RISQUE DE LIQUIDITÉ

A era da informação, que ganhou impulso nas duas últimas décadas do século XX, determinou mudanças na forma de gerenciamento das empresas de forma a garantir a sobrevivência e sucesso das mesmas. Na era da informação, a sustentação e sucesso empresarial estão embasados em novos referenciais operacionais.

Estes novos referenciais, segundo Kaplan e Norton (1997, p.4), estão diretamente alinhados com a evolução das tecnologias da informação e comunicação

que propiciam a construção de um ambiente operacional com características próprias. Dentre estas características, enfatizam: 1) a concorrência a nível mundial, desde quando as fronteiras geográficas não se constituem em obstáculo; 2) a oferta de produtos e serviços personalizados para os clientes; 3) a redução no ciclo de vida dos produtos e serviços, o que leva à necessidade de inovação e melhoria contínua dos seus processos de produção e prestação de serviços; 4) a integração entre clientes e fornecedores de forma a garantir melhor custo, qualidade e tempo de atendimento; 5) a valorização do capital intelectual e a necessidade de desenvolver e reter competências; 6) os ativos intangíveis (competência individual, marca, relações com clientes e fornecedores, estrutura legal) têm maior importância que os ativos tangíveis (prédios, dinheiro, terrenos, equipamentos).

O atual modelo de gestão da Transpetro apóia-se na ferramenta gerencial Balanced Scorecard (BSC), criada por Kaplan e Norton. Esta ferramenta é capaz de definir criteriosamente e monitorar as estratégias de negócios e respectivos resultados, objetivando garantir competitividade e rentabilidade às suas atividades. A Transpetro manteve, ainda, um destaque especial para questões relacionadas à gestão de Segurança Operacional, Meio Ambiente e Saúde, com ênfase na manutenção da integridade de dutos, na adoção de procedimentos operacionais e na criação de uma nova cultura de segurança, no sentido de obter certificações e qualidade operacional de níveis mundialmente conhecidos e aceitos.

Conforme Kaplan e Norton (1997, p.2), esta ferramenta “traduz a missão e a estratégia das empresas num conjunto de medidas de desempenho que serve de base para um sistema de medição e gestão estratégica”. Estes autores defendem que a estratégia não deve ser um processo gerencial isolado, mas que é um processo contínuo que deve começar com a missão da organização a qual deve ser traduzida

e comunicada para que as ações individuais estejam alinhadas com a missão, a fim de que a organização possa alcançar os resultados almejados (Figura 11).

Figura 11: Traduzindo a missão em resultados almejados Fonte: Kaplan e Norton, 2000, p. 85

Estratégia é a escolha dos segmentos de mercado e clientes que as unidades de negócio pretendem servir, identificando os processos internos críticos nos quais a unidade deve atingir a excelência, para concretizar suas propostas de valor aos clientes dos segmentos alvo, e selecionando as capacidades individuais e organizacionais necessárias para atingir os objetivos internos, dos clientes e financeiros. (KAPLAN e NORTON, 1997, p.38)

Os princípios de uma organização focalizada na estratégia são: 1) traduzir a estratégia em termos operacionais; 2) alinhar a organização à estratégia; 3)

transformar a estratégia em tarefa de todos; 4) converter a estratégia em processo contínuo; 5) mobilizar a mudança por meio da liderança executiva (KAPLAN e NORTON, 2000, p.19).

A Transpetro tem como missão atuar de forma rentável na indústria de petróleo e gás, nos mercados nacional e internacional, como fornecedora de serviços de transporte e armazenamento, respeitando o meio ambiente, considerando os interesses dos seus fornecedores e contribuindo para o desenvolvimento do país (TRANSPETRO, 2002).

Conforme definido para a sua visão7, a Transpetro será uma empresa de

transporte líder na América Latina, com o foco na oferta de soluções e alternativas de serviços que agreguem valor para seus clientes e parceiros.

A utilização da ferramenta BSC pressupõe a adoção de uma metodologia que visa a criar mecanismos que garantam a efetividade na implantação das estratégias. Os objetivos estratégicos são vinculados a um painel de indicadores (scorecard) para os quais são estabelecidas metas, que devem ser avaliadas regularmente.

Para a implantação do BSC na Transpetro, foram desenvolvidos três painéis, sendo um corporativo e dois para suas duas unidades de negócios, de Transporte Marítimo e de Dutos e Terminais, respectivamente.

Cada painel, por sua vez, é composto de um mapa estratégico, da descrição dos objetivos estratégicos, de um quadro de indicadores com suas metas associadas e de uma lista de iniciativas estratégicas e suas respectivas correlações com os objetivos.

