Julie de Callataÿ 2014-‐2015
I. Le Balef et ses évènements
Ce n’est pas évident de décrire une année entière de déléguée Balef en quelques pages.
Voilà l’année qui touche à sa fin et il est vrai que ce poste va me manquer. Il y avait un certain charme à organiser les soirées les plus sexy et scandaleuses du Cercle (oui oui je me vante). C’est donc avec un sentiment de nostalgie que je vais faire le point sur une année forte en évènements et autres rebondissements.
Reprenons depuis le début…
1) Le Bal aux Lampions
A peine élus, nous voilà déjà plongé dans l’organisation du Bal aux Lampions.
Celui-‐ci a eu lieu le vendredi 20 juin 2014 au Jeux d’Hiver.
Les options avaient déjà été posées par nos prédécesseurs, il ne nous restait plus qu’à prendre les négociations en mains.
L’année paire donnait une préférence pour faire le BaL aux Jeux, on a donc commencé les négociations là-‐bas. La salle est peut être un peu plus cher mais la proximité fait beaucoup de chose et nous permet d’éviter de louer des navettes. On a rapidement pris contact avec Sarah, la gérante afin de négocier le contrat sur base de ce qui était
proposé les années précédentes pour Solvay. Les relations se sont bien déroulées malgré quelques points que nous avons oublié de négocier. Les préventes vendues toute la semaine sur Paul Heger ont eu beaucoup de succès si bien qu’on était tout près du break-‐even avant le début de la soirée.
Les quelques points négatifs étaient le prix des alcools après minuit et la mauvaise comm envers les vieux cons (Facebook n’est pas un bon moyen pour eux d’être tenus au courant) parmi d’autres soucis mineurs réglés aisément. Le BaL se déroula donc très bien, aussi bien pour les gens que pour nous qui n’avons pas eu de soucis
d’organisations majeurs et qui étions très contents de la soirée.
2) Le verre de Rentrée
La seconde session passée, nous voilà déjà en septembre avec, pour commencer, le Verre de Rentrée. Celui-‐ci s’est déroulé le 14 septembre au Bar d’XL qui est un excellent bar grâce à leur terrasse très agréable en été. Les prix avaient été négociés mais le bar n’étant pas cher de base, les gens étaient très contents de ce verre et de l’ambiance. Rien à redire J
3) La soirée de Rentrée
Nous étions déjà depuis fin août dans la recherche de salles pour la fameuse Soirée de Rentrée. Les recherches ne furent pas fructueuses ou innovantes et on a donc choisi de prendre le Bloody Louis. Afin d’innover un peu quand même, on a ajouté un thème, que j’ai beaucoup aimé, qui était le thème : White Party ! C’était important de donner une touche en plus à cette soirée qui pour la 2ème fois de suite se déroulait au Bloody Louis, boîte connue mais qui a
l’avantage d’être une valeur sûre.
Et quelle valeur sûre !!! Cette soirée est celle qui nous a le plus rapporté sur l’année.
Nous avons fait plus de 1200 entrées (ce qui a permit de réduire le prix de la salle) et la plupart des invités ont suivi le thème blanc ce qui a donné une très chouette ambiance à la soirée. Un point positif fut les « tables » proposées par la boite qui eurent beaucoup de succès auprès des gens.
Pour ma part, j’ai supervisé les entrées jusqu’à 3h, tout s’est bien déroulé, les balefs étaient motivés, les relations avec le gérant étaient au top et la compagnie du bureau et du comité aux entrées m’a permis d’adorer tout autant cette soirée que n’importe qui à l’intérieur et pour ça je les en remercie, ce fut une de mes meilleures soirées passée en tant que déléguée.
4) Le Bal Orange
Voilà les préliminaires passés et malgré quelques TDs dont je parlerai en dernier, il était temps de sortir le grand jeu et de se pencher intensivement sur le 50ème Bal Orange !!!
