3.3 Mise en œuvre
3.3.1 Siège de l’OIF
Les prestations attendues doivent se dérouler selon le phasage suivant : 1. La phase d’initialisation.
2. La phase d’étude et maquette.
3. La phase pilote
4. La phase de déploiement
5. La phase de mise en ordre de marche 6. La phase de vérification d’aptitude 7. La phase de migration et formation 8. La phase de vérification de service régulier
Le SOUMISSIONNAIRE précise dans son mémoire justificatif la planification de ses prestations pour respecter les délais de réalisation du projet. Il indique ses charges, celles de l’OIF et ses attendus aux différentes étapes de la mise en œuvre. Il précise, lorsqu’il y a chevauchement entre 2 phases, les raisons de ce choix.
Par ailleurs, pour les phases où la durée ou la date de début ou de fin de phase sont laissées à l’initiative du SOUMISSIONNAIRE, il est entendu que le SOUMISSIONNAIRE définisse des durées ou des dates de telle manière que les échéances incontournables précisées au 1.3.1 soient respectées.
3.3.1.1 Phase 1 : Initialisation
3.3.1.1.1 Objet
Cette phase permettra de valider le planning détaillé d’exécution que le titulaire a remis à l’appui de son mémoire justificatif ainsi que les aspects organisationnels, équipes, circuits de communications, moyens techniques et humains, méthode projet, validation des fournitures livrées, etc.
3.3.1.1.2 Echéance et livrables
Démarrage : T0 à la date de notification du marché
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE Fin de phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE
A l’issue de cette phase, deux livrables sont à fournir :
Le Plan de Management Projet (PMP) décrivant le périmètre, les objectifs, les résultats attendus, le planning détaillé, les matériels, les logiciels, les modalités de gestion ainsi que le plan de communication du projet.
Le Plan Assurance Qualité (PAQ) contenant les objectifs qualité, les procédures et méthodes de réalisation, la gestion projet (comité de pilotage et comité de suivi opérationnel) ainsi que les procédures d’échange et de validation des documents mais également les modalités de réception par une description précise et rigoureuse des objectifs à atteindre, des moyens mis en œuvre et les procédures et jalons identifiés.
3.3.1.2 Phase 2 : Etude et maquette
3.3.1.2.1 Objet
Cette phase devra d’une part permettre de formaliser l’expression des besoins et l’architecture sur le plan fonctionnel, et d’autre part de détailler l’architecture technique proposée en abordant les aspects techniques de réalisation pour l’atteinte des objectifs fonctionnels exprimés. Les aspects ingénierie, intégration, méthode de tests, fonctions testées devront être définis et validés lors de cette phase. Cette phase est utilisée pour valider les aspects techniques, fonctionnels et organisationnels retenus pour la phase de déploiement.
Au cours de cette phase, le titulaire est en charge :
d'apporter toutes les prestations de conseil nécessaires pour mener à bien le projet de migration sur les nouveaux services de communications d’entreprise,
de collecter les informations permettant le maintien du plan de numérotation actuel sur l’ensemble des utilisateurs, du plan des préfixes, des services actuels,
de rédiger le dossier d’étude et de spécification d’exécution (DESE) : ce dossier est un document regroupant à la fois les spécifications techniques et fonctionnelles de la future solution et également les modalités de mise en œuvre de la solution (spécifications d’exécution).
de préparer une maquette de la solution au titre de « preuve de concept » afin de présenter les diverses fonctionnalités et valider les options de configuration proposées dans le DESE.
La maquette doit notamment présenter, outre les fonctionnalités et sécurités de fonctionnement attendues au présent CCTP, toutes les autres fonctionnalités pouvant être commandées au titre du poste 2 ou activables sans surcout afin que l’OIF puisse juger des fonctionnalités à retenir dans le DESE final. La maquette est réalisée dans les locaux du TITULAIRE parallèlement à la phase d’étude.
A l’issue de la validation formelle de la maquette, le titulaire remet à jour le DESE en fonction des choix et arbitrages faits par l’OIF ainsi que des éventuels changements de techniques nécessaires (contournement de problèmes, optimisation, etc…).
