LA DECLARATION INTRASTAT ELECTRONIQUE - 2013
Vous pouvez créer vos déclarations Intrastat avec votre propre software, dans un des formats prévus ou avec le logiciel Idep que la BNB met à votre disposition. Vous pouvez nous faire parvenir ces déclarations par e-mail.
L'autre possibilité est la création de la déclaration via un formulaire sur Internet (OneGate)
1. LE PROGRAMME IDEP
La BNB met GRATUITEMENT le logiciel IDEP (INTRASTAT Data Entry Package) à la disposition des déclarants INTRASTAT. L’Office Statistique de la Communauté européenne (Eurostat) a développé le logiciel IDEP pour réduire au maximum la charge que représente INTRASTAT pour les entreprises. Il permet de simplifier l’établissement de la déclaration
INTRASTAT et de rechercher les codes marchandises. Le logiciel produit un fichier EDIFACT qui peut être transféré à la BNB par e-mail.
Configuration minimum pour IDEP pour Windows
IDEP/NC8 pour Windows peut être installé sur un PC indépendant ou en réseau tournant sous Windows XP SP1 ou supérieur. La configuration minimale requise pour l'installation est la suivante :
moniteur avec une résolution minimale de 600x800;
pour le programme IDEP/NC8, 20 Mo d'espace sur le disque dur;
Pourquoi utiliser
IDEP? IDEP permet d’établir des déclarations qui répondent aux exigences légales en ce qui concerne la forme, la nomenclature et les codes (vous restez responsable pour le contenu).
Facilité de data entry: IDEP propose plusieurs manières de saisir les données de base intra-communautaires :
l’utilisateur introduit toutes les données à la main. Une fonction d’aide et la présence d’une liste avec les codes exacts (NC8, pays, transaction, région, mode de transport, conditions de livraison) permet une saisie rapide et correcte;
par des modèles de ligne partiellement remplis. De tels modèles évitent à l’utilisateur d’introduire à chaque fois les données ou les transactions récurrentes;
création d’une table de conversion entre vos propres numéros d’articles et les codes NC8 officiels;
emploi de formules pour le calcul du poids;
conversion en EURO des factures établies en devises.
Possibilité d’importation des données vers IDEP: IDEP peut utiliser les données créées totalement ou partiellement dans une autre application, par exemple un logiciel de comptabilité ou de gestion de stock;
Contrôle de la déclaration : IDEP contrôle instantanément les données introduites, même si elles proviennent d’un autre programme. Ces contrôles vous permettent de valider la déclaration avant de nous l’envoyer. Ils rendent par exemple impossible l’utilisation de codes inexistants.
Transfert des données : une fois votre déclaration établie et validée, elle peut nous être envoyée par e-mail.
Le module Nc8 d'Idep vous aide dans la recherche du bon code marchandise.
Version annuelle
Afin de tenir compte des modifications apportées à la législation et des souhaits des utilisateurs, le logiciel IDEP est actualisé une fois par an. Vous pouvez télécharger Idep sur notre site web : www.intrastat.be.
Sessions
d'information La BNB organise régulièrement des cours. Vous pouvez obtenir de plus amples informations sur notre site web : www.intrastat.be .
2. LAYOUT DES FICHIERS INTRASTAT
Fichiers ASCII
L'emploi du logiciel IDEP pour l'établissement de vos déclarations n'est pas obligatoire. Ainsi des fichiers ASCII satisfaisant à certains contrôles ou des fichiers EDIFACT générés par votre logiciel peuvent également être acceptés. Vous pouvez obtenir des informations à ce sujet au Help Desk IDEP au numéro : (02)221.44.33, fax: (02)221.32.99
Cette note explicative est destinée aux entreprises ayant choisi d’effectuer leur déclaration INTRASTAT au moyen d’un fichier ASCII créé avec leur propre logiciel ou des progiciels comptables. Ces fichiers ASCII peuvent avoir une longueur fixe (format SDF ou SDV) ou une longueur variable (format ITX). Ces deux formats sont décrits dans les paragraphes suivants.
