Sommaire. Août 2016 page 2/15

Sommaire

La fenêtre du site Institutionnel ... 3

Je me connecte ... 4

J’apprends à me repérer sur le site ... 5

Je crée ma commande ... 6

Je complète ma commande ... 7

1. Par la saisie rapide : je connais les références ... 7

2. Par le catalogue (familles produits, liste pilote…) ... 8

La recherche des produits ... 8

Le résultat de la recherche et l’ajout à la commande ... 9

Les précisions sur le produit ... 9

3. Par l’import d’un fichier Excel ... 10

Je consulte, modifie (si besoin) et valide ma commande ... 12

Cas spécifique, paiement par carte bancaire ou carte achat ... 15

La fenêtre du site Institutionnel

Le site institutionnel informe sur l’offre globale (promotions, mobilier, imprimerie, bureautique) et les services FOS. Il est également accessible à partir de « www.fiducialofficesolutions.com ».

 La fenêtre de connexion permettant d’accéder à la partie privative du site.

 En marron, les différents univers du catalogue fourniture, le service d’imprimerie, la boutique Progress et les offres BOX et guides d’achats (qui nécessitent une identification préalable).

 Le bandeau rotatif d’animation qui est l’endroit privilégié pour prendre connaissance de nos animations conjointes avec nos fournisseurs.

 Les catalogues interactifs permettent une consultation en ligne ou un téléchargement du catalogue sans prix selon le pays. La vignette Destockage n’est visible que pour la France, et met en avant des produits qui bénéficient d’un prix très attractif (l’accès à ces produits dépend du paramétrage une fois la connexion établie). La dernière vignette correspond aux actualités et animations propres à FOS : sortie de catalogue, événement particulier…

 Ce bandeau permet de synthétiser les atouts et prestations offerts par Fiducial Office Solutions.

 Le pied de page inclut une vidéo présentant une première visite explicative du site, en plus des menus offre et services, garanties et présentation de FOS.

Je me connecte

 Site : le code site (commun à tous les utilisateurs d’une même entreprise)

 Nom : le code utilisateur (est unique par site)

 Mot de passe : mot de passe (de 3 à 50 caractères)

 Le bouton OK lance l’accès au site privatif (avec indication des prix)

L’utilisateur est autonome s’il a oublié son mot de passe de connexion. Il peut utiliser le système du « codes oubliés » mis à sa disposition sur la fenêtre d’identification du site :

La fenêtre ci-dessous s’ouvre alors :

Que se passe-t-il ?

Le système recherche l’adresse mail renseignée parmi toutes les adresses mails de la base de données. S’il trouve une correspondance, un mail est retourné à l’utilisateur concerné, avec les codes de connexion à utiliser

Une personne accédant à l’administration peut modifier le mot de passe, mais pas le visualiser (cf chapitre Administration)

 





J’apprends à me repérer sur le site

Quelle que soit mon action sur le site, certains éléments sont fixes. En effet seule la partie centrale de la fenêtre change.

Un bandeau de menus et de sous menus. Le sous menu sélectionné apparaît en vert. Pour revenir à l’accueil je clique sur l’icône de la maison (tout à gauche).

Une liste de boutons pour les recherches. Ces boutons sont accessibles à tout moment sur le site

.Vos produits spécifiques .Offres spéciales

.Destockage Sont facultatifs

La partie mobile du site : - consultation catalogue

- consultation du détail commande - la liste des commandes, des bons de

livraisons…

- Le suivi de la commande visible à tout moment

- Les informations de FOS

- La fonction d’import Excel pour les commandes Facultatif :

- Le logo de ma société - Les informations

complémentaires

imprimerie est facultatif.

Je crée ma commande

Menu Commande

Sous menu Créer une commande fourniture Bouton nouvelle commande (Bandeau droit du site)

Le bouton pour valider l’écran se trouve en bas de la fenêtre

Je sélectionne l’adresse de livraison et je clique sur le bouton « Valider ». Il peut y avoir plusieurs adresses si je suis autorisé(e) à commander pour d’autres sites ou services.

S’il y a beaucoup d’adresses je peux utiliser le champ de recherche. Il s’agit d’une recherche stricte (valeur exacte, et non contient ou commence par) sur les zones Société, ligne d’adresse 1 et 2, code postal, ville et code service.

- La zone « votre référence » est reportée sur les bons de livraison et les factures.

J’indique ici mon numéro de commande interne nécessaire à mon service comptabilité (facultatif).

- La zone « Commentaire » me permet de préciser le numéro de bureau ou d’étage s’il est absent dans l’adresse. Cette information n’est pas reportée sur la facture.

