TERMES DE REFERENCE : Procédure de sélection Cabinet d’Audit
I. PRESENTATION DE BIBLIOTHEQUES SANS FRONTIERES
Bibliothèques Sans Frontières (BSF), association française de loi 1901, travaille depuis 2007 à porter la connaissance à ceux qui en sont privés. Aujourd’hui, un réfugié passe en moyenne 18 ans dans un camp de réfugiés, 750 millions de personnes dans le monde ne savent ni lire ni écrire et 50% de la population mondiale n’a pas accès à internet. L’accès à la connaissance permet l’exercice de ses droits, l’inclusion dans la société et l’émancipation de tous.
C’est pourquoi depuis 13 ans, Bibliothèques Sans Frontières agit auprès de 6 millions de personnes en France et dans 50 pays à travers le monde pour apporter un accès à l’information, à l’éducation et à la culture. Pour agir, Bibliothèques Sans Frontières a créé des outils révolutionnaires comme l’Ideas Box - une médiathèque en kit – créée en partenariat avec le designer Philippe Starck - ou l’Ideas Cube - une bibliothèque numérique et ultra portative. Dans tous ses projets, l’association défend l’innovation, le partage, le respect et la diversité culturelle.
Bibliothèques Sans Frontières intervient au Burundi depuis 2014 et l’ouverture de son bureau régional. Voici quelques exemples de projets déployés par l’équipe terrain :
- Des Ideas Box pour les enfants des rues
- Des médiathèques auprès des réfugiés congolais
- Favoriser l’émergence de jeunes leaders communautaires - Soutenir la professionnalisation de l’apprentissage des métiers - Mieux s’informer sur la santé sexuelle et reproductive
II. PRESENTATION DU PROJET
Depuis avril 2011, la Coopération Internationale Suisse indiquer en toutes lettres a ouvert un programme Psychosocial dans la Région des Grands lacs à travers différentes contributions à des organisations locales et internationales du Burundi, du Rwanda et de la RDC. Souhaitant renforcer la pérennisation des initiatives et activités menées par ses partenaires, la DCC a souhaité capitaliser sur les bonnes pratiques en matière de pédagogie et de contenus en associant à son programme psychosocial une organisation pouvant assurer la centralisation et la mise en forme des supports utilisés par les partenaires afin de les rendre accessible à tous. L’utilisation d’une approche innovante et d’outils numériques ayant déjà eu des impacts forts dans des contextes similaires est également encouragée pour renforcer une offre de services de qualité et adaptée pour les organisations partenaires et les bénéficiaires de leurs activités.
C’est ainsi que l’ONG Bibliothèques Sans Frontières s’est proposé d’intervenir en appui des organisations partenaires de la DCC au Rwanda, en RDC et au Burundi, en déployant ses bibliothèques numériques Ideas Cube pour renforcer l’accès et la qualité de la diffusion de l’information, avec des contenus innovants et adaptés aux attentes et besoins des différents publics des centres ciblés.
Le tableau suivant décrit le projet :
Durée 2 ans (01/04/2019 - 31/03/2021) Budget total
contractuel
144 270 Euros
Lieux Burundi ; République Démocratique du Congo ; Rwanda Objectifs de
l’action
Objectif Global : Renforcer l’accès et la qualité de l’information au sein des centres partenaires Objectif Spécifique
:
Dynamiser et soutenir les centres par un accompagnement innovant et adaptéBénéficiaires directs
7 centres ;
14 animateurs et 35 leaders communautaires ; 5 organisations partenaires.
Bénéficiaires indirects
Plus de 700 personnes pour les 7 centres ; La communauté dans son ensemble.
Résultats attendus R.1.1 Les centres facilitent l’accès à des contenus éducatifs, informatifs et de médiation innovants R.1.2 Les compétences des animateurs et leaders communautaires sont renforcées pour mener des activités éducatives de qualité avec des outils innovants
R.1.3 La communauté est mobilisée autour des centres et des nouvelles technologies
III. OBJECTIFS DE L’APPEL D’OFFRES
Dans le cadre du projet « Bibliothèques Numériques - Soutien psychosocial », financé par la Direction du Développement et de la Coopération Suisse (DDC), - BSF doit procéder à l’audit externe des comptes du projet par un cabinet d’expertise comptable inscrit au registre du commerce Burundais.
