Paramétrage de la base de données et élaboration d'un langage d'indexation pour le CDRIPD

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Paramétrage de la base de données et élaboration d’un

langage d’indexation pour le CDRIPD

Laurence Guilbert

To cite this version:

Laurence Guilbert. Paramétrage de la base de données et élaboration d’un langage d’indexation pour le CDRIPD. Sciences de l’information et de la communication. 1997. �dumas-01734754�

Laurence GUILBERT

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE DOCUMENTATION

Rapport de

stage

stage

effectué du 01 juillet

au

31 août 1997

au

CDRIPD

Conseil

_{général du Nord}

sous la direction de :

Monsieur Gilbert

_Ancher,

_{responsable universitaire}

Madame Radhia

_Bensiiman,

_responsable

_{professionnel}

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE UFRIDIST

Laurence GUILBERT

MAITRISE EN

SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE DOCUMENTATION

Rapport de stage

stage

effectué du 01 juillet

au

31

août 1997

au

CDRIPD

Conseil

_{général du Nord}

sous la direction de :

Monsieur Gilbert

_Ancher,

_{responsable universitaire}

Madame Radhia

Bensliman,

responsable professionnel

LILLE 3

UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE UFR IDIST

Octobre 1997

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Paramétrage|_{| Document} Thésaurus Personne _{Bnprunt Revue}

Commande ?«4|o| x : _{é£> Action -w 0 Liste tf} Edition -w_|

PARAMETRAGE

DE LA

BASE

DE

DONNEES

ET

ELABORATION D'UN LANGAGE

D'INDEXATION

POUR

LE

CDRIPD

CENTRE DEPARTEMENTAL DE

_RESSOURCES,

D'INFORMATION ET DE PREVENTION

SUR LES DROGUES

( CONSEIL GENERAL DU NORD )

1997

Je tiens à remercier toutes_{les personnes}

qui m'ontacceuillies ausein du service qui m'ont fournies temps, patience et écoute

PARAMETRAGE DE LA BASE DE DONNEES

ELABORATION D'UN LANGAGE D'INDEXATION

TABLE DES MATIERES

PREMIERE PARTIE -

Analyses

préalables

3

Introduction >10

1. La

_{présentation}

_{du centre de documentation : le CDRIPD A\}

1.1 Le _{plan départemental jx}

1.2 Le CDRIPD

1.21 Les vocations du centre _J&,

1.22 Les _{moyens du centre 41}

1.23 Les missions de la documentaliste ₄₃

2. _{L'analyse de l'existant 43}

2.1 Les contraintes liées à l'environnement _Jl3

2.2 Les contraintes liées aufonctionnement _^

2.21 Le fonds documentaire _{( constitution,}

_{caractéristiques}

_{) ^}

2.22 Le _{public accueilli}

3. _{L'analyse des besoins 4&}

3.1 Les besoins internes

3.11 Les besoins de la documentaliste du CDRIPD 4b

3.12 Les besoins des autres documentalistes _4b

3.2 Les besoins externes _Ab

3.21 La demande du _{publicprofessionnel JC\}

3.22 La demande du _{publicnon professionnel}

DEUXIEME PARTIE -

Propositions

pour

le

paramétrage de la base

de

données

Introduction

1. Le _{paramétrageavant mon arrivée}

2. La _{présentation des résultats}

2.1 Les tables _^

2.11 _{Pourquoi parle-t-on de table dansAlexandrie? ££}

2.12 Tableau _{comparatif des tables £2/}

2.13 Commentaire du tableau _&t|

2.2 Les _{typesde documents iij}

2.21 Tableau_{comparatif 2^}

2.22 Commentaire du tableau _£5

2.3 Les _rubriques

^

2.31 Qu'est-ce_{qu'une rubrique dans Alexandrie?} &&

2.32 Tableaux_{comparatifs des rubriques 2 G}

3. Phase de test 3A

3.1 _{Echantillonnage partirage au sort aléatoire 3-4}

3.2 _{Renseignementde la base 32,}

3.21 Les _{problèmes rencontrés lors du renseignement 33,}

de la base _32,

3.22 Solutions _{adoptées 3i,}

3.3 Résultatfinal _3^

Conclusion ₃₃

TROISIEME PARTIE - Elaboration d'un

langage

d'indexation

35

Introduction _3G

1. _{Analyse du marché de l'offre 3^}

1.1 Présentation deToxibase _3^

1.2 Le _{lexique de Toxibase correspond-il vraiment aux besoins? 3^}

2. Vers un _{langagedocumentaire propre aux besoins du CDRIPD : 38}

2.1 Recherche de matériel _{terminologique : la méthode analytique}

2.2 Recherchede matériel _{terminologique : la méthode synthétique}

2.3 _{Listage des micro-disciplines}

38

36 33

3. Réduction en _{langage documentaire 33}

3.1 _{Epuration du matériel terminologique 33}

3.2 Les relations _{d'équivalence 3 3}

3.3 Les notes _{d'application 4 q}

3.4 Les relations _{hiérarchiques 4 o}

3.5 La structure associative ₄

q

Conclusion 41

Annexes 42

1. _{Paramétrage de la DGAS I}

2. _{Paramétrage antérieur de CDRIPD II}

3. _{Paramétrage actuel du CDRIPD III}

4. _{Exemple de notices bibliographiquesAlexandrie IV}

5. _{Exemple de micro-thésaurus V}

Introduction

Dans le cadre d'un _{stage de deux mois clôturant mon second cycle d'étude}

universitaire, le centre de documentation issu de l'un des nouveaux services _{proposés par}

le Conseil Général Du Nord m'a confié _{l'analyse et la critique du paramétrage de leur base}

de_{données, ainsi que l'élaboration d'un langage d'indexation.}

Bien que de création récente, cette unité d'information s'est déjà dotée d'une

grande partie des outils de gestion documentaire .

Cependant, après une rapide observation, force est de constater que le développement

d'outils documentaires dits " multimédia " s'est fait au détriment d'outils documentaires de

base tels _{que le plan de classement ou le paramétrage de la base de données. En effet, si}

cette dernière _{n'est que partiellement renseignée, leplan de classement est, lui, inexistant.}

Au _{regard de ces constatations, mes missions au cours de ce stage ont donc}

été les suivantes:

- _une nouvelle élaboration du

paramétrage de la base de données non sans

avoir _{préalablement réorganiser le fonds documentaire,}

- une réflexion surle

langage documentaire.

