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NFI’ che pratique SPAY-2021040
FP-Gestion de la paie : Préparation de la paie 1) Embauche.
a. Embauche.
Attention
Cette documentation ne tient pas compte des éléments à réunir et procédures à mettre en place pour réaliser une embauche auprès des organismes auxquels vous êtes affilié.
DUE, URSSAF, CNRACL, Ircantec, Mutuelle et Prévoyance etc…
1) Création du dossier agent.
Attention
La création d’un agent se fait toujours quand aucune paie n’est calculée.
Dans le menu ‘Agent, Postes cliquez sur ‘Dossiers Agents’
Cliquez sur ce bouton pour lancer la procédure de création
Saisissez le nom de votre agent.
Entrez la date de début de période de paie.
Sélectionnez le mode de recrutement.
Choisissez le modèle de paie qui sera utilisé pour votre agent.
Remarque
Le modèle de paie ne peut être corrigé durant la phase de création. En cas d’erreur, il faudra recommencer l’ensemble de la saisie.
Répondez aux deux dernières questions avant d’accéder à l’écran du dossier agent.
3 / 17 2) Saisie et complétude du dossier. (Fiche Agent)
Sur cet encart, vous devez saisir les données d’identité de votre agent.
Le matricule est obligatoire
Aucune zone rouge ne doit subsister.
Veuillez utiliser la carte d’identité et la carte de sécurité sociale pour vous aider.
Ces données apparaissent sur le bulletin de paie, merci d’être précis.
Pour ajouter une référence bancaire, cliquez sur le ‘+’.
Cette donnée sera utilisée pour la création du tiers en SoluCompta.
(2) (3) (4) (5) (6)
Outre la gestion du SFT ou Supplément Familial de Traitement, les informations concernant les enfants de l’agent peuvent être utiles pour la gestion des fêtes de fin d’année.
Cochez cette case (1) pour activer le contrôle SFT.
Renseignez la date (2) de fin d’attribution du SFT par enfant.
N’oubliez pas de finaliser votre saisie en cliquant sur le bouton ‘Sauver Agent’.
Remarque
Aucune suppression d’agent ne doit être faite sans réflexion, au risque de perdre des données pour les traitements de fin d’année.
3) Situation de l’agent (3).
Cet écran permet de suivre l’évolution de carrière de l’agent. Chaque élément de sa carrière qui force une modification de sa paie doit être consigné dans cet écran par une nouvelle situation.
Une gestion des services est possible (1) et vous pouvez faire apparaître une information sur le poste tenu dans cette zone (2).
(1) (2)
(1)
(2)
5 / 17 Chaque situation apparait datée dans cet écran, c’est le dossier dématérialisé de l’agent.
Situation de l’agent.
Rattachement aux cadres et emplois.
Temps de présence.
• Le cadre situation permet de renseigner le statut de l’agent et le type de contrat le liant à votre structure. Nous y trouvons aussi la position d’activité et la bonification indiciaire le cas échéant.
• Le cadre du rattachement au cadre, à la filière, et à l’échelle donne en fonction de l’agent son indice majoré et permet le suivi de l’évolution de carrière.
• Le cadre temps permet quant à lui de fournir les informations liées à la durée de travail du poste et de l’agent. Le temps de présence étant une constante nécessaire pour le calcul du bulletin. Vous pouvez utiliser la calculette de contrôle pour rechercher la durée hebdomadaire ou mensuelle d’un agent.
4) Valeurs agents (4).
Les valeurs agents sont liées à une période de paie et elles permettent le calcul du bulletin de paie.
Les valeurs ‘RAZ’ sont remises à zéro chaque mois à la clôture de la période.
Les primes, les HS ou HC, les régularisations ou les rappels.
Les autres valeurs, sont reprises chaque mois car essentielles au suivi de paie.
L’indice majoré, le nombre d’enfants, le temps de présence, le nombre d’heures effectuées.
Remarque
Cela ne veut pas dire que les données ne peuvent pas fluctuer d’un mois sur l’autre.
Cliquez sur une ligne de valeur agent et ensuite modifiez la valeur
Cliquez sur ‘Ok’ pour enregistrer cette valeur.
7 / 17 Attention
Lors d’une embauche vous devez saisir toutes les valeurs agents nécessaires au calcul du bulletin de paie.
Cliquez sur ‘Calculer Spécimen’
Vous pouvez ensuite consulter votre bulletin spécimen (reflet de votre paie)
5) Informations RH (5).
Dans cet onglet, vous pouvez saisir les dates d’entrée dans la fonction publique et dans l’établissement.
Mais aussi les numéros de contrat de prévoyance et de mutuelle de votre agent.
6) PJ et Compta (6).
Si vous n’utilisez pas de fichier Hopayra, vous devez lier votre agent à la comptabilité.
Si le titre apparaît en rouge, votre travail n’est pas FAIT.
Pour lier votre agent, double cliquez sur les tirets
Le programme recherche le nom de votre agent dans la base des tiers de SoluCompta (1). Dans le cas ou celui-ci existe, il propose de réaliser une sélection dans la liste (2). Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton ‘Ok’ (4).
Si celui-ci n’existe pas dans le logiciel de SoluCompta, alors en cliquant sur le bouton (3) vous pouvez créer automatiquement ce nouveau tiers en Compta. Finalisez votre saisie en cliquant sur le bouton
‘Ok’ (4).
Attention
Lors de la création d’un tiers en SoluCompta, il faut s’assurer que toutes les données soit bien présentes afin d’obtenir un tiers conforme au PESV2 :
• Les données d’identité doivent être complètes.
• Les références bancaires doivent être présentes.
Sans contrôle, le transfert de mandat ne pourra être effectué.
(1)
(2)
(3) (4)
9 / 17 b. Démarche TOPAZe.
Afin de ne pas léser votre nouvel agent, vous devait appliquer un taux d’imposition cohérent avec la situation fiscale de votre agent. Utilisez TOPAZe.
Remarque
La démarche TOPAZe est disponible sur l’espace dédié à la documentation du site Web : www.nfi-hotline.fr Cette procédure explique l’ensemble de la démarche.
2) Débauche.
Un agent qui ne doit plus avoir de paie sur le mois en cours doit avoir une situation de paie de sortie.
Cliquez sur ‘choix 2’.
Renseignez la date de départ de votre agent.
Choisissez le motif de son départ dans la liste déroulante.
Finalisez en cliquant sur le bouton ‘Suspendre la paie.
Remarque
Vous devez sortir un agent uniquement le mois suivant son départ, sous peine de ne pas lui octroyer de salaire.
3) Saisie des données de paie.
Vous devez au cours du mois réaliser une collecte des informations pertinente pour le calcul des paies. C’est le cahier de paie. A chaque mois nous devons y trouver les informations sur les départs, les arrivées et les changements pour chaque agent.
Nous allons y cocher chaque traitement réalisé dans la paie qui a un impact sur le salaire des agents.
Remarque
Veuillez reprendre le point 4 (valeurs Agents) pour chaque agent afin de modifier les valeurs et réaliser un calcul de spécimen.
II Processus de Paie
Le processus de paie permet de réaliser les calculs de paie, de faire les contrôles des bulletins et enfin de transmettre vers la SoluCompta les données de paie.
Attention
Votre période de paie précédente doit être clôturée.
Dans le menu ‘paie’, cliquez sur le bouton ‘processus de paie’
Voici présentées les différentes étapes de paie.
Toutes les étapes devront être validées pour considérer la paie réalisée.
11 / 17 1) Etape 1 : Taux et paramètres.
Les taux et paramètres sont des données qui concernent plusieurs personnes au sein de votre structure.
Ces informations sont modifiables à tout moment durant la paie selon vos besoins.
Sachez toutefois que NFI s’engage à communiquer rapidement (en fonction du passage au journal officiel) les évolutions de taux nationaux.
Sélectionnez une ligne et cliquez sur le bouton ‘+’ pour ajouter une nouvelle date et une valeur nouvelle.
Remarque
Chaque étape doit être validée
Cliquez sur ce bouton et
Exemple avec l’étape 2
Confirmez votre travail avec le bouton ‘Oui’
2) Etape 2 : Sélection des agents.
Contrôlez le nombre d’agents à payer sur la période en cours (1).
Cliquez sur le bouton ‘Enregistrer ma sélection’ (2).
(1) (1)
(2)
13 / 17 3) Etape 3 : Contrôle des ‘Valeurs Agents’.
Traitement déjà effectué lors de la préparation de paie point 3, saisie des données de paie.
4) Etape 4 : Analyse de paie.
Traitement à réaliser uniquement en cas de changements de taux ou d’agent nouveau.
5) Etape 5 : Messagerie sur les bulletins.
Dans cette étape, vous pouvez saisir un message qui sera intégrer au bulletin de paie.
Cliquez sur ce bouton pour afficher la liste des agents.
Renseignez la colonne période ou fixe pour l’agent.
Remarque
Un message fixe est un message qui sera repris de période en période jusqu’à modification par vos soins.
6) Etape 6 : Calcul des bulletins.
Le calcul de paie peut être renouvelé plusieurs fois selon vos besoins.
Cliquez sur ce bouton pour lancer le calcul.
Le calcul est lancé uniquement sur les agents cochés.
Veuillez vérifier le nombre de bulletins.
7) Etape 7 : Edition des bulletins.
Sélectionnez les bulletins que vous voulez imprimer et cliquez sur ce bouton.
Attention
Vous devez contrôlez vos bulletins avec ceux de la période précédente. En cas de différence, elle doit être expliquée par une information sur le cahier de paie.
15 / 17 8) Etape 8 : Edition des états de charges.
Cette étape sert aux contrôles et à l’édition des états de charges.
Attention
L’état du SIE doit être édité pour servir de justificatif en SoluCompta.
L’état de ‘Bordereau URSSAF’ doit être édité pour vous aider à la déclaration URSSAF.
Vous devez travailler par état.
Attention à la périodicité de vos charges. Vous devez contrôler le montant de chaque état avec l’état de mandatement issu de l’étape 9.
9) Etape 9 : Mandatement.
Vous devez générer les mandats en cliquant sur ce bouton.
Remarque
L’édition de l’état récapitulatif des mandats est nécessaire pour contrôler la présence de chaque agent qui sera payé, ainsi que les états de charges.
Lorsque votre contrôle est complet, vous devez préparer le transfert en Comptabilité.
Cliquez sur le bouton ‘Dématérialisation’ (1) pour créer le fichier XHL.
Cliquez sur le bouton ’SoluCompta’ pour créer le fichier de transfert.
Remarque
Les fichiers destinés à la SoluCompta sont placés par défaut dans le répertoire de travail ASERVEUR\EXPORT\PAIEAAMM ou les lettres AA correspondent à l’année et MM au mois de paie.
Attention
Veuillez respecter l’ordre de génération. .
(1)
(2)
17 / 17 Cliquez sur ce bouton et enregistrez votre
travail. Nul besoin de modifier le chemin ou le nom du fichier. Il est normé selon la demande de la DGFIP.
Répondez non sur cette question.
Et confirmez la création.
Cliquez sur ce bouton et enregistrez votre travail. Comme précédemment, nul besoin de modifier le nom des fichiers.
Attention
Vous devez maintenant réaliser votre import en SoluCompta pour transmettre au percepteur les paies et charges du mois. Veuillez-vous reporter à la NFI’che pratique import de paie.
NFI’ che pratique SPAY-2021041
FP-Gestion de la paie : Timing de la paie
Le processus de paie est basé sur une suite de traitements à mettre en place pour que soit versé un salaire aux agents.
Voici une liste d’opérations à réaliser pour la paie.
1) Avant la paie.
a. Clôturez la paie.
b. Embauche.
❑ Collecter des informations pour les embauches.
❑ Déclarer les embauches. (Due, Urssaf, CNRACL, etc..)
❑ Editer les arrêtés.
c. Sortie.
❑ Editer les arrêtés.
❑ Préparer les dossiers du personnel sortant.
d. Divers.
❑ Collecter les données d’absences.
❑ Collecter les Heures supplémentaires et complémentaires.
❑ Editer les arrêtés d’évolution de carrière.
❑ Renseigner le cahier de paie sur tout évènement ayant un impact sur la Paie des agents.
2) La Paie. (entre le 7 et le 15 du mois, avec une fluctuation selon les besoins du percepteur) a. Embauche.
❑ Créer les agents.
❑ Saisir les enfants.
❑ Saisir le RIB.
❑ Créer le lien en SoluCompta.
❑ Rattacher les arrêtés aux agents.
b. Sortie.
❑ Ajouter une situation de sortie aux agents.
❑ Rattacher les arrêtés aux agents.
c. Evolution de carrière.
❑ Ajouter une situation aux agents.
❑ Rattacher les arrêtés aux agents.
d. Saisie des données de paie (Valeurs agent).
❑ Heures supp.
❑ Primes.
❑ Rappels.
19 / 17 e. Processus de paie.
❑ Etape 1.
Renseignez les nouveaux taux et valeurs nationale ou liées à votre établissement. NFI propose des mises à jour chaque année pour les taux nationaux.
❑ Etape 2.
Sélectionnez les agents qui seront payés.
❑ Etape 3.
*contrôlez les saisies de valeurs agent : peut être ignorée.
❑ Etape 4.
*contrôlez les anomalies : peut être ignorée.
❑ Etape 5.
Saisissez les messages sur les bulletins de paie.
❑ Etape 6.
Calculez les bulletins de paie.
❑ Etape 7.
Contrôlez et éditez les bulletins de paie.
❑ Etape 8.
Contrôlez et éditez les états de charges.
❑ Etape 9.
Générez les mandats, la dématérialisation et le transfert en SoluCompta.
3) Après la paie.
a. Transfert en SoluCompta.
❑ Import de mandat (dépenses/import de mandat=
❑ Contrôle des mandats.
❑ Ajout des Pièces jointes (Démat XHL, Justificatif de charges etc…)
❑ Validation du bordereau b. Signature du bordereau.
❑ Dépôt Parapheur
❑ Signature.
c. Hélios.
❑ Dépôt Hélios.
❑ Contrôle ACK.
d. PASRAU déclaration (J+2 après la paie)
❑ Déclarez les impôts (PASRAU Mensuels) e. PASRAU CRM (M+18).
❑ Recherchez le CRM pour les futures paie.
NFI’ che pratique SPAY-2021042
FP-Gestion de la paie : PASRAU
Le processus PASRAU de paie est basé sur une suite de traitements à mettre en place pour que soit versé un salaire aux agents.
Voici une liste d’opérations à réaliser pour la paie.
III) PASRAU
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Contrôle net entreprise
