Étude pour la gestion d'un espace documentaire

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Étude pour la gestion d’un espace documentaire

Brigitte Denimal

To cite this version:

Brigitte Denimal. Étude pour la gestion d’un espace documentaire. Sciences de l’information et de la communication. 2000. �dumas-01586737�

Brigitte DENIMAL

Maîtrise SID 1999/2000

RAPPORT DE STAGE

ETUDE POUR LA GESTION

D'UN ESPACE DOCUMENTAIRE

AU

Maîtres de _{stages :}

Dominique COTTE

Alain CUVELIER

Université Lille III. UFR IDIST Medef Nord Pas deCalais

REMERCIEMENTS

J'ai bénéficié de la transmission de savoirs toutaulong de l'année.

Puis _{l'équipe du MEDEF Nord-Pas de Calais m'a accueillie et initiée au monde de la} formation etaaccepté de_{me fairepartagerson expérienceen} matière documentaire. Cela m'a

orientéeetadonné de la consistance àces savoirs.

SOMMAIRE Remerciements 2 INTRODUCTION 5 I LE CONTEXTE 6 1. LE MEDEF 6 1.1. Présentation 6 1.2. Le GPA Formation 8 2. LE STAGE 9

2.1. Présentation et_{objectif de la mission 9}

2.2. _{Problématique 10}

II L'ETAT DES LIEUX 12

1. LE FONDS DOCUMENTAIRE 12

1.1. Medef Nord Pas de Calais 14

1.2. Medef National 17

2. LES ACTEURS 18

2.1. Besoins 18

2.2. Attentes 20

3. LES STRUCTURES REFERENCES 22

3.1. Visites 22

3.2. Visites virtuelleset_{téléphoniques 23}

III L'ESPACE DOCUMENTAIRE 25

1. LA GESTION DU FONDS DOCUMENTAIRE 26

1.1. _{Langage documentaire 26}

1.2. Outil_{informatique 29}

2. LEFONDS DOCUMENTAIRE 35

2.1. Gestion_{classique 35}

2.2. Gestion_{Electronique des Documents 36}

3. LA _{PROBLEMATIQUE 38} 3.1. Mode_{opératoire 40} 3.2. Modalités de fonctionnement 41 CONCLUSION 42 BIBLIOGRAPHIE 43 ANNEXES 44 Sigles etabréviations 90

INTRODUCTION

«Que _medemande-t-on_aujuste? Si je_penseavant de classer? Si je classe_avantde penser?

Comment_{je classece quejepense ? Comment jepensequand jeveuxclasser ?»}

Georges Perec

La _{qualité première de l'information en entreprise est d'être à la fois rapidement et} aisément accessible. Il _{importe donc d'organiser et gérer cette information, seul bien qui}

s'accroît en se_{partageant, pourqu'elle soitdisponibleetexploitable le momentvenu.}

J'ai choisi d'effectuer mon _{stage en entreprise plutôt qu'en centre spécifique de}

documentation,bibliothèqueparexemple, souhaitant allier des notions nouvellement acquises

enSciences del'Informationetde la Documentation àmon _{expérience del'entreprise.}

Cette démarche m'a _{permis en outre d'affiner mes connaissances sur les systèmes} documentaires.

J'ai _{voulu que mon rapport de stage reflète les séquences d'avancement} - qu'il mette en évidence l'enchaînement des _{questions-réponses, la façon dont évolue la manière de se}

poser la question au fur et à mesure que l'on entrevoit des solutions ou des problèmes

connexes; évolution _{par ailleurs fortement liée à la problématique ; nécessité d'une fonction}

documentalisteou_{pas ?}

Méthodologie

Une _{première analyse a été réalisée sur la base des documents existants intra muros} parla méthode du simple recensement manuel. Je l'ai complétée utilement par une démarche

en interne _{auprès des acteurs et une démarche en externe vers des organismes références, ce}

qui m'a permis derecenser les besoins et les organisations actuelles. Concomitamment jeme suis _{penchée sur l'outil documentaire. L'ensemble du travail m'a permis de m'orienter vers}

I LE CONTEXTE

«_Ranger,c'est éclairer_notrepensée_et gérer_nos étatsd'âme_»

Béatrice Vacher

1. LE MEDEF

1 1 Présentation

Le Mouvement des _{Entreprises de France, MEDEF, a été créé le 27 octobre 1998 à}

Strasbourg. Il asuccédé au Conseil National du PatronatFrançais, CNPF, qui avait vule jour

le 12_{juin 1946 ( ANNEXE 1 ,page45 -Historiquedupatronat français).}

Le MEDEF _{représente plus d'un million d'entreprises de toutes tailles et de tous}

secteurs d'activité _{(industrie, commerce etservices ).}

85 fédérations_{professionnelles regroupent600 syndicats professionnels auxquels} adhérent les _{entreprisesd'un même secteurd'activité,}

165 MEDEF territoriaux _{regroupent les entreprises aux niveaux local, départemental}

et_régional.

Le MEDEF c'est aussi : 7000 _{entrepreneurs qui travaillent au sein des Groupes de}

Propositionset d'Action, GPA, etgroupesde travail,

10000_{responsablespatronaux}

35000 mandataires _patronaux.

Association de la loi de _{1901, le} MEDEF ala _{responsabilité de conduire toutesétudes} et actions en faveur du bien commun des _entreprises - à l'exception des questions liées à

l'exercice d'une _{profession qui relèvent de la responsabilité de la, ou des, organisations}

professionnelles concernées. Il està noterque pour sa2ème université d'été, fin août 2000, le

MEDEF s'est consacré _{plus particulièrement à un sujet d'actualité brûlante, les Nouvelles}

Le MEDEF étend son action à _{l'étranger. L'Europe fait partie de ses enjeux majeurs : une}

maison des_{entreprises aété installéeen 1991 à Bruxelles ; de plus, le MEDEF estmembre de} l'UNICE _{( organisation des employeurs européens ), tandis qu'il s'emploie à défendre et à}

promouvoir les entreprises françaises àtraversle monde.

