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Planifier la réalisation du projet et convenir des modalités de soutien
Cette étape vise à clarifier la vision et les contours de votre projet, à mobiliser les ressources requises et à planifier différentes actions pour soutenir sa mise en oeuvre. Voici des informations pouvant vous aider à :
Élaborer le plan d'action
Quels sont les principes de base pour identifier les objectifs, les livrables, les rôles et les échéanciers? [1]
Quels sont les indicateurs de suivi pertinents au projet? [2]
Élaborer un plan de développement des compétences
Quelles sont les étapes à considérer pour évaluer et développer les compétences des différents acteurs en lien avec la responsabilité populationnelle? [3]
Faciliter le changement
Tout au long du projet, nous vous invitons à porter une attention particulière aux aspects liés à la gestion du changement [4], dont les défis et les leviers organisationnels associés à la réalisation de votre projet ainsi que les stratégies à mettre en place pour gérer les résistances potentielles au changement.
Planifier la réalisation du projet
Une fois l’orientation générale de votre projet définie, vous aurez à formuler de manière plus précise lesobjectifs qu’il poursuit ainsi que les livrables à produire pour réaliser le projet. Le partage des rôles et des responsabilités des différents acteurs dans la mise en œuvre et les échéanciers font aussi partie des éléments à planifier. L’ensemble de ces éléments pourront être intégrés à votre plan d’action.
Formuler les objectifs et identifier les livrables en vue d'élaborer un plan d'action
La formulation des objectifs est une étape cruciale dans la mesure elle permet de clarifier vers où on veut aller et ce qu’on souhaite améliorer. Cette étape permettra aussi de s’assurer que tous les membres de l’équipe aient la même compréhension du projet et travaillent dans la même direction.
Types d’objectifs
Il existe plusieurs modèles pour structurer les objectifs d’un projet. Celui que nous proposons comporte 2 niveaux d’objectifs : 1) le but ou l’objectif général du projet et 2) les objectifs SMART.
But/objectif général du projet: À la fin du projet, quelle amélioration souhaitons-nous atteindre en matière de santé et de bien-être de la population? Auprès de quel groupe de la population en particulier?
Exemple : Améliorer la santé mentale et diminuer le suicide chez les hommes de 35 à 50 ans
Objectifs spécifiques : Il s’agit des sous-objectifs de l’objectif général. Il est recommandé de formuler les objectifs spécifiques de manière à ce qu’ils respectent les critères SMART:
Spécifiques : les objectifs doivent être clairs et précis.
Mesurables : au terme du projet, vous devrez être en mesure de savoir si votre objectif a été atteint ou non. Pour être mesurable, un objectif doit s’appuyer sur des indicateurs [2]. Atteignables et Réalistes: l’atteinte de vos objectifs doit être faisable et tenir compte de la réalité dans laquelle s’inscrit votre projet. Fixez votre objectif en fonction des ressources disponibles et de l’adhésion des principales parties prenantes à l’égard de votre projet.
Temporellement définis : puisque par définition, un projet est une action temporaire avec un début et une fin, vos objectifs devront être atteints à l’intérieur d’un temps limité. À noter qu'un projet doit habituellement être découpé de façon à être réalisé dans une période de 18 à 24 mois.
Voici d'abord un exemple d'objectif qui NE RESPECTE PAS les critères SMART Mieux repérer les personnes suicidaires
- Cet objectif n'est pas suffisamment spécifique pour que l'on puisse être en mesure de bien comprendre quel type d'actions nous souhaitons mettre en place. De plus, qu'entend-on par personnes suicidaires?
Aussi, fait-on référence aux personnes de 0 à 100 ans ou à un groupe d'âge en particulier? Les hommes
ou les femmes?
- Par ailleurs, cet objectif n'est pas mesurable, car il ne s'appuie pas sur un indicateur. On ne peut donc se prononcer sur notre capacité de l'atteindre.
- Enfin, l'objectif n'étant pas temporellement défini, nous ne sommes pas en mesure de savoir à quel moment on anticipe qu'il sera atteint.
Voici maintenant un objectif qui respecte les critères SMART :
- Mettre en place d'ici septembre 2013 un réseau de sentinelles implanté au sein de trois endroits régulièrement fréquentés par les hommes de 35 à 50 ans afin d'améliorer le soutien social de ces derniers.
