HAL Id: dumas-01556436
https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01556436
Submitted on 12 Dec 2017HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci-entific research documents, whether they are pub-lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers.
L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.
Comment gérer et mettre en place un projet de
déménagement pour un centre de documentation ?
Lucile Robert
To cite this version:
Lucile Robert. Comment gérer et mettre en place un projet de déménagement pour un centre de documentation ?. Sciences de l’information et de la communication. 2004. �dumas-01556436�
G R 0 U P E
Lucile ROBERT
CMH
CHARLES-DE-GAULL-E
MASTER 1, MENTION SID
(Sciences de l'Information et du Document)
MEMOIRE DE STAGE
Mission effectuée du 26 avril au 30 septembre en discontinu
àGroupe CMH
94, A venue de Flandres BP 172 59444 Wasquehal04 5 ENT
ROB
Comment gérer et mettre en place un projet de
déménagement pour un centre de documentation ?
Sous la direction de :
M. Dominique COTTE (resp. universitaire) Mme Karine LEROY-VINCENT (tuteur professionnel)
D
1111111Jl[IÏ~JI!1~
~
11111
Soutenu le 22 septembre 2004 à l'UFR IDIST
Remerciements :
Je remercie Mme Annick Hameau pour m'avoir acceptée en tant que stagiaire au sein du département Communication et Marketing du Groupe CMH.
Je remercie le personnel du département communication du Groupe CMH pour leur accueil et leur sympathie.
Je remercie Mme Karine Leroy-Vincent, ma responsable professionnelle de stage, pour sa confiance, sa disponibilité mais aussi pour ses précieux conseils tout au long du stage.
Je remercie Mr Dominique Cotte, mon responsable universitaire de stage, pour sa disponibilité et ses remarques concernant le suivi de ma mission.
Table des matières
Introduction
Présentation du Groupe CMH
1/ Historique et rôle du Groupe CMH
1.1 Historique du groupe CMH- (p 7) 1.2 Rôle du Groupe CMH - (p 7)
1.3 Quelques chiffres tirés du rapport d'activités 2003- (p 8)
2/ L'organisation du Groupe CMH
2.1 Les différentes sociétés du groupe CMH- (p 9) 2.2 Les onze départements du Groupe CMH- (p 10) 2.3 Le département Communication et marketing- (p 11)3/ Le service documentation
3.1 Historique du service documentation - (p 12) 3.2 Le fonds documentaire - (p 12)
3.3 Les locaux- (p 13)
3.4 Les tâches de la documentaliste- (p 14) 3.5 Les usagers - (p 15)
3.6 La documentation en quelques chiffres - (p 15) 3. 7 La documentation en quelques photos - (p 16)
La réalisation de ma mission
1/ Ma mission au sein du Groupe CMH
2/ La gestion de projet et ma mission
3/ Comment analyser l'existant ?
3.1 La collaboration avec un spécialiste de l'aménagement- (p 23) 3.2 Calcul des mètres linéaires et des accroissements - (p 23)
51
Comment préparer le déménagement et l'aménagement de la salle de
documentation ?
5.1 Rédaction du cahier des charges - (p 32)
5.2 Les documents à produire pour l'entreprise- (p 32) 5.3 La préparation du déménagement- (p 33)
5.4 La préparation de l'aménagement- (p 35) 5.5 La place de l'usager - (p 36)
6/ Comment envisager le futur ?
Ce que ce stage m'a apporté
11
Le prolongement de certains acquis théoriques
2/ Mener un projet
3/ La découverte du métier de documentaliste en entreprise
4/ Une réflexion en rapport avec une problématique dans le domaine des
sciences de l'information et de la documentation.
Conclusion
Introduction
L'univers de la documentation est un domaine que j'ai découvert assez tardivement mais qui aujourd'hui m'intéresse énormément.
Au cours de l'année de master 1, j'avais déjà le désir de faire mon stage dans une entreprise. Auparavant j'avais effectué un stage en médiathèque et je désirais fortement découvrir une autre facette de la documentation tel que le fonctionnement d'un service documentation en entreprise.
Au cours du mois de février, j'ai donc envoyé de nombreux CV et lettres de motivations à certaines entreprises de la région Lilloise dans l'espoir d'obtenir une réponse positive de l'une d'entre elles. Après quelques semaines d'attente, le Groupe CMH (que j'ai connu par le biais d'un professeur de l'IDIST) a répondu positivement à ma demande.
J'ai donc été reçu par la documentaliste de l'entreprise à Wasquehal, nous avons discuté du métier et de la mission qu'elle désirait me confier. Sans aucune hésitation, j'ai accepté cette offre de stage. A première vue, le sujet me semblait lourd mais aussi très instructif
La documentaliste Karine Leroy-Vincent me proposait de rn' occuper du déménagement et du futur aménagement de la salle de documentation au sein du nouveau siège du Groupe CMH. Je devais à la fois préparer le transfert des documents mais je devais aussi préparer le nouvel aménagement des collections au sein de la nouvelle salle.
Ma responsable de stage désirait que je commence le plus tôt possible afin que j'aie le temps de rn' approprier progressivement la problématique du stage mais aussi pour que je puisse voir le projet avancer et avoir le temps d'obtenir les informations de la direction et des prestataires extérieurs. J'ai donc commencé mon stage de façon discontinue à partir du 26 avril 2004. Je terminerai ma mission à la fin du mois de septembre. Ces cinq mois passés au sein du groupe CMH m'ont permis de prendre progressivement du recul sur la mission que j'effectuais. Ainsi petit à petit ma mission évoluait et les idées avaient le temps de mûrir. En procédant de cette façon, je ne me suis jamais sentie dans l'urgence d'une date butoir à laquelle ma mission devait être finie.
Ce rapport que j'ai écrit tout au long de la réalisation de ma mission tente de refléter au mieux la façon dont j'ai dû réfléchir afin de mener à bien ma mission. J'ai cherché à mettre en évidence la façon dont j'ai progressivement pu résoudre ma problématique.
Après une présentation du Groupe CMH, je mets en avant la réalisation de ma mission. En dernière partie, je mets à plat les différents enseignements que ce stage m'a apportés.
Présentation du groupe
CMH
1/ Historique et rôle du Groupe CMH
1.1 Historique du Groupe CMH
En 1991, est créée la Compagnie Métropolitaine de l'Habitat : la CMH. C'était une association de gestion de HLM dont le siège se situait à Wasquehal. Elle a été créée afin de regrouper sous un même nom des sociétés qui avaient le même domaine d'activité: le logement immobilier et notamment social.
L'année 2000, marque un tournant dans l'organisation de la CMH. Depuis le 1er janvier 2001, tous les salariés sont désormais employés par le Groupe CMH et non plus par les différentes sociétés. Les différentes sociétés sont regroupées sous un même nom (le Groupe CMH) et un même logo.
Le Groupe CMH est désormais composé de onze départements, répartis sur différents sites géographiques.
1.2 Rôle du Groupe CMH
La vocation du Groupe CMH est de proposer à tous des produits et des services dans le domaine du logement, en financement, en location ou en accession, de type appartement ou maison. Le groupe CMH agit essentiellement dans la métropole Lilloise. Actuellement le Groupe CMH est le premier groupe immobilier au nord de Paris.
L'activité du groupe CMH se divise en trois branches : la location, l'accession, le conseil et le financement.
La location: Le Groupe CMH possède un patrimoine locatif de 47.000 logements. Ce patrimoine est habité par de nombreuses classes socioprofessionnelles (logements social, logements haut de gamme ... ). De plus, le Groupe CMH travaille étroitement avec certaines collectivités locales et associations spécialisées puisque parmi ces logements, certains répondent à des besoins particuliers comme ceux des personnes âgées (maison de retraite), des étudiants (partenariat avec le CROUS) et des personnes en difficulté et en réinsertion sociale (créations de structures d'accueil pour l'hébergement d'urgence ... ).