En cas de non validation de la maquette par l’OIF, le titulaire pourra encourir l’application des dispositions prévues ou l’annulation de la commande des prestations supplémentaires selon les circonstances appréciées par l’OIF.
Le SOUMISSIONNAIRE précisera dans son mémoire justificatif : la méthodologie et les ressources humaines fournies,
le temps à consacrer par le personnel de l’OIF qui devra être aussi limité que possible, la description précise des supports papiers ou informatiques à fournir par l’OIF
Le SOUMISSIONNAIRE donnera également en annexe à son mémoire justificatif à minima un plan type de DESE et idéalement un DESE complet permettant d’en évaluer le niveau de détail et de formalisation.
3.3.1.2.2 Echéance et livrables
Démarrage : T0 au plus tôt à la date de notification du marché
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif Fin de phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif
Livrables :
DESE V1 initial
Maquette
DESE V2 actualisé à l’issue de la maquette
Convention de services définissant les SLA
3.3.1.3 Phase 3 : Pilote
3.3.1.3.1 Objet
Le pilote consiste à mettre en place un environnement de production pour un nombre réduit d’utilisateurs (maximum 10 utilisateurs) de la DSI et dans un 2eme temps avec un site secondaire (maximum 10 utilisateurs), afin de valider l’adéquation des systèmes proposés avec les contraintes et objectifs du présent cahier des charges et d’arrêter définitivement les spécifications établies au DESE.
La phase de pilote doit permettre d’affiner la stratégie de migration et les notions de multi-sites ainsi que l’intégration des composants logiciels de téléphonie sur le poste de travail utilisateur.
La phase « pilote » est réalisée dans les locaux de l’OIF et conformément aux spécifications du DESE V2.
A l’issue de la validation formelle du pilote, le titulaire remet à jour le DESE en fonction des choix et arbitrages faits par l’OIF ainsi que des éventuels changements de techniques nécessaires (contournement de problèmes, optimisation, etc…).
La validation formelle du pilote enclenche le début de la phase 4 de déploiement.
Le titulaire précisera dans son mémoire justificatif :
la méthodologie et les ressources humaines fournies,
le temps à consacrer par le personnel de l’OIF qui devra être aussi limité que possible, la description précise des supports papiers ou informatiques à fournir.
La description précise des actions à prévoir et à réaliser lors de la mise en place de la nouvelle solution. Celle-ci devra comprendre la compétence et l’expertise du SOUMISSIONNAIRE à réaliser une passerelle entre l’équipement actuel de l’OIF (iPBX Alcatel) vers le nouvel équipement proposé, afin de pouvoir migrer en parallèle sans rupture de service.
3.3.1.3.2 Echéance et livrables
Prérequis : Maquette et DESE V1 validé Démarrage : à la fin de la phase 2.
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif Fin de phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif
Livrables :
Pilote
DESE V3 actualisé à l’issue du pilote
3.3.1.4 Phase 4 : Déploiement
3.3.1.4.1 Objet
Cette phase de déploiement portera sur l’intégration et la configuration définitive des infrastructures, des matériels et des logiciels constituant l’architecture de communications d’entreprise.
La prestation comprendra :
la gestion des commandes, le transport, le déchargement et la manutention sur les sites, le montage, l’installation et le paramétrage des matériels et logiciels sur chaque site,
la mise en service des différentes fonctionnalités (services de téléphonie, services d’interconnexion WAN et service d’accès Internet),
la mise à jour en continue du DESE.
3.3.1.4.2 Echéance et livrables
Prérequis : Pilote et DESE V3 validé Démarrage : Fin de phase 3
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif Fin de phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif
A l’issue de cette phase, les dossiers suivants seront remis à l’OIF pour approbation : Le DESE V4 actualisé
3.3.1.5 Phase 5 : Mise en ordre de marche
3.3.1.5.1 Objet
Ce jalon sera un point de contrôle important dans l’avancement du projet. En effet, la mise en ordre de marche ne pourra être prononcée par l’OIF qu’après réalisation des prestations suivantes :
la livraison de l'intégralité des matériels et logiciels nécessaires à la réalisation du marché,
l’installation et le paramétrage de tous les équipements relatifs au marché et ce sur l’ensemble des sites concernés,
la mise à disposition des services adéquats au marché et ce sur l’ensemble des sites concernés,
la rédaction du manuel d’exploitation pour les actions de niveau 1 à la charge de la DSI de l’OIF le transfert de compétence vers l’équipe de la DSI de l’OIF pour permettre l’exécution des actions d’exploitation et de maintenance de niveau 1,
la rédaction du cahier de test pour la vérification d’aptitude.
