TITRE: Financial Control & Compliance Coordinator – Burkina Faso - Bureau pays EQUIPE/PROGRAMME: Département
Finances LOCALISATION: Ouagadougou
GRADE: 03 TYPE DE CONTRAT: Local
CHILD SAFEGUARDING:
Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts fréquents (par exemple, une fois par semaine ou plus) ou intensifs (par exemple, quatre jours dans un mois ou plus ou une nuit) avec des enfants et/ou des jeunes parce qu'il travaille dans le cadre de programmes nationaux, qu'il visite des programmes nationaux ou qu'il est responsable de l'application du processus de contrôle de police.
BUT DU RÔLE : Assurer l’intégrité et la haute qualité de la comptabilité dans le respect des procédures de Save the Children International et des bailleurs de fonds.
Apporter un appui efficace et efficient dans la gestion financière des subventions au titre du programme de SCI Burkina en assistant le Directeur financier dans la supervision et le contrôle des opérations financières.
En cas d'urgence humanitaire majeure, on s'attend à ce que le titulaire du rôle travaille en dehors du profil de rôle normal et qu'il puisse varier ses heures de travail en conséquence.
“Tout le personnel de Save the Children s'efforce de permettre à nos équipes programme opérations et plaidoyer des bureaux pays d'effectuer un travail de qualité supérieure, dans les délais impartis, selon le budget, avec conformité et dans le respect du plus grand nombre d'enfants.”
PORTÉE DU RÔLE :
Apporter un appui efficace et efficient dans la gestion financière des subventions au titre du programme de SCI Burkina en assistant le Directeur financier dans la supervision et le contrôle des opérations financières.
Se rapporte à : Financial Controller & Compliance Manager
Le personnel relevant de ce poste : les responsables/chargé finances des bureaux/bases (supprimer les mentions inutiles)
Direct : Indirecte :
Responsabilités budgétaires : Dimensions :
Save the Children travaille dans 06 régions au Burkina Faso avec un effectif actuel d'environ 118 employés et des dépenses actuelles s'élevant environ à plus de 5,7 millions USD chaque année.
Save the Children est présent au Burkina Faso depuis 1982. Nous apportons un soutien aux enfants par le biais de programmes de développement et d'aide humanitaire exécutés directement ou par l'intermédiaire de partenaires locaux. Les programmes actuels sont axés sur la protection de l'enfance, la santé et la nutrition, la pauvreté de l’enfant inclus la protection sociale et les moyens de subsistance et enfin l’éducation et l'action humanitaire. Save the Children BFA a une présence opérationnelle dans 6 Régions (le Haut Bassin, Cascades, Boucle du Mouhoun, Centre Nord, Sahel et sud ouest). Actuellement, nous avons un effectif d'environ 245 personnes et un budget confirmé d'environ 8,7 millions de dollars US par an.
PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ :
Comptabilité financière et rapportage
✓ Appui au suivi technique de l’ensemble des activités comptables et financières
✓ Assurer la coordination du processus de comptabilité d’engagement Agresso Source-to-Pay Account Payable
✓ Suivi de posting de tous les glacos et des dépenses postées dans agresso
✓ Appui à la réconciliation et au suivi général des comptes comptables (balance sheet) de l’organisation, incluant les avances aux partenaires.
✓ Assurer la réconciliation de comptes de Terminal grant et travailler en collaboration avec HR pour la réconciliation annual leave dans les formats SCI.
✓ Vérifier les pièces comptables et s’assurer de leur conformité aux procédures de l’organisation
✓ Elaboration des rapprochements bancaires dans Agresso et contrôle des réconciliations de caisse dans Agresso
Trésorerie
✓ Diriger le processus de demande de fonds en veillant à ce que les demandes de fonds soient réclamés aux budgets holders, selon les besoins, à la fois avec précision et dans des délais requis
✓ S’assurer que les bureaux ont des approvisionnements de fonds conséquents et réguliers pouvant leur permettre de mener à bien les activités
Contrôle
✓ Appui à la mise en place d’outils stratégique de gestion financière
✓ Appui au respect des différentes procédures financières de l’organisation ainsi que des KPI
✓ Appui à l’application du CAM (Répartition des couts)
✓ Participer à l'évaluation et à l’optimisation du contrôle interne
✓ Veiller au respect des procédures de gestion des caisses et de coffre
✓ Veiller au respect des procédures de la gestion des avances
✓ Suivre le plan d'actions des Standards Essentielles pour les départements finance, et assurer la bonne mise en œuvre de ses actions.
✓ Participer également à la définition et à la diffusion des bonnes pratiques dans l’organisation
✓ Suivi et actualisation des signatures sur les comptes bancaires
Stratégie et planification
✓ Faire régulièrement des rapports au superviseur sur la situation du contrôle comptable et financier et les facteurs pouvant affecter les programmes
✓ Aider à l’analyse de la situation financière de l’organisation
✓ Participer aux activités de formation et renforcement de capacités des partenaires.
