HAL Id: dumas-01562550
https://dumas.ccsd.cnrs.fr/dumas-01562550
Submitted on 9 Jan 2018
HAL is a multi-disciplinary open access archive for the deposit and dissemination of sci-entific research documents, whether they are pub-lished or not. The documents may come from teaching and research institutions in France or abroad, or from public or private research centers.
L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est destinée au dépôt et à la diffusion de documents scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, émanant des établissements d’enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés.
l’intention des personnels de la Préfecture du
Puy-de-Dôme
Elsa Devarissias
To cite this version:
Elsa Devarissias. Élaboration d’un répertoire d’adresses et de sites Web à l’intention des personnels de la Préfecture du Puy-de-Dôme. Sciences de l’information et de la communication. 2001. �dumas-01562550�
MAITRISE EN
SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION
Rapport de
stageStage effectué
du 5
Juin
au31 Juillet
àLA PREFECTURE DE CLERMONT-FERRAND
Elaboration d'un
répertoire d'adresses
et
de
sites Web
à l'intention
des
personnels de la
Préfecture du
Puy-de-Dôme
Sous la direction de :
Monsieur
SARMIENTO,
responsable
universitaire
MadameGROISNE,
responsable
professionnel
LILLE 3 2 OCTOBRE 2001
UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE UFRIDIST
MAITRISE EN
SCIENCES DE L'INFORMATION ET DE LA DOCUMENTATION
Rapport
de stage
Stage effectué du 5 Juin
au31 Juillet
àLA PREFECTURE DECLERMONT-FERRAND
Elaboration d'un
répertoire
d'adresses
et
de
sites Web
à
l'intention des
personnels de la
Préfecture du
Puy-de-Dôme
Sous la direction de :
Monsieur
SARMIENTO,
responsable universitaire
Madame
GROISNE,
responsable
professionnel
LILLE 3
UNIVERSITE CHARLES DE GAULLE
UFRIDIST
Ce travail a été réalisé au sein du service de documentation de la
préfecture
de Clermont-Ferrand. Je remercie vivement Monsieur
Cogneras
de m'avoir
accueillie au sein du service dubudget
et
des
moyensqu'il
dirige
etdont dépend
le service de documentation.
En me confiant ce
travail, Madame Groisne m'a
permis
de
découvrir la
manière dont l'information était transmise au sein de la
préfecture.
Je
la remercie
donc de cette
opportunité
ainsi
quede
sonaide pendant
cesdeux
mois de
stage.Je remercie
également Monsieur Sarmiento,
monresponsable de
stageà
l'Université,
pour sesconseils avisés.
Enfin,
je
tiens
à remercier Sébastien,
pour sonaide
et sesconseils durant la
INTRODUCTION
p1
1.
Contexte de la mission
: cadregénéral
p4
1.1. Ministère de l'Intérieur :
p4
1.2. Les
préfectures
:présentation
et
missions
p5
1.2.1. Missions essentielles p5
1.2.2. Les différents services d'unepréfecture p5 1.2.3. La préfecture du Puy de Dôme p6
1.3. Présentation du service de la documentation de la
préfecture
du
Puy de
Dôme
p7
1.3.1. Présentation p7
1.3.2. Le rattachement structurel (voir Annexe C) p10 1.3.3. L'activité interne du service de documentation p11
2.
Les
NTIC
p13
2.1. La
politique de l'Etat
concernant
les NTIC
p13
2.1.1. Le PAGSI et le Ministère de l'Intérieur p14
2.1.2. Présentation de la DTI : Direction des Transmissions et de
l'Informatique p16
2.1.3. Historique du
développement
technique des NTIC au Ministère del'Intérieur p16
2.2. Le
problème de la sécurité
oula
politique
d'accessibilité
à
2.2.1. Minotaure : Rôle et
présentation
p172.2.2. Orion : Rôle et présentation p20
3.
Présentation
des
NTIC
à
la
préfecture
du
Puy-de-Dôme
p21
3.1. Gestion de
l'informatique
à
l'intérieur
de la
structure..
p21
3.2. Lesystème
d'information de la
préfecture
du
Puy-de-Dôme
p22
3.2.1. lnfoPref63 p22
3.2.2. S.I.T Auvergne p23
3.2.3. Les Sites Web de la préfecture du Puy-de-Dôme p24
4.
Ma Mission
ausein du service de documentation
dela
préfecture
p26
4.1. Présentation et déroulement
p26
4.2. Un
répertoire
d'adresses
;pourquoi?
p28
4.3. Présentation du
répertoire
p31
4.3.1. Définition du produit p31
4.3.2. Utilisation du répertoire p31
BIBLIOGRAPHIE
p37
INTRODUCTION
Le stage, que j'ai effectué à la préfecture du Puy-de-Dôme, s'articule autour d'une mission très précise. Cette mission, confiée par Mme Groisne, responsable du service de documentation, consiste, dans un premier temps, en une collecte de sources d'informations à
partir de l'Intranet duministère de l'Intérieuretde l'Internet, qui répondent auxbesoins etaux
attentes des agentstravaillant à la préfecture.
Une fois cette collecte effectuée, il s'agit, dans un second temps, de l'organiser sous la forme d'un répertoire alphabétique, qui décrit de manière claire, le chemin d'accès à l'information. Cet outil adonc pourbut de faciliter la recherche d'informationsurl'Intranetet
l'Internetetdepermettreaux agentsdegagnerdutemps.
C'est pourquoi, je me suis attachée à essayer de cerner ce qui, dans le fonctionnement interne de la préfecture, engendrait des difficultés quant à l'utilisation et la consultation des Nouvelles Technologies del'Informationetde la Communication (NTIC).
En effet, puisqu'un répertoire d'adresses est nécessaire aux agents de la préfecture, des difficultés existent donc : elles empêchent une réelle interaction entre l'offre (que sont
l'Intranetetl'Internet) etl'usage qui enestfait.
Il semble, qu'il existe une discordance entre l'effort consacré par le gouvernement
français à l'égard du développement des NTIC etl'usage faitparlepersonnel administratif de
ces mêmesproduits.