Les livrables
Un livrable est défini comme un résultat mesurable, concret et vérifiable, découlant de l’achèvement d’une partie du projet ou de son intégralité.
L’identification des livrables est importante, car elle permettra de préciser les principales étapes du projet et d’apporter une dimension concrète à celui-ci.
Exemples de livrables
Objectifs SMART Exemples de livrables
• Mettre en place d'ici septembre 2013 un réseau de sentinelles au sein de trois endroits régulièrement fréquentés par les hommes de 35 à 50 ans (ex. centres sportifs) afin d'améliorer le soutien social de ces derniers
• Lettre d'entente de collaboration entre les CSSS et les trois endroits ciblés pour mettre en place le réseau de sentinelles
• Liste des bénévoles recrutés
• Dépliant décrivant le fonctionnement du réseau de sentinelles et les rôles des bénévoles
• Outil de formation des bénévoles
• Etc.
Pour chaque livrable de votre projet, vous devrez identifier les activités ou les tâches à réaliser pour vous permettre d'évaluer l'envergure de votre projet et les ressources requises.
Clarifier les rôles et responsabilités des acteurs
Pour chaque livrable à produire dans le cadre du projet, il est important d’identifier un porteur qui assumera le suivi de la réalisation. Chaque activité ou tâche devra également être assignée à une personne. Il existe différents types de rôles. Par exemple, une personne peut être responsable d’une tâche ou d’un livrable, peut en approuver l’exécution ou le résultat, peut être consultée ou peut être informée. Voici un modèle de tableau [5] permettant de préciser les rôles et responsabilités pour chaque livrable.
Déterminer les échéanciers
Il s’agit de l’estimation des dates limites pour produire les différents livrables associés au projet. La production d’un diagramme de Gantt permet de visualiser dans le temps l’ordonnancement de la réalisation des différents livrables et activités associés au projet. Pour bien déterminer le temps requis pour réaliser chaque livrable, il convient de tenir compte de la répartition des responsabilités des acteurs et du temps qu’ils peuvent consacrer au projet.
Il existe plusieurs versions de logiciels disponibles gratuitement sur Internet.
Exemple de Gantt [6]
Références
Sortir du moule(2011). Vos objectifs sont-ils smart? (en
ligne) (http://sortirdumoule.com/vos-objectifs-sont-ils-smart/ [7])
Lemire, N. et Litvak, E. (2011). L'amélioration en santé : diriger, réaliser, diffuser. Laboratoire d'expérimentation en gestion et en gouvernance (LEGG) de la santé et des services sociaux de la Montérégie.
Quelles sont les étapes à considérer pour évaluer et développer les
compétences des différents acteurs?
Un plan de développement des compétences et de partage des connaissances : un élément essentiel à la réalisation de projets en matière de responsabilité
populationnelle
Ce document vise à vous soutenir dans l’élaboration de votre plan de développement des compétences et de connaissances pour faciliter la réalisation de votre projet. Les étapes suivantes vous aideront à préciser votre plan.
Étape 1 : développer une compréhension commune de la responsabilité populationnelle et de ses implications
Le développement d’une compréhension commune de la responsabilité populationnelle est crucial dès les premières réflexions liées au projet. Il l’est également lorsque l’on souhaite construire un plan de formation/soutien en matière de responsabilité populationnelle, et ce, en collaboration avec les acteurs concernés.
Pour vous soutenir à ce sujet, l’IPCDC a développé un référentiel de compétences en matière de responsabilité populationnelle ainsi que divers ateliers et séminaires permettant de maîtriser les principaux concepts et implications de cette responsabilité. Ceux-ci peuvent être adaptés aux conseils d’administration, aux cadres supérieurs et intermédiaires, aux intervenants et aux partenaires.
Étape 2 : identifier les acquis et les besoins en matière de compétences
Les différents acteurs auront à développer un niveau d’expertise variable au regard des connaissances, habiletés ou attitudes requises pour exercer la responsabilité populationnelle (ex : leadership
mobilisateur et communication, connaissance de l’état de santé de la population, de ses déterminants et de l’approche populationnelle). Certains devront uniquement être sensibilisés à ces savoirs, d’autres devront être en mesure de les comprendre et de les appliquer, alors que d’autres devront en maîtriser les fondements afind’accompagner les changements de pratiques.
