UNIYERSITE CLAUDE BERNARD
LYONI..
•Etude prealable a llnfofmatlsation giobale de labibltotheque de 1'Ecole Normale Superieure de Lyco
Mstrte-Latie Dsnis
. Sous la direetbfi de Madame Tappaz, consep/ateur
E.N.S.S.I.B.
Ecole Nationale Sup6rieure
des Stiertces de 1 'Information
et des Bibtiothdques
UNIVERSITE CLAUDE BERNARD
LYONI
DESS en INFORMATIQUE DOCUMENTAIRE
Etude prealable a rinformatisation giobale de ia bibiiotheque de L'Eco!e Norrriale Superieure de Lyon
Marie-Laure Denis
Sous la direction de Madame Tappaz, conservateur Ecole Normale Superieurede Lyon
Rapport de stage
TITRE : Etude prealable a Viniorrnatisation globale cle ia bibliotheque cle 1'Ecole Norrnale Superieure de Lyon.
AUTEUR : Marie-Laure DEWIS.
Stage effectue du lerrnars au 20 juin 1992 a 1'Ecole Normale Superieure de Lyon sous la direction de Madarne Tappaz, conservateur.
RESUME : La fc-ifoliotheque de VEcole Normale Superieure a pour mission de gerer les collections d'ouvrages et de periodiques de 1'ecole. Elle est aujourd'hui partiellernent inforrnatisee et la presente etude a pour but d'analyser le fonctionnernent actuel de la bibliotheque afin de determiner Vopportunite d'acquerir un systerne de gestion de bibliotheque.
DESCRIPTEURS : Bibliotheque - Informatisation.
ABSTRACT : The Ecole Norrnale Superieure de Lyon's library has for rnission to rnanage tlie schooVs collections of books and periodicals. Today it is partly computerized and this study has for task to analyse the library present v-zorking in order to deterrnine the appropriatness of acquiring a library management system.
TABLE DES MATIERES
I-PRESENTATION DE L'ECOL5 NORMALE SUPERIEURE 1
I -1 -Elements historiques : 1
-Les ecoles normales superieures : 1
- L'Ecoie Normale Superieure de Lyon : 1
I -2-Liens et tutelle : 2
I-3-Activites et missions : 2
I-4-Perspectives : 3
II- LA BIBLIOTHEQUE : ETUDE DE LHISTANT 4
Introduction: 4
II-i-La poiitique documentaire : 5
II-l-l-Historique : 5
11 - i - 2 -Aujourd'hui: 6
II-2-Les rnovens en nis.wnel eten personnei: 6 II-2-i-Les iocaux
II-2-2-L'yquipement actuei: 9
II-2-3-Le fonds : 9
II-2-4-Le budget: 10
II-2-S-Le personnei • (situation en rnars 1992) 11
II-3-Les moyens mis en oeuvre : 12
11-3-1 -Ciassement et localisation : 12
iI~5-2-Les catalogues : 13
II-3-3-Les services rendus aux usasers : 14
11 -4-L'informatisation O " i-> c
II-4-l-Le champs actuel de 1'informatisation : 15
i -Acquisition des livres : 15
Deroulement des operations 16
1-La preparation des cornmandes de iivres : 16 2-Le suivi de la cornrnande : 16 3-Le traiternent des commandes et ouvrages :19 2-Le systerne de gestion des periodiques : 20 3-Gestion interne du pret entre bibliotheques : 21 II-4-2-Les fonctions non informatisees : 2.3 1 -T e firet. • " * 1" * 74
4
2-Les rappels en cas de retard : 25
3-Les reservations : 25
4-Le suivi des periodiques : 25
5-j-.e pret entre bibliotheques : 20
II-5- Analyse de 1'emstant et suggestions : 26
11-5-1 -Organisation du travail: O
D'u.n point de vue rnateriel: 28
D'un point de vue fonctionnel et organisationnel: 28
II-5-2- Critique de la base : 30
111 -ENQUETE AUPEES DES UTILISA7EURS : J2
111 -1 -Interview aupres des utilisateurs : 32 III-2-Rencontres avec les correspondants bibliotheque : 46
IV-POUR CHOISIR UNE SOLUTION S1
IV-l-Synthese : 51
1-L'esistant : 51
2-L'objecti ! 52
3- Les besoins : 52
4-Les contraintes : 53
IV-2-Les solutions possibles: 53
A T.J7.J17VT?'? . c n
I- PRESENTATION DE L ECQLE NOHMALE SUPERIEURE
l-1-Elements historiques:
-Les ecoles normales superieures :
L'ancien Institut Pedagogique cree en 1794 devient en 1647 "VEcole Normale Superieure de garcons" et slnstalle rue dXJlrn. Hlle a pour mission de former des professeurs de toutes les branches de Venseignement secondaire et superieur.
De 1660 a 1662 trois nouvelles Ecoles Normales Superieures sont creees perrnettant la repartition suivante : Ulm (gar^ons) et Sevres (filles) pour la formation des professeurs de colleges et de lycees, Saint-Cloud (garcons) et Fontenay (filles) pour la forrnation des professeurs des ecoles normales primaires.
En 1912 apparait VEcole Normale Superieure de VEnseignement Technique destinee a la formation des professeurs de 1'enseignement technique.
Des problemes d'esiguite des locaux et les debuts de la politique de decentralisation conduisent a Vannonce, en 1975., du demenagement de 1"ENS de Saint-Cloud.
Le projet se concretise en 1979 lorsque 1'on decide de regrouper les sections scientifiques de Fontenay, Saint-Cloud et de 1'ENSET dans un nouvel etablissement.
Cest en 1965 que s'opere la restructuration des ENS.
- L Ecole Normale Superieure de Lyon :
Envjsagee au depart comme un simple transfert de Saint-Cloud a Lyon, le demenagement de VEcole Normale Superieure aboutit finalement a la fusion des sections scientifiques des ecoles normales superieures existantes et a la creation d'une grande ecole scientifique originale qui ouvre ses portes le 15 septembre
1987 a Lyon.
Elle accueille aujourd'hui 635 etudiants et 290 enseignants, chercheurs, thesards...
La forrnation se repartit entre Venseignement et la recherche et 1'ecole fonctionne en cooperation avec les universites Claude Bernard-Lyon I et Joseph Fourier-Grenoble I.
La recherche et la formation par la recherche ont ete mises au premier plan des la conception de 1'etablissement.
Les grandes disciplines scientifiques sont chacune representees par une ou plusieurs equipes de chercheurs.
l-2-Liens et tutelte:
L'Ecole Norrnale Superieure de Lyon depend du Ministere de VEducation Nationale, elle est rattachee (depuis mai 1969) a la Direction de la Recherche et des Etudes Doctorales (DRED) et ses budgets sont alimentes aussi par la Direction des Enseignements Superieurs (DESUP) et la Direction de la Programrnation et du Developpement Universitaire (DPDU) pour 1'enseignement, et par la Direction du Personnel de 1'Enseignement Superieur (DPES) pour le personnel.
II existe des liens de partenariat entre L'ENS Lyon et les universites Lyon I et. Grenoble I pour 1'enseignement. ainsi qu'avec certains organismes de recherche dans le cadre de laboratoires mixtes ou associes (CNRS, INRIA, INSERM ), pour la recherche.
Cornpte-tenu du resserrernent actuel des budgets alloues par 1'Etat, le directeur de 1'ecole n'exclu pas une solution fondee sur le sponsoring ou le rnecenat pour Vinformatisation et le developpement de la bibliotheque.
I-3-ActiYites et missions :
Les eleves sont recrutes par concours (a 1'issue des classes preparatoires de mathematiques speciales M", P' ou biologie) comportant trois options :
mathematiques, physique-chimie, sciences de la vie et de la terre.
En effet, VENSL a une vocation scientifique rnultidisciplinaire et la formation s'organise ensuite autour de trois departements (mathematiques et informatique, sciences de la matiere, sciences de la vie et de la terre) cornportant chacun un secteur enseignement et un secteur recherche. A ceci sajoutent des
enseignements generaux. La formation se r4partit sur quatre ans avec differentes possibilites d'organisation
l-4-Perspectiyes:
Dans le domaine de la recherche, la politique de renforcement et de developpement des laboratoires instauree depuis la creation de 1'ecole se confirme avec la construction cette annee de nouveaux laboratoires de recherche en biologie (en collaboration avec 1'INRIA et l'INSERM). D'autre part, le nombre de doctorants preparant des theses dans les laboratoires de 1'ecole ne cesse d'augmenter.
