Accéder au dossier d’un employé
Pour accéder au dossier d’un employé, on peut faire la recherche de différentes façons, soit :
✓ Par son nom légal;
✓ Par son numéro de matricule;
✓ Par son nom et prénom à la naissance.
Pour choisir un mode de recherche, on doit le faire avec la flèche du menu déroulant du critère de recherche, comme l’image ci-dessous l’illustre.
Si vous désirez avoir accès à un nouveau dossier d’une personne qui n’a jamais travaillé dans votre école, vous devez utiliser son matricule pour une 1re fois et, par la suite, son dossier étant maintenant dans votre banque « Paie », vous pourrez utiliser son nom.
55 Une fois le nom inscrit dans la zone « Nom légal », appuyer sur la touche « Entrée » du clavier afin que le dossier s’affiche. Si vous avez plus de deux personnes du même nom, assurez-vous d’être dans le bon dossier en faisant un double-clic avec la souris sur le bon nom et vérifiez dans le coin inférieur gauche de l’écran que les données s’affichent dans la zone
«Dossier traité» correspondant au dossier de l’employé recherché.
Absence du personnel enseignant
Pour traiter l’absence d’un enseignant, il faut faire DOSSIER – TRANSACTIONS – GÉNÉRATEURS D’ABSENCES. Voici la fenêtre illustrant la sélection à effectuer :
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Cet imprime-écran représente le résultat de ce qui s’affichera à votre écran après les opérations effectuées au point précédent.
Pour réaliser l’opération de la saisie des absences, effectuer les étapes suivantes :
Inscrire dans la zone :
Du : la date de l’absence. Au : la date de l’absence.
Le système de paie inscrira l’emploi ainsi que le lieu de travail de façon automatique.
Inscrire le motif d’absence. Pour répondre à cette demande, cliquer sur l’icône du dictionnaire.
** Pour les forces majeures, il est préférable de toujours utiliser le « motif 07 ». **
Sélectionner le bouton représentant un rectangle bleu pour insérer une absence.
57 Si moins d’une journée, se référer à la table de conversion pour le personnel de soutien
(voir tableau p.57) et pour le personnel enseignant (voir texte ci-dessous).
Faites attention à la durée de l’absence.
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Invalidité longue durée :
À la 6e journée d’absence, la personne responsable de la gestion des absences au sein des écoles, centres et services doit absolument communiquer avec la personne responsable du dossier invalidité au Service des ressources humaines.
À partir de la 6e journée, vous n’avez plus à traiter les absences dans le système de paie. Le Service des ressources humaines prend la relève du traitement des absences. Vous ne pouvez traiter que les cinq premiers jours d’une absence de longue durée. Vous devez également transmettre le billet médical attestant de l’arrêt de travail au Service des ressources humaines.
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Absences enseignants :
Une période entre 45 et
60 minutes. 0,200 Voir tableau Voir tableau
Une période 75 minutes. 0,250 Voir tableau Voir tableau
Autres absences. Déclarez les absences de moins d’une demi-journée selon le tableau en tenant compte des périodes de surveillance.
** Si la demi-journée contient toute la tâche, inscrire 1,000.
*** Si la demi-journée contient toute la tâche, inscrire 0,650.
Tableau de conversion des minutes en millièmes
La règle est la suivante :
a) Nombre de minutes d’absence divisé par 60 et le résultat sera multiplié par 0,200.
b) Une exception est prévue, soit de 45 minutes à 60 minutes d’absence inclusivement;
le résultat doit toujours donner 0,200.
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1.1 Absence d’une journée : le système inscrit automatiquement 1,000.
Ne pas modifier, même si la tâche à l’horaire n’est que d’une période.
1.2 Absence d’une demi-journée : inscrire 0,500 peu importe si la tâche est plus lourde le matin ou l’après-midi. La période du dîner sépare la journée en deux, avant-midi et après-midi. Si toute la tâche à l’horaire est concentrée dans une demi-journée, il s’agit alors d’une absence pour une journée et on ne modifie pas l’entrée faite par le système.
Inscrivez 0,250 pour les spécialistes au primaire qui travaillent dans deux écoles au cours de la même demi-journée.
1.3 Absence d’une période :
•
Entre 45 et 60 minutes : inscrivez 0,200, ce qui correspond à 1/1000 du traitement annuel.•
75 minutes : inscrivez 0,250.1.4 Autres absences : Déclarer les absences de moins d’une demi-journée selon le tableau de conversion en tenant compte des périodes de surveillance.
1.5 Absence de plus d’une demi-journée, sans être la journée entière :
Déclarez le total des fractions, soit 0,500 pour la demi-journée, plus l’absence de la période concernée dans l’autre demi-journée (voir tableau de conversion).
61 Exemple : Absence tout l’avant-midi, plus une période de 60 minutes en après-midi, alors
que la tâche à l’horaire était de 2 périodes de 60 minutes en avant-midi et 2 périodes de 60 minutes en après-midi.
0,500 pour l’avant-midi
+ 0,200 pour la période de 60 minutes 0,700 à inscrire
La saisie des paiements
Le système PAIE et GRH permet de verser :
➢ Une rémunération de base aux employés à statut temporaire (paiements de suppléance, de remplacement, etc.);
➢ Une rémunération additionnelle à toutes les catégories de personnel (heures supplémentaires, primes, etc.).
Pour enregistrer ces transactions dans le système, vous disposez de la fenêtre
«Liste des paiements sur pièce décentralisés».
Vous devrez y accéder en effectuant les étapes suivantes : Dossier \ Transactions \ Paiements sur pièce décentralisés.
➢ Cliquer sur le bouton représenté par le rectangle bleu pour insérer une transaction.
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Paiement personnel de soutien en service de garde ayant fait plus d’heures que son nombre d’heures prévues
Paiement en remplacement d’un enseignant en congé de maladie
63 Pour le paiement d’un enseignant en remplacement, vous remarquerez que la seule
différence est le champ « Min. tâche éd. », où vous devez inscrire le nombre de minutes correspondant à la tâche éducative :
Soit présence élèves (tel que défini par la convention collective accomplie par l’enseignant).
Si le suppléant a fait, par exemple, de la surveillance de corridor, vous devez l’ajouter au nombre de minutes qu’il a enseigné.
Service des dîneurs / Paiements répétitifs
Cliquez sur le bouton
Répéter….
Ne pas oublier de détruire le paiement si la personne ne se présente pas au
travail.
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CHAPITRE X
ANNEXES
Bilan Santé Développement
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Paiement sur pièce / personnel enseignant
Comment trouver un formulaire ??
Aller sur BV / Classeurs / Classeur-Services / Service des ressources humaines / Paiement sur pièce
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Formulaire déclaration d’accident ou d’incident
72 Comment trouver un formulaire ??
Aller sur BV / Classeurs / Classeur-Services / Service des ressources humaines / Santé et Sécurité / Trousse SST / Formulaire déclaration d’accident ou d’incident.