Les rapports de stage : du papier vers le numérique. Création d'une base de données pour les rapports de stage

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Les rapports de stage : du papier vers le numérique.

Création d’une base de données pour les rapports de

stage

Nadège Desjardins, Annie Pandi-Massika

To cite this version:

Nadège Desjardins, Annie Pandi-Massika. Les rapports de stage : du papier vers le numérique. Créa-tion d’une base de données pour les rapports de stage. Sciences de l’informaCréa-tion et de la communica-tion. 1998. �dumas-01734765�

UNIVERSITE DE LILLE III UFRIDIST

MAITRISE SID

ANNEE DE SOUTENANCE 1998

DESJARDINS_Nadège

PANDI- MASS1KA Annie

LES RAPPORTS DE STAGE

DU PAPIER VERSLE

_NUMERIQUE

CREA TIOND9UNE BASE DE DONNEES POUR LES

RAPPORTS DE STAGE

STAGE EFFECTUE DU 10/01/98 AU 30/07/98

SOUS LA DIRECTION :

TuteurUniversité : Mme TELLIER Isabelle Tuteur_{Entreprise : Mme ROCQ Marie Françoise}

UNIVERSITE DE LILLE III UFRIDIST

MAITRISE SID

ANNEE DE SOUTENANCE 1998 DESJARDINS _Nadège

PANDI-MASSIKA Annie

LES RAPPORTS DE STAGE

DUPAPIER VERS LE

_NUMERIQUE

CREATION D'UNE BASE DE DONNEES POUR LES RAPPORTS DE STAGE

STAGE EFFECTUE DU 10/01/98 AU 30/07/98 SOUS LA DIRECTION :

TuteurUniversité : Mme TELLIERIsabelle

SOMMAIRE REMERCIEMENTS AVANT PROPOS INTRODUCTION I. PRESENTATION GENERALE 6 A. _{HISTORIQUE DEL'UFR 6} 1) Spécificité de l'UFRIDIST 6 2)Lepersonnel de l'UFR 7 3) Lerôle de l'IDIST 7

B. ORGANIGRAMME DE L'ORGANISATION DE L'UFR 7

C. LES FONCTIONS DE L'UFR PAR RAPPORT A L'EXISTANT 7

1) Le traitementde l'information 7

2) La consultationetladiffusion de l'information 8

D. LANCEMENT DUPROJET 8

E. _{L'ENQUETE 9}

1) Laprocédure 9

2) Lesrésultats 9

3) Analyse des besoins des utilisateurs 10

IL ANALYSE DE L'EXISTANT 10

A. LE LIEU 10

1) Archivage 10

2) Classement des documents 10

3) Traitementdel'information 10

4) Transmission 10

5) Mémorisation 10

6) Organisationdes lieux 11

B. TYPOLOGIE DEL'EXISTANT 11 1) Naturedel'information 11 2) Naturedusupport 11 3) Mode de diffusion 11 4) Degré d'élaboration 11 C. AUTOUR DE L'EXISTANT 12

1) Cahieradministratif (renseignementssurles étudiants) 12

2) Cahier deconsultation des stages(Maîtrise/DESS) 12

3) Cahier desdisponibilités 12

4) Cahier des fiches de synthèse 12

D. UTILITE DE L'EXISTANT POURDIFFERENTES CATEGORIESDEPERSONNES 13

1) Administration 13

2) Enseignants 13

3) Etudiants 13

E. LES LIMITES 13

1) Lacirculation del'information 13

2) L'absence de respectdesnormes 13

3) Trouver lesinformationspertinentes 14

F. CONCLUSION: OU ALLER CHERCHERL'INFORMATION ? 14

1) Cahieradministratif 14

2) Cahier des emprunts 14

3) Rapportsdestage 14

4) Guides de l'UFR 14

5) Lesconventionsde stage 15

G. L'APPORTPOUR UNEINFORMATION PLUSFACILEMENTABORDABLE 15

1) Création d'unefiche desynthèsepourlesrapportsdestage 15

2) Création delistingsd'entreprises 15

3) Trouver del'information supplémentaire 15

III. QUEL SERAITL'OUTILLEMIEUXADAPTE POUR INFORMATISER LESINFORMATIONS

PERTINENTES 16

A. METTRELESINFORMATIONS DANS UNE BASE DEDONNEES 16

1) Apport del'informatique 16

2) Pourquoimettreles informations dansunebase de données ? 17

B. TYPOLOGIE DES SGBD 17

1) Description 17

2) Choix d'une SGBDR 19

C. EVALUATION ET CHOIX ENTRE DEUXOUTILS : EXCELOU ACCESS 19

IV. LACREATION DE LABASE DEDONNEES(NOTICE CONCEPTEUR) 20

A. ANALYSE DUPROJET 20

1) Objectifs de la BD 20

2) Notrebut 21

B. METHODOLOGIE 21

1) Recueiletorganisationde l'information 21

2) Choix des informationspertinentes 21

3) Organisations des informations 21

4) Choix d'unlangage d'indexation 22

C. PRESENTATIONDELA BASEDEDONNEES 22

1) MCD(Modèle Conceptuel des Données) * 22

2) MLD(Modèle logiquedesdonnées) * 22

D. FONCTIONNEMENT DELA BASEDEDONNEES 23

1) La gestionde la BD (liste des gestions) 23

2) Les tables 26 3) Les requêtes 33 4) Lesformulaires 42 5) Lesmacros. 43 6) Les états. 46 7) Les modules 46 E. CREATION DENOTICES 48 1) Noticespapier 48 2) Noticeenligne 48

F. PROBLEMES ET LIMITES DE LABASEDEDONNEES PARRAPPORT A L'EXISTANT 48

1) Quelques informationsserontabsentes 48

2) L'empruntseferasurcahier 49

G. EVOLUTIONSPOSSIBLESDE LABASEDEDONNEES 49

1) Ajoutde tables, dedonnées 49

2) Importer-exporterdes données 49

3) Evolution 49 H. MATERIELS 49 CONCLUSION LEXIQUE BIBLIOGRAPHIE ANNEXES

REMERCIEMENTS

Je tiens àremercier le_{personneladministratif, les enseignants etles étudiants de la Maîtrise}

de l'UFR IDIST.