Dans le domaine de Venseignement, 1'ouverture du recruternent a des eleves en provenance des autres pays de la CEE commence a se mettre en place.
Apres quatre ans de fonctionnernent, 1'ecole devrait bientot atteindre son taux de capacite maximal prevu.
L'ENS Lyon est un etablissement recent qui sort de sa phase de developpement.
II- LA BIBLIOTHEQUE : ETUDE DE L'EXISTANT
Inlroduction:
La bibliotheque, congue pour repondre aux besoins de 1'enseignement et de la recherche a 1' ENS Lyon, gere 1'ensernble des collections d'ouvrages et de peric<diques existant a 1'ecole.
Situee au coeur du batirnent, elle est. accessible aux eleves, auditeurs, enseignants, chercheurs, persormel de 1'ecole, ainsi qu'aux partenaires et certains utilisateurs exterieurs. (Les eleves, enseignants et chercheurs peuvent y acceder 24 heures sur 24). Des depots de livres specifiques a la preparation de 1'agregation sont laisses en perrnanence dans chaque departement preparant des etudiants au concours. Ces depots sont appeles bibliotheques d'agregation et sont destines exclusivement au travail sur place.
Le lecteur beneficie d'un acces direct aux collections classees par disdp>lines. II peut consulter sur place, emprunter la plupart. des ouvrages, photocopier en libre service ou acceder aux fonds d'autres bibliotheques par 1'intermediaire du pret entre bibliotheques.
Les collections couvrent les dornaines des sciences exactes, mathematiques, physique, chimie, biologie, geologie, informatique et des fonds specialises sont en cours de constitution pour les nouveaux axes de recherche de l'ecole : mathematiques appliquees, informatique du parallelisme, biologie moleculaire...
Le fonds est actualise en collaboration etroite avec les enseignants et les chercheurs, grace a un budget specifique alloue par les departements et les laboratoires de 1'ecole. Chaque equipe d'enseignement ou de recherche delegue une personne (le correspondant bibliotheque) qui se charge de centraliser les comrnandes et de les transmettre a la bibliotheque. Ce sont egalement eux, en collaboration avec une bibliothecaire adjointe, qui attribuent la cote et les mots-cles aux ouvrages specialises.
Voir shema de 1'orgariisation generale en annexe 1 page 57
11-1-La politique documentaire :
II-l-l-Historique:
- Le premier objectif : mettre les ouvrages a disposition des lecteurs et assurer un rninimum de gestion immediate pour les acquisitions et les abonnernents:
La bibliotheque a cornmence a fonctionner peu de temps apres la rentree de la premiere promotion d'etudiants. II etait convenu que la bibliotheque de 1'ENS Lyon recupererait une partie des collections de Fontenay et Saint-Cloud (organisees de facon differentes). Le travail consista donc d'abord a receptionner et installer le materiel et a mettre le plus rapidement possible a la disposition des lecteurs les fonds demenages et les fichiers papier correspondant.
Dans un premier temps les ouvrages furent donc simplement juxtaposes selon leur classement d'origine (de type "magasin", c'est-a-dire par grandes disciplines puis par taille et numero d'entree). Pour 1'utilisateur il etait donc impossible de retrouver un document sans passer par les anciens fichiers papier (de Fontenay et Saint-Cloud ), eux-rneme heterogenes et tres incomplets.
Les achats effectues a Lyon furent directement inscrits et traites dans un fichier informatique, sur Maclntosch, et mis a disposition des lecteurs.
- Le deuxieme objectif : constituer un inventaire reel des ouvrages recus, effectuer le reclassement des collections et fournir le plus rapidernent possible aus lecteurs un catalogue unique.:
Ces travaus ont ete faits en trois etapes entre 1955 et. 1990, a 1'aide des enseignants et chercheurs :
- inventaire : C'est-a-dire repertorier tous les documents provenant des ENS parisiennes.
- saisie des references et donnees catalographiques dans un fichier informatique sur Macintosh : Les notices sont simplifiees aucun champ n'est obligatoire, il n'y a pas de hierarchie entre les differents auteurs...
- reclassement selon la classification Dewey.
L'enregistrernent de ces donnees permettait alors d'editer un catalogue coherent et complet, en adequation avec le classement des livres, donnant aux utilisateurs la possibilite d'acceder plus facilement aux documents.
Au moment de 1'ouverture en 1937 il fut envisage de choisir un logiciel en vue d'un projet dMormatisation de la bibliotheque. La directrice prefera alors reporter sa decision pour plusieurs raisons :
-Assurer en premier lieu la mise en place et le fonctionnement au quotidien de la bibliotheque,
-Attendre que 1'environnernent de 1'ecole se stabilise,
-Pouvoir observer un certain temps le fonctionnement de la bibliotheque et de 1'ecole,
-Attendre que se developpent sur le marche des materiels vraiment satisfaisants (integrant en rneme temps les techniques docurnentaires et les
techniques de gestion).
-attendre qu'un budget determine soit annonce.
Un bilan fut dresse a la fin de l'annee 1985 (apres un peu plus d'un an de fonctionnement) faisant le point sur la situation et mettant en evidence des besoins, en particulier en personnel. (Voir annexes 2 page 58).
II 3'agissait alors plus de determiner des priorites a traiter rapidement pour
assurer la rentree 1989 dans de bonnes conditions que de definir les reels objectifs de la politique docurnentaire mais, a travers l evocation du rnanque de personnel et des difficultes materielles apparaissent cependant des remarques permettant de cerner le fonctionnement souhaite : 1'informatisation de la bibliotheque est constamment citee mais egalement la possibilite d'interroger des bases de donnees, de former les etudiants a 1'information scientifique et technique, de recuperer des notices catalographiques...
Cela nous montre que, si les imperatifs dus a la mise en place ont ete traites en priorite, freinant parfois 1'avancement d'un projet de plus grande envergure, ce dernier n'a cependant jamais ete perdu de vue et une situation aujourd'hui un peu plus confortable (Fonds de Fontenay et Saint-Cloud traites, une equipe de six personnes plus 1,7 postes en personnel temporaire) permet de s'y consacrer reellement, riche de 1'experience des quatre premieres annees de fonctionnement.
II-l-2-Auiourd'hui:
Si on ne dispose d'aucun document a usage interne definissant la politique documentaire, en revanche, deux projets de 1"ENS de Lyon destines au Ministere de 1'Education Nationale et rediges en vue de 1'elaboration des contrats pluriannuels, permettent de se faire une idee des objectifs actuels de la bibliotheque.
II s agit de Situation @t projet global de developpement: Documents preparatoires a Velaboration d'un contrat pluri-annuel avec le Ministere de 1'Education Nationale de la Jeunesse et des Sports" adresse a la Direction Pour le Developpement Universitaire (DPDU) en vue de la contractualisation 1990-1994 et de "Politique contractuelle en matiere de recherche (propositions pour un contrat quadriennal 1992-1995)" adresse a la Direction de la Recherche et des Etudes Doctorales (DRED).
Pour ce dernier contrat, la difficulte de la bibliotheque reside dans le fait qu'elle est pluridisciplinaire et que les demandes de credits sont compartimentees par matiere. Pour palier a cet inconvenient, il a ete rajoute un "programme pluriformations" dans lequel s'inscrit un projet de developpement de la bibliotheque.
On peut distinguer grossierement deux grands objectifs : Le developpement du fonds et le developpement de Vacces a 1'information docurnentaire interne et externe. Dans le cadre de mon etude, je m'interesserai essentiellement au second.
Premier projet : propositions de contrat avec la DPDU pour 1990-1994. Cinq objectifs ont ete determines :
1- Reclassement et "informatisation des collections". LMormatisation 7 $st definie comme suit: "Choix et acquisition d'un systeme informatique adapte aux besoins; constitution d'un catalogue a jour par reconversion retrospective du fonds".
2- Remise a niveau et suivi des collections d'ouvrages et de periodiques.
