A farmácia possui obrigações para com as entidades com que se relaciona, nomeadamente as entidades relacionadas com o Ministério da Saúde, com o Ministério das Finanças, a Segurança Social, com os seus fornecedores e mesmo com as empresas que lhes fornecem os serviços básicos (como telefone, internet, água, luz e manutenção das instalações).
Enquanto empresa e entidade empregadora, a farmácia tem obrigações, sendo o diretor técnico o responsável por realizar os pagamentos necessários, assim como organizar e entregar as declarações às entidades respetivas. As obrigações fiscais incluem o pagamento do Imposto sobre pessoas coletivas (IRC), a Tributação Autónoma, o (IVA), o Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares (IRS), entre outros. À Segurança Social é necessária a entrega da declaração de remunerações, via eletrónica, o pagamento das contribuições relativas aos trabalhadores e quotizações e a notificação de qualquer alteração referente à empresa.
Mensalmente, tem obrigação de enviar documentos relativos à sua atividade relacionada com os medicamentos a diversas entidades, nomeadamente ao Centro de Conferência de Faturas da Maia (CCF), às entidades privadas de comparticipação, via ANF, e ao INFARMED. De seguida, descrevo os processos e requisitos do envio de informação ao CCF e ao INFARMED, os quais observei e participei.
12.1. Envio de documentos ao Centro de Conferência de Faturas da Maia
O CCF, do Ministério da Saúde, realiza a nível nacional a conferência de faturas para pagamento pelo SNS. A tendência é a de tornar a faturação eletrónica, de forma a agilizar todo o processo de comunicação; no entanto, enquanto continuarem a ser usadas prescrições materializadas, a farmácia terá de continuar a enviar os documentos por correio.
Se dispensado eletronicamente, o receituário é agrupado em quatro tipos de lotes, sem limite máximo de receitas e enviado informaticamente:
• Lote tipo 99 – receitas materializadas dispensadas com sucesso na validação (sem erro); • Lote tipo 98 – receitas materializadas dispensadas sem sucesso na validação (com erro);
• Lote tipo 97 – receitas desmaterializadas dispensadas com sucesso na validação (sem erro);
• Lote tipo 96 - receitas desmaterializadas dispensadas sem sucesso na validação (com erro).
Se dispensadas sem a utilização dos serviços de dispensa eletrónica, o receituário deve ser separado por tipo de lote (que não os lotes 99,98,97 e 96), num máximo de 30 receitas por lote, conferidos e enviados por correio para suportar a fatura. A sua conferência consiste na verificação de que todas as regras de prescrição e dispensa estão cumpridas, a comparação entre a receita e a fatura impressa no verso, de forma a comprovar que foram cedidos os medicamentos corretos, a presença da assinatura, data e carimbo da farmácia e a assinatura do utente/representante. Qualquer engano detetado deve ser corrigido, justificado e assinado.
A informação a enviar pela Farmácia, até ao dia 10 de cada mês, para efeitos de faturação do mês anterior, em formato papel, é composta por: fatura (em duplicado), notas de débito/crédito (em duplicado), relação resumo de lotes, verbetes de identificação de lotes (que contenham receitas materializadas) e receitas médicas materializadas. Em caso de deteção de erros em qualquer um dos documentos conferidos, o CCF pode proceder a:
• devolução do documento à farmácia, para que esta efetua a correção ou envie o documento ao subsistema correto (caso não seja dirigido ao SNS);
• correção do valor a pagar à farmácia, por apuramento de valor diferente de comparticipação ou em consequência da não aceitação parcial da receita;
• rejeição, sendo que neste caso excecional a receita não é devolvida à farmácia. Todo o processo de comunicação entre as farmácias e o CCF encontra-se detalhado no Manual de Relacionamento das Farmácias com o Centro de Conferência de Faturas do SNS, da
Administração Central do Sistema de Saúde, IP (ACSS).24
12.2. Comunicação dos movimentos dos MEPs
Com a periodicidade regulamentada, a farmácia é obrigada a enviar os registos dos movimentos dos MEPs ao INFARMED. Mensalmente, até dia 8, a farmácia deve enviar:
• Cópia das receitas manuais contendo medicamentos constantes das tabelas I e II, com exceção da II-A – após a venda, a receita é copiada para que uma delas possa ficar na farmácia);
• Listagem das receitas dispensadas com medicamentos constantes das tabelas I e II, com exceção da II-A, contendo as informações: identificação do médico prescritor (nome e número de carteira profissional); número da receita; identificação do medicamento dispensado (nome e número de registo); quantidade dispensada; identificação (nome e número de identificação) e idade do adquirente.
• Registos de entradas e saídas dos medicamentos contendo substâncias incluídas nas tabelas I, II e IV;
• Total de substâncias armazenadas ou utilizadas durante o ano, bem como diferenças relativamente aos correspondentes registos anteriores.
Estes documentos devem ser arquivados na farmácia durante 3 anos, período durante o qual podem ser pedidos para consultar se ocorrer uma fiscalização por parte do INFARMED.
Por procedimento interno, são impressos mensalmente e ficam em arquivo na farmácia a lista de entradas; a lista de saídas, com informação do médico prescritor, do medicamento, do doente e do adquirente; e as cópias das faturas ordenadas por número (anexadas à receita manual, se aplicável). Durante o estudo destes documentos apercebi-me de que em caso de abate de uma venda, a venda seguinte (pode corresponder à mesma prescrição) nunca assume o mesmo número.
12.2.1. Receção de resumo das encomendas pelos fornecedores
De acordo com a política interna dos fornecedores e com o volume de encomendas, é enviada à farmácia um documento em duplicado com o resumo das encomendas enviadas contendo MEPs, para que seja assinado pelo diretor técnico. Uma das cópias é reenviada ao fornecedor, enquanto outra permanece na farmácia. Este documento é uma garantia de que os medicamentos enviados são realmente os rececionados na farmácia, caso exista uma fiscalização do INFARMED.
12.3. O pagamento aos fornecedores
O pagamento aos fornecedores é feito de acordo com a política interna deles, sendo que eles enviam periodicamente um documento detalhado com todos os valores referentes às faturas, notas de débito/crédito, IVA aplicado e condições de pagamento. A título de exemplo, a Plural envia o Resumo de Encomendas satisfeitas com uma frequência semanal. Neste documento vêm discriminadas todas as faturas da semana anterior com: data, tipo de documento, podendo ser fatura, nota de crédito (se o valor não processado for positivo) ou nota de débito (se o valor não processado for negativo), número do documento e valores de custo, com e sem IVA.
São indicados os escalões de cada produto, assim como as margens de comercialização, e as taxas aplicadas sobre cada produto: isentos (0%), taxa reduzida (6%) e taxa normal (23%). Ao total a pagar obtido são deduzidos os descontos feitos à farmácia pelo armazenista. A farmácia pode ainda ser beneficiada, caso realize o pagamento do resumo no prazo útil estabelecido.