Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de préservation numérique

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Les ressources administratives, patrimoniales,

culturelles et scientifiques à l’Université de

Genève : définition d’une politique de

préservation numérique

Sous la direction de :

Alain DUBOIS, Archiviste cantonal de l’État du Valais

Genève, le 23 décembre 2018

Filière Sciences de l’information Haute École de Gestion de Genève (HEG-GE)

Sous la direction de :

Travail de Master réalisé par : Eugénie IACCONI

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une

Déclaration

Ce travail de Master est réalisé dans le cadre du Master en Sciences de l’information de la Haute école de gestion de Genève. L’étudiante accepte, le cas échéant, la clause de confidentialité. L'utilisation des conclusions et recommandations formulées dans ce travail, sans préjuger de leur valeur, n'engage ni la responsabilité de l'auteure, ni celle de l’encadrant.

« J’atteste avoir réalisé le présent travail sans avoir utilisé des sources autres que celles citées dans la bibliographie. »

Fait à Genève, le 23 décembre 2018 Eugénie Iacconi

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Remerciements

Je tiens à remercier à travers ces quelques lignes toutes les personnes qui m’ont apporté leur aide et leur soutien au cours de cette aventure :

Monsieur Alain Dubois, mon directeur, pour ses conseils avisés et sa bienveillance ; Monsieur Frédéric Noyer, mon expert, pour sa disponibilité et sa précieuse relecture ; Monsieur Ambroise Barras, mon mandant, pour nos discussions éclairées et sa patience ;

Les archivistes et historiens de l’Université qui ont répondu à toutes mes questions et bien plus encore : Mesdames Elphège Gobet, Dominique Torrione-Vouilloz et Rita Hofstetter, ainsi que Monsieur Marc J. Ratcliff ;

Le Bureau de la stratégie numérique et Madame Marie Fuselier, directrice de la Division de l’information scientifique, pour le temps qu’ils m’ont consacré et les informations indispensables qu’ils m’ont confiées ;

Monsieur Loïc Diacon, bibliothécaire et archiviste de la Haute école de travail social de Genève, et Madame Patrizia Birchler Emery, chargée de cours suppléante et adjointe scientifique à l’Université, pour nos rencontres fort inspirantes ;

Madame Diane Baillargeon, directrice de la Division de la gestion de documents et des archives de l’Université de Montréal, pour avoir répondu à mon appel improvisé et partagé un bout de sa longue expérience avec moi ;

Et tous mes proches qui m’ont supportée pendant toute cette période, sans lesquels ce travail n’aurait sans doute pas abouti.

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Résumé

La problématique de la préservation numérique occupe désormais une place centrale au sein des institutions dédiées à la conservation du patrimoine culturel et scientifique – et plus largement au sein de toutes les organisations qui produisent de l’information – puisque les données créées sous forme numérique s’avèrent particulièrement vulnérables en raison de l’obsolescence rapide des technologies qui les sous-tendent et des mesures complexes qui s’imposent pour assurer leur pérennité et leur accessibilité futures. La préservation numérique forme ainsi l’un des grands défis du XXIe_{siècle puisque les risques que notre société se retrouve face à un « trou noir »} digital croissent à la vitesse des évolutions technologiques (Luan, Nygård 2010, p. 1). L’Université de Genève n’échappe pas à ce changement de paradigme. La massification des effectifs, la multiplication des pôles, la prolifération des systèmes, l’autonomie de ses membres et l’intensification de la recherche complexifient encore la situation dans un contexte aussi décentralisé que le sien. Pourtant, aucune politique globale n’encadre à l’heure actuelle la gestion et la préservation des fonds et collections de l’Université. Partant, ce travail de mémoire a pour ambition de proposer une politique de préservation numérique des ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques pour l’Université. La définition de celle-ci se fonde tout d’abord sur une revue de la littérature dessinant les contours de l’archivistique contemporaine et de la préservation numérique. Elle repose ensuite sur un état des lieux de l’existant effectué à partir d’une série d’entretiens semi-structurés menés auprès des acteurs essentiels de la conservation et de la valorisation du patrimoine universitaire – Archives administratives et patrimoniales (AAP), Commission de Patrimoine Facultaire (CoPaF), Archives Institut Jean-Jacques Rousseau (AIJJR) et Archives Jean Piaget (AJP) – et des instances impliquées dans la gouvernance informationnelle – Bureau de la Stratégie numérique (BNS) et Division de l’Information Scientifique (DIS). Elle découle enfin de l’examen de politiques de préservation numérique publiées ces dernières années par des institutions importantes telles que les Archives fédérales suisses, la British Library ou l’Université de Melbourne.

La politique de préservation numérique proposée par ce travail de mémoire invite l’institution à se saisir de cette occasion pour penser la gestion et la préservation des fonds et collections qu’elle détient selon une vision concertée et coordonnée afin de mutualiser les compétences et les savoir-faire et de capitaliser les efforts déployés. La complémentarité des différents professionnels des sciences de l’information se révèle en effet un atout important face à un défi aussi complexe que la sauvegarde du patrimoine institutionnel sous ses différentes formes. Enfin, l’expérience des archivistes en matière d’évaluation est capitale dans un contexte de production exponentielle de données qui requiert de sélectionner avec soin les traces pertinentes conservées. « L’archive parfaite, qui d’ailleurs n’existe pas, est une archive faite d’absences » (Chidichimo 2015, p. 127).

Mots-clés : préservation numérique, patrimoine numérique, gestion intégrée, Université de Genève

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Sigles et abréviations

AAP : Archives administratives et patrimoniales AEG : Archives d’État de Genève

AEV : Archives de l’État du Valais

AIJJR : Archives Institut Jean-Jacques Rousseau AJP : Archives Jean Piaget

BSN : Bureau de la stratégie numérique

CCSDS : The Consultative Committee for Space Data Systems ou Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales

CoPaF : Commission du Patrimoine Facultaire DIS : Division de l’information scientifique

FPSE : Faculté de psychologie et des sciences de l’éducation

OAIS : Open Archive Information System ou Système ouvert d’archivage d’information UdeM : Université de Montréal

UNIGE : Université de Genève UNIL : Université de Lausanne

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Table des matières

Déclaration ... i

Remerciements ... ii

Résumé ... iii

Sigles et abréviations ... iv

Table des matières ... v

1. Introduction ... 1

1.1 Les Archives à l’Université ... 1

1.2 Définition du mandat et problématique ... 1

1.3 Objectifs ... 2

1.3.1 Objectif général et objectifs spécifiques ... 2

1.4 Méthodologie ... 2 1.4.1 Revue de la littérature ... 2 1.4.2 Analyse de l’existant ... 2 1.4.3 Recommandations ... 3

2. Cadre conceptuel ... 4

2.1 Contexte ... 4

2.2 Bases légales genevoises ... 5

2.2.1 LArch ... 6

2.2.2 LIPAD ... 7

2.3 Archivistique contemporaine ... 7

2.3.1 Gouvernance de l’information ... 7

2.3.2 Cycle de vie du document ... 8

2.3.3 Records Management ... 8 2.3.4 Archivistique intégrée ... 8 2.4 Préservation numérique ... 10 2.5 Le modèle OAIS ... 10 2.5.1 Historique ... 10 2.5.2 Portée ... 11 2.5.3 Environnement de l’Archive ... 12 2.5.4 Responsabilités de l’Archive ... 12 2.5.5 Information et donnée ... 14 2.5.6 Modèle d’information ... 14

