Book Exposants #4
Pour les conseillers...
Préparation de vos interactions avec les visiteurs
Les lundis 8, 15 et 22 mars 2021
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Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
Vous allez participer à e-Centrexpo 2021. Dans ce book, découvrez :
> Votre interface de discussion avec les visiteurs
> Comment personnaliser votre profil
> Comment échanger avec les visiteurs le Jour J
Nous vous conseillons de vous approprier tous ces éléments en amont de l’événement pour être parfaitement à l’aise le jour J
Le Conseiller principal
Vous pouvez être conseiller principal, pendant toute la durée du live ou seulement un moment.
Le conseiller principal est celui qui reçoit les messages spontanés des visiteurs lorsque ceux-ci souhaitent débuter une discussion avec l’un des conseillers du stand, quand il y en a plusieurs, sans en choisir un en particulier.
Il est chargé de détecter le besoin du visiteur pour transférer la discussion vers le conseiller le plus expert, quand il y a plusieurs conseillers.
Il est possible d’attribuer la mission de « Conseiller principal » à un autre conseiller en cours de salon.
Introduction
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Découvrez votre
interface d’échanges
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Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
Connectez vous à l’interface virtuelle
Accessible depuis le lien transmis par votre responsable de stand.
Utilisez de préférence un ordinateur et les dernières versions de ces navigateurs :
> Firefox > Safari > Google Chrome
Autorisez les notifications dans votre navigateur.
Lors de votre première connexion, votre navigateur vous proposera d’autoriser les notifications pour ce site.
En les autorisant, vous pourrez plus facilement travailler sur vos dossiers en parallèle du salon le jour J. Vous pourrez toujours modifier vos préférences de notifications pendant le salon si besoin.
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Vue de l’interface
Elle vous permet de personnaliser votre profil, d’échanger avec les visiteurs le jour du salon et de voir les statistiques de discussions après le salon.
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Le Menu
Pour échanger avec les visiteurs connectés sur votre stand, relire d’anciennes
discussions et les classer.
Pour modifier votre profil et vos préférences d’utilisation (notifications, tags de
discussions…).
Pour faire un bilan des discussions que vous et les autres conseillers du stand ont tenues.
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Personnalisez
votre profil « Conseiller »
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Renseignez votre profil
Avant le salon, nous vous conseillons de mettre à jour les informations qui permettront aux visiteurs d’identifier leurs interlocuteurs.
Cliquez sur pour ajouter / modifier :
• Votre nom et prénom > DONNÉES OBLIGATOIRES
• Votre fonction > DONNÉE OBLIGATOIRE
• Votre URL de visio (préparez votre outil de visio : Teams, Zoom, Google Meets...)
Cette URL est celle d’une réunion que vous préparez pour le jour du salon (invitez l’un de vos collègues à une réunion en intégrant un lien de visio, et c’est ce lien que vous copiez dans le champs « URL de visio »). Lorsqu’un visiteur vous appelle en visio, une fenêtre pop-up apparaît, vous invitant à accepter l’appel. Si vous ne mettez aucun lien, les visiteurs ne pourront pas vous solliciter pour une visio.
• Votre profil LinkedIn
Il faut renseigner l’URL de votre profil.
• Votre photo en cliquant sur « parcourir » pour la rechercher dans votre ordinateur Format 200 x 200 pixels - JPG ou PNG
• Des tags qui permettront de classer vos discussions avec les visiteurs (ce ne sont pas des tags de recherche pour vous trouver)
Séparez les tags par une virgule. Ex : prospect, client, partenaires...
Modifier mes informations
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Choisissez vos préférences de notifications
Vous pouvez choisir les actions pour lesquelles vous souhaitez recevoir une notification.
La notification sera sonore et visuelle (sur l’onglet du navigateur + pop-up).
Vérifier que vous avez bien autorisé les notifications sur votre navigateur.
En les autorisant, vous pourrez plus facilement
travailler sur vos dossiers en parallèle du salon le jour J, sans manquer une seule discussion avec les visiteurs.
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Échangez avec
les visiteurs le jour J
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Les discussions visiteurs-conseillers
Les discussions avec les visiteurs ne sont possibles que lorsque le salon est « live » (c’est-à-dire les 8, 15 et 22 mars) et que la bulle de chat apparaît en bas à droite.
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Comment cela fonctionne pour les visiteurs ?
