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Etablissement Pont Bertin EHPAD SSR
Thème : RETEX Crise sanitaire
Nature : Plan de mise en œuvre Référence : RISQ 669
Titre : Plan de mise en œuvre du RETEX crise sanitaire N° de version : V-0
Date de révision : _
Textes de Références :
Guide FORAP travail en équipe en situation de crise VF- 1, juin 2020
Retour d’expérience méthodologique –Situation d’urgence sanitaire et exercice de simulation, 2019, Ministère de la solidarité et de la santé
Date de diffusion : septembre 2020 Page : 1
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101. LA FINALITE D’UN RETEX DE SITUATION D’URGENCE SANITAIRE ET EXERCICE DE SIMULATION ...2
2. L’objectif stratégique du RETEX ...3
3. Les objectifs opérationnels étant : ...3
3. Les Missions et Acteurs du RETEX ...4
4. Déterminer le déclenchement du RETEX...5
4.1 Conditions requises pour engager un RETEX de situation de crise d’urgence sanitaire ou d’exercice d’urgence sanitaire ...5
4.2 Instance et fonction décisionnaires pour déployer le dispositif RETEX ...5
5. Méthodologie du RETEX ...5
6. Formalisation du Rapport RETEX ...9
7. ANNEXE ... 10
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1. LA FINALITE D’UN RETEX DE SITUATION D’URGENCE SANITAIRE ET EXERCICE DE SIMULATION
Extrait du guide Retour d’expérience guide méthodologique – Situation d’urgence sanitaire et exercice de simulation par le Ministère de la solidarité et de la santé :
En situation d’urgence sanitaire / exercice d’urgence, le temps d’information, de décision, d’apprentissage de nouvelles pratiques de gestion, de prise en charge, de communication est accéléré.
Ainsi, c’est tout l’établissement en tant que système qui est accéléré dans ses processus pour répondre à une crise.
Cette accélération génère au niveau humain un impact émotionnel et personnel majoré pour le salarié, l’usager et les proches.
La finalité d’un RETEX est donc d’améliorer au niveau organisationnelle (systémique) la gestion d’une situation d’urgence sanitaire ou d’exercice d’urgence sanitaire afin de sécuriser la prise en charge de l’usager et de limiter l’impact humain sur les proches et salariés.
3 Pour cela, l’amélioration doit viser à sécuriser une organisation de crise et non le traitement précis d’une crise.
Les plans d’amélioration de gestion de crise devront être suffisamment structurant pour se déployer pour n’importe quelle crise sanitaire.
Une gestion de crise majeure nécessite une approche systémique dont la mise en œuvre doit : 1. Solliciter toutes les parties prenantes impactées par la crise,
2. Favoriser une méthode de recueil/ analyse individuelle et collective, 3. Produire un RETEX sur l’ensemble des services,
4. Analyser les interactions entre les services pendant la crise et croiser les analyses des RETEX pour un bilan global,
5. Favoriser un bilan statistique et systémique si le dispositif le permet
2. L’objectif stratégique du RETEX
Fédérer les salariés sur des bonnes pratiques de gestion de crise en vue d’une future crise sanitaire.
3. Les objectifs opérationnels du RETEX
1. De communiquer à l’ensemble des acteurs et services une cartographie analytique et objective de ce qui a été vécu, perçu, attendu et réalisé durant la situation de crise sur les thématiques :
La Stratégie
L’activité
Les Plans
Les procédures
Les actions
Les capacités de réponse et de mise en œuvre
2. De produire un plan d’amélioration gestion de crise.
3. De communiquer aux instances représentatives et aux salariés les étapes du RETEX et le plan d’amélioration de gestion de crise.
4. Favoriser une prise de recul et une distanciation des salariés face à une situation de stress.
5. Produire une analyse des résultats des RETEX et du plan d’action gestion des
risques associé.
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3. Les Missions et Acteurs du RETEX
Pilotes Missions Instances
associées
Outils associé Direction Pilotage institutionnel
Mission de validation du dispositif RETEX, de son calendrier et de son plan de communication, PAQ
CODIR Note de Direction
Equipement encadrement
Pilotage Opérationnel Missions :
Communication auprès des équipes du dispositif RETEX
Evaluation de la gestion de crise (pilotage, organisation)
Analyse des résultats obtenus du RETEX Arbitrage sur le Plan d’action gestion des risques résultant du RETEX
Evaluation de l’impact de l’expérience sur le vécu professionnel
Mise à jour de la cartographie des risques majeurs
CODIR associant selon la nature de la crise les instances CLIN, CIV, COVIRIS
Grille
évaluation de gestion de crise
Questionnaire salarié
Responsable qualité
Pilotage méthodologique : Mission
Proposition de méthode systémique de RETEX
Proposition des outils associés afin d’évaluer l’ensemble du système gestion de situation d’urgence sanitaire et
exercice de simulation.