Puis je valide l’écran

Le système me positionne alors dans le catalogue

La commande est créée et vide, prête à être complétée (cadre disponible dans le bandeau droit du site)

OU  

Je complète ma commande

1. Par la saisie rapide : je connais les références

Menu Commande

Sous menu Saisie rapide Bouton Saisie rapide

(Bandeau droit du site)

 Je saisie mes références. J’indique bien 8 chiffres pour les produits à nuance (code couleur, taille….).

 Le libellé de l’article apparait en fonction de la référence saisie. En cas d’erreur sur la référence le libellé article sera « produit inconnu ».

Je saisie mes quantités

 J’indique un commentaire (si besoin). Je peux utiliser la zone pour préciser qui a besoin du produit. Cette zone est reportée sur le bon de livraison.

 J’ajoute à la commande. Le système me positionne alors dans le détail de la commande.

- Si je n’ai pas fini ma commande (besoin de lignes supplémentaires). Je clique sur le bouton « saisie rapide » autant de fois que nécessaire.

- Si je suis dérangé(e) je clique sur le bouton d’ajout à la commande, pour que ma saisie soit sauvegardée.

  

 OU  



2. Par le catalogue (familles produits, liste pilote…) La recherche des produits

Je dispose de plusieurs manières pour trouver un produit

- une zone de recherche : je peux renseigner différentes informations

 Une référence article j’indique 6 ou 8 chiffres dans cette zone

 Un mot clé

 Un numéro de page du catalogue, saisir « page :xx » - différents boutons :

par famille

je clique sur une famille du catalogue, une sous famille…. et descend dans l’arborescence

par index Je sélectionne la première lettre du mot et clique ensuite sur l’index qui m’intéresse

par consommable

je recherche le modèle de mon imprimante et le site me propose les références qui correspondent en cartouche ou consommable

par marque je recherche un produit d’une marque spécifique

Vos produits

préférés

je gère cette liste personnellement pour retrouver rapidement les produits que je commande le plus souvent

Vos listes pilotes

Optionnel. Regroupe les produits qui sont conseillés (ou autorisés) par mon responsable. Je sélectionne ensuite une sous famille.

Correspond à une référence article qui regroupe différents produits dans un conditionnement spécifique.

Un accès rapide :

 Aux produits de la marque Progress (produits de la marque Fiducial)

 Au produits verts : recyclés, recyclable, ayant traits à l’écologie

Ces boutons sont optionnels et dépendent du paramétrage souhaité par votre direction.

Le résultat de la recherche et l’ajout à la commande

L’affichage des produits par défaut se présente sous forme d’un mural de photo.

 Je renseigne une quantité

 J’ajoute à la commande

Les précisions sur le produit

Le mural de photos (affichage photos) indique uniquement le libellé de l’article. Si je souhaite plus d’information je clique sur le libellé de cet article pour accéder à son descriptif

Je renseigne les quantités et j’ajoute à la commande. Le cadre de la commande (bandeau droit du site) s’actualise en conséquence :





Descriptif détaillé, comme dans le catalogue papier Le cadre de la commande

s’actualise à chaque fois que j’ajoute à la

commande

Les pictos ou sur les produits sont informatifs, je peux commander les

produits

Fiche technique au format pdf si besoin d’informations spécifiques

Je trouve le produit associé (agrafeuses compatibles) en fonction du produit sélectionné, ou un produit similaire s’il n’est plus disponible



3. Par l’import d’un fichier Excel

Le bouton « Import Excel » apparaît dans le bandeau de droite dès lors qu’il existe une commande en cours pour l’utilisateur connecté.

Il permet d’importer un fichier Excel dans la commande en cours.

Le fichier Excel à charger doit comporter 4 colonnes. Les données à intégrer débutent à partir de la ligne 2 (la première ligne étant une ligne d’entête de colonne, elle ne doit pas être vide) :

- Colonne 1 : le code du produit (6 positions)

- Colonne 2 : le code de la nuance ou vide si le produit n’a pas de nuance (2 positions) – La colonne doit être au format de cellule texte, sinon les « 0 » seront supprimés pour les nuances 02, 05,06, 07….et les produits non reconnus.

- Colonne 3 : la quantité commandée

- Colonne 4 : le commentaire ou vide si pas de commentaire

Le format du fichier doit être .xls

L’import ne fonctionne pas sur les formats .csv, .ods, .xlsx Procédure à suivre pour importer le fichier :

- Cliquer sur le bouton « Import Excel »

- Rechercher l’emplacement et sélectionner le fichier d’import

- Un message indique que le traitement est en cours

- Une fois l’import terminé, une information indique les lignes qui sont correctement importées dans un premier encart. Le nombre de ligne de la commande indique bien les différents produits importés. Aucune action supplémentaire de l’utilisateur n’est requise.

- Un second encart peut apparaître si le système rencontre une anomalie dans les contrôles.

Les références en erreur sont indiquées dans un cadre rouge, mais également sous forme de tableau pour que l’utilisateur procède aux corrections nécessaires et ajoute les produits à la commande :

- L’import de toutes les lignes est finalisé par un clic sur le bouton « Ajouter à la commande ». L’utilisateur est positionné dans le détail de la commande en cours.