Nos recherches de salles ont commencé pendant l’été mais ce n’était pas très simple de s’y attaquer a fond si tôt étant donné que nous étions tous « ailleurs ». Pour ma part, j’avais une énorme seconde session à préparer qui finissait
seulement le 1er septembre. C’était une erreur de notre part de ne pas s’y prendre plus tôt car très vite, on s’est retrouvé à gérer énormément de choses en même temps.
Pour commencer, les négociations avec la salle n’étaient pas de tout repos, la gestion de
directement en contact avec le grand patron, ce qui nous a permis d’avoir une longueur d’avance dans la gestion de notre événement au milieu de tout ce chamboulement.
Dire que le BEB n’est pas au top niveau organisation est peu dire. Beaucoup de soucis sont nés de ça, notamment la discordance entre le patron et le « concierge » qui gérait les cuisines, le matériel de banquet et les décors de mariage marocain. Cependant, la faute était sur nous aussi, nous n’avons malheureusement jamais pensé a faire des PVs précis et complets de toutes nos demandes lors de nos visites et nous nous contentions bien trop souvent d’un « Oui oui, ce sera fait, je demanderai à Mustapha ».
En dehors de ça, nos taches étaient bien reparties, nous avons chacun pris la
responsabilité d’un ou deux gros points du Bal. Je parlerai donc principalement de mes taches dans ce bilan qui étaient la gestion du Bar (Commandes boissons, Equipe
Bar/Tickets/Vestiaires) ainsi que la location du mobilier, la réservation des navettes et des talkies walkies…
Pour ce qui est de l’équipe Bar/Vestiaire, notre contact avait beaucoup d’exigences mais son équipe était très pro au bar du coup celui-‐ci était super efficace et tout le monde se trouvait vite servi. Au tickets, ils étaient en bonne relation avec la trésorerie ce qui a permit un bon flux de l’argent et du renflouement de tickets. Au vestiaire par contre, c’est une autre histoire, on ne peut pas dire qu’ils n’étaient pas assez ou qu’ils n’étaient pas compétent mais c’est toujours la même histoire. Malgré notre installation immense faite de 30 barrières Nadar, entre minuit et 2h, c’était le chaos !!! Heureusement la sécu a géré la foule très rapidement et a la fin, beaucoup de vestes perdues ont été retrouvés car les gens ne sont pas passés derrière le vestiaire à la fin du Bal.
Evidemment, je pourrai parler de ce bal en long et en large, en bien et en mal pendant longtemps mais je vais plutôt essayer d’abréger à ce que j’en ai appris et ce que j’en ai tiré comme leçon :
-‐ Notre organisation n’était pas parfaite, nous avons pris beaucoup de retard, accumulé les deadlines jusqu’à se retrouver obligés de commander les cintres chez 2 fournisseurs a cause d’un manque de stock !!!
-‐ Les relations avec la salle étaient confuses : le jour J, beaucoup de choses que nous avions demandé n’y était pas. Nous avons donc du les régler dans un délai beaucoup trop serré et j’ose dire qu’on a parfois eu de la chance.
-‐ Malgré ça, nous étions quand même prêt au lancement du bal. Le banquet fut petit mais délicieux, on a eu de très bons échos sur le traiteur. La salle de l’apéro était très
chouette, la salle du banquet aussi. On a rapidement pu la transformer en salle VIP grâce aux délégués et Balef qui ont mis la main à la patte pour replier toutes les tables.
-‐ La valse s’est super bien déroulée, notamment grâce à Louis et Noémie qui ont fait ça comme des chefs. Les 15 filles en blanc rendaient pour moi incroyablement bien et la musique tirée de Games of thrones était magique !
-‐ La tombola qui précédait la valse était assez sympa et a plu aux gens même si elle a trainé en longueur. Très vite, les gens occupaient déjà toute la piste de danse, sans être oppressés, ils avaient l’air très content. Les quelques personnes qui ont profité des bouteilles de mousseux offertes lors du discours de Noémie semblaient aux anges.