L'accession: Le Groupe CMH n'est pas seulement l'un des premiers bailleurs de France. Il se présente aussi comme un promoteur immobilier important. Le Groupe CMH propose des logements en accession à la propriété (maisons ou appartements en métropole lilloise). Régulièrement, les sociétés du Groupe CMH mettent aussi en vente une partie de leur patrimoine locatif
Le conseil et le financement : Le Groupe CMH propose des prêts, des conseils en financement pour toutes sortes de projets immobiliers. Certaines sociétés mettent en place des
activités sociales : création de fonds d'aides prioritaires destinés à soutenir le logement très social, financement sous forme de prêts pour acquérir un logement ou pour faire des travaux notamment en cas de réhabilitation ...
Ces trois secteurs d'activités du Groupe CMH (la gestion- propriété de logement, la promotion immobilière et sociale, le conseil et le financement) sont complémentaires et maintiennent la cohésion financière de 1 'entreprise. Le Groupe CMH est un promoteur immobilier qui offre un « parcours résidentiel » complet .
1.3 Quelques chiffres tirés du rapport d'activités 2003
Le Groupe CMH c'est:un patrimoine de prés de 47.000 logements, essentiellement dans l'arrondissement de Lille
396logements neufs livrés en 2003, dont 323 en locatif et 73 en accession la gestion d'environ 46.000 prêts
28 agences locatives
7 agences en conseil et financement 754 collaborateurs
Le chiffre d'affaire d'exploitation sur l'exercice 2003 est de 183,6 millions d'euros. La plus grosse part est assurée par l'activité locative, avec un chiffre d'affaires de 156,3 millions en hausse de 4,1 %par rapport à 2002. Les ventes en accession représentent 11,7 millions d'euros.
Si on additionne à cela, les activités de conseil et de financement ainsi que les prestations et les activités annexes, l'activité de production du groupe CMH se situe à 225,8 millions.
2/ L'organisation du Groupe CMH
2.1/ Les différentes sociétés du Groupe CMH
Le Groupe CMH se compose de plusieurs sociétés ayant des métiers différents mais complémentaires.
Le Groupe CMH regroupe ainsi :
• deux sociétés anonymes d'HLM (LOGICIL et SLE). LOGICIL et SLE sont des bailleurs sociaux, dont les métiers se concentrent autour de la gestion locative sociale.
• deux sociétés de coopérative de production: («Maison Roubaisienne » et «Notre
Maison »).Ce sont des promoteurs immobiliers spécialisés dans la construction de maisons individuelles traditionnelles en accession à la propriété.
• une société coopérative de gestion locative privée(« Habitat de Flandres »)qui achète et loue des logements pour cadres.
• un organisme collecteur et prêteur régional (CIL HABITAT). Le CIL est une association loi 1901 dont le but est d'investir dans le logement social et d'offrir une gamme complète de services et produits aux entreprises et à leurs salariés dans le domaine de l'habitat : recherche de logements locatifs, financement de l'accession, conseils et prêts complémentaires ... C'est un organisme qui collecte le 1% logement des entreprises. Il s'occupe aussi de prêter de 1 'argent aux salariés et aux bailleurs sociaux mais aussi de participer activement au financement politique du logement.
• une société de gestion de prêts (CLUB HEN) qui gère des prêts en accession à la propriété.
Ces entreprises sont les principaux acteurs du groupe CMH. Leur participation et leur implication au sein du groupe CMH sont majoritaires par rapport à d'autres sociétés appartenant au groupe CMH dont la participation est moins importante.
2.2 Les onze départements du Groupe CMH
Depuis 2001, le groupe CMH a modifié son organisation notamment géographique.
Dix départements gravitent autour d'une seule direction, ce qui fait un total de onze services distincts mais complémentaires.
Les onze départements qui le constituent se trouvent à différents endroits et sous l'autorité de personnes provenant de différentes sociétés du groupe CMH.
Gestion Locative Patrimoine et Gestion Immobilière Production et Promotion Accession et Développement Aménagement Foncier et Urbain
Les onze départements du groupe CMH :
DIRECTION GENERALE Ressources humaines Finances Logistique et Achats Communication et Marketing Organisation et Système fi'Jnfnrmlltlnn
A cela, il faut ajouter 37 agences locatives disséminées dans la métropole Lilloise qui s'occupent des relations avec les clients afin de les renseigner sur les démarches à suivre pour louer un logement. Il y aussi les agences CIL qui s'occupent du conseil et du financement. Le Groupe CMH emploie 754 personnes au total.
2.3 Le département Communication et Marketing
Le département Communication et Marketing est situé à Wasquehal. Le département Marketing a rejoint le département Communication à Wasquehal depuis 2001.
Le département Communication et Marketing est placé sous la direction de Mme Annick Hameau. Neuf personnes sont sous sa direction au sein de la cellule communication : trois assistantes de direction, une chargée de communication, une webmaster, un responsable audiovisuel, une responsable des éditions, un journaliste d'entreprise, une documentaliste.
La service Communication s'occupe de :
- la communication interne (communication entre les différents départements du Groupe CMH, rédaction du journal de l'entreprise appelé« Mosaïques», mise à jour de l'Intranet ... )
- la communication externe (communication avec la presse, avec les organes officiels tels que les mairies ou les préfectures ... )
-la communication institutionnelle (édition de rapports d'activités, organisation d'inauguration, d'assemblées générales ... )
- la communication des produits locatifs (édition de livrets locataires, mailings locataires, affiches dans les immeubles, signalétique dans les immeubles et les agences, animations de quartiers, élections des représentants locataires du Conseil d'Administration ... )
-la communication des produits en accession ( salon de l'immobilier de Marcq en Baroeul, week-end portes ouvertes d'agences, élaboration de documents publicitaires avec le département Accession.)
C'est au sein du service documentation rattaché au service Communication que j'ai effectué mon stage.
Pour comprendre 1' organisation mtse en place afin de gérer la circulation de l'information tout en tenant compte de l'éloignement géographique qui peut exister entre la documentaliste et les usagers, nous allons nous focaliser sur le fonctionnement du service documentation.
3/ Le service documentation
3.1 Historique du service documentation
La «Documentation» existait depuis longtemps au sein de la SLE. En 1998, à la création du département Communication, elle a rejoint ce département. Elle a beaucoup évolué depuis 2000 notamment par la création d'un logiciel de gestion de documents. La salle de documentation a été créée en 2001. Auparavant les documents étaient dispersés à quatre différents endroits: la salle de réunion du service communication, deux caves à Wasquehal et une autre à Lille ; une bonne partie des documents se trouvait également dans le bureau de la documentaliste.
Ce stockage dispersé rendait difficile l'accès aux documents. La mise en place d'une salle de documentation assez grande pour rassembler les documents était devenue indispensable.
3.2 Le fonds documentaire
Le fonds documentaire du Groupe CMH est riche pour sa quantité mais aussi pour sa diversité.
Il est composé de nombreux types de documents :
• les livres (3658): les thématiques principales sont celles de l'urbanisme, du logement, de la région Nord-Pas-de-Calais, du social, du juridique, de la construction ... Il s'agit de guides, de rapports, de monographies, de dictionnaires, de littérature grise, de dossiers, de textes législatifs du ministère du logement ou autre ...
Les CD ROM sont intégrés au fonds« livre».
• la presse ( 51,9 ML 1 ): ce fonds se divise en trois sous - parties qui sont la presse
quotidienne et hebdomadaire, les périodiques, les journaux locataires et municipaux. • les dossiers documentaires ( 3,44ML): ce sont des dossiers thématiques enrichis chaque jour par la presse.
