1 INTRODUCTION
2.2 Traitement d’un fonds d’archives privées
2.2.3 Traitement d’un fonds d’archives définitives
Le traitement archivistique d’un fonds est constitué de plusieurs éléments, notamment le tri et l’élimination, le classement, la description, la cotation ainsi que le conditionnement. Nous ne nous attarderons pas sur les opérations de tri et d’élimination étant donné que la politique des Archives Historiques est de ne procéder à aucune élimination40.
2.2.3.1 Classement
Le classement est l’opération de mise en ordre intellectuelle et physique de documents d’archives, réalisée en application du principe du respect des fonds et ayant pour but de permettre des recherches dans les documents d’archives ainsi classés. Il aboutit à la cotation et au rangement des documents sur les rayonnages et conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les retrouver. Le classement précède la description : on ne peut dresser d’instrument de recherche analytique (inventaire) que de fonds classés.41
Comme nous venons de le voir dans cette définition, l’opération intellectuelle du classement est continuellement sous-tendue par le principe de respect des fonds. Il ne semble pas inutile de rappeler ce qu’est ce principe et ce qui en découle :
« Principe fondamental selon lequel les archives d'une même provenance ne doivent pas être entremêlées avec celles d'une autre provenance [respect externe]
et doivent être conservées selon leur ordre primitif [respect interne] s'il existe. »42 Ce principe comprend trois notions connexes :
- Le respect de la provenance, qui consiste à laisser groupées, sans les mélanger à d’autres, les archives émanant d’un même producteur. Il permet de circonscrire le fonds d’archives et de le distinguer des autres fonds d’archives. En conséquence, on ne mélange jamais les documents de provenances différentes.
40 Cette politique est actuellement rediscutée.
41 NOUGARET, C. Les instruments de recherche dans les archives, Paris, Direction des Archives de France, 1999, p.43
42 « Terminologie archivistique de base proposée aux étudiants ». Site de l’Ecole de bibliothéconomie et des sciences de l’information, Université de Montréal, [En ligne].
http://www.ebsi.umontreal.ca/guidecer/terminologie.pdf (Page consultée le 16 mai 2003)
- Le respect de l’intégrité du fonds : on ne doit rien distraire d’un fonds ni rien y ajouter. Donc, en vertu de ce principe, il convient de reconstituer les fonds démembrés. Ce respect de l’intégrité s’étend également aux parties composantes du fonds : ainsi, on ne démembrera pas des dossiers constitués par le producteur. Et on replacera dans leur fonds d’origine les dossiers disjoints trouvés.
- Le respect de l’ordre primitif consiste à conserver, ou à restaurer, au sein d’un fonds le classement interne établi par le producteur de ce fonds.
« Le fonds d’archives reflétant les activités de son producteur, ce reflet sera d’autant plus fidèle que l’on prendra soin de respecter ce fonds. Le classement d’archives s’attachera à respecter à la fois l’ensemble que forme le fonds (la provenance et l’intégrité) et son agencement (structure et ordre originels du fonds). On garantira ainsi la valeur de témoignage des documents composant le fonds d’archives ».43
L’opération de classement se déroule en plusieurs phases :
- Délimitation du fonds : il s’agit de récolter des informations sur le producteur du fonds (sa vie, ses activités). On peut trouver ces informations dans le fonds d’archives lui-même, dans d’autres fonds d’archives en relation, dans des biographies ou autobiographies, des ouvrages d’histoire, des journaux, des dictionnaires biographiques, des entrevues avec la personne elle-même ou avec sa famille. Il est aussi question de définir la valeur historique du fonds. Lors de cette étape, il est nécessaire de se poser les questions suivantes afin de pouvoir bien aborder ce fonds :
- Est-il très demandé ? - Est-il clos ?
- Est-il complet ?
- A-t-on les moyens financiers et humains de s’occuper du fonds en entier ?
43 NOUGARET, C. Les instruments de recherche dans les archives, p. 44
Pour justifier le travail de recherche qui a été fait, il est recommandé de consigner, dans une sorte de procès-verbal, les découvertes concernant le producteur. On doit aussi se renseigner sur l’historique du fonds (quand a-t-il été livré au service d’archives ? Y a-t-il eu des pertes, des vols ou des incendies ? ) pour mieux l’appréhender.
- Attribution, au fonds considéré, d’une place dans le cadre de classement en vigueur dans le service recevant ce fonds. Ceci déterminera la cotation ultérieure.