-‐ Mon meilleur souvenir et ma grande ‘fierté’ reste tout de même les passages des robots LED dans la salle. Ce n’est pas une innovation innovante mais les gens étaient là pour prendre en photo le « spectacle », pour se prendre en photo avec eux et c’est parfois cette touche en plus qui revient à la mémoire des gens malgré leurs blackouts du
lendemain. Le lancement des serpentins était tout aussi magique, les gens sont devenus fous et je garderai toujours le souvenir du lendemain matin au démontage quand j’ai du les retirer des poutres du plafond, sur ma nacelle avec mon balais et mon vertige (et mon onesie de vachette).
-‐ Un point moins positif était l’afflux des gens dans l’entonnoir créé par le coin fumeur qui a complètement bloqué l’accès à la salle « Lounge » . Salle qui fut du coup beaucoup moins utilisé que prévu… Mais pour ceux qui l’ont trouvé, j’espère qu’ils en ont bien profité, autant que les quelques délégués qui s’y sont endormi aux alentours de 5h du matin !!
Petit à petit, voilà le Bal qui touche à sa fin, annonçant le début du démontage…
Et là, à ma plus grande surprise, aucun Balef n’est resté pour nous aider aux petites heures. Une grande déception pour nous qui avions un bon noyau de Balef motivés et qui nous avaient aidé pour les préventes, les clashs et le montage.
On se retrouva donc entre délégués, au bout de nos vie et tendues comme des strings à vouloir terminer le travail au plus vite. Ce démontage s’est quand même fini sur une chouette note avec ce repas (je ne saurai pas dire si c’était le déjeuner ou le diner) à la Bastoche à célébrer entre délégués ce Bal désormais REUSSI !
Le deuxième quadri fut nettement moins chargé niveau soirée. Après le bal, il nous restait ces interminables caisses de verres à laver, compter et stocker, ce qui m’occupa pas mal au début du 2ème quadri…
5) La soirée C$K : F*ck me I’m Solvay
En dehors de ça, on a organisé la soirée C$K avec nos chers voisins flamands et afin d’innover un peu, on a trouvé grâce à eux une toute nouvelle salle : Le Martini Bar.
Sous le nom très original de « F*ck Me I’m $olvay », nous avons su faire un bon nombre d’entrées, trop peut-‐être pour la dimension de la salle mais avec toujours une bonne ambiance. Les relations avec la salle ont été géré par le $K, l’organisation ne nous a pas pris énormément de temps et la soirée même n’était pour moi pas une de mes préférés mais on a eu certains très bons échos.
Pour cette soirée, je remercie surtout le $K et tout particulièrement Maruan qui a géré ça
6) Les TD’s
Enfin, que serait le mandat de Balef sans les TD’s ?
Cette année malheureusement, nous n’avons fait que 2 TDs purement $olvay en comptant celui du Beach.
En juin, le TD délibé était très chaotique, 5 cercles derrière le Bar, ca créé très vite des embrouilles entre barmen et ca retombe sur le Balef. Heureusement, on s’en est sorti, parfois à coup d’affond délègs et le TD fut tout de même en positif.
En septembre, le traditionnel TD Marrainage n’a pas ramené full monde et l’organisation fut un peu complexe étant donné que aucun de nous 3 n’est baptisé. Pour ce TD ainsi que le Baptème/Post Bapt, je remercie tout particulièrement Enrico qui a pris notre place en tant que délégué baptisé et qui a très bien fait ça. Le TD de novembre, en collaboration avec la Lux ainsi que le TD de février avec le Librex n’ont pas amassé les foules non plus.
Mr Mitsis m’a même dit qu’il trouvait que c’était un « petit TD pour $olvay ». Non mais !