• les recherches documentaires ( 0,96 ML): ce sont des recherches d'informations effectuées par la documentaliste à la demande (de la part de personnes en interne ou en externe). Chaque recherche est thématique.
• les archives du Groupe CMH ( 8,3 ML) : c'est la partie« conservation historique» des archives du Groupe CMH, il s'agit de tous les documents relatifs à l'histoire des sociétés du Groupe CMH (rapports d'activités, plaquettes de présentation, publicités, articles de journaux ... ).
1
• les Journaux Officiels antérieurs à 1990 ( 5,7 ML): les éditions datant d'après 1990 sont disponibles sur Internet. La documentaliste a donc décidé de désherber tous les journaux parus après 1990.
• les photos ( 21,42 ML): ce fonds se divise en trois sous - parties qui sont« portrait», «thématique et événement», «patrimoine». Elles servent à illustrer les journaux du Groupe CMH, l'Intranet, les plaquettes ...
Les documents sont principalement sur support papter, mats la volonté de la documentaliste est de passer progressivement au support électronique, à la fois pour le gain de place mais aussi pour la facilité de gestion et d'accès à l'information. Ce qui est fort intéressant dans le cas du Groupe CMH car de nombreuses agences sont dispersées au sein de la métropole lilloise.
Tout au long de l'année, les demandes de nouveaux ouvrages et de nouveaux abonnements augmentent. Ainsi, il y a presque 200 souscriptions d'abonnements payants par an et plus de 400 ouvrages (dont 250 payants) sont commandés chaque année.
3.3 Les locaux
Les documents sont stockés dans quatre endroits :
• Le bureau de la documentaliste : on y trouve les dossiers documentaires, les archives du groupe CMH, les recherches documentaires.
C'est également dans cette pièce que la documentaliste garde à portée de mains différents outils de travail comme les dossiers éditeurs, les bons d'acquisition et de commande des documents, les cahiers de prêts et d'inventaire.
• La salle de documentation : la presse est stockée dans cette salle . On y trouve aussi les livres et les photos.
• Les bureaux de certains employés : certains documents sont disséminés dans différents bureaux et agences des sociétés du Groupe CMH. C'est le cas pour certains ouvrages qui répondent à des besoins spécifiques des salariés et qui servent quotidiennement. Ces documents sont répertoriés dans la base de la documentaliste qui a ainsi toujours connaissance de l'emplacement d'un document.
La cave a été vidée lors de mon stage, une stagiaire avait pour mission de désherber la cave et de remonter dans la salle de documentation les ouvrages pertinents.
3.4 Les tâches de la documentaliste
Dés son arrivée en 2000, la documentaliste Mme Karine Leroy-Vincent a été chargée de créer un système de gestion informatique du fonds documentaire à 1' aide du logiciel Lotus-Notes.
Sa mission générale est de développer, gérer et diffuser à l'ensemble des salariés du Groupe CMH la documentation et les informations nécessaires à leur métier.
Elle est aidée par les assistantes de direction pour la passation de commande. Ce sont elles qui se chargent d'enregistrer le bon de commande, de faire le double de paiement et d'enregistrer la facturation.
La documentaliste a pour principales tâches :
La responsabilité des tâches documentaires : la recherche, 1' acquisition, la gestion et la diffusion des documents.
Dans le détail Karine Leroy-Vincent s'occupe: de la gestion des abonnements
du bulletinage de la presse qui arrive chaque matin suite aux abonnements souscrits de la gestion et de 1' archivage des périodiques en fin de circulation
de la gestion et des modifications de listes de circulation des documents des recherches documentaires à la demande des salariés
de la veille documentaire de l'achat de livres
des enregistrements des ouvrages dans la base de données créée et hébergée sous le logiciel Lotus-Notes. Il s'agit principalement de cataloger et d'indexer les documents. de la gestion des prêts de livres, de photos et périodiques
d'enrichir des dossiers documentaires et thématiques. Pour cela, la documentaliste fait des recherches d'informations et de la veille thématique.
de la conservation des documents d'archive sur le Groupe CMH
La responsabilité du budget documentation
L'optimisation du service documentation :
Elle choisit des prestataires susceptibles d'optimiser le service documentation ( librairies en ligne pour les acquisitions, fournisseurs de mobilier et de petit matériel pour la conservation de documents ... )
Elle analyse régulièrement les besoins et les attentes des salariés afin de proposer une offre documentaire adaptée (documents et outils de recherche).
Elle conçoit ou améliore 1' application documentaire informatisée.
Elle organise la politique de conservation et de désherbage de documents.
Elle élabore des systèmes de classement et d'aménagement de l'espace qui s'adapte aux évolutions des fonds documentaires.
Elle assure la promotion du service documentation.
Elle gère des projets documentaires tels que l'intégration d'un nouveau fonds, une refonte de classification ....
3.5 Les usagers
La majorité des utilisateurs sont internes au Groupe CMH. Ils font appel à la documentaliste pour des prêts, des demandes d'acquisition de documents, des recherches documentaires ponctuelles, des demandes de veille.
Certains usagers sont extérieurs au groupe : étudiants qui rédigent des dossiers, des auteurs et des journalistes cherchant des renseignements sur le logement social en général ou sur un élément particulier du patrimoine de telle ou telle société ...
3.6 La documentation en quelques chiffres
La documentation c' ese :3658 livres à ce jour 306 périodiques
1411 abonnements ( 171 abonnements annuels payants et 85 abonnements annuels gratuits)
1712 reportages photos 41 ouvrages avec mises à jour
1
3. 7 La
documentation en quelques photos
A droite, se trouvent les périodiques dans des boîtes bleues.
Sur la gauche, se trouvent les livres.
Voici, les quatre armoires de la photothèque. On peut voir des rails télescopiques composés de trois rangées de dossiers suspendus.
Le premier meuble sur la droite contient les dossiers documentaires rangés dans des dossiers suspendus bleus.
Le meuble sur la gauche avec les dossiers suspendus orange contient une partie des archives du Groupe CMH.
A 1' extrême gauche se trouvent les boîtes contenant les recherches documentaires.
1/ Ma mission au sein du Groupe CMH
Afin de rassembler physiquement les onze départements du Groupe CMH, un nouveau siège est en construction à Villeneuve d' Asq.
L'arrivée des employés au sein du futur siège est prévu pour le second semestre de 2005. TI faut donc préparer le déménagement et 1 'aménagement de la salle de documentation. C'est dans cette optique que Karine Leroy-Vincent désirait un stagiaire en documentation pour ce projet.
Karine Leroy-Vincent me demandait de préparer le transfert des collections et du mobilier de la salle actuelle vers la future salle. Elle me demandait également de préparer l'implantation des collections et du mobilier dans la future salle.
Pendant cette période de transition, il ne faudra pas stopper les services documentaires. Une préparation anticipée et bien préparée pourrait également permettre au service documentation d'être opérationnel jusqu'au bout et d'être à nouveau vite opérationnel après le transfert. De plus, le déménagement était l'opportunité de faire un peu de rec1assement, de désherbage et d'optimiser la future salle.
Le déménagement est l'opportunité d'améliorer le système documentaire. Améliorer ou changer le système documentaire «c'est aussi l'occasion, de remettre en cause les missions du système, ses modes de fonctionnement, ainsi que les produits et services proposés aux usagers. » 1
Pour cela, on peut adopter pour différentes stratégies : recherche de productivité; adaptation aux demandes du public (nouveaux services aux utilisateurs, mise en place de nouvelles fonctions ... )
C'est une proposition de stage qui se positionne donc sur le traitement et la gestion physique des documents. La réflexion se situe sur l'impact organisationnel et physique des documents dans une logique de service aux utilisateurs.
