Temps

« ils doivent pouvoir consacrer du temps à l'acquisition des connaissances et compétences requises pour enseigner la classe virtuelle »

Le temps est le premier paramètre qui fait défaut aux formateurs. Par le biais de notre récolte de données, nous nous sommes rendu compte que ceux-ci n'ont que très peu de temps à consacrer à leur formation personnelle sur des outils tels qu'Adobe Connect, ni le temps de préparer et concevoir les sessions. Nous avons voulu leur faciliter l'accès à la classe virtuelle en essayant de diminuer un maximum le temps nécessaire pour se former à l'outil, et le temps de préparation des sessions.

2.3.1. Synthèse de l'information

Diminuer le temps de formation à l'outil nécessite de condenser l'information présentée sur le wiki afin de ne conserver que l'essentiel. Tout notre wiki est basé sur une synthèse de l'information par le biais de différentes méthodes.

Nous avons tout d'abord choisi de réduire la durée des vidéos d'enregistrement mentionnées précédemment afin de minimiser le temps consacré à les visionner. Ainsi, grâce à un outil de traitement vidéo nous avons découpé les parties les moins pertinentes pour raccourcir les vidéos. Le problème est que cela demande beaucoup de temps de traiter des vidéos. Nous nous demandons si l'équipe PCS-TE-TR va pouvoir prendre le temps de continuer l'insertion de ces vidéos après notre départ.

Ensuite, nous avons décidé de créer des job aid pour chacun des pods présentés dans le wiki. Un job aid est un « dispositif ou outil permettant à un individus d'accéder rapidement à l'information dont il a besoin pour réaliser une tâche »14_{. Par manque de} temps nous n'avons créé qu'un job aid, celui du whiteboard, présenté en illustration n°20.

14_{Traduit de la définition anglaise : « Devices or tools (such as instruction cards, memory joggers, wall} charts) that allow an individual to quickly access the information he or she needs to perform a task.” Source :

http://www.businessdictionary.com/definition/job-aids.html

2.3.2. Design et eye-catching

Nous avons attiré l’œil du lecteur, avec le principe de l'eye-catching grâce à différents icônes intégrées dans les parties « best practice » de chaque pages dédiées au

pods (voir exemple en illustration n°21). Celles-ci permettent au lecteur de focaliser leur

attention sur les informations importantes, mais permettent également de catégoriser l'information. À une idée on associe une icône et par la suite, la simple évocation de l'icône permettra de remémorer l'idée. Cependant, il nous a fallu faire attention au design car les images, dessins, graphismes peuvent devenir une distraction et détourner de l'apprentissage. Le but de ces icônes est d'améliorer la visibilité et l'accès à l'information pour l'utilisateur.

2.3.3. Format « Prêt à l'emploi »

Nous avons choisi d'intégrer dans notre wiki plusieurs documents en versions imprimables pour que les formateurs puissent en disposer pendant la préparation de leur session de classe virtuelle. Bien que cette méthode ne soit pas très économique, elle se base sur des besoins concrets. L'idée nous est venue après un échange avec une collègue de l'équipe qui nous a affirmé qu'elle avait des difficultés à lire, à rester concentrée, et à retenir le contenu lorsque les informations sont présentées sur un écran d'ordinateur. Ainsi, en intégrant ces format prêts à imprimer, nous prenons en compte différent types de lecteurs et nous adaptons aux besoins potentiels des formateurs.

Ainsi, pour chaque page de description des différents pods, nous avons créé un fichier au format PDF reprenant tout le contenu de la page, y compris le contenu des tutoriels vidéo. Ce fichier est disponible facilement en cliquant sur un bouton « download

all content » présenté en illustration n°20.

De plus nous avons mis à disposition des formateurs une check-list présentant les différentes tâches à effectuer pendant toute la durée de la préparation d'une séance en classe virtuelle. Cette idée de check-list nous est venue de l'observation des différentes sessions des SME et des responsables nationaux de formation. Nous nous sommes rendu compte que les formateurs avaient tendance à oublier de mettre en marche leur micro, ou de débuter l'enregistrement de la session. Nous avons créé cette check-list prête à imprimer pour qu'ils s'en serve comme ligne de conduite pendant la préparation. Elle permet également de montrer aux formateurs comment ils peuvent réduire le temps de préparation d'une séance de manière efficace et le gérer. Cette liste, présentée en annexe 16, est divisée en trois parties « Avant la session », « Pendant la session » et « Après la session ». Nous aimerions que par la suite les formateurs du PCS-TE-TR prennent le temps de la tester afin de se rendre compte s'il y a des éléments manquant ou superflus.

2.3.4. Relativiser le temps de préparation

Certains formateurs ont en tête que les sessions de classe virtuelle sont rapides à mettre en place, nous l'avons d'ailleurs constaté dans les résultats de notre questionnaire. C'est en général l'un des arguments les plus utilisés lorsque l'on veut qu'un formateur adopte cette méthode de formation pour ses cours. Dans la réalité, ce temps de préparation est très variable. Quand un formateur débute avec l'outil et réalise que finalement il va devoir passer plus de temps que prévu à préparer ses activités, à concevoir le contenu de la session dans le logiciel, ou à planifier son organisation, il peut vite se décourager.

Afin de limiter cet effet de déception auprès des formateurs débutants avec la classe virtuelle, nous avons tenu à leur fournir un tableau présentant un ordre d'idée du temps moyen qu'il faut pour préparer une session convenablement. Ce tableau est présenté dans la page « Your Checklist » du Trainer Toolkit en annexe n°15. Nous leur avons donné une

Illustration 22: Bouton de téléchargement du contenu

moyenne de huit heures pour la préparation d'une séance d'une heure. Bien entendu, nous précisons au dessus du tableau que ce temps peut être réduit ou allongé en fonction de différents paramètres comme la maîtrise du logiciel ou le nombre d'activités interactives qu'ils veulent inclure. Ce tableau permet à un formateur novice de commencer son utilisation de la classe virtuelle en connaissance de cause.