Evaluation de la gestion de crise (en tant que membre CODIR)
CODIR COQUA
Grille
évaluation de gestion de crise
RISQ 669 Plan de mise en œuvre RETEX pour crise sanitaire Equipe de la
zone dédiée PEC crise sanitaire
Analyse et évaluation de la gestion de crise
Proposition d’amélioration des pratiques Retour sur le vécu
Réunion Patient Traceur
Grille patient traceur
Questionnaire salarié
Partenaires de gestion de crise
Evaluation de la collaboration avec l’établissement
Evaluation des moyens matériels et humains
Evaluation de la communication
CLIN
opérationnel CIV
Grille évaluation partenariat en période de crise sanitaire Usagers,
Représentants et famille
Evaluation de la communication de l’établissement
Evaluation des mesures barrières
Evaluation la qualité de la prise en charge Evaluation de l’impact sur eux-mêmes (vécu)
Proposition d’amélioration des pratiques ou plus spécifiquement la gestion d’une crise sanitaire d’épidémie
CDU CVS
Questionnaire famille Questionnaire usagers et représentants
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4. Déterminer le déclenchement du RETEX
4.1 Conditions requises pour engager un RETEX de situation de crise d’urgence sanitaire ou d’exercice d’urgence sanitaire
L’établissement est sorti de crise. La sortie est actée par la fin de la cellule de crise pour un suivi en CODIR.
Au niveau nationale la gestion de crise est redescendue en gestion des risques
de suivi.
Les professionnels ont pu avoir un temps pour se réapproprier un fonctionnement
de retour à la normale voire un fonctionnement normal.
4.2 Instance et fonction décisionnaires pour déployer le dispositif RETEX
Il revient au CODIR en associant les instances de décider :
Du déclenchement du RETEX.
Du délai à distance de la crise propice pour mettre en place le dispositif de la
décision du déclenchement du dispositif RETEX.
5. M ETHODOLOGIE DU RETEX
Si les principes de la méthode d’un RETEX sont les mêmes, quels qu’ils soient, sa formalisation, ses outils et sa mise en œuvre sont dépendants de la situation de l’établissement, de la nature de la crise.
Dans la mesure où certaines crises sanitaires (notamment épidémie) peuvent être réactivées durant la période prévu pour le RETEX il sera nécessaire pour assurer l’efficacité et l’efficience de travailler l’adhésion des équipes, qui repose sur :
1. Le respect des temps de réunion annoncés.
2. Un temps de réunion ne dépassant pas l’heure.
3. Des horaires convenus avec les équipes et chefs de services.
4. Exposer la finalité du RETEX.
5. Annoncer que le RETEX pourra être à l’origine d’une mise à jour du Plan d’Amélioration de la Qualité.
Il sera nécessaire de :
Définir pour chaque domaine à investiguer sa modalité d’évaluation, Cf. tableaux suivants.
Définir pour chaque domaine investigué son public pour analyse et son public destinataire des résultats, Cf. tableaux suivants.
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Participant au RETEX
Objectif Outils Modalité
d’information
Pilote de mise en œuvre
Modalité de mise en œuvre Modalité de
communication des résultats de RETEX Direction, membre
cellule de crise, membre de l’équipe zone
dédiée covid
Evaluer la pertinence du pilotage de la crise
Construire le PAQ gestion de crise
Grille « Evaluation Gestion de crise » source e-forap
Note Direction Présentation au CSSCT
Responsable Qualité
2 réunions de 1h séparées si possible d’une semaine.
Sur les deux réunions possibilité de mobiliser différents professionnels de la zone dédiée covid-19
Bilan réalisé par Responsable qualité communiqué au CODIR COQUA
Equipe zone dédiée covid et patient ex covid
Evaluer les pratiques professionnels : point à améliorer et point positif en prévention du risque infectieux
Construire le PAQ
d’amélioration des pratiques
Grille « Patient Traceur covid-19 » Source e-forap
Note Direction Présentation au CSSCT
Dr Curan (médecin référent du siège)
Mettre en place une réunion dans l’après-midi sans entrée/sortie au sein du service
Demande au Dr Curan du siège de venir réaliser le patient traceur.
