MÉTHODE 4.3. NORMES RÉGISSANT L’APPROVISIONNEMENT
OBJET
1. Le présent document établit les procédures qui complètent le règlement sur l’approvisionnement de l’Université d’Ottawa (règlement 36). Il s’applique à tous les achats régis par ce règlement. Là où le règlement énonce des principes généraux et établit les paramètres d’approbation, la méthode s’attarde à des aspects plus concrets.
Ce document répond également à des questions qui sont fréquemment posées.
APPROVISIONNEMENT SOCIALEMENT RESPONSABLE
Développement durable
2. L’Université d’Ottawa reconnaît l’importance du développement durable et s’affaire à le mettre en valeur sur le campus et dans ses services. Les membres du personnel devraient tenir compte de facteurs environnementaux et sociaux lorsqu’ils font des achats pour l’Université. Pour en savoir plus, communiquez avec le Service des approvisionnements.
3. Voici des exemples de facteurs à prendre en considération :
a. Environnement. Le fournisseur travaille-t-il avec des produits écologiques ou a-t-il des politiques visant à réduire son empreinte carbone? Pour en savoir plus sur nos critères relatifs à l’environnement, consultez le règlement 72 – Gestion et durabilité de l’environnement.
b. Diversité. Le fournisseur accorde-t-il une place aux personnes autochtones, aux personnes handicapées ou aux membres d’autres groupes sous-représentés?
c. Développement communautaire. Le fournisseur offre-t-il des occasions d’apprentissage et de formation professionnelle, par exemple, aux membres de sa communauté?
d. Petites entreprises. Le fournisseur fait-il affaire avec de petites entreprises, avec des organismes sans but lucratif ou avec des entreprises sociales?
Accessibilité
4. Le Service des approvisionnements se fait un point d’honneur de promouvoir l’accessibilité au sein de l’Université.
Le personnel est tenu d’intégrer des critères et des options d’accessibilité lors des achats effectués pour l’Université.
Pour savoir comment intégrer l’accessibilité à vos activités d’approvisionnement, communiquez avec le Bureau des droits de la personne. S’il est impossible d’appliquer des critères d’accessibilité, vous devez le justifier. Pour en savoir plus, consultez notre site Web ou les règles d’accessibilité en matière d’approvisionnement de l’Ontario.
Groupes autochtones
5. Pour acheter des biens ou des services auprès des communautés autochtones, les membres du personnel peuvent se servir de cartes d’achat, de la petite caisse (1 000 $ maximum) ou procéder par remboursement. Obtenez des préapprobations auprès de votre faculté ou de votre service et assurez-vous de conserver une copie de tous les reçus.
EXEMPTIONS ET RESTRICTIONS
Exemptions
6. Les achats suivants constituent des exemptions. Il n’est pas nécessaire d’obtenir plusieurs devis ou bons de commande avant de les effectuer :
a. Achat ou location de biens immobiliers (immeubles ou terrains)
b. Achats effectués auprès de municipalités, de ministères, d’organismes gouvernementaux, d’universités, d’hôpitaux ou d’autres institutions publiques. * Notez que les achats autofinancés ou financés par des fonds privés sont soumis au règlement 36.
c. Frais de voyage et d’accueil individuels (conformément au règlement 21 — Remboursement aux particuliers des dépenses engagées pour le compte de l’Université)
o Vols, taxis, hôtels, restaurants et inscription à des conférences
o Les réunions d’affaires et les événements de groupe ne sont pas considérés comme des voyages individuels et sont soumis au règlement 36.
d. Soins de santé et services sociaux
o Services de professionnels et professionnelles de la santé (médecins, dentistes, infirmiers et infirmières, pharmaciens et pharmaciennes, vétérinaires, etc.)
o Services sociaux (aide sociale, éducation publique, santé, garde d’enfants, etc.) e. Biens spécialisés
o Expositions et achat d’œuvres d’art
o Cartes-cadeaux (permises pour les bénévoles, les donateurs et donatrices et les participants et participantes à des études de recherche, mais pas pour le personnel)
o Collections et ressources documentaires gérées par la Bibliothèque o Abonnements à des journaux et à des périodiques
o Adhésions professionnelles o Publications
f. Carburant, gaz, électricité et services publics g. Avocats et notaires
7. Vous pouvez demander des remboursements (conformément au règlement 21) ou le paiement direct des factures pour ces achats.
