseaux d’acheteurs. A la clé : benchmark et partage de bonnes pratiques !
Côté profil des fournisseurs, 66,89% des répondants ont déclaré privilégier les spécialistes contre 33,11% les généralistes. Des résultats à apprécier, encore une fois, en fonction de la taille de l’entreprise et de sa stratégie achat (volonté ou non de réduction du panel fournis- seurs).
Bien évidemment, impossible de parler d’achat sans parler du prix. Un critère qui reste dé- terminant puisque 65,50 % des répondants ont estimé que ce critère était fort au moment de la sélection d’un prestataire lors d’un appel d’offres. Un chiffre qui grimpe à 74,65 % dans les grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 500 millions d’euros) dont 4,23% car- actérisent même ce critère de « très fort ».
D’ailleurs, plus de la moitié des répondants (59,86%) ont déclaré partager ces informations relatives au critère du prix avec les prestataires.
Référencement : les acheteurs ouvrent leur porte à l’innovation !
Politique de référencement & gestion du panel fournisseurs
Avez-vous une politique de référencement des fournisseurs de prestations intellectuelles ? Comment est géré le panel des fournisseurs de prestations intellectuelles ?
56,33% des répondants ont déclaré avoir une politique de référencement au sein de leur entreprise (66% dans les grandes entreprises) contre 43,67% qui n’en n’ont pas (33% dans les grandes entreprises). Un résultat assez partagé qui s’explique en partie par le fait que ces achats concernent la quasi-totalité des départements de l’entreprise. La problématique est donc très souvent de savoir ce qu’il convient, ou non, de référencer.
67,78% des répondants se sont d’ailleurs déclarés satisfaits de leur politique de référencement, contre 32,22% qui attendent des réajustements.
Des réajustements notamment dans la manière dont est géré ou devrait être géré le panel fournisseurs. Ce baromètre nous apprend ainsi que le « référencement ouvert et renouvelé régulièrement en fonction des beso- ins des clients internes » est adopté par 40,54% des répondants (45% dans les grandes entreprises) contre 27,03 % qui pratiquent le référencement fermé qu’ils renouvellent régulièrement. 32,43% ont déclaré par ailleurs pratiquer le sourcing totalement ouvert (25% dans les grandes entreprises). Des résultats qui démontrent que les entreprises souhaitent davantage ouvrir leur porte afin de faire entrer l’innovation côté fournisseurs.
Quels achats de prestations intellectuelles avez-vous externalisés ? (plusieurs réponses possibles)
Quant à l’externalisation de l’acte d’achat de certaines catégories, la pratique est pour l’heure encore émergente puisque seulement 24,82% des répondants ont déclaré l’avoir confié à un tiers. Parmi les per- sonnes qui ont franchi le cap de l’externalisation de l’acte d’achat, 51,52% ont déclaré avoir confié à un tiers les achats de communication / marketing, une catégorie dont l’écosystème fournisseurs est extrêmement dense et mouvant et qui compte une myriade de startups.
Attention : Il convient encore une fois de prendre en compte la taille de l’entreprise puisque ce chiffre de 24,82% tombe à 17,14% au sein des grandes entreprises (chiffre d’affaires supérieur à 500 millions d’euros) dotées d’équipes achats plus étoffées et misant davantage sur l’internalisation afin de garder le contrôle.
Challengez vos fournisseurs !
“Success fees” & externalisation de l’acte d’achat
Cap à présent sur la stratégie achat en aval, et notamment sur la manière dont seront challengées les missions. Encore émergente dans cette famille d’achats particulière, la pratique des « success fees » peut se poser. Si les résultats du baromètre montrent que seulement 35,21% des répondants déclarent favoriser cette pratique, ce chiffre grimpe cependant à 42,25% dans les grandes entrepris-
es où elle est donc plus développée. A noter : La pratique des « success fees » permet d’insérer une part de rémunération variable dans le contrat, versée, ou non, en fonction de l’atteinte d’objectifs fixés avant le lancement de la mission. Le coût d’une prestation intellectuelle peut ainsi être « variabilisé » en fonction par exemple de la qualité des livrables, du respect du planning ou encore des gains de productivité sur logiciel.
Quels sont vos critères privilégiés dans la mesure de la performance d’une prestation ?
Quels KPI ?
Les critères privilégiés dans la mesure de la performance d’une prestation
Via une question ouverte, nous avons également souhaité connaître les différents critères qu’utilisent les ache- teurs pour mesurer la performance d’une mission de prestation intellectuelle. Parmi les critères cités, arrivent en tête la qualité des livrables / qualité de service, le respect des délais et du planning. Suivent ensuite d’autres critères tels que l’atteinte des objectifs, le suivi par la conformité des coûts, le chiffre d’affaires supplémentaire généré, la réactivité, la proactivité, l’implication, l’accompagnement ainsi que les compétences techniques et l’innovation.
Conclusion
L’accroissement des talents au sein de l’entreprise va bien au-delà de la montée en compétences de ressources internes : il repose sur la capacité à trouver, mobiliser, fédérer, gérer des ressources expertes, dans un environnement de forte concur- rence à l’achat, dans tous les secteurs.
L’ acheteur de prestations intellectuelles incarne cette courroie de transmission indispensable entre les clients internes et ces ressources externes. Un rôle complexe, au regard de la diversité des besoins des prescripteurs et des politiques de référence- ment encore assez rigides. Pour démultiplier leur valeur ajoutée et occuper pleinement leur rôle de business partner, les ache- teurs de prestations intellectuelles s’adaptent à un environnement dynamique et sont simultanément des têtes chercheuses, des promoteurs d’expérimentation ou les animateurs de relations de long-terme.
Et parce que la dimension technologique des achats de prestations intellectuelles est désormais incontournable (data sci- ence, objets connectés et intelligence artificielle, maquette numérique BIM, etc.) les acheteurs intègrent ces ruptures tech- nologiques et stimulent la montée en compétences de l’ensemble du tissu fournisseurs.
Cette pratique s’inscrit dans une stratégie transverse, fruit d’une coopération avec les prescripteurs et les ressources hu- maines. Elle remet en cause radicalement les modes d’achat en fonction des savoir-faire déjà présents ou à développer. Ainsi, la pluralité des modes de sourcing contribue pleinement à la capacité d’adaptation de l’entreprise.
Isabelle Catry-Martin, Associate Partner Procurement & Sourcing, cabinet Sia Partners
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Fondé en 2003 le Club des Acheteurs de Prestations Intellectuelles a pour objectif de réunir les Directions Achats des grandes sociétés et organismes publics afin d’échanger sur des problématiques communes relatives à l’achat de prestations intellectuelles (infor- matique, conseil hors IT et ingénierie, etc..).
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