Comptabilisation et classement des pièces justificatives
S’inspirant de situations de travail réelles, cette simulation, en plus du texte descriptif, utilise des pièces justificatives. La méthode de travail à adopter, pour être efficace et sécuritaire (c’est-à-dire pour qu’elle permette de s’assurer que toutes les informations comptables ont été traitées), doit être simple et rigoureuse.
Le matériel recommandé
Trois classeurs avec divisions alphabétiques:
• Un classeur pour les documents des fournisseurs (factures, bons de commande, soumissions);
• Le deuxième pour le rangement des copies de vos factures aux clients;
• Le troisième pour le classement des autres documents.
Chemises (de classement ; environ 20):
Agrafeuse ou trombones: ou
La procédure recommandée
Lorsque le comptable d’une entreprise reçoit des documents comptables, il les classe selon la nature du traitement comptable dont ils seront l’objet. Dans le cas de la simulation, ce classement est déjà fait (factures fournisseurs, bordereaux de dépôt, factures clients, etc.).
Vous comptabilisez le document en fonction de sa nature et vous indiquez sur le document qu’il a été traité.
Le premier classeur: documents des fournisseurs
Dans le classeur réservé à vos fournisseurs, il est conseillé d’ouvrir un dossier par
fournisseur et de classer les dossiers en ordre alphabétique. Il est possible de simplifier le système en créant des dossiers communs pour des fournisseurs de moindre importance.
Ainsi, on peut créer un dossier « A divers » pour les fournisseurs occasionnels dont le nom débute par la lettre « A ». On procédera ainsi jusqu’à la lettre « Z ». Si l’on souhaite simplifier encore plus le système de classement, on regroupe deux ou trois lettres par dossier divers. Ainsi, le dossier « A-B-C divers » contiendra les documents des fournisseurs occasionnels dont le nom débute par le lettre « A », « B » ou « C ».
En outre, il est important d’ouvrir un dossier pour les pièces qui n’ont pas été l’objet d’un traitement final. C’est le cas d’une facture de fournisseur qui a été comptabilisée, mais pas encore payée. Ce dossier peut être nommé « Classement temporaire » et classé chronologiquement selon la date de traitement à venir ou selon l’ordre alphabétique.
La soumission: Lorsque vous recevez une soumission d’un fournisseur, vous devez la ranger parmi les dossiers classés de façon temporaire. Vous pouvez la classer par ordre chronologique, selon la date d’expiration de la soumission, ou par ordre alphabétique si vous avez choisi cette façon de faire pour votre classement temporaire. Si la soumission n’est pas retenue par les dirigeants de l’entreprise, elle peut être classée de façon
définitive dans le dossier du fournisseur pour une consultation ultérieure. S’il est certain qu’on n’aura pas à s’y référer, cette soumission peut être détruite.
Le bon de commande: Lorsque, après avoir passé une commande auprès d’un
fournisseur, vous recevez de ce dernier un bon de commande en bonne et due forme, vous devez ranger celui-ci parmi vos documents des fournisseurs. Étant donné que son traitement n’est pas définitif, le bon de commande doit aussi être rangé dans le classeur temporaire.
Si le bon de commande se rapporte à une soumission que vous avez déjà en main, joignez les deux documents à l’aide d’une agrafe ou d’un trombone et classez-les selon la date de livraison du bon de commande (ou par ordre alphabétique). Dans ce cas, prenez soin de vérifier la concordance des conditions inscrites sur la soumission et le bon de commande (prix, conditions de paiement, transport, etc.). Vous appliquez la même logique si le bon
de commande ne se rapporte pas à une soumission, sauf que, bien entendu, vous n’avez pas à le joindre à une soumission.
La facture d’un fournisseur: Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur, vous devez immédiatement vérifier si vous avez un bon de commande ou une soumission liée à cette facture. Dans l’affirmative, vous devez joindre les documents après avoir vérifié la concordance des renseignements qu’ils contiennent. Par la suite, la facture est
comptabilisée, puis classée dans le classeur temporaire.
Une fois que vous avez enregistré la facture dans votre système comptable, vous devez indiquer qu’elle a été traitée. La meilleure façon de faire consiste à la parapher et à y inscrire la date où vous l’avez traitée accompagnée d’une référence (la page du journal dans laquelle la transaction a été inscrite, le numéro de transaction séquentiel, le numéro du fournisseur ou du client, le module d’inscription, etc.).