Les termes OFFRE et USAGE ont donc guidé le début de ma réflexion. Ainsi, dans le
• OFFRE (n.f)
: Dans un premier temps, il s'agit de proposer, d'offrir quelque chose ; cela représente ce qui est offert. Dans un second temps, le terme offre représente la quantité d'un bien ou d'un service, qui peut être proposée sur le marché à un prix donné. Quant au verbe offrir, il a lui aussi plusieurs définitions
possibles. Il peut s'agir d'offrir, de donner quelque chose mais il peut également
avoirune signification plus abstraite. En effet, offrir quelque chose (au sens abstrait
duterme) àquelqu'un signifie lui laisser la possibilité de faire quelque chose.
Il s'agit donc, d'unepart, de signifier l'action de donner quelque chose à quelqu'un, de lui donner lapossibilité de faire quelque choseet, d'autrepart, de signifier la quantité.
• USAGE (n.m) : Ce terme a
plusieurs définitions. Il s'agit d'une part dufait de se servir de quelque chose, d'unprocédé, d'une technique. C'est aussi la destination, la fonction de quelque chose ou l'emploi, qu'on peut en faire. Enfin, il s'agit de
signifier la manière d'employer ou d'utiliser quelque chose ainsi que la pratique observée dans ungroupe, une société.
Il s'agit donc, dans un premier temps, du simple fait d'utiliser quelque chose ou pas et dans un second temps, de signifier l'emploi, la destination et par voie de conséquence la
manière dontonpeut l'utiliser.
Cette approche, complétée par une présentation des contraintes techniques liées aux NTIC au sein du ministère de l'Intérieur, va nous permettre d'esquisser une réflexion concentrée principalement autour de l'interaction complexe qui s'instaure entre l'offre et la demande. Nous nous proposons, entre autres, "d'étudier comment les producteurs de
technologie s'efforcent d'agir sur les représentations de la technologie que se font les utilisateurs de manière à tenter d'orienter les usages de la technologie selon leurs propres
modes d'emploi, guides techniques, expérimentations ou périodes tests, et surtout discours
d'accompagnement".1
Ainsi, l'étude de la manière dont sont présentées les NTIC aux agents de la préfecture
ainsi que l'exploitation de l'enquête concernant les usages et les représentations deces mêmes
produits, nouspermettront d'entameruneréflexionconcernant ces outils.
Enfin, afin de pouvoir appréhender les thématiques inhérentes au fonctionnement d'une
préfecture, il m'a fallu, dans un premier temps, me familiariser avec le contexte englobant, le
cadre de mamission. C'est pourquoi, je m'attacherai à présenter dans une première partie les missions et l'organisation d'une préfecture ainsi que le lien fondamental qui existe entre les
différents servicespréfectoraux etle servicede documentation.
Il m'a paruimportant, dans un secondtemps,étant donné la place prépondérante occupée
par les NTIC dans le déroulement de la mission de cerner, d'une part, quelle était la politique
de l'Etat concernant ces outils, et dans un second temps, celle de la préfecture du
Puy-de-Dôme. Formation, gestion de l'informatique, accessibilité, sont autant de notions, qui pourrontguidernotreréflexion.
Enfin, dans unetroisième partie, je présenterai le travail effectué lors demamission ainsi
que les résultats de l'enquête menée auprès d'un échantillon d'agents de la préfecture du
Puy-de-Dôme. Cette enquête m'a permis d'orienter mon travail de collecte de sources
d'informationsainsi que d'appréhender l'usage,que font les agents, des NTIC.
1
1.
Contexte
de la mission :cadre
général
Afin de cernerles besoins en documentation des agents de la préfecture, il m'a fallu, dans
unpremiertemps, me familiariser avec les missions du ministère de rattachement, c'est-à-dire
le ministère de l'Intérieur, et dans un second temps, avec l'organigramme de la préfecture du
Puy-de-Dôme (organigramme d'ailleurs sensiblement identique dans toutes les préfectures de
l'Etat : cf Annexe A). En effet, les préfectures de département sontclassiquement divisées en
trois types de services : il existe donc une permanence et une homogénéisation des missions des préfectures sur l'ensemble du territoire. Les besoins en documentation seront donc
intrinsèquement liés auxdifférents servicesde la préfecture.
1.1. Ministère de l'Intérieur
Les cinq missions essentielles du ministère s'organisent aujourd'hui autour de deux
grands pôles. Il s'agit, d'une part, d'administrer le territoire, c'est-à-dire d'assurer la représentation et la permanence de l'Etat sur l'ensemble du territoire national, de garantir l'intégrité des institutions publiques et de veiller au respect des libertés locales et des compétences des collectivités territoriales dans le cadre de la décentralisation. D'autre part, il s'agit de garantir la sécurité des citoyens et des biens, c'est-à-dire d'élaborer et faire
respecter les règles garantissant aux citoyens l'exercice des libertés publiques, notamment par lesuffrage universel etdeprotéger la populationcontreles risques oufléaux detoute nature et
contre lesconséquences d'un conflit éventuel.
Ainsi, ces missions soulignent la spécificité de ce ministère : en effet, il émane de cette institution une série de lourdes responsabilités, qui concernent surtout la sécurité de l'Etat et
des citoyens. Il s'agit donc de savoir si lanature de ces missions détermine la circulation et la diffusion de l'information au sein du ditorganisme. Eneffet, vul'importance des domaines de
compétence du ministère, il semble pertinent de se pencher sur les notions d'accessibilité, de sécurité et de confidentialité inhérentes à la circulation de l'information à l'intérieur de
l'institution.
Par ailleurs, ces missions sont assurées sur l'ensemble du territoire par les préfectures et lessous-préfectures.
1.2. Les
préfectures
:présentation
et
missions
1.2.1. Missions essentielles
Elles s'organisentautourde cinq pôles, incamésparlafigure du préfet.
• la permanence
de l'Etatetla sécurité des citoyens.
• la
citoyenneté, la réglementationetla garantie des libertés publiques.
• le contrôle administratif des collectivités locales etdes organismes publics.
• la conduite etla cohérence des actions de l'Etat.
• la rationalisation etlagestion des
ressources etdesmoyensde l'Etat.
