ASSISTANT DEPUTY MINISTER (FINANCE AND CORPORATE SERVICES) SOUS-MINISTRE ADJOINT (FINANCES ET SERVICES DU MINISTÈRE)
Processus de validation des coûts à l’appui de l’attestation par l’DPF
Allan Weldon!
Directeur - Service d'établissement ! des coûts!
Défense nationale!
926341
Contexte
§ Les estimations de coûts sont souvent préparées par le personnel des projets (programmes)
§ Incapacité du personnel non formé d’établir les coûts
§ L’établissement des coûts est souvent fait de manière superficielle au cours des premières étapes d’un projet
§ Souvent, le but de l’établissement des coûts est mal compris
• Les décisions pour le programme – impact sur tous les aspects du plan d’investissement
• Les décisions pour l’approvisionnement – les autorisations sont fondées sur le crédit 5
• Les opérations – les coûts marginaux par rapport au coût complet, recouvrement des coûts
§ Une remis en question insuffisante des hypothèses
§ Les estimations de coûts sont souvent utilisées sans les avertissements
appropriés concernant la qualité, les risques et la confiance que l’on a dans les estimations
§ Le manque d’uniformité, d’outils de normalisation, de modèles et de normes de préparation des rapports
§ Pas d’information de rendement sur la précision des estimations de coûts et les causes des changements notés au niveau des estimations
§ Les examens ultérieurs faits par le personnel de l’DPF ont souvent entraîné des
reprises considérables du travail et des délais liés aux approbations
Qu’entend-on par validation des coûts?
§ Un examen sans distortion d’une proposition :
§ Pas une vérification
§ Des changements pourraient être apportés à la proposition
§ Préparé par le personnel formé de l’DPF, sans distortion
§ Permet de s’assurer que la proposition respecte les normes du Ministère :
§ Conformité technique et précision mathématique
§ Corroboration – examen complet de la documentation source
§ Caractère complet, fiable, risque et sensibilité
§ Inflation, taux de change, taxes, etc.
§ Requis pour obtenir une lettre d’attestation de l’DPF. Le rapport de validation des coûts doit :
§ Donner suite spécialement aux six affirmation contenues dans l’attestation de l’DPF
§ Les avertissements recommandés doivent être ajoutés à la lettre
d’attestation de l’DPF
Processus de validation des coûts
§ Vérification de l’estimation de base des coûts
§ Le bureau du projet (ou secteur du programme) fournit des estimations de coûts
§ Corroboration des données
§ Vérifier s’il y a des erreurs de mathématique
§ Confirmer le caractère complet (confirmer qu’on a tenu compte de tous les éléments de coûts)
§ Confirmer l’alignement des coûts et les hypothèses de taux de change
§ Évaluation du risque, faire une analyse de la sensibilité
§ Élaborer une estimation des coûts fondée sur le risque
§ Attribuer les contingences
§ Préparation des rapports
§ Examen des CM ultérieurs ou des préparations destinées au CT pour s’assurer qu’ils sont conformes au rapport de validati
on
Lacunes courantes
§ Caractère complet – on n’a pas tenu compte de tous les éléments de coûts
§ Calcul de l’inflation et du taux de change
§ L’évaluation du risque est fondée sur des opinions
§ A&P / soumissions – désuets
§ Soutien logistique intégré – fondé sur un pourcentage mais sans étalon de référence
§ Coûts pour le personnel – éléments de coût manquants, notamment les coûts pour le soutien par le personnel, la formation, l’hébergement, etc.
§ Dépenses des années antérieures (DAA) – ne concordent pas dans le système financier
§ Mauvaise compréhension des implications des crédits, source de fonds
§ EBP, SI, calcul des taxes
§ Erreurs sur les feuilles de calcul et d’arrondissement …
Intégration
Éléments de risque
Gestion de l’information Gestion des
connaissances Systèmes de TI
Propriété int Gestion du risque
Mouvements de trésorerie Intégrité des
données
Structure des fonds
Finances
Gens/culture WP de la Défense Comités exécutifs Éthique
Gouvernance
Extérieur
Lois/èglements Géo/Politique
Économie Milieu de sécurité
RMA Gestion
stratégique
Innovation
Changements org Cadence des op Opérations
Déploiement/SCM Santé et sécurité Infrastructure Approvisionnement
Trois composants de l’évaluation de la validation
1. Risque lié à l’intégrité des données – les données fournies sont vérifiables et elles respectent les normes de préparation des rapports
2. Risque lié au rendement – tout ce qui devrait être compris dans l’analyse a été présenté
– Risque lié au calendrier
– Risque au plan technique (nouveau concept/technologie) – Risque lié à l’inflation et au taux de change
3. Risque lié à l’intégration – l’impact collatéral potentiel a été
évalué par rapport aux autres capacités
Risque lié à l’intégrité des données
Si les données sous-jacentes à une décision sont erronées, il faut tenir compte de cette information dans la décision
Niveau de confiance : Quelle est la qualité des données ? Ce niveau risque-t-il de changer ?
Facteur d’amplitude : Quelle sera l’augmentation des coûts ?
Criticité : Dans quelle mesure ce facteur est-il pertinent dans le coût total du projet ?
Sources de l’information
Échelle de risque lié à l’intégrité des données
Niveau de confiance de l’intrégrité des
données
Gammes
appropriées Catégories Pondération du risque
Criticité
Très faible >40 % ROM Très
substantiel
Très substantiel
Faible 31 % à 40 % Indication Substantiel Substantiel
Moyen 21 % à 30 % Indication Important Important
Élevé 11 % à 20 % Effectif ou
indication
Négligeable Négligeable
Éventualité prévue en fonction de la phase du projet
100 % 90 %
60 % 80 % 70 %
50 % Analyse des
options Définition du projet
Réalisation du projet
Niv. supérieur Définition Niv. inférieur
Intervalle initial de confiance Niveaufinal deconfiance
Processus
Coût prévu