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Kaplan e Norton (2000) consideram que as proposições de valor das empresas bem sucedidas na utilização do BSC estão alinhadas com as estratégias de diferenciação de mercado, propostas por Treacy e Wiersema (1995, p.11), que são: 1) liderança do produto; 2) intimidade com o cliente; 3) excelência operacional. A opção pelo domínio de uma delas, “não significa que a empresa abandone as outras duas, mas que ela escolheu uma dimensão de valor para nela apostar sua reputação no mercado” (TREACY E WIERSEMA, 1995, p.70).

A argumentação defendida por Kaplan e Norton (2000) é que as empresas bem sucedidas são excelentes em uma dessas três dimensões e mantêm padrões limítrofes nas outras duas.

Tomando como base este referencial, a Transpetro tem como proposição de valor a excelência operacional. Esta proposição de valor tem como atributos, segundo os autores, o custo, a qualidade e duração dos processos operacionais, a excelência dos relacionamentos com o fornecedor e a velocidade e eficiência dos processos de fornecimento e distribuição.

Os atributos de qualidade e duração dos processos organizacionais e de velocidade e eficiência dos processos de fornecimento e distribuição são fortemente dependentes de sistemas de informação eficazes, principalmente do sistema de gerenciamento de documentos técnicos de engenharia.

As informações contidas nestes documentos podem ser classificadas em diversas categorias, conforme o grau de importância destas informações para a tomada de decisões nos diferentes níveis organizacionais. Uma destas é a categoria de documentos críticos, cujas informações contidas nos mesmos precisam ser mantidas permanentemente atualizadas em função das modificações ocorridas no campo.

Em função disso, percebe-se a possibilidade de um gerenciamento do acervo da documentação técnica de engenharia de forma diferente da atual, que considera as características globais do acervo, para uma gerência segmentada por categoria, privilegiando-se a categoria de documentos críticos.

A oportunidade de mudança, na forma de gerenciamento do acervo documentação técnica de engenharia da Transpetro, dá-se porque a metodologia BSC pressupõe revisões constantes dos projetos estratégicos em função de mudanças tanto no cenário externo quanto no cenário interno. Dentro deste contexto, e considerando que a Transpetro usa a Enbridge Pilepine, Inc. como uma das referências em integridade de dutos, acredita-se que a filosofia da Enbridge de adotar uma categoria específica para seus documentos críticos possa ser tomada pela Transpetro como base para a reorganização de seu acervo de documentos técnicos de engenharia.

Para a Transpetro, as informações contidas nos documentos críticos estão diretamente vinculadas aos objetivos estratégicos “Atingir Excelência Operacional”, do Mapa Estratégico da Unidade de Negócios de Dutos e Terminais, construído segundo o referencial BSC. No Apêndice A está representado o vínculo entre o objetivo estratégico “Atingir Excelência Operacional” e a proposta desta dissertação, a partir do projeto estratégico de número 6 – Melhoria dos Sistemas de Informação. O vínculo se estabelece na medida em que a proposta de uma nova forma de gestão para a categoria de documentos críticos pressupõe uma melhoria no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, atualmente em uso na Transpetro, de forma a contemplar as necessidades específicas dessa categoria documental.

3.3 O ACERVO DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA DE ENGENHARIA

A Transpetro possui um acervo com mais de 345.000 documentos técnicos de engenharia distribuídos em 11 Arquivos Técnicos.

Todas os operações relacionadas ao projeto, construção e manutenção das instalações industriais dos dutos e terminais são objeto de projetos específicos de engenharia, através dos quais são geradas todas as informações necessárias para possibilitar a utilização dessas estruturas dentro das condições adequadas de operação, de respeito ao meio ambiente e de segurança da população.

O conjunto da documentação gerada nestes projetos é denominado de acervo da documentação técnica de engenharia da unidade de negócios de dutos e terminais da Transpetro, e é de importância vital para a garantia de continuidade operacional do negócio e de tomada de decisões nos níveis institucional, intermediário e operacional.8

O acervo da documentação técnica de engenharia é composto de vários tipos de documentos, tais como: desenhos, isométricos, folha de dados, lista de materiais, memorial descritivo, especificações técnicas, manuais de fabricantes de equipamentos, relatórios e data-books (miscelânea de documentos diversos de um projeto).

As principais características desse acervo são:

Qualquer que seja a natureza ou tamanho da organização elas diferenciam-se em três níveis organizacionais: Institucional (níveis mais elevados da empresa – diretorias, proprietários, acionistas, altos executivos - em que as decisões são tomadas e são estabelecidos os objetivos da organização); Intermediário (posicionado entre o nível institucional e o nível operacional e composto da média administração da empresa); Operacional (nível no qual as tarefas são executadas e as operações realizadas e que envolve a produção, os produtos e os serviços da organização). Chiavenatto (1999, apud MORESI, 2002, p.15).