Exemptions partielles
8. Les achats ci-dessous n’ont pas à passer par le processus concurrentiel, mais des bons de commande sont requis aux fins de budget et de vérification. S’il y a un contrat à signer, vérifiez avec le Service des approvisionnements afin de déterminer si on peut ajouter de la valeur au processus.
a. Gestion des actifs et passifs financiers (opérations de trésorerie) b. Agence financière ou services de dépôt
c. Services relatifs à la vente, au remboursement et à la distribution de la dette contractée sur les marchés publics
Biens restreints
9. Le règlement sur l’approvisionnement s’applique aux biens suivants, qui sont toutefois soumis à des procédures particulières. Le tableau ci-dessous indique la première étape à suivre pour chaque type de bien.
Type Exemple Première étape
Boissons alcoolisées
Bière, vin Envoyez votre demande à Congrès et réservations.
Matières dangereuses
Produits chimiques, virus, matières radioactives ou inflammables, armes à feu
Communiquez avec le Bureau de la gestion du risque.
Activités externes Réunions ou conférences hors campus organisées par l’Université
Consultez le règlement 21 pour connaître les dépenses et indemnités admissibles. Le nombre de devis exigé par le règlement 36 s’applique.
Immeubles Rénovations, meubles et appareils fixes
Envoyez votre demande à votre responsable des installations ou à votre administrateur ou administratrice des ressources. Pour en savoir plus, communiquez avec l’équipe des Immeubles.
TI Matériel informatique, logiciels et services
Avant d'acheter du matériel, des logiciels ou des services informatiques, contactez votre service informatique local car il dispose peut-être déjà de solutions ou d'un inventaire pour répondre à vos besoins. Si vous ne disposez pas d'une équipe informatique locale, veuillez contacter le TI central.
Consultez également la règlement 116 pour en savoir plus sur l'utilisation des actifs informatiques et les normes de sécurité.
Achats internationaux
10. Les achats internationaux sont soumis à des traités et à des règlements distincts des exigences qui s’appliquent aux achats nationaux. Le Service des approvisionnements doit vous aider pour ces achats. Il vous guidera tout au long du processus.
PROCESSUS D’APPROVISIONNEMENT
11. Le tableau ci-dessous présente les principales étapes et les principaux rôles qui interviennent habituellement dans le processus d’approvisionnement. Chaque étape est expliquée plus en détail dans les pages qui suivent.
