7. Besoins spécifiques pour un service public
7.2. Recherche et méthode d'analyse
Les besoins spécifiques pour un établissement de formation professionnelle diffèrent de ceux exprimés par une entreprise privée. En effet, la structure organisationnelle et la vision stratégique ne sont pas les mêmes. De plus, la double position des HES-SO et universités en général, c'est-à-dire le secteur de l'enseignement public et les rôles joués par les divers instituts de Ra&D, rend la recherche et l'analyse des besoins plus compliquées.
7.2.1 Identification des besoins en information
Dans le cadre ce travail, la recherche d'informations pour déterminer les besoins s'est donc basée sur les divers documents et connaissances suivants :
SAP Business Objects InfoView : Afin d'avoir un léger aperçu des possibilités de BO InfoView et d'éventuels indicateurs sur les besoins en information, un travail de diplôme réalisé par Mademoiselle Anke Nossmann, une étudiante en informatique de gestion, a été utilisé. Celle-ci a effectué son travail de diplôme sur le système SAP BO InfoView et a notamment élaboré des tableaux de bord interactifs et des rapports de données portant sur la HES-SO. Les quelques indicateurs présents dans les différents fichiers du système nous ont permis d'obtenir une première base de travail.
Expériences et connaissances personnelles : Etant directement impliqué dans l'univers estudiantin, il nous paraissait incontournable de ne pas utiliser nos observations propres du fonctionnement de l'établissement. De plus, la formation reçue et la vision que l'on se fait de la gestion d'un tel centre de formation contribue à identifier et imaginer des leviers et indicateurs susceptibles d'apporter une aide précieuse pour l'évaluation des performances de l'ensemble de l’organisation et la prise de décisions stratégiques.
Statistiques de scolarisation suisse de l'OFS : L'Office Fédéral de la Statistique (OFS) publie chaque année un rapport contenant divers tableaux et chiffres clés des élèves et étudiants en formation au cours de l'année scolaire écoulée. Ce rapport intitulé "Elèves et étudiants 2006/07" reprend toutes les données transmises par les centres scolaires des différents degrés de formation à la Confédération. Celui-ci a permis d'identifier et de compléter les leviers et indicateurs qui pourraient être utiles et auxquels nous n'avions pas forcément pensé.
Professeurs et Direction : Directement impliqués dans la gestion de la haute école, les professeurs et la direction représentent une source d'informations importantes. Par conséquent, Monsieur
57 Source : http://help.sap.com/erp2005_ehp_04/helpdata/EN/12/4fbce0c87d4212b632db4bdc0c1832/
frameset.htm
Les besoins spécifiques pour un service public
Peter Roten, tantôt directeur de la filière Economie d'entreprise et professeur au sein de la HES-SO//Valais, a été consulté pour éventuellement identifier les indicateurs auxquels nous n'avions pas pensé et ainsi proposer une liste des besoins en information plus complète. D'autres personnes actives dans l'enseignement ont également contribué à identifier ces besoins.
7.2.2 Méthode d’analyse
Bien que les documents analysés soient riches en information, ils ne donnent pas encore une image précise et complète des solutions. En effet, les indicateurs recueillis viennent de manière aléatoire et constituent en quelque sorte un amas d’informations non classées et non exploitables sous cette forme.
C’est pourquoi la méthode du Balanced Scorecard (BSC) a été utilisée pour classer les indicateurs par leviers et selon les produits SAP BO (Xcelsius, Crystal Reports et WebI). Mais avant d’aller plus loin, quelques explications sur le procédé BSC s’imposent.
Qu'est-ce que la méthode du Balanced Scorecard (BSC) ?
Créée par Robert S. Kaplan et David P. Norton, le BSC est une méthode permettant de relier les performances non financières à la performance de l'entreprise en appliquant une démarche top/down qui vise à faire en sorte que les axes stratégiques soient pris en compte à tous les niveaux hiérarchiques. Concrètement, le BSC représente un tableau de bord prospectif qui traite l’ensemble des dimensions d’une entreprise sans se limiter aux aspects financiers. Son objectif est de transformer une vision stratégique en actions concrètes. Cette méthode est principalement utilisée en stratégie, en comptabilité analytique, en gestion de projet et en réorganisation.58
Généralement, elle s'articule autour de quatre perspectives représentées par le schéma ci-dessous.
58 Réf : [KAPL/NORT01]
Figure 7.3 – Principe du Balanced Scorecard (BSC)
Les 4 axes du BSC Relation de cause à effet
Les besoins spécifiques pour un service public
Cette méthode est plus axée sur la mise en place d’indicateurs permettant d’évaluer la situation pour améliorer l’ensemble des 4 perspectives de l’entreprise suivant une relation de cause à effet et ainsi atteindre la vision stratégique fixée à haut niveau. Toutefois, le schéma des 4 perspectives représenté à la Figure 7.3 s’applique principalement aux entreprises privées et diffère quelque peu, comme vous pouvez le constater sur la Figure 7.4, pour le secteur public.
Figure 7.4 – Principe du BSC pour un service public
Les schémas de la Figure 7.3 et Figure 7.4 ne sont représentés qu’à titre indicatif pour illustrer la philosophie et le fonctionnement de la méthode BSC. La fonction principale du BSC ne correspondant pas tout à fait aux objectifs de ce travail, cette méthode a été adaptée et utilisée pour identifier et structurer les besoins en information par sujet (levier) et leur attribuer les indicateurs relevés afin de constituer des tableaux de bord et des rapports. Vous remarquerez dans les tableaux des résultats que les perspectives ou axes d'analyse traditionnellement appliqués (Financier, Clients, Processus interne, Apprentissage et Innovation) ont été adaptés et remplacés par les axes Gestion Financière, Gestion des étudiants, Gestion de l'établissement et Gestion des ressources RH.
Les dirigeants et autres décideurs n’utilisent pas l’information de la même manière en fonction de sa nature et de ce qu’ils veulent en faire. Les leviers et indicateurs récoltés ont donc été classés par produits et par axes d'analyse. C'est-à-dire qu’ils ont été disposés en fonction de leur utilisation dans les trois outils suivants :
Tableaux de bord (Xcelsius) : Cet outil regroupe tous les tableaux de bord et leurs indicateurs pouvant être utilisés par les décideurs dirigeants. Ils intègrent des informations générales sur l’ensemble de l’activité pour avoir un aperçu global de la situation et des performances de l’établissement scolaire et, par la même occasion, pour réaliser des prévisions à l’aide de simulations.
Rapports (Crystal Reports) : Cet outil regroupe tous les rapports et leurs indicateurs clés sur l’état actuel du fonctionnement des activités de l’établissement scolaire. Il inclut les données permettant de réaliser des statistiques et ressortir les chiffres clés sur les professeurs ou les étudiants par exemple après une certaine période.
Analyses de données (WebI) : Cet outil regroupe tous les indicateurs représentant des informations pouvant être visualisées à titre indicatif pour une utilisation au quotidien.
Mission
Pour réaliser la vision de l'entité, comment considérer les clients ?
Pour satisfaire les clients, les donateurs financiers et remplir la mission, quels
sont les processus internes dans lesquels l'entité doit exceller ? Si réussite, comment
considérer les donateurs financiers ?
Pour réaliser la mission, comment le personnel doit-il apprendre, communiquer et travailler ensemble ?