De ce _{fait, les analyses préalables à l'élaboration d'un paramétrage de base de}

données ne _{peuvent en aucun cas se limiter à la seule unité concernée, c'est-à-dire le}

centre de _{documentation, mais à l'ensemble de son environnement. En effet, la base de}

données est avant tout un instrument de travail tenant _{compte des besoins des}

utilisateurs, du système documentaire et de ses relations avec son environnement.

A l'issue de ces _{analyses et au regard des résultats, je me suis efforcée, tout au}

long de ma réflexion à ne pas perdre de vue les contraintes et les objectifs du

paramétrage.

C'est

pourquoi, chaque proposition a fait l'objet d'une étude particulère

cherchantà rendre _{compte le plus possible des désirs et des souhaits de chacun.}

Pour des raisons de lisibilité, le résultat de mon travail est _présenté sous forme

de tableaux_{comparatifs suivisd'un commentaire explicatif pour chacun d'entreeux.}

Seuleument le résultat de mon travail demeurait _{incomplet. En effet, je n'avais}

pas répondu à la globalité des besoins du public. C'est pourquoi une réflexion sur les

modalités de collecte et de structuration du vocabulaire d'indexation a _{été menée pour y}

répondre. Cette réflexion s'est concrétisée par la constitution de plusieurs parties d'un

thésaurus dont un _{champs sémantique particulier sert de fil conducteur pour vérifier et}

Première _{partie :}

Analyses

préalables

à l'élaboration de la base de

données

du

CDRIPD

Introduction de la

_première

_partie

L 'élaboration d'un _{paramétrage de base de données s'appuie d'abord sur le}

centre de documuentation dans _{lequel il est amené à évoluer : la mission, la vocation, le}

statut du centre sont autant d'éléments déterminants et fondateurs d'une réflexion à ce

sujet.

Cette élaboration se fonde ensuite sur des _{analyses incontournables : dans un}

premier temps, une analyse de l'existant c'est-à-dire une analyse répertoriant tout ce qui

existe à l'intérieur ainsi _{qu'à l'extérieur du centre de documentation; dans un deuxième}

temps, l'analyse des besoins c'est-à-dire la prise en considération des demandes des

1. Présentation du centre de documentation: le CDRIPD

Le Centre _{Départemental de Ressources, d'Information et de Prévention sur les}

Drogues

(CDRIPD)1

est un

service du

Conseil Général du Nord. Il

est rattaché

à

la

Direction des Actions de Prévention Santé_{(DAPS), qui fait elle-même partie de la Direction}

Généralede l'Action Sociale _(DGAS).

Sa création est issue de la réflexion menée _{par le Conseil Général du Nord} en

matière de lutte contre la toxicomanie ; réflexions dont les principales orientations sont développées dans le Plan Départemental de Lutte contre la Toxicomanie

(1996-1999)2.

1.1 Le Plan

_{Départemental}

Adopté à l'unanimité le 29 avril 1996, ce plan est conforme à l'action constante

du _{Département en matière de toxicomanie. Il s'articule sur un maître mot qui est}

PREVENTION:

iS'à

_{l'égard desjeunes} , cible prioritaire,

lS®à

_{l'égard des enseignants,}

t?à

l'égard des familles,

soit directement_{par l'intermédiaire d'un dispositifpropre,}

soit par le relais des associations et structures membres du réseau locale.

Il _{comprend également de façon tout aussi pragmatique un volet formation à}

l'intention des services sociauxet médico-sociaux du _{Département.}

En effet, le phénomène de la toxicomanie s'est enraciné et a pris de l'ampleur, aussi bien

en milieu urbain que _{rural, et très souvent les services départementaux sont confrontés à}

ces situations sans malheureusement _{disposer d'outils techniques nécessaires pour}

appréhender l'usager et remplir, auprès de lui, la mission qui lui est dévolue. Le personnel

doit être doté _{des moyens d'intervention aussi efficaces auprès des toxicomaneset de leur}

familles _{qu'auprès du public traditionnel.}

11

1

Pour des raisons_{pratiques, nousutiliserons le sigle CDRIPD dans cerapport.}

2

Un _{plan d'action et de prévention dont les}

_modalités

_{sontles suivantes:}

-le CDRIPD

-le _{premier bus toxicomanie}

-les bourses de _prévention

à termed'autres outils viendront renforcerce _{premier dispositif:}

- ledeuxième bus

- sensibilisation-information des

personnels de l'éducation

- formation du

personnel des circonscriptions et des centres de

prévention-santé

1.2 Le CDRIPD3

1.21 Les vocations du centre

Le centre a _{quatre vocations principales relevant toutes de la prévention et de}

l'information sur la toxicomanie. Il est:

- centre de rattachement et de

gestiondes unités mobiles de prévention (bus).

- lieu d'une action de

prévention identique à celle qui sera menée dans le bus,à

l'intention du _{public de la métropole.}

- lieu de formation etd'information des acteurs et

personnel de l'éducation

- centre de ressources etd'informations destiné à

un _{public professionnel, non}

professionnel et aux familles.

1.22 Les moyens du centre

Le _{personnel affecté} au centre s'établitcomme suit:

-un _responsable - une documentaliste - deuxanimatrices -un chauffeur - une secrétaire 12

La dotation en matériel _{informatique s'établitcomme suit:}

- _un

poste équipé Windows 3.1 au secrétariat,

-un _{posteéquipé Windows 3.1 pour les animatrices}

- _un

poste équipé Windows 95 sur lequel estinstallé le logiciel de gestion de

base de données: Alexandrie _{pour la documentaliste,} - _un

posteréservé à la connexion Internet,

- _un

posteréservé à la consultation des CD-ROMS.

1.23 Les missions de la documentaliste

La documentaliste est _{chargé, sous l'autorité du responsable, de trois missions} essentielles:

-organisation, gestion et recherche documentaire ainsique la production de

documents _{grands publics et professionnels,}

- création et miseà

jour d'une banque de données informatique,

- information du

public.

