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GUIDE POUR LES CLUBS DÉFI-JEUNESSE
LE PLAN DE
COMMUNICATION
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TABLE DES MATIÈRES
Introduction
1. Présentation de ce document………..3
2. Qu’est-ce qu’un plan de communication?………3
Étapes pour réaliser le plan de communication 1. Présentation du Défi-Jeunesse ainsi que du club de votre école………4
2. Historique du Défi-Jeunesse au sein de votre école……….4
3. Objectifs de communication de votre club………5
4. Axe de communication…….……….6
5. Stratégies de communication……….……….6
6. Budget et échéancier……….………7
7. Outils de mesure et évaluation……….……….9
8. Conclusion……….10
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INTRODUCTION
1. Présentation de ce document
Ce guide a pour but de vous donner une référence des étapes à suivre pour effectuer un plan de communication. Nous vous transmettons donc un modèle semblable à celui enseigné dans les universités, afin que vous soyez le mieux outillé possible! Dans les pages qui suivent, vous trouverez toutes les informations nécessaires pour ce qui a trait à la visibilité et à l’image de votre Défi : la présence sur les réseaux sociaux, les concours, les informations à transmettre, la perception du Défi-Jeunesse…et plus encore!
2. Qu’est-ce qu’un plan de communication?
<< Le plan de communication est un document détaillé reprenant l'ensemble des actions de communication prévues pour promouvoir une entreprise, marque ou évènement. >>
Dans votre cas, il s’agira d’un document rassemblant les actions pour promouvoir la collecte de fonds et le défi sportif de votre école, auprès des élèves. En effet, tout le travail qui est mis dans l’organisation d’un projet comme celui-ci gagne à être bien communiqué aux élèves pour s’assurer qu’ils en prennent connaissance et qu’ils y voient tout son intérêt, ce qui moussera la participation.
Nous vous conseillons donc, en suivant ces étapes, de vous bâtir un document de plan de communication qui vous servira de référence tout au long de votre projet.
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ÉTAPES POUR RÉALISER UN PLAN DE COMMUNICATION
1. Présentation du Défi-Jeunesse ainsi que du club de votre école
• Qu’est-ce que le Défi-Jeunesse? À quoi ça sert? Pensez aux informations pertinentes que vous voudriez que les élèves de votre école retiennent.
• Qui sont les membres de votre club? Quel est le rôle de chacun?
Quelles sont vos valeurs, votre mission? Quelle est la
«personnalité» de votre club et votre façon d’approcher les défis que vous risquez de rencontrer dans l’organisation de ce projet?
2. Historique du Défi-Jeunesse au sein de votre école
Avant de se lancer dans les stratégies, il faut procéder à une petite analyse de la situation, pour bien connaître votre situation et ainsi mieux cibler vos objectifs. En répondant à ces questions, il sera plus facile de comprendre votre position actuelle.• Depuis combien d’années participez-vous au Défi-Jeunesse?
• Quels sont les défis sportifs que votre école a déjà organisés?
Avaient-ils été un succès?
• Quel est le taux de participation des élèves? Augmente-t-il au fil des années, ou diminue-t-il?
• Quels ont été les montants totaux amassés dans les dernières années par votre école? Augmentent-ils au cours des années, ou réduisent-ils?
• Quel est le montant moyen amassé par chaque élève?
• En général, quel est la perception du Défi-Jeunesse par les élèves de votre école et comment est-il reçu?
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3. Objectifs de communication de votre club
Vos objectifs seront déterminés suite à votre analyse de la situation, en rapport avec les points à améliorer que vous aurez ciblés lors de celle-ci. Les objectifs doivent être mesurables et s’échelonner sur une durée de temps précis, afin d’en évaluer les résultats. Dans des objectifs de communication, on ne se concentre pas sur la valeur monétaire (quantitatif), mais plutôt sur des éléments qualitatifs, comme la visibilité, la notoriété, la réputation…etc.
Voici des exemples qui pourraient s’adapter à votre situation : a. Créer un engouement autour du Défi-Jeunesse afin d’améliorer
le taux de participation durant une période précise.
b. Modifier la perception que les élèves de l’école ont du Défi- Jeunesse, afin de mousser l’intérêt et d’ainsi obtenir un meilleur don moyen par personne.
c.
Faire connaître davantage les bienfaits du Défi-Jeunesse pour le centre en traumatologie de Sainte-Justine afin de sensibiliser les élèves, tout au long de l’année scolaire.d. Augmenter significativement, au cours de l’année, la visibilité du Défi-Jeunesse au travers de plusieurs plateformes de l’école, afin qu’il fasse parti du quotidien des élèves.
Bien sûr, tous ces objectifs qualitatifs mèneront, au final, à l’atteinte d’un objectif quantitatif commun : augmenter le don total de l’école afin de venir en aide à plus d’enfants victimes de trauma.
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4. Axe de communication
L’axe de communication, c’est l’approche que vous déciderez de prendre lors de chacun de vos points de contacts entre vous et les élèves de l’école. Habituellement, l’axe peut se résumer en un mot.
Dépendamment de vos objectifs et du style que vous voulez donner à votre campagne de communication, voici des exemples d’axe :
• Humoristique
• Dynamique
• Professionnel
• Informatif
• Motivateur
• Entraînant
• Entraide
• Partage
• Dépassement de soi
L’axe devra se transmettre dans la manière que vous communiquerez avec les élèves. Souvent, il est en lien avec la personnalité de votre club. Vous pouvez aussi, à partir de ce dernier, penser à un slogan qui résumera bien votre plan de communication, et qui sera mémorable pour les étudiants.