Cette petitesse des TD est peut être du à un manque de promotion des event ou au fait qu’on était en duo avec un autre Cercle ? Quoiqu’il en soit, un regret de mon mandat est qu’on n’a pas pu mettre en œuvre des TDs grandioses comme nous le voulions avec des thèmes explosifs et des « décors » ou des jeux spéciaux.
C’est en partie pour cette raison qu’on se rattrape sur notre TD BEACH PLEASE qui va suivre le Beach Volley, pour lequel on a mis le paquet au niveau du matos FLUO et des avantages membres et qui on l’espère ramènera tout les gens du Beach. Pour ce TD, on met également fort en avant la relève du Balef comme nos prédécesseurs l’ont fait au TD de l’année passée et qui permet de connaître tous les rouages d’un TD $olvay.
II. Le mandat de déléguée de Cercle
En plus de tous ces évènements Balef, il y a aussi et surtout la place de déléguée dans le Comité de Cercle qui a beaucoup joué sur ma nostalgie d’aujourd’hui…
1) Les relations avec le Comité Balef
Mon premier souvenir en tant que déléguée est d’avoir du prendre la parole devant le comité Balef pour notre première réunion pré-‐BaL. C’était hyper chouette que les Balefs de l’année passée nous suivent et on a profité de la bonne ambiance de notre première réunion pour faire un resto avec eux à la fin.
Le comité Balef est un comité très difficile à souder. Afin de résoudre ce problème, on a débuté l’année avec plein de projets, d’idées de Team Building et autres manières de permettre au plus motivés d’être récompensés. Une erreur de notre part fut de vouloir faire le « tri » dans le groupe Facebook. Notre idée n’était pas méchante de base, on savait qui étaient les plus anciens, qui étaient ceux qui se sont donnés pour le Balef mais l’ancienneté ne veut pas dire que la motivation reste la même, c’est pourquoi, on voulait essayer de resserrer les rangs quitte à faire peur aux plus « faibles ».
Au jour d’aujourd’hui, il y a 72 membres sur le groupe Balef, mais seulement une 40taine sont vraiment actifs. Au final, c’est dur de virer les autres, car on ne sait jamais que leur motivation revienne pour tel ou tel soirée. Il y a aussi les préférences dans le travail Balef : Certains adorent faire les clashs et seront toujours la pour remplir le doodle, d’autres font les préventes avec plaisir, d’autres préfèrent une perm au TD !
Sans eux, nos évènements ne se seraient jamais déroulés aussi bien. Sans eux, nous n’aurions pas fait autant de préventes pour les soirées. Sans eux, nous n’aurions pas fait d’aussi belles descentes d’auditoires pour le Bal Orange et sans eux, l’année n’aurait pas été aussi marrante. Pour ça, je remercie tous les Balefs qui ont été présent pour nous cette année, qui ont supporté notre nervosité avant les soirées et notre façon de déléguer. Je me dois de remercier en particulier Mathilde et Audrey qui ont fait un magnifique boulot pour les décors et les affiches et Max qui m’a aidé un max (lol) avec les verres et qui nous a tous surpris en débarquant à 3h du mat à la soirée C$K pour sa perm !
Je me souviendrais aussi des stands préventes, auxquels j’adorais passer pour être avec eux, les voir tout bien vêtu pour les préventes du Bal Orange mais aussi les perms Clashs auxquels j’arrivais toujours à la bourre (pour ça, j’en suis encore desolée). Je garderai le souvenir de tout ceux qui ont fait les perms portes au TD, les perms les plus badantes mais faites toujours avec le sourire et la ferme volonté de garder les colsons (?) intactes.