Format SDV/SDF
(fixed width) Dans un fichier SDV ou SDF, les différents champs se trouvent toujours à une place fixe et ne sont pas séparés par des séparateurs de champs ou des délimiteurs de champs. Chaque record a donc la même longueur fixe de 156 positions pour le format SDV et 155 positions pour le format SDF. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal D A). Dans le format SDV, le déclarant est identifié au moyen du numéro d'entreprise de 10 positions. Dans le format SDF, le déclarant est identifié au moyen du numéro de TVA de 9 positions.
Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.SDV ou PPMMXXXX.SDF, où ‘PP’ représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), ‘MM’ représente le mois et ‘XXXX’ sont quatre position qui peuvent être choisies librement.
Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime.
Format SDV
POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR
001 1 ASCLNE 156 XX 0 1 record complet = 1 ligne de déclaration
001 2 DCLRANT 010 99 0 Identification du déclarant = N° d'entreprise du déclarant
011 2 ETAB 002 99 0 -
013 2 ATSEC 001 99 0 -
014 2 DCLRANT3 019 XX 0 Identification du tiers déclarant 014 3 ISO3 002 XX 0 Code pays ISO du n°. de TVA
016 3 BTW3 012 XX 0 TVA,N° d'entreprise du tiers déclarant 028 3 PCODE3 005 XX 0 Code postal du tiers déclarant 033 2 RETNR 008 99 0 Numéro du message
041 2 ITNR 005 99 0 Item ou n°. de ligne 046 2 MSGFCT 001 XX 0 Message fonction 047 2 DCLDATE 006 99 0 Date de la déclaration 047 3 DCLYR 002 99 0 Année
049 3 DCLMNTH 002 99 0 Mois 051 3 DCLDAY 002 99 0 Jour
053 2 PERDE 004 99 0 Période statistique 053 3 YEAR 002 99 0 Année statistique 055 3 MNTH 002 99 0 Mois statistique
057 2 FLOW 001 AA 0 Flux(D = dispatch, A = arrival)
058 2 STPROC 002 99 0 -
060 2 CTRYPT 002 AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire)
062 2 FILLER 001 XX 0 -
063 2 CTRYOR 002 AA 0 -
065 2 FILLER 001 XX 0 -
066 2 TPT * 001 99 0 Moyen de transport
067 2 PORT 001 99 0 -
068 2 NAT 002 99 0 -
070 2 FILLER 001 99 0 -
071 2 CONTNR 001 99 0 -
072 2 TRXTYP1 001 99 0 Nature de la transaction
073 2 TRXTYP2 001 99 0 -
074 2 BNL 008 99 0 Code marchandise NC8
082 2 TARN 002 99 0 -
084 2 NET 010 99 0 Masse nette en kg
094 2 ADUN 010 99 0 Nombre d’unités supplémentaires 104 2 VAL 010 99 0 Valeur facture
114 2 AUT 010 99 0 -
124 2 EXTNR 013 XX 0 Information externe (n°.facture...) 137 2 INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm selon la CCI
140 2 REGION 001 99 0 Région d'origine ou de destination
141 2 FILLER 008 99 0 -
149 2 CODEMON 003 XX 0 “EUR” pour EURO