2.5.6.1 Information de contenu (Objet-information) ... 15

2.5.6.2 Paquets d’informations ... 15 2.5.6.3 Information de représentation ... 16 2.5.6.4 Information de pérennisation ... 16 2.5.6.5 Information d’empaquetage ... 17 2.5.6.6 Information de description ... 18 2.5.7 Modèle fonctionnel ... 18

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2.5.8 La qualité des archives ... 19

2.6 Conclusion intermédiaire ... 20

3. État des lieux et analyse des besoins ... 21

3.1 Méthodologie ... 21

3.2 Contexte ... 21

3.2.1 Cadre légal et responsabilités ... 21

3.2.2 Université de Genève ... 22

3.3 Typologie des parties prenantes ... 23

3.3.1 Archives ... 23

3.3.2 Résultats scientifiques, données de recherche et collections culturelles et scientifiques ... 23

3.4 Typologie des ressources et des systèmes ... 24

3.4.1 Essai de typologie des fonds pour une politique de gestion globale ... 24

3.4.1.1 Typologie générale ... 24

3.4.1.2 Politique de gestion ... 25

3.4.1.3 Le cas des archives scientifiques ... 26

3.4.1.3.1 Ambiguïté du statut juridique des archives personnelles ... 26

3.4.1.3.2 Concept de mémoire associée ... 27

3.4.1.4 Application à l’Université ... 28

3.4.2 Archives de gestion ... 28

3.4.3 Archives de l’enseignement et de la recherche ... 30

3.4.3.1 Archives institutionnelles de l’enseignement ... 30

3.4.3.2 Archives privées ... 32

3.4.4 Données de recherche ... 34

3.4.5 Résultats scientifiques ... 36

3.4.6 Collections culturelles et scientifiques ... 37

3.5 Typologie des besoins ... 38

3.5.1 Politique institutionnelle de gestion des archives ... 38

3.5.2 Modalités de mise en œuvre ... 38

3.5.2.1 Gestion transversale du patrimoine informationnel ... 38

3.5.2.2 Gestion intégrée des archives de l’Université ... 39

3.5.2.3 Politique d’acquisition des archives privées ... 41

3.5.2.4 Préservation pérenne de l’information numérique ... 42

3.5.2.5 Communication et valorisation du patrimoine institutionnel ... 43

3.6 Conclusion intermédiaire ... 44

4. Politique de préservation numérique ... 45

4.1 Politique et stratégie de préservation numérique ... 45

4.2 Méthodologie ... 46

4.3 Définition de la politique de préservation numérique ... 48

4.3.1 Déclaration de principe ... 48

4.3.2 Liens contextuels ... 49

4.3.3 Objectifs de la préservation ... 50

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4.3.5 Responsabilités ... 52

4.3.6 Orientation et implémentation ... 52

4.3.6.1 Responsabilités financières et humaines ... 52

4.3.6.2 Propriété intellectuelle ... 53

4.3.6.3 Conformité aux standards ... 53

4.3.6.4 Révision de la politique, certification et évaluation des risques ... 54

4.3.6.5 Parties prenantes ... 54

4.3.6.6 Stratégies de préservation ... 55

4.3.7 Glossaire ... 56

4.3.8 Contrôle des versions ... 56

4.4 Politique de préservation numérique de l’Université ... 56

5. Conclusion ... 69

Bibliographie ... 72

Annexe 1 : chiffres-clés de l’Université ... 87

Annexe 2 : synthèse des recommandations précédentes ... 88

Annexe 3 : structures de l’Université et fonds conservés ... 89

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de

1. Introduction

1.1 Les Archives à l’Université

Les institutions patrimoniales et scientifiques sont aujourd’hui massivement confrontées à la problématique de la préservation des données produites sous forme numérique. L’Université de Genève n’échappe pas à ce nouveau défi en raison de l’usage généralisé des technologies de l’information et de la communication qui sous-tend désormais la création des ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques amenées à former son héritage futur. Face à l’augmentation exponentielle de la volumétrie des données produites et à l’obsolescence rapide des technologies qui en permettent l’interprétation, les interventions archivistiques doivent désormais se situer en amont du cycle de vie de l’information. Sans une gestion proactive, raisonnée et planifiée des données numériques dès leur création, il devient difficile, voire impossible, d’assurer la préservation pérenne de l’information et par là même de garantir son accessibilité. Aux missions traditionnelles des archivistes que sont la collecte, le traitement, la conservation, la communication et la valorisation des archives s’ajoutent, dans cette nouvelle économie numérique, la gestion de l’information avant sa collecte ou son acquisition, le rôle de conseil auprès des producteurs et la collaboration avec les autres disciplines au cœur des sciences de l’information : bibliothèques, musées et services informatiques (Dubois 2015).

Dans ce contexte, la formalisation d’une politique de préservation numérique pour l’Université trouve une légitimité certaine. Relevant de la gouvernance de l’information, elle a pour objectif de penser le cycle de vie des données dans leur ensemble pour assurer la pérennité des informations qu’elles véhiculent. Répondant à des bases légales renouvelées autour de la transparence administrative et de la protection des données personnelles et à un cadre normatif constitué d’un ensemble de normes et de standards, elle vise à assurer l’intégrité, la fiabilité, l’authenticité et l’exploitabilité des fonds et collections numériques pour garantir leur pérennité et leur accessibilité.

1.2 Définition du mandat et problématique

Le mandat trouve son origine dans un constat : si les documents sous forme papier sont correctement collectés, traités, conservés et communiqués grâce au précieux travail effectué par les archivistes de l’institution, aucune politique institutionnelle de gestion globale de l’information sous forme numérique n’est en place à l’heure actuelle. En l’absence de politique institutionnelle, les archivistes de l’institution se voient obligés de refuser le versement de documents numériques alors que leur nombre croît de manière exponentielle ; les producteurs quant à eux développent leurs propres stratégies pour gérer leur production documentaire dans un contexte de plus en plus dématérialisé. Or « un objet numérique créé sans précautions particulières ne pourra plus être lu d’ici une quinzaine d’années » tandis que le « rattrapage a posteriori s’avère lourd, parfois impossible » (Dunant Gonzenbach 2013). Dans un tel contexte, il devient urgent pour l’institution de se doter de moyens et d’outils pour gérer la production documentaire numérique qu’elle entend préserver.