Étape 3 : offrir aux acteurs des activités de développement de compétences adaptées aux besoins identifiés et favoriser l'accès aux données probantes
La réalisation d’un projet nécessite la contribution de différentes expertises. Il importe donc d’identifier si les membres de l’équipe détiennent le bassin de compétences nécessaire. Selon les besoins identifiés, des activités de développement de compétences pourront être organisées en collaboration avec l’IPCDC pour renforcer les compétences de l’équipe. Si certaines activités de formation continue peuvent être conçues directement en lien avec les besoins de l’équipe pour réaliser le projet (ex : mise en situation et activités d’apprentissages liées au projet), il est également intéressant de réfléchir aux besoins de l’équipe et de l’organisation à moyen et long terme. Dans cette perspective, des activités de formation universitaires ont l’avantage de développer une compétence plus approfondie des domaines souhaités et de doter les participants d’une formation créditée.
Par ailleurs, le développement des compétences va de pair avec l’accès aux connaissances et aux informations dont les membres de l’organisation ont besoin pour agir efficacement. Il est intéressant de se questionner sur les modalités à mettre en place pour que l’équipe ait accès aux connaissances et outils pertinents.
Étape 4 : Favoriser la consolidation des apprentissages
Au-delà des activités de développement de compétences, il est intéressant de considérer les modalités mises en place pour faciliter le transfert et la bonification des apprentissages dans la pratique. Le fait que les activités soient en lien direct avec la réalisation d’un projet facilitera certainement l’introduction de ces nouveaux savoirs dans leurs pratiques. Il est également souhaitable de prévoir du temps pour questionner les pratiques et favoriser le co-développement des membres de l’équipe. De plus,
l’identification de mentors ou de personnes ressources dans l’organisation peut également faciliter l’intégration et le renforcement des compétences au profit de l’action.
En bref, la réalisation de projets entraînant des changements de pratiques requière un plan de
développement des compétences et de partage des connaissances qui permettra à l’équipe de sortir de sa zone de confort en toute sécurité.
Quels sont les indicateurs de suivi pertinents au projet?
Objectif : identifier les indicateurs et les cibles
Pourquoi se doter d'indicateurs de suivi?
Étant donné l’aspect dynamique du contexte dans lequel s’inscrit votre projet, il est important de mesurer de façon continue son évolution et, de façon plus ponctuelle, ses effets. Cela vous permettra d’ajuster vos actions et ainsi favoriser l’atteinte des résultats. Le présent document vise à soutenir l’identification des indicateurs pertinents à suivre en fonction de vos objectifs et de votre plan d’action.
Quels sont les types d'indicateurs pertinents?
Le projet peut être suivi à l’aide d’indicateurs de mesure. Ceux-ci peuvent être classifiés de diverses manières. Nous proposons ici de les distinguer en trois catégories : 1) indicateurs de processus; 2) indicateurs derésultats; 3) indicateurs d’effets collatéraux. Le choix de ces indicateurs doit être réalisé « sur mesure », à partir des objectifs de votre projet. Le suivi de ces indicateurs permettra de comparer les données recueillies tout au long de l’’implantation avec les cibles fixées au départ. Avant de présenter ces indicateurs, voici quelques conseils pour choisir ceux-ci :
Quelques conseils pour le choix des indicateurs
Il est préférable de restreindre le nombre d’indicateurs au minimum pour en faciliter le suivi. Selon l’ampleur du projet on pourrait retenir, à titre indicatif, entre 5 et 10 indicateurs.
Tout comme les objectifs, les indicateurs doivent respecter les critères SMART, c’est-à-dire qu’ils doivent être Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes et Temporellement définis.
Avant de statuer sur vos indicateurs, il peut être utile de se poser au moins les questions suivantes :
Est-ce que l’indicateur représente bien l’importance du problème qu’on cherche à mesurer?
Les données sont-elles disponibles? Sinon, quelles seraient les ressources et efforts requis?
Indicateurs de processus
La mesure des processus permet d’apprécier le rythme d’avancement du projet, l’utilisation des
ressources et d’évaluer la manière dont le projet est mené. On compte différents types d’indicateurs de processus associés à un projet.
