Section VII. Modèles de formulaires
F. Réunions de clarification des offres de la premiere etape
clarification avec chaque Soumissionnaire individuellement en vue d’éclaircir les aspects de son offre de la première étape qui doivent être expliqués ou ne sont pas considérés comme complètement conformes par l’Acheteur. Lors de ces réunions, l’Acheteur attirera l’attention du Soumissionnaire sur toute question, technique ou autre qui, pour quelque raison que ce soit, exige du Soumissionnaire qu’il procède à des modifications de son offre de la première étape afin que celle-ci soit conforme aux spécifications du Dossier d’appel d’offres. Réciproquement, le Soumissionnaire doit attirer l’attention de l’Acheteur sur toute modification qu’il souhaiterait apporter dans l’offre de la deuxième étape, telle que le remplacement de certaines marques
ou de certains modèles, Sous-traitants, Services et autres.
23.2 Le Soumissionnaire n’est aucunement tenu d’assister à la réunion de clarification. Si le Soumissionnaire est dans l’impossibilité d’assister à une réunion de clarification ou décide de ne pas y participer, l’Acheteur déploiera des efforts raisonnables pour communiquer au Soumissionnaire les éclaircissements demandés par correspondance ou par tout autre moyen tel que le téléphone ou, le cas échéant, la visioconférence. Le Soumissionnaire qui ne parvient pas à fournir les éclaircissements nécessaires du fait du recours à ces différentes méthodes le fait à ses propres risques.
23.3 Si les DPAO le précisent, l’étape d’éclaircissement des offres de la première étape fera intervenir des démonstrations et des essais en direct de la solution et des produits proposés par le Soumissionnaire. Dans ce cas, les DPAO décrivent la nature de ces démonstrations et essais, précisent s’ils sont obligatoires – l’offre pouvant alors être rejetée s’ils ne sont pas réalisés – pour les Soumissionnaires qui sont invités à les exécuter et le lieu où ils doivent être réalisés. En outre, les DPAO, ou la liste des essais mentionnés dans les DPAO et qui lui est jointe ou qui se trouve à la Section VI (Spécifications techniques), peuvent stipuler que certains essais pourront être assortis de critères de réussite ou d’échec auquel cas les offres de la première étape pourraient être rejetées. Si les DPAO autorisent les Soumissionnaires à procéder aux essais et aux démonstrations hors du site de l’Acheteur, voire hors du pays de l’Acheteur, ce dernier assumera les coûts administratifs, de déplacement et de subsistance de sa propre équipe de participants. Toutefois, l’Acheteur ne sera pas responsable de l’un quelconque des coûts de préparation, de réalisation et de démontage encourus par le Soumissionnaire.
23.4 L’Acheteur avertira le Soumissionnaire, conformément à la Clause 13.1 c) vii) des IS, de toute divergence qu’il a proposée dans son offre de la première étape et que l’Acheteur juge a) inacceptable et devant être retirée de l’offre de la
deuxième étape ;
b) acceptable et devant être incorporée dans le Dossier d’appel d’offres dans un Additif qui sera envoyé à tous les Soumissionnaires invités à déposer une offre de la deuxième étape.
Aucune dérogation relative à une divergence ne sera accordée de manière exclusive à un ou à certains soumissionnaires invités à participer à l’appel d’offres de la deuxième étape.
23.5 L’Acheteur avertira aussi le Soumissionnaire si les composantes variantes ou les offres variantes complètes, le cas échéant, sont acceptables, et identifiera dans quelle mesure (le cas échéant) cette offre variante peut être incorporée dans l’offre de la deuxième étape au cas où le Soumissionnaire serait invité à la deuxième étape de l’appel d’offres.
23.6 La ou les personnes qui assistent à chaque réunion de clarification doivent être dûment autorisées à représenter le Soumissionnaire dans les discussions et à passer un accord formel avec l’Acheteur sur ces modifications spécifiques qui sont requises dans l’offre de la première étape du Soumissionnaire si ce dernier présente une offre de deuxième étape. L’Acheteur ne sera pas responsable des coûts encourus par l’équipe du Soumissionnaire qui se rend ou assiste aux réunions de clarification. Le fait d’être invité ou de participer aux réunions de clarification ne signifie pas nécessairement que le Soumissionnaire sera invité à la deuxième étape du processus d’appel d’offres. Toutefois, si les réunions de clarification ont lieu, tous les Soumissionnaires qui sont invités à la deuxième étape du processus d’appel d’offres se verront offrir la possibilité d’assister à une telle réunion, même si, de l’Avis de l’Acheteur, leur offre de base ou offre(s) variante(s) ne requièrent pas qu’un éclaircissement soit apporté en personne.
23.7 Ni le mémorandum spécifique au soumissionnaire établi conformément à la Clause 23.8 des IS, ni le procès-verbal écrit de la (des) réunion(s) de clarification ni la correspondance échangée entre un Soumissionnaire particulier et l’Acheteur à cette étape ne seront communiqués aux autres Soumissionnaires.
