Site de la cérémonie solennelle d’ouverture a) Description du site :

Le site de la cérémonie solennelle d’ouverture doit être une salle ou un auditorium d’une capacité de 1500 à 3000 places assises.

Cette cérémonie marque le début d'un Sommet et c'est le premier contact officiel entre le pays hôte et les chefs d’État et de gouvernement.

Le lieu de la cérémonie officielle d'ouverture doit se prêter à un certain décorum. C'est dans cette perspective que le pays hôte doit prévoir une garde d'honneur, un pavoisement, un tapis rouge, ainsi qu’un accueil populaire extérieur ou aux abords du

Les aménagements scéniques doivent être approuvés par le Comité de pilotage de l’OIF et une collaboration doit s’établir avec le diffuseur hôte particulièrement pour le choix du fond de scène.

b) Aménagements et dispositions à prévoir :

. un podium permettant d'accueillir 56 chefs de délégation assis sur des fauteuils installés sur 2 ou 3 rangées. Ce podium doit en outre accueillir le Secrétaire général de la Francophonie, le Secrétaire général de l'ONU, lorsqu'il est présent et/ou éventuellement une autre personnalité internationale.

. circulation aisée en salle et sur le podium

. installation des invités par les hôtesses et hôtes dans l’amphithéâtre et dans les espaces réservés pour les différents groupes ou corps d'invités

. installation d’estrades destinées aux caméras du diffuseur hôte et aux médias

. espace équipé d’une table et des chaises pour une équipe de quatre rapporteurs (division des instances de l’OIF)

. signalétique adéquate permettant l’identification visible des zones réservées.

Un exemple d’aménagement de la salle de cérémonie solennelle d’ouverture est joint en annexe.

c) Équipements en salle :

La salle doit disposer des équipements suivants :

. système de sonorisation moderne et de grande qualité

. enregistreur audio indépendant de la captation audio du diffuseur hôte . éclairage adéquat conforme à la captation vidéo

. plusieurs écrans géants pour la retransmission en direct des arrivées à l’intention des invités

. système de traitement de l'air (climatisation/chauffage, aération) . pupitre avec micro

. pupitre ou emplacement pour le maître de cérémonie d) Salons et installations annexes :

Le site choisi pour la séance solennelle d'ouverture doit permettre d'aménager :

. un salon d'accueil pour les chefs de délégation, leurs conjoints et autres personnalités (+/- 125 personnes)

. un petit salon ou un espace d’accueil pour les ministres et autres personnalités . un espace pour les agents du protocole et agents de liaison

. un espace dans la salle pour installer les médias et un espace pour la retransmission de la cérémonie pour les journalistes qui ne peuvent être placés en salle.

. un espace pour les aides de camp et les chefs de protocole situé à proximité de la salle où se tiendra la cérémonie solennelle d'ouverture ou un espace réservé dans le parterre.

. un espace pour la sécurité et les gardes du corps . des sanitaires suffisants et adéquats

e) Circulation, sécurité et antennes médicales :

. Le site doit répondre aux normes de sécurité définies par les responsables de la sécurité du CNO

. Il doit permettre de stationner 500 véhicules à proximité. Si le site ne dispose pas d’un accès facile par les transports publics, une aire de stationnement pour 500

. Le site doit également permettre l'installation d'une antenne médicale.

f) Aménagement du podium :

. les fauteuils pour les chefs de délégation sont placés sur deux ou trois rangs sur le podium

. l'ordre de placement est l'ordre protocolaire suggéré plus haut. Un tréteau est placé dans le salon d’accueil indiquant le plan du podium et l’emplacement de chaque chef de délégation, permettant à ceux-ci d’identifier la place qui leur est réservée.

. des affichettes avec des drapeaux placés au pied de chaque fauteuil facilitent également un placement rapide

. les chefs de délégation avancent sur le podium dans l'ordre du rang qui leur est communiqué par le protocole, accompagnés par leurs agents de liaison.

- le fond de scène du podium ainsi que le pupitre de l’orateur doivent être clairement identifiés avec le logotype du Sommet

g) Aménagement de la salle :

Dans la salle, des espaces sont réservés par catégories d’invités à la Cérémonie. Ces catégories sont :

. Conjoints des chefs d’Etat et de gouvernement des pays membres et associés, épouse du Secrétaire général de la Francophonie

. Conjoint du Secrétaire général de l’ONU (le cas échéant)

. Chefs de délégation des pays observateurs, invités spéciaux et invités de marque . Membres du gouvernement du pays hôte et des pays invités

. Représentants des organisations internationales invitées

. Représentants du corps diplomatique dans le pays hôte, invités à la Cérémonie . Corps constitués du pays hôte

. Chefs de délégation à la CMF et au CPF . Membres de la délégation officielle de l’OIF

. Invités personnels du Secrétaire général de la Francophonie

. Membres des délégations des Etats et gouvernements invités, de l'APF, des Opérateurs et autres organismes invités

. Invités de la société civile.

. Représentants des médias admis au pool

Des huissiers ou des hôtesses acheminent et placent les invités dans la salle

3. Site de la photo de famille

La photo de famille se déroule avant ou, le plus souvent, après la cérémonie solennelle d’ouverture. Les chefs de délégation des Etats et gouvernements membres, associés et observateur de la Francophonie, le Secrétaire général de la Francophonie, le Secrétaire général de l’ONU (le cas échéant), les invités de marque et les invités spéciaux participent à la photo de famille.

Prévoir une estrade sur deux ou trois niveaux pouvant accueillir 80 personnes, ainsi qu’un fond de scène faisant apparaître le logo du Sommet et préalablement approuvé par le CNO et le Comité de pilotage de l’OIF.

Prévoir une 2e estrade face à la première, située à une 10aine de mètres, pour les photographes et caméras admis en pool, pouvant accueillir sur deux niveaux 4 à 5 caméras sur pied et une 30aine de photographes.

Il est recommandé d’indiquer l’emplacement de chaque participant à la photo de famille, par des affichettes fixées au plancher. Ces dernières représentent généralement, le drapeau du pays ou le logo de l’organisation.