Beaucoup d'idées sur la façon de procéder me sont venues en tête . Au fur et à mesure de mes lectures théoriques sur les déménagements de centre de documentation, j'y voyais plus clair sur la méthode à adopter.
Je voulais notamment m'aider de certaines notions de gestion de projet afin de mener à bien ma mission.
1 . . . .
2/ La gestion de projet et ma mission
Je me suis aidée de certaines notions de gestion de projet pour mener à bien ma mission. Certaines notions ont été prises en compte, d'autres notions réservées à des projets de plus grande envergure ont été mises de côté.
Un projet doit prendre en compte trois variables auxquelles il faut sans cesse se référer : la qualité, les coûts, les délais. Dans notre cas (préparation d'un transfert de documents), la variable «coût» ne dépend pas de nous. L'organisation de la logistique du déménagement et de 1' aménagement est réalisée et budgétée par un autre département avec lequel il nous faut travailler sur ce projet. Le délai imparti était de deux mois environ (la durée de mon stage). Concernant la variable« qualité», nous avons tout mis en œuvre pour que le transfert des documents se passe correctement.
Dans notre cas, il s'agit, d'un projet interne de faible envergure pour lequel le besoin et la réponse à ce besoin sont réalisés par les mêmes personnes : Karine Leroy-Vincent et moi-même. Dans des projets à plus grosse échelle, l'expression du besoin et la satisfaction de ce besoin sont portés par des acteurs distincts.
L'expression du besoin est très importante. Dans notre cas, l'expression du besoin n'est pas évidente à formuler d'autant plus que ce projet n'a pas d'antériorité au sein de l'entreprise. Notre projet est novateur. En 2001, tous les documents au sein du département communication ont été rapatriés au sein d'une même salle, cependant notre projet actuel consiste en un transfert de documents rangés dans un lieu en un autre lieu. En 2001, il fallait rassembler des documents de plusieurs endroits dans un même bâtiment. Notre projet consiste à transférer les documents d'un bâtiment à un autre dans une logique globale. En apparence, les deux projets se ressemblent en certains points, cependant les méthodes adoptées ne se ressemblent pas du tout. Les intervenants ne sont pas les mêmes (cette fois-ci , il y a des intervenants d'autres départements et des intervenants extérieurs). Notre besoin consiste à déménager des collections d'un lieu à un autre.
Tout au long du projet, je devais m'assurer que la méthode de transfert en cours de réalisation correspondait clairement aux attentes de Karine Leroy-Vincent. Pour cela, je sectionnais mon travail en étapes. Après chaque étape, j'allais présenter mon travail à Karine Leroy-Vincent afin qu'elle me donne son avis. Parfois, le travail que j'avais effectué lui convenait, d'autres fois, je devais rectifier quelques éléments et plus rarement nous devions discuter ensemble sur certains points afin de trouver une solution commune.
Il fallait réaliser ces étapes tout en s'assurant que le délai du projet allait être respecté. Ces étapes de validation rn' ont beaucoup servie, elles rn' ont permise de déceler les
non-conformités de mon travail par rapport aux objectifs et de m'adapter aux nouvelles contraintes dues aux aléas non-prévus au départ.
Il faut éviter de se lancer trop vite dans la recherche de solutions. Il faut d'abord faire abstraction des solutions existantes pour se concentrer uniquement sur les besoins. Dans notre cas, avant de me lancer dans l'élaboration d'une méthode de transfert, j'ai effectué une analyse de l'existant (cf annexe 2) qui m'a permis de mieux cerner les besoins et les contraintes à prendre en compte.
Comme dans tout projet, il y a aussi l'idée qu'un résultat est attendu, la réalisation de 1' aménagement des collections au sein de la nouvelle salle est appelé ouvrage. Dans notre cas, Karine Leroy-Vincent et moi-même sommes les maîtres d'ouvrage, c'est nous qui maîtrisons l'idée de base du projet et ses objectifs. Mais nous dépendons aussi des décisions du département logistique. Nous savons quel usages seront fait de notre ouvrage. Nous sommes responsables de 1' expression des besoins et de la réalisation de 1' ouvrage. En terme de sous-traitance , nous aurons des déménageurs extérieurs.
Si l'on veut utiliser le vocabulaire précis de la gestion de projet, la documentaliste est maître d'ouvrage et je suis le maître d'œuvre du projet. Elle m'a retenue pour réaliser l'ouvrage dans certaines conditions de délais et de qualité. Je suis donc responsable des choix inhérents à la réalisation de l'ouvrage conformément aux exigences du maître d'ouvrage. Comme le veut la gestion de projet c'est le maître d'ouvrage qui est à l'origine de l'expression du besoin: déménager des collections d'une salle à une autre.
Tout ce que je proposais devait sans cesse prendre en compte les exigences de départ de la documentaliste (laisser un dossier à 1' entreprise, prévoir une méthode de déménagement claire ... ). J'étais responsable de la façon dont je voulais procéder mais toutes mes actions devaient répondre aux objectifs de Karine Leroy-Vincent.
Dés le départ, Karine Leroy-Vincent et moi-même avons établi une méthodologie, nous avons dégagé trois étapes dans le projet (1' état des lieux, le déménagement et l'aménagement). Cette méthodologie est restée la même tout au long du projet mais les actions menées afin de mettre en place cette méthodologie ont sans cesse évolué.
Au début du projet, il y avait beaucoup d'incertitudes (Quelles seront les dimensions de la future salle? Va-on avoir les mesures des cartons de déménagement? Quelle sera la prestation exacte des déménageurs? ... ) J'ai tenté d'identifier au mieux les risques en me représentant mentalement le transfert des collections à de nombreuses reprises.
Dans notre cas, il n'était pas indispensable d'établir un schéma directeur permettant de voir l'articulation des actions dans le temps (ex: diagramme de Gandt). De même que nous n'avions en aucun cas besoin de comité de pilotage.
Dans notre cas, l'étude d'opportunité, l'étude de faisabilité et l'étude détaillée n'ont pas été officiellement mises en place. Cependant ces trois étapes inévitables lors de projets se sont mises en place lors de différentes discussions avec Karine Leroy-Vincent mais aussi par la rédaction de documents (tableaux des métrages linéaires, analyse de l'existant pour Mr Souply, dossier laissé à l'entreprise). Avant de nous lancer dans le projet, nous nous sommes assurées que celui-ci était possible et nous avons cherché quelle méthode adopter.
Notre projet s'est bien réalisé selon les phases connues sous l'appellation des « 3C
»
(cadrer, conduire, conclure).
Avant de me lancer dans le projet, j'ai mis au point avec Karine Leroy-Vincent ce que je devais produire afin de prendre conscience du projet (phase préparatoire). Puis nous avons rédigé un cahier des charges (cf annexe 1) et je me suis lancé dans l'organisation du transfert (phase de réalisation). La phase de fin de projet ne se fera que en 2005 lors du transfert final. A ce moment là, nous pourrons nous assurer que l'ouvrage est conforme à ce que Karine Leroy-Vincent désirait. Nous verrons également si tout se déroule correctement.
Comme dans tout projet, une documentation accompagnait la réalisation de l'ouvrage. J'ai laissé un dossier d'une quarantaine de pages à l'entreprise.
n
s'agit du référentiel de base concernant le transfert des collections (cf annexe 3)Lorsque le transfert des collections fut organisé, Karine Leroy-Vincent a validé la conformité du produit (le dossier laissé à l'entreprise) par rapport au cahier des charges. Après le transfert en 2005, le document que j'ai laissé à l'entreprise sera conservé afin qu'il puisse aider au cas où un projet de même type prend place dans le futur mais aussi pour mémoire. Cette mise en mémoire est indispensable à tout projet.