Le SOUMISSIONNAIRE fournira en annexe à son mémoire un exemple de plan de manuel d’exploitation et idéalement un manuel d’exploitation complet permettant d’évaluer son niveau de détail et de formalisation.
3.3.1.5.2 Echéance et livrables Démarrage : Fin de phase 4
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif Fin de phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif
Livrables :
DESE V5 actualisé
le manuel d’exploitation pour les actions de niveau 1,
le cahier de test pour la phase suivante de Vérification d’Aptitude.
3.3.1.6 Phase 6 : Vérification d’aptitude
3.3.1.6.1 Objet
La vérification d'aptitude sera une recette provisoire qui démontre que les installations sont conformes aux besoins et exigences du cahier des charges. La vérification d'aptitude se déroulera en la présence du titulaire et du chef de projet de l’OIF. La vérification d'aptitude concernant les matériels et logiciels comprendra :
la vérification de la fourniture des éléments prévus par le titulaire en réponse au présent dossier, le caractère opérationnel des fonctionnalités attendues,
le caractère opérationnel des procédures d'exploitation éventuelles et définies par le titulaire notamment pour le remplacement d'un des composants de l'architecture ou la mise en place d'une solution de secours,
la vérification de la performance globale du système selon une procédure de tests montrant les aptitudes de l'architecture,
le caractère opérationnel des procédures de migration, ainsi que de repli.
Lors de la vérification d’aptitude, l’OIF déroulera une série ou l’ensemble des tests effectués par le titulaire et consignés dans le « cahier des tests », cahier qui aura été remis au jalon de Mise en Ordre de Marche.
Les tests effectués par le service informatique de l’OIF accompagnés du titulaire seront consignés dans le cahier de test et ratifiés conjointement.
Si nécessaire, le titulaire remet à jour le DESE en fonction des choix et arbitrages faits par la Maitrise d’ouvrage ainsi que des éventuels changements de techniques nécessaires (contournement de problèmes, optimisation, etc…) opérés au fil de l’eau de la migration.
L’OIF disposera d’un délai de 10 jours ouvrés pour effectuer les vérifications d’aptitude de chaque site afin de constater que les services livrés présentent les caractéristiques techniques qui les rendent aptes à remplir les fonctions précisées au présent cahier des charges. Si les vérifications sont assorties de réserves, le titulaire devra les lever dans un délai de 10 jours ouvrés en vue d'une seconde recette provisoire à partir de la notification de la décision d’aptitude sites. Au bout de la seconde tentative infructueuse, le titulaire pourra encourir l’application des dispositions prévues ou l’annulation de la commande selon les circonstances appréciées par l’OIF.
3.3.1.6.2 Echéance et livrables Démarrage : Fin de phase 5.
Durée maximale de cette phase : 10 jours Livrables :
DESE V6 actualisé
Cahier de test ratifié
PV de recette provisoire
3.3.1.7 Phase 7 : Migration et formation
3.3.1.7.1 Objet
Cette phase consistera à réaliser la migration de chaque site et utilisateur selon le protocole défini dans le DESE :
bascule sur le nouveau système de communication,
formations individualisées sur le siège de l’OIF des hôtesses d’accueil téléphonique et des assistantes
Type de formation Nombre de personnes Organisation
Formation administrateur 3 participants 1 session de 3 participants
Formation SVI 3 participants 1 session de 3 participants
Formation standardiste 2 participants 1 session de 2 participants Formation Assistante de direction/
Secrétariat 30 participants 6 sessions de 5 participants
élaboration des aides mémoires en Français pour les assistantes et les utilisateurs. Il est demandé 2 aides mémoires différents selon ces 2 populations en fonction de l’usage qu’ils ont de leur téléphone (usage avancé, usage normal).