Par_{ailleurs, MEDEF International} a été créé en 1990pourdévelopper les relations bilatérales

entre _{entreprisesfrançaisesetétrangères.}

Le MEDEF Nord-Pas de Calais est l'une des _{composantes régionales du MEDEF. Il}

participe à l'élaboration de la stratégie collective des entrepreneurs :

auniveaunational ausein du MEDEF: les _{représentants}du MEDEF Nord

Pasde Calais _{siègent à l'Assemblée générale, à l'Assembléepermanente, auConseil exécutif}

auniveau_{européenau sein del'UNICE}

Le MEDEFNord Pas de Calais _{gèreetanime 1000 mandats patronaux.}

A _Lille, au96, rueNationale, travaillent9personnes.

Le MEDEFNord -Pas de Calaiseststructuré selon _{l'organigrammesuivant :}

Henri FELTZ Madeleine BAILLET.... François POUILLE Dominique NEYRINCK Patrick BRUNIER Alain CUVELIER Alexis DALLE Isabelle BEURAERT.... EvelineOFFE

La _{stratégie du MEDEF Nord-Pas de Calais s'élabore dans des groupes de réflexion et de} travail consacrés par exemple aux thèmes suivants : aménagement du territoire, économie et

développement régional, environnement physique (air, déchets, eau, paysages, sol), Europe,

formation, recherche-développement, social-emploi. ....Président

Assistante du Président Directeur

....Communication du Président

....Coordonnateur Régional de la Formation professionnelle

Assistant Formation

Comptabilité

1.2 Le GPA Formation

Les travauxdu MEDEF National sont_{organisés autour de 10 Groupes de Propositions}

et_{d'Action, GPA.}

Le GPA Formation National est _{présidé par Bruno Lacroix et œuvre pour l'éducation} et la formation _{adaptées à l'emploi dans les entreprises ( ANNEXE 2} , page 53 - M de

CONDORCET / la formation _{professionnelle continue ).}

Les dossiers d'actualité sont notamment de 2 _{ordres, l'emploi des jeunes et la gestion des}

compétences professionnelles.

1) Les chefsd'entreprise s'engagent dans des opérationspourl'emploi de jeunes, opérations visant le _{public des 16/25 ans, connaissant des difficultés à s'insérer dans la vie}

professionnelle, les jeunes en voie de qualification et les étudiants. Il s'agit de promouvoir

auprès des jeunes etdes entreprises lescontrats : - d'orientation

: lere _{étape du parcours professionnel d'un jeune sans}

qualification, quirecherche uneorientation

-d'apprentissage : permettant aujeune de suivre une formation diplômante

tout en _{exerçant son futur métier en entreprise. Plusieurs contrats}

d'apprentissage peuvent se succéder, visant un diplôme d'enseignement

supérieur

-de _{qualification, permettant au jeune ( et à l'adulte de 26 ans et plus, au}

chômage depuis 12 moisou plus ), de suivre uneformation qualifiante tout

en_{exerçantson futurmétieren entreprise}

-d'adaptation, permettant au jeune de bénéficier d'un complément de formation_{professionnelle etd'unepériode d'adaptation professionnelle} ainsi que

- les Unité

d'Expérience Professionnelle, UEP, donnant la possibilité à

l'étudiant _{d'acquérir, pendant son cursus universitaire, une première}

2) Quant à la mise en œuvre de la gestion des compétences, les travaux du MEDEF approfondissent la réflexion autourd'études thématiques telles que :

la_{compétence professionnelle, enjeu stratégique}

-les _{pratiques internationalesen matière de compétences} les conditions de miseen œuvrede la démarche _Compétences

identifieretdécrire les_{compétences professionnelles}

acquériretdéveloppersescompétences professionnelles

-évaluer, valideretcertifier lescompétences professionnelles

les effets de la_{logique compétences professionnelles surl'acte de former} les effets de la miseen œuvredes _{compétencesprofessionnelles}

compétences professionnellesetdialogue social

services à la personne : nouvelles compétences

- Nouvelles

Technologies de l'Information et de la Communication ; nouvelles_compétences

Deux personnes de l'équipe de Lille se consacrent au GPA Formation : Patrick Brunier et Alain _{Cuvelier, qui partagent leur temps également avec d'autres tâches; à cela}

s'ajoutent les travauxde secrétariat d'IsabelleBeuraert etEveline Offe.

Ils _{s'occupent de la formation professionnelle au sens large : formation continue, insertion}

professionnelle des jeunes, formation initiale, en ayantune actiontantterrainquepolitique. Dans un souci de «coller» au_{plus près au besoin des entreprises, se développepar exemple} une formation mi-commerciale & _{mi-technique dans un secteur professionnel clairement}

défini : vendeur_{comptoir chauffagiste.}

1 LE STAGE

2.1 Présentationetobjectif de la mission

L'équipe Formation Emploi de Lille dispose jusqu'alors d'une documentation rangée

de manière _{personnelle. Elle est stucturée en boîtes archives ou chemises, par thème. La}

recherche d'information se fait de mémoire par _{la personne qui l'a classée d'où une perte}

Le besoin s'est fait sentird' «un _dispositifrationnel de gestion d'une documentation

diversifiée _{s'appuyant sur un outil informatique. Ce dispositif devra être évolutifet utilisable} parplusieurs personnes du servicetoutaumoins dans saphasede recherche de

documents

N'ayant pas de documentaliste, le MEDEF a choisi de faire appel à un stagiaire

Sciences de l'Informationetdela Documentation_{pour meneràbiencettemission ; c'est dans}

cecontexte_{ques'est inscritmon stage.}

2.2.Problématique

En théorie, un espace documentaire sous-entend un documentaliste mais, dans les faits,_peut-il enêtreautrement ?

Peut-onfairevivreun_{espacedocumentaire sans}documentalisteattitré ?

Cette _{question peut paraître paradoxale en un temps qui voit le développement de la} fonction. N'entendons nous _{pas en effet que la fonction documentaire} aujourd'hui n'a _pas

d'avenir, mais qu'elleestl'avenir ?

Les _{questionsd'information se posentsurtoutenterme de :} - Productiondocumentaire

Veilleinformative

Gestion dél'informationetde la documentation

Or c'est bien là le rôle du documentaliste _{qui est l'acteur de la chaîne documentaire.} Recenser les besoins en information, surveiller l'information et la mettre à la disposition des

utilisateurs suppose des compétences élargies. Mais il est aussi organisateur et gestionnaire.

En _{effet, pour gérer son fonds documentaire, il doit mettre en œuvre une organisation}

rationnelle du _{temps, del'espace, etdes ressources humaines et matérielles. Il doit}

_également

nouvelles _{technologies.}

Pourune_{question decommodité, nousemploierons le terme «}documentaliste_»aumasculin.

