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MISE en CONCURRENCE - M.A.P.A. Niveau 2
n° G – 02 - 2018 « Fourniture d’un progiciel et services associés »
Sur la base de l’article 42-2 de l’ordonnance n° 15-899
1 Identification de l’acheteur public .
Dénomination : Greta Loiret
Pouvoir Adjudicateur : Fabien LASCAUX
3 avenue Voltaire, 45100 Orléans
Téléphone : 02 38 63 36 20 contact : M. Frenay Email : [email protected]
2 Justification de la procédure . Procédure allégée passée en application de l'article 27 du décret 2016-360 du 25 mars 2016 et du règlement des Marchés à Procédure Adaptée de l’établissement.
3 Objet du marché .
Le présent marché a pour objet l'acquisition d'un progiciel de planification de l'activité du GRETA pour un nombre défini d'utilisateurs simultanés et pour une utilisation effective au 5 novembre 2018.
Le marché comprend les lots suivants :
Marché de fourniture d'un progiciel et services associés Lot n° 1 : Fourniture d'un progiciel et formations associés
Lot n° 2 : Assistance, maintenance, sauvegarde, mise à jour du progiciel
L'entreprise présente une offre pour le(les) lot(s) suivants : cocher la ou les cases correspondantes Marché de fourniture d'un progiciel et services associés
Lot n° 1 : Fourniture d'un progiciel et formations associés
Lot n° 2 : Assistance, maintenance, sauvegarde, mise à jour du progiciel
Imputation budgétaire : OPC Budget annexe Greta du Loiret - lot 1 : comptes 205 et 6282 - lot 2 : compte 6118
4 Documents constitutifs du marché . - Cahier des charges du M.A.P.A de niveau 2
- Pour chaque lot auquel l'entreprise fait une offre, l'Acte(s) d’engagement daté et signé ainsi que l’annexe (Mémoire technique) qui doit être signées et datées. La réponse du candidat ne peut se faire que sur les annexes à l’acte d’engagement - Attestation sur l’honneur du M.A.P.A. de niveau 2
- Bon de commande/engagement juridique ou notification au titulaire - Cahier(s) des Clauses Administratives Générales suivant(s) :
o Fournitures et services (arrêté du 19 janvier 2009) o Travaux (arrêté du 8 septembre 2009)
o Technique info et communication (arrêté du 16 septembre 2009) o Prestation intellectuelle (arrêté du 16 septembre 2009)
5 Durée du Marché . Le marché dont l'objet est précisé à l'article 3 du cahier des charges est conclu pour :
. Lot 1 : une livraison en totalité du progiciel avec validation en service régulier satisfaisante et formations réalisées avant le 5 novembre 2018. Pendant la période de paramétrage (du 6 septembre au 5 novembre 2018) le maître d’ouvrage fixera avec le titulaire autant de réunions de travail que nécessaire pour la mise en place satisfaisante du progiciel. Ces réunions feront chacune l’objet d’un compte rendu par le titulaire, transmis au maître d’ouvrage
. Lot 2 : une durée de 1 an, renouvelable 3 fois.
6 Définition précise du(des) besoin(s) à satisfaire .
Besoins concernant le Lot n° 1 : 1) Planification des formations Le logiciel doit permettre de :
- gérer un catalogue de formation (minimum 300)
- planifier des formations diplômantes ou qualifiantes contenant plusieurs modules ou matières (minimum 20).
- établir une planification graphique en simultanée des formations.
- regrouper des modules ou matières pour créer un tronc commun à plusieurs groupes.
- gérer un atelier de formation pour des parcours individuels : entrées et sorties permanentes
- d'avoir une gestion simultanée du planning des salles et du matériel pédagogique (minimum 20 salles et 20 matériels)
- d'éditer les conventions de formation (minimum 1000), tous les documents relatifs au suivi de la formation (convocation, attestation d'inscription, feuilles d'émargements groupes et individuels et paramétrable en fonction du cahier des charges des financeurs)
- gérer les périodes de stage en entreprise (minimum 8 semaines par formation et par stagiaire) , d'imprimer les conventions de stage et de suivre les visites en entreprise des intervenants.
2) Gestion des intervenants
Le logiciel devra permettre d'avoir une CVthèques (informations sur l'état civil, diplômes, habilitations et compétences professionnelles des intervenants - 400 CV minimum).
Il sera possible d'établir les contrats des intervenants en relation avec la planification des formations et en fonction de leurs agendas et leurs compétences (400 contrats minimum).