La préfecture représente donc l'Etat sur le territoire. Elle remplit une fonction de
régulationetd'arbitrage qui illustre sonrôle degarantde l'Etat de droit.
1.2.2. Les différents services d'une préfecture
Les préfectures de départementsontclassiquement diviséesen troistypes de services:
• les services du Cabinet : ils sont
chargés des questions de sécurité et de relations publiques. En outre, il existe le bureau du Cabinet, le service interministériel de
défense et de protection civile ainsi que le service des transmissions et de
• les services duSecrétaire Général, articulés
en services de gestiondes moyenset
en directions spécialisées dans la réglementation, les relationsavec les collectivités locales et les actions interministérielles, chaque direction se subdivisant en
bureaux.
• les services des sous-préfectures, de taille très variable,
comprennent en général
plusieurs bureaux animés par un secrétaireenchef.
Ce découpage inhérent aux préfecturespermet donc d'envisager la préfecturecomme une entité, qui comporte certes des spécificités régionales, mais qui s'articule également autourde missionsidentiques surl'ensemble du territoire.
1.2.3. La préfecture du Puy-de-Dôme
La préfectureest une institution qui représente l'Etat dans un département. La préfecture de Clermont-Ferrand est à la fois préfecture du département du Puy-de-Dôme etpréfecture de larégion Auvergne. Le préfetest Monsieur Didier Cultiaux.
L'organigramme, présentéen annexe A, permet de visualiser les différentes structures de
lapréfecture, qui sont chargées de remplir les missions exposées auparavant : la permanence des missions et des structures des préfectures permet d'envisager, au niveau de la documentation, unfonds aux caractéristiques identiques danstous les départements.
Chacune des missions remplies par une préfecture est à la charge d'une direction
spécifique, dont les domaines de compétence sont un fil conducteur pour la politique
d'acquisition du service de documentation de la préfecture. Ainsi, lapermanence de l'Etat sur le territoire et la sécurité des citoyens sont assurés par le cabinet du préfet et ses services
rattachés. Par ailleurs, l'exercice de la citoyenneté, la réglementation et la garantie des
libertés publiques sont assurés par la Direction de la Réglementation. Le contrôle administratif des collectivités locales etdes organismes publics sont sous la responsabilité de
la Direction des Collectivités Locales (DCL). La conduite et la cohérence des actions de l'Etat sont à lacharge de la Direction des Actions Interministérielles (DAI). La gestion des
ressources et des moyens de l'Etat est coordonnée, quant à elle, par le Service du Personnel
de la Formation et de l'Action Sociale (SPFAS). Enfin existe le Service du Budget etdes
Moyens (SBM), dont dépend le service de documentation de la préfecture puisqu'il s'agit
d'une direction transversale àtousles services.
Le responsable de ce service estMonsieur Yves Cogneras ; il s'agit donc duresponsable
direct du service de documentation.
1.3. Présentation du service de documentation de la
préfecture du
Puy
de
Dôme
1.3.1. Présentation
Comme je l'ai dit précédemment, il a été essentiel que je me familiarise avec
l'organigramme et les missions de chacun des services de la préfecture afin de connaître les
orientations principales de la politique documentaire. Ainsi, le service de documentation est
formé de :
■ Documents à caractère
juridique : c'est l'orientation principale.
■ Documents à caractère
économique etsocial.
■
Documentspermettantla préparation deconcours administratifs.
■ Documentsrelatifs à l'environnement local.
■ Documents relatifs àla communauté
européenne.
Une fois ces thématiques dessinées, elles peuvent s'incarner dans différents types de
La gestion du service de documentation est assuréepar Madame Groisne, qui l'a crée en 1994. Il s'agit d'un service, où le travail de gestion matérielle, financière ainsi que les travaux de collecte et de diffusion de l'information sontparticulièrement lourds. La spécificité de ce
service est d'être uniquement destiné aux agents de la préfecture : il s'agit donc d'un service interne à la préfecture, qui n'est pas ouvert au public fréquentant la préfecture. Cette
caractéristique est déterminante dans la politique d'acquisitions ainsi que dans la place
accordée auservice au sein de lapréfecture.
Parailleurs, le bureau estéquipé de deux ordinateurs etdonc d'outils bureautiques (Word
etExcel entre autres), indispensables autravail de gestion d'un service de documentation. Par contre, le service ne bénéficie pas encore d'un logiciel documentaire spécifique. Cependant,
dans le cadre de la modernisation de la politique de l'Etat et donc de la mutualisation des
moyens, il est possible qu'un cadre unifié documentaire s'instaure afin de pouvoirpartagerau mieux l'information : ainsi seraient adoptés un logiciel documentaire unique de même qu'un
thésaurus. Ces outils permettraientune gestion efficace etrationnelle de fonds documentaires
dispersés sur l'ensemble du territoire. D'ores et déjà, Madame Groisne travaille en réseau
avec différents collègues des services déconcentrés de la préfecture ainsi qu'avec ceux des
bibliothèques universitaires (essentiellement ceux de la Bibliothèque Universitaire de Droit
-Economie et Gestion). Ainsi, l'offre du service est élargie et les demandes des agents
satisfaitesrapidement.
En outre, le service de documentation est l'un des rares à bénéficier d'un accès élargi à l'Internet, etcedans le but de répondre aumieux aux demandes des agents, qui nebénéficient
pas en général de cette opportunité. La politique d'accessibilité à l'Internet sera exposée ultérieurement. Les NTIC sont donc présentes dans le service via l'Intranet de lapréfecture du
Puy-de-Dôme, l'Intranet du ministère de l'Intérieur et l'Internet ainsi qu'au travers une série
consultables au service de documentation : il s'agit donc de versions monopostes. Ces outils
ont considérablement modifié les habitudes detravail, grâce à l'antériorité proposée et à leur facilité d'utilisation. Ainsi, trouver un Arrêt du Conseil d'Etat (sans même de références
précises) sefait naturellement etrapidement via le cédérom Juridisque- Arrêts du Conseil
d'Etat.