RECUEIL DES BESOINS D'INFORMATION

Demande _{orale, fiche manuscrite, fax, email...}

PROSPECTION

Fonds documentaire _{existant,banque de données, catalogues, organismes spécialisés...}

ACQUISITION Commande, abonnement ANALYSE DOCUMENTAIRE LESUPPORT la forme V LES INFORMATIONS le fond V DESCRIPTION_{BIBLIOGRAPHIQUE} description ducontenant ANALYSE DOCUMENTAIRE description ducontenu DESCRIPTION DOCUMENTAIRE

DESCRIPTION_{SIGNALETIQUE DESCRIPTIONDU CONTENU}

Titre, auteur, éditeur,nom de larevue ou Indexation (mots-clefs, _{descripteurs)}

de la_{publication, date de publication, numéro,}

page...

RANGEMENT

U

U

Du document: _{armoire,étagères... Desdonnées : ficheoubase de données}

GESTION

II L'ETAT DES LIEUX

«Chercherau_{hasard, c'estprendre le risque dene pastrouver »}

Sloganpublicitairepourdes logiciels documentaires

l. LEFONDS DOCUMENTAIRE

Il _{s'agit de prendrecontactavecles documentspour unrecensement}

Mais _{qu'appelle-t-onaujusteunDOCUMENT?}

L'étymologie latine de «document »signifie «enseigner».

Au _{Moyen-âge, «DOCUMENTUM » était un texte manuscrit utilisé pour enseigner.}

Enseigner, c'esttransmettredes connaissances.

Le Vocabulaire de la documentation, _publié par l'Association française de Normalisation, AFNOR, _{précise qu'il} s'agit d'un «Ensemble d'un support d'information, des données

existant sur ce_{rapport d'informationetde leur signification».}

Or, les informations sontdurables, par exemple quand elles sont écrites, ou fugitives, par

exemple lorsqu'il s'agit depages écran, d'images TV.

Elles ont besoin d'un _{support pour être conservées tel que papier, bande magnétique,}

disquette, disque dur, CD-ROM, ...

UN DOCUMENT EST UN SUPPORT D'INFORMATION.

La norme internationale ISO 5963 définit d'ailleurs un document comme « tout _article,

impriméou non, qu'ilestpossible de cataloguerou d'indexer»

Aujourd'hui, compte tenu de l'évolution des techniques, UN DOCUMENT EST UNE

TRACE MATERIELLE DE L'INFORMATION. Il est écrit ou réalisé _{par quelqu'un pour}

satisfaire ses _{propres besoins, mais aussi en vue de la publication - c'est-à-dire rédigé,}

Lesfonctions decedocumentsontde_{plusieurs ordres :}

•

Communiquerl'information

• _Conserverl'information

C'est une mémoire: le document est une trace de l'activité d'une

personne ou d'un organisme.

C'est une référence : dans des conditions de conservation _{qui en}

garantissentl'intégrité, ilpeutjouerun rôle depreuve.

• _Aiderà la

prise dedécision etàl'action

• _{Servir dematière}

pourla réécriture.

Des_{typologiesmultiples décrivent la variété des documents.}

Les documents sont souvent classés en fonction de leur mode de _{perception ou selon}

leur mode de _{représentation. Il est également possible de dégager une typologie selon la}

naturedes documents :

•

Typologie parmodede perception desdocuments

ECRIT

Manuscrit: _{uniquecarécrit à la main}

Tapuscrit: documentdactylographié

Compuscrit: documentécrit électronique (ex : liste ordinateur)

Imprimé: livre, périodique,revue...

VISUEL document que l'on regarde, maisnonécrit

Graphique : composé de formes géométriques (plan, dessin,schémasurslide)

Iconique : composé de formes non géométriques (diapositives,

photographies...).

DOCUMENTA 2DIMENSIONS : audiovisuel_parexemple.

• _{Typologie selon le mode de représentation}

Classement des documents en fonction des _{signes représentant l'information :}

•

Typologie selon lanature du document

DOCUMENT PRIMAIRE: il contientl'information_intégrale

DOCUMENT SECONDAIRE : c'est un document élaboré _{par le}

documentaliste. Ilest _{obtenu par un traitement effectuésur le document primaire. Il porte des}

informations sur le document _{primaire et permet sa récupération, sa consultation ou son}

exploitation : bibliographie, listes des titres, banque de données bibliographiques... Ce sont des outils documentaires.

1.LMEDEF-Nord Pas de Calais

Un événement a eu lieu en début _{d'année, qui a permis de diminuer le volume de}

documents : le MEDEF a _{déménagéet la surface disponible aconsidérablement diminué. Ce}

fut une _{opportunité, car le manque de place aidant, plusieurs mètres cubes de documents et}

archivesfurent détruits. _{Opportunité de réorganisation, puisqu'avant cela « le moindre papier} était_{gardé »et avait dumal à ressortir.}

Plusieurs armoires _{englobent l'ensemble de la documentation actuelle : deux pour les} archives et _{deux pour les dossiers vivants, utilisées essentiellement par Eveline et Isabelle ;} une _{pour la documentation technique utilisée essentiellement par Alain Cuvelieret une pour}

la documentation _{plus politique et stratégique utilisée essentiellement par Patrick Brunier.} Leurlocalisation _{géographique est répartie en plusieurs endroits entre le}

_2eme

_3eme

Larevue de presse_{n'estpasclassée avecles documents Formation.}

J'ai effectuélerecensementdes documents_{indiquésparAlain Cuvelieretsituésen 2} endroits_{géographiquement éloignés.}

Il s'est d'abord _{agi de prendre contact avec les documents, car il est en effet nécessaire de} faire connaissance avec le monde de la formation face à _{l'opacité, pour une novice, des}

multiples sigles utilisés ainsi que de recueillir et répertorier une partie de ce vocabulaire afin de_{pouvoirm'approprier les données (cf Sigleset abréviations} ,page90 ).

Le fonds documentaire estconstitué d'environ 500 documents à Lille sur3 rayonnages_et200

à Villeneuve _{d'Ascq, répartis dans 2 armoires. Ils sont classés par thème dans des boîtes à} archives ou des chemises et décline la _{typologie suivante : imprimée, document électronique}

et _{graphique, manuscrite pourquelques notes. Ils sont stockés sur papier. (ANNEXE 3 ,page}

55 - Textes réglementaires formation professionnelle et apprentissage). Les documents en

doubleou _{triple exemplairesontété détruitsaufur& àmesure.}

Les documents ont de _{multiples sources, et les sources internes et externes sont réunies au} seindu même classement.

