Document crée par le lundi 16 janvier 2017
Page 1 : Accueil - Installation - configuration
Page 2 : Premiers pas: paramétrages - saisie initiale Page 3 : Modifications de données
Page4 : Saisie et listing des cotisations Page 5 : Les listings
Page 6 : Les requêtes
Page 7 : Adresse de secours Page 8 : Les étiquettes
Page 9 : Le trombinoscope, les photos
Page 10 : Conseils, astuces
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Ce manuel va vous expliquer comment utiliser le logiciel développé sous ACCESS 2010 pour faciliter la gestion de vos adhérents, à l'aide de panneaux de saisie, de panneaux d'édition ou de recherche.
INSTALLATION:
Après téléchargement du fichier Gest_pers_2016.zip vous devez le dé zipper dans un répertoire de votre choix qui vous servira également pour contenir les images du trombinoscope et certains documents utiles.
Pour l'utiliser, vous devez disposer d' ACCESS 2010 sur votre PC, ou au moins ACCESS 2007 mis à jour en SP3; ces logiciels sont inclus dans les Pack office pro uniquement. Si votre PC n'en dispose pas, il faut charger le fichier
AccessRuntime_x32.zip également disponible en téléchargement sur le site. Dé zippez le, lancer son executable, le logiciel s'installe et rajoute les fonctions d'ACCESS nécessaires à son fonctionnement: par contre, dans cette version, vous ne pouvez qu'utiliser le logiciel, sans intervention possible pour le modifier, alors qu'avec l'ACCESS complet, il est possible de rajouter des fonctions (utilisateur très averti uniquement).
LANCEMENT:
Une fois dé zippé, vous obtenez le fichier listing_nu_2016.accdb , il suffit de cliquer dessus pour ouvrir ACCESS avec ce logiciel; vous arrivez sur un menu d'accueil contenant toutes les fonctions nécessaires pour votre gestion d'adhérents:
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Ce logiciel, dans son cœur, se présente un peu comme EXCELL, sous forme de tableau, mais est largement enrichi de fonction que le développeur créée sur mesure, permettant de l'exploiter très facilement.
Personnalisation: vous pouvez changer le nom de votre section en cliquant dur "Test" ainsi que l'année d'exploitation en bas au milieu. Il est recommandé de créer souvent des sauvegardes du fichier dans une zone séparée de votre PC.
SAISIE d'ADHérent: c'est la première chose à faire pour l'initialiser; cependant, au moment de saisir la ville et le code postale, vous allez vous apercevoir que vos villes d'utilisation n'y sont pas; c'est l'onglet villes qui a cette fonction et vous allez l'enrichir en fonction de vos besoins; supprimez ou remplacez les villes existantes, et fermez par la croix en haut à droite 'comme la plupart des menus sous WINDOWS); une fois terminé, continuez vos saisies.
Remplissez consciencieusement les rubriques, certains champs sont déjà formatés tels que les dates, téléphones…….…
La rubrique observations est assez souple pour y rentrer ce que vous avez envie.
LES PHOTOS: ce logiciel est enrichi par un trombinoscope. vous pouvez toujours revenir plus tard sur cette fonction que vous n'avez pas encore prévu. Son fonctionnement est décrit plus loin dans une rubrique séparée, car elle demande un peu de doigté. L'idéal est de photographier tous les adhérents au cours de nos AG, de les retoucher éventuellement, et de les mémoriser dans un sous dossier appelé TROMBINOSCOPE pour faciliter son utilisation. Il suffira a lors de cliquer dans la case photo avec le bouton droit de souris afin d'obtenir le menu d'insertion (décrit plus loin)
La case Etiquette: elle vous permet de préparer une liste d'étiquettes autocollantes à utiliser pour vos courrier; vos adhérents ne disposant pas d'adresse mail seront listés sur ces étiquettes, et vous n'aurez plus qua leur écrire. La rubrique étiquettes détaille davantage ces fonctions.
La case ORIGINE propose plusieurs réponses définies, mais vous pouvez rentrer autre chose.
La rubrique comité précise si l'adhérent en fait partie ou non, et se complète de la fonction occupée dans ce comité.
Les dates de remise de diplômes et décorations permettent de suivre les demandes de diplômes à la SNEMM
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Les informations concernant les adhérents évoluent en permanence, le menu MODI ADHé est là pour faciliter ce travail Ce menu se présente sous 2 zones: celle du haut contient la fiche de chaque adhérent, alors que la liste du bas permet de naviguer rapidement entre les adhérents.
Les rubriques sont sensiblement les mêmes que pour la saisie initiale; par contre, il n'est pas recommandé d'y installer directement une photo, la mise en page ne fonctionne pas aussi bien que dans la fiche de saisie.
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Indispensable à la bonne vie d'une section, le suivi des cotisations et son listing permettent de savoir quels adhérents ont du retard. La fiche de saisie est simple et se passe de commentaires; le fichier est prévu jusqu'en 2021, on verra après…
A noter les flèches d'avance et de recul rapides en bas pour se déplacer rapidement dans cette rubrique.
La rubrique BILAN COTI liste l'ensemble des adhérents et permet de savoir immédiatement ou l'on en est.
En pratique, les trésoriers font un premier travail de saisie des cotisations avec les dates et nature de paiements, ce fichier vient le compléter et donne une situation très précise des cotisations.
*** n'oubliez pas de renseigner la case dernière année coti car ces renseignements sont donnés dans les listing.
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Plusieurs types de listing sont prévus pour vous faciliter la vie:
- Le listing adhérent est le plus complet et regroupe les informations essentielles *** a noter la loupe qui permet, pour chaque fonction, d'envoyer directement sur une imprimante.