Par ailleurs, le service dispose d'un fonds documentaire d'environ trois cent ouvrages,
tous mis à la disponibilité des agents,qui peuventles emprunteràtout moment.En outre, une série d'abonnements de périodiques (environ soixante) complètent le fonds (cf annexe B la liste des abonnements du service de documentation.). La localisation des périodiques peut varier. En effet, certains restent au service de documentation, où les agents peuvent venir les consulter ou les emprunter. Les autres sont directement dans les services les plus intéressés
par le périodique. Le but n'est donc pas de fédérer à tout prix les ressources documentaires
mais de permettre aux agents d'avoir accès rapidement à l'information utile dans leur travail
quotidien.
En effet, selon Michel Alcamo, il ne faut pas "Confondre "service de documentation" et "documentation des services". Le service de documentation applique des techniques documentaires aux documents. Les documents présents dans les services ne reçoivent aucun
traitement documentaire : cesont des "outils de travaildocumentaire""2.
Par exemple, un agent affecté au service des élections a besoin de disposer en
permanence d'un code électoral. De même, un agent affecté à la direction des relations avec les collectivités locales a besoin de disposer du Code Général des Collectivités Territoriales, mais il peut également estimer avoir besoin en permanence du
JurisClasseur-Collectivités Territoriales. Ainsi, un servicede documentation a des missions spécifiques en
collaboration. Ainsi, tous les périodiques sont payés par le service de documentation mais ils
ne se trouventpas tousdans ce même service: la documentation estlocalisée en fonction des besoins immédiats.
Quant au budget, il s'élève à 125 000 Francs par an et ce sur l'accord du préfet et du
Secrétaire Général. Les trois-quart de la dotation sont consacrés aux renouvellements
d'abonnements aux titres de périodiques, aux cédéroms ainsi qu'aux mises-à-jours des
classeurs. En effet, le service possède de nombreux classeurs essentiellement des codes, qui sont régulièrement mis à jour en fonction des modifications de la législation : il s'agit, entre autres, du Code des Collectivités Territoriales, du Code des Elections ou du Dictionnaire
du Droit desAffaires.
La marge de manœuvre consacrée à l'achat de nouveaux ouvrages est donc limitée. Il s'agit donc pour le service de documentation d'assurer, dans un premier temps, la disposition
d'une documentation indispensable au bon déroulement des différents services de la
préfecture. Dans un secondtemps, il peutéventuellement consacrerlapart restante du budget
aux propositions d'acquisitions faîtes par les agents ainsi qu'aux sélections de nouveautés
établies par laresponsable de la documentation. Aussi, l'arrivée des NTIC a certes amputé le
budget mais a considérablement facilité le travail quotidien de recherches documentaires.
Aucun renouvellement d'abonnements n'est cependant systématique : l'accord du service concerné est demandé afin d'acquérir de la documentation utile aux agents. En outre, un nouvel abonnementne serapossible qu'àla condition de désabonnerun titre devenuobsolète.
1.3.2. Le rattachement structurel (voir Annexe A)
L'organigramme de la préfecture permet de visualiser le rattachement du service de
documentation au SBM , c'est-à-dire au ServiceduBudget et des Moyens généraux. En effet,
2
à la création du service, il s'agissait de préférer un rattachement à une direction transversale,
qui coordonne l'ensemble du budget et des moyens de la préfecture. Ainsi, le service de
documentation bénéficie de cette transversalité et, par le biais de ce rattachement, s'attache à
fournir de la documentation àtousles agents de la préfecture.
Selon Michel Alcamo, "le service de documentation est un service à la disposition de l'ensemble des agents de la préfecture : il faut privilégier le rattachement structurel directement au Secrétariat général ou, à la rigueur, àune direction des ressources, des moyens
et de lalogistique. Cela permet de confirmer qu'il s'agit bien du service de documentation de la
préfecture"3.
Rattacher le service de documentation à cettedirection n'est donc pas le fruit du hasard; il
s'agit de signifier la volonté demettre à la dispositiondetous lesagentslefonds documentaire
d'unepart, et les services inhérents à tout service de documentation, d'autre part. Cependant, lors demonstage, il aété décidé de modifier le rattachement structurel ci-dessus présenté.
En effet, désormais, le service de documentation dépend du Cabinet du préfet, qui
disposait jusqu'alors d'un service de communication. Il est à craindre que le service de documentation ne soit plus essentiellement un service à destination des agents mais plutôtun
service à l'écoute des besoins du Cabinet du préfet. En outre, l'association de la
documentation àun service de communication et de presse laisse présageruneperte d'identité du service, dontlesmissionsjusqu'alors étaient uniquement documentaires.
1.3.3. L'activité interne du service de documentation
La présentation des missions d'un chargé d'études documentaires peut nous aider à définir les différentes missions, que doit remplir un service de documentation. En effet, " les
chargés d'études documentaires assurent la recherche, l'acquisition, le classement, la
3
conservation, l'analyse, l'exploitation et la diffusion de la documentation nécessaire aux missions des ministères dont ils relèvent. Us assurentla constitution etla gestiondes bases de
données, laconception d'outils multimédias. Ils peuvent être chargés de l'élaborationet de la
réalisation des programmes de publications incluant la traduction de documents, la sélection
oula rédaction d'études, d'articles etdenotes desynthèse...
"4
(cf Annexe C : les dispositionsstatutaires applicablesauxcorps dechargés d'études documentaires.).
Il s'agit donc de trier, d'enregistrer, de coter, de sélectionner et enfin d'analyser les documents reçus par le centre de documentation. Une fois ces techniques documentaires
appliquées, il s'avère possible de diffuser une information sélective et différenciée. Dans un
premiertemps, des informations de typegénéral sont diffusées via la messagerie àune liste de destinataires demandeurs du service (cf Annexe D). Cette sélection estle fruit du travail de la
responsable de documentation, qui, chaque jour, consulte les périodiques reçus ainsi que les nouveautés parues sur l'Intranet du ministère de l'Intérieurparexemple. Une fois cemessage
envoyé, il s'agit de fournir l'information aux agents demandeurs. Cet aller-retour
d'informations s'effectuedans lajournée et permetaux agentsd'êtreinformés des nouveautés
ou modifications parues dans les différents types de documents disponibles au service de
documentation. Ainsi, l'apport des NTIC dans la mission de diffusion de l'information est indéniable. L'usage de la messagerie permet, en effet, de procurer aux agents de lapréfecture
un bulletin d'information quotidien concernant ce qui a été vu et sélectionné par la
documentaliste surdifférents supports .