Le logiciel permettra de suivre les temps de travail des intervenants (400 intervenants minimum) avec la possibilité de ventiler les heures par code analytique et par type d'intervention.
3) Gestion administrative des stagiaires
Le logiciel permettra la création d'une fiche d'identité du stagiaire (4000 stagiaires minimum), le suivi et la gestion du parcours du stagiaire, la saisie des absences facturables ou non facturables ainsi que des heures à récupérer. Il aura également la possibilité de transmettre les informations concernant les absences par mail aux parties prenantes.
4) Portail internet
Le logiciel doit avoir un portail internet accessible :
- aux stagiaires (demande de renseignements et candidature, consultation du planning, du support des cours et du relevé de notes - aux intervenants (consultation du planning et agenda, saisie des absences, des notes et des observations, mise en place du déroulé pédagogique, travail à faire)
- aux entreprises (consultation du parcours de leur salarié, des absences et des notes) 5) Gestion financière
A / Convention
Gestion des conventions (1500 conventions minimum) ainsi que des financements (800 financeurs minimum) et co-financement.
Gestion des financeurs (public et privé), des payeurs (OPCA) et des clients. Suivi des heures et du chiffre d'affaires réalisés de chaque convention. Gestion des changements de statut (en cas de rupture, de changement d'entreprise...). Génération des factures avec indication d'un système de référencement par type de formation. Génération des règlements et des relances sur les retards de paiement.
B/ Analyse financière
Récapitulatif analytique des heures réalisées par formation et par intervenant (mensuel, trimestriel, semestriel et annuel). Statistiques de chiffre d'affaires produit, facturé, réglé avec calcul des écarts. Récapitulatif par formation, des produits, des coûts directs et calcul des marges. Calcul d'une analyse financière par formation, par groupe, par pôle analytique ou sur toute l'activité.
Calcul du bilan pédagogique et financier :
- origine des produits de l'organisme par type de financeurs : entreprise, OPCA, individuel, état, région ; - nombre de personnes dispensant des formations : contractuel, vacataire, ou sous traitant ;
- type de stagiaires : bénéficiant d'un financement public, privé ;
- niveau de formations dispensées (I à V), CQP, certification et habilitation, bilan de compétences, VAE : nombre de stagiaires et nombre total d'heures stagiaires pour chacun de ces niveaux ;
- spécialités de formation : code 100 formations générales, code 230 spécialités pluri technologique, génie civil, construction, bois etc...
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Récupération des candidatures faites à partir du site internet et ouverture automatique d'un projet de suivi.
Gestion et suivi de l'activité commerciale, des relances candidats et entreprises.
Gestion des rendez-vous et des agendas des conseillers en formation continue.
Statistiques de prévisions commerciales et réalisation de mailing et e-mailing.
Traitement des questionnaires de satisfaction post formation.
7) Formation des utilisateurs du GRETA
Une session par profil de poste, sur site, contenu adapté selon profil utilisateur :
1 personne accueil, 1 personne logistique, 11 assistants administratifs, 2 assistants financiers, 7 coordonnateurs, 7 conseillers en formation continu, 2 responsables administratif et financier et ressources humaines.
Durée de la formation : minimum 0,5 jours à 4 jours en utilisation et formation au paramétrage sur site par groupe de 8 personnes maxi.
Questionnaire d'évaluation de la formation à produire.
Besoins concernant le Lot n° 2 :
8) Définition de l'assistance, maintenance, sauvegarde, mise à jour des données
L'assistance comprendra au moins les services suivants : accessible tous les jours ouvrés, hotline ouverte de 8 h à 17 h sans nombre maximum d'appels.
La maintenance interviendra dans les conditions suivantes : prise en main à distance pour l'assistance des utilisateurs et aide au paramétrage du progiciel.
Les sauvegardes seront faites dans les conditions suivantes : quotidienne sur serveur privé de l'éditeur.
La mise à jour des données interviendra dans les conditions suivantes : information au préalable des nouvelles fonctionnalités développées et date de mise en application. Les mises à jour seront réalisées sans perturber le bon fonctionnement du progiciel.
7 Variantes
.
Les variantes sont autorisées dans la mesure où elles représentent un équivalent en qualité, quantité et service du produit du marché.
Elles doivent rester exceptionnelles.