2.

_Analyse

_{de l'existant}

2.1 Les contraintes liées à l'environnement

Nous avons _{pu remarquer que le CDRIPD n'était pas un centre de documentation qui}

fonctionnait de manière autonome. De _{part son statut particulier, il dépend d'un dispositif}

plus général au coeurduquel il évolue.

C'est _pourquoi , afin de concevoir sa base de données , il faut tenir compte de son

environnement et se demander s'il existe d'autres centres de documentation au sein de ce

même _{dispositif aveclesquelles ta documentaliste serait amener à travailler.} - le centre de documentation de la DGAS

( service coordinateur de l'ensemble

des actions sociales dont_{dépend le CDRIPD).}

Ce centre est _{équipé d'Alexandrie sousenvironnement Windows 954.}

13

4

- le centre de documentation du Cabinet.

Ce centre est _{équipé d'Alexandrie mais sous environnement Macintosh.}

2.2 Les contraintes liées au fonctionnement

2.21 Le fonds documentaire _{( constitution, caractéristiques )}

Le fonds documentaireest constitué de :

- 800

ouvrages dont 544 proviennent de la cession pour le franc symbolique par

AIDE _{(structure d'acceuil pourtoxicomanes qui se trouve à Lille ).}

- 40

revues_{spécialiséesen dépendances et en toxicomanies.}

- _un nombre

non _{négligeablede littérature grise ( rapport de stage, rapport}

d'activité, rapport d'étude, mémoire, thèse ).

- de nombreux

supports d'intervention parmi lesquelles plusieurs collections de vidéocassettes, des affiches, des brochures, desjeux...

Les_{types de documents sont les suivants :}

-acte de _colloque. - affiche. - article. - bande dessinée. - brochure. - cassette audio. -cassette vidéo. - dossier documentaire. -exposition. -jeux. -législation. -logiciel. - mémoire. -ouvrage. -photo/diapo. -rapport.

Le fonds documentaire se caractérise _par -son _abondance, -sa _diversité,

-son _{aspect non organisé.}

Un _{plan de classements'impose donc avant de procéder}au paramétrage de la base.

2.22 Le _{public acceuilli}

Le Centre de Ressources et d'Information axe son activité sur deux _publics

différents :

un_{public de professionnels}

-qui sont en charge de la toxicomanie : les médecins, les travailleurs sociaux,

les _{psychologues,...}

-qui travaillent occasionnellement avecdes toxicomanes : les médecins

généralistes, les pharmaciens,...

-qui sonten cours deformation et qui désirent réaliserdes travauxde recherche

un_{public de nonprofessionnels}

- les familles.

Ce _{public constitue une cible majeure pour la diffusion de l'information. En effet, trop}

souvent, comme l'ont montré les conclusions des Etats Générauxde 19935, celles-ci sont

confrontées de _{façon dramatique au problème de la toxicomanie dans le dénuement}

d'information le _{plus total. Le centre de documentation devra donc leur en faciliter l'accès}

par la sensibilisation et la communication mais

également

mettre en oeuvre un accueil

personnalisé destiné à favoriser

l'échange

et la

transmission de l'information.

- les

pré-adolescents, les adolescents, les jeunes adultes, les adultes.

- les toxicomanes formulant

un besoin d'orientation _{puis de prise en charge par}

le réseau local.

5

voir_{bibliographie}

3.

_{L'analyse des besoins}

3.1 Les besoins internes

Les besoins internes _{correspondent aux besoins de la documentaliste du}

CDRIPD etdes autres documentalistes _{(DGAS et Cabinet ).}

3.11 Les besoins de la documentaliste du CDRIPD :

-gérer des mini-fonds documentaires,

- éditer des

catalogues,

-échangerdes informations avec les autres centres de documentation du

Conseil Général du Nord ou avec d'autres structures _{gérant le même type}

d'informations,

-adéquation entre le typede demandes et les champs de recherche,

-gérer la confidentialité des documents,

-pouvoir visualisersur la notice bibliographique à qui s'adresse le document

compte tenu de la diversité du public.

3.12 Les besoins des autres documentalistes

- être _en

mesure, si l'éventualité d'une mise en réseau devient uneréalité,

d'interroger la base du CDRIPD sans qu'il yaittrop de " bruit ".

3.2 Les besoins externes

Les besoins externes _{correspondent aux besoins du public ciblé .C'est en me}

basant sur les fiches d'activité mis en _{place dès l'ouverture du centre par la}

documentaliste, quej'ai pu mettre en évidence quelques traits caractéristiques concernant

Ce résultat n'a _{pas pour objectif l'exhaustivité mais présente tout au moins une tendance}

sur _{laquelle je pouvais entreprendre mon analyse. L' important était pourmoi de définir les}

éléments d'informations _{apparaissant sur les notices bibliographiques} en fonction des

demandes _{exprimées.Il faut distinguer:}

3.21 La demande du _{public professionnel}

Les demandes _{portent sur un sujet très précis ou sur des supports}

pédagogiques en vue d'une intervention auprès un publicdéterminé.

3.22 La demande du _public non professionnel

Les _{requêtes formulées lors des intrevues avec la documentaliste portent sur} des _{questions-typestelles :}

-Quelles sont leseffets de la _drogue?

-Où en est la _{législation en matière de dépénalisation?} -Comment _{peut-on soigner un toxicomane?...}

Conclusion de la

_{première partie:}

Face à ces _{constatations, mes objectifs ont donc été les suivants :}

1. _{Réorganiser le fonds documentaire en proposant un plan de classement afin}

de_{dégagerles principaux}

_thèmes

_{etde procéderau rangement physiquedes documents.} Ce _{plan de classement établi en collaboration avec les spécialistes du domaine a permis}

de visualiser les _{grands champs sémantiques. De plus} , grâce à ce premier travail, la

documentaliste a été en mesure _{de proposer au public une consultation autonome des}

ouvrageset une nouvelle appropriation de l'espace de lectureet de recherche. Enfin, cette réorganisation a fait ressortir les parties du fonds documentaire les moins achalandées

c'est-à-dire celles devant bénéficier d'un achat massif_d'ouvrages.