En retour, les agents intéressés par une information vue sur la messagerie en font la demande au centre de documentation. Ainsi se révèle laprincipale mission de ce centre : être
au service des agents en leur fournissant rapidement l'information dont ils ont besoin pour
accomplir leur travail.
4
Dans un second temps, la documentation spécialisée est repérée par la responsable du
service, photocopiée et directement envoyée aux services concernés (service des étrangers, de l'environnement, de la réglementation...). L'observation du fonctionnement interne du
service de documentation m'apermis de cernerles types de demandes faîtes parles agents et
d'appréhenderaumieuxles thématiques inhérentes au service.
Par ailleurs, ma mission étant intrinsèquement liée aux Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication, il m'a paru important de présenter les structures, qui coordonnent au niveau national et local l'outil informatique et tout ce qui en découle. En outre,je présenterai le discours institutionnel,qui accompagnelamise en place deces outils : discours, qui nous aidera à définir la représentation et l'emploi, que plaque le ministère sur
l'usage de cesnouvelles technologies auseinde l'administration.
2.
Les
NTIC
2.1. La
politique
de l'Etat
concernant
les
NTIC
Au plan national, différentes mesures permettent d'améliorer la communication avec le
public via les NTIC au sein de l'administration française. Il s'agit :
■ Du site du service d'information du
gouvernement (www.internet.qouv.fr). qui tient au
courant de l'actualité du PAGSI (Programme d'actions gouvernementales pour
préparer l'entrée de la France dans la société de l'Informatique).
■ Le
portail de l'administration française, appelé Service Public
(http://www.service-public.fr). consacré à l'information administrativeet auxtéléprocédures.
■ Le site
Légifrance (http://www.legifrance.gouv.frf. qui rassemble les principales
En outre, selon Jean-Paul Baquiast, dans son
article5
consacré aux NTIC, les troispriorités arrêtées par le gouvernement sont de "mieux travailler entre administrations (par exemple grâce aux SU ou systèmes d'informations territoriaux), publier les informations
administratives non couvertes par le secret professionnel, généraliser les téléprocédures...le
tout en équipant convenablement les services et les agents de réseaux intranet et d'accès à
l'internet".
Les NTIC apparaissentcommeun moyend'améliorer la communicationentrele public et l'administration française enpermettant, parexemple, d'alléger les procédures administratives via un système de téléprocédures, qui évite au citoyen de se déplacer, d'attendre dans le but
unique d'être informé. L'objectifest que ce besoin d'informations puisse être satisfait via les sites Web des administrations françaises,etplus particulièrement des préfectures.
Ainsi, l'administration, au moment de la prise de conscience de l'apport que pouvaient
représenter les NTIC, a développé une démarche visant à inscrire les NTIC au programme de
la politique de modernisation de l'Etat. Dès 1998 est publié le PAGSI. Ce programme est destiné à l'ensemble desministères, dontnaturellement le ministère de l'Intérieur.
2.1.1. Le PAGSI et le Ministère de l'Intérieur
Ce programme s'organise autourde deux grands axes :
■
l'apport des Technologies de l'Information et de la Communication à la
modernisation interne du ministère de l'Intérieur.
■
l'amélioration des relations avec les usagers, citoyens et entreprises par l'apport
des nouvellestechnologies de l'informationetde la communication.
Ces deux axes ontguidé une série d'actions, qui, à long terme, doivent se concrétiser. La
volonté du ministère de l'Intérieur est, d'une part, de "généraliser la messagerie électronique à
5
tous les agents du ministère, y compris ceux des services déconcentrés", et, d'autre part, de
"permettre aux agents du ministère de pouvoir accéder à Internet, dans des conditions de
sécurité
optimales"6.
Apparaît, dès à présent, la notion de sécurité inhérente au discours institutionnel du ministère de l'Intérieur et qui est une condition intrinsèque au développement de l'Internet
dans les administrations, qui dépendent du ministère de l'Intérieur.
En outre, le ministère de l'Intérieur préconise la mise enplace d'un Intranet dans chaque préfecture afin de développerune culture de partage de l'information. Lerapportinsiste surle fait que "les agents du ministère doivent être incités, dans le cadre de leur activité
quotidienne, à rechercher, parla consultation d'Intranet, les informations qui leursont utiles".
Se dessine ainsi l'usage souhaité par le ministère de l'Intérieur concernant l'utilisation des NTIC. Le discours institutionnel, dans le cadre de l'Intranet, confère aux NTIC un pouvoir
pragmatique etle décritcomme un outil "utile", qui doit répondreaux besoins d'informations des agents.
Enfinestdéveloppée la politique d'accessibilité à l'Internetparle ministère de l'Intérieur. La spécificité des missions du ministère de l'Intérieur engendre une politique d'accessibilité
appropriée. En effet, pourle ministère de l'Intérieur, "l'entrée dans les fichiers de la policeou dans les applications réglementaires (cartes nationales d'identité, cartes de séjours
d'étrangers, permis de conduire,cartes grises)nepeutêtre
sous-estimée"6.
C'est pourquoi la volonté du ministère est qu'il ne puisse jamais exister de connexion directe agent-Internet sans passer par un sas de sécurité. Ainsi, l'accès à l'Internet est très contrôléetdoitrépondre auxprincipes de sécurité élaborésparleministère de l'Intérieur.
6
Ces données permettent de supposer un type d'usage très particulier puisque déjà dans le discours institutionnelsedistinguent les notions de sécuritéetdeconfidentialité.
Ces préceptes s'incarnent dans une direction particulière, la DTI ou Direction des Transmissionsetde l'Informatique.
2.1.2. Présentation de la DTI : Direction des Transmissions etde l'Informatique
La DTI est la direction du ministère de l'Intérieur, qui coordonne et applique les
prescriptions émanant du ministère. Ces trois missions principales sontles suivantes :
■
assurer la continuité des liaisons entre le gouvernement et les préfets (téléphonie,
messagerie, échanges informatisés).