– documentos de vários tamanhos (A0 até A4 conforme a ABNT e também NP / Não padronizados);

– documentos eletrônicos de diferentes formatos;

– documentos eletrônicos multipágina (podendo, inclusive, cada página ser de um formato eletrônico diferente);

– passivo de documentos na mídia papel, principalmente plantas de engenharia geradas através de desenho manual;

– documentos sujeitos a revisões constantes, sendo necessário se dispor do arquivo eletrônico de cada uma das revisões, e também do registro dos motivos que deram origem a cada uma das revisões;

– documentação, em sua maior parte, não sigilosa.

As necessidades de controle deste acervo são:

– garantir que o documento utilizado para a tomada de decisões nos níveis estratégico, tático e operacional é o que se encontra na revisão mais atual;

– garantir a documentação atualizada conforme a situação do campo (as-built); – manter várias versões de um mesmo documento eletrônico durante a fase de elaboração do mesmo. Depois de aprovada a versão final, esta dá origem à primeira revisão;

– possibilitar o acesso para os usuários internos da Petrobras e Transpetro e também para usuários de projetistas externas contratadas para elaboração e / ou execução de novos projetos.

Os usuários dos documentos técnicos de engenharia são os geradores e consumidores das informações neles contidas.

Os geradores dos documentos críticos do acervo da documentação técnica de engenharia estão localizados nas atividades de projeto de engenharia e de manutenção civil, manutenção elétrica e manutenção mecânica de cada DT e da Sede da Transpetro. Estão incluídos, também, projetistas de empresas externas quando o projeto é objeto de contratação.

Os consumidores das informações contidas nos documentos críticos são todos os usuários dos níveis institucional, intermediário e operacional que necessitam das informações contidas nestes documentos para a tomada de decisão em cada um dos seus níveis.

Na Unidade de Negócios de Dutos e Terminais da Transpetro o nível institucional é representado por conselheiros, diretores, gerentes executivos e gerentes. O nível intermediário é representado por coordenadores, supervisores, engenheiros de terminais e dutos, geofísico, geólogos e engenheiros de equipamentos. O nível operacional é representado por técnicos de projetos e obras, de construção e montagem, de inspeção de equipamentos, de manutenção, de instrumentação, de faixa de dutos, de automação e inspetores de dutos.

As Regionais de Dutos e Terminais (também conhecidas como DT’s) são responsáveis pela gerência de toda a documentação referente às suas instalações, em especial, a documentação técnica de engenharia, que se encontra distribuída em 11 Arquivos Técnicos, sendo 10 localizados em diferentes cidades, e um na sede da Transpetro no Rio de Janeiro. O Quadro 5 apresenta a quantidade de documentos técnicos de engenharia por regional de dutos e terminais.

DT Quantidade de documentos técnicos de

engenharia

NNE 118.971

SE 89.344

SUL 42.759

SEDE Não levantado

Quadro 5: Quantidade de documentos técnicos de engenhara por regional de dutos e Terminais.

Fonte: Vieira et al (2001)

Ao longo dos últimos 15 anos, e antes da criação da Transpetro, a gerência destes acervos foi impactada pelos seguintes fatos:

– evolução do controle através de fichas em papel para o controle através de sistemas de informação baseados em banco de dados;

– controle descentralizado nos Arquivos Técnicos, cada um utilizando recursos específicos para o gerenciamento do ciclo de vida dos documentos;

– política governamental de reduzir o quadro de funcionários das empresas estatais, substituindo os empregados próprios por empregados terceirizados. – dificuldade por parte das gerências em relação à necessidade de manter os acervos atualizados e gerenciados adequadamente.

A conjunção desses fatos gerou as seguintes situações:

– 13 diferentes bases de dados para indexação da documentação, muitas delas sem incorporar regras de consistência que possibilitasse esta indexação com atributos (ou índices) confiáveis, ou seja, validados por tabelas ou listas de valores previamente definidos e testados;

– utilização de tecnologias consideradas obsoletas, permitindo apenas o registro dos índices dos documentos. Com o advento do documento eletrônico, facilmente reproduzível, os arquivos correspondentes ficavam arquivados em diretórios de rede, e diversos outros tipos de mídias, tais como, Hard Disk (HD) de microcomputadores e CD-ROM’s, levando a uma situação caótica, envolvendo a

existência de vários documentos com a mesma numeração e conteúdos diferentes sem que fosse possível identificar qual o mais atualizado;

– por cento da documentação sem nenhuma indexação;

– inexistência de procedimentos para gerenciamento dos acervos ou, quando existiam, desatualizados;

– existência de documentação paralela e com gerência própria nos setores responsáveis pela manutenção;

– tomada de decisão apoiada em informações desatualizadas e não confiáveis, em função da existência de grande número de documentos não conformes com a situação do campo.

