Systèmes de gestion

Afin de comprendre la manière dont les documents sont gérés au sein du Secrétariat

Général du SSI, nous avons mené des entretiens avec le personnel affecté au

traitement des documents dans les services étudiés et observé l’attitude du personnel

envers les archives. Sur ce dernier point, nous aimerions souligner le fait que les

personnes rencontrées, enthousiasmées par le projet de réorganisation des archives,

ont été très collaboratives malgré leur disponibilité limitée.

Les entretiens ont été conduits de manière directive

, sur la base d’un questionnaire élaboré afin d’être simple et court, compte-tenu de l’emploi chargé de nos interlocuteurs (cf. Annexe 4 – Guide d’entretien). Conformément aux prescriptions d’usage, nous avons évité d’utiliser le jargon professionnel et adopté une attitude neutre mais compréhensive (Arès, 1999 :52).

Afin de déterminer un interlocuteur principal par service, nous nous sommes fondés selon les conseils de notre répondante institutionnelle. Ces interlocuteurs ont surtout été choisis en fonction de leur disponibilité, de leur connaissance du fonctionnement du service (ancienneté) et de leur rôle (traitement des documents, vision d’ensemble des activités) au sein de celui-ci. Ainsi, au sein du Département Finance et Administration (DFA), mon interlocutrice fut l’assistante personnelle du Secrétaire Général et à la Division du Traitement des cas individuels (CW), ce fut de facto l’unique employée du service. Quant au CIR, mes interlocutrices y furent à la fois l’assistante administrative et une spécialiste en droits de l’enfant.

Pour déterminer le contenu de ces entretiens, nous nous sommes également fondés sur la théorie de Florence Arès Les premières questions que nous avons posées concernaient le nombre de personnes travaillant dans le service et les activités de celui-ci (données utilisées pour rédiger la partie 4.2 consacrée aux fonctions et activités de l’organisation). Nous avons également interrogé nos interlocuteurs à propos des systèmes et instruments archivistiques, des mesures de confidentialité et des éliminations et transferts antérieurs. Les questions suivantes ont porté sur les documents utilisés par le service afin de saisir l’importance attribuée aux différents types de documents (données utilisées pour compléter l’inventaire des documents types). Enfin, nous avons demandé à nos interlocuteurs de nous faire part des problèmes rencontrés et de leurs attentes en matière de gestion archivistique.

4.3.1.2.1 Données qualitatives récoltées

Les données récoltées lors de ces entretiens nous ont permis d’obtenir une bonne vision de la gestion actuelle des archives au sein du Secrétariat Général. Afin de simplifier la compréhension des données ainsi récoltées, nous les avons regroupées ci-dessous en cinq points distincts.

20 Les entretiens directifs consistent à poser des questions auxquelles les interviewés répondent librement. L’interviewer intervient pour relancer les individus et demander des précisions. Cette méthode présente l’avantage de permettre l’obtention de réponses précises à des questions. (FENNETEAU, 2002 :11-15)

1) Systèmes, procédures et instruments de gestion des archives

Il n’existe aucune procédure ni directive interne relative au traitement des archives. Du côté des instruments de classement, seul un ancien plan de classement est utilisé, mais de manière incomplète. En effet, la version actuelle de ce plan de classement n’est utilisée que par une collaboratrice et cette version est parcellaire. De nombreux postes de classement manquent et de nouveaux y ont été ajoutés à la main, de manière plus ou moins arbitraire. En outre, ce plan de classement n’a pas du tout été suivi par la division du Traitement des cas individuels depuis une dizaine d’années.

Aux yeux des collaborateurs, ce plan de classement paraît obscur et inapproprié. Par conséquent, chacun classe les documents selon ses propres besoins.