5. Les stratégies de communication
C’est la partie la plus importante (et la plus amusante) ! Ici, vous pouvez laisser aller votre créativité et réaliser vos idées les plus folles! Par contre, gardez toujours vos objectifs en tête ainsi que votre position actuelle et votre position désirée. Si l’idée ne permet pas de répondre aux objectifs, il est préférable d’en prioriser une autre.
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Nous vous donnons ci-dessous des exemples de stratégies en lien avec des types d’objectifs. N’hésitez pas à sortir de ces exemples si vous en avez envie!
• Promouvoir le Défi-Jeunesse sur la page Facebook de l’école, à la radio étudiante, dans le journal étudiant…etc.
• Filmer et publier des capsules d’élèves de l’école qui expliquent ce qui les motive à amasser des fonds pour le Défi- Jeunesse.
• Faire un kiosque à l’heure du midi où l’on donne des informations sur le Défi-Jeunesse et où on peut se faire prendre en photo-concept pour la page Facebook.
• Communiquer avec les médias locaux ou régionaux (ex : journal de la ville) pour qu’ils parlent de notre collecte.
• Associer chaque classe à un enfant de Sainte-Justine afin de sensibiliser les élèves à la cause, et que chaque classe puisse
<< parrainer>> un enfant.
• Monter une vidéo promotionnelle du Défi (avec des élèves de l’école comme acteurs), pour créer un engouement autour de l’évènement.
• Faire des affiches personnalisées à l’image de l’école, qui rappelle aux élèves que nous sommes dans la période de collecte de fonds.¸
• Organiser, avec le comité marketing, des activités de financements comme des ventes de biscuits ou de chocolats chauds, un lave-auto, une soirée cinéma….etc
Une fois que les stratégies seront déterminées, vous devez désigner qui d’entre vous s’occupera de quelle stratégie, et à quel moment de la campagne elle devra avoir lieu.
6. Budget et échéancier
Par rapport au budget, il est important de prévoir tous les coûts qui pourraient être engendrés lors de vos stratégies. Par exemple, si vous prévoyiez faire de l’affichage personnalisé dans votre école, aurez-vous besoin d’argent pour les frais d’impression en couleur? Ou
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est-ce que l’école s’en chargera? Ce sont toutes des informations à vérifier avant la réalisation du projet, pour être certain que vous évaluez bien le budget qui vous sera nécessaire.
Vous devez transmettre toutes ces informations aux membres du comité en charge du marketing, qui s’occuperont de tout ce qui a rapport aux coûts et aux revenus.
L’échéancier, c’est un calendrier où vous prévoyiez les dates de mises en place de chacune de vos stratégies. Voici un exemple, que vous pouvez ajuster selon vos besoins.
3 MOIS AVANT
2 MOIS AVANT
1 MOIS AVANT
2 SEMAINES
AVANT 1 SEMAINE
AVANT 2 JOURS AVANT
LA VEILE
JOUR J 3 JOURS APRÈS
2 SEMAINES
APRÈS 1 MOIS APRÈS
•Planification
•Concept
•Partage des tâches
•Définition objectifs
•Mise en place des premières stratégies (dire lesquelles selon votre plan)
•Mousser la participation
•Visibilité ++
•Mise en place de stratégies (dire lesquelles selon votre plan)
•Évaluation de mi-campagne
•Prendre des photos
•Prendre des vidéos
•Présence sur les réseaux sociaux
•Mise en place de stratégies (dire lesquelles selon votre plan)
•Rappel sur les réseaux sociaux
•Remerciements
•Évaluation post- campagne
•Présence Facebook
•Prendre la parole à l’école
•Mise en place de stratégies (dire lesquelles selon votre plan)
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Le calendrier permet de voir concrètement en images tout le processus de réalisation de votre plan de communication, puis de s’assurer que tout est effectué à temps. Semblable à celui du plan marketing, vous pouvez joindre les deux afin d’avoir une plus grande vision d’ensemble.
7. Outils de mesure et évaluation
Cette étape se réalise à deux reprises : à mi- campagne ainsi qu’à la toute fin du projet. À mi-campagne, on voudra observer les résultats atteints jusqu’à maintenant, puis apporter des changements si nécessaires afin de maximiser les résultats de la deuxième moitié.
L’évaluation post-événement, quant à elle, sert à faire un retour sur le déroulement de la campagne en établissant une liste de nos bons coups et de nos mauvais coups. Cette liste sera très utile pour le comité de l’année suivante, afin d’éviter qu’ils répètent les moins bons coups, et pour s’assurer qu’ils bâtissent leur plan en tenant compte de vos réussites!
Plusieurs outils permettent d’évaluer une campagne :
• Le nombre de j’aimes/partages/commentaires sur vos publications Facebook
• L’augmentation du taux de participation chez les élèves
• L’augmentation du don moyen par élève, et du montant total pour l’école
• Comparer les résultats de sondages avant/après sur la perception des élève face au Défi-Jeunesse
• Questionner des élèves sur leur appréciation du Défi
• Analyser le taux de participation lors de chacune de vos stratégies
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Nous vous conseillons donc de décider avant la campagne des outils d’évaluation que vous prévoyiez utiliser, puis de procéder à une analyse à la moitié de celle-ci, ainsi qu’à la toute fin.
8. Conclusion
Bravo! Vous avez complété votre plan de communication. Il ne reste plus qu’à rédiger une conclusion, qui sera pertinente pour la relève de votre club, lors de la prochaine année scolaire. Vous pouvez y rappelez vos objectifs et mentionner s’ils ont été atteints.
Habituellement, on termine la conclusion d’un plan de communication en ouvrant sur de nouvelles pistes, soit en proposant des objectifs pour la prochaine année, soit en introduisant une idée de stratégie que vous n’auriez par exemple pas eu le temps de réaliser.