Unremerciement_{particulier à MadameMarie-FrançoiseRocqnotre tuteurentreprise}

_qui

aaidé, conseillé _et accueillis, malgré le_tempsquilui était compté _etprécieux_au sein du

systèmeadministratif de l'UFR.

Merci à Madame Isabelle Telliernotre tuteuruniversitaire denous avoirguidés dans_notre

apprentissage de l'outil informatique. Et à Messieurs Yves Jeanneret etJérôme Bertonèche de

AVANT PROPOS

Avant de décrire le _{projet, nous allons préciser le rôle de chacun atenu dans la création de la}

base de données.

NADEGE DESJARDINS

■S _{Analyse desrapports destage ;releverles informations pertinentes}

Enquête : élaboration d'une enquête, analysedes résultats quand àla créationd'une base

^ _{Conception BD : élaborationet création de la base de données informatique} S _{Notice utilisateurs}

ANNIE PANDI MASSIKA

■S _{Réalisation d'une évaluation} entre deux _{logiciels : élaboration d'une étude entre deux} logiciels : EXCELetACCESS

■S _{Conception MCD, MLD}

S _Test de la base : au fur et à mesure de sa _{conception pour constater les problèmes et}

trouversolutions_adéquates.

Il est à noter _{que nous nous sommes relayées pour entrer toutes les informations sur les}

INTRODUCTION

C'est au sein de l'UFR IDIST de l'université de Lille III _{(Unité de Formation et de} Recherches, Information, Documentation et Information Scientifique et Technique) qu'une proposition de stage quant à la création d'une base de données sur les rapports de stage de

Maîtrise et de DES S aété_proposé.

Le but de notre _{stage sera donc de créeret de développer sous ACCESS une base de données}

surles_{rapports de stage.}

Le _{problème des rapports de stage est l'accès à l'information. Rechercher l'information}

pertinente, la trouver le plus rapidement possible sans compulser les rapports. Il s'agit de

savoir commentse fait larecherche de l'information. Et_{queltype d'informationyrecherche}

-t-onetpourquoi ?

Ilva_{s'agir d'étudier les rapports de stage, c'est àdire :}

L'accès à _{l'information, c'est à dire commentles étudiants etles autres personnes font} pour accéder aux rapports, à partir de quel support et quelles sont les informations disponibles.

Le contenu _{informationnel, c'est à dire déterminer quelle sera l'information}

pertinente ?

L'existences de normes. Comment sont construit les _{rapports de stage, la} présentation ? Y-a t-il des normes et sontelles respectées ?

Les _{problèmes et limites : quels sont les problèmes que nous avons rencontrer pour} rechercher l'information et la mettre en _{place sous forme informatisée. A partir de là}

quelles limites avons nousrencontrés quantaux informationset àla base de données.

L'objectif premier est de rendre l'information plus accessible et complète pour la création d'une base de données. Et dans un deuxième _{temps quand l'information sera dépouillée,}

mettre en œuvrela base de données.

Pour mettre en œuvre cette base de _{données, nous analyserons en premier, le lieu de stage,} c'est à dire l'UFR IDIST : ses _{spécificités, son rôle et ses fonctions par rapport à l'existant.}

Nous _{expliquerons le lancement du projet et l'enquête effectuée pour recueillir toutes les}

informations_{indispensables à la création de laBD.}

Dans un deuxième _{temps nous analyserons l'existant : son lieu d'archivage, ses typologies,}

les _{limites, ceque l'onpeut enconclure et qu'est cequel'informatique pourraitapporter.} Puis dans un troisième _{temps nous analyserons les outils informatiques qui nous permettrons}

de construireuneBD fonctionnelleet _{accessible pour différentstypes de public.}

Enfin dans un _{quatrième temps nous développerons le fonctionnement de notre BD et son}

I. PRESENTATION GENERALE

A. _{HISTORIQUE DE L'UFR}

1) Spécificité de l'UFR IDIST

L'UFR IDIST est de création récente _{(février 1991), il assure des formations nouvelles,} soumises _{régulièrement auxrénovations. L'organismeparlequel ilestrattaché estle centre de} recherche le CREDO _{(centre de recherche sur la documentation). L'UFR est petit et partage}

seslocaux avecle CRI _{(Centre deRessources Informatiques). C'estun centred'enseignement}

et derecherche.

En outre l'UFR fournit un soutien _{méthodologique et pratique aux enseignants et chercheurs}

désirant utiliser les nouvelles _{technologies.}

C'est un UFR _{pluridisciplinaire et professionnel, car il regroupe un DESS et un DEUST}

comportant de petit effectif.

L'originalité de cetUFRestqu'ilproposetroiscursus diversifié :

S _{DEUG MISASHS} : _{Mathématiques, informatique, statistiques appliquées aux sciences}

humaines et sociales. S _{Licence / Maîtrise SID}

(Sciences de l'Information et de la Documentation) : sociologie /

ethnologie.

S _{DEUST, Module optionnel de Licence,}

Maîtrise SID, DESS, DEA, CAPES : documentationetinformation_{scientifiqueettechnique.}

Un élément _{majeur se sont les missions « URFIST» (unité régionale de formation à}

l'information _{scientifiqueettechnique).}

Se sont des formations à l'information : interrogation de base de données, _{Internet... Elles}

sontà destinationdes étudiantset des_{enseignants, chercheurs.}

Il existe_{par ailleurs quatreannexesàl'UFR IDIST.}

■S _{Le D.F.M.L.D. (Départementde Formation auxMétiers du Livre etde la Documentation).}

Dontle directeurest_{Pierre-Jacques Lamblin}

Il a _{pour actions de formation continue des secteurs bibliothèques et documentation (en}

interne et _{externe). Il s'occupe particulièrement des modules professionnels du DEUST. Des}

stages sont organisés au sein de l'UFR parle DFMLD pour le personnel des bibliothèques et

des collectivités territoriales ainsi que dans le cadre desconcourspourles bibliothèques. •S _{Lesecrétariat du CRIpédagogie / recherche}

Est_{aujourd'huiassurépar une secrétaire de l'IDIST.}

■S _{LaBdB (Bibliothèque des Bibliothèques)}

C'estun_{enseignant Monsieur Christian Loock qui s'occupe de cettebibliothèque. Celle-ci est}

installée dans les locaux du service communde documentation.