Étape Description Responsable Soutien
Planification Indiquer les achats qui devraient être effectués au cours de l’année à
son gestionnaire de budget Usager ou usagère Service central des approvisionnements
Besoins Décrire le bien ou le service devant
être acheté Usager ou usagère
Acheteuse ou acheteur désigné (si < 100 k$) Service central des approvisionnements (si
> 100 k$)
Devis Obtenir et évaluer les devis ou les propositions des fournisseurs
Usager ou usagère (si
< 100 k$)
Service central des approvisionnements (si
> 100 k$)
Acheteuse ou acheteur désigné (si < 100 k$)
Contrat Négocier les modalités et conditions de l’achat
Acheteuse ou acheteur désigné (si < 100 k$) Service central des approvisionnements (si
> 100 k$)
Le Service central des approvisionnements approuve tous les contrats de plus de 10 k$
Demande
d’achat Entrer la demande d’achat dans le
système Acheteuse ou acheteur
régional ou désigné
Approbation Approuver l’achat
Approbatrice ou
approbateur commercial ET approbatrice ou approbateur en matière d’approvisionnement
Achat
Autoriser le bon de commande et le transmettre au fournisseur, ou effectuer l’achat avec une carte d’achat
Approvisionnement (acheteuse ou acheteur désigné, régional ou central)
Réception Confirmer que le bien ou le service
a été reçu correctement Usager ou usagère Acheteuse ou acheteur régional ou désigné
Facture Recevoir la facture du fournisseur et l’entrer dans le système
SciQuest, catalogue – automatique
SciQuest, hors catalogue – acheteuse ou acheteur désigné
Banner – service de comptabilité local (moins de 5 k$) ou central (plus de 5 k$)
Service de comptabilité central et Appui aux systèmes
d’approvisionnement
Paiement Autoriser le paiement au fournisseur
SciQuest, catalogue – automatique
SciQuest, hors catalogue, ou Banner : service de comptabilité local (moins de 5 k$) ou central (plus de 5 k$)
Service de comptabilité central
Changements Modifier un achat en cours
Approvisionnement (acheteuse ou acheteur désigné, régional ou central)
Usager ou usagère
Gestion des
fournisseurs Surveiller le rendement du
fournisseur Usager ou usagère Approvisionnement
(acheteuse ou acheteur désigné, régional ou central) Litiges et
règlements Régler un différend avec un
fournisseur Service central des
approvisionnements Services juridiques
Acheteuses et acheteurs désignés
12. Consultez notre site Web pour savoir qui est l’acheteuse ou l’acheteur désigné de votre unité. Si vous avez ce rôle et que vous souhaitez que votre nom soit affiché sur notre site Web, demandez à votre responsable d’unité de communiquer avec le Service central des approvisionnements.
PLANIFICATION
Contrats conclus à l’échelle du campus
13. Avant de chercher à obtenir des devis, demandez à votre acheteuse ou acheteur désigné si l’Université a déjà conclu un contrat qui répond à vos besoins. Les contrats à l’échelle du campus sont des ententes conclues par le Service central des approvisionnements avec certains fournisseurs et qui profitent à plusieurs facultés et services. Ils visent notamment les fournitures de laboratoire ou de bureau, les meubles et le matériel informatique. Les contrats conclus à l’échelle du campus qui portent sur des produits peuvent être consultés dans SciQuest, et ceux qui portent sur des services peuvent être consultés sur notre site Web.
Plans d’approvisionnement
14. L’Université d’Ottawa se sert de plans d’approvisionnement pour avoir une vision à long terme de ses besoins généraux en matière d’achats et pour établir une stratégie servant à déterminer la méthode, l’endroit et le moment appropriés pour les achats. Ces plans aident à alléger le processus, à réduire les délais et à maximiser les économies.
15. Vers la fin de chaque exercice, les usagers et les usagères doivent indiquer à leur gestionnaire de budget les achats qui seront vraisemblablement effectués au cours des prochains mois. Les gestionnaires de budget utilisent cette information pour élaborer un plan d’approvisionnement complet qui est par la suite soumis au Service central des approvisionnements aux fins de visibilité et de planification.
Délais
16. Il est difficile de prévoir combien de temps il faudra pour que votre achat se concrétise. Cela dit, en règle générale, il faut compter quelques jours pour un achat dans un catalogue, de 2 à 3 semaines pour un achat effectué auprès d’un fournisseur préqualifié, de 1 à 2 mois pour un nouveau contrat valant moins de 100 000 $ et de 3 à 4 mois pour un appel d’offres public de plus de 100 000 $. Assurez-vous de bien planifier et de communiquer avec le Service des approvisionnements sans tarder.
DÉFINITION DES BESOINS
17. Assurez-vous de définir vos besoins en fonction de vos exigences techniques ou de rendement, ET NON d’une marque particulière. Les directives sur les marchés publics exigent que l’Université soit IMPARTIALE QUANT AUX MARQUES pour que les fournisseurs qualifiés soient traités équitablement.