2. Définir les _{objectifs du paramétrage de la base de données compte tenu des}

résultatsdes _{analysespréalablement faites :}

- le

paramétrage du CDRIPD ne devra pas, dans la mesure du possible, s'éloigner trop de celui des autres centres de documentation du Conseil Général du Nord.

Ceci dans le cadre d'un _{partage d'informations entre les différents services lors d'une} éventuelle miseen réseau.

- le

paramétrage du

CDRIPD

devra rendre compte à la fois de la

diversité

du

public accueilli ( et de ce fait

de la variété

de leur demandes

précédemment citées

) et de l'hétérogénéité des supports documentaires

disponibles

dans ce centre de

Deuxième _{partie :}

Propositions

pour

le

paramétrage

de

la base de

données

du

CDRIPD

Introduction de la deuxième

_partie

Maintenant que les objectifs du paramétrage sont clairement définis, il me reste

à _{présentermes résultats.}

Cette _{présentation est la phase finale d'une évolution de recherche. Pour la rendre plus}

intéressante, il m'a semblé judicieux d'établir des tableaux comparatifs pour les tables, pour les types de documents et pour la distribition des rubriques partype de document.

Ces tableaux ne resteront _{pas muets car chacun d'entre eux sera accompagné}

d'un commentaire _{qui expliquera quelles ont été mes motivations; comment à chaque}

proposition que j'ai faite, je me suis demandée si elle répondait à la fois aux besoins

internes et _{externes, si elle apportait une solution aux contraintes liées à l'environnement et}

aufonctionnement du centre.

Ces _{propositions ont fait l'objet d'une validation au moyen}

_d'un

_{test dont le}

1. Le

_paramétrage

_avant

_mon

_arrivée1

Ainsi _{que je l'ai souligné dans l'introduction générale, le CDRIPD avait défini des}

prioritées quant à la mise en service des documents : à savoir la mise à disposition des

documents dits " multimédia " et en _{particulier Internet.}

De ce _{fait, la documentaliste} a dû monopoliser la quasi totalité de son temps sur

ce _{projetcomprenant :}

-l'appropriation

du domaine, - la recherche d'informations sur _Internet, - la

capture de sites sur la prévention toxicomanies à destination des jeunes,

- laformation à Internet des membres du

service,

- l'initiation à la

navigation sur Internet.

Etant la seule _{spécialiste en documentation dans le service, elle n'a donc pas}

été concrètement en mesure de réfléchir à l'informatisation du fond documentaire. De ce

fait, la base de données, à mon arrivée, était fort peu renseignée. Et pour cause, les

quelques paramètres qui y étaient entrés, avaient servis à tester le logiciel lors de son

installation et ne_{correspondaient pas toujours à une quelconque attente.}

C'est _{pourquoi, il a fallu tout remettre à plat afin que ce paramétrage bénéficie}

d'une attention toute _{particulière et qu'il soit surtout le résultat d'enquête plus approfondie.}

Néanmoins, pour information, on pourra trouver en annexe le

paramétrage

de la DGAS à partirduquel la documentaliste avait travaillé.

2. La

_{présentation}

_des

_résultats2

Tout d'abord _{quelques précisions} sur les champs paramétrés dès l'initialisation

de la base et sur _{lesquels aucune intervention n'est possible.}

- la côte est

un _{champs obligatoire pour la gestion du fonds documentaire.}

Néanmoins elle _{permetde créerdes mini-fonds documentaires en}

administrant un code suivi d'une incrémentation_{automatique.Ce choix a été}

fait pour les types de documents suivants : lesactes de colloque, bande

dessinée, cassetteaudio, cassettevidéo, dossier documentaire, jeux, logiciel,

mémoire, les trois types de rapport.

Pour les autres _{types de documents l'utilisation classique a été gardée}

c'est-à-dire la côte _{correspond au numéro attribué dans le plan de classement au}

thème _{principal développé dans le contenu du document.}

1

voirannexe2

2

voirannexe3

-la _{gestion des exemplaires est à différencier dela rubrique " localisation"}

( rubriquedéveloppée ci-dessous ). Ce champs est

réservé

aux documents

setrouvant au centre de documentation et dans les deux_{bus; pourfaciliter la}

gestion du fonds documentaire, les documents dont disposentles bus ne sont

pasempruntables.

- le niveau d'autorisation

permetde

gérer

la confidentialitédu documentlors de

l'interrogation lorsque celle-ci est réalisée par une ou d'autres personnesque

la documentaliste . Il nefaut pas confondrece champs avec une rubriquequi

pourrait s'appeler " public" etqui définierait le typede publicauquel s'adresse

le document.

- le

prix n'est pas unchamps inutile. En le renseignant, il permet lors du bilan

d'activitéde connaître la valeur de son fonds documentaire.

Quelques précisions sur la nature du commentaire qui suivra les tableaux :

il _{expliquera les modifications, les créations ou les suppressions qui ont été envisagées en}

fonction des _{analyses préalables afin de répondre au mieuxau attentes de chacun.}

2.1 Les tables

2.11

_Pourquoi

_{parle-t-on de}

_{" table" dans Alexandrie?}

Dans Alexandrie, on parlera de " table " parce que ce logiciel a été développé à

partir d'un système de gestion de banques de

données (SGBD) appelé

4D et qui n'existait, à

sa création, _{que sur} Macintosh. On _{retrouve les} tables dans la dernière _{version du logiciel car}

la structure relationnelle _{( qui fonctionne par un suystème de tables) de celui-ci}

continue àtounermême si le _{logiciel est}

_destiné

_{au travail documentaire en}

_priorité.

2.12 Tableau _{comparatif des tables}

Le détail de ces tables est _{disponible en annexes} . Ce détail provient directement

nom de la table ! _{paramétrage antérieur} nouveau _paramétrage

genre Madame

Mademoiselle Monsieur

idem

catégorie cassette audio

cassette vidéo dossier _pédagogique littérature logiciels éducatifs usuels revues bandedessinée brochure cassette audio cassette vidéo logiciel ouvrage usuel

intervention collectivité auteur commenditaire directeur illustrateur préfacier principal secondaire idem + réalisateur

mots vides liste page * idem sauf

pourquoi qui référence commanditaire congrès éditeur producteur revue idem 23

2.13 Commentaire du tableau

- table "

catégorie"

Cette table fonctionne avec le module "commande". A _{chaque ligne de}

commande il faut _{renseigner le champs "catégorie" afin de pouvoir effectuer les}

statistiques.