■
concevoir, développer et maintenir sur l'ensemble du territoire national des
systèmes d'information et de communication nécessaires aux activités
opérationnellesetde gestion.
■
veilleràl'unité, à la cohérenceetàla sécurité des systèmes d'information.
Cette direction est aidée dans l'accomplissement de ces tâches par des antennes
régionales, les SZTI, les Services de Zones des Transmissions Informatiques, qui sont au nombre de dix. Elles ont également pour mission d'assurer le suivi de la politique
gouvernementale.
2.1.3. Historique du
développement
technique des NTIC au Ministère del'Intérieur
Depuis environ une dizaine d'années, le ministère de l'Intérieur dispose d'un réseau d'interconnexion privé, le RGT : le Réseau Général des Transports.
Il s'agit d'un réseau, qui relie l'ensemble des entités du ministère. Ce réseau permet, d'unepart, de communiqueretd'autrepart, d'accéder àune centaine d'applications nationales
liées aux secteurs de laréglementation, de la policeet de la sécuritécivile. Depuis trois ans, le Réseau Général des Transports s'est ouvert aux normes d'Internet, grâce à l'adoption du
protocoleInternet IP. Afin d'accéderau réseau, chaque site du ministère est doté d'un routeur
d'accès au RGT. Ce réseau relie donc chacun des sites du ministère et est également
interconnecté à l'Internet. Cependant, ouvrir le réseau à l'Internetaengendré l'adoption d'une
politique spécifique d'accessibilité.
2.2. Le
problème
de la
sécurité
oula politique
d'accessibilité à
l'Internet du Ministère de l'Intérieur
Cette thématique a donc été une contrainte dans mon travail de collecte d'informations
car il m'a fallu, dans un premier temps, privilégier les sites, auxquels tous les agents de la
préfectureavaientaccès.
Ainsi, à partir de l'Intranet du ministère de l'Intérieur, peut-on accéder à l'Internet via
deux passerelles sécurisées baptisées MINOTAURE et ORION. Il convient de noter que de nombreuses informations concernant la politique d'accessibilité aux NTIC sont disponibles
sur l'Intranet. Le ministère semble donc conscient qu'un certain nombre d'explications sont
nécessaires à la compréhension de la politique concernant l'accessibilité et par voie de
conséquence l'utilisation del'Intranetetde l'Internet.
2.2.1. Minotaure : Rôle et présentation
Chaque agent de la préfecture, moyennantunparamétrage minime du navigateur, aaccès à une liste de sites librement accessibles depuis l'Intranet. Ce paramétrage, commej'ai pu le
constater au cours de mon enquête, n'a d'ailleurs pas été effectué par tous les agents de la
préfecture. En effet, Mme D. avait accès uniquement à l'Intranet puisqu'elle ne savait pas
comment paramétrer le navigateur de son poste. L'Intranet estdonc le point de départ de toute
partie des agents de la préfecture du Puy-de-Dôme a accès au profil numéro 1. Ce profil permetd'accéderaux sitesinstitutionnels, à savoir les gouv.fr.
Ex:
http://www.intérieur.gouv.fr
Il s'agit, dansce cas, d'un accès directsans motdepasse.
Ces sites sont répertoriés dans la liste blanche. Elle est construite à partir des données
fournies par les services de la Documentation Française. Ainsi, si l'utilisateur tape l'URL de
l'Assemblée Nationale, http://www.assemblee-nationale.fr. il peut y accéder; par contre s'il
saisit http://tout.lemonde.fr. lemessage ci-dessous s'affichera :
403Interdit
L'accès à cedocumentestcontraireà lapolitique de filtrageenvigueur. Pourplusd'information, consultez le sitesupport.
Le contrôle sur l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la
communication par les autorités est donc très important. L'accès à l'Internet est fortement
sécurisé et soumis à un contrôle omniprésent. D'ailleurs, l'ensemble des agents interrogés
bénéficie d'un accès restreint à l'Internet, ils ne peuvent donc consulter que les sites
gouvernementaux et institutionnels, (cf Annexe F)
Il semble,pourtant, qu'il soit question que les directeurs et les chefs de bureau aientaccès
à l'Internet dans sa globalité. Ainsi, commej'ai pu le constater au cours des entretiens (voir
Annexe F) quej'ai menés, et également àpartir de mapratique personnelle, ces accès limités
engendrent parfois une réelle frustration et peuvent éloigner certains agents des outils proposés car ils ont très vite l'impression de ne pouvoir consulter que très peu de sites
engendre le sentiment d'un interdit. L'accès à l'Internet paraît donc compliqué et frustrant
pourcertains agentsde lapréfecture.
En outre, lors de mon stage, j'ai pu constater les limites et les paradoxes d'une telle
politique. En effet, suite à la diffusion de la sélection d'articles et de sites élaborée par le
service dedocumentation, un agentde lapréfecture aenvoyé unmail au service informatique. En effet, la responsable de la documentation avait conseillé un site (http://www.e-fonctionnaires.comî. auquel la personne en question ne pouvait avoir accès. Elle qualifiait l'information de "fort intéressante" mais regrettait de ne pouvoir yaccéder. Ce à quoi il lui a été répondu, qu'il fallait disposer d'un compte Orion, qui permet un accès plus large à l'Internet. Il semble pourtant que la politique d'accès à l'Internet au ministère de l'Intérieur soit entrain d'évoluer. Cependant, il estcertain que le fait de conseiller des sites, auxquels la
plupart des agentsnepeuventpas accéder, estsourcede frustrationetpeut-être même derejet.
L'offre, quantitativement limitée, semble engendrer, du fait également des contraintes de
sécurité et de confidentialité inhérentes à la circulation de l'information au sein du ministère
de l'Intérieur, un sentiment de frustration. L'usage, dans la plupart des cas, restreint de l'Intranet etde l'Internetpourraitdonc être lié aux contraintes techniques demandées parl'outil
ainsiqu'à l'offre limitée liée auxcontraintesd'accessibilité.