S _{Le CREDO}

C'est un centre de recherche attaché à l'UFR IDIST _{regroupant plusieurs axes et équipes de} recherche : CREDO _{Antique, VALMEMOR, Ingénierie linguistique et la Sociologie /}

2) Le personnel de l'UFR

Il se _{compose d'enseignants permanents, deux assistants temporaires d'enseignements et de}

rechercheet d'unallocataire derecherche.

Les autres _{personnels sont des agents administratifs, des secrétaires, des ingénieurs d'études,}

chercheurs, bibliothécairesadjoint, conservateur enchefet d'un ouvrier d'entretien.

3) Lerôle de l'IDIST

Esten_{premier lieu de sélectionner les étudiants pourle DESS etleDEUST.}

D'organiser larentrée des étudiants, les examensetles semaines de soutenances.

De déterminerles _{budgets, les rémunérations des chargés decours.}

De se _{charger durecrutementdes charges de coursenseignants, du guide de l'UFR, des}

emplois dutemps et des services.

De_{plus il s'occupe aussi des conseils d'UFR, des actions de formation continue etdes}

commissions de _{spécialistes.}

Nous pouvons donc constater que cet UFR est jeune, qu'il est soumis à de régulières

rénovations et _{qu'il est pluridisciplinaire et professionnel. Et au vue de l'évolution des}

inscriptions qui ne cessent d'augmenter. Nous pouvons dire que beaucoup de personnes se voient intéresser _{par les formations professionnalisantes ce qui explique l'engouement pour}

les nouvelles_technologiesendocumentation.

B. ORGANIGRAMME DEL'ORGANISATIONDE L'UFR Le_{personnel de l'UFR}

■S Le_{personnel enseignant permanent}

Il se _{compose de 15 enseignants permanents (parmi lesquels on peut distinguer : des}

professeurs, des maîtres de conférences, des professeurs agrégés, des professeurs certifiés, des

deuxassistants_{temporaires d'enseignementset de rechercheetd'un allocataire derecherche.} S _{Lepersonnel administratif}

Sesonttrois_{agents administratifs, une secrétaire : responsable administrative de l'UFR.} •S _{Les autres}

personnels

Se sont deux _{ingénieurs d'études (CNRS - CREDO), un chercheur (CNRS - CREDO), un} bibliothécaire _{adjoint,unconservateur enchefetunouvrier d'entretien.}

C. LES FONCTIONS DE L'UFR PAR RAPPORT A L'EXISTANT

Les _{grandes fonctions qui apparaissent essentielles sont celles d'archiver et de stocker}

l'informationetde_{permettresa consultation.}

1) Le traitement de l'information

D'un_{premiertemps il s'agit de stockerles rapports de stage. C'est à dire que l'étudiant vient}

remettre son _{rapport, celui-ci est enregistré parle personnel puis stocké parniveau d'étude et}

par année avec les autres rapports dans une armoire. Certains rapports très anciens seront

archivés et ne seront donc _{plus consultables. Quand les rapports sont collectés ceux ci vont}

être mis en mémoire et restitués sur un _{support où selon les informations contenues dans les}

rapports de stage ceux ci pourront être consulté. Il y aura donc une analyse des documents,

fiche de _{renseignements. Ces fiches seront construites selon le caractère pertinent des} documents pourpermettreune meilleure recherche de l'informationparl'utilisateur.

2) La consultationetladiffusion de l'information

La deuxième fonction _{majeure est de permettre la consultation de ceux-ci. Là il s'agit de}

mettre à _{disposition sous la forme d'un cahier l'ensemble des rapports de stage répertoriés. A}

partir de là l'étudiant peut choisir quel rapport de stage il veut soit consulter ou emprunté.

Ceci _{permet donc la diffusion de l'information recueillie ettraitée. Comme nous pourrons le}

constater au travers de l'étude de l'existant il _{s'agit d'une information sélective. C'est une}

redistribution_{partielle des rapports, seuluncertaintype d'informationsera disponible.}

Représentation de la chaîne documentaire

(

Rapports

\

vc'ts'ilgf^

Le _{système documentaire sera mieux défini dans la deuxième partie, ici nous avons fait une}

analyse partielle des fonctions de l'IIFR en rapport avec le fonctionnement du personnel

administratif. Une _{analyse des rapports de stage et de son mode de transmission permettrade} définir_{plus précisément quelle place luiest définieau sein de l'EDIST.}

D. LANCEMENT DU PROJET

C'estsuite àune _{proposition d'enseignants quelestage aétéproposé. Celui demettre en}

placeunebase de données pourlesrapports de stagede Maîtrise etde DESS à l'UFR IDIST.

A_{l'origine cettebase devaitpermettre de consulter les rapports de stage existant. Au fur et à}

mesure _{que nous avancions dans letemps nousnous sommes aperçues qu'enplus de son rôle}

d'archivage informatisé, nous pouvions élargir la demande et permettre ainsi à différents

types de public à accéderàla base selon leurs besoins.

De _{plus une réelle demande existait tant du point de vue administratif, enseignants et}

étudiants.

Pour_{répondre à la demandenous avonsdéciderenpremierlieu de faireune enquête qui allait}

E. L'ENQUETE

Ilest à noter_{que lesquestionnaires etles résultats de l'enquête setrouventen annexe.} 1) Laprocédure

ILnousa fallutout d'abord déterminer à _queltype de public nous allions nousadresser. C'est

grâce au système informationnel et aux flux des rapports de stage que nous avons pu déterminer à _{qui allers'adresser l'enquête.}

Nous avons déterminé trois _{types de publics. En} premier lieu l'administration de l'UFR qui

gère les rapports de stage. Secundo les étudiants qui viennent consulter les rapports de stage

pour y puiser l'information nécessaire à une

recherche

de plus ample renseignement

sur un _{thème, une entreprise. Tertio, les enseignants} qui _{eux sont concernés parce ce} qu'ils

encadrent les _{stages et qu'ils peuvent aussi consulterdes rapports de stage pourleurs besoins} personnels.

Ayant déterminé lestypes de public àinterroger, il nous faut rechercher le type d'information

nécessaire pourla création d'une basede donnéeset de là déterminer le but de celle-ci.

Pour poser les questions les plus pertinentes, avoir une première approche de l'existant est

nécessaire. A savoir _{quel type d'information les étudiants l'administration et les enseignants} consultent, relever s'ily a des informations pertinentes à mettreen évidence et quelstypes de renseignements voudraient- ils voir apparaître.