Ainsi ces dernières _{pourraient être faites à partir des catégories énoncées plus}

haut mais on _{peut aussi concevoir la représentation statistique du fonds documentaire par}

thème.

Mais il _{appartient à la direction du service et non à moi-même de faire cechoix.}

Tout _{dépend de la politique qu'adoptera le centre pour la présentation et la mise en valeur}

de son fonds documentaire.

- table " intervention"

Le terme "réalisateur a été _{rajouté car parmi les documents le centre dispose d'}

un stock _{important decassettesvidéo.}

- table "mots vides"

Deux termes ont été retirés _{parce que de nombreux ouvrages généraux}

contiennent ces mots dans leur titre.

2.2 Les

_types

_de

_documents

2.21 Tableau _{comparatif des types de documents}

paramétrage antérieur nouveau _paramétrage

actede _colloque acte de_colloque

affiche affiche

article article

bande dessinée bande dessinée

brochure brochure

cassette audio cassette audio

cassette vidéo cassette viodéo

dossier documentaire dossier documentaire

jeu exposition

législation jeux

mémoire _logiciels ouvrage mémoire photo/diapo ouvrage rapport photo/diapo thèse _rapport revue isolée revue _thématique roman témoignage exposition 2.22 Commentaire du tableau

les types de documents supprimés :

-revue isolée -revue_thématique - roman -témoignage

Les "revues" comme _{type de documents ont été supprimées car il me semble}

plus intéressant que ces revues soient

gérées

comme un somme d'articles; elles intégrent donc le type de documents "article" ( les plus pertinents iront dans les dossiers

documentaires).

Au niveau du _{rangement physique, ces revues seront disposées dans un endroit}

spécifique pour consultation du public. De toute façon le nombre de revues thématiques, après vérification aux archives, n'est pas assez important pour envisager sa création entant

que typede document.

Quant à "roman" et _{"témoignage", ils relèvent plus d'une gestion par rubrique}

(pour lesouvrages parexemple) que d'un type de document.

les types dedocuments modifiés :

-"logiciel

éducatif'

devient " logiciel" car tout les logiciels disponibles au centre

ne sont _{pas uniquement}

_à

_{visée pédagogiques.}

-"rapport" et "thèse" sont regroupés sous le même type de document : "rapport"

car il _{s'agiten fait du} même _{genre de document.}

les types de documents ajoutés :

-"exposition"

C'est un _{type de document spécifique au domaine couvert par le centre car il sert}

de _{supportd'intervention}

_auprès

_{d'un public déterminé.}

De _{même, le type de document "affiche" peut paraître étrange mais il correspond}

réellement à une demande.

les problèmes rencontrés :

Il faut dans la mesure du _{possible attribuer le même intitulé au type de}

documents. Le _{problème s'est posé pour " législation" qui désigne, en fait l'ensemble des}

textes _{juridiques relatifs à la toxicomanie; j'aurais préféré employer "textes juridiques". En}

effet, "législation" ne correspond pas tout à fait au contenu des documents mais permet

d'avoir un _{langage commun au niveau de la désignation des noms de documents ( type de}

document _{déjà utilisé entant que tel dans le paramétrage de la base de la DGAS et}

correspondant à un champs plus vaste ). La particularité du CDRIPD interviendra dans la

distribution des _{rubriques pour"législation".}

2.3 Les

_{rubriques ( la liste des rubriques est disponible}

_en

_annexe)

2.31 Qu'est-ce_{qu'une rubrique dans Alexandrie?}

Les _{rubriques caractérisent le type de document auquel elles sont afiliées.}

Grâce à _elles, nous pouvons discernerun type de document d'un autretype de document.

Ce sont _{précisemment les différences qui existent entre les types de documents qui}

constituent la _{spécificité des rubriques. Elles correspondent aussi à des champs de}

recherche.

2.32 Tableaux _{comparatifs des rubriques}

Ce_{paragraphe se compose de 3 tableaux comparatifs avecleur commentaire :}

a. tableau des_{rubriques majeures,}

b. tableau des_{rubriquesrépondantà unproblème liéau logiciel,}

c. tableau des _{rubriques précisant davantage le type de document}

Ce _{paragraphe est suivi d'une synthèse regroupant les modifications, les suppressions,}

a. tableau des_{rubriques majeures}

rubrique typede document

paramétrage antérieur * type de document nouveau _paramétrage thème sous-thème tous tous

public aucun affiche

bande dessinée brochure cassette audio cassette vidéo exposition jeux logiciel photo/diapo

localisation tous article

exposition

législation

ouvrage

Commentaire :

1. thème

Au niveau de la distribution des _{types de documents, cette rubrique n'a pas été modifiée}

par rapport au paramétrage antérieur. Mais sa fonction est différente de celle prévue dans

le _{paramétrage de la DGAS ( qui a servi de point de départ ). En effet, cette rubrique ne sert} pas, dans le cas du CDRIPD, à faire une revue de presse mais à éditer des catalogues par

thème dans la mesure où cette _{rubrique reprend les diverses entrées du plan de}

classement.

Celle-ci _{risque cependant de faire double emploi avec le choix des descripteurs mais,}

actuellement, la notice bibliographique ne peut pas faire l'objet d'un enregistrement complet et lethème permetde cernerle document et de pouvoirrépondre à une demande.

De _{plus, le thème étant le même q'une partie du rangement physique, il permet de}

renseigner la base par mini-fonds documentaire et de gagner du temps car restant dans

un domaine déterminé , la documentaliste est amenée à manier un vocabulaire

appartenant au même champs sémantique.

Le sous-thème _{permet d'affiner la recherche et de mieux comprendre le contenu du}

document.