✓ Participer activement à tout développement des nouveaux outils et procédures
✓ Aider à l’implémentation des HPO – source to pay, new codding project, etc.
Gestion du personnel et développement
✓ Aider à diriger, développer et gérer les performances de l'équipe comptable afin de s'assurer qu'un service de première classe est offert en tout temps.
✓ Assister à la supervision des tâches de la finance et comptabilité
✓ Superviser le staff placé sous sa responsabilité.
Gestion des Audits
✓ Appuyer le FCC Manager dans la préparation et coordination des missions d’audits des projets
✓ Faire le suivi des travaux d’audit et le respect des délais au niveau Finance
✓ Veiller à la mise en œuvre des recommandations issues des audits
Représentation
✓ Respecter et faire respecter les procédures de SC par l’ensemble des partenaires ; notamment en matière d’élaboration des accords avec les partenaires, la passation des commandes et marchés …
✓ Contribuer au respect des engagements pris auprès des partenaires financiers Responsabilité Child safeguarding
• Dénoncer tous les cas d’abus interne ou externe
• Connaitre la politique CSG et le Code de Bonne Conduite et sensibiliser sur cette politique (enfants, partenaires, communauté)
• Contribuer aux exercices de leçons apprises et de documentation des bonnes pratiques sous l’impulsion du point focal
• Etre exemplaire dans son travail et dans sa vie privée et respecter le code de bonne conduite et de la politique de CSG
• Connaitre et respecter les procédures locales
• Veillez au bien-être de l’enfant
• Assurer un environnement sain au service des enfants COMPORTEMENTS (Valeurs en pratique)
Responsabilité :
• se tient responsable de la prise de décisions, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l'exemplarité des valeurs de Save the Children
• tient l'équipe et les partenaires responsables de s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le
développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
• se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour eux-mêmes et leur équipe, assume la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même
• partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres
• orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle mondiale.
Collaboration :
• établit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, ses membres, ses partenaires externes et ses sympathisants
• valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle
• accessible, à l'écoute, facile à parler.
Créativité :
• élabore et encourage des solutions nouvelles et innovatrices
• prêts à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
• honnête, encourage l'ouverture et la transparence ; fait preuve des plus hauts niveaux d'intégrité
QUALIFICATIONS
Etre détenteur d’un diplôme universitaire en Economie et Sciences de Gestion ou en comptabilité, finance, Audit ou contrôle de Gestion (Au moins BAC+3/4)
EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES Essentiel
• Avoir une expérience professionnelle prouvée d’au moins 5 ans dans le domaine de la comptabilité, finance, et ou Audit
• La connaissance des règles et procédures des bailleurs tels que Europaid, ECHO, UNICEF, DFID, USAID, UE, GAC, … serait un atout
• La connaissance de l’Anglais est un atout majeur
• Savoir travailler en équipe et avoir le respect de la diversité culturelle.
• Aimer le professionnalisme
• Etre respectueux
• Etre flexible et capable d’établir des priorités de travail
• Savoir organiser son travail
• Avoir un engagement profond et sincère pour la protection de l’enfant contre les abus et l’exploitation
Désirable
• Une expérience dans un poste similaire dans une ONG serait un atout
• Une expérience ou une certification en gestion de projet serait un atout
• Avoir une bonne connaissance des logiciels EXCEL et WORD
• la connaissance de logiciels de comptabilité est un atout Responsabilités professionnelles supplémentaires
Les fonctions et responsabilités décrites ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire du poste peut être tenu d'exercer des fonctions supplémentaires dans la mesure où son niveau de compétences et d'expérience le justifie.
Égalité des chances
Le titulaire du rôle est tenu d'exercer ses fonctions conformément aux politiques et procédures du PCD en matière d'égalité des chances et de diversité.
Child Safeguarding:
Nous devons assurer la sécurité des enfants afin que notre processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflète notre engagement envers la protection des enfants contre la violence.
Tout employé, consultant, entrepreneur ou fournisseur engageant une activité pour le compte de SCI doit signer (la Déclaration du Formulaire d'Acceptation de la sauvegarde l’enfant) et se conformer Politique SCI de l’enfant qui est une déclaration de l'engagement de SCI à prévenir les abus et protéger les enfants avec ceux et celles auxquels ils sont en contact.
Cela s’étend non seulement aux enfants avec lesquels SCI et ses partenaires travaillent directement, mais concernent aussi les enfants en charge du personnel. SCI estime que la situation des enfants doit être améliorée par la promotion de leurs droits soutenus et par tous les membres du personnel. Le code de conduite de Save the Children International met en exergue les normes auxquelles tous les membres du personnel doivent adhérer.
santé et sécurité
Le titulaire du rôle est tenu de s'acquitter de ses fonctions conformément aux politiques et procédures en matière de santé et de sécurité du PCD.
JD redigé par:
Arnaud OUEDRAOGO
Date:Mars 2022
JD approuvé par:
Aminata PARE
Date:Mars 2022
Mise à jour par: Date:
Mars 2022
Evalué : Date:
