et techniques d’une entreprise comme le CNES
Pascale Rivière
46, rue R. Rolland
F-31520 RAMONVILLE St-Agne pascale.riviere2@wanadoo.fr
RÉSUMÉ. Il ne peut être question, lorsque l’on parle de réhabilitation d’archives que de la maîtrise d’une information passée à insérer dans un nouveau système d’information. Cet article étudie l’information scientifique et technique qui a une vie dans son immédiateté mais aussi au-delà de sa fonction première. Cette connaissance permet alors une approche plus spécifique du tri et de la sélection de l’information : mise en œuvre de la sélection (ou
« méthodologie pratique ») , mais aussi valorisation de l’information et de ses supports dans un respect strict de l’ensemble des normes et des lois en vigueur, pour tous les utilisateurs et en faisant appel à l’ensemble des nouvelles technologies pour une mise en œuvre utilisable par tous.
ABSTRACT. When we speak of bringing back archives to favour, we speak about information of the past, selected and integrated in a new information system. It is necessary to understand the nature and the characteristics of the scientific and technical information, and how they can be used in the organization. The all life of the records has to be taken into consideration, non only the moment of its creation, in order to make relevant appraisal and selection. This paper explains how the selection has been implemented at CNES and how the archives have been “renewed”, according to standards, regulatory environment and users’ needs, and thanks to technology.
MOTS-CLÉS : archives, information scientifique et technique, connaissance, industrie, CNES, tri, sélection, record management, knowledge management, connaissance, gestion des savoirs.
KEY WORDS: records/archives, scientific and technical information, industry, CNES, appraisal, selection, record management, knowledge management.
« La capitalisation des connaissances consiste à identifier, formaliser et conserver la mémoire des activités ; l’objectif est de rendre cette mémoire accessible indépendamment des acteurs qui l’ont créée, et de manière pertinente par rapport à un contexte d’intérêt donné. » [PRA 98].
1. Introduction
La démarche qui a amené une réflexion sur la réhabilitation des archives scientifiques et techniques est avant tout due à un questionnement interne du Centre national d’études spatiales. Il s’agissait en premier lieu de mener une réflexion sur les conditions nécessaires à la création d’une mémoire d’entreprise scientifique et technique au sein du Centre spatial de Toulouse. Cette mémoire devait être à la fois une mémoire au sein de l’entreprise, tout en préservant le capital nécessaire à la construction d’une mémoire collective à vocation historique pour répondre aux exigences de la loi de 1979 régissant les archives publiques. Loi à laquelle le CNES est soumis par son statut d’établissement public industriel et commercial. De plus, l’entreprise avait délimité ce champ d’action aux archives déjà existantes. Il a donc été nécessaire de mettre en place une définition précise de ce qu’étaient les archives.
La définition des archives retenue ici est celle de la loi du 3 janvier 1979 : « Les archives sont l’ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale ou par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. »
Il était question de considérer l’ensemble des documents écrits par un agent du CNES ou une personne extérieure travaillant sous la tutelle du CNES, en rapport avec l’activité technique ou scientifique de l’entreprise, un document étant
« l’ensemble des supports d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine » suivant la définition de l’AFNOR. L’ensemble de ces documents ne constitue pas l’exhaustivité des documents que l’on peut trouver au sein du CNES, il existe comme dans toutes les entreprises des archives dites administratives, qui font l’objet d’un traitement spécifique et qui sont en dehors du champ d’étude de cet article.
2. La maîtrise de l’information
Les informations issues des documents sont une représentation de la connaissance de l’entreprise parce qu’elles ne sont pas seulement stockées mais issues d’une volonté et intégrées à un process. Elles font partie d’un contexte et d’un circuit, et se veulent une vérité, un constat ou un état de fait. Elles sont des représentations du savoir connu ou en construction dans l’entreprise et des savoir- faire, ces derniers étant la mise en action de ces connaissances au service d’un objectif déterminé.
Ainsi valoriser les archives d’une entreprise, c’est avoir la capacité de repérer les savoir et les savoir-faire passés afin de permettre leur transmission et leur maintien dans le présent et l’avenir. Il s’agit donc de comprendre et construire les systèmes d’information pérennisant ce savoir spécifique à l’entreprise, à travers son support qu’est le document.
Quel type d’information peut contenir un document d’entreprise scientifique ou technique du spatial ? La question a été posée en premier lieu aux différents rédacteurs ou représentants de ces rédacteurs. Chaque rédacteur peut répondre pour son propre compte mais l’on s’aperçoit très vite que les réponses données sont limitées à la fois dans leurs valeurs immédiates et par les interprétations personnelles qu’elles suscitent. Ce constat n’est en aucun cas un reproche ou un échec, il s’agit ici de souligner la difficulté que toute personne n’ayant pas une approche spécifique du document et de l’information éprouve à analyser ses écrits, d’autant plus que ceux-ci ont pour but d’accompagner des processus industriels ou de recherche.
3. Le support de l’information : le document
Pour identifier la mémoire technique et scientifique, on a essayé de comprendre et identifier les circuits de l’information du Centre spatial de Toulouse dans une de ces résultantes : le document scientifique et technique. Celui-ci provient de l’information émise ou reçue par l’entreprise, produite par tous les participants à l’activité du CNES qu’ils soient externes ou internes à la société dans le cadre des projets, des actions de recherches, d’études diverses, des publications, des thèses, des stages…
L’ensemble de ces documents a une unité de base : le support. Il s’agit de documents papier qui peuvent être de format A5, A4, A3 ou A0, ces formats pouvant se retrouver dans un même document. Sur ce support peuvent être déposées des données rédactionnelles, des données mathématiques, schémas, représentations graphiques, etc., et il peut être lui-même une compilation de plusieurs documents.
De plus, ces documents sont, dans leur grande majorité, réalisés pour pouvoir être communiqués à d’autres, ce qui veut dire qu’ils contiennent des données satellites à la donnée principale ou métadonnées, comme le nom du rédacteur, la date, etc., et qu’ils correspondent à une volonté explicite de l’auteur de communiquer une information, celle-ci étant « une collecte de données organisées pour donner une forme à un message… » [PRA 00], à un groupe récepteur plus ou moins bien identifié à un instant donné.
4. L’information scientifique et technique
Le traitement du document scientifique et technique se situe aux frontières du traitement de l’information, de la gestion documentaire et de l’archivage et sa définition est fluctuante. Dans l’archivistique classique, on classe généralement ces documents dans des dossiers techniques et thématiques. Mais que fait-on lorsque ces dossiers représentent un gros volume et un fort potentiel de connaissance ? Cette question se pose plus fortement ou naturellement dans des structures fortement impliquées ou réalisant de la science. Et ainsi, cette notion de document scientifique et technique sera la plus utilisée dans des institutions, organismes ou entreprises à fort potentiel technique ou scientifique.
Pour l’entreprise, l’information comprise dans les documents est avant tout un ensemble de concepts ou de données scientifiques et techniques. En général, le CNES parle plutôt de « technique » lorsqu’il s’agit de la conception et de la réalisation d’un objet spatial (lanceur, satellite, outil…), et de « scientifique » lorsqu’il s’agit de construire ou de mettre en œuvre des technologies spécifiques. La notion de scientifique peut se rapprocher d’un document ou plutôt de tout support comprenant une information sur le « savoir » qu’il s’agisse de la création, l’organisation ou la réalisation de ce dernier.
Pour la notion technique, il s’agit aussi d’un document ou d’un support comprenant une information sur un « savoir-faire » à créer, à réaliser, à exploiter ou à capitaliser. Plus explicitement ou pratiquement, il s’agit de l’ensemble des informations issues d’un département technique ou scientifique, mais qui intègre aussi des informations sur le fonctionnement de ces structures. La définition, ou plutôt sa structure, sera différente non dans son contenu mais par sa forme ou son contexte.
Il est clair, en effet, qu’un centre de recherche universitaire ne produira pas une information scientifique et technique, telle qu’elle pourrait apparaître dans une entreprise. Le rendu de l’information n’est pas le même. Dans le premier cas, le moyen traditionnel du transfert de l’information est l’article, la monographie, les documents et les supports intermédiaires permettant la naissance de ces documents n’ayant pour le créateur peu ou pas de valeur, voire pas de support. Préserver cette information ne peut se faire qu’en préservant une série de documents non formalisés et parfois même sous forme d’ébauches. A l’inverse, dans une entreprise ou une structure de même organisation, ces documents techniques font souvent l’objet d’une formalisation. Les contenus informationnels de ces documents sont relativement bien connus des rédacteurs tant que ceux-ci se situent dans la continuité de leurs tâches. Par contre, dès qu’il y a une modification des tâches ou des fonctions, ces informations sont considérées comme obsolètes et même le rédacteur se détache du contenu informationnel des documents.
Ainsi, un document aura différentes valeurs dans le temps : – une valeur immédiate,
– une valeur intermédiaire, – une valeur définitive.
Pour appréhender et discerner ces valeurs, se pose la question du contenu d’un document. Pour mieux comprendre la composition de ces contenus, il faut s’arrêter un instant sur la construction organisationnelle du CNES, qui induit les circuits de l’information. Deux grands modes organisationnels se détachent au sein de cette entreprise.
La structure « projet » : il s’agit d’une entité propre au sein de l’entreprise avec un but, une réalisation à exécuter dans le temps. Elle a à sa tête un responsable, le chef de projet, et avec lui un certain nombre d’intervenants. Cette structure est régie à la fois par des contraintes communes à tout projet dans le domaine spatial ou aéronautique, mais aussi par des contraintes internes au CNES, et enfin par des contraintes spécifiques liées à la nature du projet. L’ensemble de ces contraintes a une répercussion sur l’information et son traitement. Ainsi, on retrouve dans chaque projet des caractéristiques communes, mais aussi des spécificités. Cela s’applique évidemment au circuit de l’information et en final au document technique ou scientifique, production non négligeable de tout projet du spatial. L’avantage de cette structure est son balisage très précis tant au niveau organisationnel et qualificatif que technique.
La structure « métier » ou « recherche & technologies » ou « recherche &
développement » regroupe un ensemble de spécialistes dans des domaines précis ayant trait de prés ou de loin au spatial et qui font de la recherche fondamentale ou appliquée. Ils sont rattachés par spécialités, métiers ou compétences. Mais ils peuvent pour un temps être rattachés à un projet ou apporter un soutien ponctuel.
L’information y est plus diffuse et moins balisée que dans un projet.
Cette organisation a obligatoirement une résonance sur la construction et le transfert de l’information contenue dans ces documents.
5. La connaissance au sein d’un process industriel spatial
Il a donc fallu reprendre les informations contenues dans les documents pour essayer de comprendre les connaissances diffusées et leur mise en place. Lorsque l’on parle de connaissance, un certain nombre de définitions existent. La connaissance, comme le définit Jean-Yves Prax [PRA 00], est une somme d’informations qui a subi une série d’interprétations par l’émetteur car elle est dans
un système personnel de représentations, elle intègre une notion de process, de finalité et elle se veut une recherche ou une justification d’une vérité.
La démarche a consisté à analyser les connaissances implicites et explicites que l’on peut trouver dans tout projet spatial ou de recherche. Le point d’entrée a été l’étude de ce que pouvait contenir un projet. Des normes et des guides ont été construits au sein de l’entreprise et dans le domaine spatial. Il a donc fallu comprendre les mécanismes industriels qui permettent la réalisation d’un projet spatial, sachant qu’un projet peut se situer à plusieurs niveaux : soit un projet global qui englobe l’ensemble des processus, on parlera du niveau système, soit des projets annexes qui se rattachent à un projet plus global, on parlera alors d’instruments. Il reste que les mécanismes sont les mêmes, seule la complexité change. Un projet dans ce domaine est un ensemble qui a pour but la réalisation d’un objet qui, dans la majorité des cas, doit être envoyé dans l’espace et donc subir des contraintes énormes. Ceci est une simplification à l’extrême. Pour cela un certain nombre d’étapes sont nécessaires :
– la conception, comprenant l’analyse de la mission et la faisabilité ;
– la définition, comprenant la définition préliminaire et la définition détaillée ; – la qualification, comprenant la réalisation et sa qualification au sol et en vol ; – et l’exploitation, comprenant l’utilisation et le retrait de service.
L’ensemble doit faire l’objet de contrôles réguliers tant dans l’organisation que dans la réalisation et suivre des règles bien précises de qualité, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise.
Il faut ajouter que cela se fait avec une multiplicité d’acteurs parmi lesquels le client, le maître d’ouvrage, le ou les maîtres d’œuvres, l’architecte système ou maître d’œuvre système, les sous-traitants et les fournisseurs. Ces acteurs forment des niveaux dans la conception d’un projet, par le fonctionnement même de la décision. Cela entraîne une obligation de validation de l’information diffusée, que ce soit pour approbation, pour acceptation ou pour information.
Pour la recherche, les mécanismes peuvent être semblables ou être plus proches de la recherche fondamentale, qui est la proposition d’un thème d’étude, sa réalisation et les conclusions que l’on en tire. Bien sûr, l’ensemble des informations rencontrées dans cette étude ne rentre pas dans ces schémas stricto sensu, mais on peut dans leur grande majorité les raccorder à ces mécanismes.
D’autre part, on voit bien la complexité dans laquelle l’information doit évoluer.
Si l’on prenait un exemple mathématique, on dirait que la connaissance que l’on retrouve dans un document est linéaire ou uni-plan, alors qu’elle est issue d’un système de connaissances ou organisationnel multi-plan.
Figure 1. La connaissance dans un projet
Le tout s’inscrit dans une dimension temporelle où la notion d’obsolescence de l’information est omniprésente. Le document est donc le reflet de l’ensemble de ces plans. Mais la lecture de l’ensemble n’est pas obligatoirement explicite sur le document.
Pourtant, on retrouve sur le document un certain nombre d’informations explicites telles que le temps, le rédacteur, etc. Deux difficultés majeures émergent de ce constat :
– la difficulté de représenter linéairement un objet multi-plan ;
– les difficultés de reconnaître les plans de connaissance explicites et implicites qui apparaissent sur un document, sachant que cela peut varier en fonction des connaissances et de leur environnement.