Déterminer quel patient en cours de procédure admission PCC covid-19 mobiliser et lui transmettre une demande d’autorisation
Retour communiqué à l’équipe zone dédié covid et SSR
Tout salarié au sein de l’établissement
Evaluer de la gestion de crise quant aux Condition sécurité et d’hygiène au travail ainsi que l’accompagnement psychologique Construire le PAQ d’amélioration des HSCT
Questionnaire RETEX produit par le service qualité de l’établissement
Note de Direction Présentation au CSSCT + Reprise de l’information par mail par la responsable qualité
Responsable qualité
Créer le questionnaire
Faire valider le questionnaire par les membres du CODIR
Présenter le questionnaire au CSSCT
Diffuser le questionnaire par l’application Forms
Retour à l’ensemble des salariés par affichages
Retour aux instances représentatives du personnel (CSE ou CSSCT)
Représentant des usagers
Evaluer le lien entre l’établissement et les représentants des usagers et évaluation du vécu par le représentant des usagers au CVS et/ou résident
Construire le PAQ
d’amélioration de la relation aux usagers en situation de crise sanitaire
Questionnaire à destination des usagers source e- forap
Responsable qualité par mail pour les RU et
entretien avec le représentant EHPAD
Responsable qualité
Obtenir le questionnaire par e-forap Faire valider le questionnaire par les membres du CODIR
Diffuser questionnaire avec mail Direction d’accompagnement
Retour par fichier sur ordinateur des salles de soin aux équipes SSR et EHPAD.
Communication aux instances
représentatives des usagers
Famille/ proche
Evaluer la communication auprès de famille et la gestion du risque infectieux Construire le PAQ
d’amélioration de la relation aux proches des usagers
Questionnaire interne réalisé par le service qualité
Information joint au questionnaire par mail
Responsable qualité
Lancement de la campagne de RETEX auprès des familles après le courrier de communication mensuel de l’état de situation de
l’établissement
Retour par fichier sur ordinateur des salles de soins aux équipes SSR EHPAD Retour aux Représentants des familles au CVS
7 Dispositif de communication
Destinataire Objectif Contenu de la communication Modalité
Salarié
1. Inscrire le RETEX comme une étape de la gestion de crise
2. Signifier la prise en compte du retour et vécu du salarié
3. Informer les contributeurs des modalités d’organisation du RETEX.
4. Assurer une qualité de la communication avec une seule information pour tous et d’origine crédible
Dans le contenu de la note faire part de : Finalité
Améliorer la prise en charge des personnes & la sécurité au travail des professionnels
Objectifs de la démarche
Dégager des enseignements / capitaliser sur les actions positives et innovantes / identifier des axes d’amélioration Acteurs mobilisés & missions
Pilote désigné ; équipe RETEX ; professionnels tous secteurs de la structure ; usagers et proche
Etapes clés de mise en œuvre
Recueil des données
Analyse des données
Mise en œuvre et suivi d’un plan d’actions d’amélioration
Note Direction affichage salle de soin et vestiaire / tableau accueil des ASH
Représentants des Usagers et familles
1. Associer les usagers au RETEX pour évaluer l’efficacité de la mise en œuvre des pratiques durant la crise (qualité de vie de l’usagers)
2. Associer les familles/ proches pour évaluer l’efficacité du maintien du lien avec leur proche et l’efficacité de l’organisation des visites internes à l’établissement présentant le risque infectieux
La Communication se diffusera au sein du questionnaire et comprendra le contenu suivant :
Finalité : Prise en compte de l’expérience de l’usager pour évaluer les pratiques professionnelles
Le dispositif en œuvre
Le retour dans les instances
Questionnaire sur l’application
« forms » envoyé au référents familles des Résidents
Questionnaire spécifique au RU
Equipe cellule de crise (avec un
professionnel
au pied du lit ) Evaluer la gestion de crise
Finalité
Amélioration de l’organisation sanitaire et médico-sociale en situation de crise sanitaire
Objectif méthodologique
Fédérer les pilotes et professionnels au pied du lit pour améliorer les pratiques de gestions de crise
Communiquer sur ce qui a été fait/ non fait
Communiquer sur la mise en œuvre de ce retour d’expérience Appeler à candidature pour participation parmi l’équipe SSR et EHPAD