2. _public

On retrouve cette _{rubrique pour des types de documents pouvant servir de supports}

d'intervention. C'est _{pourquoi il est important pour les personnes désireuses d'emprunter}

ces _{types de documents de savoirà qui s'adresse ceux-ci}

C'est une _{rubrique qui est spécifique au domaine couvert par le centre de documentation et}

qui peut faire l'objet d'une édition-catalogue, elle aussi, afin de faciliter la recherche du public professionnel ayant un projet d'intervention auprès d'un public bien ciblé.

3. localisation

Au _{départ cette rubrique avait été créée pour gérer les doublons mais cette fonction était}

déjà rempli par l'un des champs non paramétrablede la notice bibliographique.

Il fallait donc se demander si on maintenait la _{rubrique ou si on attribuer à celle-ci une ou}

d'autresfonctions.

Cette _{rubrique permet de savoir où se trouve un document} : elle remplace "classement".

—

par exemple s'il s'agit d'un article de presse contenu dans un dossier

documentaire, ce champs de recherche permet de localiser celui-ci en fournissant le

numéro du dossier. De _{plus, la fonction -Alexandrie "contenu dans" facilite le recherche en}

affichant directement la fenêtre visualisant l'ensemble des articles contenus dans le

dossier en _{question. On procède de la même façon pour les textes juridiques.}

Cette _{rubrique permetaussi le partage de l'information :}

—

par exemple si un utilisateur désire un ouvrage non disponible au centre de

documentation mais dont on sait _{qu'il existe un autre exemplaire dans un autre service ou}

dans un autre _{centre, la rubrique indiquera cette information et la documentaliste sera en}

mesure _{d'apporterune réponse}

_à

_{l'utilisateur.}

Enfin _{grâce à cette rubrique les} ouvrages " inclassables" et les documents rangés aux

b. tableau des_{rubriques répondant à un problèmelié aulogiciel}

rubrique type de document

paramétrageantérieur

type de document

nouveau _paramétrage

nature _{législation ouvrage}

ouvrage

*—rapport

i

genre aucun cassette vidéo

type aucun _législation

catégorie aucun _rapport

Commentaire :

Volontairement la _{rubrique " nature" n'a été gardée que pour caractériser les ouvrages afin}

de limiter la liste d'autorité. En _{effet, Alexandrie} ne gère pas ce genre de problème : la

programmation ne permet pas de différencier une liste d'autorité par rapport à un type de

document. Les listes d'autorité sur Alexandrie auraient été _{trop longue et auraient}

nécessité, au démarage, un support papier sans lequel il aurait été impossible de

mémoriser tout les éléments. De _{plus, le logiciel foctionne} par code et ne facilite pas le

travail de la documentaliste. C'est _{pourquoi d'autres rubriques ont été créées pour}

remplacer "nature" au niveau des autrestypes de document.

c. tableau des _{rubriques précisant davantage le typede document}

Les _{champs ont été multipliés pouraffiner la recherche documentaire :}

rubrique type de document

paramétrage antérieur

type de document

nouveau _paramétrage

numérode revue article article

datetexte _{législation légisiati}on

jy

édition _ouvrage acte de _colloque

ouvrage collection _ouvrage rapport bande dessinnée cassette audio ouvrage

date _colloque actede _colloque acte de _colloque

langue tous tous

durée cassette audio

cassettevidéo

cassette audio

cassette vidéo

time code cassette audio

cassette vidéo aucun

format aucun cassette vidéo

lieu aucun acte de_colloque

droit _image aucun _photo/diapo

Globalement, on a

_augmenté

les rubriques: de 13 rubriques on passeà 19.

- les rubriques supprimées : 1 * classement - les rubriques ajoutées : 7 * public * format * genre * lieu * droit _image *type * catégorie - les rubriques modifiées : 5 localisation * thème * nature * édition * collection

Les autres _{rubriques ontété maintenues.}

3. Phase de test

3.1

_{Echantillonnage}

_par

_tirage

_au

_sort

_aléatoire

L' échantillon a été constitué de toutes les _{types de documents disponibles au}

centre de documentation, seul le type "exposition" n'a pu être testé car ce document est

pour le moment absent du fonds

documentaire.

L'ensemble des documents choisis

sont

en annexe sousforme de notice Alexandrie.

3.2

_{Renseignement de la base}

Le _{renseignement de la base a pu s'effectuer au moyen de}

_{l'échantillonnage}

pré-citéet enfonction des paramètres développés tout au long du chapitre précédent.

3.21 Les _{problèmes rencontrés lors du renseignement de la base}

-un _{problème de lisibilité de la notice}

_{bibliographique}

_{dus à la multiplicité des}

rubriques : notamment dans lecas du type de document " cassettevidéo" où les rubriques

les moins _{judicieuses comme " support vidéo" et " time code" ont finalement été}

supprimées ; elles n'apparaissaientpas surla notice.

-un _{problème du système lié à la table "références": une référence correspond}

à une valeur et une seule. Ainsi , pour les actes de colloque, la référence Marmottan est

identifié comme éditeur _{( c'est le cas pour Marmottan} , en effet ) carà la première saisie il a

été entré entant _{qu'éditeur alors que pour d'autres documents Marmottan il peut être}

producteur.

-un _{problème de vocabulaire se pose dans le cas où plusieurs personnes}

seraientamenées à _{renseigner la base.}

3.22 Les solutions _adoptées

- élimination des

rubriques les moins pertinentes : celles qui ne correspondent

pas vraiment à des champs de recherche, celles qui ne répondent pas tout à fait à une

demande.

- établissement d'une

norme _{( sur papier ) pour renseigner la base de manière}

uniforme etéviter le maximum de "bruit".

3.3 Résultat final3

Les _{pages qui suivent présentent ce résultat sous forme de notices}

bibliographiques.