Nous précisons également que, lors de l’inventaire physique et de la consultation des plans de classements détaillés retrouvés dans les archives, nous avons constaté l’existence d’un plan de classement encore plus ancien, recouvrant la période des origines de l’organisation (1920) à 1950 environ (Annexe 5 - Ancien plan de classement ca1920-1950). Ensuite, il semblerait qu’il n’y ait pas eu de plan de classement pour une courte période, puis l’instauration du plan de classement utilisé encore actuellement, celui-ci ayant subi de nombreuses modifications au cours du temps. Un document simulant l’historique de ce plan de classement se trouve en annexe (Annexe 6 – Plan de classement ca1950-2011).

Par ailleurs, jusqu’à présent, aucune procédure quant à la subdivision des classeurs n’a été établie.

Concernant les autres instruments de repérage, il n’existe aucune liste, ni une base de données répertoriant les dossiers, à l’exception du répertoire des dossiers individuels (Division du Traitement des cas individuels), dont l’informatisation rétrospective fut entreprise mais non terminée. Ajouté au fait qu’il n’existe aucun ordre de classement physique logique dans les locaux d’archives, les collaborateurs ont donc une connaissance largement incomplète des documents qui s’y trouvent.

2) Cycle de vie des archives, éliminations et transferts antérieurs

Aucune procédure liée au transfert des archives courantes aux archives intermédiaires

n’est en vigueur. En réalité, aucune distinction claire entre ces deux stades de la vie

des archives n’est faite, exception faite pour les dossiers individuels qui, lorsqu’ils sont

clos, sont transférés sur une autre étagère. De manière générale, les classeurs les

plus utilisés se trouvent à côté des bureaux mais certains sont placés plus loin, par manque de place.

Quant au versement des dossiers aux archives définitives, aucun calendrier de conservation n’a été établi. Seule la décision de conserver les dossiers individuels concernant l’adoption durant cinquante ans a été prise. En l’absence de règle de conservation, les collaborateurs préfèrent conserver l’ensemble des documents que de perdre des informations importantes. A la connaissance de mes interlocuteurs, seuls quelques documents dont l’utilité n’était manifestement qu’éphémère ont été éliminés.

Il est cependant vraisemblable que des documents aient été détruits par le passé, n’ayant pas été retrouvés lors de l’inventaire réalisé dans le cadre de notre mandat.

Des classeurs ont cependant été transférés récemment dans les locaux d’archives pour des raisons d’espace sécurisé manquant dans les bureaux. Ainsi, la Division Administration et Finance prévoit d’y déplacer les dossiers de comptabilité et des finances après trois ans. La Division du Traitement des cas individuels y transfert régulièrement les documents des dossiers des relations avec le réseau lorsque ceux-ci deviennent trop remplis.

3) Mesures de confidentialité, protection, sécurité

Les mesures et les problèmes de confidentialité ont été énoncés plus haut. Il faut relever que le personnel est conscient de ces problèmes et que des mesures sont en cours d’élaboration.

4) Consultation et valeur des documents

Un nombre considérable de classeurs placés à proximité des bureaux n’est jamais consulté par les collaborateurs. En effet, ils ont été légués par les anciens employés et n’ont jamais été triés depuis. Ils sont parfois mal étiquetés et comportent un grand nombre de documents qui n’ont ni valeur principale ni secondaire

(ébauches, correspondance, doublons). En revanche, certains documents essentiels ou utiles se retrouvent perdus dans la masse. Par exemple, un classeur comportant les bases légales fondamentales de l’organisation a été retrouvé parmi des classeurs empilés lors de l’inventaire. D’autres informations sur ces questions sont traitées dans la partie 4.3.3. de ce travail.

21 La valeur primaire est liée à la raison pour laquelle le document a été crée, à sa valeur légale, financière et administrative. La valeur secondaire d’un document désigne sa valeur d’évidence et d’information, en tant que témoin des activités de l’organisme (COUTURE, 1999b :113-114)

5) Attentes concernant les archives

Les souhaits principaux exprimés par mes interlocuteurs sont l’élaboration de normes

claires pour l’élimination des documents afin de réduire la masse documentaire. Ils

souhaitent également établir des méthodes de classement pratiques. De plus, ils

aimeraient pouvoir prendre connaissance du contenu des documents anciens via une

base de données et un regroupement physique logique de ceux-ci.