Enfin, lorsque la facture aura été payée au fournisseur, vous y joindrez une copie du chèque et la classerez de façon définitive dans le dossier permanent du fournisseur. À défaut de joindre une copie du chèque à la facture payée, vous pouvez inscrire le numéro et la date du chèque qui a servi au règlement de la facture. Ici encore, il convient
d’inscrire les initiales de la personne qui a payé la facture.
Le deuxième classeur: factures émises aux clients
Dans le cas du classeur réservé à vos clients, deux méthodes peuvent être utilisées:
1. Vous ouvrez un dossier par client et vous le classez par ordre alphabétique. Pour simplifier, vous pouvez créer des dossiers communs à l’intention des clients de moindre importance. Ainsi, vous pouvez créer un dossier « A divers » pour les clients occasionnels dont le nom débute par la lettre « A ». Vous procédez ainsi jusqu’à la lettre « Z ». Si vous voulez simplifier le processus encore plus, regroupez deux ou trois lettres par dossier divers. Ainsi, le dossier « A-B-C divers » contiendra les documents des clients occasionnels dont le nom débute par le lettre « A », « B » ou « C ».
2. Dans certaines entreprises, on classe les factures dans l’ordre numérique. Si vous optez pour cette méthode de classement, vous ferez bien de substituer au classeur
alphabétique un classeur sans divisions muni d’un système de retenue permettant l’insertion de nouveaux documents. Un cahier à anneaux fera parfaitement l’affaire.
Le choix d’utiliser un système de classement donnant priorité au dossier client rangé par ordre numérique dépendra principalement des besoins d’information des gestionnaires de l’entreprise. Si l’on doit se référer régulièrement aux factures antérieures dans nos
relations avec les clients, il sera alors préférable d’utiliser un classement donnant priorité au dossier client rangé par ordre alphabétique. Par contre, si les informations contenues dans la fiche client du système comptable sont suffisantes, l’ordre numérique, beaucoup plus simple, conviendra amplement. Les fiches clients des logiciels comptables
couramment utilisés permettent régulièrement cette option.
Notons, enfin, que si les factures ont été émises à l’aide d’un logiciel comptable, vous n’avez qu’à les classer après y avoir apposé vos initiales. Toutefois, s’il s’agit d’une facture émise manuellement, outre que vous y indiquerez la date du traitement comptable et la référence (numéro de transaction), vous y apposerez vos initiales avant de la classer.
Le troisième classeur: autres pièces et autres documents
Les bordereaux de dépôt: Inscrivez-y vos initiales ainsi que la date de traitement. Nous vous recommandons de numéroter vos dépôts et d’inscrire les numéros correspondants sur vos copies de bordereaux. Classez les bordereaux par ordre numérique dans une chemise.
Les relevés bancaires: Ils sont attachés au rapport de rapprochement [conciliation] et classés chronologiquement dans un dossier permanent réservé à cette fin.
Les autres documents bancaires: Les notes de débit et les notes de crédit sont classées par ordre chronologique dans un dossier permanent. Vous devez y inscrire vos initiales ainsi que la date du traitement comptable. Il est utile de reproduire certaines pièces de manière à pouvoir les classer dans plus d’un dossier. C’est le cas lorsque le chèque sans provision d’un client vous est retourné ; il est alors commode de classer une copie d’une telle note de débit dans le dossier du client fautif.
Le rapport de paie: Vous devez créer un dossier permanent par employé. Vous y classez les notes de crédit bancaires par ordre chronologique après y avoir apposé vos initiales.
Les comptes de dépenses par carte de crédit: Un dossier permanent devrait être ouvert sous le nom de la carte de crédit. Tous les rapports de dépenses correspondant aux notes de crédit bancaires devraient y être rangés, joints aux pièces justificatives s’y rattachant.
N’oubliez pas d’indiquer vos références de contrôle interne (initiales, date et référence comptable).
Les rapports gouvernementaux (rapport de taxes de vente, retenues à la source, etc.):
Après la production du rapport et son traitement comptable, inscrivez-y vos références de contrôle interne (initiales, date et référence comptable) et classez-le par ordre
chronologique dans un dossier permanent réservé à cette fin. Au besoin, émettez un chèque et joignez-en une copie au document traité.
Les chèques émis à l’ordre de Denis Magellan: Un dossier permanent devrait être créé au nom de Denis Magellan. Tous les chèques émis à l’ordre du propriétaire devraient y être rangés, joints aux pièces justificatives s’y rattachant. N’oubliez pas d’indiquer vos références de contrôle interne (initiales, date et référence comptable).