3- Developpement des ser/ices au lecteur pour la recherche et 1'obtention dMormations, notamment du pret entre bibliotheques, et organisatic-n
d'un systeme de recherches documentaires automatise on-line et sur CD-ROM. 4- Formation des etudiants a 1'information scientifique et technique et aux nouvelles technologies : initiation progressive a ses caracteristiques et ses outils (notamment bases de donnees).
5- Maintien d'une large ouverture de la bibliotheque tout en garantissant la securite des collections.
Deuxieme projet: Proposition de contrat avec la DRED pour 1992-1995- Les demandes pour la bibliotheque multidisciplinaire dans le cadre de programmes pluriformations definissent deux objectifs :
1- Rachats de collections et abonnements a des periodiques rnultidisciplinaires.
SaJle ovest (afchNes j
P I A H
DE LA BIBLIOTHEQUE
Saf& alti. rrvaf^ em&J"S<j<j eS j^ottr\cdicjv< ^ y tnhr-ee -t» [) fcyreau. tiureau kwtit 3 SaV/e- c«e /ecfy€. /perfod-i^ves) rla^ay/?' i yv - «.> ^ i 1 f 4 '-^w^ dvrtivu. SbJle ia le.c./vf6 non-spf) 17L "
Qvrecut ScJ/e est ^ b i'oloji'e chimiz fhtj&icjLte^ / eme ' L 4 - eCa^eWi
2- Informatisation de la bibliotheque : "1'installation du systeme de gestion informatique de la bibliotheque assurant les fonctions de gestion bibliotheconomique et mettant a la disposition des utilisateurs les informations documentaires du fonds est devenue urgente; en effet, le logiciel maison developpe pour faire face aux besoins immediats de la bibliotheque en attendant la rnise en place definitive des differentes composantes de 1'ecole, arrive au bout de ses possibilites et necessite d avoir un successeur pour remplir les fonctions indispensables (achats, catalogage, bulletinage, pret, consultation du catalogue...). Cette installation requiert 1'achat de la configuration materielle adequate (machine et peripheriques), 1'acquisition du logiciel documentaire adapte, et la recuperation des notices bibliographiques cornpletes sous formes de donnees inforrnatiques".
Ces demandes etaient. assorties d'estimations des moyens financiers a rnettre en oeuvre pour :
- l'investissement documentaire (achats de livres, abonnements, rachat-s de collections de periodiques).
- 1'augmentation du personnel. - 1'achat de materiel (rayonnages...).
- Vacquisition d'un systeme de gestion informatique.
- 1'acquisition de stations CD-ROM et de postes dedies aux recherches sur les bases de donnees.
L'objectif : acquisition d'un systeme et. de logiciel(s) perrnettant Vacces a Vinformation interne et externe, qui assure les fonction de bibliotheconomie et de gestion et qui permettent la recuperation de notices.
ll-2-Les moyens en materiel et en personnel:
II-2-l-Les locaiu;:
Plan ci-contre.
La surface de la bibliotheque represente 1455
m
repartis sur deux etages de la fagon suivante :- Prernier etage:
- 4 salles de lecture dont une sert. actuellement de salle d'archives.
- 1 magasin
- 1 hall d'accueil ou se trouve la banque de pret - 5 bureaux
- 1 salle ou sont entreposees les fournitures - plusieurs petites salles de travail
- Quatrieme etage
-1 salle de lecture
- 5 petites salles de travail
Les locaux disperses presentent une contrainte dont. il faudra tenir compte
- en cas de mise en place d'un reseau,
- lors de 1'acquisition de terminaux de consultation, - en cas dlnstallation d'un systerne anti-vol.
11-2-2-L'equipement actuel:
La bibliotheque rnet a la disposition des lecteurs, un lecteur de rnicrofiches, un lecteur reproducteur de rnicrofiches (materiel peu utilise en dehors du personnel de la bibliotheque), et trois photocopieuses avec lecteurs de cartes (rnateriel utilise intensivernent).
Le materiel informatique se compose de :
- quatre Macintosh : - Deux SE de 20 Mo de capacite disque dur et 2,5 Mo de capacite mernoire vive
- Un SE30 de 40 Mo de capacite disque dur et. 4 Mo de capacite rnernoire vive
- Un IICX de 80 Mo de capaeite disque dur et 4 Mo de capacite memoire vive.
- logiciels : WORD, 4eme Dimension (4D) - deux imprimantes ImageWriter.
La bibliotheque possede en outre un minitel et un modem permettant d'acceder a des bases de donnees.
II-2-VLefonds:
Le fonds provient pour une part de la recuperation d une partie des collections scientifiques de Saint-Cloud et Fontenay, et d'autre part des achats faits a Lyon depuis 1'ouverture : ouvrages generaux, ouvrages et periodiques dans les domaines peu ou pas couverts par les fonds en provenance des ENS parisiennes (en particulier dans le domaine de la recherche, Fontenay et Saint-Cloud ayant pour vocations principales Venseignement et la preparation aux concours), quelques ouvrages et revues non specialisees.
Les types de documents rencontres sont assez varies : essentiellement des ouvrages et des collections de periodiques morts ou vivants, rnais aussi des theses, des actes de colloques ou comptes rendus de conferences, des revues et quotidiens dans differentes langues.
Pour les ouvrages et periodiques specialises, la plus grande partie des titres sont en langue anglaise.
Des cartes et diapositives non encore repertoriees sont actuellement entreposees dans des lafcoratoires.
Les documents actuellement disponibles a la bibliotheque se
repartissent de la fayon suivante : bibliotheque se
-26400 livres
-500 titres de periodiques -273 abormernents en cours.
Taux d'expa.nsion moyen du fonds : 1585 volumes par an. (Voir en annexe 3 page 62 ).
II-2-4-Le budget:
II ny a pas de budget propre a la bibliotheque, les credits etant alloues par les departements de 1'enseignement et de la recherche. Cela correspond a une volonte de la direction et permet de sensibiliser beaucoup plus les equipes d'enseignants et de chercheurs au contenu de la bibliotheque ( ce sont. eux qui choisissent les livres qui sont payes sur leurs budgets) mais, si la repartition de Vargent s'avere relativement commode pour la gestion des achats de livres et de periodiques, elle 1'est beaucoup moins pour celle du fonctionnement materiel courant de la bibliotheque.
II rn'a paru interessant de connaltre 1'evolution du budget consacre a 1'accroissement du fonds car on a vu dans les differents bilans et rapports qu'une demande de developpement des collections est depuis toujours fortement exprirnee et parce qu'une estimation du taux d'accroissement du fonds pourrait etre utile pour la suite de Vetude. II n'a cependant pas ete facile d'obtenir des chiffres significatifs ou fadlement exploitables, le detail entre credits accordes, sommes depensees et sommes engagees ne m'ayant pas toujours ete fourni. On se reportera donc au premier tableau, annexe 4, page 63, a titre indicatif seulement. Par contre, le tableau numero 2 dont les donnees sont plus precises et qui correspond a une periode plus significative (on sort en 1990-1991 de la phase de developpement des premieres annees) m'a permis de calculer une depense annuelle effective moyenne de 1363 KF pour les achats de livres et de periodiques.
La bibliotheque n'a aucun pouvoir decisionnaire sur la determination des budgets consacres aux achats de documents. Pour tout developpement specifique, autre que des achats de livres et periodiques scientifiques, un budget
particulier doit etre debloque.
11 -2-5-Le personnel: (situation en mars 1992)
On peut distinguer quatre categories au sein du personnel: - Le personnel titulaire : soit 2,6 postes.
Un conservateur.
Un ingenieur d'etude specialiste en documentation, a temps partiel depuis septembre 1991 (60X).
Une bibliothecaire-adjointe.
- Le personnel en "sous-traitance" provenant d'une societe de service : soit 3 postes. (2 depuis fevrier 1991 et 1 depuis juillet 1991).
Deux personnes faisant fonction de bibliothecaire-adjoint Une personne faisant fonction d'inspecteur de magasinage.
- Le personnel temporaire (Contrats a duree determinee): soit 1,5 postes. Trois personnes a mi-temps faisant fonction de magasinier et agent administratif.
- Les "etudiants moniteurs": soit 1,2 postes.
Etudiants travaillant a la bibliotheque 12 heures par semaine pendant la periode universitaire. (4 personnes).
Ces 13 personnes representent au total 8,3 postes. Le personnel titulaire et stable esten faible proportion (1/3) mais le personnel engage par la societe de service (contrats a duree indeterminee) quoique sur des postes precaires, devrait presenter une plus grande stabilite que du personnel temporaire. Quant aux contractuels et etudiants moniteurs, ils changent regulierement au rythme des contrats.
Le personnel titulaire et une personne dependant de la societe de service possedent une qualification dans le domaine des bibliotheques et/ou de 1'informatique documentaire.
Les autres personnes dependant de la societe de service ont beneficie d'une formation "sur le tas" et acquis une certaine experience dans leur travail mais n'ont pas de formation initiale dans le domaine.
Le personnel temporaire et contractuel provient dliorizons divers et demande a chaque fois a etre forme et encadre.
Eii resurne : 2,6 postes de titulaires 3 postes de permanents
2,7 postes de personnel ternporaire Total: 13 personnes pour d,3 postes.
H-3-Les movens mis en oeuvre :
11 - 3-1 -Classernent et localisation : Se reporter au plan page 8.
Tous les ouvrages (sauf archives) sont en libre acces : repartis dans les differentes salles de lecture selon leur matiere, ils sont classes sur des rayons accessibles directement par le lecteur. Un listing des ouvrages classes par ordre alphabetique des auteurs permet de verifier 1'existence du document cherche et de le situer sur les rayons.
Au premier etage : les livres concernant la biologie, la physique et la chimie sont classes selon la classification decimale Dewey, en salle est.
En ce qui concerne les periodiques, les numeros re<;us pendant l'annee en cours sont regroupes en salle des periodiques, presentes par grandes disciplines puis par ordre alphabetique des titres. Ils sont en acces libre mais exclus du pret.
Les numeros des annees precedentes et les anciennes collections sont classes en magasin par grande discipline puis par ordre alphabetique des titres (mais en tenant compte des filiations). Ils sont en acces libre rnais exclus du pret. Les collections les plus utilisees sont reliees regulierernent.
Les archives se trouvent actuellement dans la salle ouest.. Elles sont composees, pour les periodiques , des nurneros anterieurs a 1950, de numeros isoles ou de collections tres incompletes, de collections peu eonsultees ; et. pour les livres, des fonds "anciens" et de vieux livres peu utilises, d'exemplaires en double mais peu utilises. Ils sont classes par numeros d'inventaire.
Les periodiques non-specialises ne sont pas archives (ils sont gardes pendant un an seulement).
Au quatrierne etage : les livres de mathematiques et d'informatique, sont classes selon les besoins et exigences des professeurs et chercheurs dans ces dornaines, c'est-a-dire par ordre alphabetique d auteurs pour les mathematiques et selon la classification ACIvI arnenagee (Arnerican Computer Machinerie) pour 1'informatique.
Ces classifications heterogenes : classification Dewey pour la physique-chimie et les sciences naturelles, ordre alphabetique d'auteurs pour les mathematiques, classification ACM amenagee pour 1'informatique, pourraient etre un handicap pour la participation a un reseau de catalogage partage.
II-V2-Les catalogues :
La bibliotheque de 11NS ne dispose pas de poste de consultation du catalogue ni d'OPAC (Open Public Access Catalog).
Pour les livres : Les catalogues mis a disposition des lecteurs dans les salles comportent: un catalogue des ouvrages (classes par ordre alphabetique d'auteurs), sous forme d'un listing, pour chaque grande discipline; et les andens fichiers matiere (papier) de Fontenay et Saint-Cloud, non a jour. Les listings comportent pour chaque ouvrage une notice moyenne indiquant la localisation (voir en annexe 5 page 64 ); ils sont remis a jour tous les ans (refonte avec les nouveautes de 1'annee ecoulee). Des listes de nouveautes editees tous les quinze
jours (et refondues entre elles regulierement) completent ces catalogues.
II existe un catalogue general informatise reparti sur plusieurs bases qui ne sont pas consultables par les lecteurs par rnanque de postes disponibles ( et par impossibilite d'extension du reseau):
- la base d'informatique : 1273 notices, (3,2Mo). - la base de physique-chimie : 5750 notices, (7,3Mo). - la base de biologie : 6723 notices, (1 l,2Mo).
- les bases d'agregation de physique et de chimie.
- la base de mathematique fait exception : 6209 notices, (13,lMo). L'interrogation par les usagers est possible dans la bibliotheque de mathematiques, sur un poste prete par le departement de Mathematiques.
Pour les periodiques : les lecteurs disposent d'un catalogue classe par ordre alphabetique des titres, sous forme de listing.
II etait jusqu'a present assez sommaire (Titre, date de debut de la collection, domaine) mais 1'elaboration d'une base complete des collections de periodiques morts et vivants est en passe d'etre achevee, ne necessitant plus que la saisie de quelques donnees. Elle ne sera pas non plus accessible au lecteurs rnais permettra de mettre a leur disposition un listing mentionnant : titre, editeur, n° dTSSN, periodicite, filiation, localisation, classement, etat de la collection (date de debut et eventuellement fin), n° isoles, lacunes, n° archives, presence d'index (Voir en annexe 6 page 65 .)
Sont egalement disponibles a la bibliotheque des catalogues papier ou revues de sommaires en provenance d'autres etablissements :
- Le catalogue des periodiques du club sdentifique Lyon Gerland (ce club regroupe plusieurs entreprises et laboratoires installes dans le quartier). II s'agit d'une liste des periodiques que les membres du club mettent a la disposition des autres partidpants (titre, etablissement, annees possedees). II est mentionne pour chaque etablissement la personne a contacter en cas de besoin.
- Les "Nouvelles" cle DocINSA Lyon qui signale les nouvelles acquisitions de la bibliotheque DocINSA et comporte une revue de sommaires des derniers periodiques re^us.
- Des sommaires des periodiques re$us a la bibliotheque de mathernatiques de Lyon I.
II n'y a pas de postes de eonsultation pour les lecteurs mais les eatalogues informatises utilises aetuellement pour le fonctionnement interne uniquement seraient suseeptibles d'etre ouverts au publie moyennant quelques amenagernents pour les proteger.
II- VVLes serviees rendus aux usaeers :
Horaires d'ouverture : 24h/24h pour les eleves, professeurs, chercheurs ; memes horaires que pour le pret. pour les autres.
Horaires de pret.: 9h- 19h du lundi au vendredi 9h-12h le samedi
Soit 5.3 heures par semaine.
Cette ouverture tres large de la bibliotheque contribue a la qualite de la vie etudiante a 1'ENS Lyon mais des disparitions de livres poussent 1'equipe et ses eollaborateurs a envisager 1'installation d'un systeme antivol et/ou la limitation de l'acces en dehors de la presence du personnel.
Le deeornpte des inscriptions est une fonction non assuree ear peu pratique. J'ai pour rna part eomptabilise le nornbre de persormes qui ernpruntent des livres (nornbre de fiehes dans le fiehier pret), j'en ai denombrees 82 3 (en avril
1992).
Le nombre rnoyen de prets par an s'eleve a : 5411 (voir tableau en annese 7 page 66 ).
Le nornbre moyen de demandes de prets entre bibliotheques est de 652 (voir tableau en annexe 7 page 66 ).
ll-4-L'informatisation:
II-4-l-Ls charnps actuel de rinfofmatisation :
La bibliotheque dispose comme nous 1'avons vu de quatre rnicro-ordinateurs Macintosh monopostes et monotaehes ( 2 SE, 1 SE 30, 1 IICX). Le logieiel utilise est un logiciel "maison" ecrit sous 4 ° Dimension.
Les fonetions informatisees eoncernent essentiellement le travail interne:
- Aequisitions et suivi des livres, - Gestion des aequisitions,
- Abonnements aux periodiques et leur gestion, - Gestion interne du pret entre bibliothequ.es.
1-Acquisition des livres :
Le systerne qui gere les aequisitions de livres est organise comrne suit: une base prineipale et plusieurs bases satellites independantes les unes des
autres. Chaque base correspond soit a une fonction, soit a un catalogue. La base principale et chaque satellite peuvent communiquer. Toutes ces bases ne sont accessibles que via im systeme de rnots de passe hierarehise. Des sauvegardes sont faites sur disquettes tous les jours (ou a l'issue d'une session de travail) et sur bande chaque rnois.