Conclusion de la deuxième

_partie

Finalement, ai-je répondu aux besoins? Ai-je réussi à surmonterles contraintes

existantes?

besoins de la documentaliste _{réponses apportées}

gestion de mini-fonds côte

rubrique thème

édition de _{catalogues côte}

rubriquethème

rubrique public échange d'informations rubrique localisation adéquation demande/champs de

recherche

multiplication des rubriques

la destination du document _{rubrique public}

suppression du "bruit" pour

la mise en réseau

langage commun pourla

désignation des types de

documents

besoins du _{public réponses apportées}

public professionnel * sujets précis * support d'intervention pasde réponses rubrique public

public non professionnel

*

demande_globale dossier documentaire

Je n'ai pas répondu entièrement aux besoins dans la mesureoù les rubriques

constituent, certes, l'essentiel descaractéristiques d'un type de document mais ne rendent

pas assezcompte de son contenu. En outre, elles ne sont pas

suffisantes

pour

répondre à

la demandedu _{publicprofessionnel. C'est pourquoi, il}

_{apparaît nécessaire d'élaborer}

_un

Troisième _partie

Elaboration d'un

_langage

d'indexation

Introduction de la troisième

_partie

Tout en _{étant consciente que la construction d'un thésaurus pour le centre de}

documentation demanderait _{plusieurs mois, je m'attachais à réfléchir à une méthode de}

travail1 destinée à élaborer un _{langage structuré pour l'indexation.}

Je me suis d'abord demandée s'il existait _{déjà un vocabulaire correspondant}

aux besoins du _{CDRIPD, puis j'ai}

_défini

_{les modalités pratiques de collecte et de}

structuration duvocabulaire.

Le domaine "PREVENTION" m'a _{servi de fil conducteur pou vérifier et illustrer le}

vocabulaire _proposé.

1.

_{Analyse du}

_{marché de l'offre}

Une étude _{d'opportunité n'a pas été réalisée étant donné la nécessité d'un}

langage d'indexation pour lesraisons qui ont été développées dans le chapitre précédent.

Existe-t-il _{déjà un langage d'indexation capable de répondre aux besoins du}

centre de documentation? Oui cevocabulaire existe bien : celui de l'association Toxibase.

1.1 Présentation de Toxibase1

Toxibase est un réseau national de documentation sur les

pharmacodépendances basé à Lyon. C'est un centre coordinateur qui a pour missions

principales une surveillance de la littérature en

matière

de pharmacodépendance et de

gestion des outils documentaires très

variés

se présentant sous forme de produits ( revue

de _{presse, revue thématique ) ou sous forme de services ( base de données}

bibliographique sur Internet, actualités documentaires, base presse, base de données

bibliographique, système de questions-réponses sur minitel ).Ces divers services sont

mis à _jour

_{régulièrement.}

_{La base de données documentaire sur les}

pharmacodépendances

est un outil unique d'information

géré grâce

à un réseau national de centres de documentation et _{de soins pour toxicomanes : parmi ceux-ci} , on trouve les

centres : -DIDRO, -GRICA, -Marmottan, -AMPT, -SEDAP, - CRDT Montpellier.

Un _{lexique a donc, évidemment, été créé pour faciliter la manipulation des outils} documentaires _{pise à la disposition des centres-relais Toxibase.}

1.2 Le

_lexique

_de

_{Toxibase coprrespond-il vraiment}

_aux

_besoins

_du

CDRIPD?

Dans la mesure où _{l'outil fourni par Toxibase n' est qu'un lexique thématique ,il}

ne _{correspond pas tout à fait à la demande du CDRIPD. En effet, ce dernier, pour affinersa}

recherche sur la base de _{données, aurait besoin d'un outil plus performant stucturé et}

organisé

en grand champs

sémantiques

c'est

à dire d'un langage

documentaire plus

proched'un

thésaurus

que d'un simple lexique

thématique

.

1

2. Vers un

_langage

_documentaire

_{propre aux}

_{besoins du}

_CDRIPD

_:

_méthode

_de

travail

La _{première phase du travail consiste} , au fur et à mesure, à collecter les termes

et les _{expressions significatives qui interviennent dans un domaine précis ( on choisira ici}

de se limiter au domaine de la _{prévention ) et à relever leurfréquence d'utilisation ( plus un}

terme est _{relevé, plus sa}

_fréquence

_est

_élevée

_).

La _{compilation du vocabulaire s'effectue selon deux méthodes :}

- la méthode

analytique c'est à dire l'enregistrement du vocabulaire au fur et à

mesure _{que les documents sont traités.}

- la méthode

synthétique c'est à dire la recherche des termes dans les sources

de référence se _{présentant déjà sous forme lexicale ( dictionnaire, index, fichiers ).}

Par un savant _{dosage des deux méthodes, les spécialistes et le constructeur}

ontconstitué un vocabulaire_{caractéristique du domaine choisi.}

2.1 Recherche de matériel

_{terminologique}

_:

_la

_méthode

_analytique

- relever lestermes dans la documentation

disponible su centre.

Après lecture, lestermes susceptibles de rendre comptedu domaine étudié

sont_{soulignés etenregistrés parordre alphabétique. Pusieurs ouvrages et}

revues _{spécialisées ontainsi été consultées.}

- extraire les

conceptsfondamentaux des demandes formulées par le public.

Les fiches d'activité ont _{servi, de nouveau, d'outil d'investigation.}

2.2 Recherche de matériel

_{terminologique}

_:

_la

_méthode

_synthétique

- le

lexiqueToxibase,

-répertoire DROGUES INFO SERVICE,

- index _en fin

d'ouvrage.

Par confrontation de ces deux _{méthodes, les spécialistes du domaine ont établi}

une liste _{significative de termes relevant de le prévention en matière de toxicomanie.}

Etant donné la taille du volume final, l'ensemble des termes collectés a été réparti dans

2.3

_Listage

_des

_{micro-disciplines}

Cette division du _{lexique en sous-ensemble a permis la constuction de champs}

sémantique où tous les éléments présents dans un champ ont le plus de sèmek communs

qu'ils n'en ont avec les éléments d'un autre champ. Les termes collectés sont alors ventilés

entre ces micro_disciplines.

Cette _{représentation permet à l'utilisateur d'appréhender plus facilement les}

descripteurs et leurs relations sémantiques. C'està partir de ces ensembles qu'une première

sélection a _{puêtre opérée.}

3. Réduction en

_langage

_documentaire

3.1

_{Epuration du}

_{matériel terminologique}

Les termes non _{significatifs de chaque micro-discipline on été éliminés. Les}

critères de séléction sont les suivants :

- le terme doit

représenterun concept important du domaine.