OBTENTION DE DEVIS
Devis exigés
18. Le règlement 36 fixe le nombre de devis qui doivent être obtenus pour un achat en fonction de sa valeur. En voici un résumé :
Valeur de l’achat ($ CA) Nombre de devis (ou propositions récentes comparables) requis
< 10k 1
10k – < 50k 2
50k – < 100k 3
100k et + Appel d’offres ouvert (réalisé par le Service central des approvisionnements)
19. Dans le cas des achats de moins de 100 000 $, l’acheteuse ou acheteur désigné doit s’assurer que tous les fournisseurs potentiels reçoivent les mêmes renseignements de la part de l’Université afin d’obtenir des devis comparables.
Devis en matière de consultation d’expert-conseil
20. Le gouvernement de l’Ontario a deux règles lorsqu’il est question de se procurer des services de consultation : a. Vous devez passer par un processus concurrentiel, peu importe la valeur du contrat. Si vous comptez
attribuer un contrat à un fournisseur exclusif, vous devez obtenir l’approbation du rectorat.
b. Les consultants et les consultantes ne peuvent pas recevoir de remboursement pour leur hébergement, leurs repas et leurs frais accessoires (comme les frais de stationnement et d’impression).
21. Bien que l’Université ait normalement besoin d’un seul devis pour les achats de moins de 10 000 $, la situation est différente pour les services de consultation. Vous devez obtenir au moins deux devis avant d’attribuer un contrat de consultation valant moins de 10 000 $.
22. Notez que le gouvernement définit de façon distincte les consultants et consultantes et les fournisseurs de service (termes que nous employons indifféremment). Les consultants et consultantes ont un rôle stratégique et offrent des conseils qui influent sur la prise de décisions. Les fournisseurs de services sont des fournisseurs tactiques qui aident l’Université à réaliser le travail. Pour en savoir plus, visitez le site Web du gouvernement.
Fournisseur unique
23. L’Université d’Ottawa exige que plusieurs devis soient obtenus pour les achats de plus de 10 000 $ (et pour tous les
Toutefois, dans certaines circonstances exceptionnelles, le Service des approvisionnements peut accepter d’outrepasser le processus concurrentiel (par exemple en cas de monopole).
24. On parle de dérogation lorsqu’un usager ou une usagère demande la permission de déroger au règlement sur l’approvisionnement avant de le faire. Si vous souhaitez choisir un fournisseur sans passer par le processus concurrentiel ou demander qu’on vous permette de déroger au règlement sur l’approvisionnement, veuillez d’abord remplir le formulaire de demande de dérogation. Envoyez le formulaire rempli et toute pièce justificative à votre acheteuse ou acheteur désigné. Les demandes de dérogation sont examinées par une personne située un échelon au- dessus de celle qui détient le pouvoir d’approbation (par l’approbatrice ou l’approbateur commercial et le Service des approvisionnements).
25. Il est question de transgression lorsqu’une personne contrevient au règlement sans y être autorisée. Il s’agit d’une violation grave des directives sur les marchés publics, qui peut faire l’objet de mesures disciplinaires. Si vous vous trouvez dans cette situation, remplissez un avis de transgression et envoyez-le à votre acheteuse ou acheteur désigné.
Les transgressions sont examinées par une personne située deux échelons au-dessus de celle qui détient le pouvoir d’approbation (par l’approbatrice ou l’approbateur commercial et le Service des approvisionnements), sans garantie de paiement.
26. Chaque année, le Service des approvisionnements doit signaler au gouvernement toutes les dérogations et transgressions de plus de 100 000 $ qui ont eu lieu. Ce rapport est signé par le rectorat de l’Université.