Une réunion de bilan de fin de stage s'est mise en place lors de ma dernière semaine au sein du Groupe CMH. Un debriefing avec Karine Leroy-Vincent m'a permis de passer en revue la globalité du projet, ses écarts et les mesures mises en œuvre pour y faire face.
Une fois le transfert effectué, il faudra effectuer« la maintenance», c'est à dire mettre des actions en œuvre afin que l'ouvrage réalisé s'inscrive dans la durée. Pour cela, j'ai mis en place un système de pilotage qui indique les actions à entreprendre (politiques de désherbage) afin que 1 'ouvrage reste pérenne dans le futur.
A présent, je vais passer à l'explication de la première étape du projet: l'analyse de 1 'existant.
3/ Comment analyser l'existant
?
3.1 La collaboration avec un spécialiste de l'aménagement
Nous avons appris par la suite qu'un professionnel de l'aménagement de l'agence «Spirale» allait intervenir dans l'aménagement de la nouvelle salle de documentation.
Mr Souply est venu une matinée nous présenter sa fonction et ce qu'il attendait de nous. Mr
Sou ply est un spécialiste de l'aménagement et du mobilier. A partir de l'analyse de 1' existant,
il fait une étude afin de rentabiliser au mieux l'espace. Il propose un mobilier adapté aux caractéristiques des documents à ranger et fait des préconisations d'aménagement. C'est également lui qui décide de récupérer ou non le mobilier actuel.
La collaboration avec Mr Souply nous permet de travailler avec des professionnels de 1' aménagement en bibliothèques qui connaissent bien les impératifs fonctionnels du mobilier et les spécificités techniques souhaitées.
Nous lui avons présenté notre analyse de l'existant et l'état de nos besoins. Satisfait de notre façon de procéder, il nous a assuré de faire son étude dés qu'il aurait toutes les données (plans du futur bâtiment. .. ). Actuellement, nous attendons son étude qui devrait nous parvenir pour le 10 septembre 2004.
C'est donc Mr Souply qui décide du choix du mobilier, mais c'est Karine Leroy-Vincent et moi-même qui devons valider ses propositions. Si les contraintes et les exigences énoncées dans l'analyse de l'existant ne sont pas respectées, nous lui demandons d'élaborer d'autres implantations.
L'analyse de l'existant se trouve en annexe 2.
3.2 Calcul des mètres linéaires et de l'accroissement
Un projet de déménagement ne peut s'envisager sans prendre en compte le passé. Il faut comprendre comment la salle de documentation s'est constituée afin de pouvoir supposer comment elle va évoluer. Pour cela il faut notamment recenser et évaluer 1' ensemble des collections.
Avant de se lancer dans les mesures du fonds documentaire, un important chantier d'organisation des collections devait se mettre en place. Ce travail fut effectué par une stagiaire en DEUST Documentation. Ce travail passait par la vérification de l'inventaire et
l'élimination des ouvrages disparus dans les catalogues, le tri des documents dans la cave, le désherbage des documents ... Ce travail était indispensable avant de se lancer dans le projet du déménagement de la salle de documentation. Une fois ce travail effectué, je pouvais me lancer dans 1' analyse de 1 'existant.
Le service documentation est constitué de sept types de documents : les livres, les périodiques, les photos, les dossiers documentaires, les recherches documentaires, une partie des archives du Groupe CMH et les Journaux Officiels.
Karine Leroy-Vincent avait effectué un métrage linéaire et un calcul des accroissements en 2003 pour chaque type de documents. Ses mesures étaient indicatives et je devais les refaire de façon précise lors de mon stage.
Je devais effectuer les métrages linéaires pour chaque typologie de document et calculer l'accroissement annueL Ainsi, on pouvait faire des prévisions de métrage pour les années 2005, 2010 et 2015. Ces années correspondent à cinq ans et dix ans après le déménagement.
J'ai également mentionné les métrages linéaires pour l'année 2006. C'est au cas où la construction du nouveau siège du Groupe CMH prendrait plus de temps que prévu et que le déménagement serait décalé à l'année 2006. Ainsi Karine Leroy-Vincent allait avoir les mesures exactes lors du déménagement.
Pour chaque typologie de document, je devais réfléchir à la meilleure méthode de calcul. En effet, tous les types de document ne présentent pas les mêmes caractéristiques, il faut donc élaborer un calcul différent et pertinent pour chaque type de document
Je vais rapidement présenter les différentes façons de calculer les métrages linéaires:
• Les livres
Les livres sont rangés les uns à la suite des autres sur des rayonnages. Ils sont rangés par numéro d'inventaire. D'une année à l'autre le métrage était différent. Par exemple, en 1994 nous n'avons que 0,50ML1 alors que pour l'année 2003 nous avons 3,26 ML. Globalement, plus on avance dans le temps, plus nous avons de livres.
Pour le calcul des mètres linéaires actuels, j'ai mesuré les mètres occupés par les livres sur les étagères ce qui nous fait un total de 20,59 ML.
Pour le calcul de l'accroissement annuel, je n'ai choisi de calculer que par rapport au nombre des livres acquis en 2000 ou après. Toutes les années auparavant, n'étaient pas représentatives. De plus, les commandes de livres augmentent d'année en année. Prendre en compte les années antérieures à 2000 fausserait le calcul de l'accroissement annueL Je
calculais la moyenne de livres obtenus par an suite aux années 2000,2001,2002,2003 et 2004. J'ai donc obtenu un accroissement arrondi à 4ML 1 an.
• Les recherches documentaires
Les recherches documentaires sont disposées dans des boîtes d'archives dans le bureau de la documentaliste. Côte à côte, cela fait 0,96 ML de recherches documentaires.
Un calcul de l'accroissement annuel précis semblait très complexe et me demandait beaucoup de temps. Je devais rechercher dans les boîtes, les recherches documentaires et les classer par année. Comme ce type de document n'était pas trop volumineux et que le mode de classement sera conservé, j'ai choisi de me fier à la donnée approximative avancée par Karine Leroy-Vincent qui était de 0,20 ML 1 an.
• Les dossiers documentaires
Le métrage des dossiers documentaires est de 3,44 ML.
Un calcul de l'accroissement annuel précis aurait été impossible. Les dossiers documentaires sont composés d'articles aux dates différentes. Régulièrement, ils sont nourris et désherbés de nouveaux articles. On ne peut donc pas attribuer un dossier documentaire à une année précise. J'ai donc choisi de garder la donnée approximative de Karine Leroy-Vincent qui est de 0,9 ML/an.
• Les archives du Groupe CMH
Les archives du Groupe CMH qui se trouvent au service documentation sont un fonds qui n'est pas finement classé et enregistré. L'organisation des archives sera l'objet d'un nouveau projet une fois le déménagement effectué. Les archives font 8,30 ML.
Le calcul précis de 1 'accroissement annuel est lui aussi impossible car il aurait fallu se plonger dans tous les documents afin de savoir de quelle année ils étaient. Je me suis donc basé sur la donnée approximative de Karine Leroy-Vincent qui est de 1 ML 1 an.
• Les Journaux officiels
Une partie du service documentation est réservée à la conservation des Journaux officiels. Les Journaux officiels postérieurs à 1990 sont à présent disponibles sur Internet. Karine Leroy-Vincent avait demandé l'autorisation au service juridique du Groupe CMH de ne garder que les Journaux officiels papier antérieurs à l'année 1990. Le métrage des Journaux officiels antérieurs à 1990 est de5,70 ML. Aucun accroissement annuel n'était donc à prévoir.
• Les photos
Ce fonds est compliqué à mesurer du fait qu'il se divise en trois sous-ensembles: «patrimoine», «thématique-événement» et «portrait». Ces trois sous-ensembles étaient disproportionnés. Ils avaient donc des accroissements annuels différents.