En voici citées _{quelques unes ainsi queleurnature :}

SOURCES EXTERNES

• _{ministères etinstitutions}

publiques

•

entreprises

• fédérations_{patronales etprofessionnelles} •

organismes partenaires du MEDEF

• _organismes

paritaires

• _organismes

où le MEDEFestreprésenté ( mandats)

• _organismes deformation • médias • pressespécialisée • _internet SOURCESINTERNES • fonds documentaire • _archives • _collègues • _documents personnels

• documents MEDEFNational • _{revuede presse}

• _intranet NATURE • _note compterendu norme texte_législatif accord _{interprofessionnel} projet contratde_plan document_statistique

Certains d'entreeux _{présententunepériodicitéetune numérotation commeparexemple les}

bulletins d'informationASFO, Association de Formation,et la_plupartsontdes documents

peu anciens ( 1996 ).

Cependant uncertain nombreestdifficile àréférencercarneportantpas dedate et surtoutpas de source : il _{s'agit d'ailleurs souvent dans ce cas de photocopies que les membres de}

l'entreprise peuvent reconnaître plus rapidement que moi de par leur «look». D'autres sont identifiables, mais l'intitulépeutêtre long, complexe, ou à tiroirs parexemple :

Ministèrede _{l'emploietde lasolidarité} Préfecture du Pas de Calais

Direction_{départementale du travail,de l'emploiet dela formation}

professionnelledu Pas deCalais

Bureau de Mr...

MEDEF

Projet « Réseaux de partenaires » Chef de _{projet : Mr}

Charte de_partenariat

1.2. Medef National

Une date a été retenue _{pourrendre visite à Valérie Chastre exerçant depuis 5 ans au} centre de documentation et d'information à la Direction Nationale de la Formation.

Cependant cette visite s'est transformée en échange téléphonique du fait de son

départ

L'échange téléphonique, frustrant du fait du manque de visualisation du centre a

été

fructueux car il _{s'agissait pour moi} d'une première prise de _contact documentaire. En voici

les éléments _{majeurs :}

Le_{plan de classement, dernièremise àjourau05/08/1999, sedécline en3points :}

1) DossiersThématiques- 10 thèmesretenus

2) Dossiers Organismes

3) Dossiers Régions.

Les 10 thèmesretenus _{pour les dossiersthématiques se listent ainsi :}

ENSEIGNEMENT

ENSEIGNEMENT SUPERIEUR APPRENTISSAGE

INSERTIONPROFESSIONNELLE DES JEUNES FORMATION PROFESSIONNELLE CONTINUE

PARTENAIRES DE LAFORMATION ET DEL'EMPLOI

ENTREPRISE

EMPLOI-INSERTION

EUROPE- SYSTEMESDEFORMATION DANS LEMONDE.

Parailleurs, lesrevues- publications MEDEFetautres publications - sontlistées ainsi que

les

archives.

C'est le _{logiciel TEXTO qui estemployépourenviron 1350références dont 1/3 ou lApourles}

revues. Valérie Chastre, pour l'indexation, se réfère au thésaurus du Centre INFFO, mais regrettequecelui-ci nesoitpas intégréau logiciel qu'elle utilise. Certains dossiers,par

exemple le dossier «Compétences », qui présente un caractère transversal, sont classés par

ses soins de manière_empirique.

Valérie Chastre consacre une_{partiede son emploi du temps à la recherche documentaire, les}

échanges avec le MEDEF NordPas de Calais sontd'ailleurs fréquents.

Les dossiers sontconservés sur leur _{support d'origine papier, à l'exception de documents tel}

le Journal Officiel,_qui aété acquis surCD ROM.

J'ai _{apprécié la teneur concrète de cet entretien et l'importance d'avoir face à moi une} interlocutrice documentaliste.

2.LES ACTEURS

Cette_{phasea eulieu enmêmetempsque lerecensementdes documents.}

J'ai souhaité rencontrer individuellement chacun des membres du _{personnel concerné}

lors d'un entretien _{plutôt que par un questionnaire d'enquête. Cela présente intérêt compte}

tenu du nombre réduit _{de personnes concernées ( 4 personnes ), et de l'aspect plus qualitatif}

quequantitatif des réponses ( informations personnelles,sousjacentes,impondérables... ).

L'objectif était de cerner les besoins et les attentes des utilisateurs de la documentation. J'ai

donc élaboré unetrame _{d'entretien quej'ai soumise à Alain Cuvelier ( ANNEXE 4page 63}

-Trame de l'entretien_{). Nous avons déterminé l'ordre dans lequel je devais voir lespersonnes.} Pour une _{plus grande souplesse, je me suis déplacée moi-même dans le service ; la durée de}

l'entretien n'était pas limité de manière à pouvoir développer un point de vue si le cas se

présentait.

1.1. Besoins

QUOI (quels sontles typesd'informationrecherchée)

Les _{réponses différent selon lapersonne : soit elle cherche des documentspourelle ou}

non. Les documents demandésaux secrétairessontessentiellemnt de sources interne

(préparation de dossierpourlesréunions, dernier ordredujour,comptes rendus, notes) tandis

que les documents cherchés en propre portent sur des informations d'actualité (rapports,

textes _{réglementaires, circulaires ministérielles, accords, statistiques), ou des dossiers}

thématiques (document de réflexion, rapports ministériels, notes politiques et stratégiques,

documents de_fonds).

POURQUOI

Les circonstances de recherche de documents sont liées à la rédaction d'autres documents, à la recherche d'idées nouvelles, à l'étude d'un dossier, à l'aide à la décision,

potentiellement à la mise à jour.

OU

Les sourcessont _{multiples : fonds documentaireen}

_1er

spécifique au centre de documentation parisien du MEDEF, intranet, internet, documents

personnels.

SOUS_{QUEL DELAI}

Les _{réponses sont spontanées : immédiat, exception faite des documents pour les} réunions_{périodiquesetprogrammées.}

COMMENT

Larecherche du documents'effectue de_{plusieursmanières :}

1) pardate=chrono du secrétariat

2) parthème =plan de classement

3) parclassement personnel

4) en attentede classementsous formedepiles surlebureau.