De là trois _{questionnaires ont été diffusés. Chacun d'eux avait la même présentation, c'est à}

direune introduction_présentant le pourquoi de l'enquête_etdans quel but celle-ci _estfaite.

Les _{questionnaires sont tous divisés en deuxparties (sauf le questionnaire de}

_{l'administration}

oula troisième _{partie concerne lesmoyens} disponibles quand à la mise _enplace de la base de

données). Une première partie questionnant sur les connaissances à propos de l'utilisation d'une base de données et de sonutilité. Dans un second _temps quelles informations voulaient

voir _{apparaîtrele public concerné.}

2) Lesrésultats

Une_{transcription informatisée desrapports de stage faciliteraitl'accès auxrapportsde stage} selon l'avis de _{l'administration, des enseignantsetdesétudiants. Une majeure partie du public}

interrogé sera seservir d'une base de données Les informations pertinentes concernantles

rapports sera surl'étudiant,l'entreprise, le stagel'encadrementetlerésumé de celui-ci.

Unenotice d'accès utilisateur serait _{pertinenteetunaccèsrestreintpourles étudiants serait} préférable quand à certaines donnéesconfidentielles.

L'évolution de la base de données concernerait vers le devenir des étudiants et les offres de

stage.

Plus _{précisément, l'administrationvoit cette base de données comme un gain detemps etune}

précision dans la recherche d'information. Les enseignants quand à eux la voie comme une

collecte d'informations. Enmême _{temps elle permettrait de suivre l'évolution desrapports de}

stage aufil des années(avecuntraitement statistique). L'intérêt des étudiants se porteplus sur

la construction d'un _{rapport de stage et sur un thème précis de recherche. L'apport d'une} information _{supplémentaire serait de savoir d'où vienne les étudiants et ce que font ils par la} suite.

3) Analyse des besoins desutilisateurs

D'un _{point devue administratif, la base seraitun moyenplus rapide et concis de recherche de} l'information et de mise à _{jour. Pour les enseignants l'intérêt se porte à l'entreprise et à}

l'appréciation de la qualité formatrice et professionnalisante du stage. Les étudiants

aimeraient avoir de _{plus amples informations sur l'avenir de l'étudiant et connaître les lieux}

de _{stage, le typed'entrepriseet les missions effectuéesparles étudiants.}

Le but de cette base serait donc _{l'analyse des sujets, en essayant de définir le type des} fonctions et _{des missions effectuées parles étudiants au coursde leurstage.}

IL ANALYSE DE L'EXISTANT

L'analyse que nous ferons de l'existant passera par les différents stades de la gestion de l'information. C'est à dire : _{l'archivage, le classement des documents, le traitement de}

l'information, la transmission, lamémorisationet l'organisation des lieux.

A. LE LIEU

1) Archivage

Le lieu _{d'archivage est au sein de l'UFR IDIST. Les rapports de stage sont rangés dans des} armoires dans le couloir de l'UFR. Il_{n'y a donc pas de lieu spécifique à leur rangement, pas} de salle _{particulière. Ceci pose le problème de la consultation des rapports de stage. Si un} étudiantveutconsulterun _{rapport avantde vouloir l'emprunter, il faut qu'il le lise soit dans le}

couloir ou dans le bureau d'accueil. Ce n'est pas pour faciliter le travail des _agents

administratifs _{qui doivent sans cessent faire des allers et retours entre les bureaux et le} couloir. Il serait _{agréable pour les agents administratifs et les étudiants que les rapports}

trouventuneplace dans_unesalle de l'UFR.

2) Classement des documents

Comme nous avons _{pu le constater le classement des rapports se fait par année et par ordre}

alphabétique. Ceci facilite la recherche d'un rapport car il suffit de savoir l'année dans

laquelle il a été diffusé etle nom de l'auteur qui l'a crée. Cet ordre de classement a été repris

dans le cahier de consultation.

3) Traitement de l'information

La saisie et l'élaboration du cahier sont _{accompli par un agent administratif. C'est cette}

personne qui s'occupe d'un niveau d'étude qui élabore les documents que se soit pour le cahier de consultationou_pourle cahier administratif.

4) Transmission

L'information setrouve dansuncahier de consultationtenu _{par un agent administratif.}

Celui-ciestrenouvelétous lesans_{pourremettreàjour lesnouveaux rapports de stage.}

5) Mémorisation

Toutes les informations concernant les _{rapports de stage et les auteurs sont informatisés et}

enregistrés sur disquettes. Puis ces renseignements sont sortis sous une forme papier ou ils

seront ensuite archiver dans des cahiers _{spécifiques à leurusage. Soit destiner à être consulté}

6) Organisation des lieux

Comme nous l'avons _{expliquer dans l'archivage il n'y a pas de lieu dédié au rangement des}

rapport. Comme l'UFR est petit il y a des difficultés quand à trouver une salle ou un lieu

spécifique. De plus les rapportsnepourraient se situer endehors del'UFR car cela poseraient des_{problèmes de gestion de ceux-ci (Un schéma du lieu d'archivage setrouve enannexe).}

B. TYPOLOGIE DE L'EXISTANT

Ilnous fautcomprendre _{ce qu'estetce que}représente les _rapports de _{stage. C'est à}dire la

naturedel'information_{que l'onytrouve, surquel supportexistet-il ? Comment est-il}

diffusé ? Comment sefait sonévaluation?

1) Naturede l'information

Le_{rapport destage estundocument qui permetàunétudiant demontrer sacapacité à}

analyserune situation professionnelle aucours d'unstage qu'il aeffectuéenentreprise. Le

rapport seprésente comme uneréflexionautourd'unaxe de travail élaboré entrecet étudiant,

l'enseignant qui l'encadreetletuteurenentreprise. Il montrel'expérience qu'aacquis

l'étudiant aucontactd'une _entreprise, sonaptitude à observer, poser uneproblématique, conclure.

2) Nature dusupport

Ce_{rapport seprésentecomme unensemble de feuilles reliées entre elles avec enprésentation}

unfeuilletrigide de couleur. Il apparaît _surla_{couverture de}présentation, le _nometprénom de

l'auteur, le titre durapport, le niveau d'étude, le lieu d'étude, l'année de soutenance et sous quelle directionestlerapport de stage.