Savoir technique Structure projet
Management projet
Règles du projet
Validation de l’information Savoir-faire technique
Temps Connaissance Uni-plan
Document technique
Connaissance Multi-plan
6. La connaissance au-delà de sa fonction première
Pourtant ces difficultés ne sont pas insurmontables. En premier lieu, il faut savoir que dans chaque projet spatial un balisage de l’information et de la documentation existe. Quand on trouve ce type d’information, il est beaucoup plus simple ensuite de les analyser. Par ailleurs, il existe des constantes dans l’ensemble de l’entreprise, par exemple sur les notions de validation de l’information. Ainsi, chaque projet est capable de mettre en œuvre un système de traitement de la connaissance, qui permet à chaque acteur d’avoir accès à l’information qui lui est destinée en temps réel, et aujourd’hui dans certain cas à avoir accès à l’ensemble des connaissances mises en œuvre au cours du projet.
En revanche, lorsque ce dernier est fini ou lorsqu’une étude s’achève, il n’y pas de positionnement explicite sur le devenir de ces connaissances et des documents qui les contiennent. Et surtout, l’ensemble des connaissances implicites n’est pas explicité, ce qui oblige a posteriori à retrouver ces informations.
Ainsi, le CNES gère la documentation de ses projets dans des systèmes de gestion de la documentation tant que les projets sont vivants (ces derniers pouvant couvrir des décennies), mais lors de la clôture d’un certain nombre d’entre eux, ces informations et ces systèmes de gestion ont été détruits. Pour construire la mémoire technique, il faut donc retrouver tous les plans de l’objet à travers la seule image qui nous reste, le document, sachant que ce dernier n’est qu’une image au multi-reflet d’un objet.
Si l’on part du principe que la connaissance est une somme de savoir et de savoir-faire, il est clair que la connaissance déployée dans un projet s’appuie avant tout sur la construction d’un nouveau savoir-faire et la R&T plutôt sur la constitution d’un nouveau savoir ou la mise en œuvre de savoirs vers un savoir-faire, l’ensemble étant sous-tendu par une connaissance implicite des acteurs de savoirs et de savoir-faire spécifiques à ce type d’industrie et liés à l’ingénierie dans son ensemble. Les connaissances ainsi déployées sont logiquement compréhensibles par l’ensemble des rédacteurs et des destinataires dans un temps et une structure donnés.
Mais les difficultés que l’on rencontre se situent en aval. Que peut-on et doit-on conserver pour construire une mémoire collective qui réponde à la fois aux exigences internes et externes, après la fin d’un projet ou d’une étude métier ?
L’idéal serait un balisage explicite des auteurs ou des rédacteurs de ces documents, par un marquage du document comme pouvant prendre une place dans la mémoire de l’entreprise. Mais cela signifierait que l’auteur a la capacité d’évaluer la portée de l’information qu’il diffuse tant pour ses pairs que pour l’ensemble de la communauté de l’entreprise, pour sa communauté scientifique mais aussi pour l’ensemble de la société dans le temps présent et avenir. Cela relève de la mission impossible, pour quelque être humain que ce soit ! La seule chose que l’auteur
puisse valider, c’est la pertinence de ses travaux pour la communauté la plus proche de lui et à un temps donné. Le reste ne peut être traité qu’avec le support d’un système externe qui balise a priori un certain nombre de caractéristiques de l’information pour qu’elle appartienne à la mémoire d’entreprise et la mémoire historique, tout en sachant dès le départ qu’il s’agit d’une réponse non satisfaisante dans son concept, mais qui a le mérite d’essayer de répondre à la question pratiquement. La difficulté rencontrée est donc de mettre en œuvre un processus permettant de valoriser l’ensemble de ces connaissances pour tous types de publics.
En réalité, ce qu’il faut aussi arriver à mettre en mémoire, ce sont les mécanismes qui gèrent la connaissance ; c’est-à-dire l’extraction des connaissances implicites afin d’arriver à comprendre une connaissance qui se veut explicite pour l’auteur. En effet, lorsqu’un auteur écrit le titre pour lui, c’est explicite, mais pas obligatoirement pour l’ensemble des lecteurs ; cela peut l’être pour les personnes travaillant avec lui, ses collaborateurs proches ou éloignés, ceux qui font partie de son périmètre scientifique ou organisationnel, c’est-à-dire des personnes travaillant sur le même projet ou la même thématique que lui, mais en dehors de ces entités, il y a une grande difficulté à comprendre ce titre. On est donc obligé de se servir d’autres données pour comprendre ce qu’il veut dire. Et surtout pour permettre ensuite à la communauté de choisir ce qui va pouvoir faire partie de la mémoire scientifique et technique ou non. Il faut donc essayer de mettre à jour des critères communs ou des caractéristiques de la transcription de connaissance au sein de cette entreprise.
7. Nécessité d’une méthodologie
Il ne s’agit donc pas de déterminer, en premier lieu, dans quelle thématique le savoir évolue, cela sera fait ultérieurement, mais plutôt comment ce savoir a été organisé, et par rapport à cette organisation, s’il peut être caractérisé et où sont localisées ses spécificités. En effet, quel que soit le projet ou l’étude, un certain nombre de questions redondantes se poseront, et l’on trouvera toujours le même type de réponses. C’est ce type d’information que l’on va essayer de mettre en valeur, et ainsi trouver l’organisation de la connaissance et ses caractéristiques. Les constantes trouvées dans le traitement de la connaissance ont abouti à la construction d’un outil méthodologique qui recense les types d’organisation de savoir ou de savoir-faire mis en œuvre au cours du projet et les documents qui en ont résulté, appelé typologie.