Ils se connectent au salon et peuvent commencer une discussion avec vous :
Discussion en ligne
1. Directement sur votre stand
Les visiteurs peuvent accéder à la liste des conseillers en ligne sur le stand en cliquant sur l’avatar ou le picto « bulle ».
2. Via le chat du salon
Les visiteurs peuvent, à tout moment, accéder à la liste des stands sur lesquels au moins un conseiller est en ligne et débuter une discussion avec le conseiller principal (cf slide 2).
Tchat du salon
DISCUSSIONS EN LIGNE
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Accédez à l’interface pour échanger avec les visiteurs
Connectez-vous à l’interface via le lien qui vous a été fourni et vos identifiants.
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Vous pouvez ensuitetravailler sur vos dossiers tout en restant connecté au salon et, ainsi, ne manquer aucune discussion avec les visiteurs.
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Pensez à vous déconnecter del’interface si vous n’êtes pas disponible. Cela évite que les
visiteurs vous posent des questions sans réponse instantanée.
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Il faut cliquer ici pour se déconnecter. Fermer la fenêtre ne suffit pas. Si vous ne cliquez pas, vous resterez affiché comme conseiller disponible alors que ce n’est pas le cas.
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Les fonctionnalités auxquelles vous avez accès dans l’interface discussion
Pour vous permettre de mieux gérer vos discussions avec les visiteurs
et de travailler en collaboration avec les autres conseillers de votre stand, vous disposez de plusieurs fonctionnalités.
Vous pouvez donc :
• Voir qui est en ligne sur votre stand à l’instant T (visiteurs et conseillers)
• Proposer une visio à un visiteur (si votre url de visio est renseignée dans votre profil, voir p. 8 pour la configuration)
• Envoyer une pièce jointe dans une discussion avec un visiteur
• Clôturer une discussion lorsque celle-ci est terminée
• Transférer une discussion à un autre conseiller du stand
• Tagguer une discussion pour permettre un meilleur tri des discussions/visiteurs après le salon
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Voir qui est en ligne sur votre stand
Liste des visiteurs en ligne sur votre stand
Liste des conseillers de votre stand Liste de toutes
vos discussions avec les visiteurs
Point vert - en ligne Point rouge - hors ligne
Cette flèche permet de choisir le conseiller principal (cf. slide 2).
Préparez vos interactions avec les visiteurs le jour J
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Préparez vos appels visio avec les visiteurs
Le conseiller peut initier une visio avec le visiteur. Le lien
« visio » que le conseiller à indiqué lors dans son profil
conseiller sera alors proposé au visiteur dans la discussion chat.
Le visiteur peut également demander une visio.
Vous pourrez accepter ou non directement depuis la discussion avec lui dans votre back office.
Si vous acceptez, votre lien de visio sera proposé au visiteur et s’ouvrira dans un autre fenêtre pour vous.
Le visiteur recevra le lien cliquable pour rejoindre la visio
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Envoyer une pièce jointe dans une discussion
Permet d’envoyer une pièce jointe au visiteur
Préparez vos appels visio avec les visiteurs
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Clôturer une discussion
Permet de clôturer la discussion
Préparez vos interactions avec les visiteurs
Clôturez vos discussions terminées pour les trier.
Vous pourrez les retrouver en cliquant sur :
Attention : lorsque vous clôturez une discussion, elle se clôturera automatiquement pour le visiteur.
Charger les discussions clôturées
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Transférer une discussion
Permet de transférer la discussion à un autre conseiller en ligne
sur le stand
1. Sélectionnez « Transférer » 2. Cliquez sur « Valider » 3. Choisissez le conseiller à qui transférer la discussion
4. Ecrivez votre message à ce conseiller pour l’informer ou lui apporter des précisions
5. Cliquez sur « Transférer le visiteur »
Vue du conseiller qui transfère la discussion
Vue du conseiller à qui la discussion est transférée
Préparez vos interactions avec les visiteurs
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Tagguer une discussion
Permet de tagguer les
discussions pour les trier plus facilement après le salon
Rappel :
les tags peuvent être ajoutés / modifiés dans l’onglet
« Profil / Préférences »
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N’oubliez pas la déconnexion !
Lorsque vous avez terminé votre temps d’échange avec les visiteurs ou que vous n’êtes plus disponible, pensez à vous déconnecter de l’interface. Cela évite que les visiteurs vous posent des questions sans réponse instantanée.
Il faut cliquer ici pour se déconnecter.
Fermer la fenêtre ne suffit pas.