Essai et location d’équipement
27. Si vous souhaitez emprunter, louer ou essayer de l’équipement avant de procéder à un achat, parlez-en à votre acheteuse ou acheteur désigné. L’acceptation de produits à titre d’essai ou à titre gratuit peut entraîner des obligations réelles ou implicites pour l’Université. Le Service des approvisionnements insérera l’emprunt d’équipement dans la stratégie d’approvisionnement. Si l’équipement est lié à une subvention de la FCI, il doit être préapprouvé par le Service central des approvisionnements (secteur Recherche).
Marchés de tiers
28. Les achats effectués sur des sites de commerce électronique reconnus comme Amazon ou Best Buy sont acceptables pour les petites transactions visant des besoins qui ne peuvent être satisfaits par les contrats conclus à l’échelle du campus. Il faut toutefois faire preuve de prudence, car ces sites servent aussi de plateforme pour des vendeurs tiers qui offrent des prix intéressants, mais qui peuvent présenter certains risques (p. ex., mauvais service à la clientèle, descriptions erronées, difficultés pour les retours et les garanties). Notez que tout l’équipement électronique ou mécanique utilisé à l’Université doit être homologué CSA (ou porter une marque d’homologation équivalente).
29. Il est interdit d’acheter de l’équipement neuf ou usagé sur des sites de petites annonces comme Kijiji ou eBay en raison du manque de réglementation, de contrôle de la qualité et d’options de paiement.
SIGNATURE DE CONTRAT
Cas où un contrat est nécessaire
30. Un contrat devrait être conclu lorsqu’il s’agit d’un achat complexe, peu importe sa valeur. Un contrat est généralement nécessaire pour les ententes de services d’une valeur de plus de 5 000 $ et pour les achats de produits complexes (lorsqu’il y a des garanties et des pénalités, par exemple). Pour les achats de produits ou de services simples, un bon de commande suffit. Le contrat, lorsqu’il est nécessaire, doit être signé par les responsables de l’approbation commerciale et de l’approbation en matière d’approvisionnement indiqués dans la grille des pouvoirs d’approbation.
Signatures numériques
31. L’Université d’Ottawa reconnaît la validité des signatures numériques dans les contrats conclus avec des fournisseurs. Une signature numérique est une « empreinte » qui, grâce au chiffrement, associe de façon sécurisée un signataire à un document qui atteste une transaction. Communiquez avec le service des TI si vous souhaitez obtenir une licence pour la solution de signature numérique de l’Université.
DEMANDE D’ACHAT
32. La demande d’achat est le document électronique qui déclenche le processus d’achat. Lorsqu’elle est approuvée, elle devient un bon de commande, soit le document qui est transmis à un fournisseur. Pour faire une demande d’achat, l’usager ou l’usagère et son acheteuse ou acheteur désigné doivent recueillir les renseignements et les documents suivants et les entrer dans le système d’approvisionnement :
a. Description du produit ou du service à acheter, prix et modalités d’achat b. FOAP, adresse de livraison et point de contact
c. Copie des devis obtenus
d. Dérogation approuvée (le cas échéant) e. Ébauche de contrat (le cas échéant)
f. Approbation du gestionnaire de budget (la joindre manuellement dans Banner; SciQuest l’obtient automatiquement pour vous)
APPROBATIONS
33. Les achats de plus de 1 000 $ doivent être approuvés par une approbatrice ou un approbateur commercial et par une approbatrice ou un approbateur en matière d’approvisionnement. Consultez la grille des pouvoirs d’approbation pour en savoir plus. Une même personne ne peut pas donner les deux approbations pour une transaction donnée.
34. Notez que même si votre achat est approuvé pendant la planification budgétaire, vous devez obtenir les approbations commerciale et d’approvisionnement avant de l’effectuer. La planification budgétaire est un exercice financier servant à prévoir les dépenses qui seront engagées pendant une année ou pour un projet en particulier.
