Sécurité et sûreté des collections

Il est conseillé de réaliser un plan de sûreté qui s’applique au bâtiment et aux collections. L'élaboration de ce plan, conçu et réalisé comme une réflexion globale intégrant divers paramètres, à commencer par les dispositifs d'alarme, de vidéosurveillance, de télésurveillance et de détection volumétrique, permet d'optimiser la sécurité des lieux et d'assurer la sûreté des biens culturels qui y sont conservés ou exposés, de façon permanente ou temporaire.

Les registres d'entrée et d'identification des documents, la documentation de la conservation, contribuent à la sûreté des collections. Ils permettent d'attester de la propriété, de la présence et de l'intégrité d'un document. Il est important d’assurer une conservation pérenne de ces registres et, à cette fin, il peut se révéler judicieux de procéder à leur numérisation.

3.1. Récolement des collections

Le récolement des collections, c'est-à-dire la vérification régulière de la présence de chaque document dans l'établissement de conservation, participe de la sûreté des collections. Il constitue une obligation réglementaire mentionnée à l’article R. 312-1 du code du patrimoine. Il consiste en une comparaison, à un instant T, entre les collections présentes dans l'établissement de conservation et les registres d'inventaire ou catalogues signalant les documents ayant intégré au fil du temps cet établissement (acquisitions, dons, legs, dépôts, etc.).

Des récolements doivent être programmés dans le plan de conservation établi par la bibliothèque. Ils doivent par ailleurs être systématiques avant et après déménagement ou lors d’un transfert de propriété des collections.

Selon l'établissement et les moyens, le récolement peut faire l'objet de campagnes régulières ou ponctuelles et concerner tout ou partie des collections. Selon le cas, des campagnes partielles peuvent porter sur les documents les plus précieux, les plus susceptibles d'être dérobés, ou bien sur certaines cotes de la bibliothèque. Le récolement est normalement effectué par deux agents se contrôlant mutuellement (binôme).

Le récolement peut fournir avec profit l’occasion d’une évaluation sanitaire des collections. 3.2. Marquage et conditionnement des documents

On renvoie le lecteur aux recommandations de la Charte de la conservation dans les bibliothèques, en se contentant de rappeler ici quelques principes généraux.

Tout document ou objet doit porter une marque de possession (estampillage) et une marque d’identification (cote). Cette marque de possession doit mentionner l’établissement de conservation, sans distinction du propriétaire public (État ou collectivité territoriale). Toute apposition de marque doit respecter au mieux l’intégrité du document.

Des conditionnements conformes, par leurs matériaux constitutifs, aux normes y afférentes sont de la plus grande importance pour la bonne conservation des documents qu’ils contiennent, et pour la protection de ceux-ci lors de manipulations ou de déplacements. Ils protègent par ailleurs les documents des fluctuations climatiques et de la pollution atmosphérique, de la lumière et de la poussière.

En matière de conditionnement, les normes suivantes doivent être mises en œuvre :

- Norme ISO 9706 : Papier pour documents - prescriptions pour la permanence (1994) ; - Norme NF Z 40-014 : Prescriptions et critères de sélection des papiers et cartons pour

la conservation des documents sur papier et parchemin (2011) ;

- Norme NF Z 40-016 : Papier et cartons de conservation. Mesure de l’impact des matériaux de conservation sur la cellulose du papier (2018)

3.3. Disparition, vol d’un document

Les bibliothèques conservent leurs collections patrimoniales essentiellement dans des magasins et réserves interdits au public. Cette particularité explique que, particulièrement dans le cas de documents rarement communiqués, le constat d'un vol puisse survenir longtemps après que celui-ci a été commis.

Toute disparition confirmée d’un document ou d’un objet doit être signalée à la personne publique ou privée qui en est propriétaire. S’il s’agit d’un document mis en dépôt, la notification

doit être faite au déposant.

De manière encore plus générale, l’article R. 311-2 du code du patrimoine prévoit une

information systématique du préfet de Région (direction régionale des affaires culturelles) de tout sinistre ou vol portant sur un document patrimonial d’une bibliothèque territoriale, quel qu’en soit le propriétaire.

« Art. R. 311-2. – Les collectivités territoriales ou leurs groupements informent le préfet de région de tout sinistre, soustraction ou détournement affectant un document patrimonial conservé dans leur bibliothèque. »

La bibliothèque doit également, dans les plus brefs délais :

- Demander au maire de la commune ou au président de l'EPCI de déposer plainte, au nom du propriétaire ou du dépositaire du bien, auprès du commissariat de police (qui transmettra la plainte au procureur de la République) ou directement, par lettre en recommandé avec avis de réception, auprès du procureur de la République.

Ce dépôt de plainte est nécessaire tant pour les documents d’État que pour les documents appartenant aux collectivités territoriales. La plainte précisera la qualité du déclarant

- Constituer un dossier documentaire (descriptions précises des documents, photographies, éléments relatifs au vol, notamment le mode opératoire) et l'adresser au procureur de la République.

- Signaler le vol à l'Office central de lutte contre le trafic des biens culturels (OCBC) et lui transmettre un exemplaire du dossier documentaire, pour que le vol soit enregistré dans la base de données Treima.

- Prendre contact avec le Service central de renseignement criminel (SCRC) et lui transmettre un exemplaire du dossier documentaire, pour que le vol soit enregistré dans sa base de données.

Si l’affaire passe en jugement, le propriétaire pourra alors se porter partie civile. Pour demander une indemnisation, une évaluation du préjudice subi (document volé ou dégradé) sera nécessaire.