La base principale est une base de donnees relationnelle repartie sur plusieurs rnicro -ordinateurs Macintosh monopostes. Elle perrnet de gerer les acquisitions de la bibliotheque de l'ENS Lyon depuis 1'ouverture. Elle eontient 5172 ouvrages et 1'accroissement annuel moyen est de 1600 ouvrages.
L'ensemble des fonctions est organise dans un menu. L'acces a ces fonetions est differencie par des rnots de passe.
Qrganisation de la Base Principale : Voir page suivante:
Qrganisation de la base principale
Proposition de
ommandes Preparation des
commandes Descnpteurs Traitement des commandes Catalogue definiti! Epuises Inventaire Liaison Base satellite sciences-nat. Base satellite informatique Base satellite mathernatiques Base satellite physique- chimie 16
Catalogue : ce rnodule contient : la description bibliographique definitive de chaque ouvrage (chaque reference est reperee par un numero sequentiel d'enregistrement) ; les donnees propres a chaque exemplaire, inventaire, cote, localisation, "exclu du pret" ou "ernpruntable".
Les notices bibliographiques contenues dans ce fichier peuvent etre transferees dans nlmporte quel autre fichier de la base afin de reduire toute operation de re-saisie.
Cest ce fichier qui est susceptible d'etre ouvert a la consultation.
Liaison : ce module situe dans la base principale permet la communication avec les bases satellites (mathematique, physique-chimie, sciences-naturelles, agregation de physique, agregation de chimie). Toute importation de donnees en provenance d'une ba.se satellite se fait dans Liaison. Ces donnees sont ensuite integrees dans la base. Toute exportation de donnees vers les bases satellites se fait egalement via Liaison.
Commandes : ces modules sont installes dans les d^partements et ont pour objectifs de permettre a chaque laboratoire de saisir ses propositions de commandes et de garder une trace de toute commande anterieure. Ainsi, la secretaire saisit directement les donnees relatives aux propositions de commande dans un fichier de commandes.
Toute commande terminee est exportee sous forme d'un fichier texte vers la base de la bibliotheque (disquette), mais elle est aussi transferee dans un fichier Historique avant d etre effacee du fichier Commande ; le fichier Historique est consultable dans les departements.
Epuises : ce module permet de stocker et de gerer les ouvrages signales epuises chez les editeurs
Inventaire : permet d'assurer en temps reel la tenue du catalogue d'inventaire.
Les bases satellites sont:
- la base d'agregation de physique et la base d'agregation de chimie. Elles contiennent les donnees concernant les ouvrages destines a la preparation du concours et mis a disposition des eleves dans des salles de travail reservees a cet usage.
- Les bases de mathematiques, sciences-naturelles, physique-chimie contiennent les ouvrages en provenance de Saint-Cloud et Fontenay et ceux achetes a Lyon. Elles doivent etre fusionnees avec la base principale.
Deroulement des operations
1-La preparation des commandes de livres :
La bibliotheque re<;oit une disquette eontenant un fieliier tente. Ce fichier teste contient les donnees eoneernant les propositions d'achat des departements. Ce fiehier est charge dans le module de Preparation des commandes.
L'operation "preparation des comrnandes" debute alors. Elle est composee de trois grandes etapes :
-1 Verifications : preexistence ou non de chaque titre dans la base (si la notice figure deja au Catalogue on reeupjerera la notice bibliographique et rindesation).; validite de la reference et corrections necessaires.
-2.Montage etedition de la cornrnande (par fournisseur).
-3-Les references ayant. fait 1'objet d'une eommande sont transferees dans le module de Traitement; les referenees indisponibles chez 1'editeur sont stockees dans un module Epuises.
Le module de Preparation des commandes se compose d'un certain nombre de fonctions (ajout, rnodifications, suppressions, interrogations, editions) fonetionnant autour d'un fiehier nomrne "Preparation". Tous les champs du fichier Preparation sont interrogeables. Toute liste utile peut etre eonstibj.ee et triee selon n'importe quel eritere. Ainsi, on passe d'une liste de references bibliographiques pour un secteur (ce qui eorrespond au rnode de fonctionnernent de 1'ecole et au futur traitement des commandes a la bibliotiieque ) a une liste de documents classes par fournisseur et eomportant des donnees necessaires a la gestion ( ce qui correspond au suivi des commandes ).
2-Le suivi de la commande :
Les renseignernents qui s'ajoutent au fur et a rnesure du suivi de la cornrnande sont saisis d'une pait, et d'autre part reportes sur un listing correspondant au document d'origine : la eornmande d'un seeteur donne (correction des references, estimation du cout., et. pour chaque titre numero de commande qui correspond a un fournisseur et numero d'achat).
Les reponses des fournisseurs et les reciarnations sont egalernent reportees sur un double du bon de eornrnande.
Ces operations manuelles ne sont pas redondantes ou inutiles par rapport au fichier informatique : les listings permettent de faire faire les verifications par plusieurs personnes (ce qui permet de palier au fonctionnement monoposte et monotache du materiel), d'avoir en permanence un support lisible (surlignage, not.es...), global et manipulable, correspondant au fonctionnement
interne par secteur lorsque 1'on est passe dans la base a une organmtion destinee plutot a la gestion des commandes aupres des fournisseurs. On peut ainsi suivre les commandes sur les deux plans sans avoir a manipuler sans cesse les fichiers.
Les cornmandes de livres representent le travail d'une personne a temps plein plus 1'intervention des correspondants bibliotheque qui elaborent les commandes, des eleves moniteurs qui participent a la verification manuelle des donnees d'un agent administratif pour le suivi des factures et du conservateur pour la supervision de la gestion.
Elles s'effectuent tout au long de l'annee avec des temps forts a la rentree scolaire et lorsque les credits sont debloques.
VLe traiternent des comrnandes et des ouvrages:
Les operations relatives aux traitements des ouvrages sont organisees au sein du rnodule Traitement. des commandes. Les differentes fonctions de ce module (saisie, modifications, suppressions, editions) sont organisees autour d'un fichier nomme "Traitement" Tous les champs sont accessibles en interrogation multicritere.
Ces traitements se divisent en trois etapes principales qui suivent la reception des livres (verifications par rapport au bon de commande, et a la facture ou bon de livraison):
- La verification, livre en rnain, des donnees saisies lors de la commande et leur correction eventuelle.
- Le suivi de chaque exemplaire :
-La saisie de donnees complementaires et 1'attribution d'un numero d'inventaire. Cette derniere operation provoque la mise a jour automatique du catalogue dlnventaire.
-Le catalogage.
-L'indexation : la saisie d'un descripteur est controlee ; s'il n'existe pas dans le fichier Descripteurs, un message demande a 1'utilisateur de confirrner le descripteur saisi.
- La mise a jour du Catalogue definitif (ouvrages arrives et traites) est faite regulierement toutes les semaines. Ce traitement consiste a charger dans le "Catalogue" les notices des ouvrages recemment traites
-Toute reference se revelant indisponible chez 1'editeur est transferee dans le module Epuises.
La personne qui s'en occupe y consacre en moyenne la moitie d'un temps complet. Cette operation demande 1'intervention des correspondants bibliotheque pour 1'indexation.
La quantite de iivres traitis est la mSme que pour les achats plus quelques dons et echanges.
Ce travail s'effectue de fa$on irreguliere en fonction des receptions mais les nouveautes sont traitees tous les quinze jours (les notices versees dans le catalogue definitif, les livres mis en rayon et les listes de nouveautes mises a disposition des lecteurs).
Les delais de traitement sont tres variables : si aucun retard n'est pris a 1'indesation, les livres peuvent etre traites, equipes et mis en rayon, au minimum en deux jours et au maximum en quinze jours.
La plupart des ouvrages sont indexes avec les correspondants bibliotheque qui ne sont pas sur place et, bien que prevenus a chaque reception de commande ils peuvent laisser les livres en attente dlndexation de quelques heures seulement a plusieurs mois.