C'estle minimum de _{renseignements nécessaireenpremièrepage, sur d'autresrapports} d'autres informations _{apparaissent etviennent enrichirenrenseignementslerapport. C'est à}

direletuteuren_{entreprise, le lieu oule stage s'est déroulé.}

Les_{rapports sontplus oumoins épais selon lanature du stageeffectué (observation, création}

de documentsdansunservice, participation _àunprojet) _etselon le nombre de documents mis en annexe.

Le_{rapport estconstitué d'unepagetitre, de remerciements, d'un sommaire, d'une}

introductionavecsa_{problématique, d'un plan construit, d'uneconclusion, d'une}

bibliographie, d'annexes etil arrive parfois qu'il yestunlexique.

3) Mode de diffusion

Après avoir achevé le stage et son rapport, celui-ci va être évalué au cours d'une soutenance.

Les _{rapports de stage doivent être remis avant cela à l'UFRen trois exemplaires, pour qu'ils}

puissent être répertoriés et savoir si l'étudiant présente son stage. Il faudra au cours de la

soutenance _{présenter le stage, l'entreprise etletravail effectué dans celle-ci.}

4) Degréd'élaboration

Ce_{rapport sera ensuitejugéetnoté au coursde la soutenancepar l'enseignant qui a encadré le}

Le contenu du _{rapport de stage relatant : le sujet d'étude, la présentation du lieu de stage,} l'expérience acquise, l'observation faite en terrain, la manipulation ou l'évaluation d'outil,

uneréflexionetune conclusioncritique _et du terrain.

Les _{aptitudes documentaires, c'est à dire l'utilisation de source, sont-elles utilisées ? A quels}

types d'outils l'étudiant a-t-il été confronté ?

La _{communication, c'est à dire la construction du rapport est-elle construite, équilibrée,} concise. L'auteur met - il bien en situation son _{stage, l'expression est - elle correcte et est ce}

que lesnormesde présentationsont -elles respectées.

C. AUTOUR DE L'EXISTANT

Après avoir analysé l'existant nous nous sommes aperçus qu'un certain nombre de documents circulaient autourde celui-ci _{(attentiontous ne sontpas disponibles). Nous allons} les décrire _{(le cahier administratif, le cahier de consultation des stages, le cahier des}

disponibilités et le cahier des fiches de synthèse) et donner le rôle qu'ils jouent au sein de l'organisation de l'information.

1) Cahier administratif (renseignementssurlesétudiants)

En _{premier lieu avant que le rapport de stage arrive au secrétariat, les agents administratifs}

tiennent à_{jour un cahier où sont mis tout les renseignements concernant les étudiants : leur}

nomet_{prénoms, leur adresse, leurcursus antérieur, leur niveau d'étude actuelle, l'optiondans} laquelle ils sontinscrits. Il est ànoter que chaque niveau d'étude ason propre cahiertenu par la personne qui s'occupe de celui-ci. Pour les DES S le cahier comporte les photos des

étudiantscar ceuxcine sont_{pas nombreux.}

2) Cahierde consultation desstages (Maîtrise/DESS)

Ontrouve deux cahiers de consultation des _{stages, ceuxdes Maîtrises et ceux des DESS. Tous}

les deux sont tenusde la même _{façon. Ils comportentlenom etprénomde l'auteur durapport,}

l'année de _{soutenance, le titre, la note obtenue, l'entreprise et s'il y a lieu son adresse. Pour} les_{rapports les plus récentontrouvelenomdestuteurs enentreprise etuniversitaire.}

Ces fiches sont_{classées parannée desoutenance etparordre alphabétique (nomdel'auteur).}

3) Cahier des disponibilités

Le cahier le _{plus important est celui avec lequel on peut emprunter les rapports de stage. Il}

s'agit de remplir celui-cienprécisant son nomet prénom, son niveau d'étude, quelrapport est

emprunté c'est à dire le nom et prénom de l'auteur, le niveau d'étude et l'année de

soutenance. _{L'agent administratifmet alors la date de sortie du rapport de l'UFR, puis quand}

l'étudiant viendra remettre le _{rapport il apposera la date de rentrée celui-ci. Il est à préciser}

qu'unrapportde stage s'emprunte quinzejours.

Ceci _{permet d'avoir un contrôle de la gestion des entrées et sorties des rapports et de savoir}

quels sontlesrapports disponibles.

4) Cahier desfiches de synthèse

Il _{s'agit de fiches résumantle stage de l'étudiant. Là sont décrit lesgrands axes du rapport et} l'on voit _{apparaître des motsclés, le(s) secteur(s) / thème où l'étudiant a effectué son stage et} dans _{quel domaine se situe l'entreprise. Se sont des fiches très complètes résumant très bien} les _{grands axes du stage et le travail effectué par l'étudiant. Ces fiches ne sont faites que par} les DESS.

D. UTILITE DE L'EXISTANT POUR DIFFERENTES CATEGORIES DE PERSONNES

1) Administration

Comme nous avons_{pu le constater autravers de l'enquête et denotre observation, le}

personnel administratifnefait quegérer les rapports de stage. Pources personnes le plus important est la gestion de ladisponibilité etles entrées des rapports. L'essentiel estde rendre

accessible sousforme de liste pour_{les étudiants et enseignants.}

2) Enseignants

A _{partle fait qu'il encadre les stages, ils utilisent aussi lesrapports destage pourleurstravaux} personnels lié àunerecherche ou àla mise en place d'un projet. Ilspeuvent aussiconstater ce

quia déjà été fait dansundomaineou sous quel axe le sujet a étéabordé.

3) Etudiants

A _{partir desrésultats de l'enquête nous avons pu constater qu'en début et milieu d'année, les}

étudiants _{consultent que rarement les rapports de stage. Il faut attendre la fin de l'année} universitaire pour voir une augmentation dans l'emprunt des rapports. Ceci nous l'avons constatés en consultant le cahier des _{emprunts. Les} étudiants _empruntent le plus _souvent les

rapports de stage pour avoir de plus amples renseignements sur un sujet ou pour regarder la

structure d'un_rapport.

