Recrutement d’un agent CNRS

Dans le cas d’un recrutement CNRS, la source d’information est le dossier SIRHUS. Celui- ci n’est exposé aux autres applications qu’à condition que son affectation soit effective. C’est à partir de ce moment que le dossier est importé dans Labintel, puis qu’un compte est créé dans les différents annuaires

 Permanent : recrutement sur concours

1. Le service des concours envoie la notification de réussite au concours au candidat. 2. Le candidat accepte la nomination du concours et l’envoie au service des concours.

3. Le service des concours envoie les informations sur la personne et l’affectation au service des ressources humaines.

4. A la réception, le gestionnaire des ressources humaines crée une fiche « agent ». Un numéro de matricule est affecté à la fiche et la tranche de décompte de paie est positionnée par défaut à

« non significatif » (valeur « 99 » dans l’application). De ce fait, cet état implique que la fiche n’est pas propagée dans le système d’information.

5. A la date de prise de fonction, un procès verbal d’installation est envoyé à l’agent.

6. Après signature, l’agent renvoie le procès verbal d’installation au service des ressources humaines de sa délégation d’affectation.

7. La mesure administrative de recrutement au CNRS est enregistrée dans SIRHUS. La tranche de décompte est positionnée à « mensuel » (valeur « F0 » dans l’application).

8. La fiche est visible dans le demi-flux d’extraction SIRHUS « Format Pivot Personnel » pour pouvoir être consommée par les autres applications du système d’information quand la situation est effective.

Figure 53 - Diagramme de collaboration d’un recrutement CNRS sur concours

Bien que la fiche agent ait pu être créée et complétée plusieurs mois à l’avance, elle n’est visible dans le système d’information que plusieurs jours après la prise de fonction de l’agent. En effet, l’affectation n’est positionnée comme effective dans SIRHUS, qu’à partir du retour du procès verbal d’installation signé par l’agent dans son unité. C’est seulement à partir de ce moment que la personne apparaît dans l’extraction EAI « Format pivot », ce qui déclenche le processus de création de compte utilisateur décrit dans le paragraphe suivant.

 Non permanent : recrutement sur contrat à durée déterminée

1. Le directeur d’unité initie la procédure de recrutement par l’envoi de la demande au service des ressources humaines de la délégation régionale dont dépend l’unité

2. A la réception de la demande, le gestionnaire des ressources humaines l’étudie. Elle peut être refusée à cause de justificatifs administratifs insuffisants par exemple. Si elle est jugée conforme, une fiche « agent » est créée dans SIRHUS. Un numéro de matricule est affecté à la fiche et la tranche de décompte de paie est positionnée par défaut à « non significatif » (valeur

« 99 » dans l’application). De ce fait, cet état implique que la fiche n’est pas propagée dans le système d’information.

3. Une demande d’autorisation est envoyée au service financier pour paiement. L’étude de cette demande peut nécessiter un jour à une semaine. Pendant ce temps, la fiche est positionnée au statut « attente »

4. Si la demande est validée, une notification de décision est envoyée à la délégation régionale pour signature, ce qui peut prendre jusqu’à trois jours.

5. Cette décision est envoyée à l’agent pour signature.

6. Après signature, l’agent renvoie le procès verbal d’installation au service des ressources humaines de sa délégation d’affectation.

7. La mesure administrative de recrutement au CNRS est enregistrée dans SIRHUS. La tranche de décompte est positionnée à « mensuel » (valeur « F0 » dans l’application).

8. La fiche est visible dans le demi-flux d’extraction SIRHUS « Format Pivot Personnel » pour pouvoir être consommée par les autres applications du système d’information quand la situation est effective.

Figure 54 – Diagramme de collaboration d’un recrutement CNRS sur CDD

Finalement, il peut s’écouler trois semaines entre la demande de recrutement rédigée par le directeur d’unité et la prise en compte par l’ensemble du système d’information de la fiche de la personne recrutée. Ensuite, c’est à partir du flux « Format pivot » que le processus de création de compte utilisateur, décrit ultérieurement, est déclenché.

En outre, les personnels non destinés à percevoir une quelconque rémunération de la part du CNRS ne seront jamais exposés dans le format pivot personnel : c’est le cas par exemple des accueils en délégation et accueil en chaire non rémunérés par le CNRS.

 Création du compte utilisateur

1. Lorsque le dossier SIRHUS est rendu visible au travers du demi-flux SIRHUS il est importé dans Labintel. Le processus d’import crée alors une fiche agent.

2. L’agent DMAS « Central » qui suit les activités de Labintel prend en compte l’information de création.

3. L’agent DMAS crée un nouveau compte dans l’annuaire « Central » dans la branche « CNRS » ou « TEMP », respectivement pour un permanent CNRS ou non permanent CNRS.

4. L’agent DMAS « Central » vérifie que l’opération s’est correctement déroulée

5. Si le compte est correctement créé, l’agent DMAS « Central » propage les informations sur la nouvelle affectation en tant que message pour le broker JMS.

6. L’agent DMAS « Référentiel » écoute la file de message JMS en provenance de l’annuaire « Central » et prend en compte les informations sur le nouveau compte.

7. L’agent DMAS « Référentiel » crée un nouveau compte dans l’annuaire « Référentiel » dans la branche « CNRS » ou « TEMP ».L’agent attribue un identifiant « SAP username » pour les comptes de la branche « CNRS ».

8. L’agent DMAS « Référentiel » vérifie que l’opération s’est correctement déroulée.

9. Si le compte est correctement créé dans l’annuaire « Référentiel », un message est envoyé sur le broker.

10. L’agent DMAS « SAP » écoute la file de message JMS en provenance de l’annuaire « Référentiel » et prend en compte les informations sur le nouveau compte.

11. L’agent DMAS « SAP » crée un nouveau compte dans l’annuaire « SAP » dans la branche « CNRS » ou « TEMP ».

Figure 55 - Diagramme de collaboration de création de compte CNRS dans les annuaires

Le processus actuel répond parfaitement aux besoins de sécurité. En effet, il est préférable de s’assurer qu’un compte correspond à une personne physique présente en unité. Cependant, pour des raisons d’efficacité, le processus doit être amélioré pour permettre à une personne de travailler dès son arrivée dans l’unité. Sachant que dès que la personne est visible dans l’extraction « Format pivot », tout le processus est automatisé et quasi immédiat, le gain de temps ne peut être envisagé que pour faire apparaître l’affectation plus tôt dans les flux EAI. Dans ce cas, la fiche agent doit pouvoir être extraite alors que la prise de fonction n’est pas encore validée. Il faudrait alors modifier le processus d’extraction pour pouvoir prendre en compte toutes les fiches agent, même non entérinées. Ensuite, en dehors des processus automatisés, il serait nécessaire de créer une procédure nécessitant une intervention manuelle. Ainsi, une personne autorisée pourrait demander la création d’un compte utilisateur temporaire sur la fiche de l’agent non validée. La période d’activation du compte devrait alors être limitée pour permettre d’attendre la validation. Après la date d’échéance, le compte devrait être automatiquement suspendu.