L’approbation des achats est tout autre : elle confirme que les responsables au niveau commercial et au niveau de l’approvisionnement sont d’accord pour choisir le fournisseur X à un prix Y selon les modalités et conditions Z, et que
ACHAT
Moyens d’approvisionnement
35. L’Université offre trois moyens pour effectuer des achats : les bons de commande, les cartes d’achat et les remboursements. Ces moyens doivent être employés selon l’ordre de priorité suivant pour les achats de moins de 5 000 $ :
a. Bon de commande – Moyen privilégié pour les achats effectués à partir d’un contrat conclu à l’échelle du campus, y compris les achats de catalogue.
b. Carte d’achat – Moyen privilégié pour les achats qui ne sont pas prévus par un contrat conclu à l’échelle du campus, y compris les achats de catalogue.
c. Remboursement – Lorsqu’il est difficile ou impossible de faire un achat par bon de commande ou carte d’achat (option possible pour les achats de moins de 1 000 $ seulement).
36. Notez que les achats de plus de 5 000 $ nécessitent un bon de commande, à moins que vous ayez dûment obtenu une exemption. De plus, l’achat de services offerts par des travailleurs autonomes (p. ex., une traductrice qui n’est pas associée à une agence) nécessite un bon de commande, peu importe sa valeur (l’Université doit remettre un formulaire T4 à ces personnes à la fin de l’année).
Achats par carte d’achat
37. Généralement, les cartes d’achat sont réservées aux acheteuses et acheteurs désignés. Cependant, un gestionnaire de budget peut demander des cartes d’achat pour des membres du personnel qui participent à des achats spéciaux dans leurs secteurs. Le Service des approvisionnements doit approuver ce genre de demandes. Pour en savoir plus, consultez le règlement 75 – Cartes d’achat.
Remboursements de dépenses professionnelles (RDP)
38. Les achats effectués avec des fonds de comptes de dépenses professionnelles sont remboursés conformément à la convention collective de l’APUO, ou ils peuvent être effectués dans SciQuest (pour profiter des tarifs négociés). Si vous voulez faire un achat en utilisant différents fonds (p. ex., acheter un ordinateur à l’aide des fonds du compte de dépenses professionnelles et des fonds de recherche), vous devez l’indiquer à l’avance à votre acheteuse ou acheteur désigné.
RÉCEPTION ET PAIEMENT
Rapprochement
39. Avant de payer un fournisseur, l’Université doit s’assurer que l’achat est conforme aux attentes quant à la qualité et au prix. Elle le fait en procédant à un double ou à un triple rapprochement. Un triple rapprochement compare les renseignements contenus dans trois documents différents : la facture, le bon de commande et le reçu dans le système.
Si tout concorde, le paiement est effectué. Pour les achats à faible risque, le Service central des approvisionnements peut également autoriser un double rapprochement.
Dédouanement
40. Les biens achetés (ou retournés) à l’étranger doivent être dédouanés. L’Université retient les services d’un courtier en douane agréé qui l’aide à gérer les documents et les paiements associés à ce processus. Cependant, seulement quelques personnes à l’Université sont autorisées à le contacter directement. Demandez à votre acheteuse ou acheteur désigné de communiquer avec ces personnes.
CHANGEMENTS À UN ACHAT
41. Pour apporter des changements à une entente déjà conclue avec un fournisseur, communiquez avec votre acheteuse ou acheteur désigné, qui fera une demande de changement. Le changement doit être lié au mandat original.
S’il ne l’est pas, vous devrez obtenir de nouveaux devis, puisque le travail supplémentaire sera considéré comme un projet distinct qui doit être présenté sur le marché.
42. Informez le Service des approvisionnements à l’avance si vous souhaitez travailler avec un même fournisseur pour plusieurs projets. Il fera un appel d’offres pour un seul contrat rassemblant tous vos projets.
QUESTIONS ET COMMENTAIRES
43. Si vous avez des questions ou des commentaires, envoyez un courriel au Service des approvisionnements.