2-Le systeme de gestion des periodiques :
C'est une base independante, dont les objectifs sont : gerer les abonnements de l'ENS Lyon (273 en 1992 ce qui represente un budget de 500000 francs environ); gerer le catalogue des periodiques.
Structure de la base :
Abonnements
Factures
Commandes
Collections
Departements
Titres
Le catalogue Titres contient le descriptif de chacun des titres de collection; la filiation entre titres quand 11 a ete modifie ; la section de rangement en magasin.
Le catalogue Collections contient le detail pour chaque collection (il peut exister plusieurs collections pour un meme titre): debut et fin de collection ; signalement des lacunes; depots eventuels en archives ou dans les laboratoires.
Le catalogue Abonnements : un abonnement exisfce a partir de la date ou un bon de commande, pour une collection donnee, est ernis. Le lien se fait par le numero d'enregistrement de la collection.
Un enregistrement dans Abonnement contient la reference du bon de commande, le fournisseur, le compte dimputation des factures. On y enregistre toutes les factures qui concernent un abonnement donne.
Le fichier Commandes comporte tous les bons de commandes lies aux abonnements.
Les fonctions assurees par cette base sont: -Llnventaire des collections de periodiques.
-La gestion des abonnements : ce travail se repartit en deux temps forts, la periode des abonnements ou de leur reconduction, au mois d'octobre, qui demande plusieurs jours de travail intensif, et la periode des facturations, en fin d'annee.
- L'edition de divers catalogues.
Le bulletinage et la gestion des reclamations, prevus dans la structure, ne sont pas encore developpes et seront par consequent traites dans le chapitre suivant (fonctions non inforrnatisees).
3-Gestion interne du pret entre bibliotheques : Organisation du systeme de gestion du pret entre bibliotheques : Voir shema page suivante :
Bibliographie
Lecteurs
Organisme
Ce rnodule a pour objeetifs de :
- gerer les demandes de documents emanant des eleves, enseignants, chereheurs de 11NS Lyon,
- redistribuer dans ehaque laboratoire les eouts des doeuments demandes. - fournir aux utilisateurs des listes des documents qu'ils ont demandes.
II est compose de quatre fichiers :
- Demande comporte les references demandees et leurs caracteristiques. II est lie a Organisme par le numero de code du Catalogue Colleetif National (CCN), et a Lecteurs par le nom du lecteur qui a fait la demande.
- Organisme est un fichier des differents organismes participant au CCN (et qui ont deja ete sollicites) avec leurs coordonnees , en particulier le numero de code du CCN.
- Lecteur est un fichier des demandeurs.
- Bibliographie est un fichier ou sont enregistrees les references demandees par chaque lecteur. II permet d'editer des listes et les personnes qui souhaitent utiliser les referenees pour constituer une bibliographie peuvent recuperer les notices sur une disquette dans un format utilisable sous WORD.
Apres que les utilisateurs ont rempli un bordereau prevu a cet effet, il faut:
- Verifier les references et sassurer que le livre nest pas a la bibliotheque - Enregistrer les donnees dans Demande
- Localiser le document a 1'aide de differents outils
La demande est envoyee a 1'organisme fournisseur par courrier.
- A la reception du document ou d'une reponse du fournisseur on enregistre les differents elements de la reference (titre complet, auteurs, titre de la source, pages.J.
- Le cout du document est calcule par la machine en fonction du tarif applique par 1'organisme. II est possible d'editer regulierement un etat cumulatif des depenses pour une periode donnee. Chaque laboratoire peut demander a recevoir le detail de ses depenses.
On enregistre en moyenne 652 demandes par an (voir annexe 7 page 6 6 )
Le principal inconvenient du systeme actuel reside dans les delais d'obtention des documents, les echanges se faisant essentiellement par courrier.
Cette fonction isolee des autres, en particulier de la base des periodiques, oblige a changer de base si l'on veut faire des verifications.
Les fonctions informatisees sont: les commandes de livres,
le traitementdes livres qui alimente un catalogue informatise non accessible aux lecteurs,
Les abonnements et la gestion des periodiques, La gestion interne du pret entre bibliotheques.
11-4-2-Les fonctions non informatisees : - Le pret est entierement manuel.
- Le bulletinage et le suivi des reclamations egalement rnais leur automatisation a ete prevue dans le systeme actuel et permettrait d'alimenter directement le catalogue des periodiques.
- En ce qui concerne le catalogue, il n'y a pas de postes de consultation (la base est actuellement morcelee et disponible uniquement sur des postes internes au service).
Ces fonctions n'ont jamais ete automatisees pour plusieurs raisons : - l'attente d'une decision definitive en ce qui concerne le mode dlnformatisation global de la bibliotheque.
- les capacites reduites du materiel disponible actuellement.
Le conservateur ne souhaite pas continuer a investir dans du materiel Apple qui ne sera peut-etre pas reutilisable dans un nouveau systeme.
- Le faitqu'une seule personne (a temps partiel depuis septembre 1991) s'occupe du developpernent et de la gestion de la. base : ne disposant pas d'asses de temps pour tout faire, la priorite a ete donnee au developpement des fonctions jugees les plus urgentes (inventaire du fonds, gestion des commandes...).
- Aucun systerne de recuperation de notices n'est utilise actuellement. - La bibliotheque ne dispose d'aucun poste de recherche bibliographique specifique, ni en ligne ni sur CD-ROM.
1-Le pret:
II s'effectu.e de fa<;on traditionnelle a l'aide d'un fichier des ernprunteurs : a chaque emprunteur correspond une fiche sur laquelle on reporte les references des documents empruntes. Ces fiches sont classees par ordre alphabetique. Les retours sont enregistres en reportant simplement sur la fiche la date de restitution du document.
Chaque livre contient un fantdme qui est ote du livre lors du pret, sur lequel on inscrit le nom de 1'emprunteur et la date de sortie du livre et qui est mis en rayon a la place du livre jusqu'au retour de ce dernier. A ce moment, on inscrit sur le fantorne la date de retour et il est replace dans le livre.
Ce systeme necessite plusieurs manipulations qui prennent du temps mais je n'ai jamais vu plus d'une ou deux personnes attendre a la banque de pret. L'inconvenient des fantdmes est qu'ils sont parfois deplaces ou perdus et ne permettent plus alors de connaitre 1'emprunteur et la date demprunt.
II n'etait pas possible d'integrer cette fonction dans le systeme tant que tous les ouvrages n'etaient pas traites. La totalite des bases etant depuis quelques mois a jour donc integrables dans la base principale, il serait aujourdTiui possible de le faire.
2-Les rappeis en cas de retard :
Une relance est adressee regulierement aux lecteurs n'ayant pas rendu leurs livres en temps voulu . Cela necessite de passer en revue tout le fichier des prets et de remplir pour chaque retardataire un formulaire de rappel. Ces lettres sont envoyees a ladresse indiquee sur la fiche de pret.
3-Les reservations :
L'organisation actuelle ne permet pas de gerer les reservations.
4-Le suivi des periodiques :
Le bulletinage : II se fait a 1'aide d'un "Cardex "ou sont pointes les periodiques re<;us.
Son automatisation a ete prevue dans le systeme mais n'a pas ete mise en place jusqu'a present (elle permettrait d'enregistrer directement des donnees qui alimentent les differentes rubriques du nouveau catalogue).
Les reclamations sont faites a partir du signalement des numeros manquants dans le "Cardex". Les reclamations a faire sont regroupees par fournisseurs. Un courrier (dont on garde un double dans un dossier "Reclamations") leur est envoye. Si l'on re-;oit les numeros manquant., la reclsmation est classee dans un dossier "Reclamations resolus" et le numero est enregistre dans le "Cardex"; sinon, la reclamation est classee fans un dossier "Reponses negatives" et sera reexaminee.
La reliure : Une fois par an les titres de 1'annee ecoulee passent de la salle des periodiques au magasin ou ils sont ranges non plus seulement par matiere et par ordre alphabetique mais aussi en fonction des filiations.
Les collections peu consultees sont classees en archives.
Toutes les six semaines cent cinquante a deux cents numeros sont prepares pour la reliure. Cela consiste a faire 1'inventaire de la collection, etablir une liste des numeros a relier, choisir la reliure, reperer et signaler les index et les supplements pour qu'ils soient signales sur la tranche, signaler en rayon en magasin que les titres sont partis a la reliure.