Par exemple lorsqu’un projet commence, il y a toujours une phase de conception ; pour la recherche, il en va de même.
Lors de cette phase, il faut avoir les informations sur ce que devrait être le projet ou l’étude, cela quel que soit le niveau du projet ou de la recherche. Le document peut présenter une étude technique du projet et/ou une étude pratique du projet, ses caractéristiques et son fonctionnement. Ce document est le premier document qui
peut être réalisé lors d’un projet ou d’une recherche, il n’a pas de liens avec d’autres documents et il peut être écrit par un certain nombre d’acteurs du projet. Ces informations sont introduites dans un document qui peut avoir des titres spécifiques comme Etude de mission, Rapport de phase 0 : Analyse, etc.
Figure 2. Fiche type
L’ensemble de ces informations est repris sous forme de fiches. Ainsi 145 fiches types ont été réalisées pour caractériser la connaissance scientifique et technique au CNES. Elles ont été construites à partir de l’ensemble des règles et normes rédigées au sein du CNES par les services Qualité au cours du temps, mais aussi à partir des normes européennes. Elles ont aussi été construites à la suite d’interviews de spécialistes de la documentation ou d’ingénieurs-rédacteurs. Des simulations et des mises en œuvre sur la validité de ces fiches types ont aussi été réalisées sur un ensemble de documents représentatifs des fonds de l’entreprise. Le tout a été validé par l’ensemble des représentants du CNES, quelles que soient les spécialités.
Ces fiches types représentent l’ensemble de l’organisation de la connaissance et de son contenu en dehors de la thématique au sein de l’entreprise ; elles sont évidemment pour certaines d’entre elles interdépendantes et se rangent en cinq grands ensembles :
– phase préparatoire et organisationnelle ; – suivi des opérations ;
– descriptif et spécification Produit ;
Type Connaissance Descriptif du type
(organisation) de connaissance, Informations contenues
Règles de mise en forme
Périodicité d’utilisation
Rédacteur Niveau de
généralité Titre(s) donné(s) à ce type de connaissance
Type Connaissance Type Connaissance liens
liens liens
– assurance et qualité Produit ; – note et étude technique.
Mais il reste que pour restituer le savoir dans sa totalité, il faudra être capable de mettre une thématique à côté de ce savoir comme le nom du projet ou le thème de recherche.
8. Une méthodologie pour la réhabilitation de l’information
Après avoir défini une méthode identifiant l’organisation de la connaissance et de son contenu, comme il a été décrit précédemment, on peut revenir au questionnement primaire de la valeur inhérente à un document pour son maintien dans un système d’information, suivant les concepts de la méthode MKSM. Cette méthode, une typologie spécifique de l’information, permet de mettre en place un système de tri de l’information pour constituer une mémoire. Ainsi chaque type a reçu une cotation interne à l’entreprise et une cotation externe. La cotation interne, appelée « cotation technique » a été donnée par un ensemble de représentants de l’ensemble du CNES. Il a été demandé à chacun de donner une valeur d’intérêt sur le descriptif de l’information et ses caractéristiques. La même opération a été demandée à l’ensemble de la communauté scientifique, des sciences humaines aux sciences pures en passant par les sciences sociales et les Archives nationales, afin qu’il existe une « cotation historique », représentant ce que la société pourrait vouloir conserver dans ce patrimoine national qu’est la mémoire du CNES et donc sa mémoire scientifique et technique.
Il a été ainsi défini un certain nombre de types d’informations à conserver et d’autres à supprimer en s’appuyant sur des principes de base de sauvegarde de l’information relativement simple. On garde toute la connaissance générale sur l’étude ou le projet, qu’elle soit synthétique, managériale, relative aux produits ou qu’elle soit issue de l’entreprise ou des acteurs extérieurs. Ainsi, on garde tout ce qui présente ou a donné naissance à ces connaissances, entre autres les contrats et surtout leurs annexes techniques.
Ensuite, on garde, lorsqu’il s’agit de l’information technique, l’ensemble des connaissances rassemblées à un temps donné pour créer un arrêt sur image du projet, appelé au CNES une « revue », afin de valider les informations et les réalisations faites jusque-là. L’information récoltée lors de la revue, qui est une grande réunion d’experts externes au projet, permet de valider l’ensemble des connaissances et des opérations pratiques réalisées dans le cadre d’un projet, à un moment défini, et mis en forme dans un document appelé Dossier de revue, constitué lui-même d’autres documents rédigés tout au long de la réalisation du projet. Cette sauvegarde permet d’avoir une série d’images de la connaissance technique dans le temps et de voir les évolutions et les difficultés que peut avoir rencontré l’entreprise lors de la réalisation
d’un projet. Dans la même optique, on conserve l’ensemble des informations transmises lors des réunions importantes et officielles entre les différents acteurs d’un projet ou d’une étude.