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1.3 Objectifs

1.3.1 Objectif général et objectifs spécifiques

Partant de ce constat, les Activités culturelles de l’Université m’ont mandatée pour réfléchir à la problématique de la gestion des ressources numériques et formaliser, à travers le cas générique de cette unité, une politique de préservation numérique applicable aux autres unités de l’institution, et alignée sur la stratégie numérique de l’Université alors en cours d’élaboration. Le présent travail a ainsi pour contraintes spécifiques, outre de tenir compte de l’évolution des normes et des standards archivistiques, d’inscrire cette démarche dans l’état actuel des projets et dans la stratégie numérique à venir de l’Université. L’objectif général de ce travail consiste ainsi à évaluer la pertinence pour les Activités culturelles, et plus globalement pour l’Université, de formaliser une politique de préservation numérique des ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques susceptible de constituer un apport dans le développement de la stratégie de gouvernance de l’information en cours d’élaboration au sein de l’institution. De cet objectif général découlent plusieurs objectifs spécifiques :

• mettre en évidence les bonnes pratiques en matière de gouvernance de l’information et de préservation numérique à travers un état de l’art ;

• évaluer la pertinence de la mise en place d’une politique de préservation numérique valable pour différentes unités à travers un état des lieux de l’existant ;

• formaliser une politique de préservation numérique qui puisse répondre aux besoins des unités concernées, tout en étant suffisamment générique ; • définir les briques constitutives de cette politique de préservation

numérique à travers la gestion, la collecte, la conservation, la communication et la valorisation des ressources numériques et

• préciser un plan d’action visant à concrétiser les objectifs fixés et les livrables à produire.

1.4 Méthodologie

1.4.1 Revue de la littérature

La revue de la littérature a pour but de répondre au premier objectif spécifique de ce travail : recenser les écrits, définir les concepts, identifier les normes applicables et inventorier les bonnes pratiques. Il vise à mettre en évidence les problématiques spécifiques de la préservation numérique à long terme et à fournir un vocabulaire commun servant de socle aux développements suivants.

1.4.2 Analyse de l’existant

L’analyse de l’existant entend répondre au deuxième objectif spécifique de ce travail par la collecte de toutes les informations susceptibles d’être pertinentes pour établir une cartographie de l’existant et analyser les besoins en vue de la définition d’une politique de préservation numérique, tout en évaluant les risques de la situation actuelle. Elle se fonde sur une série d’entretiens semi-structurés menés auprès des acteurs essentiels de la conservation et de la valorisation du patrimoine universitaire – Archives administratives et patrimoniales (AAP), Commission de Patrimoine Facultaire (CoPaF), Archives Institut Jean-Jacques Rousseau (AIJJR) et Archives Jean Piaget (AJP) – et des instances impliquées dans la gouvernance

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de informationnelle – Bureau de la Stratégie numérique (BNS) et Division de l’Information Scientifique (DIS). Les informations recueillies lors des entretiens semi-structurés sont enrichies par les apports de la littérature professionnelle (québécoise, française et suisse), par un certain nombre de rapports internes produits sur la problématique de l’archivage à l’Université et par des recherches en ligne permettant de compléter les connaissances de l’institution.

1.4.3 Recommandations

Formaliser une politique de préservation numérique et définir un plan d’action en adéquation avec la situation de l’institution forment l’objectif principal de ce travail, en tant qu’aboutissement de la revue de la littérature et de l’analyse de l’existant. L’élaboration de cette politique repose, d’une part, sur différentes études internationales menées sur les politiques, stratégies ou plans d’action publiés depuis le début des années 2000 et s’inspire, d’autre part, des pratiques de cinq institutions principales que nous avons prises comme modèles et transposées au cas de l’Université. La politique proposée se compose d’une dizaine de parties parmi lesquelles figurent : l’alignement de la préservation numérique sur les missions de l’institution, les principes clés en matière de préservation numérique, la définition de la portée de la politique, l’identification des parties prenantes et les jalons d’un plan d’action.

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2. Cadre conceptuel

La recherche en archivistique ne semble pas vraiment poser problème aujourd’hui parce qu’il ne manque pas de problèmes dans nos concepts et nos pratiques (Caya 2004)

Cette partie a pour objectif de fournir un cadre contextuel et conceptuel tout autant qu’une terminologie commune servant de base à la politique de préservation numérique de l’Université que ce mémoire a pour objectif de formaliser afin que celle-ci puisse s’appuyer sur les bonnes pratiques relevées dans la littérature scientifique et professionnelle à cet égard. La présentation du contexte sert de préambule. Les bases légales genevoises sont ensuite présentées à travers les nouvelles lois dont s’est doté le Canton au début des années 2000 (LArch et LIPAD). La problématique de la préservation numérique est ensuite abordée dans le cadre de l’archivistique contemporaine : gouvernance de l’information, cycle de vie de l’information, Records Management et archivistique intégrée seront rapidement présentés. Enfin, la problématique de la préservation numérique est examinée sous l’angle du modèle OAIS, devenu aujourd’hui le socle sur lequel s’adosse toute Archive numérique.

2.1 Contexte

L’archivistique est en pleine mutation depuis le début des années 1990 en raison de l’avènement des technologies numériques qui en bouleversent les pratiques et les savoir-faire, notamment par le développement de l’informatique et du travail en réseau. Cette évolution s’est accélérée depuis le début des années 2000 avec l’avancée rapide et la généralisation massive des technologies de l’information et de la communication qui modifient profondément le cycle de vie de l’information, de sa création à son élimination définitive ou à sa conservation permanente. Les formats numériques supplantent désormais les supports traditionnels tels que le papier pour former la mémoire organique et consignée des institutions (CCSDS 2017, p. 1-3). La « révolution numérique » et la dématérialisation des processus de création de l’information ont pour corollaires l’inflation de la volumétrie des données produites, la prolifération des formes d’un même document, la fragilité des supports, l’instabilité des formats et l’obsolescence des matériels et logiciels nécessaires à la compréhension et à la représentation de l’information authentique sous forme numérique : autant de facteurs « antinomique[s] de l’objet même de l’archivage patrimonial qui est la pérennisation de l’information » (Guyon 2015, p. 85 ; Dhérent et al. 2009, p. 40). La gestion de l’information est par ailleurs de plus en plus confrontée à l’importance de la législation et des normes, ainsi qu’à l’accentuation des exigences en matière de qualité, de traçabilité et de sécurité (Dhérent et al. 2009, p. 40).

Dans ce contexte de progression irréversible de l’usage des technologies numériques qui touche l’information sous toutes ses formes – l’écrit, le son, l’image, l’image animée –, la préservation pérenne des données numériques sous une forme accessible et compréhensible est devenue une nécessité pour la plupart des institutions, tout autant qu’un réel défi (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7 ; CCSDS 2017, p. 2-1). Les motifs à l’origine de la prise en compte de cette problématique au sein des institutions sont variables : obligations légales ou réglementaires, besoins de conserver des informations vitales ou nécessaires à leur protection, raisons patrimoniales, historiques, culturelles ou scientifiques (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7). Si ces différentes formes d’archivage conduisent à des durées de conservation variées allant de quelques années à plusieurs décennies, elles demeurent toutes confrontées à la même difficulté : « comment conserver de l’information sous forme numérique

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de en s’appuyant sur des technologies qui n’ont aucune pérennité ? » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7).

La fin de l’indissociabilité entre le support de l’information et son contenu représente en effet un défi complexe (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 9). L’enjeu est le suivant : « pouvoir conserver à travers le temps ce contenu d’information, et le garder intelligible à ceux qui voudront y accéder, indépendamment de tout l’²appareillage² technologique (logiciels, matériels, périphériques, systèmes d’exploitation) qui a servi à sa création, alors même que cet appareillage ne cesse d’évoluer à un rythme soutenu » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 9). En dépit des avantages nombreux engendrés par le numérique en termes de facilité de recherche et de partage des connaissances subsiste un aspect critique : la vulnérabilité de toutes les informations produites sous cette forme qui se caractérisent alors par leur fragilité et leur durée de vie éphémère (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 10 et p. 14 ; CCSDS 2017, p. 1-3 ; Kalbermatten 2014, p. 33).