- Le listing AG est le même, mais élargi afin d'insérer les signatures des adhérents présents le jour de l'AG; pour l'occasion, ils peuvent contrôler l'exactitudes des données les concernant et de faire des corrections au besoin.
Les listings DE et Bureau viennent compléter vos informations
*** a noter, l'indice numéroté devant chaque fonction permettant de trier par fonction:
Lors de la saisie ou de la modification, il est bon de le rajouter comme suit:
1-Président 2-vice-président 3-secretaire 4 vice-secrétaire 5 trésorier 6- vice-trésorier 7- Président comité des fêtes 8-comité des fêtes 9-conseiller 10-vérificateur 11-portedrapeau
Les bulletins d'appel: ce sont des listings semestriels destinés à etre imprimé; ils permettent de pointer les participants au cours des réunions; les informations fournies sont minimales, Noms prénoms, numéro d'adhérent, photographie et année de dernière cotisation pour éventuellement relancer les retardataires s'ils sont présents.
Les temps d'adhésion classe les membres de la section par ancienneté d'inscription, mais fait apparaitre les temps de détention de médaille militaire, ainsi que les dates des différentes récompenses et diplomes.
Les âges classe les membres par ancienneté d'âge
Les mails affichent tous les adhérents possesseurs d'adresse mail par ordre alphabétique.
L'adressier regroupe les adhérents par ville puis par ordre alphabétique
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Plusieurs types de recherche sont proposés:
Recherche par nom: on obtient une fiche complète sur un membre en répondant à l'étiquette; il n'est pas besoin de taper le nom en entier, les 4 ou 5 premiers caractères trouvent le reste
Recherche par numéro d'adhérent pour faire une recherche inversée
Le mois de naissance: lors de la saisie initiale, ou lors des modifications, il faut renseigner le nom du mois en entier, ou au moins son début; tous les adhérents nés au cours du mois apparaissent, permettant de leur souhaiter leur anniversaire
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Nous nous sommes aperçu que certains membres disparaissaient sans pouvoir les retrouver:
Déménagement, départ en maison de retraite sans le signaler, maladie prolongée, parfois décès sans nous avoir averti.
C'est pourquoi nous avons prévu cette rubrique.
Il suffit de préciser les coordonnées d'un proche, famille ou ami que la section pourra appeler en cas d'absence prolongée.
Le listing extrait toutes les adresses de tous les membres.
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Le logiciel vous offre 2 types d'étiquette:
Etiquette tous imprime tous les adhérents de la base de données, classé par ordre alphabétique; très pratique pour les convocations générales ou autre évènement.
Etiquettes sélectionnées n'imprimera que les adhérents cochés dans la case étiquette: cette fonction évite d'écrire aux adhérents joignables par Mail, réduisant ainsi les frais de timbre.
Format des étiquettes:
Ce sont des étiquettes de taille 63,5 par 38,1 mm très répandues, autocollantes et fournies par page de 7 lignes sur 3 colonnes, soit 21 par page.
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Pour les petites sections, tous les membres se connaissent et se retrouvent facilement
Lorsqu'on gère des sections de plus d'une cinquantaine de membre, c'est plus compliqué, autant pour l'équipe du bureau qui les gère que pour les membres entre eux.
Ce trombinoscope facilite grandement les choses en les affichant visuellement.
Préparation du fichier:
Pour obtenir de bonnes photographies, les journées de rencontre telles qu'assemblée générale, journée familiale… sont l'occasion de rencontrer les adhérents pour les faire poser devant l'objectif; les photos ainsi obtenues sont à regrouper dans un répertoire facile à retrouver, chaque personne est à étiqueter par ses nom et prénom; l'ideal est d'utiliser un logiciel de retouche pour recadrer les images, le recolorer, voir les redimensionner. En pratique, des images carrées de 500 pixels suffise largement. Le logiciel accepte des images plus grosses, mais risque de s'alourdir d'autant plus.
Insertion d'une image dans la base de données:
Lorsque la bibliothèque d'image est remplie, et facilement récupérable dans un dossier, il faut utiliser la fonction saisie adhérent et se déplacer sur la fiche de l'adhérent que l'on veut modifier. en cliquant du bouton droit de la souris sur la case de photo, on obtient un menu déroulant dans lequel on choisi "insérer un objet"; apparait alors une case de choix de type d'objet; on va sélectionner "Bitmap Image" qui va ouvrir le logiciel PAINT intégré à Windows
Dans la case en haut à gauche, on va sélectionner Coller et coller à partir de
Qui nous ouvre alors le dossier de choix dans la bibliothèque d'images. On peut alors se déplacer dans nos répertoires pour retrouver la photo de l'intéressé, qui, une fois sélectionnée, apparat dans PAINT; il suffit de refermer PAINT et l'image se retrouve dans la case photo, utilisable partout dans nos listings.
Le menu TROMBINOSCOPE liste tous les adhérents photographiés, classés par ordre alphabétique; les adhérents non photographiés n'y apparaissent pas; le listing obtenu est prêt pour l'impression.
Une astuce: en installer une imprimante virtuelle par le logiciel PDF CREATOR on obtient directement des listings PDF faciles à redistribuer aux membres informatisés
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Sauvez régulièrement cette base de données sur une clé USB ou sur un disque dur externe, ainsi que les photos du trombinoscope.
Pour la retouche d'image, plusieurs outils sont pratiques d'emploi; personnellement, j'utilise ACDSEE, mais il faut le télécharger sur mon site de logiciels complémentaires http://hb-prov.fr/telecharge.htm sur lequel on trouve quelques autres utilitaires.
On peut utiliser également PICASA distribué librement par GOOGLE