J'ai donc mesuré pour chaque sous-ensemble les ML occupés par les dossiers suspendus. La partie« Patrimoine» occupait 14,28 ML, la partie« Thématique- Evènement »occupait 5,1 ML et la partie « Portrait » occupait 2,04 ML.
Le calcul de 1 'accroissement annuel ne pouvait pas se faire en allant chercher la date des photos dans les dossiers suspendus. Nous avons donc cherché des indicateurs dans la base de données. Pour chaque thématique, nous avions le nombre de photos enregistrées par année. Comme pour les livres, les années 90 étaient peu productives. Pour ne pas fausser le calcul des accroissements, je n'ai pris en compte que les années 1991 à 2004. La photothèque représentait donc 14 ans d'acquisition. Pour chaque thématique, je divisais les ML par ce nombre d'années afin de trouver l'accroissement annuel.
J' ai donc obtenu un accroissement de 0,36 ML 1 an pour «Thématique-Evenement», 0,34 ML 1 an pour« Portrait» et 1,02 ML pour« Patrimoine».
• Les périodiques
Ce fonds documentaire a été le plus compliqué à évaluer du fait d'une part de son importance mais aussi parce que ce fonds se divise en de nombreux sous-ensembles. Du fait de la masse à traiter j'ai fait mes calculs grâce au logiciel EXCEL.
Ce fonds se divise en trois sous-ensembles : «les revues», «la presse hebdomadaire et quotidienne», «les journaux locataires et les journaux des villes + instances». Cette distinction est dû non-seulement au fait que ces trois ensembles ont des caractéristiques de gestion et de classement différentes mais aussi parce que ces trois sous-ensembles se distinguent physiquement dans la salle de documentation.
Pour les revues, le métrage linéaire est de 39,24 ML. J'ai calculé le métrage linéaire et les accroissements annuels lettre par lettre. J'ai pensé que cela me serait utile au moment de faire la réimplantation des collections dans les rayonnages de la salle future.
La presse quotidienne et hebdomadaire mesure 6,05 ML mais n'a pas d'accroissement annuel du fait que l'on ne garde que l'année en cours et l'année précédente.
Les journaux locataires et des villes + les instances représentent 6,61 ML et ont un accroissement annuel de 1,65 ML 1 an en moyenne.
Tous ces résultats ont été mis dans l'analyse de l'existant à destination de Mr Souply (annexe 2)
Le transfert des documents d'une salle à l'autre possède de nombreux enjeux que j'ai énumérés dans la partie suivante.
4/ Les enjeux du transfert
La salle de documentation déménage du fait du rassemblement physique des onze départements du siège du Groupe CMH. Sans ce déménagement de siège, la salle de documentation n'aurait certainement pas bougé.
Le déménagement de la salle de documentation n'était pas un besoin, cependant au bout de quelques années la documentaliste aurait du mettre en place un certains nombres de politiques (dont notamment des politiques de désherbage) pour permettre au service documentation de fonctionner. Cependant le transfert du service documentation d'un lieu à un autre doit tout de même être l'occasion de remettre à plat tous les fonctionnements mais aussi de toucher du doigt ce qu'il convient de modifier ou d'améliorer. Il faut programmer la nouvelle structure en tenant compte de toutes les améliorations souhaitées mais aussi en tenant compte du fait qu'il s'agisse d'un projet à long terme, il faut avoir une vision prospective.
Toute la difficulté d'un transfert réside dans le fait qu'il faut prendre en compte plusieurs entités à la fois.
«
TI faut mettre en synergie : le bâtiment, les collections, le personnel. » 1Je propose par la suite de présenter les enjeux du déménagement :
• Optimiser l'espace
L'importante masse de documents ne permet pas une réorganisation totale de l'implantation des collections.
Au fur et à mesure de 1' évolution de la masse documentaire, différentes améliorations étaient envisageables. L'aménagement va permettre de réorganiser spatialement l'implantation des collections de façon à optimiser le travail (réorganisation spatiale de certains documents, rassemblement physique de collections ... ).
1
PANSU, Alain. -Organisation des collections dans 1 'espace. -Bulletin d'informations de 1 'association des bibliothécaires français, n°170, premier trimestre 1996, p7.
La collaboration avec Mr Souply nous a également permis d' envisager du mobilier dont les caractéristiques répondaient au mieux aux documents à ranger. Nous avons listé toutes les contraintes concernant le mobilier dans notre dossier rendu à Mr Souply. (cf annexe 2).
L'enjeu est d'optimiser l'espace afin de gagner de la place pour les documents futurs et de gagner du temps. Le transfert est un tremplin pour mieux organiser la salle de documentation. Il faut cependant que le gain de 1' espace ne soit pas la motivation première, il faut également garder en tête les flux du personnel.
11
ne faut pas que celui -ci soit contraint à beaucoup d'allées et venues. L'organisation des postes de travail de la documentaliste devra optimiser les flux documentaires de façon à gagner du temps en service interne. La disposition actuelle n'étant pas assez fonctionnelle, la documentaliste fait parfois des allées et venues qu'elle pourrait éviter ou du moins diminuer.n
faut donc un nouvel aménagement de l'espace qui apporte une solution à ces problèmes. Ces contraintes que nous avons appelées contraintes géographiques sont aussi listées dans le rapport pour Mr Souply (cf annexe 2 ).L'enjeu est donc d'optimiser l'espace tout en optimisant également les tâches de la documentaliste. Un juste milieu est à trouver entre ces deux contraintes.
• Pallier à la saturation des locaux
Si l'on garde les politiques de conservation et de désherbage actuelles, la salle actuelle peut accueillir les documents jusqu'en 2006. Dans un nouvel espace, il faudra élaborer de nouvelles politiques de conservation et de désherbage.
L'actualisation du fonds documentaire est très importante, il faut ne faut donc pas hésiter à mettre au pilon certains documents périmés au profit de documents récents.
Le déménagement est donc 1 'occasion de faire face à ces différents aspects. Le déménagement a été l'occasion de désherber mais il est aussi l'occasion de remettre à plat de nouvelles politiques de désherbage.
• Répondre à l'augmentation des utilisateurs du service documentation.
Les indicateurs de la documentaliste montrent une utilisation de plus en plus importante du service documentation :
Le nombre de livres et de reportages photos a nettement augmenté en 4 ans.
En 2001, la documentaliste possédait 51 reportages photos dans la base de données contre 1479 en 2003.
En 2000, il y a 104 livres dans la base de données contre 480 en 2003.1 (Il ne s'agit ici que
des livres rentrés dans la base de données, une grande partie des livres n'est pas entrée dans la
base de données mais uniquement dans un cahier d'inventaire. C'était le système adopté avant
la création de la base de données documentaire.)
Evolution du nombre de livres et de reportages enregistrés dans la base documentaire
1500r-~---~~~~~~--~ 1400 1300 1200 1100 1000 900 .0 800 c: 700 600 500 400 300 200 100+-~~~--~~~---~----~ 2003 années
- Le nombre des recherches documentaires effectuées par la documentaliste a
également augmenté. En 2000, la documentaliste possédait 21 recherches documentaires
contre 57 en 20031.
Evolution du nombre des recherches documentaires 60 y---~--~~L_ __________ __ 50 40 .g 30 20 10 0 +---~----,---~----~ 2000 2001 2002 2003 années 1
- L'indicateur du nombre de prêts est le plus révélateur de 1' augmentation des consultations
du service documentation. Les utilisateurs sont de plus en plus nombreux. En 2000, il y a eu
15 prêts de reportages photos contre 35 en 2004. En 2000, il y a eu 29 prêts de livres et
périodiques contre 117 en 2003. 1
.0 c:
Evolution du nombre de prêts de
l
ivres+
périodiques et de
r
eportages
120 -+-nb de prêts livres et revues 100 - nb de prêts reportages 80 60 40 35 32" 20 '"'22 ,..-1 0 2000 2001 2002 2003 annéesIl y fort à penser que cette augmentation des utilisateurs n'est qu'un début. Le service de
documentation est petit à petit de plus en plus connu. Le bouche à oreille fonctionne.