8 Critères d’attribution .
Les critères constituant l’offre économiquement la plus avantageuse compte tenu de l’objet du marché sont les suivants : Critères d'attribution pour le Lot n° 1 :
- Prix de la prestation : 40 %
- Valeur technique de l’offre : 60 % Evaluée selon les items suivants :
o Réponse aux besoins pondéré à 80%
o Qualité de la formation pondéré à 20 %
Total des items de la valeur technique : 100 % Critères d'attribution pour le Lot n° 2 :
- Prix de la prestation : 40 %
- Valeur technique de l’offre : 60 % Evaluée selon l’(les) item(s) suivant(s) :
o Qualité de la maintenance pondéré à 100 %
Total des items de la valeur technique : 100 %
9 Prix du marché . Les prix des prestations objet du marché sont fermes durant toute la durée du marché pour le premier lot, et exprimés en euros.
10 Modalités de remise des offres . - La date limite de remise des offres est fixée au mercredi 22 août 2018 à 12:00.
- L’offre doit être complètement rédigée en Français
- Le présent cahier des charges est disponible gratuitement en téléchargement sur le profil d’acheteur de l’établissement à l’adresse [ http://site.aji-france.com/rubrique : MAPA ]. Toute demande de renseignement durant la consultation passera uniquement par le canal des questions / réponses de notre profil d'acheteur (site internet AJI).
- Le cahier des charges peut aussi être remis gratuitement sur place ou par envoi postal (voir adresse article 1).
- Les offres peuvent être transmises selon les modalités suivantes :
o Remise en main propre uniquement à Mme Viviane PERRAUDIN ou Mr Paul FRENAY – Services financiers du Greta du Loiret – 3 avenue Voltaire – 45 072 Orléans Cedex 2 – aux horaires suivants : 09h00-12h00 et 14h00-17h00 (hors week end et jours fériés)
o Les candidats sont informés que la remise en main propre des offres ne peut en aucun cas se faire dans un autre lieu et/ou à d’autres personnes que ceux indiqués.
o Envoyée par courrier à l’adresse mentionnée à l’article 1 du présent cahier des charges. Aucun envoi par mèl ne sera accepté.
o Déposées par voie électronique uniquement sur notre profil acheteur ( http://mapa.aji-france.com ) o Le délai de validité des offres est de 90 jours
- Documents à transmettre par le candidat pour que l’offre soit recevable :
o Enveloppe n° 1
L'enveloppe n°1 sera cachetée et comportera la mention " MAPA N° . . . NE PAS OUVRIR "
Les documents suivants devront figurer dans cette enveloppe :
. Cahier des charges paraphé en bas à droite (rubrique " paraphe ") par le représentant habilité de l'entreprise. Le paraphe vaut acceptation sans modification du cahier des charges. La réponse du candidat ne peut se faire QUE sur les annexes à l’acte d’engagement figurant dans le présent marché.
. La liste des lots auxquels l'entreprise soumissionne
. l’Attestation sur l’honneur datée et signée du représentant de l’entreprise (figurant ci-dessous dans le cahier des charges) . le RIB original de l’entreprise
o Enveloppe(s) intérieure(s) : 1 pour chaque lot
Pour chaque lot, les documents suivants devront figurer dans cette enveloppe :
. l'acte d'engagement de chaque lot daté et signé du représentant habilité de l'entreprise
. Le mémoire en réponse de chaque lot (annexe n° 1 à l’acte d’engagement). L'entreprise utilisera UNIQUEMENT le modèle de mémoire joint en annexe n° 1 et aucun autre support
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Je soussigné ……….……….………….
Adresse professionnelle ………...………..
………
Certifie sur l’honneur :
- que je respecte les obligations d’emploi prévues aux articles L 5212-1 à L 5212-11 du code du travail.
- que je n’entre dans aucun des cas décrits aux articles 45 à 48 de l'ordonnance 2015-899 du 23 juillet 2015 précisant les interdictions de soumissionner.
- Que j’ai satisfait aux obligations sociales et fiscales en cours et peut fournir sur demande du pouvoir adjudicateur les documents le justifiant.
- que l’entreprise que je représente n’est ni en redressement ni en liquidation judiciaire.
- que l’entreprise a souscrit une assurance, est à jour de ses cotisations pour couvrir de manière suffisante la responsabilité qu’il peut encourir, soit de son fait soit du fait des personnes travaillant sous ses ordres à l’occasion de l’exécution de la(des) prestation(s) objet du MAPA.
Le ……….. Signature du Candidat
12 Acte d’Engagement du candidat .
- L’acte d’engagement correspond au M.A.P.A. publié par la personne publique visée à l’article 1 dont l’objet est précisé à l’article 3 du cahier des charges.