Evelineet Isabelle utilisent le _{plan de classement datant du 26/08/1992 et mis en place par la}

Les6thèmes dece_{plan de classementse listent ainsi :}

FORMATIONPROFESSIONNELLE CONTINUE

FORMATION INITIALE APPRENTISSAGE

STRUCTURES D'INFORMATIONET DE _STATISTIQUES STRUCTURE DE FORMATION

CEE.

COMBIEN

Le volume de documents cherchés est difficilement chiffrable car les _{réponses sont}

imprécises.

DUREE DE LA RECHERCHE

La recherche est courteen _{principe : ou le document est trouvé de suite ou sa}

recherche est _{abandonnée, quelquefois au profit d'une demande auprès de la source. Elle est}

courte _{quandchacun cherche dansson propre classement.}

Cependant, plusieurs observations font apparaître un problème d'accessibilité au document:

lorsque celui-ci n'est pas systématiquement remis en place il y a là en effet perte de temps.

Une formulation _{trop vague de la demande, l'absence de mise à jour ou encore une} classement défectueux sont_{également des facteurs ralentissant la recherche.}

2.2. Attentes

FORME

Le document est demandé sous sa forme _{primaire, les personnes se chargeant} de

constituer elles-mêmes leur dossier documentaire.

SUPPORT

Les avis ici sont _{partagés : une personne est résolument pour les documents}

électroniques tandis qu'une autre y est aussi résolument opposée; le support papier convient

1) garder le document surpapier

2) garder le documentsous forme électronique uniquement.

Le _{postulat étant de negarder que ce que l'on nepeut pas trouver ailleurs, tout en ayant bien} sûr_{répertorié la référence de la source.}

BESOINS NON SATISFAITS

Toutes _{les personnes n'ont pas toujours connaissance des documents existants dans}

l'entreprise ou de leur mise à jour.

Larecherche de documents s'effectue actuellement selonun seul critère.

DOMAINES SUPPLEMENTAIRES A COUVRIR

Les_{statistiquesrégionalesetnationales sontéparpillées danstoute sortede documents,} il serait_{avantageux d'en avoir latraçabilité.}

COMPORTEMENT FACE A_{L'INFORMATIQUE}

Les personnes sont favorables à la classification informatique oeuvrant déjà sur

ordinateur, leurs attentes par rapport à cet outil sont : simplicité d'utilisation, rapidité et fiabilité de_{recherche,traçabilité.}

OBSERVATION PERSONNELLE et/ou SUGGESTION

Chacun souhaite la documentation_{prèsde lui, or elleestrépartiesurles 2 étages.} La tendance se dessine de rechercher _{auprès de la source le document, sans le stocker sur}

place, cequi permeten outrede consulterun documentà jour, notammentpourles documents

juridiques auxquels manque souvent le dernier avenant et également pour les données

économiques.

Les documents arrivant actuellement de toute _{part sur le bureau, une observation indique}

qu'avant d'indexer les documents, il convient de procéder à untri pour savoir lesquels seront élus, lesquels stockés momentanément en attente de dépouillement, lesquels archivés ou tout

simplement détruits.

Les contraintes matériellessont _{évoquées pourla disponibilité des placards, notamment aussi}

pourletempsalloué à d'éventuelles nouvelles tâches.

Objectif attendu déclaré du système documentaire : l'automatisation du processus de recherche d'informations _{qui doit permettre de répondre aux questions posées dans les}

III L'ESPACE DOCUMENTAIRE

«L'homme cultivé n'est_{plus seulement celui qui}

aacquisdes connaissances, maiscelui qui sait trouverle fondsdocumentairedont il abesoinet_{qui sauratraiteravecdes technologies de}

l'intelligence»

Savoir faire avec le CDI, CRDP AcadémiedeCréteil

L'évolution des_{technologies actuellesnous faitpasserd'une logique de thésaurisation} des documents - tout conserver- à une logique de service, d'où _uneévolution dans 1' objectif

dela conservation ;_{l'objectif devient d'éviter}la croissance exponentielle des documents liésà

l'information.

Nous trouvons ici la _{juste expression du cours «Permanence et mutation des méthodes de} traitement de l'information» _{reprenant les 4 étapes : conserver, retrouver, exploiter,}

transmettre.

Rappel del'objectif:

RECHERCHEDOCUMENTAIRE :

• _{Automatisation du processus}

• Identification_{rapideetfiable du document}

• _{Recherche selon différents}critères _{(thème,nature, date...)} • _{Recherchemulticritère ( formulation de la demande )} •

Réponse pertinente

• _Accès

rapide audocument physique

GESTION DOCUMENTAIRE

• _{Classement rationnel}

• _{Suivi des données du fonds}

• _{Liste de mise à}

jourà la demande

• _{Traçabilité du document}

• _{Base évolutive, le fonds de documents physiques}

augmentantpeu, mais le nombre

Nous pouvonsd'ores etdéjà préciserque nospropositions s'orientent surtrois niveaux deréflexion :

• le suivi _{informatique du fonds documentaire}

: quels sont lesoutils dontnous

disposons ?

• _{le classement}

physique des documents : quelsmoyens pouvons-nous mettreen

œuvre àceteffet?

• lefacteur_humain : il _{rejoint la problématique, nécessitéou non d'un postede} documentaliste ?

1. LA GESTIONDUFONDS DOCUMENTAIRE

1.1. Langage documentaire

Commenttrouverun documentsur un _{sujet donné ?}

Lorsde la_{description documentaire pourl'indexation se pose la question : quel terme}

employer pour identifier ce document précis ? La difficulté réside dans la cohérence des

termes utilisés _{quand il y a plusieurs utilisateurs, car l'indexation peut varier, non seulement} d'un indexeurà_{l'autre, mais d'un} moment àl'autre chez le même indexeur.

Par_{exemple, à quoi peuventrenvoyerles termes : ALTERNANCEouFORMATEUR?}

Les _{langages documentaires sont des langages artificiels pour représenter le contenu} d'un document.