De plus, l'éloignement géographique avec les autres départements du Groupe CMH ne
favorisait pas la consultation du service documentation. Le fait que les onze départements
soient rassemblés en 2005 favorisera la consultation du service documentation. Le service
documentation sera au rez-de-chaussée à la vue de tous les employés. De ce fait,
l'augmentation des indicateurs est plus que probable.
Depuis la création du service documentation, de nombreuses améliorations ont déjà été effectuées comme par exemple la création et l'optimisation régulière de la base de données
sous Lotus -Notes. Les recherches des utilisateurs sont de plus en plus facilitées.
L'amélioration régulière des services rendus par la base de données sous Lotus-Notes est
susceptible d'entraîner une croissance du lectorat et de ses requêtes.
1
• Assurer dans de meilleures conditions les besoins documentaires
Du fait de 1 'éloignement géographique, lorsqu' un employé désirait un document, il exécutait sa recherche sur la base de données en ligne et s'adressait à la documentaliste par le biais de la messagerie de Lotus-Notes. Puis la documentaliste envoyait une navette.
Ce système sera beaucoup simplifié en ce qui concerne les employés des onze départements du siége du Groupe CMH. Les employés des onze départements sont d'ailleurs ceux qui sont le plus demandeurs d'informations. Les agences du Groupe CMH sont moins demandeuses et la documentation dont elles ont besoin régulièrement reste au sein de leur bureau.
A partir de août 2005, les employés pourront se déplacer au bureau de la documentaliste afin de prendre leurs documents. L'acquisition sera immédiate.
De plus, si ils désirent consulter beaucoup de documents, il sera beaucoup plus pratique de se rendre en salle de documentation pour consulter tous les livres dont ils ont besoin.
• Valoriser l'image de l'entreprise
Disposer d'un centre de ressources pour une entreprise privée est encore assez rare. Posséder un service de documentation contribue à l'image de marque d'une entreprise tant auprès de ses partenaires actuels que potentiels. Le Groupe CMH a désiré prendre en charge la gestion et 1 'organisation de son patrimoine documentaire.
Le service documentation se doit d'être encore plus performant du fait de son déménagement. Au sein du futur siège, la salle de documentation sera beaucoup plus accessible par les autres employés et le public extérieur, il se doit donc d'être optimisé.
A présent, voyons comment s'est déroulée la préparation du déménagement et de 1' aménagement de la salle de documentation.
5/ Comment préparer le déménagement et l'aménagement
de la salle de documentation
?
5.1 Rédaction du cahier des charges
Suite à mes lectures (cf bibliographie), je me suis constituée de solides bases concernant le déménagement et 1 'aménagement de centres de documentation. A ce moment, je me sentais capable de rédiger un cahier des charges pour Karine Leroy-Vincent.
rai donc rédigé un premier cahier des charges seule que j'ai fait relire à Karine Leroy -Vincent. Après avoir discuté ensemble, nous avons relevé quelques manques à ce cahier des charges et nous 1 'avons rectifié (cf annexe 1 ).
Ce cahier des charges se divise en trois parties, l'analyse de l'existant, le déménagement de la salle de documentation et l'aménagement de la salle de documentation au sein du futur siège.
J'ai donc suivi l'ordre du cahier des charges pour l'exécution de ma mission.
La réalisation de ma mission m'a permis de voir que certaines choses ne seraient pas faisables. La collaboration avec Mr Souply m'a permis de mettre de côté certaines choses. C'est lui-même qui se charge de l'appel d'offres pour le mobilier de la future salle de documentation, c'est également lui qui s'occupe des plans d'implantation générale du mobilier. En fonction des critères cités dans l'analyse de l'existant, Mr Souply intervient dans 1' implantation spatiale du mobilier et des collections.
De plus, je me suis rendue compte que je ne ferai pas d'analyse de l'usager (par manque de temps mais aussi parce que ce type d'étude n'aurait pas de réel impact). La partie du cahier des charges concernant les préconisations de fonctionnement pour le futur service documentation n'était donc plus faisable. Je voulais notamment me baser sur les propositions des utilisateurs afin d'élaborer de nouvelles façons de fonctionner. Dans une partie suivante, j'explique plus amplement pourquoi une analyse de l'usager n'était pas indispensable
concernant ce projet de déménagement.
5.2 Les documents à produire pour l'entreprise
Le déménagement et l'aménagement de la salle de documentation a lieu en 2005. Karine Leroy-Vincent désirait que je prépare par écrit le transfert des documents et que je lui laisse un dossier. Dans ce dossier, Karine Leroy-Vincent voulait que toutes les étapes du transfert soit abordées mais aussi l'avant transfert et l'après transfert.
Le dossier doit contenir tous les éléments dont Karine Leroy-Vincent est susceptible d'avoir besoin au moment du transfert. Le dossier laissé à l'entreprise se trouve en annexe 3.
Ce dossier n'est pas encore fini. Il va encore évoluer. Mr Souply vient nous présenter son étude courant septembre. A partir de son étude, je pourrai finir ma mission. Dans le dossier pour l'entreprise une indication en bleu ( /!Mr Souply), montre que c'est une partie du
document qui sera faisable après la rencontre avec Mr Souply.
Sans ses informations, je ne peux pas préparer l'aménagement de la future salle de documentation. Ce rapport de stage ne reflète donc pas ma mission dans sa totalité. Je vais
cependant expliquer par la suite ce à quoi je vais procéder concernant l'aménagement de la
future salle de documentation. D'ici la soutenance, j'aurai sans doute de nouveaux éléments.
Un mémo (avec les plans d'implantations des collections) réservé aux déménageurs
accompagne le dossier de 1' entreprise. Il ne contient que les informations pertinentes pour les
déménageurs le jour du déménagement. Ce mémo se trouve en annexe 4. J'ai tenté de rendre
ce document le plus simple et le plus compréhensible possible.
Certaines informations concernant le transfert des documents (ex : prestation fournie par les déménageurs, taille des cartons utilisée ... ) arrivaient au fur et à mesure de mon stage.
Je devais tout de même commencer ma mission tout en sachant qu'au fur et à mesure de
1' avancée de mon stage, j'allais devoir y insérer de nouvelles informations.
Faire abstraction de ces informations ne fut pas toujours évident. TI fallait rédiger un dossier «évolutif» qui pouvait s'adapter à tout type de nouvelle information sans en être
«déstabilisé». Chaque nouvelle information concernant le transfert devait s'inclure
facilement dans le dossier sans modifier les façons de procéder.
Le dossier laissé à l'entreprise devait permettre à Karine Leroy-Vincent de ne plus
réfléchir sur les façons de procéder mais d'être immédiatement opérationnelle.
5.3 La préparation du déménagement
Dans cette partie, je ne vais pas énumérer les différentes étapes de la méthodologie du déménagement. Les différentes étapes (étiquetage des cartons, mise en carton, stockage des cartons .... ) sont décrites dans le rapport laissé à l'entreprise.
Je vais expliquer l'avancement de ma réflexion et la façon dont j'ai procédé pour arriver à
élaborer une méthodologie du déménagement.
L'une des difficultés majeures dans la constitution du dossier pour l'entreprise était le
fait que je devais transmettre des informations à un public extérieur. En effet, le dossier
s'adresse à Karine Leroy-Vincent mais le transfert sera effectué par une société de
déménagement non- spécialisée en centre de documentation. De plus, certains employés vont
me faire comprendre par un public extérieur qui ne raisonnait pas forcément avec une logique de documentaliste.