Les donnees contenus dans le nouveau catalogue des periodiques sont tres utiles pour cette partie du travail.
3-Le pret entre bibliotheques :
Le module developpe a la bibliotheque sert uniquement a la gestion interne du pret entre bibliotheques. Les requetes aupres des participants au CCN (Catalogue Collectif National) ne sont pas informatisees.
L'acces automatise au pret entre bibliotheques necessiterait Vacquisition d'un poste dedie.
Fonctions non assurees:
Acces au catalogue par les lecteurs Recuperation de notices
Recherches bibliographiques sur postes dedies (CD-ROM ou en ligne) Fonctions assurees mais non automatisees :
Le pret (et les rappels en cas de retard) Le bulletinage
Le suivi des periodiques P.EB.
11 - 4 - ^ -Evolutions en cours au rnornent du stage :
J'ai assiste au cours de mon stage a la mise en reseau de 3 postes de la bibliotheque, ce qui permet de communiquer des donnees d'un post.e a 1'autre et de partager une imprimante.
II existe dans 1'ecole un equipement en reseau rnais, au depart, la bibliotheque a ete reliee au reseau administratif et non pas au reseau des laboratoires. Le petit reseau de la bibliotheque qui vient d'etre cree est donc independant du reseau des departements de recherche et d'enseignement. Cependant, des amenagements sont en cours pour ameliorer la situation.
La bibliotheque de 1'ENS Lyon participe au projet de catalogue collectif entre les differentes bibliotheques scientifiques lyonnaises et cette participation necessitera pour l ecole 1'installation d'une infrastructure plus sophistiquee que 1'actuelle.
En attendant, une solution intermediaire est en cours : il s'agit de developpements ouverts, reexploitables dans le cadre d'un systeme plus sophistique et demandant un investissement minime.
Le reseau des departements est actuellement surcharge et y rattacher le reseau bibliotheque pour la consultation du catalogue a partir de differents points de 1'ecole entrainerait un taux de charge trop lourd au niveau des equipements de service.
Pour 1'instant on se contente de refaire le reseau Macintosh de la bibliotheque de maniere
- que tous les postes soient relies,
- a creer de nouvelles connexions qui permettront de deplacer les postes dans differents lieux de la bibliotheque tout en restant reli4 au reseau,
- a relier la bibliotheque aux principaux reseaux de 1'ecole pour 1'acces a la messagerie electronique.
Un reseau interne a la bibliotheque est en cours de developpement. Le rattachement de la bibliotheque au reseau des departements, dans un but de consultation du catalogue, n'est pas possible dans l'etat actuel du reseau.
Le departement d'informatique de 1'ecole dispose du systeme WAIS (Wide Area Information Server) qui permet d'acceder a des bases de donnees textuelles par 1'intermediaire d'une interface conviviale et sur un large reseau. A titre de test la base principale de la bibliotheque a ete transferee sur un poste equipe de ce logiciel, utilise comme serveur. II est donc possible d'interroger le catalogue de la"bibliotheque( avec des notices simplifiees) a partir de n'importe quel poste (Macintosh ou station SUN) qui a un logiciel client WAIS et connecte au reseau. Le systeme permet de faire des recherches non booleennes et peut
permettre de retrouver une reference meme a partir d'une information
approximative (un seul auteur, un mot du titre, un mot-cle...). Le systeme compare les donnees de recherche aux donnees enregistrees en memoire et propose
plusieurs reponses assorties d'un score (un "poids" est attribue a chaque reponse en fonction de sa pertinence).
Ce test a ete annonce dans la Lettre d'Information du centre de Ressources Informatiques de 1"ENS Lyon et au sein des departements de mathematiques et informatique.
Pour 1'instant les recherches sur la base sont enregistrees et seront examinees dans le but de savoir si ce systeme d'interrogation du catalogue pourrait etre developpe a 1'ecole. Les utilisateurs sont invites a apporter des commentaires via la messagerie electronique.
11-5- Analvse de l'existant et suqaestions :
II-S- 1-Qfganisation du tfavail: D'un point de vue materiel :
La dispersion des locaux exige un personnel nombreux (pour le rangement, la surveillance, les renseignements). La quantite de personnel et 1'organisation actuelle du travail ne permettent pas aux utilisateurs de beneficier
de conseil ou de renseignement en tous lieux de la bibliotheque.
Une presence est assuree en permanence a 1'accueil ou a la banque de pret et en salle de mathematiques-informatique et, si le magasin et la salle des periodiques restent relativement proches de ce lieu d'accueil, la salle est est isolee et en cas de probleme, les lecteurs ne trouvent personne a proximite sauf au moment ou quelqu'un range les livres (le personnel travaillant dans ce secteur se trouve dans des bureaux).
II aurait fallu envisager les problemes poses par la dispersion des locaux au moment de la construction du batiment ou de la repartition des locaux entre les differents services. Cependant, on envisage actuellement des modifications (les archives devraient etre transferees dans une autre salle de fagon a liberer la salle de lecture ouest, le magasin actuel atteindra bientot sa capacite maximale) et il parait important de profiter de ce changement pour revoir 1'organisation des lieux et la repartition des postes de travail dans les differents espaces.
Pour ce qui est des fonctions non informatisees quelques ameliorations simples ne necessitant pas d'investissements irnportants pourraient etre mises en place rapidement: - automatisation du bulletinage (dont le module est pret),
- Acquisition d'un streamer afin d'eviter la perte de temps quotidienne pour les operations de sauvegarde.
D'un point de vue fonctionnel et organisationnel :
Le deroulement de chaque tache semble bien "rode" a quelques details pres:
- Le mode d'inscription rfest pas pratique et ne permet guere d'evaluations (voir annexe 8 page 671 Simplifier le systeme pour n'avoir a manipuler qu'une seule liste des differentes personnes reconnues par l'ecole et harmoniser les pratiques de chacun rendrait cette etape plus commode donc plus agreable pour le personnel comme pour les utilisateurs et permettrait de tenir simplement une comptabilite des personnes inscrites.
Les services administrattfs de 1'ecole travaillent sur du materiel Apple. II pourrait etre interessant, par exemple, de recuperer dans les fichiers des services administratifs, certaines donnees concernant les personnes qui souhaitent s'inscrire. Ce fichier des lecteurs pourrait etre mis a jour regulierement via le reseau ou une disquette.
- La preparation et le traitement des commandes presentent une bonne coordination et les resultats sont satisfaisants. Les seuls points faibles sont: - L'irregularite des demandes de commandes qui ne perrnet pas d'organiser la preparation, la reception, et le traitement des commandes de fa<?on tres rigoureuse.
- L'accumulation des livres en attente d'indexation dans certains domaines.
Ces deux points sensibles ont une consequence commune : generer du retard entre le moment ou une demande de commande est faite et celui ou le lecteur trouve le livre en rayon; et une origine commune : ce sont deux phases du travail qui se font en collaboration avec les correspondants bibliotheque. Peut-etre faudrait-il donc revoir le mode de collaboration avec certains afin de privilegier un travail regulier plutot qu'au coup par coup.
En ce qui concerne 1'organisation generale du travail, mon etude m'a permis de faire les constatations suivantes :
- Les differentes taches sont tres cloisonnees : chaque "module" fonctionne de fa$on autonome rnais 1'ensemble ne parait pas toujours bien articule. Ainsi, seuls les postes de preparation et traitement des commandes et ceux des commandes et suivi des periodiques fonctionnent en concertation, dans une reelle coherence.
Ce rnanque de vision globale ou de dynamique d'ensemble engendre des consequences plus ou moins importantes (saisie rnal faite lorsque les fonds recuperes ont ete traites, inventaire de donnees non reutilisables dans les archives...) et peut donner a chacun une vision un peu reductrice de son travail.
Le tableau de la repartition des taches (annexe 9 page 69 )jnet en evidence un certain nombre de desequilibres:
- C'est surtout le personnel temporaire et non qualifie qui est en contact avec le public (accueil, renseignements, pret).
- Le personnel "stable"qui connait le mieux le fonds de la bibliotheque et son fonctionnement traite essentiellement du travail interne.