Cette vulnérabilité émane en grande partie de l’obsolescence rapide du matériel et des logiciels nécessaires à la création et à l’exploitation de l’information, tout autant que des supports de stockage (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, pp. 14-15 et p. 84 ; Kalbermatten 2014, p. 33). L’indisponibilité d’un seul élément au sein du dispositif de lecture nécessaire pour rendre l’information numérique intelligible peut compromettre définitivement la mémoire d’une institution en rendant les données inexploitables (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 15 ; Tièche 2015, p. 21). Ainsi, tous les éléments de ce dispositif doivent être régulièrement remplacés pour assurer l’accessibilité d’un objet numérique (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 15). De la même manière, l’intégrité des trains de bits doit être garantie : « une erreur de bit au milieu d’un fichier entraînera souvent la perte de la totalité de l’information qui suit jusqu’à la fin de ce fichier » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 83). Ainsi, un objet numérique créé aujourd’hui sans précautions particulières risque fort de ne plus pouvoir être lu à brève échéance, entraînant ainsi la perte définitive des données (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 15). De plus, la majeure partie des métadonnées nécessaires à la pérennisation de l’information n’est pour ainsi dire disponible qu’au moment de la production de l’information, de sorte qu’il importe de prévoir la préservation des données dès leur création (CCSDS 2017, p. 2-1). Enfin, la problématique ne doit pas être envisagée sous l’angle technique uniquement (CCSDS 2017, p. 1-3). Les implications de l’archivage numérique sont multiples : « organisationnelles et financières, juridiques et réglementaires, professionnelles et éducatives, industrielles et commerciales, sociales et culturelles » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7 ; CCSDS 2017, p. 1-3). La fiabilité de l’archivage numérique résulte d’une compréhension commune et partagée du problème à résoudre qui se nourrit des connaissances et des expériences développées aux quatre coins du monde (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 7).

2.2 Bases légales genevoises

Les interventions des archivistes reposent dans la majorité des pays sur des fondements juridiques qui assoient et structurent leurs pratiques (Couture 2016, p. 5). Au tournant du XXIe siècle, la promulgation de lois sur l’accès à l’information et sur la protection des données personnelles impactent fortement la gestion des archives et l’appareil législatif qui l’encadre (Couture 2016, p. 5). La définition des archives est alors élargie pour inclure les données issues des technologies de l’information et de la communication (Couture 2016, p. 5). La Suisse n’échappe pas à ce changement de paradigme : les archives publiques suisses sont

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de désormais régies par un ensemble complexe de lois composé de la législation archivistique, de la législation sur les données personnelles et la transparence administrative, ainsi que de la législation sur la propriété intellectuelle (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 43).

2.2.1 LArch

En Suisse, les cantons demeurent souverains par rapport à la législation archivistique, de sorte que chaque canton édicte ses propres règles indépendamment de la Confédération et des autres cantons (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 40)1_{. Bien que la Loi fédérale sur}

l’archivage (LAr) du 26 juin 1998 demeure sans effet sur les cantons, elle les influence

néanmoins puisque la plupart des cantons ont entrepris, suite à sa publication, l’élaboration ou la révision de leur appareil législatif (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41). Le canton de Genève, à travers la révision de la Loi sur les archives publiques (LArch) en 2000 et son

Règlement d’application (RArch) en 2001, s’inscrit alors dans le prolongement de la vision

fédérale par l’intégration de la gestion des archives courantes et intermédiaires dans son champ d’action, « conform[ément] aux développements actuels de l’archivistique » (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41).

En effet, le nouvel appareil législatif cantonal (LArch et RArch) se fonde sur une conception globale de la pratique archivistique qui prend en compte l’ensemble du cycle de vie de l’information, de sa création à son élimination définitive ou à sa conservation permanente. Le périmètre de la loi s’étend ainsi à tous les documents produits ou reçus par les institutions publiques – quels qu’en soient le support ou la date2_{– possédant « une valeur juridique,} politique, économique, historique, sociale ou culturelle » (LArch, art. 2, al. 1). De plus, ce nouvel arsenal législatif comporte « un ensemble de dispositions relatives à l’organisation de l’archivage, au traitement des dossiers et à leur diffusion » (Bagnoud et al. 2005, p. 99). Les attributions des Archives d’État de Genève (AEG), à travers la LArch et le RArch, dépassent alors la seule conservation des archives historiques3_{puisque son champ de compétences} s’étend désormais à la gestion des archives produites dans le cadre des activités de l’administration4_{(LArch, art. 5, al. 1 ; Bagnoud et al. 2005, p. 100). La LArch et le RArch} entérinent donc la prise en compte toujours plus marquée des exigences émanant de la gestion des archives courantes et intermédiaires (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 41). Pour ce faire, les AEG valident les plans de classement et les calendriers de conservation des institutions publiques5_{qui ont l’obligation de proposer le versement des documents dont elles} n’ont plus besoin en permanence et l’interdiction de détruire des documents sans autorisation préalable6_{(Bagnoud et al. 2005, p. 101).}

1_{De même, la législation fédérale s’applique uniquement aux autorités fédérales et à leurs}

administrations (Burgy, Roth-Lochner 2002-2003, p. 40 ; Bagnoud et al. 2005, p. 98).

2_{La LArch définit ainsi le document : « on entend par document tous les supports de}

l’information, quelle que soit leur date, qu’ils se présentent sous forme écrite ou numérisée, visuelle ou sonore » (LArch, art. 3, al. 3).

3_{La LArch définit ainsi les archives historiques : « l’ensemble des documents qui ne sont plus}

utiles pour l’expédition courante des affaires mais qui sont conservés en raison de leur valeur archivistique définie par les principes et dispositions de la présente loi » (LArch, art. 3, al. 6).

4_{La LArch définit ainsi les archives administratives : « l’ensemble des documents utiles à}

l’expédition courante des affaires » (LArch, art. 3, al. 5).

5_{La LIPAD va dans ce sens à travers son article 50, al. 4.}

6_{Aucune archive administrative susceptible d’avoir une valeur juridique, politique,}

économique, historique, sociale ou culturelle ne peut être détruite sans l’aval des AEG (LArch, art. 6, al. 2 et LArch, art. 2, al. 1).

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2.2.2 LIPAD

Le 1er_{janvier 2010 entre en vigueur à Genève la nouvelle Loi sur l’information du public, l’accès}

aux documents et la protection des données personnelles (LIPAD). Elle regroupe la Loi sur l’information du public et l’accès aux documents de 2002 (LIPAD) et la Loi sur le traitement automatisé par ordinateur de 1973 (LITAO) (Salberg 2011, p. 3). Elle combine donc au sein

d’un même texte de loi les préoccupations inhérentes à la transparence de l’administration et à la protection des données personnelles. Elle entend ainsi concilier ces deux exigences, à savoir « favoriser la libre formation de l’opinion et la participation à la vie publique » (LIPAD, art. 1, al. 2, lit. a) et « protéger les droits fondamentaux des personnes physiques ou morales de droit privé quant aux données personnelles les concernant » (LIPAD, art. 1, al. 2, lit. b). Elle oblige ainsi « les institutions publiques à adopter des systèmes adéquats de classement des informations qu’elles diffusent ainsi que des documents qu’elles détiennent, afin d’en faciliter la recherche et l’accès » (LIPAD, art. 50, al. 4).