152 2 FILLER 005 99 0 -
RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 156 BYTES
(*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro
Format SDF
POS LVL NME BYT ATR DEC DSCR
001 1 ASCLNE 155 XX 0 1 record complet = 1 ligne de déclaration
001 2 DCLRANT 009 99 0 Identification du déclarant = N°. de TVA du déclarant
010 2 ETAB 002 99 0 -
012 2 ATSEC 001 99 0 -
013 2 DCLRANT3 019 XX 0 Identification du tiers déclarant 013 3 ISO3 002 XX 0 Code pays ISO du n°. de TVA
015 3 BTW3 012 XX 0 N°. de TVA du tiers déclarant 027 3 PCODE3 005 XX 0 Code postal du tiers déclarant 032 2 RETNR 008 99 0 Numéro du message
040 2 ITNR 005 99 0 Item ou n°. de ligne 045 2 MSGFCT 001 XX 0 Message fonction 046 2 DCLDATE 006 99 0 Date de la déclaration 046 3 DCLYR 002 99 0 Année
048 3 DCLMNTH 002 99 0 Mois 050 3 DCLDAY 002 99 0 Jour
052 2 PERDE 004 99 0 Période statistique 052 3 YEAR 002 99 0 Année statistique 054 3 MNTH 002 99 0 Mois statistique
056 2 FLOW 001 AA 0 Flux(D = dispatch, A = arrival)
057 2 STPROC 002 99 0 -
059 2 CTRYPT 002 AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire)
061 2 FILLER 001 XX 0 -
062 2 CTRYOR 002 AA 0 -
064 2 FILLER 001 XX 0 -
065 2 TPT * 001 99 0 Moyen de transport
066 2 PORT 001 99 0 -
067 2 NAT 002 99 0 -
069 2 FILLER 001 99 0 -
070 2 CONTNR 001 99 0 -
071 2 TRXTYP1 001 99 0 Nature de la transaction
072 2 TRXTYP2 001 99 0 -
073 2 BNL 008 99 0 Code marchandise NC8
081 2 TARN 002 99 0 -
083 2 NET 010 99 0 Masse nette en kg
093 2 ADUN 010 99 0 Nombre d’unités supplémentaires 103 2 VAL 010 99 0 Valeur facture
113 2 AUT 010 99 0 -
123 2 EXTNR 013 XX 0 Information externe (n°.facture...) 136 2 INCOTERM * 003 XX 0 Incoterm selon la CCI
139 2 REGION 001 99 0 Région d'origine ou de destination
140 2 FILLER 008 99 0 -
148 2 CODEMON 003 XX 0 “EUR” pour EURO
151 2 FILLER 005 99 0 -
RECORD FORMAT: FIXED LENGTH - TOTAL LENGTH = 155 BYTES
(*) Pour les déclarations étendues uniquement, sinon laisser à blanc ou à zéro
Explication record lay-out.
POS Position Position de début du champ LVL Level Donne la structure du record NME Name Nom de la zone
BYT Bytes Longueur de la zone en bytes ATR Attributes Caractéristiques du champ :
- AA : Alphabétique - aligné à gauche, suivi par des blancs - XX : Alphanumér. - aligné à gauche, suivi par des blancs - 99 : Décimal (unsigned), aligné à droite, précédé de zéros DEC Decimals Nombre de décimales si la zone est numérique
DSCR Description Contenu du champ
MA Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT
MODEL Référence au lay-out du formulaire.
Explication complémentaire de certains champs.
ATSEC Inutilisé, doit contenir la valeur “0”
ETAB Inutilisé, doit contenir la valeur “00”
RETNR Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique
MSGFCT 1 = déclaration normale, 5 = rectification d’une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, pour le fichier SDF, toutes les zones à partir de la position 59 sont nulles et pour le fichier SDV, toutes les zones à partir de la position 60)
DCLDATE Date de la déclaration = date de la création
FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A = arrival ou arrivées (régime 19) STPROC Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
CTRYOR Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) PORT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) NAT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) CONTNR Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) TRXTYP2 Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) TARN Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT) AUT Inutilisé pour INTRASTAT (seulement pour EXTRASTAT)
TFACT Valeur mensuelle totale facturée, n’est pas demandée, doit contenir la valeur “0”
RFRETNR Inutilisé
CODEMON "EUR" pour valeur facture en Euro
Exemples :
représentation physique (y compris les positions “à blanc” traduites par des espacements) : Format SDV
0456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR 30
01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33 FOB100000000EUR00000 0456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL 30
01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34 DDU100000000EUR00000 0456123789000NL987654321B991234 980119010000319802039801A00LU 30
04004021019000000000492000000000000000428800000000000FACT35 DAF200000000EUR00000
Format SDF
456123789000NL987654321B991234 980119010000119802039801A00FR 30
01001021030000000000600000000000100000470400000000000FACT33 FOB100000000EUR00000 456123789000NL987654321B991234 980119010000219802039801A00NL 30
01001021010000000000750000000000200000850100000000000FACT34 DDU100000000EUR00000 456123789000NL987654321B991234 980119010000319802039801A00LU 30
04004021019000000000492000000000000000428800000000000FACT35 DAF200000000EUR00000
Format ITX-
(delimited) Dans un fichier texte avec l'extension "ITX", les champs sont séparés par un
“point virgule” ou un “tab”. Vous pouvez choisir le séparateur que vous souhaitez utiliser, à la condition de conserver le même séparateur pour tout le fichier. A la fin de chaque record se trouve un CRLF (hexadécimal
D A).
Le nom de fichier doit être composé de la façon suivante : PPMMXXXX.ITX, où ‘PP’ représente le régime statistique (19 pour les arrivées ou 29 pour les départs), ‘MM’ représente le mois et ‘XXXX’ sont quatre positions qui peuvent être choisies librement. Par conséquent, il doit y avoir un fichier séparé par régime.
Record lay-out du fichier ASCII (delimited) délimité avec “point virgule” ou “tab” comme séparateur)
ORD NME L
N
FIX ATR DE C
DSCR 1 DCLRANT 9
ou 10
O 99 0 Identification déclarant : N° TVA. déclarant (9 pos.) ou N° d'entreprise du déclarant (10 pos.)
2 DCLRANT3 14 N XX 0 N° TVA international tiers-déclarant : code pays ISO (2 pos.) + n° TVA ou N° d'entreprise
3 PCODE3 5 N XX 0 Code postal tiers-déclarant 4 RETNR 8 N 99 0 Numéro du message 5 ITNR 5 N 99 0 Item ou numéro de ligne 6 MSGFCT 1 O XX 0 Fonction du message
7 DCLDATE 6 O 99 0 Date de la déclaration (YYMMDD) 8 PERDE 4 O 99 0 Période statistique (YYMM) 9 FLOW 1 O AA 0 Flux (D = dispatch, A = arrival) 10 CTRYPT 2 O AA 0 Pays de prov/dest (pays partenaire) 11 TPT * 1 O 99 0 Moyen de transport
12 TRXTYP1 1 O 99 0 Nature de la transaction 13 BNL 8 O 99 0 Code marchandise NC8 14 NET 10 N 99 0 Masse nette en kg
15 ADUN 10 N 99 0 Nombre d’unités supplémentaires 16 VAL 10 N 99 0 Valeur facture
17 EXTNR 13 N XX 0 Information externe (ex n°facture...) facultatif 18 CODEMON 3 N XX 0 "EUR" pour Euro
19 INCOTERM * 3 Y XX 0 Incoterm selon la CCI
20 REGION 1 Y XX 0 Région d'origine ou de destination (*) Pour les déclarations étendues uniquement
Explication Record lay-out.
ORD Order Ordre du champ NME Name Nom de la zone
LN Length Longueur maximum du champ
FIX Fixed Y/N Si ”O” et si le champ n’est pas blanc, la longueur du champ doit toujours être égale à LN. Si ”N”, la longueur est variable ATR Attributes Caractéristiques du champ :
- AA : Alphabétique - XX : Alphanumérique - 99 : Décimal (unsigned)
DEC Decimals Nombre de décimales si le champ est numérique DSCR Description Contenu du champ
MA Renvoi aux cases des formulaires INTRASTAT (2002)
MODEL Référence au lay-out du formulaire.
Explication complémentaire de certains champs
RETNR Numéro de la déclaration, le déclarant doit ici indiquer un numéro unique par régime statistique
MSGFCT 1 = déclaration normale, 5 = rectification d’une déclaration, 0 = déclaration néant (dans ce cas, toutes les zones après le champ FLOW restent vides)
DCLDATE Date de la déclaration = date de la création
FLOW D = dispatch ou expéditions (régime 29), A= arrival ou arrivées (régime 19) CODEMON "EUR" pour valeur facture en Euro
Exemples :
point-virgule (;) comme séparateur:
avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement
0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1 0456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1
avec le numéro de TVA
456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 1; 1; 980203; 9801; A; FR; 3; 1; 01021030; 600; 1; 47040; FACT33; EUR;FOB;1 456123789; NL987654321B99; 1234; 98011901; 2; 1; 980203; 9801; A; NL; 3; 1; 01021010; 750; 2; 85010; FACT34; EUR;DDU;1
avec tab ( ) comme séparateur:
avec le numéro d'entreprise ou numéro d'unité d'établissement
0456123789 NL987654321B99 1234 98011901 1 1 980203 9801 A FR
3 1 01021030 600 1 47040 FACT33 EUR FOB 1
0456123789 NL987654321B99 1234 98011901 2 1 980203 9801 A NL
3 1 01021010 750 2 85010 FACT34 EUR DDU 1
avec le numéro de TVA
456123789 NL987654321B99 1234 98011901 1 1 980203 9801 A FR
3 1 01021030 600 1 47040 FACT33 EUR FOB 1
456123789 NL987654321B99 1234 98011901 2 1 980203 9801 A NL
3 1 01021010 750 2 85010 FACT34 EUR DDU 1
3. L'ENVOI DU FICHIER INTRASTAT PAR E-MAIL
Nous mettons à votre disposition une adresse e-mail qui sert exclusivement à la collecte des fichiers de déclaration. Dès la réception de celles-ci, nous vous envoyons un accusé de réception qui garantit la bonne réception de vos mails.
Les déclarations par e-mail sont traitées automatiquement par un programme informatique. Aussi, afin d'assurer le meilleur traitement possible, nous vous demandons de bien vouloir respecter les conditions suivantes :
- respecter les formats de fichiers définis - attacher vos fichiers au mail à envoyer - ne pas mettre de texte dans le corps du mail
- mettre votre n° de TVA, l'indication du mois et le flux dans le "sujet" du mail
Si ces conditions sont respectées vos déclarations envoyées à l'adresse intrastat@nbb.be sont traitées automatiquement et prises en charge par nos gestionnaires en 24 h.
Dans le cas où vous voulez nous transmettre d'autres informations que votre déclaration, utilisez l'adresse e-mail de votre correspondant habituel.
4. LA DECLARATION INTRASTAT PAR FORMULAIRE SUR INTERNET (ONEGATE)
La Banque Nationale de Belgique offre la possibilité d'encoder immédiatement la déclaration intrastat à l'aide d'un formulaire électronique sur internet à l'adresse http://www.nbb.be/onegate. Ce service est surtout destiné aux déclarants qui ont un nombre limité de transactions par mois. Le formulaire web Intrastat fait partie de OneGate et est accessible après obtention d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe ou au moyen d'un certificat électronique. Si vous disposez déjà d'un code d'accès pour d'autres enquêtes (Balance des paiements, FSMA, ...), vous pouvez également l'utiliser pour Intrastat. Vous trouverez plus d'informations sur l'accès à OneGate sous le titre FAQ sur http://www.nbb.be/onegate ou auprès du helpdesk Access OneGate (02/221.49.39 ou access.onegate@nbb.be).
5. RENSEIGNEMENTS
Pour tout renseignement, notre Help-Desk se tient à votre disposition au via l'adresse e-mail idep@nbb.be, au tél 02.221.44.33. ou au fax 02.221.32.99.