- le

concept doitrefléter le langage de l'utilisateur principal et de toute les

personnes amenées à intervenirsur la base de données.

- lestermes

synonymes uotrop proches doivent faire l'objet d'une relation

d'équivalence.

- le mot choisi

entantque descripteur ne doit refléter qu'une seule notion.

- les motsvides sont

rejetés.

- les mots

trop généraux sont précisés.

- de même les mots

trop spécifiques sont mis en équivalence de mots plus généraux.

3.2 Les relations

_{d'équivalence}

Cette relation _{s'applique pour les synonymes ou les termes dont le sens est très}

voisin. Les relations _{d'équivalence renvoient les synonymes d'un concept vers le terme}

retenu c'est à dire celui choisi _{pour avoir le statut de descripteur ( terme représentant une}

notiondonnée _).

■^abréviations

utilisées : EM _employer

EP_{employépour (le terme qui suitce symbole est}

non-descripteur )

2_unité

3.3 Rédaction des notes

_{d'application}

La note _{d'application notée, NA, dans la liste alphabétique précise le sens dans}

lequel doit être employé un descripteur ou développe la forme abrégée d'un descripteur. La

note _{d'application est notée, *, dans la liste systématique,}

abréviations utilisées : _{NA, *.}

3.4 La relation

_{hiérarchique}

Lors de cette _{phase sont établis les rapports de subordination ou de supériorité}

entre les _{concepts. Le but était d'établir des relations de hiérarchie représentant les types} de _{rapports précédemment cités.}

abréviations utilisées : TG _{( termegénérique : leterme qui suit représente}

une notion _{ayant un sens plus large ).}

TS _{( terme spécifique : leterme qui suit représente}

une notion _{ayantun sens plus étroit ).}

3.5 La relation associative

Chacun des _{descripteurs du thésaurus est examiné} pour tenter de repérer les

liens d'association _{possibles. Les relations ainsi établies sont réversibles,}

abréviations utilisées : TA _{( terme associé )}

VA _{( voir aussi )} Le résultat decette recherche se trouve en Annexe 5.

Conclusion

En _{définitive, au cours de ce travail, j'ai moins cherché l'exhaustivité du}

vocabulaire _{que l'élaboration de cadres pragmatiques afin de rendre le travail de la}

documentaliste _{plus agréable et plus facile.}

En _{effet, par manque de temps, je n'ai pas été en mesure de mener à bien mon projet. Car}

comme _{je l'ai souligné auparavant, le thésaurus n'est pas un outil qui se crée du jour au}

lendemain; aussi il reste de nombreux points à aborder : testerl'outil, former les indexeurs

afin que l'élaboration de ce langage soitcomplètement satisfaisant.

Cependant, cette lacune sera comblée car une collaboration prochaine est

envisagée entre Toxibase et le centre de documentation afin que ce dernier fasse partie de

ce réseau national de documentation sur les _{pharmacodépendances; d'autant plus que}

cette association a, _depuis peu, pratiqué à une refonte global de son thésaurus pour qu'il

soit véritablement un _{langage documentaire.}

ANNEXES

1. _{Paramétrage de la Direction Générale de l'Action Sociale ( DGAS )}

2. _{Paramétrage antérieur du CDRIPD}

3. _{Paramétrage actuel du CDRIPD}

4. _{Exemple de notices bibliographiques Alexandrie}

5. _{Exemple de micro-thésaurus}

BIBLIOGRAPHIE

Ouvrages disponibles au

CDRIPD

:

Le Livre Blanc des Etats Généraux du Nord 6 et 13 novembre _1993, le comité de direction

du contrat _{départemental d'action de prévention de la toxicomanie, 1994.}

Plan d'Action Toxicomanie 1996-1999 édité parle Conseil Général du Nord.

Rapport d'Activité 1996 de l'Association Toxibase.

Ouvrages concernant le thésaurus :

Construire un thésaurus : manuel pratique / Jean Aitchison _etAlain Gilchrist. -Paris _:

ADBS, 1992.-217p.

Lethésaurus, son rôle, sa structure, son élaboration / Laureilhe M.T.-Villeurbanne :

Presses de l'ENSB,1981.

Informatique documentaire / Deweze A.- Paris :

Masson,

1984 ( 9§, conception et

réalisation d'un thésaurus, pp. 188-206 ).

ANNEXE 1

PARAMETRAGE DE LA DGAS

Type référence

19/03/1997

Utilisé dans le fichierdes références. _{Apparaît surla fiche document (15 car)}

Congrès

Editeur Producteur Revue

Intervention

19/03/1997

Concerne l'intervention d'un auteursurun document_{(50 car)}

Commanditaire Directeur

Catégorie

19/03/1997

Ligne de commande : poureffectuerdes statistiques (20 car) Code dictionnaire ouvrage à mises à jo plan vidai ou assimilé llexandne(tm)| Page 1

Type

de

doc

19/03/1997

Sert à _{qualifierun document et à gérerles rubriquesparamétrables (20 car)}

actes de _{colloque *} , article abonnement article classeur cassette audio * cassettevidéo document CGN * dossier documentaire* essai * législation abonneme^; législation classeur

'

mémoire * note interne ouvrage > plaquette *■ projet de loi proposition de loi * rapport rapport de stage ^ revue isolée revue _thématique^ roman -thèse ^

Rubrique

:

fiche

19/03/199

6 • NA NATURE

Types de documents : législation abonneme/ législation classeur

Code_{(valeurs ci-dessous)} AR ARRETE AV AVIS Cl CIRCULAIRE CO CONVENTION DE DECRET DECI DECISION IN INSTRUCTION LCI LETTRE CIRCULAIRE LE LETTRE

LO LOI

NS NOTE DE SERVICE

5 • GE GENRE

PAS DE DISTINCTION POUR LESAUTRES ARTICLES

Typesde documents : articleabonnement/article classeur

Code(valeurs ci-dessous) ^

JUR JURISPRUDENCE

RM REPONSE MINISTERIELLE

11- DC DATE COLLOQUE

Types de documents: actesde colloque

Date

7 • DT DATE TEXTE

Types de documents: législation abonneme /législation classeur

Date