2.3 Archivistique contemporaine

Les missions traditionnelles des services d’archives s’axent traditionnellement autour de la collecte, du traitement, de la conservation, de la communication et de valorisation des fonds d’archives. À l’ère numérique, deux missions supplémentaires viennent s’ajouter : la gestion des documents, ainsi que le conseil et le soutien aux producteurs (Dubois 2015). Elles repositionnent ainsi le rôle et les responsabilités de l’archiviste bien en amont dans le cycle de vie de l’information. Ce repositionnement stratégique que l’on constate dans la plupart des services d’archives suisses (AEG, AEV, etc.) crée de fait un rapprochement entre les différents courants archivistiques internationaux. Les mutations induites par la généralisation massive des technologies de l’information et de la communication, tout autant que les efforts de normalisation internationaux, tendent ainsi à effacer les clivages traditionnels entre le Records Management, axé essentiellement sur les archives courantes, et l’archivistique classique, axée essentiellement sur les archives historiques, pour fédérer la communauté archivistique contemporaine autour de la notion de gestion intégrée, axée sur l’ensemble du cycle de vie des documents. Ainsi, les missions des services d’archives telles qu’elles sont énoncées aujourd’hui coïncident avec les grandes fonctions de la tradition archivistique québécoise – la création, l’évaluation, l’acquisition (ou l’accroissement), la classification, la description, la diffusion et la préservation.

2.3.1 Gouvernance de l’information

Intrinsèquement liée à la gestion des risques, la gouvernance de l’information est un ensemble d’activités et de technologies, alignées sur la stratégie de l’organisation, destiné à capitaliser la valeur de l’information détenue et à minimiser les risques et les coûts associés (Pagnamenta 2014 citant ARMA et IGI que nous résumons, p. 6). Discipline émergente axée sur la qualité, elle vise à harmoniser et contrôler, à travers des politiques de gestion de l’information et les normes en vigueur, les processus métier et les pratiques en lien direct avec le cycle de vie de l’information, la protection des données privées, les exigences de preuve électronique, l’optimisation du stockage et la gestion des métadonnées (Pagnamenta 2014 citant RSD GLASS que nous résumons, p. 7). Enfin, la gouvernance de l’information peut être définie comme un cadre stratégique transversal permettant une compréhension commune entre les différents acteurs – archivistes et informaticiens par exemple – des enjeux liés à la gestion de l’information (Pagnamenta 2014, p. 7).

(16)

2.3.2 Cycle de vie du document

L’archivistique française et l’archivistique québécoise reposent toutes deux sur un modèle de cycle de vie des documents plus connu sous la forme de la « théorie des trois âges » dont la paternité est attribuée à Yves Pérotin dans un article publié en France en 1961 (Kern, Holgado, Cottin, 2015, p. 49). Cette théorie repose sur la succession de trois périodes identifiées par Yves Pérotin – archives courantes, archives intermédiaires et archives définitives – au cours de laquelle la valeur primaire des documents s’atténue tandis que la valeur secondaire s’accroît (Kern, Holdago, Cottin 2015, p. 50). Née de préoccupations logistiques et économiques visant à réduire la masse documentaire, la théorie des trois âges tend à prendre en compte le contexte de production des documents pour mieux contrôler l’évaluation et ainsi produire des archives historiques de qualité (Caya 2004 ; Holgado, Kent, Cottin 2015, p. 53). L’émergence du numérique a remis en question la pertinence de la théorie des trois âges et invité les archivistes nord-américains et australiens à penser ce modèle sous deux formes alternatives : un modèle linéaire (life cycle) et un modèle multidimensionnel où les documents sont dès leur création actifs et historiques (records continuum) (Rajotte 2010-2011 ; Holgado, Kent, Cottin 2015). Cette représentation plus souple que celle offerte par la théorie des trois âges « s’inscrit dans une volonté de pratiquer, tout comme au Québec, une approche intégrée de l’archivistique, de la création jusqu’à la disposition finale des documents d’archives » (Lemay, Klein 2014, p. 84).

2.3.3 Records Management

La doctrine relative au Records Management, intimement liée au monde des affaires, naît aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale (Lopes 1997-1998, p. 50 ; Chabin 2012, p. 5). Elle voit d’abord le jour dans le secteur privé, puis dans le secteur public, gagné lui aussi par des préoccupations liées à la qualité, à la transparence et à la traçabilité (Dhérent et al. 2009, p. 35). Elle est intrinsèquement liée à la gestion des risques et aux besoins de preuve. Son objectif vise « la maîtrise plus rationnelle et plus efficace des documents et dossiers produits par l’exercice des activités administratives, dans un contexte d’inflation documentaire » (Pagnamenta 2014 citant Chabin, p. 10). Elle se préoccupe donc surtout des archives courantes (Lopes 1997-1998, p. 50). Néanmoins, lorsque la gestion des documents et la gestion des archives sont liées ou supervisées par la même entité, comme c’est le cas à la Bibliothèque nationale de France, les bénéfices du Records Management sont importants pour la constitution des archives historiques de l’institution (Dhérent et al. 2009, p. 35). En effet, le Records Manager, par le contrôle total de la production documentaire, facilite l’entrée des documents en archives en « donnant des règles aux entités, des modèles de documents, des référentiels comme les typologies documentaires et le cadre de classement. Ce sont des outils que connaissent bien les archivistes mais eux, ils les bâtissent a posteriori » (Dhérent et al. 2009, p. 35). La norme fondatrice du Records Management est la norme ISO 15489 (Dhérent et al. 2009, p. 36). D’une part, elle définit les quatre caractéristiques du record que sont l’authenticité, la fiabilité, l’intégrité et l’exploitabilité ; d’autre part, elle énonce les cinq caractéristiques d’un système de gestion électronique des documents que sont la fiabilité, l’intégrité, la conformité à l’environnement réglementaire, l’exhaustivité du périmètre documentaire et le caractère systématique des opérations de gestion (Chabin 2012 pp. 9-10).

2.3.4 Archivistique intégrée

Bien qu’elle soit relativement jeune, l’archivistique québécoise est devenue aujourd’hui une discipline professionnelle autonome, disposant d’un corpus scientifique composé de

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de fondements, de principes et de règles, ainsi que de méthodes et de pratiques spécifiques (Gadoury, Nahuet 2005, p. 16). Elle tire son originalité du fait qu’elle fait la synthèse des pratiques européennes, et plus particulièrement françaises, basées sur les concepts de fonds et de respect de fonds, et des méthodes nord-américaines de Records Management (Gadoury, Nahuet 2005, p. 16 ; Lemay 2009, p. 95). Elle marie donc la double utilité administrative et scientifique des archives en une seule approche (Gadoury, Nahuet 2005, p. 16).