Indicateurs associés à la gestion du projet
L’avancement du projet et utilisation des ressources
Il s’agit de comparer les éléments de planification opérationnelle avec l’exécution en vue de prendre des mesures correctives si requis. Par exemple ceux ci permettent de vérifier dans quelle mesure le projet avance au rythme planifié. L’utilisation d’un diagramme de GANTT [6] facilite le suivi du projet et permet de constater rapidement les ajustements à apporter. Ils peuvent également permettre de vérifier si l’utilisation des ressources (humaines, financières, etc.) concorde avec ce qui avait été planifié.
Exemples d'indicateurs d'avancement du projet
Écart entre échéancier planifié et calendrier de production réel des différents livrables liés au projet.
Exemples d'indicateurs d'utilisation des ressources
Écart entre ressources encourues et ressources planifiées (en $) Écart entre nombre d’effectifs requis et effectifs planifiés
Écart entre nombre d’heures travaillées et planifiées
Indicateurs liés au partenariat
Dans un projet partenarial, il est recommandé de vérifier régulièrement dans quelle mesure la
collaboration entre les acteurs engagés dans le projet est jugée satisfaisante. Cela permet de résoudre rapidement des enjeux liés au partenariat et ainsi favoriser le maintien de leur mobilisation dans le projet. Cette évaluation peut se faire de manière formelle (ex. à l’aide d’un questionnaire) ou informelle (ex. demander les commentaires des partenaires dans le cadre des rencontres).
Exemples d'indicateurs d'appréciation du partenariat Satisfaction des partenaires vis-à-vis la collaboration
Capacité du partenariat à favoriser l’atteinte des objectifs du projet Degré de participation des partenaires à la prise de décision
Perception des partenaires à l’égard du partenariat
Taux de participation des partenaires aux rencontres liées au projet
Nombre de partenaires provenant du secteur de la santé versus d’autres secteurs d’activités
Indicateurs de résultats
Ces indicateurs vous permettront d’apprécier le degré d’atteinte des objectifs de votre projet. Il existe différents types de résultats. Les résultats ultimes permettront d’apprécier l’impact du projet sur la santé et le bien-être de la population et la durabilité des répercussions du projet. Cependant, ces impacts s’avèrent difficiles à mesurer, car une multitude de facteurs agissent sur la santé des individus et
l’appréciation de tels résultats requiert souvent plusieurs années. Par conséquent, il est recommandé de recourir à des actions ayant déjà été reconnues scientifiquement [8] comme étant efficaces pour agir sur le problème de santé que vous avez ciblé.
L'atteinte des résultats intermédiaires (effets du projet) et des résultats immédiats (résultats de premier niveau qui contribuent à la production des effets) peuvent par contre être mesurés plus rapidement au fur et à mesure de la mise en œuvre. Par exemple, il serait possible de mesurer :
La capacité des actions à rejoindre la population ciblée La satisfaction de la clientèle
La performance des actions en termes d’accessibilité, continuité, etc.
La rentabilité financière du projet Exemples d'indicateurs de résultats :
Disponibilité des nouveaux services et actions offertes Pourcentage de la population rejointe par les actions
Taux d’utilisation par la population des services et actions offertes Délais d’accès pour la population aux services
Qualité des services offerts
Taux de satisfaction de la clientèle/population à l’égard des nouvelles actions/services
L’évaluation plus définitive de l’atteinte des résultats du projet se réalise le plus souvent vers la fin de celui-ci, lorsque vient le temps de faire le bilan de sa réalisation [9].
Les indicateurs d'effets collatéraux
L'identification des effets collatéraux requiert une analyse prospective des impacts indésirables associés à l’implantation du projet pouvant être observés tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de votre organisation.
Par exemple, il est possible que l’implantation ait un impact négatif sur la satisfaction du personnel, qu’il nuise à la réalisation d’un autre projet déployé sur le territoire, qu’il soit mal reçu par certains acteurs de la communauté ou encore qu’il ait finalement des effets indésirables sur le bien-être de la population.
Afin de minimiser les effets collatéraux, il est recommandé de réaliser une analyse des parties prenantes
[10] et des différents risques associés à votre projet.