- Dans le cadre de l'article 133 du décret n° 2016 - 360, l'établissement n'accepte pas les sous-traitants.
- Le délai de paiement de la prestation est conforme au décret n° 2013 - 269. Hors précision contraire, l’offre est réputée être valable durant 90 jours à partir de la date de remise des offres prévue au marché
- Engagement du candidat : -
Je soussigné ……….……….. représentant
o l’entreprise [indiquer le nom] ………..
o le groupement solidaire [indiquer le nom] ……….
o le groupement conjoint [indiquer le nom] ……….………
Après avoir pris connaissance et paraphé l’ensemble des documents du cahier des charges, je m’engage à livrer dans les conditions et délais contractuels les fournitures demandées ou exécuter les prestations demandées au(x) prix indiqué(s) ci- dessous :
o Montant total HT de l’offre € o T.V.A. €
o Montant total TTC de l’offre €
Montant en euros arrêté en lettres : ……….………...
………
- Annexe(s) à l’acte d’engagement [cocher la case correspondante]
o OUI
o NON
o Annexe n° 1 : Mémoire technique
Le ……….. Signature du Candidat
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- L’acte d’engagement correspond au M.A.P.A. publié par la personne publique visée à l’article 1 dont l’objet est précisé à l’article 3 du cahier des charges.
- Dans le cadre de l'article 133 du décret n° 2016 - 360, l'établissement n'accepte pas les sous-traitants.
- Le délai de paiement de la prestation est conforme au décret n° 2013 - 269. Hors précision contraire, l’offre est réputée être valable durant 90 jours à partir de la date de remise des offres prévue au marché
- Engagement du candidat : -
Je soussigné ……….……….. représentant
o l’entreprise [indiquer le nom] ………..
o le groupement solidaire [indiquer le nom] ……….
o le groupement conjoint [indiquer le nom] ……….………
Après avoir pris connaissance et paraphé l’ensemble des documents du cahier des charges, je m’engage à livrer dans les conditions et délais contractuels les fournitures demandées ou exécuter les prestations demandées au(x) prix indiqué(s) ci- dessous :
o Montant total HT de l’offre € o T.V.A. €
o Montant total TTC de l’offre €
Montant en euros arrêté en lettres : ……….………...
………
- Annexe(s) à l’acte d’engagement [cocher la case correspondante]
o OUI
o NON
o Annexe n° 1 : Mémoire technique
Le ……….. Signature du Candidat
14 Facturation .
Facturation pour le Lot n° 1 : - Les paiements sont effectués
o après livraison complète du progiciel, validation satisfaisante en service régulier et réalisation des formations des utilisateurs de la prestation, dans les conditions du CCAG visé à l’article 4 pour la livraison
o mensuellement
o trimestriellement o semestriellement
Facturation pour le Lot n° 2 : - Les paiements sont effectués
o après achèvement complet et acceptation de la prestation dans les conditions du CCAG visé à l’article 4
o mensuellement
o trimestriellement o semestriellement
- Les factures, conformes à l'instruction n° 16 - 08 du 15 avril 2016 annexe C, sont transmises en quatre exemplaires à la personne publique précise à l’article 1
- Les factures comporteront obligatoirement :
o N° du marché indiqué sur un sticker autocollant fluorescent o Prix unitaire hors taxe
o TVA (taux et montant) o Prix total TTC
o Modalités particulières : Néant
15 Décision de ne pas donner suite à la mise en concurrence
Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de ne pas donner suite à la mise en concurrence dans l’hypothèse où : - Le Conseil d’Administration du Lycée Voltaire aurait donné un avis défavorable
- La légalité de l’acte ne serait pas validée
- Tout cas de force majeure, d’intérêt du Service Public ou directement liée à la sécurité générale (notamment plan Vigipirate)
16 Pénalités, résiliation, contentieux . - Pénalités :
o Les pénalités applicables au présent marché sont celles prévues au CCAG visé à l’article 4 - Résiliation :
o Les modalités de résiliation applicables au présent marché sont celles prévues au CCAG visé à l’article 4
- La loi française est seule applicable au présent marché. En cas de contestation relative à l’exécution du présent marché, le tribunal administratif d’Orléans sera seul compétent pour connaître l’objet du litige conformément à la législation en vigueur.
17 Dérogation(s) au C.C.A.G. . Le présent marché déroge à(aux) l’(les) article(s) suivant(s) du C.C.A.G. visé à l’article 4 du cahier des charges :
- Néant