Ils _{permettent le stockage de l'information et facilitent la recherche. Ils permettent}

également de simplifier et d'uniformiser le langage naturel comme l'indique le schéma

Intérêt dulangage documentaire :

Chercheurd'information

fi

Formule _{l'objet desarecherche dans} Son vocabulaire

(langagenaturel)

Chercheur d'information

V

risque élevé dene pas trouver ledocument recherché

A

conçudans le langagenaturel de l'auteur

fi

DOCUMENT

formule_{l'objet de sarecherche dans}

son vocabulaire

(langage naturel)

fi

traduit _{l'objet de sarechercheen}

langage documentaire

fi

100% de chance deretrouverle documentrecherché

fi

traduiten_{langage documentaire}

fi

UNE REGLE IMPERATIVE POUR L'INDEXATION: «UN CONCEPT,UNMOT »

Il existe 2 _{grandes familles de langagesdocumentaires ainsi caractérisées :}

les classifications

Elles sont fondées sur la _{représentation} structurée des connaissances _{par un} système

hiérarchique allant du général au particulier: ex : laclassification Dewey ou la Classification DécimaleUniverselle

Ces classifications sontessentiellementutiliséesen _{bibliothèques municipaleetuniversitaires.}

les lexiquesetthésaurus:

Ilsont_{pourprincipalobjectif de faciliter la recherche.}

C'est sur ces_{langagesque nous nousattarderons compte tenu deleur meilleure adéquationau}

Le _{principe en est que l'indexation s'opère au niveau de chaque mot ou concept}

élémentaire contenu dans le document. Chacun des _{concept est exprimé}par un mot-clé ou un

descripteur. Une notionestdéfinieparl'intersection des classes contenantlestermeschoisis .

Ces_{langages sont de 2types,les lexiquesetles thésaurus :} les_lexiques

ce sont des listes de mots clés ou des listes de _{descripteurs classés dans l'ordre}

alphabétique.

La liste des mots-clés _{représente le vocabulairedéfini pour l'indexation des documents.}

L'indexation _{s'opère auniveau desmots.}

La liste de _{descripteurs : le vocabulaire du lexique comprend des groupes de mots ou}

expressions.

L'indexation sefaitauniveau des _concepts.

lesthésaurus

cesont des _{lexiques plus élaborés et surtoutnormalisés. Les concepts sontidentifiés par}

des _{descripteurs et des non descripteurs. Un non descripteur est un synonyme d'un}

descripteur, un non descripteur renvoie au descripteur. Des relations sont établies entre

les termes c'est à_{dire que chaque descripteuret non descripteurest défini parrapport à} un autre.

L'existence d'un thésaurus _{oblige l'indexeur à s'y reporter à chaque opération} d'indexation.

Dansle domaine de la formation _{quinous occupe ici, le thésaurus dit du}

CentreINFFO fait référence.

Ce THESAURUS DE LAFORMATIONaété réalisé conjointement_parles

documentalistes et_{professionnels de l'information des organismes suivants :}

ADEP _{AgenceNationale pourleDéveloppement del'Education Permanente} AFPA _{Association Nationale pourla FormationProfessionnelledesAdultes} Centre INFFO _{Centre pourledéveloppement de l'Information surlaFormation}

Permanente

ONISEP OfficeNationald'Information surles_{Enseignements etles}

Il date de 1988 et esten cours de refonte _{comptetenu de l'évolution actuelle dans le domaine}

de la formation.

En version_{papier, il comporte 120pages et estcomposé des éléments suivants :}

• _{La liste}

alphabétique structurée générale comprenant 667 descripteurs et 349 non

descripteurs

• Laliste _{thématique comprenant25 thèmes}

• _{Des classesadditionnellesaunombre de 9.}

( ANNEXE. 10 ,page 84-extrait du thésaurus de la formation )

Le choix d'une indexation au _{moyen du thésaurus de la formation me paraît} avantageux pourla :

Simplicité du principe

Exhaustivité de l'information

Simplicitéd'utilisation Coopération interne

Communication avecd'autres structuresde formation

Communionde _langage

La contrainte de _{s'y reporter à chaque création ou recherche de document voit sa}

contrepartie positive dans les 100 % de chances de trouverle document, parexemple : le termeALTERNANCErenvoie à FORMATIONALTERNEE,

letermeFORMATEURà METIER FORMATION.

1.2. Outil_informatique

CLASSERun document_{correspondenfaità2 opérations différentes :}

1) luitrouverune_placepourle stocker

2) enregistrer les informations nécessairespourleretrouver,c'est à

dire _l'INDEXER, ce _{qui correspond à renseigner une fiche qui décrit les caractéristiques}

significatives du document en vue d'une recherche ultérieure, l'ensemble de ces fiches constitue le _{catalogue, qui peut être informatique. L'interrogation logicielle s'effectue alors à}

partir des motc-clés ou des descripteurs des fiches. Une fois structuré, le catalogue informatique prendra lenomde base de données.

Apport de l'informatique : n'importe lequel des champs de la fiche peut être utilisé comme

critère de recherche _{(sujet, auteur,mots-clés, date, nbde pages...). Ceci supprime l'équivalent} des bacs de _{fiches par thèmes, auteurs (cf anciennes bibliothèques) et permet également de}

repérer les documents àmettre à jourpouréditionen liste automatique.

Ces bases étant _{posées, nous pouvons maintenant orienter notre réflexion vers une}

propositionde suivi informatique dufonds documentaire.

Nous avons choisi de _{présenter quatre configurations différentes, axées sur des profils}

matériels et _{logiciels. Nous suggérerons la solution qui nous semble la plus pertinente par}

rapport à la situation existante.

SOLUTION

_il

Ce_{logiciel documentaire doitpermettre :}

la constitution dela base de données : saisie, traitement, stockage des références du fonds

documentaire.

la recherche documentaire : utilisation de _{descripteurs ou du thésaurus, visualisation des}

réponses, édition des résultats de la recherche. Laconvivialité estnécessaire.

La_{gestion de l'emprunt : sortiesetentrées des documents, éventuellement statistiques}

4 _{L'échange éventuel de données : importation de données réalisées par des organismes de}

documentation.

Pour choisir un _{logiciel doumentaire adapté aux besoins de l'entreprise, il est intéressant de}

connaître les différentes _{catégories de logiciels documentaires, les fonctionnalités de base et}

les différentes_{options possibles.}

De _{l'intégration de descripteurs à la constitution de thésaurus, du texte intégral à la} reconnaissance _{optique de caractères, le terme de logiciel documentaire recouvre aujourd'hui}

unemultitude de_{produits, ayantchacun leurs spécificités.}

Les _{logiciels documentaires peuvent être interrogés à partir d'une indexation manuelle ou}

automatique, utiliser un thésaurus oudes dictionnaires linguistiques, recourir au texte intégral

fonctions de _{gestion . Une autregrande distinction est faiteentreles logiciels de texte intégral}

qui indexent les mots d'un document textuelet ceux qui s'appuient surles mots-clés attribués parles documentalistespourdécrire les thèmes etcaractéristiques du document.