La _{population à atteindre est celle des étudiants, cette base permettrait de rendre plus} accessible les _{rapports de stage par un supplément d'informations. De plus ceci donnerait un} accès_{plus facile, rapide etprécis de l'informationrecherchée.}

E. LES LIMITES

Dans notre _{analyse nous nous sommes aperçus que les rapports n'étaient pas tous identiques.}

On _{pouvait trouver certaines informations et ne pas en trouver d'autres. Nous nous sommes} donc poser les questions suivantes : comment l'information circule-t-elle année après année

au sein de l'UFR ? Les normes de _{présentation} sont-elles respectées ? L'information

disponible sur les cahiers est-elle suffisante ?

1) Lacirculation de l'information

Comment l'information a-t-elle été traitée au cours du _temps? _Par le questionnement _sur le

travail du _{personnel administratif, il est apparu que ce ne sont pas les même personnes qui ont}

géré l'informationau cours des années précédentes. Donc les informations disponibles ne sont

pas les mêmes. Soit l'on pouvait constaterun minimum d'information concernant les rapports

et les étudiants. Ou une autre _{vision, un apport informationnel vis à vis de l'étudiant et du}

rapport de stage.

2) L'absence derespectdes normes

Nous avons _{pu constater par une étude des rapports de stage que le respect des normes} de

présentation n'était pas toujours respecté. Il arrive qu'il manque certains renseignements

notamment un titre (ce qui _{est très} rare), le _nom de l'encadrant universitaire _{sur la page de}

présentation. D'autres renseignements peuventmanquersoit le nomde l'entreprise (ce qui est

rare) ou son adresse (ce qui arrive assez souvent), le nom de l'encadrant entreprise. Parfois il

est difficileàdéterminer dans_{quel service l'étudiant à faitson stage, ilnous faut alors lireune} grande partie de celui-cipourtrouverl'information.

3) Trouver lesinformations pertinentes

L'information _{disponible à partir des cahiers peut paraître parfois insuffisante, car certaines} informations ne sont _{pas pertinentes. Il s'agit en fait d'un manque de précision du point de}

vue du titre _{qui peut apparaître ou de l'entreprise. Le titre parfois n'est pas révélateur du}

contenu du _{rapportou peutprêter à confusion. Quand au nomde l'entreprise, retrouver}

celui-ci à _{partir des initiales est parfois difficile et par conséquent déterminer dans quel type}

d'entreprise l'étudiantaeffectué sonstage devientpresque impossible.

F. CONCLUSION : OU ALLER CHERCHER L'INFORMATION ?

Pour avancer dansnotre recherche de _{l'information,il nousfaut aller consulter plusieurstypes}

de _{documents,tous différents maisindispensable : le cahier administratif, le cahier des}

emprunts, les rapportsde stage, lesguides de l'UFRetlesconventions de stages.

1) Cahier administratif

C'estle cahier où l'on _{peut trouver toutes les informations concernant les étudiants. C'est à}

dire leur _{nom, prénom, adresse, cursus antérieur. Renseignements que l'on pourra retrouver}

dans la base de _{données, mais accessible au seul personnel administratif et enseignant. Ces}

renseignements sont recueillis par l'administration de l'UFR, en dehors de l'inscription

universitaire.

2) Cahier desemprunts

Icinous avons lesrenseignements _sur les _rapports de _stage. C'est à dire le titre du _rapport, le nom de _{l'auteur, l'année de soutenance, le niveau d'étude, la note, le nom et l'adresse de}

l'entreprise, sur les fiches récentes apparaît le nom des tuteurs entreprise et universitaire

quand ceuxci sont disponibles.

Ces _{renseignements vont permettre de prendre les informations essentielles pour la base de}

données. C'est à dire les informations _{indispensables à consulter} pour trouver lesrapports de

stages, leur moded'organisationet de gestion.

3) Rapports destage

C'est le_{supportle plus important dans larecherche d'informations. Ilsvontnous permettre de}

rechercher les informations absentes des autres _{supports. Il arrive que parfoisuneinformation}

ne soit _{pas présente, il nous} faut donc consulter, compulser les _rapports de _stage. Par ailleurs

ceux ci vont nous _{permettre d'extraire d'autres} informations pertinentes _etimportantes quand

à la_{compréhension durapport.}

4) Guides de l'UFR

Les _{guides des études nous ont permis de trouvercertaines informations non disponibles dans} les autres _{supports, notamment l'évolution des maquettes des différents niveaux d'études.}

Ceci nous a _{permis de suivre l'évolution des études à} l'UFR_{IDIST et de pouvoir adapter ces}

informations àla basede données.

5) Les conventionsdestage

Certaines informations _{manquaient, et n'étaient pas disponibles sur les autres supports. Nous}

avons du faire _{appel au bureau des conventions de stage pour retrouver les informations}

absentes. Cette recherche s'est faite _{seulement pour les années où il manquait le plus} d'informations _{pertinentes. Ceciva nouséviterd'avoir des vides importants dans la base etde}

permettreuneconsultation plus précise.

G. L'APPORT POUR UNEINFORMATION PLUS FACILEMENT ABORDABLE Certains documents seraient_{profitables pourles étudiants. Avant de savoircequ'il serait} utile, il nousfaut définir la structure du systèmed'information. Puis montrerquela création de fiches de_{synthèse, de listing d'entrepriseetl'utilisation de BCDI donneraitauxétudiants}

une autre_{approche de la recherche de l'informationetleur permettraitunerecherche plus}

précise et approfondis.

1) Création d'unefiche de synthèsepourlesrapports destage

En _{compulsant les rapports de stage des DES S nous nous sommes aperçus qu'il y avait en}

plus du rapport de stage une fiche de synthèse du rapport. Ces fiches permettent de trouver

plus facilement et rapidement les informations pertinentes. Elles comprennent des mots clés

pour bien situer le sujet, le secteur ou domaine dans lequel le stage s'est déroulé, et parfois

mêmele thème du _stage.

Ces_{renseignements sont disponibles dans lesrapports destage et dansuncahier spécialement}

conçut(les fiches synoptiques). Ce genre de fiche serait utilepour une meilleure approche des

rapports de stage notamment pour les Maîtrises. Car il n'est pas facile de trouver ce que

contientun_rapport de _{stage à}partir de _sontitre.

Il est à noter _{que des coursont été donnés pourla construction de ces fiches auxDESS, pour}

qu'elles aient la même construction.