Avant chaque opération entrainant une coupure de service, le titulaire devra s’assurer d’être en mesure de revenir à l’état initial pour rétablir le service avant l’heure d’ouverture des bureaux.
Le SOUMISSIONNAIRE précisera avec clarté l’organisation retenue pour cette phase en spécifiant la durée, les nombres d’interventions. De plus et compte tenu du caractère délicat de cette opération, le SOUMISSIONNAIRE présentera et argumentera les dispositions retenues sur les aspects de remplacement des personnels dont l’origine pourrait être due à une indisponibilité ou contrainte organisationnelle imposée par le projet tels que la gestion du temps des interventions en heures non ouvrées, dépassement, les récupérations, les reports de planning.
Il est expressément demander au SOUMISSIONNAIRE de prévoir la présence d’un technicien sur chaque site pendant le déploiement.
Site de déploiement Requis en poste 1 A proposer en poste 2
Le siège de l’OIF 5 jours de présence 1 journée supplémentaire
3.3.1.7.2 Echéance et livrables
Démarrage : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif
Durée maximale de cette phase : A définir par le SOUMISSIONNAIRE dans le mémoire justificatif Fin de phase :
A définir par le prestataire en fonction du calendrier proposé Livrables :
notice d’utilisation du PO pour les hôtesses d’accueil,
aide-mémoire pour les assistantes (format A5 recto-verso)
aide-mémoire pour les utilisateurs (format A5 recto)
3.3.1.8 Phase 8 : Vérification de service régulier
3.3.1.8.1 Objet
La Vérification de Service Régulier sera une période dévolue à la recette définitive aux installations réalisées en phase amont de projet. Cette période devra démontrer et prouver les capacités dynamiques des installations et des services associés à répondre aux besoins et ce dans des conditions réelles d'utilisation. La recette définitive se prononcera à l’issue de cette période sur avis positif de l’OIF.
Pendant cette période les installations devront être éprouvées dans un contexte de production en gardant le même niveau de qualité de service défini dans le marché. Le titulaire s'attachera également à mesurer pendant la période de Vérification de Service Régulier, les points suivants :
la disponibilité des services,
la performance globale des installations en regard de la montée en charge.
Le titulaire proposera sa stratégie de mesure afin de valider la disponibilité et les performances de son installation. Les incidents, pannes, anomalies ainsi que leur durée seront consignées dans un cahier d’incidents. Ce cahier sera ouvert pendant la période de VSR et sera utilisé pour déterminer si l’installation répond aux exigences du cahier des charges. Ces informations seront transmises au titulaire. Ce cahier ne devra contenir aucun point en suspend au moment de la fin de la période de VSR. Si le bilan de la période de VSR est satisfaisant par l’atteinte des objectifs du présent marché, la recette définitive du système est prononcée au plus tard deux semaines après la fin de la période. Si le bilan n'est pas jugé satisfaisant, la recette définitive est ajournée.
Le titulaire devra mettre à niveau l'installation à ses frais, sous 15 jours. Au-delà, il encourt les dispositions mises à cet effet. L’OIF est seul juge pour apprécier le fond des difficultés rencontrées et prendre la décision de l’application. Une fois les corrections apportées par le titulaire, la période de vérification de service régulier est prolongée d’une durée adaptée aux causes initiales au minimum d’un mois et au maximum reconduite dans sa durée initiale. La recette définitive se prononce après cette nouvelle période de VSR si les conditions sont remplies. Le titulaire fournira une liste exhaustive des modifications de l’installation qui impliquent une validation de sa part pendant la période de Vérification de Service Régulier.
Le TITULAIRE validera toutes les modifications d’architecture pendant cette dernière période. Les déplacements sur site seront à sa charge.
La régularité du service s’observera, à partir du jour où les éléments ont été déclarés aptes, pendant une durée de trois mois à compter de la date de VA.
3.3.1.8.2 Echéance et livrables Démarrage : Date de VA Durée de cette phase : 3 mois Livrables :
Cahier d’incidents actualisé sur la période
PV de recette définitive