- La question du classement interne du fonds : il s’agit de repérer si le fonds est organisé selon un plan de classement et s’il existe toujours. Si oui, on peut le laisser en l’état et commencer la description. S’il est totalement désordonné, un classement sera nécessaire, il faudra tenter de reconstituer l’ordre originel. Lors de cette étape, il est également nécessaire de prendre connaissance de l’ensemble du fonds, en collationnant les dossiers avec le document de transfert s’il existe (bordereau de versement, inventaire sommaire). Ensuite, les grands ensembles de documents qui structurent le fonds devront être identifiés.
- Elaboration du plan de classement du fonds : une fois l’organisation générale du fonds repérée, on peut dresser le plan de classement interne du fonds qui déterminera le rangement matériel des dossiers et leur cotation.
Cette opération consiste à fixer sur le papier les parties et sous-parties structurant le fonds que l’on a mis en évidence lors des étapes précédentes.
Les subdivisions du fonds seront agencées thématiquement en établissant une systématique et en allant du général au particulier.
- Finalement, on procédera au classement physique du fonds.
2.2.3.2 Description
On appelle description l’« enregistrement de l'information portant sur la structure, les fonctions et le contenu des documents présentés sous une forme normalisée ».44 L’objet de la description archivistique est donc d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d’archives, en vue d’en faciliter l’accès.45
La description est une tâche complémentaire du travail de classement. Par conséquent, et comme le classement, elle s’effectue à plusieurs niveaux. Le fonds forme le niveau de description le plus élevé ; ses parties forment des niveaux subordonnés, dont la description ne prend souvent toute sa signification que si elle est comprise dans le contexte de la description de la totalité du fonds. Il peut y avoir ainsi une description au niveau du fonds, une description au niveau de la série organique, une description au niveau du dossier, etc.
Le respect de normes de description archivistique devient nécessaire car elles permettent :
- « d’assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ; - de faciliter la recherche et l’échange d’information sur les archives ;
- de permettre l’utilisation de données d’autorités communes ;
- de rendre possible l’intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d’information unifié. »46
Il existe plusieurs normes de descriptions archivistiques, dont les Règles pour la description des documents d’archives (RDDA)47, Archives, personal papers, and manuscripts (APPM)48, et la norme générale et internationale de description archivistique ISAD(G).
44 « Terminologie archivistique de base proposée aux étudiants », [En ligne]
45 ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique, 2e éd., Ottawa, [CIA], 2000, p. 7
46 ISAD(G) : norme générale et internationale de description archivistique, p. 7
47 Norme éditée par le Conseil canadien des archives.
48 Norme développée sous les auspices de la Bibliothèque du Congrès à Washington.
2.2.3.3 Cotation
La cotation est l’ « affectation, dans le cadre d'un plan systématique, de nombres, lettres ou autres symboles destinés à faire apparaître les catégories auxquelles appartiennent les éléments soumis à classification et à distinguer ceux-ci entre eux à l'intérieur d'une même catégorie ».49
La cotation doit, entre autre, tenir compte du principe du respect des fonds. Elle doit également s’insérer dans le système de cotation du service d’archives accueillant le fonds et être validée par les autorités supérieures.
2.2.3.4 Conditionnement
Afin d’assurer la conservation de fonds d’archives, il faut être attentif au lieu de conservation, au mobilier d’entreposage, au matériel de rangement, à la préparation des documents en vue de leur entreposage, à la qualité du support documentaire et aux conditions climatiques de conservation des documents d’archives. Le conditionnement des documents, c’est-à-dire la préparation des documents et le matériel de rangement, est le seul élément sur lequel nous pourrons agir lors de notre travail. C’est pourquoi nous en parlerons plus longuement ici.
Dans le but d’assurer au mieux la protection des documents contre la poussière et autres sources de détérioration, il est préférable de placer les documents dans des boîtes d’archives. On veillera à classer ces documents dans des enveloppes ou cartons non acides et de format adapté, ceci afin de ralentir le processus d’acidification du papier et d’éviter la déformation des documents.
Lors de ces travaux de conditionnement il est aussi conseillé d’éliminer, dans la mesure du possible, tous les matériaux susceptibles de détériorer les documents (par exemple : les trombones ou attaches métalliques, les élastiques, les chemises en matière synthétique, les étiquettes autocollantes, le ruban adhésif).50
49 « Terminologie archivistique de base proposée aux étudiants » [En ligne]
50 ARCHIVES CANTONALES VAUDOISES, ASSOCIATION DES ARCHIVISTES. Guide pratique de gestion des Archives communales du Canton de Vaud, p. 32
3 MÉTHODE DE TRAVAIL