- En plus de son role d» direction et de supsrvision, 1» conservateur est souvent sollicite et interrompu dans son travail par une multitude de petites taches qui pourraient etre deleguees a d'autres personnes.
II semblerait que ces particularites soient en partie les consequences du fonctionnement passe ou le personnel etait en nombre extremement reduit et en majorite temporaire. Le but essentiel etait alors que chacun comprenne la nature de la tache qui lui etait confiee de fa^on a etre efficace le plus rapidement possible sans avoir a se soucier du fonctionnement general. Seul deux ou trois titulaires connaissaient bien la bibliotheque et son organisation generale et elles etaient les seules personnes capables de renseigner exactement les utilisateurs, de travailler en collaboration avec les equipes d'enseignants et de chercheurs et de participer a des projets depassant le cadre de l'ecole.
Or, il y a depuis environ quinze mois, une equipe stable et plus nombreuse qui devrait permettre, merne si des changements ont deja ete enregistres, d'aller encore plus loin et de revoir 1'organisation du travail et de la repartition des taches de maniere a reequilibrer les responsabilites en fonction des competences de chacun.
Par exemple : chaque personne faisant partie du personnel stable pourrait suivre plus particulierement un secteur de la bibliotheque pour lequel il deviendrait la personne "ressource" pour les utilisateurs et les correspondants (suivi des
commandes, contacts plus serres avec les correspondants bibliotheque, presence active aupres des utilisateurs).
II rne paraitrait egalement utile de redefinir la politique generale de fonctionnement et surtout de faire en sorte qu'elle soit connue de tous.
II-5-2- Critique de la base :
A l'image du fonctionnement interne, les differents modules sont cloisonnes : les achats de livres, la gestion des achats de livres, les abonnements et leur gestion, la gestion interne du pret entre bibliotheques.
Le developpement de liaisons entre la base des periodiques et celle du pret entre bibliotheques ou avec le bulletinage s'il etait automatise rapidement seraient tres profitables.
Le suivi des factures est integre pour les periodiques mais pas pour les livres. Les donnees concernant la gestion des livres sont ressaisies afin d'etre traitees par un logiciel de gestion independant, lui aussi "maison" mais developpe par une autre personne.
Je n'ai pas vu fonctionner le module de gestion des achats de livres car la personne qui s'en oecupait, en "eontrat-emploi-solidarite" (CES), est partie au eours de mon stage et n'a pas ete remplacee immediatement. Le travail reste done plus ou moins en suspens pendant ces periodes la. Cela eonfirme 1'utilite d'un logiciel de gestion integre.
Le reglement des factures est assure par le service de gestion de 1'ecole. La bibliotheque doit simplement comptabiliser l'argent attribue par les departements et leurs depenses, de fagon a ne pas depasser les budgets alloues et a pouvoir communiquer la situation de chaque departement a tout rnoment.
Le systeme actuel presente les inconvenients de tout systeme "maison" developpe par une seule personne qui est la seule a en connaitre toutes les subtilites. En cas de depart de cette personne, serait-il possible de reeuperer et de poursuivre son travail, meme pour une personne ayant les memes qualifications ?
HI-ENQUETE AUPRES DES UTILISATEURS :
Cette partie est consacree a 1'analyse de deux enquetes : Vinterview aupres des utilisateurs rencontres a la bibliotheque et une enquete aupres des collaborateurs que sont les correspondants bibliotheque de chaque departements.
111-1 -Interyiew aupres des utilisateurs :
A la suite de cette periode d'observation et en fonction des remarques que j'avais pu faire, je desirais connaitre aussi Vavis des utilisateurs.
]'ai choisi de limiter le champ de mon enquete a trois points interessants pour 1'etude prealable que j'etais en train d'effectuer et de fa<?on a connaitre les souliaits des utilisateurs dans la perspective d'un developpement du systeme informatique. J'ai donc elimine toute question sur la quantite ou la nature du fonds, la qualite de la signalisation...
Mes objectifs etaient les suivants : dans un premier temps, savoir si les utilisateurs de la bibliotheque en connaissent bien les ressources. Dans un deuxieme temps, savoir comment ils utilisent la bibliotheque et s'ils en sont satisfaits (je pensais en particulier au catalogue accessible par auteur uniquement, aux recherches bibliographiques...). Enfin, je voulais savoir quels sont pour eux les points a ameliorer ou a developper.
Apres avoir defini mes objectifs, j'ai formule un certain nombre de questions que j'ai commence par soumettre au conservateur et au. personnel. A la suite des remarques qu ils ont pu rne faire, j'ai elabore un premier questionnaire que j'ai teste sur une dizaine d'utilisateurs, ce qui m'a permis de corriger plusieurs questions. Apres correction etmise en page, j'ai interviewver quarante personnes sur une periode de presque trois semaines.
Je pensais au depart interroger aussi des non-utilisateurs afin de connaitre leurs raisons de ne pas frequenter la bibliotheque mais je me suis vite rendu-compte qu'il me demanderait trop de temps de reperer ces personnes. J'ai donc realise mon interview dans les differents lieux de la bibliotheque ou en prenant rendez-vous par telephone.
Je ne proposais pas a priori de reponses types aux questions posees afin d'intervenir le moins possible sur les reponses. Les cadres de reponses que l'on peut voir dans le questionnaire etaient plutot destines a preparer le depouillement et toute reponse hors cadre etait notee. II m'est arrive cependant de developper la question ou de donner quelques elements de reponses dans le cas ou la personne interviewee ne parvenait pas a repondre spontanement (sauf pour la quatirieme partie).
On peut voir un exemplaire du questionnaire en annexe 10 page 70. La premiere partie de 1'interview etait destinee a dbler l'echantillon de persormes interrogees (40) et a connaitre leurs pratiques en matiere de recherche bibliographique.
I-1 Quel est votre statut a rinterieur de 1"EHS Lyon? Depuis combien de temps etes-vous a l'ENS Lyon?
Normalien 1° annee Normalien 2° annee
Normalien 3° annee (preparation agregation)
Magisterien 1° annee Magisterien 2° annee
Auditeur preparant l'agregation DEA
Chercheur(depuis 2 ans)
Chercheur (depuis 3 ans)
Enseignant (depuis 1 an)
Enseignant (depuis 3 ans)
Enseignant (depuis 4 ans)
Enseignant-chercheur (depuis 3 ans) Enseignant-chercheur (depuis 4 ans) Enseignant-chercheur (depuis 5 ans)
Enseignant-universitaire (depuis 3 ans) Enseignant-universitaire (depuis 4 ans)
Enseignant-thesard (depuis 1 an) Thesard (depuis 1 an)
Exterieurs a 1'ecole 5 4 3 l 1 4 1
•
1 1 2 1 2 2 2 1 19 eleves 2 chercheurs 13enseignants chercheurs 4 thesards 3 exterieurs- 19 sur 40 sont des eleves (47,5%) - 19 sont des chercheurs (47,5%)
- 13 sontdes enseignants ou enseignants-chercheurs ou thesards et enseignants vacataires (32,5&).
- 2 sont uniquement chercheurs (5%)
- 3 preparent une these (7,5.1) - 3 sont exterieurs a 1'ecole (7,5&)
Dans cet echantillon le nombre cTenseignants est sans doute un peu trop important par rapport a la proportion qu'ils representent a 1'ecole.
1-2 Etes-vous utilisateur de la bibliotheque?
- oui: 40
- Inscrit: - oui 35 - non 5
Avez-vous deja emprunte un livre ?
- oui: 35 - non: 5
Toutes les personnes interrogees sont utilisatrices de la bibliotheque, j'en ai e2qx>se les raisons plus haut.La plupart empruntent des livres.
1-3 Dans quelle discipline travaillez-vous?
pihysique 15 biologie 12 chimie 11 mathematiques c: informatique geologie 2
Les departements les plus representes dans 1'echantillon interroge sont : la physique (37$), la biologie (30%) et la chimie (27%). Sachant que chimistes et physiciens appartiennent. au meme departement, leur proportion dans 1'echantillon est un peu disproportionnee. Les chiffres pour le departement mathematique-informatique est faible mais se justifie par un comportement different (plus d emprunts et moins de travail sur place numeros recents des revues dlnformatique consultables dans le departement).