2) Création de listings d'entreprises

Au travers des recherches il _{apparaissait important de pouvoir fournir aux étudiants des} adresses _{d'entreprises. C'est à dire les entreprises quiontdéjàaccueillis des étudiants en stage}

et montrer en même _{temps la diversité des entreprises qui accueillent des stagiaires. Ceci}

permettrait d'avoirunevision générale des lieuxet entreprises qui proposentleurs services. Il

serait donc_{pertinent de créerunlisting d'entreprises.}

3) Trouverde l'information supplémentaire

Cette année a été crée sur BCDI une rubrique _concernant les _rapports de _{stage et} les

mémoires. Où nous _{pourrons trouver comme informations les résumés et mots clés de ces}

documents. Ceci servira de _{complément d'informations à la base de données. Donc ce genre}

de _{renseignements ne sera pas disponible sur la base car il y aurait redondance dans}

l'information et il est _{plus pratique d'avoir ces renseignements sur ce logiciel documentaire} quiest spécialement conçutpour ce genred'opérations.

4) Structure d'un Système d'Information statique/ dynamique et l'apport de l'informatique

Avant de montrer les _{avantages d'une informatisation, essayons de présenter la structure du} système d'information etl'apportque peutdonner l'informatique.

Le _{système d'information* comprend des informations relatives au :}

Flux : c'est à dire à la collectedes_{rapportsde stage etàleur entrée etsortie ausein de l'UFR.}

L'extérieur : aux étudiantset _{enseignants qui viennent consulter lesrapports.}

L'organisation de l'UFR : c'est àdireson modede fonctionnement, qui gère quoi ?

Auxcontraintes : délais _{d'emprunt, mise àjour des} informations disponibles, présentations de

l'information.

Nous pouvons donc dire quele système d'informationestla mémoire de l'organisation.

Lastructuredu _{système d'informationadeuxaspects, l'un statiqueetl'autre dynamique.}

L'aspect statique : sesontles données quine changentjamais, des enregistrements de faits, de données.

L'aspectdynamique : c'esttoutce quipeut varier dans le système, la mise à jour de données,

des _{changements dans les règles d'applicationou le traitement informatique.}

Schéma de lastructuredu_{systèmed'information}

Pour une meilleure _{approche de l'information nous allons étudier ce peut apporter}

l'informatique dans ce systèmed'information.

m. QUELSERAIT L'OUTIL LE MIEUXADAPTE POURINFORMATISERLES

INFORMATIONS PERTINENTES

A. METTRE LESINFORMATIONS DANS UNE BASE DE DONNEES

1) Apport del'informatique

Mettre l'information sous forme informatisée vanous _permettre d'accéder plus rapidement à

l'information, d'enrichir celle-ci en apportant un complément d'informations

nécessaires

la

parfois les titres ne sont pas tout à fait le reflet du rapport de stage et ne donne pas

l'information pourlaquellel'étudiant estvenu.

Nous allons utiliser la méthode _{informatique Merise pour avoir une conception et un} développement du système d'information le plus complet et détaillée. Ceci va nous permettre

denous _{poserles bonnes questions quand à la gestion dusystème} d'information.

Schéma du _{systèmed'information selon Merise}

Réel_perçut

Abstraction

ï

Niveau

ï

Niveau_{logique ou}

Niveau_{physique etopérationnel}

ï

choix_techniques

2) Pourquoimettreles informationsdansunebase de données ?

Parce que cecinoussemble êtrele meilleurcentre d'analyse et de synthèse de l'information.

Nous pouvons percevoir certains détails notamment l 'indépendance des données. Il faut que

l'utilisateur _{puisse retoucher au programme sans qu'il y est de perturbation majeure dans} l'ensemble du programme. Il faut alors connaître le degré de dépendance des données, pour

éviter _{qu'ily estcertainesperturbation dans le programme.}

Il _{y a aussi entre autres la redondance des données. La multiplication des fichiers entraîne la} redondance de celles-ci. Ceseffets sontimmédiats :

Une_{gestion plus complexe} Une mise à_{jour plus lourde}

Un espace disque monopolisé inutilement

C'est pourcela que l'on fait appelau système de gestion d'unebase de données(SGBD).

B. TYPOLOGIE DES SGBD

1) Description

La recherche d'une _{plus grande indépendance des données, de relations logiques plus}

complexes entreles données etd'une redondance minimale a mené aux système degestion de base de données. Ces _{logicielspermettentunaccès soupleavec de plus enplus desécurité.}

Le SGBD doit _{permettre :}

S _De

développer plus rapidement et à un meilleur coût les programmes

d'application

■S _Le

regroupement des données pour formerune base de données. Toutes les données sont

intégrées et exploitées par une application qui exploite une structure

logique

correspondantà sesbesoins.

Les _{avantages d'un SGBD :}

1) Permettre la structure des donnéesla plus adaptéesà chaqueapplication.

2) permettrede protégerla basecontre des accèsnonautorisés

3) Permettrede structurerdes données complexes 4) Permettre deréduire la redondanceentreles données

5) Permettre d'augmenterla qualité des donnéestransmisesauxutilisateurs

6)permettreunemeilleuregestion de données

Notion_{importante quand à:}

1) Lastructure dela base :

Schéma _{conceptuel : c'est leniveau de représentation abstraite. Sonintérêt est}

_{de fournir}

dialogue entreles utilisateurs potentiel dela future base de donnéesetle oules concepteur(s).

Schémaexterne : concerne une _{applicationouune classe d'application.}

Schéma interne : c'est la vue _{complète de la base de données correspondant à la structure}

physique des données.

Schéma _{logique : adapté à la prise en compte de paramètres quantitatifs. Ces paramètres} aideront àla détermination de_{l'organisationphysique de labase.}

2) Traitement etstockage des données :

Le_{fichier : c'est un support de données identifié par un nom et contenant des}

_informations

système ou utilisateur. La gestion de fichier est une des fonctions essentielles du système

d'exploitation. C'est grâce à celle-ci qu'il est possible de traiter et conserver des quantités

importantes de données et departagerses données.

L'enregistrement: ils sont stockés dans les supports d'information que constituent les fichiers. Ils sont stockés de _{façon à être reliés physiquement entre eux pour composer le} contenud'un fichier. Les structuresdesliaisons constituent_{l'organisation du fichier.}

3) Les modèles des SGBD

Le modèle Inverse : c'est la construction d'une table _{qui permet d'associer à une valeur de}

rubrique de la liste, les enregistrements de fichier contenant cette valeur. Ce modèle a pour

intérêt : _{l'efficacité, la rapidité, le temps de réponse. Il y a cependant pourinconvénient : la}

redondance et de fortes distorsions _{qui entraînent des dégradations de performances, car} chaque donnée est stockée deux fois (d'abord dans le fichier inverse ensuite dans le fichier

des _données).