Si le site client dispose de l’option des références personnelles, le commentaire du fichier sera remplacé par la « référence du client » pour informer de la transcodification

Je consulte, modifie (si besoin) et valide ma commande

Menu Commande

sous menu Commande en cours

Bouton « mon panier Fourniture » Bandeau droit du site

 Je peux sélectionner une autre Adresse de livraison, ou modifier le numéro de commande interne.

 Je vérifie les informations sur l’adresse de livraison.

Si le site utilise la fonction des budgets, différentes informations apparaissent dans le détail de la commande :

- Budget Total : montant total alloué pour l’exercice budgétaire

- Budget Consommé : montant des factures et bons de livraison déjà émis sur cette adresse - Budget Restant : montant du budget disponible restant. Ce qui est disponible pour la

commande en cours

- Budget restant prévisionnel : montant du budget restant après validation de la commande en cours







 



OU  





 et 

- Modification d’une ou plusieurs ligne(s)

Cliquer sur la zone quantité au niveau de la ligne de votre produit. Indiquer la quantité souhaitée, renouveler l’opération sur d’autres lignes si nécessaire puis cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

- Suppression d’une ou plusieurs ligne(s)

Même procédé que la modification, en indiquant un zéro dans la zone quantité.

 - Supprimer une ligne Cliquer sur la corbeille à côté de la référence produit à supprimer.

 Un contrôle s’effectue sur la commande au niveau du prix et de la quantité.

Il est signalé par un pictogramme . Lorsque l’on clique dessus pour une ligne de commande donnée, une fenêtre apparaît contenant une explication détaillée pour la ligne en question.

Les données en cause sont affichées en rouge dans la commande (unité de vente, montant de la ligne). Un message apparaît également dans la partie supérieure du site :

A tout moment je peux passer par « Saisie rapide » ou le « catalogue » pour rajouter des produits dans ma commande.

Dans la liste des commandes, un lien « infos complémentaires » apparait si la commande comporte ce type d’information.

Un clic sur le menu permet l’ouverture d’un popup bloc note rattaché à la commande en cours :

- Ajout, modification, suppression : possible tant que la commande n’est pas à l’état validée

- Lecture uniquement : pour les commandes à l’état Validé

 Lorsque je mets ma commande en attente, lors de la validation, il peut arriver que certains produits ne soient plus disponibles. Le bouton « Lien vers les produits de remplacement » apparaît. Ainsi je peux trouver un produit similaire au produit indisponible.

 Toutes les informations sont correctes. Je valide ma commande

Je clique sur OK car j’ai bien enregistré les modifications.

Un nouvel écran s’ouvre :

 Je peux me faire livrer à une date précise (retour de congés, ou pour réaliser un cadencement….). Je sélectionne « autre date » et je renseigne la date concernée.

 Je peux renseigner à nouveau la référence commande, ou le commentaire (en cas d’erreur ou d’oubli).

Si ma commande doit être validée par un responsable, la partie ci dessous apparaît pour le prévenir qu’il doit valider la commande à son tour, je vérifie que la case est bien cochée et que son adresse mail est correcte :

 Je souhaite recevoir un récapitulatif de ma commande. Je coche la case prévue à cet effet et je vérifie bien l’orthographe de mon adresse de messagerie

Si je ne souhaite pas recevoir de récapitulatif, je décoche la case, mais je n’oublie pas de cliquer sur le bouton « valider ».

La commande est bien validée.





Adresse mail 

Cas spécifique, paiement par carte bancaire ou carte achat

En cliquant sur le bouton « Valider », je suis redirigé sur le site de paiement pour y introduire les identifiants de ma carte (N° de carte, date de validité, éventuellement N° de marché).

Un contrôle est effectué par la banque pour vérifier que ma carte dispose bien du budget suffisant pour honorer la commande (message « demande d’autorisation en cours »). Après un court instant, je reçois la réponse à la demande d’autorisation (positive ou négative).

Dans le cas d’une réponse positive, un numéro d’autorisation (ou référence) est donné par la plateforme ; le processus se poursuivra avec la validation effective de la commande et par l’envoi de deux mails.

Un mail me sera envoyé attestant de l’enregistrement de la demande d’autorisation. A ce stade, je ne peux plus invalider la commande.

Ci dessous le contenu du mail que je recevrai en provenance de Service Paiement ITS:

L’heure de la transaction figurant dans ce document est l’heure GMT.

Dans le cas d’une réponse négative, le système refuse la validation de la commande, celle-ci est conservée sur le site Internet dans « la liste des commandes », attendant une nouvelle demande d’autorisation ou peut être annulée par le client.

Je dois me rapprocher de ma banque afin de connaître la raison du refus.