Pour les connaissances scientifiques, on a gardé les informations finales sur les études en essayant de mettre en perspective le plus rapidement possible la thématique à rattacher à cette connaissance. On garde aussi toutes les connaissances spécifiant et explicitant la nécessité de la réalisation ou de l’utilisation d’un objet, concept ou autre. Toutes les informations ou connaissances se voulant une expertise ou une analyse des risques ou des anomalies sont conservées pour permettre ensuite de construire du retour d’expérience. On conserve aussi l’ensemble des informations liées à la qualité et au contrôle interne ou externe et aux règles applicables au sein d’un projet ou d’une étude. De plus, pour des raisons évidentes de compréhension de la gestion de l’information, est conservé l’ensemble des informations de gestion de la documentation et des règles qui y sont liées. Enfin, on conserve l’ensemble des études ou bilans, qui peuvent être faits à n’importe quel moment sur n’importe quel sujet, dès lors que la construction de l’information permet une lecture directe par une personne extérieure. A partir de là, toute information ou tout type de connaissance contenu dans un document ne faisant pas partie de la description précédente sera considéré comme pouvant être détruit.
On se trouve ainsi devant une définition, certes peu manipulable en tant que concept mais qui permet de mettre en œuvre un processus pratique de création d’une mémoire scientifique et technique, tout en répondant à la nécessité de couvrir les besoins de connaissances de l’entreprise, et au delà à l’ensemble de la communauté.
9. La création de la mémoire d’entreprise dans un processus pratique
Pour qu’une mémoire soit créée, il faut que l’ensemble des connaissances que l’on veut conserver soit sauvegardé et identifié. Il faut au minimum organiser cette connaissance, au moins sous forme papier. Mais si on part du principe que l’on n’organise que le papier, cela ne permettra pas ou peu à l’ensemble de la communauté d’accéder aux connaissances, et l’on retrouvera les difficultés liées au manque d’accès à l’information, qu’il s’agisse de l’accès aux caractéristiques de la connaissance ou de l’accès aux documents comprenant cette connaissance. Il a donc été décidé dès le départ que l’ensemble de ce processus se placerait dans un système de gestion informatique de l’information, à l’aide de deux outils : la base de données et la numérisation du document papier. On reviendra au chapitre suivant sur l’utilité de ce choix et à ses perspectives.
Un processus qui s’est voulu le plus industriel possible a donc été conçu pour mettre en œuvre la construction de cette mémoire. On l’a appelé « circuit d’archivage » ; il reprend dans les grandes lignes les concepts archivistiques. Un
inventaire traditionnel a été réalisé au sein de l’ensemble de l’entreprise, pour déterminer au plus près la masse et le volume de cette documentation. Ensuite, il a été décidé de construire des lots homogènes de documents en lien souvent avec un thème ou un projet. Les lots sont triés, indexés et numérisés.
Le tri, l’indexation peuvent être faits en interne ou à l’extérieur de l’entreprise.
La numérisation est obligatoirement confiée à une société extérieure pour des raisons de coûts et de volumes. Aujourd’hui, le tri est effectué en interne, il pourra peut-être être externalisé avec un contrôle fort de l’entreprise, afin que soit respectée la méthodologie de sélection agréée par l’ensemble des utilisateurs. Cette opération, essentielle pour la création de la mémoire d’entreprise, offre en outre une meilleure rentabilité au projet. En effet, il permet de ne traiter que les documents ayant une valeur ajoutée, il permet ainsi de baisser le volume documentaire à traiter en final.
Aujourd’hui cela correspond à moins de 30 % du volume global, ce qui réduit d’autant les coûts de numérisation et d’indexation. Ceci est fondamental lorsque l’on veut se situer dans une logique industrielle, d’autant plus que les volumes présents sont considérables puisqu’ils représentent aujourd’hui plus de 3,4 kilomètres linéaires, soit plus de la moitié du volume des archives de la société, sans compter la production annuelle actuelle. Il reste donc à conserver et à valoriser 1,1 kml.
10. La notion de métadonnées
Comme il a été dit précédemment, il est impossible de sauvegarder une connaissance sans prendre en compte un certain nombre de métadonnées. Ce sont des données relatives à des données explicites présentant le contexte de la connaissance contenue et permettant donc d’accéder à la connaissance.
Les plus courantes sur un document sont évidemment : – le nom du rédacteur ;
– la date de réalisation du document ;
– le titre donné par l’auteur qui se veut l’explicitation à la fois organisationnelle et thématique de la connaissance contenue dans le document ;
– la ou les références, que l’auteur ou la personne en charge au temps t de la gestion des documents, a attribué ;
– parfois le nom du projet ou du thème traité.
Ces métadonnées permettent une indexation uniforme de base, un repérage simplifié et un contrôle de l’unicité des documents suivant des règles internes au CNES.
