ASSOCIATION DE BASEBALL BEAUPORT
ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DES MEMBRES
PROCÈS-VERBAL
DATE : 4 décembre 2019, 19 h 00
MEMBRES DU CA PRÉSENTS :
Olivier Angers Stéphane Lemieux
Nadine Gagnon Jean-François Maheux
Christian Boulet Lucien Lévesque Stéphane Imbeault Guy St-Pierre Jean-François Labbé Brian Tuppert
Guillaume Laganière-Dallaire Marc-André Gauthier
MEMBRES ACTIFS PRÉSENTS :
Stéphane Vigneault Monique Verret François Bouliane Denis Bédard
Denis Poulin Stéphane Beauchemin
Éric Poulin Daniel Dubé
Patrick Scalabrini François Huot
Stéphane Carrier Dave Édouard
Thierry Robitaille-Fournier (manque 1 nom illisible)
INVITÉ : Steve Quirion, représentant de Gariépy, Gravel, Larouche Blouin, CPA s.e.n.c.r.l.
19.1 Lecture et adoption de l’ordre du jour
Jean-François Maheux fait la lecture de l’ordre du jour.
Nadine Gagnon demande l’ajout d’un point à l’ordre du jour, à savoir la ratification des règlements généraux juste avant la ratification des actes des administrateurs.
François Huot propose l’adoption de l’ordre du jour. Christian Boulet le seconde.
L’ordre du jour est adopté à l’unanimité.
19.2 Nomination du président et d’un secrétaire d’assemblée
Jean-François Maheux informe les membres qu’ils doivent nommer un président et un secrétaire pour l’assemblée. Il se propose pour agir comme président et propose de nommer Nadine Gagnon pour agir comme secrétaire. François Huot le seconde.
Tous les membres sont unanimement d’accord avec cette proposition. Jean-François Maheux est donc nommé président de l’assemblée et Nadine Gagnon, secrétaire.
19.3 Lecture et adoption du procès-verbal de la rencontre du 4 décembre 2018.
Jean-François Maheux demande aux membres présents s’ils souhaitent qu’il procède à la lecture du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 4 décembre 2018. Les membres ne voient pas l’utilité d’une telle lecture.
Stéphane Vigneault demande qu’une modification soit apportée au procès-verbal à savoir : que lui, Monique Verret et David Duguay étaient là comme invités et non comme membres actifs.
Après vérification, cette modification n’a pas à être faite puisqu’en tant que bénévoles, ils se qualifient automatiquement comme membres actifs.
Guillaume Laganière-Dallaire propose l’adoption du procès-verbal de l’assemblée annuelle du 4 décembre 2018. Lucien Lévesque le seconde.
Le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle du 4 décembre 2018 est adopté à l’unanimité.
19.4 Rapport du président du CA
Jean-Francois Maheux nous fait la lecture de son rapport à titre de président dont copie est intégrée dans le rapport annuel 2019 de l’Association. Il profite de l’occasion pour informer les membres de la nouvelle zone unique pour le double-lettre.
19.5 États financiers
Jean-François Labbé, trésorier de l’Association, fait une brève présentation de l’année financière aux membres. Il mentionne que l’augmentation des dépenses est due principalement à l’achat d’équipements neufs, de la location du Dôme et de la Ligue des Couronnes. Il indique également qu’un montant de 335$ en intérêts a été inscrit dans les revenus de l’Association.
Il cède par la suite la parole à Steve Quirion, de l’étude Gariépy, Gravel, Larouche Blouin, CPA s.e.n.c.r.l., qui a été mandaté pour dresser les états financiers de l’Association. Ce dernier nous présente les résultats financiers de l’Association pour l’année 2019. Il indique que les revenus sont sensiblement les mêmes et il fait la nomenclature des postes de dépenses un par un. Un excédent de 3 923$ est déclaré pour l’année 2019.
Jean-François Maheux tient à mentionner aux membres que le montant indiqué dans les états financiers comme apport du Tournoi Pee-Wee est moindre que ce nous avons reçu en réalité puisque le Tournoi Pee-Wee a payé directement l’acquisition de chandails et de casquettes pour le novice et il remercie les représentants du Tournoi chaleureusement pour leur apport au fil des ans. Stéphane Vigneault, président du Tournoi Pee-Wee, confirme qu’une somme de plus de 7600$ a été donnée en tout et il s’engage à acheter des balles pour l’an prochain.
Certains membres demandent des précisions sur certains postes, entre autres, concernant les fournitures. Ils obtiennent les réponses à leurs interrogations par M. Quirion et certains membres du conseil d’administration. Suite à la période de questions concernant les états financiers, M. Quirion est libéré.
Nadine Gagnon informe l’assemblée qu’elle a besoin d’une résolution pour adopter les états financiers de l’Association pour l’année 2019.
Olivier Angers propose l’adoption des états financiers de l’Association pour l’année 2019 et Christian Boulet le seconde.
Les états financiers de l’Association pour l’année 2019 sont adoptés à l’unanimité.
19.6 Rapport des activités
Olivier Angers nous présente le rapport annuel des activités de l’année 2019. Ce rapport annuel dresse un portrait exhaustif de la saison 2019. Les thèmes suivants sont notamment abordés :
• Inscriptions
• Événements
• Coaching
• Évaluations
• Plaintes
• Récompenses
• Initiatives en 2019
Il précise qu’il n’a pas été en mesure de faire la rétroaction des coachs par manque de temps, mais que celle-ci devrait se faire dans les prochains jours.