La méthode du déménagement se devait d'être simple et facilement compréhensible. Au fil de mes lectures, j'ai décidé d'opter pour une signalétique couleur qui semble beaucoup plus abordable.
Les directives laissées aux déménageurs se devaient d'être simples et rapidement assimilables, j'ai donc opté pour des phrases courtes à l'infinitif sous forme d'énumération. J'ai cherché à rendre la méthodologie la plus claire possible en séparant clairement les différentes étapes et en incluant des couleurs et des polices de caractère différentes.
La visualisation est très importante dans ce type de déménagement. Les déménageurs doivent avoir conscience de l'implantation des collections dans la salle de documentation. Il faut qu'ils comprennent la logique de l'installation des collections au sein de la salle. On ne peut pas imaginer un déménagement où les déménageurs ne feraient qu'exécuter les instructions sans comprendre la logique de ce qu'ils exécutent. Le but du déménagement étant de laisser intacts certains ensembles de documents, il faut que les déménageurs aient conscience des sous-ensembles de documents. Pour cela, ils disposeront du plan d'implantation des collections. Ce plan se trouve dans le dossier laissé à l'entreprise en annexe 3.
Pour le déménagement, il fallait scinder la salle de documentation en zone de couleur par type de document, puis en armoire et pour finir en lots homogènes de transfert :
«
Ces lots découpent le linéaire des collections en unités cohérentes .Ils ont en commun le format, la côte, le lieu de chargement et le lieu de livraison » 1•La salle de documentation se divise en zone de couleur qui correspondent au type des documents. A chaque zone correspond une couleur. Chaque zone se scinde en « armoire » dans lesquelles se trouvent des lots homogènes de transfert qui seront mis tels quels dans les cartons. Toutes les armoires sont visibles sur le plan d'implantation des collections.
Le système de cartographie des collections m'a permis de visualiser les déplacements que les déménageurs vont effectuer le jour J afin de transférer les lots homogènes de transfert. J'ai ainsi pu régler la« chorégraphie» du déménagement et déterminer l'ordre d'intervention des déménageurs afin d'éviter trop de croisements de personnes.
Il était important de se baser sur 1' analyse de 1' existant et les accroissements annuels afin de prévoir le métrage des documents au moment du déménagement. Nous avons choisi de
1
PROST, Elisabeth, ESNAULT, Nathalie. Déménager une bibliothèque. Paris : Editions du cercle de la librairie, 2003. 222 p. ISBN : 2-7654-0864-5
nous représenter le nombre de mètres occupés par les documents en 2006 (au cas où le déménagement prendrait du retard). Ainsi nous avons une marge de sécurité. Les implantations des documents en 2006 sont répertoriés dans une implantation détaillé des rayonnages que j'ai faite sur ordinateur et dont dispose Karine Leroy-Vincent. Cette implantation détaillée des rayonnages est expliquée dans le dossier laissé à l'entreprise.
La mise en carton fût une étape difficile à programmer. De nombreuses contraintes existaient : des documents aux mensurations spéciales, des documents en cours... Après réflexion, différentes méthodes de mise en carton ont dû être élaborées en fonction de chaque type de document.
Les étiquettes adhésives pour les cartons sont différentes selon la destination du carton. Ce sont des étiquettes qui localisent le carton. La composition des étiquettes est également le fruit d'une réflexion: Quelles informations doivent se trouver sur l'étiquette? Comment rendre l'étiquette compréhensible ? . . . La composition des étiquettes est expliquée dans le dossier laissé à l'entreprise. Nous y avons mis uniquement les informations pertinentes sous forme de codage (A =armoire, E= étage, C= carton).
5.4 La préparation de l'aménagement
L'aménagement des collections au sein de la nouvelle salle est l'une des étapes de ma mission que je ne peux pas effectuer. Je dois attendre l'étude de Mr Souply qui me permettra d'avancer. Cependant, j'ai déjà une idée sur la façon dont va se dérouler la préparation de l'aménagement. Je vais donc présenter à la suite la façon dont je pense mettre en place 1' aménagement.
Un fois la superficie de la salle et les mesures des futurs meubles connues, je vais pouvoir me lancer dans la planification du déploiement des collections au sein de la future salle. Je vais devoir faire la balance entre le métrage linéaire à installer (existant +
accroissements) et les capacités de stockage. Puis, je vais devoir déterminer le nombre de rayons nécessaires par sous ensemble homogène. Pour 1 'aménagement, « il faut prévoir une extension de chaque fonds. En conséquence, à l'ouverture d'une salle de documentation conçue pour 10.20 ans, il est normal de voir des mètres linéaires de rayonnages inoccupés. On peut estimer raisonnable, un taux de remplissage à l'origine d'ordre de 50 à, 70%. »1•
En plus du mémo (cf annexe 4), les déménageurs disposeront dans la nouvelle salle d'affiches sur les rayonnages qui indiqueront la zone de couleur et le numéro des cartons à
l PROST, Elisabeth, ESNAULT, Nathalie. Déménager une bibliothèque. Paris: Editions du cercle de la librairie, 2003. 222 p. ISBN: 2-7654-0864-5
déposer. Si Karine Leroy-Vincent n'a pas accès à la nouvelle salle, ces indications seront sur le plan d'implantation des collections de la nouvelle salle. «Cette signalisation interne installée ponctuellement, a pour but de baliser l'espace afin d'orienter au mieux les déplacements et de faire gagner du temps . Claire et visible, elle limite la circulation et évite les erreurs d'acheminement. [ ... ]Sans aide, le déménageur sait où il doit aller. »1.
En bref, après la rencontre avec Mr Souply, je dois faire un plan d'implantation des collections de la nouvelle salle. Puis ensuite, je dois faire le détail des rayonnages futurs pour permettre à Karine Leroy-Vincent de reclasser les documents sur les rayonnages. Je ne peux créer ces documents qu'une fois les dimensions de la salle et des meubles connues. Pour l'instant, je na sais pas combien d'années d'accroissement je dois prendre en compte.
Je dois également créer un système de fiches qui seront collées sur les rayonnages actuels des périodiques afin que Karine Leroy-Vincent connaisse les accroissements jusqu'en 2006. Le fonds de périodiques est un fonds compliqué à gérer du fait que les accroissements se greffent au sein même du bloc homogène. Le dernier périodique reçu en A s'ajoute au dernier périodique en A De plus le fonds est très important. Pour beaucoup d'autres documents, le dernier document reçu se met à la suite et à la fin des autres documents rangés.
Actuellement, ce sont les idées que j'ai concernant 1 'aménagement de la future salle, mais d'autres éléments se grefferont au fur et à mesure de l'avancée de mon travail.
5.5 La place de l'usager
J'ai conscience de la place primordiale qu'occupe l'usager au sein du système documentaire. L'élaboration du système documentaire ne peut en aucun cas se faire sans le prendre en compte. Pour cela, Karine Leroy-Vincent a effectué des analyses de l'usager par le biais d'entretiens ou de questionnaires.
Forte de mes acquis théoriques en analyse de l'usager suite à la première année de master SID, j'avais l'intention d'effectuer des entretiens et un bref questionnaire avec les usagers du service documentation. Au fil de mon stage, je me suis rendue compte de l'ampleur de la tâche concernant l'élaboration d'une méthode de déménagement. Etant consciente que les entretiens (retranscription et analyse) me prendrait beaucoup de temps, je me suis donc uniquement basée sur l'idée d'effectuer un bref questionnaire adressé à tous les employés du Groupe CMH par le biais de 1' intranet.
1
CHAINTREAU, Anne-Marie, GASCUEL, Jacqueline. Votre bâtiment de A à Z. Mémento à 1 'usage des bibliothécaires Paris : Editions du