Cependant, cela ne suffit pas pour comprendre la connaissance contenue dans le document. C’est pourquoi, il a été décidé, pour mettre en œuvre la création de la mémoire technique et scientifique, de faire une indexation simple, c’est-à-dire :
– le titre,
– sous-titre, objet du document ; – la date,
– l’ensemble des références présentes sur le document, – le(s) auteur(s),
– l’affiliation (société émettrice de l’information), – numéro donné au fichier numérisé du document.
Cette indexation est réalisée par la société qui numérise et qui fait une indexation manuelle, la multiplicité des formes de présentation des documents et de l’information ne permettant pas d’utiliser l’OCR pour une indexation automatique.
Une autre indexation, plus complexe, est réalisée en interne, c’est-à-dire : – la définition du fonds,
– la typologie, – les mots-clés,
– le résumé (il est à l’étude de faire réaliser les résumés par un outil automatique),
– le dépositaire, – la confidentialité,
– la « cotation » des Archives de France.
L’ensemble n’est fait que sur les documents ayant une valeur de mémoire technique et scientifique.
Ils sont ensuite numérisés en définition moyenne (300 dpi), avec un redressement automatique et un nettoyage de chaque image, et passés à l’OCR.
Chaque document texte ainsi obtenu est converti au format PDF. Ces fichiers vont être ensuite gravés sur des CD-ROM selon la norme ISO 9660.
Les documents papier sont conditionnés suivant les règles des Archives de France et versés lorsque l’ensemble des opérations est achevé sur un lot, avec la livraison de bordereaux de versement comprenant un historique du fonds et l’ensemble des données d’indexation de base de chaque document.
En ce qui concerne la mémoire historique, c’est-à-dire les fonds livrés aux Archives nationales, ils seront disponibles suivant les règles classiques de l’accès aux archives, avec des délais de consultation et des autorisations spécifiques.
Figure 3. Circuit d’archivage
L’ensemble des fichiers et de l’indexation va être ensuite réintroduit dans une base de données « capital savoir » qui sera disponible sur l’intranet du CNES pour permettre un accès par l’ensemble des agents du CNES suivant les modalités de confidentialité de l’entreprise. Cette base servira de la même façon à archiver l’ensemble des nouveaux documents émis au sein de l’entreprise. Il faut préciser qu’il s’agit de gérer les références des documents, le document lui-même n’étant accessible qu’en fichier PDF. Ces références seront accessibles grâce à un moteur de recherche simple (type Altavista) ou un formulaire plus précis. Une série de notices brèves devrait alors apparaître présentant le document par le titre, l’auteur, la référence. Si l’on clique sur l’une d’elles, un résumé et un lien vers le document
Lot Complet
Destruction Classement
Numérisation Identification
Tri
Indexation (Bd)
Base « capital savoir »
Mise en lot
Lot complet Collecte
Construction mémoire Technique
Versement aux Archives Nationales
devraient être disponibles. Une recherche en texte intégral sur l’ensemble des contenus des documents de la base est à l’étude.
Il faut savoir que cette base n’est pas une base dédiée à la mémoire technique et scientifique et qu’elle veut donner accès à l’ensemble des informations et connaissances internes et externes que possède l’entreprise. Ainsi, cette base contiendra aussi l’ensemble des informations liées à la documentation de type bibliothèques, aux connaissances liées à la veille technologique mise en place au sein de l’entreprise, aux informations administratives et décisionnelles importantes de l’entreprise. Ces dernières devraient être traitées ultérieurement par le même procédé que la mémoire technique et scientifique, c’est-à-dire par la création d’une typologie et d’une sélection de l’information en tenant compte évidemment des contraintes administratives et légales fortes qui pèsent sur ce type d’information ou de connaissance.
Cette base est conçue pour faire face à des demandes d’information très précises et connues par le demandeur comme la recherche du texte d’une décision, émanant de la Direction générale, par une secrétaire qui connaît les métadonnées du document. Mais elle devra aussi apporter une réponse à l’utilisateur qui recherche de l’information sur un terme scientifique ou technique très précis comme le nom d’un composant électronique. Enfin, elle devra faire face à des demandes beaucoup plus générales comme l’ensemble des spécifications d’un satellite ou la protection planétaire.
A ce jour, le devenir archivistique de la base « capital savoir » n’est pas encore défini. Elle devrait faire l’objet d’un archivage courant suivant les normes internes du CNES de sauvegarde de données, mais les solutions de son archivage définitif sont à l’étude (versement aux Archives nationales par exemple).
11. Nécessité de faire appel à l’ensemble des nouvelles technologies pour une mise en œuvre utilisable par tous
Les nouvelles technologies peuvent répondre à l’ensemble de ces contraintes, à la fois pour proposer des solutions pour les données (bases de données capital savoir), numérisation, internet, intranet. C’est la solution qui a été choisie pour mettre en œuvre ce circuit d’archivage. Elle a été prise dès le départ, pour répondre à une préoccupation initiale de ce travail : l’accès simplifié à l’information pour tout utilisateur interne à l’entreprise.