Note service qualité par affichage dans les services et communication orale
Equipe zone
dédiée covid Evaluer la prise en charge covid Présentation de la méthode
Finalité : évaluer l’efficacité de la prise en charge
Note Cadre de santé/service qualité
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Quoi Condition de mise en œuvre Qui pi l ote
S 36
S 3 7
S 38
S 39
S 40
S 41
S 42
S 43
S 44
S 45
S 46
S 47
S 48
S 49
S 50
S
51 S 52 ###
Cré a ti on di s pos i ti f RETEX Fi n de cri s e a cté e de pui s 2 moi s Re s pons a bl e qua l i té Mi s e e n œuvre di s pos i ti f RETEX
fa mi l l e
Va l i da ti on RETEX pa r Di re cti on e t me mbre CODI R
Re s pons a bl e qua l i té I nforma ti on de s s a l a ri é s du
l a nce me nt di s pos i ti f RETEX Cré a ti on note Di re cti on Di re cti on
De ma nde a u mé de ci n s i è ge de ré a l i s e r un pa ti e nt tra ce ur
Accord mé de ci n che f Se ma i ne 36 + propos i ti on de jour pos s i bl e + choi x pa ti e nt
Mé de ci n Che f Mé de ci n Si è ge Pré s e nte r l e que s ti onna i re s a l a ri é
a u CSSCT
Que s ti onna i re forma l i s é e t va l i de r pa r CODI R
Re s pons a bl e qua l i té Envoi du que s ti onna i re RETEX
s a l a ri é Pré s e nta ti on a u CSSCT Re s pons a bl e
qua l i té Eva l ua ti on ge s ti on de cri s e Va l di a ti on CODI R e n a s s oci a nt l e
CLI N s ur moda l i té
Re s pons a bl e qua l i té
Ré a l i s a ti on Pa ti e nt tra ce ur
Orga ni s a ti on du jour a ve c Mé de ci n Si è ge , pré s e nce mé de ci n che f, ca dre de s a nté , s e cré ta i re
mé di ca l e , re s pons a bl e qua l i té + a ccord ré s i de nt e x pa ti e nt covi d
Mé de ci n Che f Mé de ci n Si è ge Tra i te me nt de l 'e ns e mbl e de s
donné e s i s s ue s du di s pos i ti f Fi n de l a ré a l i s a ti on du di s pos i ti f Re s pons a bl e qua l i té
Pré s e nta ti on e n CME Bi l a n forma l i s é Re s pons a bl e
qua l i té
Pré s e nta ti on CODI R Bi l a n forma l i s é Re s pons a bl e
qua l i té Communni ca ti on s a l a ri é e n coqua
+ fi chi e r s ur ba s e doc de s ordi s (Ba s e pri vé e + ba s e doc s ur PC s a l l e de s oi n) + a ffi cha ge ve s ti a i re s
Accord CODI R Re s pons a bl e
qua l i té Pré s e nta ti on a ux i ns ta nce s
re pré s e nta ti ve s
CODI R i nformé va l i da nt l a
communi ca ti on Di re cti on
Va l i da ti on du Pl a n d'a mé l i ora ti on Qua l i té
Pré s e nta ti on PAQ cri s e s a ni ta i re CME CODI R
Mé de ci n che f Di re cti on
ou
FEUILLE DE ROUTE 2021 : intégration dans le Plan d'amélioration de la qualité
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6. F ORMALISATION DU R APPORT RETEX
RETEX partie Gestion de crise
Rapport généré automatiquement par la grille d’évaluation Gestion de crise.
Analyse à produire en CODIR.
RETEX expérience et vécu professionnel
Statistique générée automatiquement par l’application du questionnaire via Forms.
Analyse à produire en CODIR par le Compte Rendu.
RETEX Prise en charge du patient covid-19 / Expérience patient Rapport généré par l’auditeur en lien avec l’établissement.
RETEX Questionnaire famille
Statistique générée automatique par l’application du questionnaire via Forms.
Analyse à produire en CODIR par le Compte Rendu.
RETEX Représentant des usagers
A voir lorsque l’outil sera construit si génération automatique.
La responsable qualité formalisera un Rapport aggrégé à destination de la Direction d’établissement, la Direction générale DEMS via le pôle Conformité et Méthode
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7. ANNEXE
Outils pour RETEX
Annexe A Questionnaire RETEX Famille/proche Annexe B Questionnaire RETEX CSHT salarié Annexe C Grille évaluation de la gestion de crise Annexe D Grille Patient traceur
Annexe E Guide FORAP travail en équipe en situation de crise VF-1, juin 2020 Plans corrélés
Plan Blanc V 2019 validé par CODIR
RISQ 6 Plan Bleu V 2020 validé par CODIR Protocoles
Protocoles Hygiène (HYG) et Prise en charge (PEC) construits et approuvés durant la crise sanitaire V2020 validé par Directeur médicale de crise.
Nom Qualification
Poste Signature Date
Rédaction FRANCOIS LUDIVINE
RESPONSABLE QUALITE
Vérification DELMOTTE JOSETTE
CADRE DE SANTE- MEMBRE
DE LA CELLULE DE CRISE
Vérification PAULUS OLIVIER
CADRE TECHNIQUE ELU
CSSCT
Validation CLAUDE CLEMENTINE
DIRECTEUR MEDICAL DE
CRISE – MEDECIN CHEF Approbation RENATO
CARUSI DIRECTION