L’archivistique intégrée assure la gestion du cycle de vie complet des documents en favorisant la continuité des interventions de l’archiviste par le biais d’une politique de gestion des archives qui coordonne les fonctions suivantes (Couture 2003b, pp. 134-135, n. 36) :

• la création qui vise à contrôler la production de l’information dès le début de son cycle de vie afin d’en assurer « la qualité, la validité, la crédibilité et la pérennité » (Gagnon Arguin 2003, p. 81) ;

• l’évaluation qui entend juger des valeurs (primaire et secondaire) des documents afin d’en déterminer la période de conservation et le sort final (élimination définitive ou conservation permanente) au moyen notamment d’un calendrier de conservation (Couture 2003a, p. 17) ;

• l’accroissement qui régit le versement des archives institutionnelles en fonction de leur cycle de vie (archives courantes, intermédiaires et définitives) déterminé par le calendrier de conservation, ainsi que l’acquisition des archives non institutionnelles sur la base d’une politique d’acquisition définissant les priorités de l’institution en la matière (Couture 2003a, p. 18) ;

• la classification qui ordonne la production documentaire afin d’en faciliter la gestion quotidienne, tout autant que l’accès à l’information sur la base d’un plan de classification (Couture 2016, p. 4) ;

• la description, intimement liée à la classification et basée sur les normes professionnelles y relatives, qui témoigne de la structure, du contenu et du contexte du document afin de favoriser le repérage de l’information (Couture 2003a, p. 19 ; Couture 2016, p. 4) ;

• la diffusion qui permet, au moyen d’instruments de recherche et de modes de communication tels que des publications électroniques ou des expositions virtuelles, de rendre accessibles et de mettre en valeur les archives (Couture 2003a, pp. 22-23) ;

• la préservation, en tant que mission fondatrice de l’archivistique, qui englobe toutes les actions et interventions requises pour assurer la conservation pérenne de l’information (Couture 2016, p. 4).

Située dans le cadre plus large des politiques de gestion de l’information, la politique de gestion des archives vise à articuler les interventions archivistiques en fonction des besoins et des ressources (Couture 2003a, pp. 4-5). Elle tend ainsi à mettre en place, de façon concertée et réfléchie, les moyens nécessaires pour organiser et traiter l’ensemble de la production organique et consignée de manière rationnelle, efficace et rentable (Couture 2003a, p. 10). La politique de gestion des archives répond notamment aux besoins suivants :

• inflation de l’information ; • coût des espaces ;

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de • évaluation scientifique de l’information ;

• repérage rapide de l’information stratégique, administrative et opérationnelle ;

• application des lois et règlements qui régissent la création et la conservation de l’information et

• systématisation des opérations administratives (Couture 2003a, p. 8). La politique de gestion des archives permet ainsi d’articuler les fonctions archivistiques entres elles, d’établir les priorités et de planifier les interventions (Couture 2014, p. 120).

2.4 Préservation numérique

L’UNESCO définit le concept de préservation numérique comme la somme des procédés destinés à garantir l’accessibilité permanente des matériaux qui forment le patrimoine numérique aussi longtemps que le besoin se présente (Unesco s.d.). La conservation du patrimoine numérique est donc indissociable de son accessibilité (Unesco 2003, art. 2). En effet, pérenniser de l’information numérique consiste à mettre en place un ensemble de moyens et de procédures afin que celle-ci reste accessible, compréhensible et exploitable au cours du temps (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 21). La pérennisation numérique repose sur l’élaboration et la mise en œuvre de critères de sélection et de politiques de collecte (Unesco 2016, p. 13). La prise en compte de cette problématique a conduit à l’élaboration de différentes stratégies, normes ou recommandations largement admises dans la communauté professionnelle (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 21).

2.5 Le modèle OAIS

Dans un contexte de rapide mutation des technologies de l’information et de continuelle dématérialisation des processus, les textes normatifs et les standards jouent un rôle important car « ils établissent un fondement stable et relativement pérenne » tout en permettant « aux projets d’archivage électronique de s’adosser à des socles partagés et reconnus » (Roussel 2012, p. 59). Si l’environnement normatif de l’archivage numérique se caractérise par la multitude de textes qui le compose, la norme centrale en la matière demeure sans conteste le modèle OAIS7_{(Roussel 2012, p. 60).}

2.5.1 Historique

Les premières réflexions relatives à l’élaboration d’une norme applicable à l’archivage numérique à long terme émanent du domaine aérospatial, et plus particulièrement du CCSDS8_{, l’organisme international de normalisation des agences spatiales (Banat-Berger,} Duplouy, Huc 2009, p. 40 ; Roussel 2012, p. 61). En 1996, dans un contexte d’accélération des changements et de croissance exponentielle des données, un groupe de travail se

7_{OAIS pour Open Archive Information System ou Système ouvert d’archivage d’information.}

L’usage requiert que les termes utilisés dans le sens du modèle OAIS comportent la première lettre en majuscule (CCSDS 2017, p. 1-8).

8_{CCSDS pour The Consultative Committee for Space Data Systems ou Comité consultatif}

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Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de constitue autour de représentants de la NASA9_{, du CNES}10_{, du BNSC}11_{et de l’ASE}12 (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 40). Grâce à leur solide expérience en matière de traitement, de stockage, de description et de mise à disposition des données numériques, les membres du groupe aboutissent, après cinq ans de réflexion, à l’élaboration du modèle OAIS (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 40). Publié en janvier 2002 sous la forme d’une recommandation du CCSDS, le document de référence devient en mars 2003 la norme ISO 14721:200313_.

2.5.2 Portée

Le modèle OAIS propose une approche globale et cohérente de la problématique de l’archivage numérique qui repose sur une modélisation de l’information et une modélisation fonctionnelle (Kalbermatten 2014, p. 33 ; Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 41 ; CCSDS 2017, p. 1-2 ; Bachimont 2009, p. 215). Il définit un ensemble de concepts et de fonctions et propose une terminologie neutre qui lui permet de rester à un niveau d’abstraction général et de le rendre applicable dans tous les domaines ou pour tous les types d’information numérique à pérenniser (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 41). Il ne précise pas de conception ni d’implémentation particulières ; les fonctionnalités peuvent être regroupées ou décomposées de manière différente selon chaque cas spécifique (CCSDS 2017, p. 1-3). Le caractère transversal du modèle lui confère une portée qui dépasse rapidement le cadre spécifique dans lequel il a été conçu : il est devenu aujourd’hui une référence essentielle et reconnue qui sous-tend la plupart des projets de préservation numérique menés au sein d’organisations scientifiques, industrielles ou patrimoniales (Huc 2004, p. 88 ; Roussel 2012, p. 61). Il tend de ce fait à devenir le cadre imposé pour toute Archive numérique (Bachimont 2009, p. 215). Par conséquent, le modèle peut s’appliquer à toutes les Archives, et plus particulièrement aux organisations chargées de rendre l’information disponible sur le Long terme (CCSDS 2017, p. 1-2). Le Long terme est défini par le modèle comme étant suffisamment long pour être soumis à l’impact des changements technologiques (nouveaux supports ou nouveaux formats de données) ou à l’évolution de la Communauté d’utilisateurs cible (CCSDS 2017, p. 1-1). Bien que l’accent soit mis sur l’information numérique, le modèle, de par son niveau d’abstraction, fournit un cadre qui peut être étendu à la pérennisation de l’information qui n’est pas sous forme numérique : archives papier, collections d’objets, maquettes d’architectes, etc. (CCSDS 2017, p. 1-1 ; Roussel 2012, p. 60). Cela permet aux services d’archives de gérer, pendant une phase transitoire, les informations consignées sous forme numérique et sous forme physique (Roussel 2012, p. 60). Enfin, si le modèle ne précise pas d’implémentation spécifique, celle-ci doit néanmoins, pour être conforme à la norme, être compatible avec le modèle d’information et avec le modèle fonctionnel qu’il développe (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 52).