IV. PLANNING DE L’APPEL D’OFFRE
DATE HEURE
Date limite de soumission des offres (date de réception, et non date d’envoi) 26 mars 2021 17 heures Session d’ouverture des offres par Bibliothèques Sans Frontières 29 mars 2021 11 heures Notification d’attribution au soumissionnaire retenu 30 mars 2021
Signature du contrat 1er avril 2021
Fin de l’audit 15 avril 2021
Envoi du rapport d’audit intermédiaire 22 avril 2021
Envoi du rapport d’audit final et paiement de la dernière tranche 30 avril 2020
V. INSTRUCTIONS POUR SOUMETTRE UNE OFFRE a. Format de réponse
Les offres devront être soumises par email à l’adresse suivante : [email protected]
L’offre devra être reçue au plus tard le 26 mars 2021 à 17 heures. NB : les offres soumises en retard ne seront pas acceptées et seront renvoyées à l’entreprise.
b. Contenu des offres
Le soumissionnaire doit fournir dans sa proposition des informations suffisantes pour démontrer sa bonne compréhension des besoins. La proposition inclura, au minimum :
- Une proposition technique qui devra indiquer :
o La méthodologie proposée pour la conduite des audits ;
o Une proposition de calendrier de mise en place de l’audit tenant compte de la date souhaitée de livraison ;
o Une présentation de l’équipe d’audit prévue (avec leurs CV, références et expériences, 3 pages maximum) ;
- Une proposition financière qui devra indiquer : o Une estimation des charges en hommes/jour
o Les coûts totaux des audits et de l’audit final en BIF TTC ; o Les modalités de paiement (échéancier).
- Le profil de l’auditeur :
o L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé ;
o Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics internationaux ;
o Application de la norme internationale relative aux missions d’examen International (Standards on Review Engagements, ISRE 2400).
Tout soumissionnaire qui ne fournira pas tous les documents mentionnés ci-dessus et dans les formats demandés peut voir sa proposition exclue. Les offres devront être présentées en Francs Burundais, toutes taxes comprises.
Le budget total maximum pour cet audit est de 12 Millions de BIF toutes taxes comprises. Tous les paiements seront effectués par virement bancaire sur le compte du prestataire selon l’échéancier convenu dans le contrat. Tous les paiements seront effectués en Francs Burundais. Les paiements auront lieu après réception de factures originales émises par le prestataire. Les modalités de paiement seront spécifiées lors de la signature du contrat de prestation.
L’organisation de l’audit se déroulera dans les locaux de BSF au Burundi (16 avenue de la mission).
VI. PROCEDURES D’APPEL D’OFFRES
Bibliothèques Sans Frontières se réserve le droit de négocier, d’accepter ou de rejeter toute proposition ou cotation à son entière discrétion et de poursuivre le dialogue compétitif pour toute réponse qu’il considère comme avantageuse.
Bibliothèques Sans Frontières n’est pas tenu d’accepter les prix les plus bas ni aucune proposition. Aucune proposition ne pourra être modifiée une fois passée la date de clôture de l’appel d’offres.
Bibliothèques Sans Frontières se réserve le droit d’établir une liste de prestataires présélectionnés, basée sur les critères annoncés dans le paragraphe VII du présent document. Des discussions plus poussées ainsi qu’un dialogue compétitif pourront ensuite être menés avec les prestataires présélectionnés.
Les prestataires s’engagent à soumettre une offre qui restera valide pour une période de trente (30) jours minimum à compter de la date limite de soumission.
Cependant, les prix et conditions définis dans le contrat signé avec le prestataire sélectionné devront être valides pendant un an après la signature du contrat.
Les offres devront être présentées en Francs Burundais, toutes taxes comprises.
Les offres ainsi que toute la correspondance et tous les documents relatifs à l’offre échangés entre le soumissionnaire et Bibliothèques Sans Frontières doivent être rédigés en Français.
Aucun des frais engagés par le soumissionnaire pour préparer et soumettre son offre n’est remboursable. Tous ces coûts seront uniquement à sa charge.
VII. EVALUATION DES OFFRES
L’ouverture et l’évaluation des offres ont pour but de vérifier si celles-ci sont complètes et valides.
L’évaluation ultérieure des offres sera effectuée à Bujumbura par un comité d’évaluation composé de représentants de Bibliothèques Sans Frontières.
Le contrat sera attribué à l’offre qui sera à la fois conforme techniquement et administrativement et la plus avantageuse sur le plan économique, si l’on tient compte de la qualité des services offerts et du prix de l’offre.