Le modèle _{hiérarchique : ici les données sont représentées sous forme d'arbres par des}

enregistrements logiques reliés. Le sommet de l'arbre est appelé la racine. Un nœud (père)

peut avoir plusieurs fils. Un fils ne peut existerindépendamment de sonpère. Donc le modèle

hiérarchique consiste en un ensemble d'entités où les classes d'enregistrements et les liens sontdéfinis.

Le modèle réseau : il _{permet de remédier aux inconvénients du modèle hiérarchique, en}

autorisant tout_{objet à avoir plus d'un père. Le problème posé est que cela oblige l'utilisateur}

à« raisonner» et à _{s'exprimer« au moins » au niveau logiqueetnon auniveau conceptuel.}

Le modèle relationnel : mis en œuvre en _1971, il _{est basé sur la} théorie mathématique des

relations :

Plusieurs tables avec des liensentre elles

Chacune des tables_{possède une clé primaire (un champ ouunensemble de champ tels} quela valeur de ce champ détermine unetun seul dossier d'enregistrement)

Les _{champs doivent être indexés de manière unique (une seule valeur dans chaque} case)

L'ordre des_{lignes estindifférent}

Chaque champ estdéfini sur undomaine (type de données qu'il peutrecevoir)

Pour la construction denotrebase de _{données, il}nous fautunmodèle où l'information ne soit

pasredondante, et surtout que nouspuissions faire des relations entrediverses données.

Il nous semble donc nécessaire de _{prendre le modèle relationnel qui nous semble le plus} adéquat àla demande.

2) Choix d'uneSGBDR

Redéfinissons le modèle. Ce modèle est _{apparu pour un système de base de données, dont le} modèle de données serait constitué de relations. Il consiste à _{percevoir l'ensemble des}

donnéescomme des tableaux. L'ensemble des valeurs des tableaux_{représente le contenu dela}

base de données. Ces valeurs _{pourront être modifiées par des opérations de mise à jour qui}

consistent àintroduire des nouvelles _{lignes, supprimer des lignes} ou bien modifier le contenu

des _lignes.

Les _{objectifs decemodèle sont :}

Proposerdes schémas de données faciles à utiliser C _{Améliorerl'indépendance logiqueetphysique}

C _{Mettre àdisposition desutilisateursunlangagenonprocédural} ■S _{Optimiser les accès à la base de données}

C _{Améliorerl'intégrité etlaconfidentialité} S _{Prendreencompteune variété d'application}

C _Fournirune_approche méthodologique_{dans la}construction_des schémas

C. EVALUATION ET CHOIX ENTRE DEUXOUTILS : EXCELOU ACCESS

EXCELest l'outil_{qui permetendehors des calculs etgraphiques, d'organiseretdegérerdes}

listes. Ces listes sontconsidéréescomme des bases de données. Il_{s'agit cependantquede la}

constitution de listes de chiffres d'affaires_{répondant à certains critères. EXCEL faitappel à}

diverses méthodesde filtration des données. Les critères de recherchesont sélectionnés_par

des clics de la souris.

L'utilisateur_{peutdéfinir ses ordres detri. Lesrésultats intermédiaireset totaux sont}

automatiquement transmisetajoutés dans les listes sansutiliser de formules.

EXCEL transfère _{automatiquement aussi les données vers une base de données. Au fur et à}

mesure _{que l'on} écrit des factures _{se crée} ainsi _unjournal de facturation _{contenant toutes} les

En sommeEXCEL_{permet de faire} des tables _{sous forme d'une seule feuille} qu'il faut ensuite

filtrer. EXCEL renvoie _{plus au logiciel documentaire qu'à la réalisation d'une base de}

données relationnelle.

Sur EXCEL lacréation d'une base de données _{comportetrois étapes :}

1. définition de lastructure

2. saisie des données

3. _{formatage des données}

4. définition de lazone de basede données

On ne _{peut donc pas supposer d'adopter EXCEL comme outil pourla réalisation d'une base}

de données.

La consultationet la mise à_{jour sont en général les premières préoccupations d'une base de} données. Il est _{important alors de choisir unbon outil qui permette de rendre possible toutes}

les _{opérations. Il existe plusieurs logiciels de gestion de base de données comme :} D Base 4

FOX PRO ACCESS

Ces_logiciels sontaussi appelés des SGBD etle plusapprécié serait ACCESS pour uneraison de coûtet de_{manipulation(il faut préciserque nous sommes enmilieu universitaire).}

ACCESS est l'outil _{adéquat pour l'élaboration et la gestion d'une base de données}

relationnelle.

Pour gagner dutemps, nous pouvons définir dansune basede données ACCESS, des relations

qui, donneront une structure élémentaire à la base de données. Ces

relations

modifiées à tout _{moment, elles n'ont donc aucune influence sur la souplesse du système. Du}

fait que dans une base de données relationnelle, les données sont saisies indépendamment les

unes des autres.

Il _{peut arriver que les différentes tables contiennent des données}

_{incompatibles}

_elles.

Même si nousn'avons pas _établiunerelation_{permanente entre} deux tables, ACCESS génère

automatiquement les liaisons nécessaires pour la création d'une requête en utilisant les champsappropriés.

Les _garanties au niveau de la sécurité et de l'intégrité sont automatiques d'où des accès

restrictifs. C'est à dire tout le monde n'a _{pas accès à tout dans la consultation car différents} niveaux d'autorisation sont _{possibles. Les données entrées dans la base passent par un crible} quien assurel'intégrité.

ACCESS _{apparaît en fin de compte comme l'outil approprié du point de vue du coût et du}

temps qu'il nouspermette degagner.

IV. LA CREATION DELA BASE DE DONNEES _{(noticeconcepteur)}

A. ANALYSE DU PROJET

1) Objectifs de la BD

•S Le but est ici de créerune base de données fonctionnelle, accessible _aux enseignants, _aux

étudiants et à l'administration _{quand à la consultation d'informations sur les rapports de}