19.7 Axes prioritaires pour 2020
Olivier Angers nous présente les axes prioritaires du conseil d’administration pour l’année 2020.
Ces axes sont :
• L’amélioration du « coaching »
• Le développement des habiletés
• L’élargissement de l’ouverture
• La mise en place d’une vision à long terme
Tous les détails concernant ces divers éléments sont décrits à la page 28 du rapport annuel 2019.
19.8 Ratification des règlements généraux
Christian Boulet explique que le conseil d’administration a mis en place en 2019 une nouvelle structure administrative et opérationnelle permettant de clarifier les fonctions et de simplifier les points de contact autour d’un seul responsable par catégorie. Il présente donc aux membres les modifications apportées aux règlements généraux qui reflètent cette nouvelle structure.
Olivier Angers demande s’il y a quelqu’un qui s’objecte à ce que les règlements généraux soient adoptés ce soir. Il n’y a aucune objection.
Nadine Gagnon informe les membres qu’elle a besoin d’une résolution pour adopter les règlements généraux.
Christian Boulet propose l’adoption des règlements généraux. Guillaume Laganière-Dallaire le seconde.
Les règlements généraux sont adoptés à l’unanimité.
19.9 Ratification des actes des administrateurs
Nadine Gagnon informe les membres qu’elle a besoin d’une résolution pour ratifier les actes des administrateurs pour l’année 2018.
François Huot propose la ratification des actes des administrateurs. Il est secondé par Denis Poulin.
Les actes des administrateurs, pour l’année 2018, sont ratifiés à l’unanimité par les membres.
19.10 Élection des administrateurs
Jean-François Maheux nous indique que les personnes suivantes ont posé leur candidature dans les délais prescrits : Lui-même, Patrick Scalabrini, Thierry Robitaille-Fournier et Daniel Dubé. Il demande aux membres présents s’il n’y aurait pas quelqu’un qui serait intéressé à poser sa candidature séance tenante. Aucune autre candidature n’est posée.
Jean-François Maheux nous indique que des élections ne seront pas nécessaires puisque cinq (5) postes doivent être comblés et que nous avons quatre (4) candidatures.
Les personnes suivantes sont donc élues par acclamation pour une période de deux (2) ans : Jean-François Maheux, Patrick Scalabrini, Thierry Robitaille-Fournier et Daniel Dubé.
Jean-François Maheux mentionne qu’il nous reste un poste à combler et il faudrait qu’il le soit au moins avant le début de la prochaine saison.
19.11 Période des questions
Arbitrage : Un membre mentionne qu’il faut faire en sorte que les games ne soient pas en même temps que les tournois dans la région. Comme il y a un manque évident d’arbitres, cela cause des problèmes. Jean-François Maheux précise que pour être arbitre, le jeune doit avoir 14 ans dans l’année en cours et que pour être marqueur, le jeune doit avoir 13 ans dans l’année en cours. Nous sommes à la recherche active de jeunes arbitres.
Un membre demande si le remplaçant d’Yves Vermette a été nommé. Jean-François Maheux répond par la négative à cette question et précise qu’il ne fera pas l’appointement. Il pourra toutefois continuer à arbitrer s’il le désire.
En ce qui a trait aux équipes de calibre B, un membre demande s’il y aurait lieu de solliciter les coachs pour compléter les équipes. Il pourrait également y avoir une ou deux pratique(s) avant de compléter celles-ci. Un échange suit cette suggestion entre les membres et le conseil d’administration.
Spordle : un membre demande ce qu’il va arriver avec ce système. Cela a été problématique l’année dernière pour l’inscription des matchs joués. Jean-François Maheux mentionne que cette plate-forme est imposée par la Fédération et que cela ne changera pas. Différentes solutions sont envisagées par Baseball Québec. Une solution qui pourrait être envisagée serait que les arbitres inscrivent les matchs directement au lieu que cette tâche incombe aux coachs.
19.12 Varia
Une question est soulevée par un membre concernant l’état des terrains et demande s’il y aura des choses concrètes de fait pour améliorer les terrains. Olivier Angers mentionne qu’il fait partie du comité consultatif et qu’il est en contact avec la Ville pour tenter de trouver des pistes de solutions. La Ville a fait un blitz de travaux à l’automne, mais ils ne nous ont pas vraiment demandé notre avis. Une autre bonne nouvelle: Beauport fait partie des associations qui en bénéficiera le plus en 2020. L’investissement sera moindre que prévu mais tout de même appréciable.
Le nouveau responsable de la ville est un gars compétent. Il est dynamique et ouvert à faire les projets. Il faut seulement qu’il obtienne l’argent pour le faire. Rendu là c’est plus une question politique.
Utilisation optimale des terrains en bordure des limites de Charlesbourg.
19.13 Levée de l’assemblée
Les sujets ayant tous été abordés, Nadine Gagnon propose la levée de l’assemblée. Olivier Angers la seconde.
Les membres approuvent à l’unanimité cette demande. L’Assemblée est levée à 20h35.
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Jean-François Maheux Nadine Gagnon
Président Secrétaire