Exemples d'indicateurs d'effets collatéraux :
mesure de la charge de travail des équipes directement et indirectement concernés par le projet (nombre d'heures supplémentaires)
mesure de satisfaction au travail du personnel taux de rétention du personnel
mesure des effets indésirables sur la santé et le bien-être de la population
satisfaction des parties prenantes vis-à-vis le projet
Définir les cibles à atteindre
Pour chaque indicateur de résultat, vous devrez déterminer 1) la situation de base (« base line ») ainsi que 2) une cible à atteindre. Pour certains types d’indicateurs, les données scientifiques fournissent des recommandations sur les normes à atteindre. Nous vous suggérons de recourir à un expert dans le domaine concerné pour connaître ces normes. La cible associée à un indicateur est définie pour stimuler les acteurs à mieux performer. Elle doit donc ne pas être trop facile à atteindre tout en demeurant réaliste.
Une fois l’ensemble des indicateurs formulés, il peut être utile de produire un tableau [11] présentant pour chacun d’eux les informations suivantes :
l'objectif mesuré la cible à atteindre
la sources des données à recueillir la méthode de collecte
la fréquence de mesure
les personnes responsables de la transmission et de l'analyse des données
Suivre et diffuser vos résultats à l'aide d'un tableau de bord
En terminant, voici un exemple de tableau de bord vous permettant de mesurer le "rendement" de votre projet, de le suivre et de communiquer son évolution à l'aide des indicateurs sélectionnés.
Objectifs Indicateurs Situation de base Cible Résultats en date du :
Références
Albert, L. (2005) Évaluation d’un projet (matériel de cours), Université de Montréal.
Albert, L. (2005) Le système de contrôle dans un projet (matériel de cours), Université de Montréal.
Agence de santé publique du Canada (1996). Guide sur l’évaluation de projets : une démarche participative
http://www.phac-aspc.gc.ca/ph-sp/resources-ressources/guide/index-fra.php [12]
Lemire, N. et Litvak, E. (2011). L’amélioration en santé : diriger, réaliser, diffuser. Laboratoire d’expérimentation en gestion et en gouvernance (LEGG) de la santé et des services sociaux de la Montérégie.
Pomey, M.-P. (2012) Le développement d’indicateurs (matériel de cours). Microprogramme en gestion du changement.
Simard, P. (2005) Perspectives pour une évaluation participative des villes et villages en santé, Direction du développement des communautés et des invividus, Institut national de santé publique, 82 pages.
© Gouvernement du Québec, 2021
Source URL (modified on 07/14/2016 - 20:14): https://www.inspq.qc.ca/en/node/6349 Links
[1]
https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/realiser-un-projet-en-lien-avec-la-responsabilite-populati onnelle/planifier-la-realisation-du-projet-et-convenir-des-modalites-de-soutien/planifier-la-realisation-du-projet
[2]
https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/realiser-un-projet-en-lien-avec-la-responsabilite-populati onnelle/planifier-la-realisation-du-projet-et-convenir-des-modalites-de-soutien/quels-sont-les-indicateurs-de-suivi-
pertinents-au-projet [3]
https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/realiser-un-projet-en-lien-avec-la-responsabilite-populati onnelle/planifier-la-realisation-du-projet-et-convenir-des-modalites-de-soutien/quelles-sont-les-etapes-considerer-pour- evaluer-et-developper-les
[4]
https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/realiser-un-projet-en-lien-avec-la-responsabilite-populati onnelle/faciliter-le-changement
[5] https://www.inspq.qc.ca/sites/default/files/responsabilite-populationnelle/matrice_des_roles_et_responsabilites.pdf [6] https://www.inspq.qc.ca/sites/default/files/responsabilite-populationnelle/exemple_diagramme_de_gantt2-bv.pdf [7] http://sortirdumoule.com/vos-objectifs-sont-ils-smart/
[8] https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/donnees-probantes [9]
https://www.inspq.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/realiser-un-projet-en-lien-avec-la-responsabilite-populati onnelle/faire-le-bilan-du-projet
[10] http://www.ipcdc.qc.ca/exercer-la-responsabilite-populationnelle/analyser-des-partenariats-quels-sont-les-partenaires [11] https://www.inspq.qc.ca/sites/default/files/responsabilite-populationnelle/tableau_descriptif_des_indicateurs.pdf [12] http://www.phac-aspc.gc.ca/ph-sp/resources-ressources/guide/index-fra.php