9_{NASA pour National Aeronautics and Space Administration.}

10_{CNES pour Centre national d’études spatiales.}

11_{BNSC pour British National Space Centre, devenu aujourd’hui UKSA pour United Kingdom}

Space Agency.

12_{ASE pour Agence spatiale européenne.}

13_{La norme a été révisée en juin 2012 (Magenta Book). Nous nous basons sur la version}

(20)

2.5.3 Environnement de l’Archive

L’environnement dans lequel se situe l’Archive se compose de trois autres acteurs principaux : le Producteur, l’Utilisateur et le Management (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43). Cette vision permet de délimiter les responsabilités qui incombent aux différentes parties prenantes (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43). Le Producteur représente toute personne ou système responsable de fournir des informations à l’Archive sous forme de données numériques (créateur de l’information, service chargé du versement, chercheur, etc.) (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43 ; CCSDS 2017, p. 1-15 et p. 2-2). Les modalités de dépôt sont définies au préalable dans un Protocole de versement (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43 ; CCSDS 2017, p. 1-16). L’Utilisateur représente toute personne ou système en relation avec l’Archive dont l’objectif consiste à rechercher et récupérer des informations pertinentes pour ses activités (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43 ; CCSDS 2017, p. 1-17 et p. 2-3). Les Utilisateurs, auxquels il convient de garantir un accès pérenne à l’information, sont regroupés au sein d’une Communauté d’utilisateurs cible, elle-même potentiellement constituée de plusieurs Communautés, en fonction des missions dévolues à l’Archive (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 43 ; CCSDS 2017, p. 1-9 et p. 2-3). Enfin, l’Archive est placée sous la tutelle du Management qui définit son mandat, son champ d’action et ses priorités, en fonction de la politique globale de l’institution (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 44 ; Roussel 2012, p. 63 ; CCSDS 2017, p. 2-3 et p. 2-9).

2.5.4 Responsabilités de l’Archive

L’Archive est définie comme une organisation, constituée d’une équipe et de systèmes, chargée de pérenniser des informations pour les rendre accessibles à une Communauté d’utilisateurs cible (CCSDS 2017, p. 1-1 et p. 1-8). Six responsabilités « obligatoires » lui sont dévolues :

• Négocier avec les Producteurs d’information et accepter les

informations appropriées (CCSDS 2017, p. 3-1)

L’Archive doit s’assurer que les informations fournies par les Producteurs sous la forme d’Informations de contenu et d’Informations de pérennisation (PDI), regroupées au sein d’un Paquet d’information, correspondent à sa mission et aux besoins des Utilisateurs (CCSDS 2017, p. 3-2). Elle doit donc avoir au préalable défini une politique d’acquisition et des critères lui permettant de déterminer le type d’information accepté (sujet, source d’information, caractère unique ou original, etc.), ainsi que la nature des techniques utilisées pour représenter l’information (support physique ou numérique, format, etc.) (CCSDS 2017, pp. 3-1-3-2).

• Acquérir une maîtrise suffisante de l’information fournie pour en

garantir la Pérennisation (CCSDS 2017, p. 3-1)

L’Archive doit respecter le cadre légal dans lequel elle évolue. Elle doit ainsi connaître les droits et les restrictions éventuelles associés aux objets numériques qui lui sont transmis (copyright, propriété intellectuelle, droits d’accès, etc.). Elle doit donc avoir une maîtrise suffisante de l’Information de contenu et de l’Information de pérennisation pour être en mesure de la préserver (CCSDS 2017, p. 3-3). Le modèle distingue ici la propriété physique d’une Information de contenu de la propriété intellectuelle y relative (CCSDS 2017, p. 3-2). Ainsi, lorsque l’Archive acquiert une Information de contenu, elle doit s’assurer qu’il existe un protocole de transfert, valide au regard de la loi, qui cède les droits de propriété intellectuelle à l’Archive ou spécifie clairement les droits accordés et/ou les restrictions imposées

(21)

Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de (CCSDS 2017, p. 3-2). L’Archive est en effet tenue de garantir que les actions ultérieures de pérennisation et de mise à disposition de l’information seront conformes à ceux-ci (CCSDS 2017, p. 3-2).

• Déterminer la Communauté d’utilisateurs cible afin de définir la Base

de connaissance de l’Archive14_{(CCSDS 2017, p. 3-1)}

L’Archive doit pouvoir permettre à la Communauté d’utilisateurs cible de comprendre l’information à laquelle elle souhaite accéder (CCSDS 2017, p. 3-4). Elle doit donc avoir au préalable identifié la Communauté d’utilisateurs cible avec laquelle elle interagit (experts ou grand public par exemple) afin de déterminer si l’Information de contenu est compréhensible telle qu’elle est représentée (CCSDS 2017, p. 3-4). L’Archive doit également prendre en compte l’évolution potentielle de cette Communauté : il peut se révéler nécessaire de donner un jour un plus large accès à une information destinée au préalable à un public restreint ; cela pourra se faire par l’ajout d’informations explicatives à l’Information de représentation et à l’Information de pérennisation, une opération néanmoins difficile à réaliser a posteriori (CCSDS 2017, p. 3-4).

• Garantir que l’information à pérenniser est Immédiatement

compréhensible pour la Communauté d’utilisateurs cible (CCSDS 2017,

p. 3-1)

L’Archive doit définir quels sont les Utilisateurs auxquels elle s’adresse pour s’assurer que l’information conservée reste compréhensible par ces derniers sans l’intermédiaire d’experts ayant produit ces informations (CCSDS 2017, p. 3-1). Comme le relève le modèle, le niveau de compréhension est assez subjectif ; il est néanmoins nécessaire que l’Archive le détermine pour optimiser la pérennisation de l’information à travers des Informations de représentation et des Informations de pérennisation appropriées (contexte) (CCSDS 2017, p. 3-4).

• Appliquer des politiques et des procédures documentées permettant

de garantir la pérennisation de l’information (CCSDS 2017, p. 3-1)

L’Archive doit se doter de politiques et de procédures documentées pour la pérennisation des Paquets d’informations archivés (AIP) et faire en sorte que toute action soit tracée pour prouver l’Authenticité de l’information : destruction, migration, etc. (CCSDS 2017, p. 3-6). Elle doit par ailleurs transmettre aux Producteurs et aux Utilisateurs les normes, méthodes et procédures de versement et de diffusion destinés à la pérennisation (CCSDS 2017, p. 3-6). Elle doit enfin établir un plan d’utilisation des technologies à Long terme et le mettre à jour au fur et à mesure des évolutions, et disposer d’un plan de succession, de plans d’urgence, et/ou d’un contrat avec un tiers si l’Archive cesse son activité ou si le périmètre d’action de l’institution qui assure son management ou son financement se voit modifié de manière significative (CCSDS 2017, p. 3-6). • Garantir la disponibilité de l’information pérennisée à la Communauté

d’utilisateurs cible (CCSDS 2017, p. 3-1)

Par définition, l’Archive rend l’Information de contenu de ses Paquets d’informations archivés (AIP) visible et disponible à sa Communauté d’utilisateurs cible (CCSDS 2017, p. 3-6). Elle en présente les différentes

14_{Le modèle définit ainsi la base de connaissance : « ensemble d’informations préalablement}

acquises par une personne ou un système lui permettant de comprendre l’information reçue » (CCSDS 2017, p. 1-9).