En outre, la passerelle Minotaure est celle qui gère la messagerie. Il s'agit du Service
Minotaure Messagerie. Il permet, sous certaines conditions, aux utilisateurs des différents
systèmes de messagerie du ministère de l'Intérieur, d'échanger desmessages avec le monde de
l'Internet. A ce niveau, il convient également de suivre une procédure stricte afin de
bénéficier de ce service. L'ouverture effective des boîtes aux lettres est réalisée par la DTI
après réception d'un formulaire de demande spécifique, validé par la voie hiérarchique. En effet, pardéfaut, un agent dela préfecturene bénéficiepas du ServiceMinotaure Messagerie :
il est donc nécessaire de demander, d'une part, une autorisation d'émettre des messages vers l'Internet. D'autrepart, l'autorisation de recevoir desmessages de l'Internetestdistincte.
Deux " autorisations" sont donc nécessaires pour émettre et recevoir. Cette procédure
confirme le pouvoir des autorités surles NTIC et met en lumière le caractère administratif de la politique d'accessibilité du ministère de l'Intérieur. H convient donc de suivre la voie
hiérarchiquepourfaireunedemande d'autorisation d'accès à la messagerieetà l'Internet.
En outre, chaque utilisateur s'est vu proposer un ensemble de prescriptions, qui régissent l'utilisation de lamessagerie au sein du ministère de l'Intérieur : il s'agit de la "Netétiquette", terme qui désigne l'ensemble des consignes et des règles régissant l'échange de messages. Il
s'agit donc d'un guide d'utilisation regroupant des consignes de sécurité quant à l'échange de
messagesviala messagerie Minotaure.
Par exemple, " si vous recevez quoi que ce soit d'inhabituel ou d'illégal, avertir dans les meilleurs délais l'administrateur de la passerelle Internet Minotaure @internet.si.mi ou votre
responsable de la sécurité des systèmes d'information (RSSI)."
Le tonemployé est injonctif, il s'agit, en effet, de rappeler ce que l'on peut et ce que l'on
nepeutpas faire. Ainsi uncadre formel strictestmis enplaceparles autorités.
Parailleurs, c'est lapasserelle sécurisée Orion, quipermetun accès plus large à l'Internet.
2.2.2. Orion : Rôle et présentation
Pour accéder aux pages Internet, il faut posséder un compte Orion. Un compte Orion se
caractérise par un nomdecompte interne unique au seindu ministère de l'Intérieur (dénommé identifiant) auquel est associé un mot de passe (ou authentifiant) : il s'agit alors du profil numéro 2.
Dans ce cas, les accès aux sites Internet sont soumis au filtrage par liste rouge. Ce filtre
est une base de données mise à jour régulièrement par abonnement auprès d'une société
privée. Cette base recense etbloquel'accès à environ 1 million de sites classés parcatégories. Les catégories concernées sont diverses, il peut s'agirde drogues, de jeux, de thèmes illégaux
oude sitesetbandeaux depublicité.
Si l'utilisateur saisit une URL non-conforme au profil, qu'il possède, alors le message
suivant s'affichera :
Elémentnonaffiché conformément à la politique de filtrage ORION.
Le profil numéro 3, quant à lui, permet d'utiliser l'Internet sans restriction. Ce profil est dédié aux personnes ayant des besoins spécifiques et surjustification. Il s'agit essentiellement
de personnels faisant des enquêtes, c'est-à-dire une catégorie de personnel du ministère de l'Intérieurtrès spécifique.
L'accessibilité àl'Internet est donc l'objet d'une politique de filtrage élaborée, concrétisée par l'adoption de trois profils. A chaque profil correspond un usage différent, puisque le
contenu accessiblesedéclineselon les autorisations accordées.
Cesprescriptions sont naturellement appliquées àlaPréfecture du Puy-de-Dôme.
3.
Présentation des NTIC
à
la
Préfecture
du
Puy-de-Dôme
3.1. Gestion de
l'informatique
à l'intérieur
de
la
structure
Afind'avoirune vued'ensemble de lamanière, dontestgéré l'informatique à la préfecture
du Puy-de-Dôme, j'ai rencontré Bertrand Poulizac, chef du service départemental des
Systèmes d'Informations et de la Communication (cf Annexe A: Organigramme de la
Ce service dépend, comme le service de documentation, du SBM (Service du Budget et des Moyens Généraux.)
Actuellement, le parc informatique de la préfecture est formé d'environ 200 postes en réseaux. Il faut savoir que le nombre butoirest de 250 postes environ : ainsi, presque chaque agent dispose désormais d'un ordinateur, qui l'assiste dans l'accomplissement de ses tâches
quotidiennes.
3.2. Le
système d'information
de la
Préfecture
du Puy
-de
-Dôme
3.2.1. lnfoPref63.
Depuis un an environ, la préfecture du Puy-de-Dôme dispose d'un Intranet, appelé InfoPref63.
L'Intranet, selon Michel Germain, est "par définition une configuration délimitée et fermée. Même si les partenaires internes peuvent être variés, leur extension est étroitement délimitée et circonscrite. Les contours de la communauté déterminent la délimitation de la
circulation del'information."7
Ainsi, lanaturemême de l'Intranetengendre lanature de l'information mise à disposition.
Il s'agit, via cet outil, de favoriser l'échange d'information à l'intérieur d'une structure administrative, jusqu'ici fortement cloisonnée, entre les agents de la préfecture, des
sous-préfectures et des services déconcentrés. La nature de l'information partagée concerne aussi bien "la vie de lapréfecture" que des informations administrativesoujuridiques.
Les différentesrubriquesdecetIntranetsontles suivantes :
■ Le
personnel, laformation etl'action sociale.
■ Ladocumentation.
7
■ L'informatique. ■ ViePratique. ■ L'amicale. ■ L'Euro etsacalculette. ■ La préfecture du Puy-de-Dôme. ■ Informations administratives. ■ Guides etnotices.
Ainsi, outre l'aspect pratique, il s'agit d'un partage de l'information detypebureautique et administratif. Cependant, le document doit suivre un circuit d'approbation avant d'être diffusé : il doit être validé parle responsable.