Les _{logiciels en texte intégral évoluent vers le langage naturel en utilisant de l'intellligence}

artificielle, des grammaires et des dictionnaires linguistiques. Les logiciels fondés sur les

descripteurs comportent souvent un ou plusieurs thésaurus dont les relations (synonymie,

hiérarchie) élargissent les possibilités d'usage.

Compte tenu du fait que l'existence d'un thésaurus oblige l'indexeur à s'y reporter à chaque opération, il est donc intéressant de pouvoir contrôler le langage d'indexation directement à

l'écran. Les thésaurus sont construits et mis à _{jour à l'aide de l'informatique. Lors de la} recherche, le thésaurus permet de remonter ou de descendre dans l'arborescence. Parmi les

logiciels utilisant le thésaurus, peuvent être cités TAURUS, SUPERDOC, BOOK + ,

JLB-DOC ou encoreMEDIAFILE.

Les_{prix de ces logiciels varient de 30000 à plus de 100000 FF, et peuvent être optimisés par} le fournisseur aux demandes _{particulières des clients. Ces prix tiennentcompte du nombre de} postesà équiperetvarientau delà de 5 utilisateurs sur un mêmeserveur.

Avantages

• _{Outil documentaire}

Inconvénients

• _{Investissement élevé}

• _Miseen_{place nécessitant l'intervention de spécialistes}

Ces _{logiciels spécialisés sont destinés à gérer de grandes quantités d'objets, ce qui ne semble} pas cadreravec la situation qui nous occupe.

SOLUTION 2 Serveur UNIX _{supportantuneSGDB detypeORACLE}

Cette_{propositionrepose surlesystème d'exploitation UNIX.}

Le coût sera vraisemblablement _{important. Cette configuration nécessite en effet l'ajout d'un} nouveau serveur et _{l'acquisition de logiciels propriétaires donc payants. Le devis que nous}

joignons ne convient pas pour cette configuration : la spécificité du système nécessite des

intervenants_{particuliers fournissant des offres sur mesure( ANNEXE 11, page87}-TSB).

La maîtrise de l'outil neconcerne_{que le gestionnaire de la base de données ; une présentation} aux _{personnes devant consulterousaisir épisodiquement des articles semble suffisante.}

L'infrastructurematérielle sous-entend _{l'implantation d'un nouveau serveurde typePC surle} LAN_(local areanetworkouréseau local) dédié auclassement documentaire (ceci ne présente

pas de problème technique particulier). Le choix de la machine est à la discrétion du prestataire de services qui réaliseracetteoffre sur mesure.

L'environnement _{(système d'exploitation) seraUNIX pourl'ordinateur supportant la base de} données, Windows version 95 ou 98 _{pour les postes de travail, le choix de SGBD se portera} sur un _{logiciel detypeORACLE.}

N.B. : Cette _{configuration, destinée} à la gestion de base de données particulièrement

importantes, semble elle aussi sortir du cadre quinous occupe.

Avantages

• _{Sécurisation des données}

• _{Grande puissanced'exploitation}

Inconvénient

• Installation du_{système nécessitant l'intervention d'experts}

Il existe unealternative àcette_{solution, celle d'un Serveur supportant uneSGBD alternative}

Cette _{proposition repose sur les logiciels libres et en particulier le système d'exploitation} LINUX.

Lecoûtsera_{principalement celui du serveur ; le devis que nousjoignons convient également}

pourcetteconfiguration (du point de vue matériel, bien entendu). Le prix des logicielsest très

réduit voire nul parrapportau prixdes logiciels propriétaires (tels ceux proposés par Microsoft).

La maîtrise de l'outil ne concerne _{que la personne qui mettra en place la base de données et}

assurera son suivi ; une _{présentation} aux personnes devant consulterou saisir épisodiquement des articles semble suffisante.

L'infrastructure matérielle sous-entend_{l'implantation d'un nouveau serveurdetypePC surle} LAN _(local areanetworkou réseau local) dédié auclassement documentaire (ceci ne_présente

pas de problème technique particulier). La machine retenue prend en compte l'évolution du

fonds documentaireetlaisseunebonne marge_{de sécurité.}

L'environnement _{(système d'exploitation) sera LINUX pour l'ordinateur supportant la base}

de _{données, Windows version} x _{pour les} postes de travail, le choix de SGDB est ici assez

vaste: citons les _{logiciels ORACLE 8i d'ORACLE, DB2 d'IBM, INTERBASE de}

BORLAND, _{MySQL, POSTGRES, SYBASE des systèmes aussi conviviaux} que puissants, gratuitsen téléchargement surInternet.

SOLUTION3 Serveur_{supportant le logiciel ACCESS}

Définitiondu _produit

Une base de données relationnelle Access _{prévoit l'organisation des fichiers en «tables» qui} permettent de mettre les fichiers en relation et d'effectuer simultanément des opérations complexes appelées «requêtes ». Une entrée commune ( champ ) est nécessaire aux différentes tables pour interroger la base et sélectionner les informations. Avant de concevoir

les _{tables, il}estnécessairederéfléchiraux relations_{qui pourrontêtre nécessaires}et de prévoir

les «champs _{» en} fonction des relations à établir. _{Les requêtes sont les questions posées au}

programme sur les enregistrements contenus dans la base de données. Les données répondant

àla_{question peuventprovenird'uneoudeplusieurstables.}

Les résultats_{pourront être visualisés ouimprimés selon leur nombre.}

Le _{Système de Gestion de.Base de Données Relationnelles, SGBDR, représente une} révolution _{bureautique dans son effort de structuration de l'information au bénéfice de la}

compréhension et de l'exploitation des documents produits. Il y a _{ici indépendance} entre les

Le Modèle _{Conceptuel des Données de Merise permet l'optimisation de la structure des}

SGBDR ; ce mode de _{représentation permet de traduire les associations et les entités en}

relations, _{puis le Modèle Logique des Données Relationnelles, MLD, permet de mettre} en évidence les tables àcréer.