(22)

Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de facettes à travers des Outils de recherche (CCSDS 2017, p. 3-6). Les attentes vis-à-vis des services d’accès peuvent varier en fonction des évolutions technologiques (CCSDS 2017, p. 3-6). L’Archive doit rendre publiques sa politique d’accès et les restrictions induites afin de protéger les droits de chacune des parties (CCSDS 2017, p. 3-7).

Ces définitions mettent en lumière un certain nombre d’outils importants : politique d’acquisition, protocole de versement, politique d’accès, plan de succession et plan d’utilisation des technologies à Long terme.

2.5.5 Information et donnée

Selon le modèle OAIS, l’information est définie comme une « connaissance pouvant être échangée », perçue par l’intermédiaire d’un capteur qui transmet un signal (les sens ou l’objectif d’un appareil photo) et mémorisée dès lors qu’elle a été captée (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 21 ; CCSDS 2017, p. 1-11). La donnée est définie comme « un conteneur porteur d’une information », « une représentation formalisée de l’information » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 21 ; CCSDS 2017, p. 1-10). « Un texte, une image, un graphique sont des données supports d’information. Lorsqu’ils sont transmis à un individu, celui-ci pourra, sous certaines conditions, en extraire l’information » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 21). En effet, la dérivation de l’information contenue exige des ressources cognitives (connaissance de l’alphabet, de la langue, etc.) et parfois l’usage d’un appareil (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, pp. 21-22). Il existe donc un écart certain entre un contenu intelligible et sa représentation sous forme de données (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 22). Dans le cas de l’information sous forme numérique, la donnée est constituée d’une suite de bits (0 et 1) (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 22). Pour pouvoir accéder à l’information contenue, il faut pouvoir comprendre l’ensemble des couches qui la compose : la couche physique (type de support utilisé pour fixer les bits), la couche binaire (comment sont organisés les bits : niveau lexical), la couche codage (passage d’une représentation de données à une autre : niveau syntaxique), la couche élément (ce que signifie une organisation de mots : niveau sémantique) et la couche objet (comment sont assemblés les éléments et leurs significations : l’information prend sens) (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, pp. 27-28). Cette modélisation permet d’appréhender la nature et la diversité des problématiques à résoudre pour passer des bits stockés sur un support à leur représentation intelligible, véritable objet de la pérennisation (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 27). L’interprétation d’une information numérique requiert la connaissance de l’ensemble des couches ; aussi, pour assurer la pérennité de l’information et en préserver l’accès, il s’agit de conserver cette connaissance (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 28).

2.5.6 Modèle d’information

Le caractère novateur du modèle OAIS émane sans doute du modèle d’information qu’il développe sur la base du formalisme UML15_{et des concepts qui en résultent (Banat-Berger,} Duplouy, Huc 2009, p. 44). La mission première d’une Archive consiste à pérenniser l’information contenue dans un objet – physique ou numérique – et à la rendre accessible à une Communauté d’utilisateurs cible (CCSDS 2017, p. 2-2). Afin de remplir cette mission, il n’est pas suffisant de conserver cet objet ; il est nécessaire de préserver une somme

15_{UML pour Langage de modélisation unifié ou Unified Modeling Language (CCSDS 2017,}

(23)

Les ressources administratives, patrimoniales, culturelles et scientifiques à l’Université de Genève : définition d’une politique de importante d’informations connexes selon la taxonomie suivante : l’objet numérique et son Information de représentation formant l’Information de contenu, l’Information de pérennisation, l’Information d’empaquetage et l’Information de description (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 125 ; CCSDS 2017, p. 4-23 et p. 4-30). En d’autres termes, l’ensemble des métadonnées techniques (Information de représentation), descriptives (Information de description), de structure (Information d’empaquetage) et administratives (Information de pérennisation ou PDI) nécessaires aux actions futures de l’Archive doivent être sauvegardées avec les objets numériques archivés (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 126). « Essayer d’assurer la pérennité d’une information, c’est donc s’engager à collecter, générer, extraire une quantité considérable d’informations supplémentaires » (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 126).

2.5.6.1 Information de contenu (Objet-information)

Le modèle montre que l’Information de contenu (information) se compose d’un Objet-données – physique ou numérique – et de l’Information de représentation nécessaire à la compréhension de cet objet (CCSDS 2017, p. 1-12, p. 2-6 et p. 4-24). Celle-ci permet en effet de traduire les données contenues dans l’Objet-données en information signifiante, soit de passer des bits constituant l’objet numérique au contenu informationnel de l’objet (CCSDS 2017, p. 2-4, p. 2-6 et p. 4-24 ; Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 45). L’Information de contenu constitue la cible originale de la pérennisation, soit en pratique le Record (CCSDS 2017, p. 1-8 et p. 2-6 ; Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 45).

2.5.6.2 Paquets d’informations

La constitution d’un Paquet d’informations a pour objectif de réunir les données et les métadonnées qui les documentent (Kalbermatten 2014, p. 33). Un Paquet d’informations est un conteneur conceptuel au sein duquel l’Information de contenu et l’Information de pérennisation (PDI) sont rassemblées grâce à l’Information d’empaquetage qui les identifie et les encapsule (CCSDS 2017, p. 2-6 ; Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 51). Tout versement d’information à l’Archive par un Producteur et toute diffusion d’information auprès d’un Utilisateur a lieu sous la forme d’une ou de plusieurs sessions de transmissions distinctes (CCSDS 2017, p. 2-6). Elles sont effectuées à travers les Paquets d’informations.

Le modèle distingue trois types de Paquets d’informations :

• le Paquet d’informations à verser (SIP16_{) pour les données reçues par} l’Archive du Producteur : il comprend généralement l’Information de contenu et l’Information de pérennisation dont la forme et le contenu sont négociés à travers un Protocole de versement, ainsi que l’Information de description correspondante (sous la forme d’une simple description textuelle par exemple) (Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 51 ; CCSDS 2017, p. 2-8 et p. 4-40) ;

• le Paquet d’informations archivé (AIP17_{) pour les données pérennisées par} l’Archive : il rassemble obligatoirement l’Information de contenu (Objet-données et Information de représentation) et toutes les catégories de l’Information de pérennisation (identification, provenance, contexte, intégrité et droits d’accès), soit l’ensemble des données requises pour assurer la pérennité et l’accessibilité de la cible (CCSDS 2017, p. 2-6 et p. 4-41-4-42 ; Banat-Berger, Duplouy, Huc 2009, p. 51) ;

16_{SIP pour Submission Information Package.}