Et bien sur, je n’oublierai pas les Team Buildings, à refuser des affonds et être traitée de pas folklo (totalement mérité) ou manger des pizzas sur les tables du CdS, participer au Speed Dating, organiser le Killer, être une princesse sur le bar qui touche sans cesse son nez pendant son discours et voir tomber dans mon verre un pauvre petit bonhomme
Cette année, on a mis le paquet sur les TB et les jeux pour apprendre à se connaître et ca a marché superbement ! Les Balefs nous ont dit qu’ils avaient en particulier aimer ces TB pour les jeux et l’ambiance qui y regnait ! Une bonne team s’est construite donc ;)
A Bal, A Leffe, A Balef NOM DE DIEU !
2) Les relations avec le Comité de Cercle et le Bureau
Tout d’abord, je tiens à remercier notre incroyable VP, Bricourt et les épatants
trésoriers, Cindy et Meeus qui ont permis que tout ça se fasse ; les Team Buildings mais aussi les TD dans la réserve et les fins de soirées sobres au milieu des animaux. J’ai passé de très bons moments dans l’organisation des diverses soirées avec vous, je pense surtout à la soirée de rentrée, en compagnie du bureau mais aussi de Lara et des balefs en perm. Un tout grand merci à Nono, notre presibitch 2014-‐2015, qui a géré son mandat sans perdre son sang froid et qui a été super présente pour nous tous.
Le bureau cette année avait l’immense atout de contenir 3 anciens délégués Balef, ce qui s’est avéré énormément utile dans la préparation du Bal et des TD’s. L’ambiance et les relations avec eux étaient géniales, ils ont su nous encadrer comme il faut, la trésorerie a fait un boulot admirable et notre VP nous a traité comme des princesses durant tout le 2ème quadri ;).
Grâce à ce poste de déléguée, j’ai également rencontré plein de personnes
exceptionnelles au sein du Cercle. Les Week-‐ends Comité étaient incroyables, les
activités étaient très bien trouvées et l’ambiance générale était super chouette. Malgré le fait que je sais pertinemment que certains délégués n’ont pas le même souvenir que moi, j’ose dire que j’ai (globalement) adoré l’ambiance du comité. Et c’est avec beaucoup de motivation que je veux continuer l’année prochaine dans cette même atmosphère.
Quant à l’entraide entre délégués, il faut avouer que c’est dur d’aider tout le monde mais j’espère avoir tout de même pu faire mon maximum, surtout envers ceux qui ont aidé le Balef. Car sans ceux là, on n’aurait jamais su faire ce démontage ni le montage d’ailleurs.
Je remercie donc tous les délégués qui nous ont aidé pour le Bal, que ce soit le matin très tot pour les livraisons de boissons jusqu’au lendemain très tard au démontage. Ceux qui se sont tué à laver les verres, franchement bravo et les autres qui ont brainstormé avec nous pendant 1h sur la position des entrées, merci d’avoir été là !
Maintenant que le coté ‘cul cul’ a pris le dessus de mon bilan, je terminerai en
remerciant mes 2 co-‐délégués, Eve et Carlos, sans qui tout ça ne serait pas arrivé. On a su trouver un excellent terrain d’entente à 3 et on a su se diviser les taches comme il fallait sans se marcher dessus, du moins je l’espère. On a putain de bien fait ça, je suis fière de nous, comme on l’a dit : Go big or go home et c’est ce qu’on a fait !
Conclusion
Voilà cette année bien rendue, j’espère que je ne vous ai pas perdu.
J’en conclu donc que cette année de délèg était une putain d’année. J’ai adoré organiser les soirées du Cercle ainsi que le 50ème Bal Orange, je regrette simplement d’avoir préféré parfois les valeurs sûres aux innovations mais je serai ravie de pousser mes successeurs à essayer d’innover (maintenant qu’on roule sur l’or hehe J ).
J’ai énormément appris de ce poste et j’ai créé des liens avec des personnes incroyables, j’espère honnêtement que cela durera.
Je remercie une dernière fois tous les balefs, tous les délégués, l’incroyable bureau de cette année et mes deux co-‐délégués.
ET VIVE LE COMITE MACHINE !
Julie de Callataÿ