L’idéal pour la construction d’une mémoire d’entreprise, dans les conditions actuelles de la gestion de la connaissance par les outils informatiques existants, serait de pouvoir mettre en œuvre la procédure d’archivage dès la création de l’information. Cela aurait en effet un certain nombre d’avantages. Le premier est que
l’auteur se situe dans un contexte plus ouvert qu’aujourd’hui sur l’information qu’il est en train de transmettre.
Cela permettrait de prendre en compte le contexte rédactionnel et fonctionnel beaucoup plus simplement. En effet, un certain nombre de données implicites sont très difficiles à retrouver a posteriori, alors qu’elles sont présentes dès la création du document que ce soit dans un projet ou dans la R&D. Aujourd’hui, les systèmes informatiques permettent de saisir des données connues en temps réel sans que l’auteur soit obligé de les reprendre sur son document.
Cela permettrait de mettre en place le système de gestion de l’information à plusieurs niveaux. Ainsi, on pourrait avoir une connaissance liée à la durée d’un projet, d’une action R&D ou au temps que nécessite une étude, avec des critères de confidentialité forts et une nécessité de conservation de l’ensemble des connaissances, tout en permettant de mettre à disposition, dès ce moment-là, à l’ensemble de la communauté de l’entreprise, un certain nombre de documents d’expertise. Le second niveau serait le passage de ces informations par le filtre de la mémoire technique et scientifique telle qu’elle est définie plus haut, sans avoir à trier la connaissance, à l’indexer et à la numériser. Cette connaissance est déjà créé sous format électronique à l’aide d’outil informatique comme Word.
Il semble que l’idéal soit l’utilisation d’une technologie comme XML dès la création de l’information avec un système dédié à chaque projet ou à chaque métier.
Cela permettrait de retrouver tout un ensemble de métadonnées existantes et de mettre en valeur l’ensemble des liens existants entre les informations mises dans les documents comme on le fait apparaître dans la typologie. Cela simplifierait l’archivage, tout en donnant une garantie de pérennité. Cela permettrait d’énormes économies d’échelle que ce soit au niveau du papier, de sa gestion, de sa diffusion, de sa conservation, mais aussi au niveau des hommes avec une gestion beaucoup plus souple, un accès à la connaissance beaucoup plus simple et une réutilisation de la connaissance facilitée. En effet, grâce à cette technologie, on pourrait reprendre une partie des connaissances pour en créer une nouvelle. On se situe ici directement au niveau des contenus de la connaissance, niveau qui pourrait être pensé et traité directement par chaque projet ou étude. L’ensemble des connaissances implicites pourrait alors être beaucoup plus facilement identifiable.
12. Une solution qui ne peut être que globale
Enfin, il faut préciser que, comme toute notion de gestion de la connaissance, l’ensemble de ces recommandations ne peut être valide que dans un schéma plus global de la gestion de la connaissance au sein de l’entreprise. Il s’articulerait avec une approche générale de l’ensemble des savoirs et savoir-faire de l’entreprise qui passe à la fois par la gestion documentaire (notre propos) mais aussi par la gestion des ressources humaines dans les domaines de formation continue et permanente et
du recrutement, la gestion des ressources de l’innovation et de la veille technologique, la mise en œuvre de retours d’expérience et la gestion des systèmes d’information.
De plus, cette approche devrait pouvoir se retrouver à l’extérieur de l’entreprise pour permettre à l’ensemble de la communauté d’accéder aux informations facilement, non pas de laisser en libre circulation l’ensemble de cette connaissance par le biais d’un accès au document, mais au moins de mettre en libre accès, par un système web, les types de connaissance et les thèmes.
13. Conclusion
La solution présentée ici pour la création d’une mémoire d’entreprise et mémoire historique est encore largement perfectible, mais elle répond à des contraintes fortes et souvent antagonistes, où les notions industrielles de coût, de gestion organisationnelle ne sont pas absentes. Elle doit être une solution à la fois pertinente pour l’entreprise, tout en prenant en compte les contraintes externes liées à son statut d’établissement public industriel et commercial.
Elle a été élaborée avec un certain nombre de conseils externes et internes qui ont été très précieux. Enfin, sa mise en œuvre effective est en passe de devenir une réalité.
Cette solution pourrait être une base de travail permettant de construire un outil spécifique pour le traitement de la connaissance scientifique et technique de l’aéronautique et du spatial en général, afin de mettre en œuvre un travail collaboratif, grâce aux nouvelles technologies, entre les entreprises et les organismes de recherche.
La connaissance développée au sein du CNES représente un patrimoine fondamental pour la compréhension de la dernière moitié du siècle dernier, tant dans l’approche de notre monde que dans le développement des hautes technologies et l’apparition d’une nouvelle industrie comme le spatial. De plus, elle est historiquement à l’origine des développements existants dans ce domaine au niveau européen et signifiant au niveau international. Sa mise à disposition devrait permettre une meilleur compréhension pour tous.
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