Com a criação da Transpetro verificou-se a necessidade de se adotar uma nova forma de gerenciamento da sua documentação técnica de engenharia após a constatação dos seguintes fatos, motivadores da mudança tecnológica que foi implementada:

– dificuldade de localização de documentos técnicos de engenharia;

– necessidade de atendimento à legislação da agência reguladora que é a Agência Nacional do Petróleo (ANP);

– necessidade de atendimento a condições operacionais;

– necessidade cada vez maior da Companhia de se alinhar a um mercado, onde, tanto a geração quanto a tramitação de documentos técnicos de engenharia dá-se de forma eletrônica.

Dessa forma, tornou-se necessária e está sendo implementada uma infra- estrutura de tecnologias, procedimentos e recursos humanos que possibilita o

alinhamento com o estado da arte tecnológico, visando a garantir as metas de competitividade e lucratividade neste novo cenário.

A decisão da Diretoria de Dutos e Terminais, em setembro de 2001, de adotar uma nova forma para gerenciamento da documentação técnica de engenharia, envolveu a implantação de um sistema de informação utilizando as tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), de Imagem de Documentos (Document Imaging) e de Fluxos de Trabalho Automatizados (Workflow) com acesso pleno através da Intranet, denominado de GEDTRANS.

Os principais objetivos definidos para o sistema foram: 1) garantir a disponibilidade da documentação técnica de engenharia em todo o território nacional, on-line e via web; 2) garantir a confiabilidade do conteúdo das informações contidas nos documentos; 3) proporcionar ganhos de produtividade, maior agilidade na tomada de decisões e redução de custos operacionais. Isto para fazer face aos desafios de uma empresa de logística com atuação em um ambiente de competição intensa nos mercados nacionais e internacionais.

A implantação do projeto foi precedida da elaboração de um projeto conceitual que contemplou:

– a criação de uma equipe multidisciplinar com representantes das áreas de projeto, documentação técnica e informática dos DT’s e da sede da Transpetro; – o levantamento de dados, documentos e informações nos Arquivos Técnicos dos DT`s e na sede da Transpetro;

– o estudo dos dados levantados;

– a definição de premissas para implantação do projeto; – a definição das interfaces;

– as necessidades dos usuários em relação à consulta, realização de comentários, edição e gerenciamento da documentação;

– o dimensionamento e especificação técnica dos recursos de hardware, software e serviços;

– o levantamento de custos; – o cronograma para implantação

As principais conclusões do projeto conceitual, e que nortearam a mudança tecnológica que foi implementada, foram as necessidades de:

– acesso à documentação técnica de engenharia a partir de 48 pontos do território nacional, on-line e através da Intranet;

– formação de 500 usuários para utilização adequada do sistema;

– ampliação da capacidade das redes de comunicação de dados nos pontos onde se constatou não ser possível a visualização do um documento de tamanho equivalente a A1, de acordo com a ABNT, no tempo máximo de 20 segundos; – utilização de fluxos de trabalho automatizados nos processos de geração de novos documentos técnicos de engenharia e de revisão de documentos já existentes;

– construção de interface entre o sistema de GED e a tecnologia GIS (Geographical Information System);

– disponibilização, na Intranet, de indicadores de acompanhamento gerencial do sistema de GED;

– padronização de hardware, software, funcionalidades e interfaces do sistema, condições de acesso e procedimentos de uso, gerando uma cultura única e garantindo facilidades no atendimento a clientes internos e externos;

– tratamento da base documental existente, contemplando: descarte de documentos obsoletos e / ou duplicados, cadastramento segundo as regras de negócio implementadas no sistema e cadastramento do relacionamento entre documentos;

– realização de as-built para os documentos cujo conteúdo não se encontravam de acordo com a situação de campo.

A nova forma de gerenciamento da documentação técnica de engenharia, e em fase de implementação, manteve a visão de gerência tradicional do acervo como um todo, não tendo sido contemplada a segmentação do mesmo com a finalidade de criar uma categoria específica de documentos críticos, com gerência e recursos diferenciados, em função da importância das informações contidas neles para a sustentação do negócio. Em função disso, vislumbrou-se a oportunidade de desenvolver este trabalho, com o propósito de: 1) conceituar e identificar os documentos críticos; 2) identificar quais, dentre as informações contidas nos mesmos, são consideradas estratégicas para garantir a continuidade operacional; 3) definir quais as condições de acessibilidade e confiabilidade do conteúdo destes documentos são necessárias para que as informações possam agregar valor ao negócio, e também apoiar a sobrevivência da organização. Busca-se, finalmente, a partir da identificação destes elementos, apresentar os elementos constitutivos de um modelo de gestão para esta categoria específica de documentos.

Para a consecução deste propósito, desenvolveu-se o processo metodológico descrito no próximo capítulo.

4 METODOLOGIA