Le coût semble minime _{puisque l'entreprise possède déjà le logiciel et un serveur ; la version} ACCESS 97 _{disponible dans l'entreprise peut recevoir directement la mise à jour SR2 de}

cette _{version pour 776 F. ( tarifpeu élevé compte tenu du droit d'acquisition avec ACCESS}

97 _{). Le tarif de la nouvelle version ACCESS 2000quant à luiestde 2822 F.}

La maîtrise de l'outil ne concerne _{que la personne qui mettraen place la base de données et} assurera son suivi ; une_{présentation aux personnes devant consulterousaisirépisodiquement}

des articles semble suffisante.

L'infrastructure matérielle ne _{semble pas poser de problème particulier: un serveur de type}

PC ; toutefois nous soumettons aux décideurs la _{possibilité d'installer sur leur LAN (local} area network ou réseau _local) une nouvelle machine uniquement dédiée au classement documentaire _(ceci ne_présente pas de problème technique particulier). Ce choix dépend de la

puissance du serveur existant ; la machine que nous proposons dans le devis joint prend en comptel'évolution du fonds documentaireetlaisseunebonnemargede sécurité.

L'environnement _{(système d'exploitation) sera Windows NT ou 2000 serveur pour} l'ordinateur _{supportant la base de données, Windows version 95 ou 98 pour les postes de} travail,ACCESS pourla SGBDR.

Avantages :

• _{possibilité de liens}

avec internet dans la version 97 disponible dans l'entreprise

•

adaptabilité du système

•

possibilité d'importer le thésaurus Centre INFFO ( vérifier qu'il soit au format

«texte _»)

•

peuonéreux

•

représentation des donnéesparMCDetMLD

Inconvénients:

• _{nécessite une}

analyse rigoureusedes relations entreles tables

CONCLUSION

Les _{objectifs escomptés devront être clairement définis ou redéfinis suivant ce que} pourront apporter les solutionsetenfonction des évolutions actuelles despostes dechacun.

Ces 3 solutionssont à étudier_{égalementenrapport avecle budget quipeutêtre alloué.}

Les _{logiciels documentaires ont des capacités bien supérieures à notre besoin ( 500} documents ₎etnécessitentunemiseenœuvreparticulière, etun suivi d'experts.

Lescénario UNIX _{présenteles mêmes inconvénients.}

L'alternative LINUX est à étudier sérieusement, sa _puissance, sa stabilité et sa gratuité présententun grandintérêt.

Toutefois, la solution la _{plus souple} et la plus accessible pour le moment semble bien être

celle du _{logiciel ACCESS structurant les données, répertoriant les liens avec les sites web et}

s'adaptant à la demande personnalisée de chaque utilisateur ; son rapport coût / difficulté de

mise en œuvre est le _{plus intéressant. Si le disque dur existant n'a pas une assez grande}

capacité, nous pouvonsnouscontenter d'enrajouterun sans ajouter un nouveau serveur surle

réseau.

2. LEFONDS DOCUMENTAIRE

2.1. Gestion classiquedu fonds documentaire

Nous _{gardons ici le support papier. Il s'agit d'une gestion purement matérielle du fonds} documentaire : classement des documents dans des armoires ou des étagères _{; portant} la _cote

du _{langage choisi : plan de classement, ordre alphabétique, thème, descripteurs du thésaurus.} Ces documents doivent _{reprendre lacote portéeen informatique au moyen ou d'étiquettes ou} de _{tamponsparexemple.}

L'utilisation d'un _{système de lecteur de code barres associé à un logiciel d'entrée sortie des} documents _{permettrait dedéterminerune traçabilité de consultation du fonds documentaire.} N.B. : Le coût decetteinstallationreste àdéterminer, il _{s'agit d'une offre particulière.}

D'autre _{part un stockage centralisé de la documentation «Formation»est souhaitable pour} éviter les _{déperditions de temps ( Lille & Villeneuve d'Ascq - répartition entre plusieurs} bureaux ₎

2.2. Gestion du fonds documentairesurCD-ROM

Cette solution sous-entend l'utilisation d'un scanner et d'un _{graveur de CD-ROM}

réinscriptible. Notons que la tâche de numérisation est longue et fastidieuse, que la durée de vie du _{support (CDRW) est d'environ cinq ans et qu'il peut être réutilisé mille fois environ.} Estimation de coût : de l'ordre de 3000 F pour un graveur _{de bonne qualité, 2000 à 3000 F}

pour un scanneréquipé d'un bac de chargement amovible.

Principes de la Gestion Electronique de Documents

Les _{systèmes de Gestion Electronique de Documents permettent de récupérer, traiter,}

réorganiser l'information ; en effet au terme d'une recherche GED, c'est l'image des

documents _{qui estobtenue c'est à dire des entités purementvirtuelles qui peuvent se modifier}

ou être _{composées selon chaque utilisateur.Ce type de classement n'occasionne ni perte, ni}

déclassement _{qui sontun denossoucis.}

Une Gestion _{Electronique des Documents consiste à transformerun texte, un graphique... en}

un fichier _{numérique ou binaire pouvant être traité par l'ordinateur. La densité des points de}

saisie ou _{pixels, détermine la définition ourésolution de l'image. Plus l'image comporte une}

définition fineau momentde la_{saisie, meilleure} seralaqualité de l'image. Cette numérisation

sefait au_{moyend'un scanner.}

La Ged sert à_{gérer les documents partagés parplusieurs, mais attention à l'état du document}

Avantagesliés au stockage:

• Réduction du volume des documents_{etgain de place} • _{Diminution des}

duplications de documents

Avantages liés à la recherche:

• Amélioration des délais de recherche • _{Amélioration de l'accès àl'information} • Documents'affichant directement à l'écran • _{Elimination durisque de}

pertedu document

• _{Accès à l'information lors de}

déplacements à l'extérieur de l'entreprise

Avantagelié à l'exploitation du document :

• _{Possibilité demontage}

de dossiers documentaires

Inconvénient :

• Investissementfinancier_etcontraintes de matériel • Modification des modes de travail

• _{Nécessité de documents de bonne}

qualité ( attention aux photocopies et aux fax

auquel casil fautun logiciel de traitement d'images performant)

•

Tempspassé à la scanérisation.

CONCLUSION

La solution de _{stockage via un scanner/graveur de CDRW peut paraître alléchante ;} n'oublions pas, toutefois, que samiseen œuvreetsagestion sontparticulièrement lourdes.

L'archivage classique avec un suivi rigoureux de la consultation (lecteur de code barres