Les offres seront évaluées selon les critères énumérés ci-dessous : - Capacité à remplir les conditions requises par l’appel d’offres - Respect des termes et conditions de Bibliothèques Sans Frontières
- Offre technique : compréhension des termes de référence, méthodologie, expériences du ou des consultants - Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au
budget disponible Critères
OFFRE TECHNIQUE 60%
Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée 10%
Références et expériences du consultant 30%
Expériences d’audit de structures ONG 10%
Expériences d’audit de projets internationaux 10%
Expérience dans l’audit de financement public 10%
CV du ou des intervenants/partage des responsabilités 10%
Calendrier prévisionnel d'intervention/estimation des charges en jour/homme 10%
OFFRE FINANCIERE 40%
TOTAL 100%
Toute information concernant le projet et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel d’offres.
De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.
Dans un souci de transparence et d’égalité de traitement, le comité d’évaluation peut demander aux prestataires, par écrit, d’apporter sous 48 heures des clarifications concernant leur offre, sans qu’ils puissent pour autant la modifier.
Aucune de ces demandes de clarifications ne doit viser à corriger d’éventuelles erreurs initiales ou des manquements affectant la performance du contrat ou faussant la compétition.
Tout prestataire qui tenterait d’influencer le comité d’évaluation dans le processus d’examen, de clarification, d’évaluation et de comparaison des offres, d’obtenir des informations sur l’avancement du processus ou d’influencer Bibliothèques Sans Frontières dans sa décision concernant l’attribution du contrat verrait son offre immédiatement rejetée. Aucune excuse ne sera acceptée pour les soumissions d’offres tardives. Les offres qui arriveront trop tard seront rejetées sans être évaluées.
Le soumissionnaire sélectionné sera informé par écrit que son offre a été acceptée (notification d’attribution). Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus en seront informés par e-mail sous 10 jours à compter de la date d’attribution.
Bibliothèques Sans Frontières détient la propriété de toutes les offres reçues dans le cadre de cette procédure d’appel d’offres. Par conséquent, les offres ne seront pas renvoyées aux soumissionnaires.
VIII. CONTRAT
Le contrat qui sera conclu entre le prestataire retenu et Bibliothèques Sans Frontières sera établi selon l’accord cadre standard de Bibliothèques Sans Frontières.
Le contrat sera composé des éléments suivants, par ordre décroissant d’importance : - Les spécifications et conditions listées dans le présent Cahier des Charges - L’offre du prestataire sélectionné
- Les conditions spécifiques proposées par le prestataire retenu et explicitement acceptées par Bibliothèques Sans Frontières, par exemple à la suite de clarifications.
IX. ANNULATION DE LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRE
En cas d’annulation d’une procédure d’appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés par Bibliothèques Sans Frontières. Si la procédure d’appel d’offres est annulée avant qu’aucune enveloppe extérieure n’ait été ouverte, les enveloppes scellées seront renvoyées, non ouvertes, aux soumissionnaires.
Une annulation peut se produire quand :
- La procédure d’appel d’offres a été infructueuse, à savoir quand Bibliothèques Sans Frontières n’a reçu aucune offre valide ou financièrement viable, voire aucune réponse du tout;
- Les paramètres économiques ou techniques du projet ont été fondamentalement modifiés;
- Des circonstances exceptionnelles ou un cas de force majeure rendent impossible l’exécution normale du projet;
- Toutes les offres techniquement conformes dépassent le budget disponible;
- Des irrégularités se sont produites dans la procédure, en particulier lorsque celles-ci ont empêché une concurrence loyale.
Bibliothèques Sans Frontières ne pourra en aucun cas être passible de dommages et intérêts, de quelque nature qu’ils soient (en particulier les dommages et intérêts pour perte de profits en cas d’annulation d’un appel d’offres), même si Bibliothèques Sans Frontières a été prévenu de la possibilité de dommages et intérêts.
La publication d’un avis d’achat n’engage pas Bibliothèques Sans Frontières à mettre en application le programme ou le projet annoncé.
X. PRESTATIONS ATTENDUES
L’audit devra permettre de :
- S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par la DDC ; - S’assurer de l’existence, l’adéquation et l’efficacité du système de contrôle interne (SCI) - S’assurer de la conformité aux objectifs du projet et respect du contrat
L’auditeur effectuera toutes les diligences qui lui sembleront nécessaires pour formaliser son opinion.
XI. LIVRABLES ATTENDUES
Un rapport d’audit comptable et financier de l’exercice du projet rédigé en langue française en version électronique et imprimée (1 original et 2 copies), au maximum 50 pages (sans compter les annexes), comme définis dans le cahier de charge audit financier annexé ci-joint.