Figure 1 : circuit d'approbation
Cet outil a donc pour objectif de faciliter la circulation de l'information professionnelle
dans une structure, où l'information est souvent qualifiée de "confidentielle" et où le partage
del'information engendre quelques réticences.
Cet Intranetestcomplétéparun autreIntranet plus vaste etenglobant : le SITouSystème
d'Information Territorial.
3.2.2. S.I.TAuvergne
Le SIT Auvergne est un intranet des services de l'Etat qui permet d'échanger des informations ausein d'un cadrerégional etinterdépartemental.
Il s'agit donc d'une structure englobante, qui doit permettre à l'ensemble des services
régionaux ou départementaux de disposer de données comparatives avec les départements voisinsetdeprocéder à des évaluations.
Cette base de données communalesest formée d'un ensemble d'outils de communication.
Durant la durée de mon stage, il m'a semblé que cet outil était sous-utilisé et servait
uniquement à la communication d'informations de type pratique. Le souhait de faire de cet Intranet un lieu de mise en commun et d'échange d'informations semble rempli, en partie du
moins, par la messagerie, outil très utilisé par les agents de la Préfecture. En effet, chaque
agent dispose d'une adresse électronique et chaque poste possède une messagerie de type Microsoft Outlook.
Ces intranets sont évidemment complétés pardes sites Web, dont la fonction etlanature sontfoncièrementdifférents.
3.2.3. Les sites Web de la
préfecture
du Puy-de-DômeDans un premier temps se trouve le site Internet de la préfecture du Puy-de-Dôme lancé
pour la première fois à la fin du mois de Juin 2001. La production de ce site estcentralisée et assurée par le service départemental des systèmes d'information et de la communication de la
dite préfecture. Sont disponibles une série de formulaires administratifs, l'explication des démarches administratives à accomplir, une série thématique de grands dossiers en cours
(L'Europeparexemple) ainsi quedes questions d'actualités.
Ce site a pour but d'informer et d'aider le public dans ses relations quotidiennes avec
l'administrationfrançaise.
Dans un second temps est fournie une information plus globale sur le site de la Région
Auvergne. Adressé également augrand public, il informe des dossiersen cours dans la région
politique de la région. Il s'agit surtout de présenter l'action des services de l'Etat en
Auvergne, la politique concernant l'aménagement du territoire ou de renseigner le public sur différentes formalités administratives. Ces sites à l'intention du public ont donc une double vocation :
•
Apporter une aide pratique concernant les démarches administratives, qui incombent aux services déconcentrés de l'Etat.
• Informer
quant à la politique de l'Etat dans le département du Puy-de-Dôme et plus largement de la région Auvergne.
En résumé, il est possible de formaliser le système d'information global de la région
Auvergne de la manière suivante:
Intranet INFOPrel'63 htip://infopre t'63 WS hltp://www.puv-de-dome.pref.gouv.fr/ Intranet Département Cantal Intranet : Système d'Information Territorial (S.Ï.T.) http://sitauv-63/l'r Intranet Département Haute-Loire Web http://www.cantal.pr ef.gouv.fr/ Web de laRégion Auvergne http://www.auvergne.pre f.gouv.fr Web hup://www.hautc-Ioire.pref.gouv.fr Intranet Département Allier Web http://www.allier.pre f.gouv.fr/
4.
Ma Mission
au seindu service
dedocumentation
dela
préfecture
4.1. Présentation et déroulement
L'objectif était donc de créerun répertoired'adresses etde sites, qui répondauxbesoinset
aux attentes de la préfecture. Afin de cerner l'information utile aux personnels de la
préfecture, je me suis aidée de diverses démarches et outils. La méthodologie, que j'ai
employée, afin de récolter l'information, est la suivante. Dans un premier temps, je me suis familiarisée avec le plan de classement du service de documentation (cfAnnexe E), qui m'a
permis d'appréhender les thématiques inhérentes au fonctionnement interne de la préfecture. En outre, Madame Groisne m'a précisé quels devaient être les domaines de recherche de
prédilection. Il s'agit des domaines pour lesquels le service de documentation a le plus de
questions. Ces domaines sontles suivants :
■ Affaires
EconomiquesetEmploi.
■
AménagementetDéveloppement du Territoire.
■ Collectivités Territoriales. ■ Concours. ■ Droitde la nationalitéet étrangers. ■ Environnement. ■
Europe : Union Européenne.
■ Finances
Publiques, Fiscalité.
■
Organisation AdministrativeetFonction Publique.
■
■
Risquesnaturels, sécurité civileetsécurité publique.
■
Auvergne.
Dans un second temps, l'organigramme de la préfecture m'a permis de cerner les
différents services ainsi que l'étendue des domaines de compétence d'une préfecture. Enfin, quelques entretiens (cfAnnexeF), proposés à des agents appartenantà des services différents,
m'aaidée dans la définition des besoins eninformation desagents de la préfecture.
Ainsi, à la question "Quel type d'informations y cherchez-vous?", il m'a le plus souvent été répondu de l'information réglementaire (de type Lois et Décrets par exemple). En effet, deuxquestions étaient destinées à m'éclairersur les contenusles plus recherchés surl'Internet
par les agents de la préfecture. L'analyse du contenu des entretiens m'a donc permis d'arriver
auxconclusions suivantes.
D'une part, le type d'informations le plus souvent recherché sur l'Internet est d'ordre
réglementaire. En effet, les agents de la préfectureontbesoin de connaître les loiset les codes, qui régissent le domaine dans lequel ils travaillent (par exemple : le bureau de l'environnement) mais également les modifications, que connaît cette même réglementation.
C'est pourquoi, l'un des axes principaux de la recherche d'information sur l'Intranet et l'Internet a été de trouver des sites riches et fiables en information réglementaire. (Lois et
Décrets, Codes,Constitution...).
D'autre part, les sites de référence pour les personnes consultées sont toujours des sites institutionnels, auxquels les agents accordent un grand crédit. Ils estiment, en effet, l'information fiableetles sourcesdignes de confiance. Les sites cités sontles suivants :
■
Site de laDélégation Interministérielle de la Ville.
■ Site