Hormis le mémorandum, aucun procès-verbal supplémentaire de la (des) réunion(s) ni aucune correspondance spécifique au soumissionnaire n’entraînera d’obligations relative à l’offre de deuxième étape du Soumissionnaire. Toutefois, l’Acheteur et le Soumissionnaire pourront avoir recours à ces documents, le cas échéant, pour éclairer la préparation ou l’évaluation respectivement de l’offre de la deuxième étape.
23.8 Pour chaque Soumissionnaire invité à la deuxième étape du processus d’appel d’offres, la liste de toutes les modifications requises par l’Acheteur à son offre de deuxième étape par rapport à celle de la première étape sera dressée dans un mémorandum spécifique au soumissionnaire intitulé
« Modifications requises à la suite de l’évaluation de la première étape ». Ce mémorandum sera communiqué au Soumissionnaire en même temps que l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape. En application des Clauses 13.1 c) vii) et 23.4 des IS, ce même mémorandum dressera également la liste de
toutes les divergences que l’Acheteur ne peut accepter et que le Soumissionnaire doit retirer de son offre de la deuxième étape, de toute composante variante ou de toute offre variante que l’Acheteur pourrait accepter ; il précisera dans quelle mesure le Soumissionnaire peut incorporer les variantes dans l’offre de la deuxième étape conformément à la Clause 23.5 des IS de même que tous les Sous-traitants que le Soumissionnaire doit supprimer ou remplacer, y compris la justification de la suppression ou du remplacement demandé conformément à la Clause 6.3 des IS et, si un conciliateur est prévu dans le Marché, soit la proposition de l’Acheteur pour remplacer le Conciliateur déjà nommé, soit le nom du Conciliateur convenu entre l’Acheteur et le Soumissionnaire conformément à la Clause 50 des IS. Si le Soumissionnaire n’est pas tenu de procéder à des modifications spécifiques à son offre, l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape le précisera.
23.9 Les modifications applicables à tous les Soumissionnaires invités à participer à la deuxième étape de l’appel d’offres seront reflétées dans un Additif au Dossier d’appel d’offres émis également conjointement à l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape conformément à la Clause 24.1.
24. Invitation à soumissionner pour la
deuxième étape
24.1 A la fin de l’évaluation de la première étape et après l’éventuelle tenue de réunions de clarification, l’Acheteur
a) peut émettre un Additif au Dossier d’appel d’offres qui amende, entre autres et en tant que besoin, les critères d’évaluation ou les autres sections des Instructions aux Soumissionnaires, telles que consignées dans les DPAO, le Cahier des Clauses administratives particulières et les Spécifications techniques si le besoin en est apparu à l’Acheteur à la suite de l’évaluation et des réunions de clarification de la première étape, dans le but de permettre une meilleure concurrence sans pour autant compromettre les objectifs essentiels du projet et/ou
b) peut
i) soit inviter le Soumissionnaire à présenter une offre de deuxième étape technique et commerciale actualisée accompagnée d’une offre de prix, qui reflète toutes les révisions, le cas échéant, à apporter à l’offre de la première étape telles que consignées dans le mémorandum spécifique au Soumissionnaire intitulé « Modifications requises à la suite de l’évaluation de la première étape » et/ou dans un Additif au Dossier d’appel d’offres,
ii) soit inviter le Soumissionnaire à soumettre une offre de deuxième étape technique et commerciale actualisée accompagnée d’une offre de prix qui repose sur l’utilisation de composantes variantes ou sur une offre variante proposée par le Soumissionnaire dans l’offre de la première étape en remplacement ou en complément à une offre principale de première étape actualisée (ainsi que le stipulera, le cas échéant, l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape), l’offre ou les offres de la deuxième étape reflétant toutes les révisions éventuellement requises, telles que consignées dans le mémorandum intitulé
« Modifications requises à la suite de l’évaluation de la première étape » et/ou dans un Additif au Dossier d’appel d’offres,
iii) soit avertir le Soumissionnaire que son offre a été rejetée car elle n’est pas substantiellement conforme ou parce que le Soumissionnaire ne satisfait pas aux conditions minimales de qualification stipulées dans le Dossier d’appel d’offres.
24.2 Les Soumissionnaires invités à soumettre une offre à la deuxième étape doivent accuser réception dans les meilleurs délais de l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape de l’Acheteur de même que des documents qui y figurent le cas échéant.
24.3 La date limite et l’adresse pour le dépôt des offres de la deuxième étape seront spécifiés dans l’Invitation à soumissionner pour la deuxième étape que l’Acheteur communiquera aux Soumissionnaires qu’il a retenus pour participer à la deuxième étape de l’appel d’offres. De même, le montant de la Garantie d’offre requise sera également mentionnée dans l’invitation.
24.4 Les Soumissionnaires ne sont pas autorisés à former un Groupement d’entreprises ou un consortium avec d’autres Soumissionnaires, ni à modifier les partenaires ou la structure du Groupement d’entreprises ou du consortium si le Soumissionnaire de la première étape était un Groupement d’entreprises ou un consortium.
24.5 Les Soumissionnaires invités à déposer plus d’une offre de la deuxième étape conformément à la Clause 24.1 b) ii) des IS ne risqueront pas de voir leur(s) offre(s) de la deuxième étape rejetée(s) parce qu’ils n’ont pas offert toutes les solutions qu’ils sont autorisés à offrir.